Zaman tuzakları Zaman; Olayların geçmişten bugüne gelip, geleceğe doğru birbirini takip ettiği, bireyin kontrolü dışında devam eden bir süreçtir. Telefon görüşmeleri Beklenmeyen ziyaretçiler Toplantılar Hayır diyememek İletişim bozukluğu Plansızlık Önceliklerin yokluğu Dağınıklık-düzensizlik Kararsızlık-ertelemecilik Zaman tuzakları Zamanın önemi.. Zaman kişiseldir. Ne borç alınır ne de borç verilir. Zaman sürekli tükenen bir kaynaktır. Biriktirilemez, satılamaz, kiralanamaz. Zaman harcanır ve harcandıkça azalır. İkame yapılamayan bir kaynaktır. Sınırlıdır. Yetki ve görev devretmemek Gereksiz ayrıntılarla uğraşmak Gereğinden fazla iş yüklenmek Krizler Yazışmalar, yazışmalar Sürüncemede kalmış küçük işler Yetersiz gecikmiş yanlış bilgi Objektif zaman Subjektif zaman Sosyolojik zaman Biyolojik zaman Zaman türleri Zaman yönetimi Amaçlarınızı, sorumluluklarınızı, zevklerinizi ve sosyal yaşamınızın içerdiği bütün etkinliklerinizi bir arada yürütebilecek bir biçimde planlamaktır. 1
Niçin zaman yönetimi? Abc yaklaşımı (istediğinizi yapabilirsiniz ama her şeyi yapamazsınız) Pareto analizi Zaman yönetiminin amacı; Zamanı ihtiyaç ve istekleri karşılayacak şekilde kontrol altında tutmaktır. Zaman yönetimi nasıl yapılır? Amaçları belirlemek Yıllık planlar yapmak Aylık amaç ve öncelikleri belirlemek Haftalık plan çizelgelerini kullanmak Günlük plan yapmak Yapılacaklar listesini öncelendirmek Zamanı çarçur eden şeyleri ortaya çıkarmak Krizleri öngörmek Beklenmeyeni beklemek Başarılı bir zaman yönetimi için; Amaçları belirlemek Plan yapmak Planları uygulamaya koymak Amaca ulaşana kadar çalışmak Zaman yönetimi Günün %20 sini açık bırakmak Zamanı aşırı yüklememek İşler için harcanan zamanı kaydetmek Zaman sınırı koymak Saate bağlı olmak Benzer işleri birleştirmek Hızlı okumayı öğrenmek Zor işleri önce yapmak Zevkli işleri sona bırakmak 2
Ortalama 70 yıl yaşayan biri; Kişisel faktörler 21 yıl uyuyarak 14 yıl çalışarak 7 yıl kişisel bakım faaliyetleri ile uğraşarak 6 yıl yemek yiyerek 6 yıl seyahat ederek 5 yıl kuyrukta bekleyerek Plansız çalışma ve yapılacak işleri sıraya koyamaması, Bir işi yaparken oyalanması, Ertesi güne iş bırakma alışkanlığı, "Henüz gün bitmedi akşama daha çok var düşüncesi", Kolay hayır diyememesi, Telefon konuşmalarını ve ziyaretleri kısa kesememesi, İş ilişkisi olan kişilerle iş dışındaki konularla (futbol, tv programları, genel gündemi işgal eden fakat sonucunu değiştiremeyecekleri olaylar vs) konuşması, Kişisel faktörler 4 yıl öğrenerek 3 yıl toplantılara katılarak 2 yıl arayıp kendisini bulamayanları arayarak 1 yıl kayıp eşyaları arayarak 3 yıl diğer faaliyetlerle uğraşarak ömrünü tüketiyor. İşle ilgili konular konuşulurken konuşma süresinin uzatılması, İş ve seyahat programlarını iyi düzenleyememesi, Çabuk sinirlenmesi, işe zor konsantre olması, İş yerinde gazete, dergi gibi iş dışı dokümanları okuması, Yaratıcı düşünceden uzak olunması, Yeniliklere açık olmaması, konusuyla ilişkin yenilikleri takip etmemesi, Uğraştığı boş zaman faaliyetleri, Gece yaşamının düzensiz oluşu, fazla alkol alınması, Güne yorgun ve moralsiz başlanması, Kişinin kendine güvenmemesi. Kişiyi motive edebilecek bir amacın olmaması. Kişinin kendisini işe adaması. Zamanın kullanılmasını etkileyen faktörler Kişisel Sosyal-kültürel örgütsel Sosyal-kültürel faktörler Çay ve kahve molaları, uzayan öğle yemekleri, Dost telefonları ve ziyaretleri, Özel kişiler ve onlara gösterilen özel ilgiler, Dost ve yakınların ricaları ve bu ricaları kıramama, Kişilerin iş dışındaki faaliyetleri, Ailesi ve ailesindeki ilişkiler, Sorunlu arkadaş çevresi. 3
