Temel Bilgi Teknolojisi Kullanımı

SAKARYA ÜNİVERSİTESİ BİLGİSAYAR VE BİLİŞİM BİLİMLERİ FAKÜLTESİ ORTAK BİLGİSAYAR DERSLERİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ Temel Bilgi Teknolojisi Kullanımı 12.HAFTA Hesap Tabloları Yrd. Doç. Dr. Halil İbrahim CEBECİ Bu ders içeriğinin basım, yayım ve satış hakları Sakarya Üniversitesi ne aittir. Bu ders içeriğinin bütün hakları saklıdır. İlgili kuruluştan izin almadan ders içeriğinin tümü ya da bölümleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kayıt veya başka şekillerde çoğaltılamaz, basılamaz ve dağıtılamaz. Her hakkı saklıdır 2013 Sakarya Üniversitesi

4.Biçimlendirme Excel de veriler; sayı, tarih, para birimi, yüzdelik ve metin gibi farklı biçimlerde organize edilirler. Program içerisinde bu biçimler için otomatik bazı kalıplar sunulurken, kullanıcıya da özel biçim hazırlama imkânı sunarlar. 4.1.Temel biçimler Giriş sekmesi içerisinde yer alan Sayı komut grubunda seçili olan hücre veya hücre gruplarının hangi biçimde olduğu görülmektedir. Excel de kullanıcı tarafından özel bir biçim belirtilmezse hücre biçimleri Genel olarak atanır. Program içerisinden hücre biçimlendirme işlemi yukarıdaki şekilde yer alan Genel biçim yanındaki oktan direkt olarak seçilebileceği gibi, ayrıntılı bir biçimlendirme yapılmak isteniyorsa İletişim Kutusu Başlatıcısı oku seçilerek Hücre Biçimlendir diyalog kutusu üzerinden biçimlendirme gerçekleştirilir. Yukarıdaki soldaki şekildeki menü yardımıyla ancak biçimler için atanmış olan temel biçimler seçilebilir. Eğer Para Birimi biçimi seçilir ise Türkçe Excel programı için TL para birimi atanır. Bu biçim değiştirmek isteniyorsa sağdaki ayrıntılı diyalog kutusu kullanılmalıdır. Temel biçimlerin açıklamaları aşağıdaki gibidir. Genel: Bilgilerin sayfaya girildiği şekilde kalması için bu format seçilir. Sayı: İçeriği sayısal biçime döndürür. Sağ taraftaki bölümden rakamların ondalıklı veya ondalıksız ayarları yapılır. Para Birimi: Parasal rakamların diğer girilen rakamlardan ayırt edilmesi için kullanılır. Finansal: Finansal biçimler para birimi simgelerini ve ondalık ayraçları bir sütun içinde hizalar. Tarih: İçeriği tarih ifadesi olan hücreler için kullanılır. Sağ taraftaki tür bölümünden kullanmak istediğiniz tür seçilir. Saat: Saat formatının belirlenmesinde kullanılır. Yüzde Oranı: Sayısal ifadelerin yüzde olarak gösteriminde kullanılır. Kesir: Sayısal ifadelerin kesirlerle ifade edilmesinde tercih edilir.

