Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı 1 1.1 1.2 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Mevcut Durum İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından gözden geçirilme ihtiyacı vardır. İç kontrole yönelik uygulamalar mevcut olmakla birlikte herhangi bir plan, program dahilinde yürütülmemektedir. Eylem 1.1 1.2 1- KONTROL ORTAMI İç kontrol sistemi ve işleyişinin tüm harcama birimlerine tanıtılması, bilgi verilmesi için gerekli görülen eğitimlerin İç kontol sisteminin uygulanmasında yöneticilerin mevzuata sahip bir çalışma içerisinde personele örnek olmaları için Sorumlu Birim veya Çalışma, Toplantı, eğitim, Toplantı 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Çalışanlarımız etik kurallarla ilgili bilgiye sahiptir. 1.3 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmaktadır. 1. 4, Rapor hazırlanması, 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. İdare personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmaktadır. 1. 5, Etik kurul 1.6 2 2.1 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir bir şekilde yıllık faaliyet raporu ve bütçe ile 5 yıllık stratejik planla desteklenmiştir. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmiştir, duyurulmuştur. 1. 6 2. 1 Personel tarafından benimsenip uygulanması Strateji Geliştirme Mali Hizmetler Panolarda Duyuru, Web sayfası 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmış ve duyurulmuştur. 2.2 Görevlendirme Yazıları 2.3 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmuş ve tebligatlar yapılmıştır. 2.3 2.4 İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması vardır ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmiştir. 2.4 Teşkılat şeması çizelgesi 2.5 İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekildedir 2. 5 Tüm Birimler Tebliğ 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Hassas görevlerin hangi görevler olduğu belirlenmiştir fakat bu görevlere ilişkin prosedürler oluşturulmamıştır. 2.6 Hassas görevler tanımlanarak prosedürler oluşturulacak ve personele duyurulacaktır. Tüm Birimler Strateji Geliştirme Tanımlamalar ve duyuru Acil Afet Planı 30.06.2011 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Belediyemizde birim yöneticileri verilen görevlerin kontrolünü hiyerarşik kontrollerle sağlamaktadır. 2. 7 Birim yöteticileri verilen görevlerin sonuçlarını personelle yapacakları toplantılar ile değerlendirme sistemi oluşturacak ve sonuçların raporlanması Strateji Geliştirme 3 3.1 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. İnsan kaynakları yönetimi idarenin amaç ve hedefleinin gerçekleşmesini sağlamaya yöneliktir. Ancak geliştirilmeye ihtiyaç vardır. 3.1 in insan kaynağı ihtiyacı belirlenerek amaç ve hedeflerin gerçekleşmesi aşamasında varolan eksikliklerin giderilmesi için çalışmalar yapılacaktır. İnsan kaynakları açısından belirlenen hedeflere uygun yapılacak çalışmalar 3.2 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Belediyemizde yönetici ve personel görevlerini yerine getirmede kullandıkları bilgi ve deneyimlerin geliştirilmesi için kurum içinde yeterli ölçüde hizmet içi eğitim yapılmaktadır. 3..2 Personelin görevine uygun olarak çalıştığı konu hakkında gerek kurum içinde gerekse kurum dışında eğitim alması ve kurslara, seminerlere ve toplantılara katılmaları Eğitim, toplantı, kurs, seminer 3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Mesleki yeterliliğe önem verilmekte ve her görev için en uygun personel seçilmektedir. 3..3 Görevlendirmeler 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmakta ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmaktadır. 3.4 Objektif ve şeffaf değerlendirme kriterleri
1- KONTROL ORTAMI Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve 3.4 yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Mevcut Durum Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmakta ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmaktadır. Eylem 3.4 Sorumlu Birim veya Çalışma Objektif ve şeffaf değerlendirme kriterleri 3.5 3.6 3.7 3.8 4 4.1 4.2 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı Eğitimler Belediyemizde değişen mevzuat düzenlemesine giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve göre ilgili birimlerce yürütülmektedir. gerektiğinde güncellenmelidir. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu ilk değerlendirmeler yapılmıştır. Yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme metodu uygulanmaktadır. Yazılı duyuru mevcuttur. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmiş olup personele duyurulması sağlanmıştır. 3. 5 3. 6 3. 7 3.8 4.1 Birimlerin eğitim ihtiyaçları bir önceki yıl içinde belirlenerek planlanan eğitim uygulamaları sağlanacak ve değerlendirilecektir. 657 Sayılı Kanunun 122 inci ve 123 üncü maddeleri ile 5393 Sayılı Kanunun 49 uncu maddelerin uygulamaları Personel istihdamı, yer değiştime,üst göreve atanma,eğitim,performans dğerlendirilmesi, özlük hakları gibi hususlar yeni bir düzenlemeyle yazılı hale getirilip mevzuata uygun şekilde iletişim araçlarının tamamı kullanılarak personele iş akış sürecine bağlı hiyerarşi içinde evrak imza ve onaylama yetkilileri hazırlanacak imza yönergesi ile personele bildirilecektir. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde Mevcut düzeydedir. 4. 2 Mali Hizmetler yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Eğitim Değerlendirmelerle ilgili personelle paylaşım Strateji Geliştirme Rapor 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Uyumludur. Mali Hizmetler Analiz 4.3 Ödül veya Ceza tutanakları Form Yönerge Yönerge 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği deneyime ve yeteneğe sahip kişilerden seçilmiştir. 4. 4 Mali Hizmetler Devir işlemi 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Belediyemizde yetki devredilen ile yetkiyi devreden personel arasında bilgi akışı sağlanmaktadır. 4.5 Raporlama işlemlerinin daha iyi olması Strateji Geliştirme Bilgi akışı - Raporlar
Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem RDS5 RDS 5.1 RDS 5.2 RDS 5.3 RDS 5.4 RDS 5.5 RDS 5.6 RDS6 RDS 6.1 RDS 6.2 RDS 6.3 Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. Belediyemiz 2010-2014 yıllarını kapsayan stratejik planını hazırlamıştır. Performans programı hazırlandı. Belediyemizin bütçesi stratejik plan ve performans programına uygun olarak hazırlandı. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun hareket eder. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve sürelidir. Birimler tarafından hedeflere yönelik belirlenen risk analizi yeterli değildir. Mali hizmetler müdürlüğü iç kontrol biriminin hazırladığı eylem planı haricinde başka bir eylem planı hazırlanmamıştır. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6.1 6.2 6.3 Belediyemiz Strateji Plana uygun davranışlar gösterecektir. Belediyemizin yürüteceği program,faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve Belediyemizin bütçesinin stratejik planlarına ve performans programlarına uygunluğu Birim yöneticileri gerçekleşen faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programlarıyla belirlenen amaçlara uygunluğunu Birim hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi ve raporlanması, Mali Hizmetler İç kontrol birimi tarafından desteklenecektir. Belediyemizin hedeflerine yönelik risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri Mali hizmetler iç kontrol birimi Belediyemizin amaç ve hedeflerine yönelik risklerin gerçekleşme olasılığı ve ortadan kaldırılması için ilgili birimlerce eylem planı 2- RK DEĞERLENDİRME Sorumlu Birim veya Çalışma Strateji Geliştirme Mali hizmetler müdürlüğü-strateji Geliştirme Strateji Geliştirme Strateji Geliştirme İşbirliği Yapılacak Birim Mali hizmetler müdürlüğü-strateji Geliştirme Mali hizmetler müdürlüğü-strateji Geliştirme - iç kontrol birimi Mali hizmetler müdürlüğü-strateji Geliştirme Mali Hizmetler - İç kontrol birimi Stratejik plan Performans programı Performans esaslı bütçe Periyodik kontroller Risk değerlendirme raporları Değerlendirme raporları Eylem planı 2010/ 2014
3- KONTROL FAALİYETLERİ Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Sorumlu Birim veya Çalışma 7 7.1 7.2 7.3 7.4 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. 7.1 7.2 7.3 7.4 Her birim tarafından risklerin tespit edilmesi, önlenmesi ve düzeltilmesi için kontrol mekanizmaları oluşturulacak tır. Belediyemizde iş akışı işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri kapsayacak şekilde uygulanacaktır. Taşınır veya taşınmaz mali işlemleri dahil olmak üzere, varlıkların dönemsel kontrolü belge ve kayıtlara göre yapılacak Belirlenen kontrol yöntemi maliyetinin beklenen faydayı aşmaması için fayda/maliyet analizi yapılacaktır. Strateji Geliştirme Mali hizmetler müdürlüğü -Strateji Geliştirme -Strateji Geliştirme İşlem süreçleri, yazılı talimatlar İş akış süreci Periyodik kontrol ve kayıtlar Fayda/ maliyet analizi 8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. 8.1 İdaremiz, faaliyetleri ile mali karar İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. prosedürler belirlemiştir. 