KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI 07/10/1983 ve 124 sayılı Yükseköğretim üst kuruluşları ile yükseköğretim kurumlarının idari teşkilatı hakkında kanun hükmünde kararname uyarınca Üniversitemiz kuruluş ve teşkilat şemasında yer alan Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı görev, yetki ve sorumlulukları aşağıda yer almaktadır. 1. Stratejik plan çerçevesinde Başkanlığın bütçesini hazırlamak ve Rektörlüğe sunmak, 2. Başkanlıkta çalışan bütün görevliler üzerinde genel yönetim, denetim, iş bölümü yapma, çalışma düzeni kurma, yetiştirme, hizmet içi eğitimi sağlama, teknolojik gelişmelerin izlenmesi, uygulanması görev ve yetkilerini genel yönetim ilkeleri doğrultusunda Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı yönergesi hükümlerine göre örgüt yapısı içinde yürütmek, 3. 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve 4734 sayılı Kamu İhale Yasası gereğince Harcama Birimi olarak Başkanlığın satın alma işlemlerini gerçekleştirmek, 4. Merkez Kütüphanede teknik ve okuyucu hizmetlerinin standardizasyonunu sağlamak, 5. Kütüphanecilik, bilgisayar ve iletişim teknolojileri alanlarındaki gelişmeleri izleyerek kütüphane hizmetlerine uygulanması için çalışmalar yapmak, 6. Kütüphane etkinlikleri ile ilgili aylık ve yıllık raporları Rektörlüğe sunmak, Yukarıda genel olarak belirtilen görev, yetki ve sorumluluklar kapsamında Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığınca yürütülen işler ve hizmetler; Okuyucu Hizmetleri ile Teknik ve İdari Hizmetler olmak üzere 2 temel başlık altında toplanmış olup, iş akış detayı, işin süresi ve işbirliği yapılan birim olarak belirlenmiş boyutlarda ayrıntılı olarak tanımlanmıştır: 1
TEKNİK VE İDARİ HİZMETLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ LER YAYIN SAĞLAMA ve SİPARİŞ İŞLEMLERİ İ SATIN ALMA İ TAŞINIR KAYIT VE KONTROL İ KATALOGLAMA VE SINIFLAMA İ SEKRETERLİK İ GÜVENLİK İ DESTEK HİZMETLERİ İ Kütüphanemiz kullanıcılarından gelen Türkçe ve yabancı dildeki kitapların sipariş bilgileri kontrol edilmektedir. Bağış ve satın alma yolu ile sağlanan kitapların manyetik bantları takılmakta, fiyat belirleme ve source işlemleri yapılmaktadır. İhale yöntemi ile Kütüphanemize kitap alımı yapılmaktadır. Bunun yanında elektronik veri tabanları, ciltleme işi ve süreli yayınların alımları gerçekleştirilmektedir. Merkez Kütüphanemizin ihtiyaçları doğrultusunda Doğrudan Temin yöntemi ile mal ve hizmet alımları yapılmaktadır. Kütüphanemizde bulunan gazetelerin ve telefon faturalarının ödemesi gerçekleştirilmektedir. Taşınır Kayıt ve Kontrol İşlemleri kapsamındaki faaliyetler gerçekleştirilerek Kütüphanemiz bünyesindeki taşınırların teslimi, kontrolü ve kullanılmayanların muhafazası gerçekleştirilmekte ve ilgili planlamalar yapılmaktadır. Satın alma yolu ile sağlanan kitapların teknik şartnameye ve sipariş listesine uygunluğu karşılaştırılmaktadır. Yayın Sağlama ve Sipariş İşlemleri Biriminde manyetik bant takma ve source işlemleri yapılan kitapların kataloglama ve sınıflama işlemi yapılarak bilgileri sisteme girilmektedir. Son kontrolleri yapılıp sırt etiketleri ve barkodları basılarak kullanıma hazır hale getirilmektedir. Bağış yolu ile sağlanan kitapların Kütüphane Koleksiyonuna uygunluğu belirlenip gerekli işlemler yapılarak ödünç vermeye hazır hale getirilmektedir. Kütüphanemizin iç ve dış birimler ile iletişiminin sağlanması noktasında telefon bağlantıları yapılmaktadır. Yazışmalar düzenlenip gelen ve giden evrak defterine kaydedilmekte ve Daire Başkanının görüşüne sunulmaktadır. Kütüphanemize gelen postaların dağıtımı yapılmaktadır. Kütüphane genel güvenlik hizmetleri sağlanır ve mesai bitiminde açık kapı pencere vs. gerekli kontrolleri yapılarak, güvenlik tutanağı imzalanmaktadır. Okuyucuların Kütüphaneden almış oldukları kaynakların Güvenlik Biriminde kontrolü yapılarak çıkışı sağlanmaktadır. Kütüphane binası ve çevresinin, Kütüphane birimleri ve personel odalarının temizliği yapılmakta ve Üniversitemizin diğer birimleri ile evrak akışı sağlanmaktadır. 2