Bilimsel: Hücre içerisindeki rakamların çok büyük olması durumunda üstel (10 un kuvveti) olarak ifade edilmesini sağlar. Metin: İçeriklerin metin olarak kabul edilmesi için kullanılır. Özel: Posta kodu, telefon numaraları gibi özel biçimlerin içeriklere atanması için kullanılır. Sayı komut grubu içerisinde yer alan komutlar ve açıklamaları aşağıdaki tabloda sunulmuştur. Simge Simge Görevi Seçilen hücreye para birimi girilmesini sağlar. Seçili hücreleri 100 ile çarpar ve rakamın sağına % işareti ekler. Seçili hücrelere finansal biçimi atar ve virgülle binler hanesi ekler. Her tıklamada seçili hücredeki ondalık hane sayısı azalır. Her tıklamada seçili hücredeki ondalık hane sayısı artar. Hücre biçimlendirme ekranına CTRL+1 kısayolu yardımıyla ulaşılabilir. 4.2.Hücre içeriği Excel de hücre içeriğinde, verilerin kullanıcı istekleri doğrultusunda sunulması için gelişmiş biçimlendirme ayarları bulunmaktadır. Bu şekilde tablo içerisindeki istenilen yerler belirli şekilde vurgulanır. 4.2.1.Yazı tipi komut grubu İşletim sistemi içerisinde yer alan her bir yazı tipi (font) yardımıyla hücre içerikleri biçimlendirilir. Ayrıca yazı tipi boyutu da belirlenen puntolarla değiştirilebilmektedir. Yazı Tipi komut grubu Giriş sekmesi içerisinde yer almaktadır. Yazı tipi boyutunu artırmak veya azaltmak için simgelerinde de faydalanılabilir. Boyutu ve yazı tipi belirlenmiş olan içerikleri kalın fontlarla, italik (Yatık) ve/veya altı çizili olarak sunulması için Yazı Tipi komut grubu içerisindeki komutlar kullanılır. (K: Kalın Font, T: İtalik ve A: Altı Çizili) Excel de Kalın Font için CTRL+K veya CTRL+2, İtalik kullanım için CTRL+T veya CTRL+3 ve altı çizili kullanım için CTRL+SHIFT+A veya CTRL+4 kısayolları kullanılır.

Excel de yazı tipi rengi ve arka plan renkleri de değiştirilebilmektedir. Bu değişim yine Yazı Tipi komut grubu altından gerçekleştirilir. Arka plan değişimi için komutu ve yazı tipi rengini değiştirmek için ise komutu kullanılır. 4.2.2.Hücre biçimlerinin diğer hücrelere uygulanması Hesap tablosu kullanıcıları benzer içeriğe sahip farklı tablolar kurgularken aynı vurgulamaları gerçekleştirebilmek veya belli sunum standartlarını sağlayabilmek için biçimlendirme ayarlarını her bir tablodaki ilgili hücre gruplarına aynen uygulama gereği duyabilirler. Program içerisinde bu işlemi kolayca gerçekleştirebilmek için Giriş sekmesi içerisindeki Pano komut grubu altında Biçim Boyacısı adında özel bir komut bulunmaktadır. Bu komut sayesinde belirlenmiş biçimler aynen diğer hücrelere aktarılabilir. Bir hücrenin biçimini diğer başka bir hücreye aynen kopyalayabilmek içini asıl hücre seçili iken Biçim Boyacısı komutu seçilir ve uygulanacak yeni hücre seçilerek, asıl hücre biçimlerinin kopyalanması sağlanabilir. Bir biçimi birden fazla hücreye uygulanması istenirse, asıl hücre seçildikten sonra Biçim Boyacısı komutu çift tıklanmalıdır. Bu şekilde çok sayıda hücreye aynı biçim aktarılabilir. Gerekli bütün hücrelere biçim kopyalama işlemi bittiyse Biçim Boyacısı tekrar seçilerek seçim kaldırılır. (ESC tuşu yardımıyla da biçim boyacısı kilidi kaldırılabilir.) 4.2.3.Metin kaydırma işlemi Bazen metin biçimleri sütun genişliğinden fazla olabilir. Bu durumda sütun genişliği artırılarak metinlerin tam okunması sağlanabilir. Fakat çok fazla sütundan oluşan tablolarda sütun genişliklerinin artırılması, tabloların sunumu açısından problem doğurabilir. Bu açıdan bakıldığında sütunların genişletilmesi yerine satırlar içerisinde metinlerin kaydırılması daha uygun bir seçenek olarak karşımıza çıkmaktadır. Metni kaydır komutu Giriş sekmesi içerisinde Hizalama komut grubu içerisinde yer alır. Uzun bir metin seçili iken Metin Kaydırma işlemi gerçekleştirilirse yandaki örnekteki gibi metin satır genişletilerek alt satıra kaydırılır.