8.1 Yazılı prosedürler 8.2 8.3 Faaliyet veya mali karar ve işlemin Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve başlaması, uygulanması ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması sonuçlandırılması aşamalarını aşamalarını kapsamalıdır. uygulanmaktadır. Belediyemizde birimlere ait Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata prosedür ve dökümanlar uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir güncel,kapsam lı,mevzuata uygun, ve ulaşılabilir olmalıdır. anlaşılır ve ulaşılabilir bir temele 8.2 8.3 Yazılı prosedür ve dökümanlar Güncelleme 9 Görevler ayrılığı:hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. 9.1 9.2 İş akış şeması doğrultusunda Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, mevcut personel tarafından uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı yürütülen işlerin her aşamasının kişilere verilmelidir. farklı personelce yürütülmektedir. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı Birim yöneticileri personel ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yetersizliği durumunda yeni yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri personel temini için gerekli almalıdır. önlemleri almaktadır. 9.1 9.2 Görev tanımlama Personel görevlendirilmeleri 10 10.1 10.2 Hiyerarşik kontroller:yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. Yöneticiler prosedürlerin Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması aşamasında gerekli uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. kontrolleri yapmaktadırlar. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Yöneticiler tespit ettikleri hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için önlemler alarak gerekli talimatları personeline vermektedir. 10.1 10.2 Yöneticiler yapılan işin istenen standartta olması için işi yapan personeli kontrol edecek ve herbir aşamadaki kontroller bir önceki Periyodik kontroller Kontrol ve talimatlar
11 12 12.1 12.3 Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat Gerekli önlemler alınmıştır.ikame 11.1 değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin personeller mevcuttur. sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler Belediyemizde personel Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel yetersizliği durumunda usule 11.2 görevlendirilmelidir. uygun şekilde vekil personel görevlendirilmektedir. Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu 11.3 Mevcuttur. raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Bilgi sistemleri kontrolleri:idareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve yeterlidir. uygulanmalıdır. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, 12.2 yeterlidir. tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar yeterlidir. geliştirmelidir. 11.1 11.2 11.3 12.1 12.2 12.3 3- KONTROL FAALİYETLERİ Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Yöneticiler Mevcut tespit ettikleri Durum hata ve Eylem Sorumlu Birim veya Çalışma Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, usulsüzlüklerin giderilmesi için 10.2 hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için önlemler alarak gerekli talimatları 10.2 gerekli talimatları vermelidir. personeline vermektedir. Yeni yönten ve nevzuat değişiklilikleri hakkında sürekli eğitim verilecektir. Görevinden ayrılan personelin yürüttüğü göreviyle ilgili raporlar hazırlatılıp yeni görevlendirilen personele sunulacak, devir işlemi Kontrol ve talimatlar Bilgilendirme, eğitim çalışmaları Görevlendirme Raporlama ve devir işlemleri Rapor, dökümanlar Bilgilendirme, eğitim çalışmaları Hizmet edinme
Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem S13 S 13.1 S 13.2 S 13.3 S 13.4 S 13.5 S 13.6 S 13.7 S14 S 14.1 S 14.2 S 14.3 S 14.4 S15 S 15.1 S 15.2 S 15.3 S 15.5 Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Kayıt ve dosyalama sistemi:idareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. Belediyemizin amaçları,hedefleri, stratejileri,varlıkları,yükümlülükleri ve performans programları her yıl kamuoyuna açıklanmaktadır. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmekte ve duyurulmaktadır. S 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. 