OKUYUCU HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ LER DANIŞMA KAYNAKLARI VE SÜRELİ YAYINLAR İ ELEKTRONİK KAYNAKLAR İ ÖDÜNÇ VERME İ GÖRME ENGELLİLER İ HALKLA İLİŞKİLER VE TANITIM İ Satın alma ve bağış yöntemleriyle Kütüphanemizde kullanıma açılan dergilerin alımı ve abonelikleri gerçekleştirilmektedir. Satın alma ya da bağış yolu ile sağlanan dergilerin güncel yayınlanan sayıları Kütüphane otomasyon sisteminde izlenmekte ve dergilerin geciken, eksik kalan ya da elimize ulaşmayan sayıları ilgili firma kurum ve yayıncılara ya elektronik posta ya da telefon ile ivedilikle hatırlatılmaktadır. İzleme işlemleri tamamlanan yeni sayılar bir yıl boyunca raflarda okuyucu hizmetine sunulmaktadır. Bir yıl boyunca sayıları izleme ve denetim işlemlerine tabi tutulan dergiler, cilt bütünlüğü sağladığında yılda bir kez ciltleme işlemine alınmaktadır. Lisansüstü tezlerin ve Danışma Kaynaklarının dermesi yapılmaktadır. Kütüphanemizin e-kaynaklar koleksiyonun geliştirilmesi ve kullanıcıların hizmetine sunulması ile ilgili süreçler takip edilmektedir. Satın alma ya da bağış yolu ile sağlanan ve yıl içerisinde çeşitli dönemlerde ücretsiz olarak denemeye açılan elektronik veri tabanları kullanıcı erişimine açılmaktadır. Ödünç kitap verme işlemi ile ilgili olarak kitap ödünç verme, iade alma, ayırtma, süre uzatma ve fotokopi hizmetleri verilmektedir. İadesi geciken kitaplarla ilgili olarak zamanında kitaplarını teslim etmeyen okuyucuların listeleri belirli dönemlerde Hukuk Müşavirliğine iletilmektedir. Kütüphanemiz okuyucularının yeni üyelik, üyelik güncelleme ve sonlandırma işlemleri yapılmaktadır. Yıpranmış yayınlar cilde gönderilmek üzere hazırlanmaktadır. ILL kapsamında kütüphaneler arası kitap ödünç verme/alma işlemleri gerçekleştirilmektedir. Kısmi zamanlı çalışan öğrencilerin programları yapılmakta, gidiş- gelişleri takip edilmekte ve ay sonunda çalıştıkları saatlerin çizelgesi yapılarak Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına gönderilmektedir. Görme Engelliler Biriminde yer alan 3 bilgisayar ile görme engelliler birçok bilgi kaynağına rahatlıkla ulaşabilmekte, ayrıca gereksinim duyduğu basılı eseri tarayıcıdan geçirerek bilgisayara aktararak ve okuyabilmektedir. Birim içinde bulunan akustik okuma kabini sayesinde sesli kitaplar oluşturulup görme engellilerin sesli kitap gereksinimi karşılanmaktadır. Kurumsal İletişim ve Halkla İlişkiler Planı doğrultusunda oryantasyon tanıtım ve etkinlik çalışmaları yürütülür. Oryantasyon hizmetleri kapsamında Üniversitemizin fakülte ve yüksekokullarından farklı bölümlerden gelen ya da istekte bulunan öğrenci grupları için Kütüphane tanıtımı yapılmaktadır. Kataloğumuza eklenen yayınların, erişime açılan süreli yayınların ve Kütüphanemiz ile ilgili duyurular Kütüphane web sayfasında duyurulmaktadır. 3