4.3.Hizalama ve kenarlıklar 4.3.1.Hücre içeriğinin hizalanması Excel'de hücrelere girilen bilgiler tiplerine göre otomatik olarak yerleşirler. Örneğin; metin olan bilgiler sola dayalı, rakamlar sağa dayalı olarak yerleşirler. Ancak kullanıcının isteğine göre bilgiler hücrelere istenildiği şekilde hizalanabilir. Verilerin hücre içerisindeki konumu aşağıdaki şekilde görüldüğü gibi dokuz farklı şekilde olmaktadır. Üste Hizalı - Sola Yaslı Üste Hizalı - Ortalanmış Üste Hizalı - Sağa Yaslı Ortaya Hizalı - Sola Yaslı Ortaya Hizalı - Ortalanmış Ortaya Hizalı - Sağa Yaslı Alta Hizalı - Sola Yaslı Alta Hizalı - Ortalanmış Alta Hizalı - Sağa Yaslı İçeriklerin belli bir açı ile sunulması için aynı komut grubu içerisinde yer alan komutu kullanılır. Bu komut yardımıyla içerikler, saat yönünde veya tersinde 45 derecelik açı ile dikey metin ile aşağıya veya yukarıya dönen bir şekilde sunulabilirler. 4.3.2. Satır ve sütunda hücre birleştirme işlemleri Excel birden fazla satır ve/veya sütunların birleştirilmesine olanak sağlamaktadır. Bu şekilde çok farklı biçimdeki tablolar kolayca tasarlanabilmektedir. Birleştir ve Ortala komutuna Giriş sekmesi içerisindeki Hizalama komut grubu içerisinden ulaşılır. 4.3.3.Hücre ve hücre aralığına kenarlık ekleme Hücrelere kenarlık eklemek, tablo oluşturmak için çok kullanışlı bir yoldur. Hücrelere kenarlıklar Giriş sekmesi içerisindeki Yazı Tipi komut grubu altındaki komutu yardımıyla eklenir. Bu komut yardımıyla farklı kenarlıklar hızlı bir şekilde eklenebileceği gibi, Kenarlık Çiz alt menü grubu yardımıyla elle ekleme de gerçekleştirilebilir. Ayrıca kenarlıkların çizgi stilleri, kalınlıkları ve renkleri de değiştirilebilmektedir. Kenarlık ekleme fonksiyonu ve Birleştir ve Ortala komutu yardımıyla çok esnek yapıda tablolara tasarlanabilir.

Seçili bir hücre veya hücre grubuna kenarlık ekleme için CTRL+SHIFT+& kısayolundan faydalanabilirsiniz. CTRL+SHIFT+_ kısayol grubu ile kenarlıklar kaldırılabilir. 4.4.Koşullu Biçimlendirme Koşullu biçimlendirme çok fazla veriye sahip elektronik hesap tablolarının yönetimini kolaylaştıran gelişmiş bir özelliktir. Bu özellik sayesinde arka planda kullanıcı isteği ile gerçekleştirilen kontroller yardımıyla kriterlere uyan hücreler belirlenen biçimlerle otomatik olarak değiştirilir. Böylece kriterlere uyan hücreler hemen belirlenmiş olur. Ya da farklı bir kullanım ile verilerin yoğunlukları, frekansları, yüksek veya düşük kısımları değişik şekillerde vurgulanarak özel sunumlar hazırlanabilir. Koşullu Biçimlendirme komutuna Giriş sekmesi içerisindeki Stiller komut grubu içerisinden ulaşılabilir. Bir çok farklı koşullu biçimlendirme yöntemi program içerisinde sunulmuştur. Hücre Kurallarını Vurgula (Büyük, Küçük, Arasında, Eşittir, İçerdiği Metin), İlk/Son Kuralları (İlk 10, İlk %10, Son 10, Son %10, Ortalama Altı ve Ortalama Üstü), Veri Çubukları (Düz dolgu, Gradyan Dolgu), Renk Ölçekleri, Simge Ölçekleri (Yönlü, Şekiller, Göstergeler, Derecelendirmeler) koşullu biçimlendirme türleri Excel içerisinden otomatik olarak seçilebildiği gibi, kriter ve biçimlerin özel olarak belirlendiği manuel koşullu biçimlendirme yaklaşımı da uygulanabilmektedir. Koşullu biçimlendirme işleminin faydasını bir örnekle açıklayalım. Bir bilgisayar firması stoklarının takibi için Excel programından faydalanmaktadır. Bu firma ürünlerinin stoklarının ne ölçüde azaldığını görsel olarak görmek isterse renk ölçeklerinden faydalanabilir veya herhangi bir ürün 5 birimden az kaldığından fark edebilmek için koyu kırmızı arka planlı bir koşullu biçimle izleme gerçekleştirebilir. 1000 farklı kalem ürün satan bir firma olduğu farz edilirse, bir tek üründeki stok azalmasının normal tablolar ile incelenmesi zor olabilir. Fakat koşullu biçimlendirme ile hemen bu ürün görsel olarak vurgulanabilir.

