Sisteme Nasıl Girilir? ARBİS BİLGİ SİSTEMİ TAŞRA KULLANICILARI MODÜLÜ KULLANICI EL KİTABI Sisteme girmek için Kurum Portal/Intranet sayfasından Kurumsal Uygulamalar ARBİS Bilgi Sistemi bağlantısına tıkladığınızda karşınıza aşağıdaki ekran gelecektir. Eğer aşağıdaki ekran gelmiyorsa bilgisayarınızda kurulu olan Java sürümü ile ilgili bir sorun vardır bu durumda Yükleme ve Sorun Giderme Kılavuzuna bakınız. Size daha önceden belirlenerek bildirilen Kullanıcı adı ve parola bilgileri ile veritabanı alanına arbis girdikten sonra Bağlan tuşuna basarak sisteme girebilirsiniz. Gelen ekranda yetkili olduğunuz modüller ve işlevleri gösteren bir menü yer alır. Burada bir modül üzerine tıkladığınızda yetkili olduğunuz işlevler (programlar) orta bölümde listelenir. SCT Bilişim Sistemleri Ltd.Şti. 1
Şifre Nasıl Değiştirilir? Size daha önceden verilmiş olan kullanıcı koduyla yapacağınız işlemler sistem tarafından saklanacağı için bu kullanıcı kodu ve şifre bundan sonra sizin sorumluluğunuzda olacaktır. Bu nedenle sisteme girdikten hemen sonra ilk iş olarak eski şifrenizi sadece kendinizin bileceği ve kolay hatırlayabileceğiniz yeni bir şifre değiştirmelisiniz. Şifre değiştirmek için Ana Menü de sağ alt köşede bulunan Şifre Değiştir düğmesini ya da üst menüdeki Çıkış altında yer alan Şifre Değiştir işlevini kullanabilirsiniz. Güvenli şifre nedir? En az 6 haneden oluşmalı içinde hem rakamlar hem de harfler olmalıdır. Tahmin edilebilir olan adınız, soyadınız ve doğum tarihiniz şifrenizde geçmemelidir. NOT: Şifrenizin güvenliğinden şifre sahibi sorumludur; yani şifrenizin başka şahıslara geçmesi halinde yapılan işlemlerden kanunen siz sorumlu tutulursunuz. SCT Bilişim Sistemleri Ltd.Şti. 2
Programlar Nasıl Kullanılır? Menüden kullanma yetkiniz olan herhangi bir programa girdiğinizde karşınıza gelecek olan program üzerinde, yetkiniz dahilinde kayıt sorgulama, kayıt ekleme, kayıt silme ve kayıt günleme işlemlerini yapabilirsiniz. Bu işlemleri yaparken, bütün programlarda ekranın üst kısmında bulunan İşlem Menüsünü, Araç Çubuğunu ve klavyenizdeki tuşları kullanabilirsiniz. Araç Çubuğu üzerinde yer alan işlevler en sık ihtiyaç duyulan işlevler olup aynıları işlem menülerinde de yer almaktadır. Ayrıca işlem menüsünde herhangi bir seçeneğe girdiğinizde o işlevi gerçekleştirebileceğiniz tuş tanımları da yer almaktadır. Örneğin, yaptığınız bir değişikliği saklamak için İşlem Menüsünden İşlem Bölümünün altındaki Sakla seçeneğini kullanabilirisiniz ya da F10 tuşuna basabilirsiniz ya da Araç Çubuğundaki Disket işaretine basarak saklayabilirsiniz. Araç çubuğu üzerindeki simgelerin ne işe yaradığını görmek için, imleci simgenin üzerinde bekletmeniz yeterli olacaktır. Simgenin ne işe yaradığı aşağıda da görüldüğü gibi hemen altında yazacaktır. SCT Bilişim Sistemleri Ltd.Şti. 3