Örgütsel faktörler İşletmenin amaçlarının yeterince açık olmaması, Yapılacak işlerin belirli bir sıra takip etmemesi, Etkin yetki ve sorumluluk dağılımının yapılmayışı, Görev ve iş tanımlarının yapılmaması, İşlere bitirilme zamanının konulmaması, Geleceğe yönelik tahminlerin yapılmaması, Planlamaya önem verilmemesi, Bir üstün yada bir organın kararlarını bekleme zorunluluğu, Yöneticinin astlarına güvenmemesi, Yöneticinin tek adam olma düşüncesi, Karar vermek için gerekli bilgilerin gelmemesi ya da gerekli ayrıntıda olmaması veya gereğinden çok ayrıntıda olması, Zaman yönetiminin yararları Güne iyi başlar Gün içinde neler yapacağını iyi bilir. Kendine güveni tamdır. Verdiği sözleri tutar Olaylara pozitif yaklaşır. İş ve özel hayatı dengededir. Erteleme huyu yoktur. İşyerinde örnek çalışandır Yaşamdan keyif alır. Örgütsel faktörler Yöneticinin zamanında ve etkili kararlar alamaması, Çalışanlar arasında işbirliğinin zayıflığı, Birden fazla üste bağlılık, Çeşitli gruplaşmalar ve çatışmaların varlığı, Bürokrasi, kırtasiyecilik işlerinin çok olması, Gündemli ya da gündemsiz toplantılar ve etkin toplantı yönetiminin olmayışı, Birimler ve kişiler arasında koordinasyon eksikliği, Etkin emir-komuta zincirinin olmayışı, Sese karşı yalıtımı olmayan, ısı ve nem oranı iyi ayarlanmamış çalışma ortamı, Düzensiz dosyalama ve arşiv sistemi, Nitelik ve nicelik olarak yetersiz personel, Zaman yönetiminde tavsiyeler Mümkün olduğunda kısa süreli hedefler belirleyin Planlı çalışın Güne en zor işi yaparak başlayın, stres azalsın. Aynı nitelikteki işleri bir arada yapın Çabuk karar verin Toplantıları ve katılacakların sayısını asgari ölçüde tutun Örgütsel faktörler Patronu yada yöneticiyi memnun etme, onun isteklerini yerine getirme ve onu memnun edememe korkusu, İşletmede yönetim kademelerinin ihtiyaç duyduğu sağlıklı çalışan yönetim bilgi sisteminin olmayışı veya yetersiz oluşu, İşletmenin içinde bulunduğu sektörün gerektirdiği yenilikleri yakından takip etmemesi, Çağdaş yönetim tekniklerinin işletmede kullanılmayışı Zaman yönetiminde tavsiyeler Günün hangi saatinde verimli olacağınızı bilin Önemsiz randevuları önemsiz saatlere koyun Yapılmaya değer bulmadığınız işer için vakit ayırmayın Her şeyi yerli yerinde bulundurun. Günlük programda en önemli altı işi belirleyin. Açık kapı politikasından kaçının Ayrıntılara boğulmayın 4
Zaman yönetimin tavsiyeler Mükemmeliyetçi olmayın İşle ilgisi olmayan her şeyi çöpe atın Etkin bir dosyalama sistemi geliştirin. İş ve görev tanımı yapın Biz bir aileyiz anlayışını benimseyin. TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ (TKY) Yarın bambaşka bir insan olacağım diyorsanız, yarını beklenmeyin hemen başlayın. Dünya üç gündür dün, bugün, yarın. Dün geçti Yarının geleceği belli değil Öyle ise bugünün kıymetini bilin. niçin tky? Toplam? Kalite? Yönetimi? Boş durmayıp bir iş yapıyor olsanız bile, o anda yapılacak daha önemli bir işiniz varsa zamanınızı boşa harcıyorsunuz demektir Kalite; bir ürünün tüketicinin isteklerine uygunluk derecesidir. Ya da Kalite; bir ürünün müşterinin o üründen beklentilerinin ne derece karşıladığına olan inancının ölçüsüdür. 5