5.Formüller ve İşlevler Excel bir elektronik hesap tablosu olduğundan temel işlevi hesaplamadır. Bu kısma kadar verilerin girilmesi, yönetilmesi ve biçimlendirilmesi ile ilgili ipuçları sunulmuş, bu bölümde ise formül oluşturma ve işlev kullanımı üzerine durulacaktır. 5.1.Temel formül yazım kuralları Excel de formüller oluşturulurken operatörler kullanılır. Bu durum dikkate alınarak öncelikle operatörleri tanıtmak yararlı olacaktır. Formüllerde dört farklı türde operatör kullanılabilir. Toplama, çıkarma veya çarpma gibi temel matematiksel işlemleri yapmak için, sayıları birleştirmek ve sayısal sonuçlar üretmek için, aşağıdaki aritmetik operatörler tercih edilir. Operatör Anlamı Örnek + Toplama 4+2 - Çıkarma 4-2 * Çarpma 4*2 / Bölme 4/2 % Yüzde %45 ^ Üs 2^5 Aşağıdaki sunulan operatörleri kullanarak iki değeri karşılaştırılabilir. Bu operatörler kullanılarak yapılan karşılaştırmalarda sonuç mantıksal bir değerdir yani sonuç ya DOĞRU'dur ya da YANLIŞ'dır. Operatör Anlamı Örnek = Eşit A1=B1 > Büyük A1>B1 < Küçük A1<B1 >= Büyük A1>=B1 Eşit <= Küçük A1<=B1 Eşit <> Eşit Değil A1<>B1 Bir ya da daha çok metin serisini bir araya getirerek veya birleştirerek tek bir metin parçası elde etmek için "&" işareti kullanılır. Operatör Anlamı Örnek Yeşil & Irmak ifadesi Birden fazla metin içeriğini & Yeşilırmak sonucunu birleştirir. verir Hesaplamalara dahil edilecek hücre aralıkları aşağıdaki operatörler kullanılarak belirlenir. Operatör Anlamı Örnek : İki hücre başvurusu arasındaki bütün C6:C16 hücrelerin dizini alır. ;İ Sadece seçili iki hücre başvurusunu alır. C6;C16 Excel de bir formül her zaman eşittir "=" işaretiyle başlar. Eşittir işareti, Excel'e onu izleyen karakterlerin bir formül oluşturduğu bilgisini verir. Eşittir işaretinden sonra hesaplama operatörleri tarafından ayrılmış hesaplanacak öğeler gelir. Excel formülleri, formüldeki her işlecin özel sırasına göre soldan sağa doğru hesaplar.