Liste Yardımı Nedir? Ekranlarda kullandığınız bütün kodlu alanlar için, daha önceden o alana girebileceğiniz değerler tanımlanacaktır. Daha sonra siz bu alanlara daha önceden tanımlanmış olan bu değerleri liste yardımını kullanarak girebilirsiniz. Bir alan için liste yardımı var ise imleç o alanın üzerine geldiğinde ekranın altında List of Values (Değerler Listesi) görünür. Liste yardımını alabilmek için alanın yanındaki kutusuna tıklayabilir, İşlem Menüsündeki Yardım Bölümünden Liste yi seçebilir, F9 tuşunu kullanabilir ya da Araç Çubuğu üzerindeki Liste simgesine basabilirsiniz. Karşınıza açılan listeden uygun değer üzerine gelip fare ile çift tıklayarak ya da Tamam tuşuna basarak istediğiniz kodu seçebilirsiniz. SCT Bilişim Sistemleri Ltd.Şti. 4
Uzun Listelerden İstenilen Değer En Hızlı Nasıl Bulunur? Liste yardımlarında çok fazla kayıt olduğunda istenilen kayıda hızlı ulaşmak için listenin üst kısmındaki Find (Bul) kısmına fare ile tıklanır. Buraya aranan değerin içinde geçen ve değere kolay ulaşmamızı sağlamaya yetecek uzunlukta kelime % işaretleri kullanılarak yazılır. % işareti eğer kelimenin başına konmuşsa örneğin %KORKUT gibi bu başı herhangi bir şeyle başlayan fakat sonu KORKUT ile biten bütün kayıtları getirir. % işareti kelimenin sonuna konmuşsa KORKUT% de olduğu gibi başı KORKUT ile başlayan ve herhangi başka şeylerle devam eden bütün kayıtları getirir. % işareti kelimenin başına ve sonuna konmuşsa aşağıdaki örnekte olduğu gibi içinde, sonunda ya da başında KORKUT geçen bütün kayıtlar karşımıza gelir. SCT Bilişim Sistemleri Ltd.Şti. 5
Yeni Başvuru Girişi Nasıl Yapılır ve Başvuru Formu Nasıl Yazdırılır? Yeni başvuru girişi yapmak ya da daha önce girmiş olduğunuz başvuruları sorgulamak ve bu bu başvurular üzerinde değişiklik yapmak için ana menüden Başvuru İşlemleri formu seçilir. Aşağıdaki program açılır ve daha önce girmiş olduğunuz ya da sizin adınıza girilmiş olan başvurular otomatik olarak görüntülenir. SCT Bilişim Sistemleri Ltd.Şti. 6
Durumu alanında Giriş olan başvurular henüz yetkili kullanıcılar tarafından üzerinde herhangi bir işlem yapılmamış başvurular anlamına gelir ve bu başvurular üzerinde her türlü değişikliği yapma hakkınız olduğunu gösterir. Durumu alanında İşlemde, Onaylı ya da Red olan başvurular üzerinde herhangi bir değişiklik yapma hakkınız yoktur. İşlemde olan başvurular yetkili kullanıcılar tarafından kontrol edilerek arşive giriş çalışması başlatılmış başvurular olduğu anlamına gelir. Onaylı olan başvuruların arşive giriş işleminin yapıldığını gösterir. Yeni başvuru girişi yapmak için ekranın üst bölümünde farenin sağ tuşuna basılarak açılan menüden Yeni Başvuru Girişi seçilir. Yeni başvuru girişi seçildiğinde aşağıdaki gibi boş bir satır açılır. Başvuran kişi alanında F9 tuşuna basarak ya da yanındaki kutucuğuna basarak girilebilecek kişilerin listesi yardım olarak alınabilir. Açıklama alanına başvuru ile ilgili açıklama bilgisi yazılır. SCT Bilişim Sistemleri Ltd.Şti. 7
Başvuruya ilişkin açıklayıcı bilgiler girildikten sonra başvuru belgesinin veri tabanına kaydı yapılır. Bunun için F10 tuşu ya da üst menüdeki disket tuşuna basılır. Daha sonra başvuruda yer alan belgelerin girişine geçilir. Ekranın orta bölümünde belgeler, orta sağ ve en alt bölümde ise her belge için diğer ayrıntılı bilgilerin girişi yapılır. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli nokta ilk belgeye ilişkin tüm bilgilerin (ilgili kişi/kurum, ilişkili belgeler, özellikler ve kümeleme) eksiksiz ve doğru olarak girilmesidir. Bir başvuruda yer alan belgeler hemen hemen aynı özellikleri taşıdıkları için ilk belge girişinden sonra bu belgeden kopyalama yaparak diğer belgelerin girişi hızla yapılabilir. Daha sonra belgeler arası farklılar girilebilir. Belge adı, belgenin en önemli özelliklerinden biridir. Arama/sorgularda en çok bakılan alandır. Bu yüzden belge adının belgeyi tanımlar biçimde anahtar sözcükleri içermesi çok çok önemlidir. Belge girişi sırasında araştırıcı, il, ilçe, kişi, kaynak kişi, derleyici kişi, kurum, özellik ve küme kodları girişinde F9 liste yardımı alınarak giriş yapılabilir. Kod ya da numara bilinmek zorunda değildir. Liste yardımı ile bulunamayan kişi ya da kurumlar Yeni Kişi/Kurum Tanımlama işlevleriyle tanımlanarak girişe kalındığı yerden devam edilebilir. SCT Bilişim Sistemleri Ltd.Şti. 8
Belge girişine sıra numarası verilerek başlanır. Tüm belgelerin sıra takip etmesi gerekir. Sıra atlaması herhangi bir sorun teşkil etmez ancak mükerrer sıra numarası girildiğinde başvuru belgesi yazdırılamaz ve yetkili kullanıcılar tarafından onaylanamaz. Belge adı belgeyi bulmada kolaylık sağlayacak biçimde anahtar sözcükleri içermelidir. Kişi listesinden arama yapılarak istenilen kişi belirlenir. SCT Bilişim Sistemleri Ltd.Şti. 9
Sırayla il, ilçe, varsa belde, köy, araştırma tarihleri girilir. Daha sonra ekranın alt bölümündeki ilgili kişi/kurum bilgileri; ilişkili arşiv bilgileri; Ve belgenin diğer özelliklerinin girişi yapılır. Belgenin türüne göre girilmesi zorunlu olan özellikler vardır ve bunlar girilmeden döküm alınamaz ve onaylama yapılamaz. Fiyata esas özellik olarak bilinen ve arşive giriş sırasında belgenin fiyatının otomatik olarak hesaplanmasını sağlayan bu özelikler belge türlerine göre şöyledir: Nadir eser ve yazılı belgeler için sayfa sayısı; ses bandı, CD, MD, VCD ve belgesel video bant için süre ve etnografik eşya için ise elle fiyat bilgisinin girilmesi gerekir. SCT Bilişim Sistemleri Ltd.Şti. 10
Daha sonra tuşuna basılarak belgenin kümelemesine geçilir. Başvuruda yer alan tüm belgelerin kümele/tasnifleri yapılmadan başvuru belgesi yazdırılamaz ve arşive girişi onaylanamaz. Başvurunun en önemli süreci kümeleme sürecidir. Kümeleme sürecini hızlandırmak ve hatalı girişleri önlemek için her kümeleme satırı için ortak olan bilgiler ekranın sağ tarafına bir kez girilebilir. SCT Bilişim Sistemleri Ltd.Şti. 11
Küme ağacından yer alan küme kodları ve tanımları üzerinde Sözcük alanı ve arama tuşları yardımıyla hızlı arama yapılabilir. Küme ağacından kümele işlemi tamamlandıktan sonra Kaydet ve Geri Dön tuşu ile kümeleme bölümüne dönülebilir. Bu bölümde istenirse satırlar üzerinde değişiklik ya da düzeltmeler yapılabilir. Hatalı yapılan kümeleme satırları silinebilir. Kümeleme işlemi Küme Seç tuşu kullanılmadan biliniyorsa direk küme kodu yazılarak ya da F9 yardım tuşu ile küme listesinden seçilerek de yapılabilir. Küme ağacının oluşturulması zaman alıcı bir süreçtir. Başvuru işlemlerine her girişte bir kez oluşturulması yeterlidir. Bununla birlikte küme ağacı hiç oluşturulmadan da tüm işlemler gerçekleştirilebilmektedir. SCT Bilişim Sistemleri Ltd.Şti. 12
