İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI YGG TOPLANTISI ÖN SUNUM RAPORU YGG TARİHİ 27.11.2013 KATILIMCILAR İMİD DAİRE BAŞKANI KALİTE YÖNETİM TEMSİLCİSİ KALİTE YÖNETİM ŞUBESİ PERSONELİ ŞUBE MÜDÜRLERİ UYGUN GÖRÜLEN İMİD ÇALIŞANLARI 1
1) 2014 YILI YGG (10.07.2012) SONUÇ RAPORU KARARLARI VE 2014 YILI GERÇEKLEŞTİRMELERİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ 1. Kalite politika ve hedeflerinin gözden geçirilmesi, a. Kalite politika ve hedefleri gözden geçirilmiştir. 2. İç tetkik sonuçlarının incelenmesi, a. İç tetkik sonuçları değerlendirilmiştir. 3. Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin takibinin yapılması, a. Düzeltici Faaliyet ve Önleyici faaliyet açılmamıştır. 4. Kalite Yönetim Sistemini etkileyebilecek değişiklik, gereklilik ve gelişmelerin izlenmesi YGG de ele alınmaktadır, 5. Önceki yönetim gözden geçirmelerinden devam eden takip faaliyetleri YGG de ele alınmaktadır. 6. Müşteri geri beslemesi, a. Başkanlığımız Kalite Yönetimince yaptırılan anket sonuçları ve İletişim Formu ile gönderilmiş olan memnuniyet, şikayet, istek ve öneriler değerlendirilmiş ve karar alınmasında göz önünde tutulmuştur. 7. Proses performansı ve hizmet uygunluğu hususunda kontrol ve performans kriterlerinin gerektiğinde güncellenmesine devam edilmektedir. 8. İyileştirme için istek ve öneriler YGG de ele alınmaktadır. 2) 2014 YILI ÇALIŞMALARI, 1. 02 03 Haziran 2014 tarihlerinde İMİD İç Tetkiki yapılmıştır. 2. Hizmet kalitemizi değerlendirebilmemizi teminen Hazine Müsteşarlığı ve Ekonomi Bakanlığına ve dış ziyaretçilere yönelik anket düzenlenmiştir. 3. Kalite Yönetim Sistemine, İletişim kanalıyla,16 (8 Revize, 4 İstek-Öneri, muhtelif KYS yazışmaları, 2 Dış Öneri İstek, 2 Şikayet) adet mesaj gelmiş olup, bu mesajların geneli KYS içerisindeki süreç güncellemelerine yöneliktir. Bu mesajlar incelemeye alınmış olup, güncellemeler anında yerine getirilmiş, sistemin geliştirilmesine yönelik mesajlar için Başkanlığımız içi görüşmeler yapılmıştır. Kalite yönetim güncellemeleri devam etmektedir. 4. Özel Güvenlik Görevlilerinin kullandığı 25 adet MKE Kırıkkale marka 7.65 silahların ekonomik ömrünü doldurmaları ve mekanizmalarının eskimesi nedeniyle yenilenmesi talebimizin karşılanmış olup yeni 25 adet 9.00 mm silahlar kullanılmaya başlanmıştır. Valilik Makamına 12.06.2014 tarihinde 60 kişiye çıkartılması için, Özel Güvenlik Komisyonu Kararı alınması hususunda talepte bulunulmuştur. 2
3
5. Peyzaj ve iç dekorasyon işlemleri 2014 yılında yeşil alanımıza farklı türlerde peyzaj yapısal elemanları yerleştirilmiş ve kullanılmaktadır. Büyükşehir Belediyesinden talep edilerek temin edilen bu yapısal elemanlar şunlardır: 2 adet ahşap çatılı piknik masası, 3 adet ahşap piknik masası, 6 adet ahşap bahçe bank boru büküm ayaklı, 5 adet çöp kovası ahşap çerçeveli, 4 adet ahşap çiçeklik Ayrıca, mevcut ahşap banklarımızın onarımları ilgili süreç tarafından yapılmıştır. Peyzaj şubesi tarafından 2009 yılından itibaren, farklı yerlerden çok yıllık çiçek türleri Peyzaj şubesi tarafından toplanmakta ve üretimleri sürdürülmektedir. 2009-2014 yılında alanımıza bu proje kapsamında 30 farklı tür getirilmiş, 2000-2009 yıllarından gelen 9 farklı tür ile toplam 39 farklı mevsimlik çiçek türü üretimi yapılmaktadır. 2014 yılında Peyzaj Şubesi tarafından yaklaşık 13.896 adet mevsimlik çiçek, tohumdan ve soğandan üretilmiştir. 6. Birim evrak ve Personel Şubeleri ayrılarak iki şube olarak görevlerini yerine getirmektedir. Birim evrak EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) kapsamında görevlerini yapmaktadır. 7. Yapılan anket sonucunda Müsteşarlık katlarındaki tuvaletlerin yenilenmesi sonucu çıkmış ve tuvaletlerin yenilenme çalışmaları başlatılmıştır. 8. Büyükşehir Belediyesi tarafından bahçemizde ana su isale hattı değişimi yapılmış, Bu değişim nedeniyle yeşil alan olarak kullanılan bölümün çimleri bozulmuş ve yerine araç otoparkı yapılmıştır. Bu yüzden o alandaki yer altı kablolama tesisatı değiştirilmiştir. 