Formül oluşturmak için ilk önce boş bir hücre seçilir. Örneğin B6 hücresi seçilerek aşağıdaki ifade yazılıp, daha sonra ENTER tuşuna basılır ise hücrede 13 sayısı görünür: =11+2 Excel in en önemli özelliklerinden birisi dinamik formüller oluşturmasıdır. Bu dinamik formüller ise hücre başvuruları (referansları) kullanılarak oluşturulur. Örneğin =20+10 şeklinde yazılan statik bir formül için her zaman sonuç aynıdır. Fakat A1 hücresinde 20 ve A2 hücresinden 10 verisi girilmiş iken yazılan =A1+A2 formülü otuz değeri üretmesine rağmen A1 ve A2 hücreleri içeriği değiştiği durumlarda formül sonucu da buna bağlı olarak değişir. Formüllerde hücre başvuruları elle girilebileceği gibi fare yardımıyla da seçilebilir. Örneğin B3 hücresine A1, A2 ve A3 hücrelerini toplayan bir formül yazılacaksa, formülü direkt olarak =A1 + A2 + A3 şeklinde klavyeden yazabileceği gibi, yandaki şekilde fare ile seçerek de girilebilir. Excel de formüller otomatik doldurma seçeneği yardımıyla diğer hücrelere kolayca aktarılabilir. Bu seçenek kullanıldığında formüllerdeki hücre başvuruları da program tarafından uygun şekilde güncellenir. Örneğin yandaki resimde C1 de yazılan =A1 + B1 formülü, otomatik doldurma imleci yardımıyla aşağı çekilirse, C2 hücresindeki yeni formül =A2 + B2 şeklinde olacaktır. Otomatik doldurma özelliği ile formüller yazılırken bazı hücre başvurularının sabit olarak kalması istenebilir. Örneğin yukarıdaki örnekteki A1 hücresinin daima formüllerde sabit olarak yer alması isteniyorsa $ operatörü yardımıyla formül =$A$1 + B1 şeklinde yazılabilir. Bu durumda otomatik olarak doldurulduğunda C2 hücresindeki formül =$A$1 + B2 şeklinde olacak otuz değil de 25 sonucunu verecektir. Burada $A$1 ifadesi ile A ve 1 referansları formüller değiştikçe değişmeyecektir. Sadece $A1 şeklinde ifade oluşturulsaydı, A referansı değişmeyecek ama formül konumu değiştiğinde sayılar değişecektir. Aşağıdaki tabloda bu durum örnekle anlatılmıştır. (Örnekte A1=5, A2=15, B1=10, B2=20 şeklinde alınmıştır.) Formül Hücresi Formül Formül Sonucu Formül Kopyalama Yeni Formül Formül Sonucu C1 = A1+B1 15 C1 den C2 = A2+B2 35 ye C1 = $A$1+B1 15 C1 den C2 = $A$1+B2 25 ye C1 = $A1+B1 15 C1 den C2 = $A2+B2 35 ye C1 = A$1+B1 15 C1 den C2 = A$1+B2 25 ye A3 = A1+A2 20 A3 den B3 e = B1+B2 30 A3 = $A$1+A2 20 A3 den B3 e = $A$1+B2 25 A3 = $A1+A2 20 A3 den B3 e = $A1+B2 25 A3 = A$1+A2 20 A3 den B3 e = B$1+B2 30 Formüllerde kullanılan hücre başvuruları başka bir çalışma sayfasından çağrılarak kullanılabilir. Bu durumda başka sayfadan çağrılan hücre başvurusunun başına Sayfa Adı! ifadesi gelmelidir. Örneğin sayfa2 den çağrılan B9 hücresi ile bulunduğumuz sayfadaki C9 hücresinin toplamını

veren formül =sayfa2!b9+c9 şeklinde olacaktır. Fare imleci yardımıyla = ifadesi yazıldıktan sonra diğer sayfadaki ilgi hücre seçilerek de formüller oluşturulabilir. Excel içerisinde ilk satıra yazılan formülün veri girişi yapılan son satıra kadar otomatik doldurulması için CTRL+SHIFT+ENTER kısayolu kullanılabilir. Seçilen bir aralıktaki en üstteki kayıtın biçim ve formüllerini en alt satıra kadar kopyalamak için CTRL+D kısayolu kullanılabilir. En soldaki biçim ve formülleri ise CTRL+R kısayolu ile en sağa aktarabiliriz. Excel içerisinde yazılan formüllerde hata olması durumunda hücre içerisinde çeşitli hata mesajları belirir. Hata türüne göre de formül içerisinde gerekli düzenlemeler gerçekleştirilebilir. Hata mesajları ve anlamları aşağıdaki tabloda verilmiştir. Hata Değeri Anlamı #SAYI/0! Formül içerisinde sıfıra bölme işlemi gerçekleştirilmiştir. #AD? Excel programı tarafından tanınmayan bir işlev adı kullanılmıştır. #DEĞER! Matematiksel formül içerisindeki metin ifadesi mevcuttur. #BAŞV! Formülde olması gerekli bir hücre aralığı silinmiştir. #YOK Hesaplama için gerekli bilgiler yoktur. #SAYI! Girilen bağımsız değişkenlerde hata vardır. #BOŞ! Formül içerisindeki veri dizilerinde kesişim mevcut değildir. Excel içerisinde kullanıcılar isterlerse hazırladıkları formüllerin başkaları tarafından görünmesini engelleyebilirler. Bu işlem Gözden Geçir sekmesi altındaki Sayfayı Koru komutu ile gerçekleştirilir. 