YAYIN SAĞLAMA VE SİPARİŞ İŞLEMLERİ İ 1 2 3 Kitap Siparişlerinin Hazırlanması Bilgilendirme ve İletişim Mesleki Faaliyetler 1.Fakülte ve yüksekokullardan gelen yayın istekleri otomasyon sistemi üzerinden siparişe hazırlanır. 2.Gelen yayın istekleri sipariş öncesi kütüphane OPAC kataloğu, sipariş dizini ve kitaplara ilişkin bibliyografik bilgilerin erişildiği veritabanlarından taranır. Eksik bilgilerin tamamlanmasından sonra kitaplar siparişe hazırlanır. 3.Sipariş edilen kitapların gelmesi ile ilgili işlemler gerçekleştirilir (kitapların sipariş modülüne girilmesi, fatura işlemleri ve manyetik bantların takılması). 4.İşlemleri biten kitaplar kataloglanmak üzere Kataloglama ve Sınıflama Birimine gönderilir. 1.Sipariş işlemlerinin gerekli aşamalarında kullanıcılar otomasyon sistemi aracılığıyla bilgilendirilir. 2.Sipariş işlemleri sonuçlanıncaya kadar ilgili firma ve yayınevleri ile iletişim kurulur. 1.Kütüphane hizmetlerinin geliştirilmesine ilişkin çalışmalar yapılır. 2.Kütüphanecilik alanındaki gelişmeler izlenir ve bu gelişmelerin kütüphanemizde uygulanabilmesi için öneriler rapor halinde sunulur. 3.Kullanıcılara araştırmalarında yardımcı olunur. Fakülte ve Yüksekokullar Kataloglama ve Sınıflama Birimi Fakülte ve Yüksekokullar Firma ve Yayınevleri Fakülte ve Yüksekokullar 4
SATIN ALMA İ 1 2 Merkez Kütüphane Gereksinimleri Doğrultusunda Mal ve Hizmet Alımı (Doğrudan Temin) Merkez Kütüphane Gereksinimleri Doğrultusunda Mal ve Hizmet Alımı (İhale) 1.Gereksinime göre ihtiyaç talep formu ile varsa teknik şartname ve maliyeti etkileyecek diğer unsurların belgeleri düzenlenerek talepler alınır. 2.Harcama Yetkilisi tarafından doğrudan temin usulü ile alımı gerçekleştirecek görevli ya da görevliler tespit edilir. 3.Görevli personel tarafından firmalardan teklif mektupları alınarak piyasa fiyat araştırma tutanağı düzenlenir. 4.Görevli personel tarafından onay belgesi düzenlenir. 5.Onay belgesinde yer alan; işin nev i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, gereken hallerde yaklaşık maliyeti, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartları vb. bilgiler gerçekleştirme görevlisi tarafından kontrol edilerek imzalandıktan sonra harcama yetkilisince de imzalanır. 6.Alımı yapılan işin Muayene ve Kabul Komisyonunca muayenesi yapılarak kabul işlemi gerçekleştirilir. 7.Görevli personel tarafından, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin ilgili maddelerinde belirtilen tüm belgelerle birlikte ödeme emri belgesi düzenlenerek gerçekleştirme görevlisine gönderilir. 8.Gerçekleştirme görevlisi tarafından, ödeme emri belgesi ve eki belgeler kontrol edildikten sonra harcama yetkilisine gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından da imzalandıktan sonra Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. 1.Gereksinime göre ihtiyaç talep formu ile varsa teknik şartname ve maliyeti etkileyecek diğer unsurların belgeleri düzenlenerek talepler alınır. 2.Görevli personel tarafından yaklaşık maliyet tespit çalışmaları yapılır ve buna göre ihale şekline karar verilir. 3.Ödenek durumu, ihale ilanının şekli ve zamanı, avans ve fiyat farkı verilip verilmeyeceği v.b. hususlar dikkate alınarak ihale onay belgesi düzenlenir. 4.Görevli personel tarafından aynı zamanda, KİK'den ihale kayıt numarası alınır, ihale dokümanını oluşturacak idari ve teknik şartname, sözleşme tasarısı, ilan metni ve varsa diğer dokümanlar da ilgili mevzuata uygun olarak hazırlanarak ihale onay belgesine eklenir. 5.Onay belgesinde yer alan; işin nev i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, kullanılabilir ödeneği ve Yüksekokul ve Fakülteler/ Teknik Hizmetler Bölümü/ Strateji Gel.Dai.Başk. Yüksekokul ve Fakülteler/ Teknik Hizmetler Bölümü/ Strateji Gel.Dai.Başk. 5
tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartları vb. bilgiler gerçekleştirme görevlisi tarafından kontrol edilerek imzalandıktan sonra harcama yetkilisince de imzalanır. 6.İhale usulüne göre ihale ilanı yayımlanır veya davet mektupları gönderilir. 7.İhale yetkilisi tarafından, ilgili mevzuatına uygun olarak ilan gereken ihalelerde ilanın yayınlandığı tarihten itibaren 3 gün içinde İhale Komisyonu asıl ve yedek üyelerle birlikte oluşturulur ve ihale dokümanıyla beraber gerekli tebligatlar yapılır. 8.İhale komisyon üyelerine gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilan veya daveti izleyen üç gün içinde verilir. 9.İhale dokümanı idarede bedelsiz olarak görülebilir, ancak ihaleye katılmak isteyen isteklilere ihale dokümanı bedeli karşılığı satılır. 10.İhale tarihinde idare görevlisi tarafından ihaleye katılacak olan isteklilere ait teklif zarfları sıra numarası verilerek alınır ve ilgili standart formlar düzenlenerek ihale komisyonuna teslim edilir. 11.İhale dokümanında belirtilen yer ve saatte ihale gerçekleştirilir. 12.İhale komisyonu tarafından, Kanunun 36,37 ve 38 inci maddelerine göre teklifler açılır ve değerlendirilir. Yapılan değerlendirmede ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklide bırakılır. İhale komisyonunun gerekçeli kararı Kanun ve ilgili mevzuata göre düzenlenir ve komisyon üyeleri tarafından imzalanır. Daha sonra ihale üzerinde kalan isteklinin Kanunun 58 inci maddesine göre yasaklı olup olmadığı teyit ettirilerek buna ilişkin KİK belgesi karara eklenir ve ihale yetkilisinin onayına sunulur. 13.İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş işgünü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder. 14.Kanunun 41 inci maddesine göre kesinleşen ihale kararı, onayı izleyen en geç üç gün içinde ihaleye teklif veren bütün isteklilere e-posta, faks veya iadeli taahhütlü posta yoluyla tebliğ edilir 15.Harcama yetkilisince; Kanunun 42 inci maddesine göre ihale üzerinde kalan istekli sözleşmeye davet edilir. Kesin teminatı yatıran istekli ile sözleşme damga vergisi, varsa karar pulu bedeli ve taahhüt edilen belgeleri getirmek kaydıyla sözleşme imzalanır ve hemen geçici teminatı iade edilir. 16.İhale konusu mal veya hizmet alımı ile yapım işinin muayenesi ve kabulü, ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde oluşturulan Muayene ve Kabul Komisyonu tarafından gerçekleştirilir. 17.Mal alımlarında ilgili mevzuata göre ambar kayıt işlemleri yapılarak taşınır işlem fişi düzenlenir. 18.Görevli personel tarafından, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin ilgili maddelerinde belirtilen tüm belgelerle birlikte ödeme emri belgesi düzenlenerek gerçekleştirme görevlisine gönderilir. 19.Gerçekleştirme görevlisi tarafından ödeme emri belgesi ve eki belgeler kontrol edildikten sonra harcama yetkilisine gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından da imzalandıktan sonra Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. 20.İhalede belirtilen sözleşme süresi dolduktan sonra kesin teminatlar iade edilir. 6
TAŞINIR KAYIT VE KONTROL İ 1 Taşınır Kayıt ve Kontrol İşlemleri 1.Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanlar cins ve niteliklerine göre sayılır, tartılır, ölçülerek teslim alınır, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırlar, Taşınır Kayıt ve Kontrol yetkilisi sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza edilir. 2.Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırlar kontrol edilir, teslim alınır, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesi önlenir. 3.Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtlar tutulur, bunlara ilişkin belge ve cetveller düzenlenir ve taşınır yönetim hesap cetvelleri, konsolide görevlisine gönderilir. 4.Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırlar oda ve TC numaraları gözetilerek, ilgililere, zimmet karşılığı teslim edilir. 5.Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirler alınır ve alınması sağlanır. 