TKY nedir? TKY öncüleri Müşteri gereksinim, istek ve beklentilerinin karşılanması ve iş sonuçlarında mükemmelliğe ulaşılabilmesi için (müşteri tatmini), tüm süreçlerde kusursuzluğun, sıfır hata prensibine dayalı olarak sürekli kılınması ve bu sürekliliğin işletmenin tüm iç ve dış çevresinin katılımıyla gerçekleştirilmesini hedefleyen; yönetsel ve örgütsel yapıda insan unsurunu sürekli eğitim ve grup çalışması yoluyla ön plana çıkartan; sürekli gelişme ilkesi ile işletmenin rekabet gücünü artırmayı amaçlayan; bütün bunları da ancak üst düzeyde sorumluluk bilincine sahip bir yöneticilik anlayışı ile gerçekleştirilebileceğini savunan çağdaş bir yönetim anlayışıdır. Deming Crosby Juran Feigenbaum Ishikava TKY; PUKÖ Döngüsü Müşteri tatminini esas alan, sürekli gelişme ve iyileşme faaliyetleri ile kaliteli ürün ve hizmet sunumunu hedefleyen, kalitenin işletmede çalışan herkesin sorumluluğunda olduğunu benimseyen, çalışan katılımına dayanan, üst yönetim liderliğinde şekillenen ve takım çalışmasını ön plana çıkaran bir yönetim anlayışıdır. Özetle; Müşteri memnuniyetini esas alan Ekip çalışması ve çalışanların katılımını öngören İnsana saygı, güven ve onurlandırmayı esas alan İşi yapanlara yetki ve sorumluluk veren Sürekli gelişme ve yenilik düşüncesine dayanmakta Deming döngüsü Kaizen Muda teorisi Tam zamanında üretim Sıfır hata Sıfır stok 6
TKY nin Başlıca Özellikleri Kalite kontrol çemberleri Yaşam ve yönetim felsefesidir. İnsan mutluluğunu öne alır Sürekli gelişme esasına göre, tüm süreçler yeniden gözden geçirilerek daha iyiye ulaşılır İç ve dış müşteri beklentileri karşılanmalıdır Paylaşma, katılımcılık ve ekip çalışmasını esas alan iletişimin aşağı ve yukarı doğru yoğun olduğu yönetim yaklaşımı TKY nin Başlıca Özellikleri TKY nin amacı; müşterilere kaliteli ürünler sunmak, kaliteyi sağlamak maliyetleri düşürmek verimliliği artırmak Kalite bir bölümün değil tümünün görevidir İlk seferinde doğru yap ve sıfır hata ile üretim anlayışında kaliteye ulaşılmaya çalışılır Çalışanların yönetime ve kararlara katılabildiği demokratik süreç İnsan kaynağının yaratıcılık ve yenilikçiliğini teşvik eden yönetim anlayışıdır TKY ilkeleri Yönetimin liderliği Müşteri odaklılık Takım çalışması Çalışanların eğitimi Tam katılım Önlemeye yönelik yaklaşım Sürekli gelişme TKY Uygulama Koşulları Yönetimin desteği Toplam katılımın gerçekleşmesi Tüm süreçlerde kalitenin sağlanması Hataları önleme ve sıfır hata anlayışı Müşteri odaklılık Sürekli gelişme Hataları işletme için fırsata dönüştürecek sistemlerin oluşması 7
TKY uygulamalarının başarılı olması için; İşletmenin vizyon, misyon ve amaçlarının tüm örgüt tarafından paylaşılması Tky sürecinde üst yönetimin gerekli liderliği sergilemesi İşgörenlerin yeni fikir ve düşüncelerini üst yönetimle paylaşabileceği bir ortamın yaratılması Çalışanların yetki ve sorumluluklarının açık şekilde belirlenmesi Birimler ve çalışanlar arasında yapıcı rekabetin olması Uygun örgüt kültürünün oluşturulması Tüm çalışanların katılımının sağlanması Teknolojik gelişmelere uyum sağlayacak esnek bir örgüt yapısı geliştirmek Hızlı sorun çözme ve sorunları ortaya çıkmadan engellemeye yönelik önleyici yaklaşımın yerleştirilmesi Yeterli işgören bulundurma Müşteri odaklılığın başarılması TKY nin başarısını engelleyen etmenler Yönetimin algılama hatası Yönetimin kendini değiştirme direnci/yönetici tutumu Araç odaklı olma Örgüt kültürü konusunda yeterli önemi vermeme Bölümler arası rekabeti özendirmek Danışmanla çalışma alışkanlığının olmaması TKY nin başarısını engelleyen etmenler İletişim ortamının iyileştirilmesi Sürekli eğitim Ekip çalışması Ödüllendirme ve terfi sistemi Çalışanların işlerini yürütmede yeterli araç, gereç ve fiziki şartların sağlanması Astların başarısından hoşnutsuzluk Bölüm yöneticileri arasındaki rekabet Çalışanlardan kaynaklanan engeller (bilgi, güven, eğitim eksikliği) 8
TKY insan odaklı bir felsefedir İlk defa yapılanı doğru yap Hata ortaya çıkmadan önle 9