5.2.Aritmetik formüller 5.2.1.Temel işlemler Excel de aritmetik formüller, aritmetik operatörler yardımıyla oluşturulur. Bu formüller oluşturulurken işlem sırası kuralı uygulanır. Parantezler kullanarak işlemlerin sırasını değiştirilebilir. Excel işlem sırası ise aşağıdaki gibidir. 1. Ayraç içindeki deyimler önce işlenir 2. Çarpma ve bölme toplama ve çıkarmadan önce işlenir 3. Aynı öncelik düzeyindeki ardışık işleçler soldan sağa doğru hesaplanır. İşlem sırası (önceliği) konusunu daha iyi anlayabilmek için örnek hesaplamalar aşağıdaki tablo içerisinde sunulmuştur. 5.3.İşlevlerle çalışma Formül Sonuç =3*6+12/4-2 19 =(3*6)+12/(4-2) 24 =3*(6+12)/4-2 11,5 =(3*6+12)/4-2 5,5 =3*(6+12/(4-2)) 36 İşlevler, Excel içerisinde sunulan ve hesaplama kolaylığı sağlayan özel formül gruplarıdır. Her bir işlev formülü oluşturulurken öncelikle = ifadesi ile formül başlangıcı yapılır, daha sonra işlev adı yazılır, başlangıç parantezinden sonra ; ifadesi ile birbirinden ayrılan değişken (bazı

formüllerde mantıksal ifade veya koşullar) başvuruları yapılır ve son olarak parantez tamamlanarak işlev formülü tamamlanır. Değişken Ayraçları =TOPLAM ( A1 ; B1:B20 ; 20) İşlev Adı Değişkenler İşlev formülleri yazılırken belli aralıktaki verileri kapsayacak şekilde değişkenler tanımlanabilir. Örneğin, yukarıdaki şekilde görülen B1:B20 ifadesi B1 ile B20 arasındaki bütün hücreleri kapsar. Yukarıdaki formülü analiz edersek aslında formülün aritmetik ifadesinin =A1+B1+B2+B3+ +B20+20 şeklinde olacağı görülecektir. Birçok işlev birden fazla alt parçadan oluşur. Örneğin EĞER mantıksal sınama işlevi bir koşul ve bu koşula uygun iki farklı sonuç oluşturma kısmından meydana gelir. Bu alt parçalara sayı, metin ve hücre başvurusu gibi veri tipleri giriş yapılabildiği gibi başka formüller de yerleştirilebilir. Bu şekilde farklı hücrelerde, farklı formüller hazırlamak yerine tek hücrede bu işlem gerçekleştirilir, ızgara alanının daha etkin kullanımı gerçekleştirilmiş olur. Örneğin bir öğretmen sınıf ortalamasının altında kalan öğrencileri belirleyip, bu öğrencilere özel çalışma saatleri belirlemek istemektedir. Bu durumda Excel içerisinde öncelikle bir hücrede ortalama hesaplanmalı, daha sonra bu hücre sonucu ile ilgili koşul oluşturulup mantıksal sınama gerçekleştirilmelidir. Fakat Excel içerisinde ORTALAMA ve EĞER işlevleri beraber kullanılırsa tek bir hücrede bu formül yazılabilir. = EĞER (A1<ORTALAMA(A1:A10); ÖZEL DERS ; ÖZEL DERS YOK ) Formüllerin iç içe kullanılması sırasında dikkat edilmesi gereken nokta, kullanılan alt formül parçasına girilmesi gereken veri tipi ile içeride hesaplamada kullanılacak formülün sonuç veri tipinin aynı olmasıdır. Örneğin ancak sayı girişi olabilecek alt bir parçaya sahip bir işlev içerisine (BÜYÜK), bir metin ifadesi üreten formül (BİRLEŞTİR) girilemez. 5.3.1.Otomatik toplam formülleri Elektronik hesap tablolarında en çok kullanılan formüller Toplam, Ortalama, En Küçük (MİN), En Büyük (MAK) ve Sayıları Say (BAĞ_DEĞ_SAY) işlevleridir. Bu işlevlere Giriş sekmesi içerisindeki Düzenleme ve Formüller sekmesi içerisindeki İşlev Kitaplığı komut gruplarından ulaşılabilir.