6.Ambar sayımı ve stok kontrolü yapılır, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırların yıllık gidişatına göre azami stok miktarı, maksimum devir hızına göre belirlenir, talep harcama yetkilisine bildirilir. 7.Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırlar bulundukları yerde kontrol edilir ve sayımları yapılır. 8.Kayıtların tutulduğu taşınırların yönetim hesabı hazırlanır ve harcama yetkilisine sunulur. 9.Talep eden birimlerin gereksinmelerini karşılamak üzere, malzeme ihtiyaç planlaması yapılır, üretim noktası ve tüketim noktaları arasındaki mal, hizmet ve ilgili bilgilerin ileri ve geri yöndeki akışları ile depolanmalarının etkin ve verimli bir şekilde planlanması, uygulanması ve kontrolünü kapsayan tedarik zinciri süreci aşaması yönetilir. 10.Harcama biriminin malzeme gereksinim planının yapılmasına yardımcı olunur. 11.Kayıtları tutulan taşınırların hesabı muhasebe yetkilisine sunulur. 12.Ambara giren malzeme ve eşyalar, yetkililerin yazılı talimatlarına dayanılarak alındı karşılığında ilgililere verilir. 13.Ambardan sevk edilecek mal ve malzemelerin sevk belgeleri düzenlenir. 14.Satın alınan mallar, muayene komisyonuna muayene ettirilir ve ambara girişleri düzenlenir. 15.Ambarda saklanan malzeme ve eşyalarda olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen hasarlar veya azalmalar için gerekli tutanaklar düzenlenir, kayıtlardan çıkarılacak veya imha edilecek malzeme ve eşya için gerekli işlemler yapılmak üzere harcama yetkilisine bildirilir. İMİD/ Yayın Sağlama ve Sipariş İşlemleri Danışma Kaynakları ve Süreli Yayınlar Kataloglama ve Sınıflama Ödünç Verme Birimi 7
KATALOGLAMA VE SINIFLAMA İ 1 2 Satın Alınan Materyaller Bağış Gelen Kitaplar 1.Satın alma süreci tamamlanan materyaller firma tarafından kütüphaneye gönderilir. 2.Gönderilen tüm materyaller teknik şartnameye uygun olarak sipariş listeleri ile karşılaştırılır. 3.Sorunlu olanlarla ilgili Yayın Sağlama ve Sipariş İşlemleri Birimine ne bilgi verilir. 4.Sorunlu yayınların işlemleri tamamlandıktan sonra Satın Alma Birimi nden faturaların gönderilmesi konusunda firma ile iletişime geçmesi istenir. 5.Firmadan gönderilen fatura ile gelen materyaller tek tek karşılaştırılır. 6.Materyaller, manyetik bantlama yapımı ve source işlemleri için Yayın Sağlama ve Sipariş İşlemleri Birimi ne gönderilir. 7. Yayın Sağlama ve Sipariş İşlemleri Biriminden gelen materyallere, kütüphane damgası ve iade pusulası yapıştırılır. 8.Bu süreçte YORDAM Katalog Modülüne bu materyallerin bilgileri hazırlanan Excel dosyası aracılığı ile aktarılır. 9.Her materyalin kataloglama ve sınıflama işlemleri yapılarak bilgileri sisteme girilir. 10.İşlemi biten materyallere demirbaş verilir. 11.Sırt etiketleri ve barkodları basılıp yapıştırılarak, ödünç vermeye hazır hale getirilir. 12.Kataloga yeni aktarılan yayınlar için sistemden liste alınarak Kütüphane Web Sitesi nden duyurusu yapılır. 1.Kitabın hangi yolla sağlandığı (satın alma / bağış) bilgileri yazılır. 2.Kütüphane koleksiyonuna uygun olanlar seçilir. 3.Kütüphane koleksiyonuna eklenmesi uygun görülen yayınlar için fiyat tespiti yapılır. 4.Koleksiyona eklenecek yayınlara kütüphane damgası ve iade pusulası yapıştırılır. 5.Tüm kayıtların bilgileri ya toplu olarak hazırlanan bir Excel dosyası ile ya da tek tek otomasyon sisteminin katalog modülüne aktarılır. 6.Her materyalin kataloglama ve sınıflama işlemleri yapılarak bilgileri sisteme girilir. 7.İşlemi biten materyallere demirbaş verilir. 8.Son kontrolleri yapılarak, Taşınır Fiş alınması üzere Taşınır Kayıt ve Kontrol Birimi ne bilgi verilir. 9.Sırt etiketleri ve barkodları basılıp yapıştırılarak, ödünç vermeye hazır hale getirilir. 10.İşlemleri biten kitaplar manyetik bantlama için Yayın Sağlama ve Sipariş İşlemleri Birimine gönderilir., Haftalık, Aylık, Satın Alma Yayın Sağlama ve Sipariş İşlemleri Ödünç Verme Birimi Taşınır Kayıt ve Kontrol Birimi Taşınır Kayıt ve Kontrol Ödünç Verme Yayın Sağlama ve Sipariş İşl.Birimi 8
