1. AMAÇ Bu dokümanın amacı, XXXXX çalışanlarının servisleri kullanım esaslarına açıklık getirmektir. 2. KAPSAM Servis kullanan tüm çalışanları kapsamaktadır. 3. TANIMLAR Bu doküman içinde yer alan tanım ve kısaltmalara XXXXX Sözlük ten ulaşabilirsiniz. Ana arter: Çok trafik taşıyan, olabildiğince geniş cadde. 4. KULLANILAN STANDART FORMLAR Form Adı Form No 5. REFERE DOKÜMANLAR Doküman Adı Doküman No 6. UYGULAMA 6.1. Güzergah belirleme Çalışanların ikametgahları gözönünde bulundurularak servis firması ile güzergahlar belirlenir Bu güzergahlar belirlenirken temel hareket noktası, servislerin ana arterlerden*1 geçirilmesi, çalışanların servisten en geç 1,5 saat sonra; İzmir, Ankara ve Adana için ise 1 saat sonra inebiliyor olması ve indikleri noktadan itibaren 15 dk.lık yürüyüş mesafesinde veya bir toplu taşıma vasıtası ile evlerine ulaşmalarının sağlanması şeklindedir (Şehir dışına yakın, belediye hudutları dışında yerleşim noktaları bu tanımlamanın dışında kalır.) Kış dönemi, trafik yoğunluğu, kazalar, hava ve yol durumu gibi olağan dışı durumlar yüzünden bu sürelerin üzerine çıkılabilir. Yeni personel alımı yapılması durumunda ise, yeni giren çalışan için mevcut servis güzergahlarından en uygun olanına yerleştirme yapılır. Yukardaki şartlara uyum sağlanamaz ise diğer çalışanların aleyhine olmayacak şekilde mevcut güzergahda değişim yapılabilir. 6.2 Mevcut güzergahın değiģtirilmesi Servislerde güzergah değişimi talebi söz konusu olduğunda, güzergahı servis sorumlusu bizzat ve/veya servis firması yetkilisi ile birlikte inceler ve aşağıdaki presiplere göre değişimler gerçekleştirilebilir. Sayfa : 1/5
Servis güzergahı değişimi taleplerinde engelli çalışanlar, hamile olanlar ve yürümelerine mani sağlık problemi olan kişilerin durumu özel olarak değerlendirilir. Eğer bu geçici bir durum ise, ortadan kalktığında servis güzergahı tekrar eski haline döner. Servis aracının trafik kurallarını ihlal edecek şekilde tehlikeli hareket etmesine neden olacak değişiklik talepleri ile, aracın ana yoldan ayrılıp güzergahla bağlantısı olmayan yan yollara girmesi talepleri kabul edilemez. Aracın E5 ve E6 gibi ana arterlerde durması istenemez. Bu tip güzergah değişiklikleri reddedilir. Danışman ve stajyerlerin güzergah değişimi talepleri, servisi kullanım süreleri ve yoğunlukları gözönünde bulundurularak BS-ERM Bölümü ilgili account sorumlusu görüşü alınarak değerlendirilir. Mevcut bir güzergahın son durağından daha ileride inecek ve sabah ilk binecek olan çalışanların değişiklik talebi; ana güzergahlardan çıkmamak üzere, maliyet farkı doğmadığı sürece gerçekleştirilebilir. Maliyet farkı olacağı zaman durum değerlendirmeye alınır. Mevcut güzergahta ara duraklarda oturan bir kişinin güzergah değişimi talebi, mümkün olduğunca mevcut güzergahtan çıkmadan, ana yollardan ayrılmadan, o kişiden sonra inecek kişiler için gecikme yaratmayacak şekilde çözülmeye çalışılır. Çözüm servis süresini en fazla 3 dk geciktirebilir. 6.3 Servis Hizmetinden yararlanamayan çalıģanın durumu Servis hizmeti olmayan yada herhangi bir nedenle servislerden yararlanamayan XXXXX çalışanlarının kamu vasıtaları ile gerçekleşen yol masrafları yöneticilerinin de onayı ile aylık gider formu düzenlenmesi suretiyle kendi bölüm bütçelerinden karşılanır. 6.4 Servis aracı kapasitesi belirlenmesi Araç kapasiteleri belirlenirken, Intranet listelerinden ve manuel çalışan listelerinden faydalanılır. Aracı kullanan başta XXXXX çalışanları gözönünde bulundurulmak üzere, danışman, part-time, stajyerlerin servisi kullanma yoğunlukları ve kullanım sürelerine göre servis aracının kapasitesi değerlendirilir. Kapasite fazlalığı ve/veya güzergah bölünmesi durumunda ancak 8 kişiden fazla grup için yeni bir (15-18 kişilik) araç tahsis edilebilmektedir. Kapasite arttırımı, güzergah değişimi, araç bölme durumunda, BS-Procurement&Contract Mng. Bölümü durumdan haberdar edilerek servis firması ile fiyat anlaşması sağlanır. Kapasite ya da servisin bölünmesi ile ilgili talep geldiği zaman, servis bir haftalığına izlemeye alınır. Gerekirse şoförden destek alınarak bir hafta boyunca servis kullanım miktarı yazılı olarak belgelenerek takip edilir. Sayfa : 2/5