Excel formül girme ekranına ulaşarak da formüller oluşturulabilir. Örneğin herhangi bir hücrede tuşuna basarak aşağıdaki işlev girme menüsüne ulaşılabilir. Bu kısımda belli düzende sınıflandırılmış olan formüllere liste içerisinden ulaşılabilir. TOPLAM formülü Matematik ve Trigonometri kısmında bulunmaktadır. Bu kısımdan formül seçildiğinde aşağıdaki formül oluşturma ekranına ulaşılır. TOPLAM formülü belirlenen aralıktaki hücrelerin toplamını vermektedir. Formül kullanım şekli aşağıdaki gibidir. Bu ekrandaki numaralandırılmış kısımlar aşağıda açıklanmıştır 1. Formüllerde değişkenlerin girildiği kısımdır. Bu kısımda değişken veya değişken aralıkları elle girilebildiği gibi, simgesine basıldığında gelen ekranda istenilen hücre veya hücreler seçilebilir. 2. Bu kısım sonucun önizlemesini gösterir. Böylece formül oluştururken herhangi bir hata yapıp yapılmadığı kontrol edilebilir. 3. Kullanılan işlev kısmı ile ilgili kısa açıklama burada verilmektedir. (Buradaki işlev kısmı Sayı1 şeklindedir.) 4. Fonksiyon Yardımı tıklanarak Excel yardım menüsündeki geniş açıklama ve uygulama örneklerine ulaşılabilir. ORTALAMA fonksiyonunun kullanımı ise TOPLAM fonksiyonu ile benzer şekildedir. Bu işlev yardımıyla değişkenlerin aritmetik ortalaması alınmaktadır. Belli bir hücre aralığındaki En

Büyük ve En Küçük değerleri bulabilmek için sırasıyla MAK ve MİN işlevlerinden yararlanılabilir. Fonksiyon kullanımı Toplam ve Ortalama işlevleri ile aynıdır. Belli hücre aralığında kaç adet değişken olduğunun belirlenmesi için Sayıları Say işlevli kullanılabilir. Bu işlev formül girme alanına girilirken BAĞ_DEĞ_SAY fonksiyon adı ile girilebilmektedir. Kullanımı önceki anlatılan işlevler gibidir. Otomatik toplam adı altında toplanan bu beş işlev ile ilgili formül örnekleri aşağıdaki tabloda örnek veri seti ile birlikte sunulmuştur. Veriler İşlev Formül Formül Sonucu TOPLAM = TOPLAM (A1:B5) 100 ORTALAMA = ORTALAMA (A1:B5) 10 EN BÜYÜK = MAK (A1:B5) 21 EN KÜÇÜK = MİN (A1:B5) 4 5.3.2.Metin işlevleri SAYILARI SAY = BAĞ_DEĞ_SAY (A1:B5) Excel her ne kadar bir elektronik hesap tablosu olsa da, metin ihtiva eden hücreler için de formüller barındırmaktadır. 10 Bütün işlevlere Formüller sekmesindeki İşlev Kitaplığı komut grubundan ulaştığımızı daha önce belirtmiştik. Metin işlev grubu da bu kısımda yer almaktadır. Değiştir ve birleştir işlevi En çok kullanılan metin işlevleri DEĞİŞTİR ve BİRLEŞTİR işlevleridir. DEĞİŞTİR işlevi ile metinlerin belli bölümlerini istenilen yeni bir değerle değiştirmek mümkündür. DEĞİŞTİR işlevi dört kısımdan oluşmaktadır. = DEĞİŞTİR (Eski_metin; Başlangıç_sayısı; Sayı_karakterler; Yeni_metin) İşlev Kısmı Açıklama Girilecek veri türü Eski_metin Değiştirilecek metin Hücre başvurusu (Metin) Başlangıç_sayısı Kaçıncı karakterden itibaren Sayı değişecek Sayı_karakterler Kaç karakter değişecek Sayı Yeni_metin Yeni metin Metin Aşağıda bir örnekle DEĞİŞTİR işlevi anlatılmaktadır. A1 hücresine girilmiş Başucu ifadesinin Başvuru olarak değiştirilmesi istenmektedir. Bu durumda formül oluşturma ekranı aşağıdaki gibi olacaktır.