Bir belgeye ilişkin tüm girişler tamamlandığında F10-KAYDET tuşu ile yapılan işlemler kaydedilir. Kaydetme işlemi veri girişi sırasında herhangi bir zamanda da yapılabilir. Bu durum, o ana kadar girdiğiniz verileri güvence altına alması bakımından önemlidir. Girilecek yeni belge girilen belge ile benzer özellikleri taşıyor ise farenin sağa tuşuna tıklandığında gelen menüden Bu Belgeyi Kopyala işlevi yardımıyla kopyalama yapılabilir. Kopyalamak istiyor musunuz sorusunda EVET tuşuna bastığınızda karşınıza belgenin kopyalayabileceğiniz özelliklerinin belirtildiği ekran görüntüsü gelir. Kayıt Kopyala tuşu ile kopyalama işlemini tamamlayabilirsiniz. Kopyalama işleminden sonra sıra numarası ve düzeltilmesi gereken diğer bilgileri düzeltebilirsiniz. SCT Bilişim Sistemleri Ltd.Şti. 13
İşlemler sırasında karşınıza aşağıdaki kutulardakine benzer uyarı ve notlar gelebilir. Bunları dikkate alarak işlemlerinize devam ediniz. SCT Bilişim Sistemleri Ltd.Şti. 14
Tüm belgelerin giriş işlemleri tamamlandıktan sonra başvuru belgesinin yazdırılmasına geçilir. Ekranın üst bölümünde farenin sağ tuşuna tıklandığında gelen menüden Başvuru Formu Yazdır seçeneği ile başvuru formu yazdırılabilir. SCT Bilişim Sistemleri Ltd.Şti. 15
Veri girişlerinin herhangi bir aşamasında kaynak kişinin, derleyici kişinin, ilgili kişi ya da kurumun listelerde bulunamaması durumunda farenin sağ tuşuna tıklayarak açılan menüden Yeni Kaynak/Araştırıcı/Kişi/Kurum seçenekleri ile giriş formları çağrılıp giriş yapılabilir. Örneğin kaynak kişinin liste yardımında bulunmaması durumunda Yeni Kaynak Kişi seçilerek aşağıdaki programa geçilir. Burada F6 tuşu ile ya da üst menüden Kayıt-Ekle seçeneği ile ya da araç çubuğundan simgesine tıklayarak boş bir satır açılır ve buraya giriş yapılır. Giriş yapıldıktan sonra F10-Kaydet tuşu ile kişi veritabanına kaydedilerek bir sıra numarası alır. Bu programdan çıkıp kaldığınız ekrandaki yere bu numarayı girerek devam edebilirsiniz ya da tekrar F9-Liste Yardımı tuşu ile gelen listeden seçebilirsiniz. SCT Bilişim Sistemleri Ltd.Şti. 16
Daha Önce Yapılan Başvurular Ayrıntılı Olarak Nasıl Sorgulanır? Sisteme girilmiş olan tüm başvurular yetki dahilinde Başvuru İşlemleri programı aracılığı ile sorgulanır. Bunun için öncelikle programı sorgulama moduna geçirmeniz gerekir. Program bu moda iken (ki bu moda Sorgu Gir modu denir) ekrana girilen bilgileri sorgulama koşulu olarak kabul eder. Programı sorgu moduna geçirmek için ya F7-Sorgu Gir tuşuna basılır ya da üst menüden Sorgu seçeneği altındaki Gir seçilir ya da araç çubuğundan sorgu girişi simgesine tıklanır. ya da Program sorgu modunda iken ekranın el alt satırında aşağıdaki uyarı yer alır. Örneğin, 2012 yılında yapılan başvuruları sorgulamak için başvuru tarihine %2010, ya da açıklamasında ESKİŞEHİR geçen başvuruları sorgulamak için açıklama alanına girilerek F8-Sorgu Uygula tuşuna basılır. Sorgu uygulamak için üst menüden Sorgu altındaki Uygula seçeneği ya da araç çubuğundan simgesi tıklanabilir. SCT Bilişim Sistemleri Ltd.Şti. 17