9. Yurtdışı Harcirah ve işlemleri : 03.2 Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları Harcama kalemi için 63.844,95 TL, 03.5 Hizmet Alımları harcama kalemi için : 93.851,46 TL, 03.7 Menkul Mal, Gayri Maddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri harcama kalemi için : 13.398,74 TL ve 03.6 Temsil Ağırlama Tören Giderler harcama kalemi için : 10.800,00 TL olmak üzere Toplam 181.895,15 TL tutarında 69 adet Muhasebe İşlem Fişi düzenlemiştir. Diğer taraftan, 03.2 Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları Harcama kalemi için 25.691,14 TL, 03.5 Hizmet Alımları harcama kalemi için : 42.544,00 TL, 03.7 Menkul Mal, Gayri Maddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri harcama kalemi için : 7.629,00 TL ve 03.6 Temsil Ağırlama Tören Giderler harcama kalemi için : 5.429,42 TL olmak üzere Toplam 81.293,56 TL tutarında 92 adet Ödeme Emri Belgesi düzenlenerek mahsup işlemleri sonuçlandırılmıştır. Bununla birlikte, Yurt Dışı Kira Katkı payı olarak 48 adet ÖEB karşılığında 160.520,67 TL ve 03.9 Tedavi ve Cenaze Giderleri harcama kaleminden ise 48 adet ÖEB karşılığında 71.967,10 TL tutarında bütçe gideri yapılmıştır. 10. Kurum tabibimiz olmamasına rağmen 933 hasta Ekonomi Bakanlığı kurum hekimleri tarafından tedavi edilmiş ve hastalara toplam 374 adet tahlil yapılmıştır. Kurum tabipliğimize müracaat eden 387 hastanın diş tedavileri (150 adet muayene, 186 adet dolgu, 31 adet kanal tedavisi, 44 adet diş taşı temizliği, 41 adet diş çekimi olmak üzere toplam 452 adet işlem) kurumumuzda yapılmıştır. 662 hasta (268 nabız ve tansiyon ölçümü, 273 enjeksiyon, 98 kan alma, 7 adet aşı, 29 adet EKG, 58 adet pansuman, 7 adet ateş ölçümü, 1 adet acil müdehale, 1 adet İV olmak üzere toplam 1057 işlem) hemşirelik hizmetlerinden faydalanmıştır. 4
TEMSİLCİSİ Mustafa İPER KALİTE YÖNETİM 3) 2014 2015 YILINDA DEĞERLENDİRİLECEK TALEPLER VE ÇALIŞMA KONULARI Koruma ve Güvenlik Hizmetleri ile Sivil Savunma Hizmetleri Yerleşkede bulunan kameralarının sayısı arttırılarak yüksek çözünürlüklü kameralarla değiştirilmesi ve alt yapısının yenilenmesi, Balgat ve Emek araç girişlerinin kontrolü için araç altı görüntüleme sisteminin kurulması. Akşam saat 19:30 da kapatılan B1 giriş yerine, bu kattaki garaja geçiş kapısının kapatılarak, 3 kamera ile görüntü tespiti yapılan B1 girişinin açık bırakılmasının uygun olacağı düşünülmektedir. Birim Evrak ve Personel Hizmetleri Şubemiz bazında 3 Şef,1 Bilgisayar İşletmeni ve 2 V.H.K.İ. çalışmakta olup,elektronik Belge Yönetim Sistemi(EBYS) nin başlaması ile elemana ihtiyaçı bulunmaktadır. 2015 yılı hizmet içi eğitim ihtiyacının saptanması ve karşılanmasının uygun olacağı düşünülmektedir Genel Evrak, Arşiv ve Haberleşme Hizmetleri Postaya verilmek üzere Şubemize gelen evrakların adreslerinin, ilgili birimlerce dikkatli bir şekilde kontrol edilmesi. Müsteşarlığımıza yanlış adresten dolayı geri dönen postalar ciddi maliyetler taşımaktadır. Teknik İşler 2015 yılında binada yer değiştirme ve taşıma işlemlerin asgari seviyede tutulması, aciliyetine göre eskiyen yerlerin tamirat ve onarımı ve verim alınamayan kimi parçaların (örneğin vanalar, sıcak/soğuk su boruları) yenileri ile değiştirilmesi gerekmektedir. Peyzaj ve iç dekorasyon işlemleri Bahçe sulama sisteminin yenilenmesi gerekmektedir. Sulama sisteminin yenilenmesi; bitki kayıplarının önlenmesi, çim alanın sağlıklı gelişimi, peyzaj bakımının düzenli sürdürülebilmesi ve su kayıplarının önlenmesi yönünden önem arz etmektedir. Peyzajdaki memnuniyetin ölçülmesi amacıyla anket yapılması uygun olacaktır. Anketin yapılması ve sonuçlarının değerlendirilmesi ölçme yöntemi olarak önemlidir. Yurt Dışı ve Harcırah İşlemleri Yurt Dışı ve Harcırah İşlemleri Şubesi olarak resmiyette yer alan ancak, uygulamada idari gider bölümünden sorumlu bulunduğum şubenin ayrılmasının etik ilkeleri çerçevesinde uygun olacağı düşünülmektedir. Kurum Tabibliğ 2015 yılı içinde Tabibliğimize 1 hekim alınması için girişimlerin bulunulmaya devam edilmesi; 5