Yukarıdaki gibi oluşturulan formülle A1 hücresindeki Başucu ifadesinin 4. karakterinden itibaren (u) 3 karakteri (uru) silinerek yerine vuru ifadesi gelecektir. Önizlemeden de görüleceği gibi Başucu ifadesi Başvuru olarak değiştirilmiş olur. BİRLEŞTİR işlevinde ise hücre başvuruları kendi aralarında veya harici girilen metinlerle birleştirilerek yeni ifadeler oluşturulabilir. = BİRLEŞTİR (Metin1; Metin2) Metinler girilirken işaretleri arasında yazılmalıdır. Örneğin A1 hücresinde 3 sayısı varken, Yaz okulunda 3 adet ders aldınız dinamik metni aşağıdaki şekilde oluşturulur. Veriler İşlev Formül Formül Sonucu DEĞİŞTİR = DEĞİŞTİR (A1; Başvuru 4;3; vuru ) BİRLEŞTİR = BİRLEŞTİR( Yaz Yaz okulunda 3 okulunda ;A2; adet ders adet ders aldınız aldınız ) 5.3.3.Temel arama işlevleri Temel arama işlevleri ile belli miktardaki istenilen karakterdeki veriyi bulmaya veya istenilen özellikteki veri sayısını belirleme işlemleri gerçekleştirilebilir. Büyük ve Küçük işlevi BÜYÜK işlevi çok sayıda veri içerisindeki büyüklük sıralamasındaki istenilen değeri bulmada kullanılır. Yani 200 sayılık bir veri setindeki en büyük 5. değeri belirlemek bu fonksiyon ile mümkündür. = BÜYÜK (Dizi; K) İşlev Kısmı Açıklama Girilecek veri türü Dizi Veri Dizisi Hücre başvurusu K Kaçıncı büyük değer aranacak Sayı

A1 ve C5 hücreleri arasında yer alan toplam 15 rakam arasından 4. büyük değer aşağıdaki formülle hesaplanır. KÜÇÜK işlevi ise bir veri setindeki rakamların aşağıdan yukarı sıralamasındaki istenilen sıradaki değerin bulunması için kullanılır. = KÜÇÜK (Dizi; K) İşlev Kısmı Açıklama Girilecek veri türü Dizi Veri Dizisi Hücre başvurusu K Kaçıncı küçük değer aranacak Sayı A1 ve C5 hücreleri arasında yer alan toplam 15 rakam arasından 4. küçük değer aşağıdaki formülle hesaplanır. Eğersay işlevi EĞERSAY işlevi ile veri aralığında girilen kıstaslara uygun veri sayısını belirlemek için kullanılır. = EĞERSAY (Aralık;Ölçüt) İşlev Kısmı Açıklama Girilecek veri türü Aralık Veri Dizisi Hücre başvurusu Ölçüt Belirlenen arama kıstası Koşul veya sayı A1 ve C5 hücreleri arasında yer alan 20 den küçük rakamların adedi aşağıdaki formülle hesaplanır. Temel arama işlevleri formül yazımları örnek veri seti ile birlikte aşağıda sunulmuştur. Veriler İşlev Formül Formül Sonucu BÜYÜK = BÜYÜK (A1:C5;4) 21 KÜÇÜK = KÜÇÜK (A1:C5;4) 11 EĞERSAY = EĞERSAY (A1:C5;13) 2 EĞERSAY = EĞERSAY 10 (A1:C5; <20 )