13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 13.6 13.7 14.1 14.2 14.3 14.4 15.1 15.2 15.3 15.4 Bilgi iletişimini sağlamak için birimler arasında ebys sistemi oluşturulacaktır.ve dijital arşive geçilecektir. Birimler faaliyetleriyle ilgili bilgileri sürekli olarak güncelleyeceklerdir. Birimlerin faaliyet alanlarına giren konularda düzenli bilgi akışını sağlayacak bir yönetim bilgi sistemi oluşturulacaktır. Personelin değerlendirme,öneri ve sorunlarını iletebilmeleri için yüz yüze görüşme sağlanacak bununla ilgili elektronik ortamdan Kamu idarelerinde Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmeliğin 7 inci maddesi uyarınca kurumumuzun amaç, Belediye bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ve ikinci aya ait beklentileri, hedefleri ve faaliyetleri Web sitesinde Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenecek, birimlerin ve Standart Dosya Planı çerçevesinde kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, giden ve gelen evrak ile idare içi Kayıt ve dosyalama sisteminin kapsamlı ve güncel olması, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olması Yöneticilerin veya personelin gizlilik içeren bilgi ve belgelerinin güvenli olarak saklanması için arşivleme önem gösterilecektir. Kayıt ve dosyalama sisteminin ilgili mevzauata uyumluluğu Başbakanlıkça belirlenen standart dosya planına uygunluk 4- LGİ VE İLETİŞİM Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri Strateji Geliştirme Strateji Geliştirme -Mali Hizmetler Mali Hizmetler Tüm Birimler Tüm Birimler Yazı İşleri Yazı İşleri Yazı İşleri Duyuru Duyuru Dijital ve basılı arşiv sisteminin yapılandırılması standartlara uygun kayıt ve dosyalama sistemi Yazı İşleri iletişim sistemi Web sayfası, arşiv sistemi Veri güncelleme leri Web sayfası, Strateji Geliştirme Bilgi yönetim sistemi Görev bildirimleri Toplantılar Yazı İşleri Faaliyet Raporu Her yıl Nisan ayı sonu Tebliğ, iş takvimi Tüm Birimler Standartlara dosyalama sistemi Tüm Birimler Bilgi paylaşımı Mali Hizmetler eğitim
Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir S 15.5 şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza 15.5 edilmelidir. S 15.6 S16 S 16.1 S 16.2 S 16.3 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi:idareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. Belediyemizdeki hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim işlemleri Etik Kurulunca belirlenmektedir Belediyemizdeki hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim işlemleri Etik Kurulunca belirlenmektedir yeterlidir.gerekli soruşturma işlemleri de yapılmaktadır. 15.6 16.1 16.2 16.3 Başbakanlıkça belirlenen standart dosya planına uygunluk Arşivleme sisteminin ilgili mevzuata uygunluğuna önem gösterilecek ve her birimin kendi içinde mevcut arşivi Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları mevzuatla belirlenen usuller çerçevesinde değerlendirip görevli 4- LGİ VE İLETİŞİM Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri Yazı İşleri Üst Yönetici Birim yöneticileri Disiplin Kurulları Yazı İşleri İnceleme ve soruşturma evrakları Mali Hizmetler eğitim arşiv ve dökümantasyon sistemi inceleme Duyuru
Standart 17 17.1 17.2 17.3 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı İç kontrolün değerlendirilmesi:idareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. Mevcut Durum Eylem 17.1 17.2 17.3 5- İZLEME İç kontrol sistemi belediyemiz Strateji Geliştirme tarafından altı aylık periyodlarla değerlendirilip raporlar hazırlanarak üst yöneticiye sunulacaktır. Strateji Geliştirme tarafından iç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntemler belirlenecektir. İç kontrolün değerlendirilmesinde tüm birim yöneticilerinin katılımları Sorumlu Birim veya Çalışma İşbirliği Yapılacak Birim Strateji Geliştirme Raporlama, analiz Strateji Geliştirme Strateji Geliştirme Değerlendirme Birim yöneticileri Değerlendirme, toplantı kazanması kazanması kazanması 17.4 İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. 17.4 İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyet leri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınacaktır. Strateji Geliştirme Birim yöneticileri Değerlendir me, toplantı kazanması 17.5 İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. 17.5 Alınması gereken önlemler belirlenip eylem planı oluşturularak uygulanacaktır. Eylem planları gerektiğinde revize edilebilecektir. Strateji Geliştirme Değerlendirme kazanması 18 18.1 İç denetim:idareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. İç denetim faaliyetleri belediyemizde iç denetçi tarafından yürütülmektedir. 18.1 İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. Strateji Geliştirme İç denetim kazanması 18.2 İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmakta, uygulanmakta ve izlenmektedir. 18.2