Başvurularda yer alan belgelerin ad, özellik il gibi bilgilerinden ayrıntılı sorgulama yapmak için ekranın üst bölümünde farenin sağ tuşuna tıklayarak açılan menüden Ayrıntılı Sorgulama seçeneği seçilir. Bu seçenek seçildiğinde aşağıdaki sorgu koşulu ekranı gelir. Burada koşul girildikten sonra (örneğin belge adında ESKİŞEHİR geçen başvurular gibi) SORGU ÇALIŞTIR tuşuna basılır. Koşula uyan başvurular (yani belgeleri arasında belge adında Eskişehir geçenler) ekranda görüntülenir. Bulunamaz ise aşağıdaki uyarı görüntülenir. SCT Bilişim Sistemleri Ltd.Şti. 18
Arşiv Kayıtları Nasıl Sorgulanır ve Arşiv Belgesinin Ayrıntılı Bilgisi Nasıl Görüntülenir? Arşive aktarılmış olan bilgi ve belgeler üzerinde sorgulama Sorgulamalar altındaki Arşiv Sorgulama işlevi aracılığı ile yapılır. Bu programa girildiğinde ayrıntılı sorgu parametrelerinin girilebildiği aşağıdaki ekran görüntüsü gelir. Bu ekranda sorgu koşulu girildikten sonra SORGUYU ÇALIŞTIR tuşuna basılır. Örneğin, arşiv yer numarasına F2011 girilerek 2011 yılında girilen fotoğraflara ulaşılabilir. Ya da, arşiv yer numarasına F2011 ve araştırıcı kişiye BİRCAN DURDU (liste yardımı alarak) girilerek Bircan Durdu nun 2011 yılında arşive kabul edilen fotoğraf belgeleri sorgulanabilir. SCT Bilişim Sistemleri Ltd.Şti. 19
Sorgu çalıştırıldıktan sonra koşula uyan arşiv belgeleri listelenir. Ayrıntısı görüntülenmek istenilen belge üzerine çift tıklanarak arşiv defteri görüntülenir. SCT Bilişim Sistemleri Ltd.Şti. 20
Belgenin resmi veri tabanına yüklenmiş ise VAR, yüklenmemiş ise YOK biçiminde bilgi notu yer alır. Resmi Göster tuşu ile resmin pul şekli ekrana getirilebilir. Ekranın üst bölümünde (arşiv belgesi üzerinde) farenin sağ tuşuna tıklandığında açılan menüden Görüntü Büyüt seçeneği ile görüntü ayrı bir sayfada büyük olarak görüntülenebilir. SCT Bilişim Sistemleri Ltd.Şti. 21
Sorgu çalıştırıldıktan sonra ekrana gelen kayıtlar istenirse HTML sayfası olarak başka bir ekranda görüntülenebilir. Bu sayfadan da farklı kaydederek ya da kopyala yapıştır işlemiyle başka bir ortama (notepad, excel, word, metin dosyası) taşınabilir. Bunun için sorgu sonucunun görüntülendiği ekranda iken üst menüden Yardım-Blok Kayıtları işlevi çalıştırılır. SCT Bilişim Sistemleri Ltd.Şti. 22
Raporlar Nasıl Alınır? Sisteme girilen bilgilere ilişkin raporları almak için menüde yer alan Raporlar seçeneğine girilir. Burada kullanıcının almaya yetkili olduğu raporlar ekranın sol tarafında listelenir. Kullanıcı almak istediği raporun üstüne tıkladığında ekranın sağ kısmında o rapora ilişkin parametreler görüntülenir. Bu parametrelerden girilmesi zorunlu olanlar kırmızı renkli görüntülenir. Rengi kırmızı olmayan parametreler zorunlu değildir. İhtiyaca göre girildiğinde rapor girilen parametrelere göre çalışır. Parametreler girilip DÖKÜMÜ BAŞLAT tuşuna basılarak rapor alınır. Kodlu bilgi alanlarında (örneğin yukarıdaki ekranda görüntüsünde araştırıcı kişi, ülke, il, ilçe, kişi, kurum) F9 liste yardımı tuşu ile geçerli kodların listesi alınarak buradan seçme yapılabilir. Ekranın alt kısmında raporun alınacağı ortam ve dökümün formatı belirlenir. Ön değer olarak rapor formatları PDF olarak belirlenmiştir. Bununla birlikte, HTML, RTF (word), ya da sekme ile ayrılmış (Excel) formatlarında da raporlar alınabilir. SCT Bilişim Sistemleri Ltd.Şti. 23