6.5 Servis hizmeti veren tedarikçi firmanın sorumlulukları Sözleşmeli servis firması sözleşmedeki şartları yerine getirmek ile, BS-General Administration Bölümü ise bu şartların yerine getirilip getirilmediğini takip etmekle yükümlüdür. Sözleşmeli firma bünyesinden seçilmiş olan sorumlular tüm lokasyonlarda servis kalkış ve varış saatlerinde kontrol amaçlı bulunmaktadırlar. Şikayet ve istekler ve servisle ilgili diğer tüm konular BS-General Administration Bölümü tarafından servis firması yetkilileri ile görüşülerek çözülür. Sözleşmeli firma tüm servis faturalarını ay sonunda BS-General Administration Bölümü görevlisine teslim eder. Tüm bölgelerdeki BS-GA-Regional Administration sorumluları faturaları onaylayıp XXXXX Merkez Ofis e gönderir. Gönderilen faturalarda bir yanlışlık var ise düzeltme sağlanır. Çalışan servisi olarak hizmet verecek firmalar, fayda-maliyet analizleri ve gerekli incelemeler yapılması sonucu BS-Procurement&Contract Mng. Bölümü aracılığıyla seçilir. 6.6 Servis kullanan çalıģanların sorumlulukları Servis kullanan çalışanlar, mevcutta kullandıkları servisleri Intranet üzerinden listelere kayıt ederek belirtmekle yükümlüdürler. İntranet e giriş yetkisi olmayan fakat servis kullanan danışman, stajyer vb. çalışanlar ise kontak halinde oldukları XXXXX çalışanı ile servis bilgilerini ve değişikliklerini güncel olarak ilgili lokasyondaki BS-General Administration Bölümü çalışanına bildirmekle yükümlüdür. Kullanıcılar servis saati olarak belirlenen saatten 5 dk. önce durak yerinde hazır olmalıdır, servis aracı duraklarda kişileri beklememelidir. Servisin belirlenen saatte gelmemesi durumunda çalışan 15 dk daha bekledikten sonra başka bir ulaşım aracıyla işyerine ulaşabilir ve bu masrafının karşılanmasını servis şirketinden talep edebilir. Kişiler servisden indikten sonra evlerine ulaşana kadar olan mesafede, kişisel güvenliklerinden kendileri sorumludur. Hava şartları, güvenlik ve yürünen yolun fiziksel durumu gibi nedenlerden dolayı güzergah değişikliği yapılmaz. Servis listelerinde ismi kayıtlı olmayan kişiler, o araçta ancak boş yer olduğu zaman aracı kullanabilirler. Boş yer olmaması durumunda bu kişilerin ulaşımı için yapacakları masraflar ödenmeyecektir. Personel servisleri sabah en geç 07:50 de plazalarımızda olmalıdır. Eğer servis 07:50 den sonra plazada oluyorsa, sabah servis ilk hareket saati daha erkene alınmalıdır. Servise iniş-biniş uygulaması; sabah ilk binen kişi akşam son indirilir, yada sabah son binen kişi akşam ilk indirilir şeklinde olacaktır. Sayfa : 3/5
6.7 Servis güzergah bilgileri ve servis listeleri Servis güzergahları, servis şoförlerinin isimleri, servis şoförlerinin cep telefonları ve servis araçlarının plakaları Intranette güncellenmiş olarak yayınlanmaktadır. Bu bilgiler sözleşmeli firma ile irtibatta bulunularak sürekli güncel tutulmaktadır. Servis kullanan fakat teknik nedenlerden Intranet database inde yer almayan çalışanların listesi servis sorumlusu tarafından ayrıca tutulmaktadır. 6.8 Organizasyon ve eğitimler için servis istekleri Çalışan servisleri dışında XXXXX Merkez Ofis e gelen bazı özel talepler için (info-day vs.) de servis organize edilmektedir. Bu organizasyonlar için talep edilen servis sayısı ve kilometre hesaplanarak BS- Procurement&Contract Mng. Bölümü aracılığıyla fiyatlar belirlenmektedir. Bu konular için ilgili firma ile yapılan yazışmalar tarih ve saat sırası ile BS-General Administration Bölümü nde dosyalanmaktadır. Her ayın sonunda o ay içinde yapılmış olan ekstra transferler diğer faturalar ile birlikte BS-Procurement&Contract Management Bölümü ne gönderilir. Bu faturalar istek yapan departmanların bütçeleri tarafından karşılanır. 6.9 Vardiya servisleri Vardiyalı çalışan gruplar için servis organize edilmektedir. Gece 24:00 giriş ve çıkışlarında, çalışanın ulaşımı evlerinin önünden sağlanmaktadır. Diğer saatlerde servis hizmeti ana arterler üzerinden verilmektedir. 7. Ġġ AKIġI... 8. REVĠZYON NEDENĠ Revizyon Tarihi Revizyon No Revizyon Ġçeriği 20.09.2010 0 Elektronik Sisteme Geçiş 22.12.2010 1 Değişen çevre ve çalışma şartları nedeniyle 9. GÖZDEN GEÇĠRME Bu yönetmelik, Doküman Yönetim Prosedüründe verilen gözden geçirme süresine uygun olarak ilgili süreç sahibi tarafından gözden geçirilir. Sayfa : 4/5
Dokümandan sorumlu süreç sahibi, uygulama ile yönetmelik arasındaki uyumun sağlanmasından sorumludur. Bu sorumluluk, ilgili diğer süreçlerle koordinasyonun sağlanması, gerekli dokümantasyon işlemlerini prosedürlere uygun olarak gerçekleştirilmesini de kapsar. Sayfa : 5/5