DANIŞMA KAYNAKLARI VE SÜRELİ YAYINLAR İ 1 2 3 Süreli Yayınlar Derme Yönetim ve Geliştirme: Satın Alma Süreli Yayınlar Derme Yönetim ve Geliştirme: Bağış Süreli Yayınlar İzleme ve Denetim 1.Satın alma yolu ile sağlanacak dergiler için tüm akademik birimlerden dergi istek listelerinin resmi olarak bildirilmesi istenilir. 2.Toplanan istek formları teknik düzenlemeye tabi tutulur ve süreli yayın dermesi içinde denetimleri yapılır. 3.Denetimler sonucu kesinleşen yeni abone olunacak dergiler ve abonelikleri yenilenecek dergiler ayrı listeler halinde düzenlenir. 4.Süreli yayın listeleri Kütüphane Danışma Komisyonunun değerlendirmesine sunulur. 5.Kütüphane Danışma Komisyonunca alınması uygun görülen dergiler liste olarak Rektörlük onayına gönderilir. 6.Rektörlük Makamı onayından geçmiş dergi listeleri satın alma birimine gönderilip sağlama işlemleri başlatılır. 7.Sağlama işlemlerine başlanan dergiler kütüphane otomasyon sisteminde süreli yayınlar izleme-denetim işlemlerine alınır. 1.Bağış olarak gelen eski yıllara ait dergiler otomasyon sistemi üzerinde değerlendirilir. Yayınına son veren ya da süregelen dergiler belirlenir. 2.Bağış olarak gelen yeni yıllara ait dergiler bilimsel içerikleri ve yayın düzenlilikleri açısından değerlendirmeye alınırlar. Eksik ve düzensiz olan ve bağlantı kurulamayan ya da tanıtım amaçlı gönderilen yeni dergiler satın alınma kararı olmadan süreli yayın dermesine alınmazlar. 3.Bağış olarak gelmesi netlik kazanan bağış dergiler otomasyon sisteminde izleme-denetim işlemlerine alınır. 1.Gerek satın alma gerek bağış yolu ile sağlanan dergilerin güncel yayınlanan sayıları kütüphane otomasyon sisteminde izlenir. 2.Her gün izlenen dergilerin geciken, eksik kalan ya da elimize ulaşmayan sayıları ilgili firma kurum ve yayıncılara ya elektronik posta ya da telefon ile ivedilikle hatırlatılır. 3.Bu işlemler sonucu hala sağlanamayan yayınlar varsa bunlar için resmi yazışmalar düzenlenir. 4.Sağlanan yeni sayıların içindekiler sayfası taranarak otomasyon sistemine yüklenir ve Kütüphane Web Sayfası üzerinden kullanıcıların araştırma hizmetine sunulur. Yıllık Aylık Yüksekokul ve Fakülteler/ Satın Alma Kütüphane Danışma Komisyonu Kullanıcılar 9
4 5 6 7 8 9 Süreli Yayın Raf Düzenleme ve Okuyucu Hizmetine Sunma Süreli Yayın Ciltleme İşlemleri Süreli Yayın Fotokopi için İç Ödünç İşlemleri Lisansüstü Tezler ve Uzmanlık Tezleri Dermesi Referans Kaynakları Derme Yönetimi Kullanıcı Araştırmaları 10 Diğer işler 1.İzleme işlemleri tamamlanan yeni sayılar alfabetik düzende bir yıl boyunca son sayılar raflarında okuyucu hizmetine sunulur. 2.Bir yıl sonunda cilt bütünlüğünü sağlamış yayınlar ciltlenerek, ciltli süreli yayınlar raflarında yine alfabetik düzende hizmete sunulur. 3.Bu dergilerin raf okumaları her gün tekrarlanır, düzensizlikler ve eksikler giderilir. 1.Bir yıl boyunca sayıları izleme ve denetim işlemlerine tabi tutulan satın alma ya da bağış yolu ile sağlanan tüm dergiler, cilt bütünlüğü sağladığında yılda bir kez ciltleme işlemine alınırlar. 2.Ciltlemeye uygun hale getirilen sayılar ciltleme işlemine gönderilmek için satın alma birimine bildirilir. 3.Ciltten gelen yayınlara Taşınır Kayıt Kontrol Yönetmeliğine uygun tarzda taşınır numaraları verilerek barkod etiketlemesi yapılır, sonra ilgili raflarına kaldırılır. 1.Gerek cilt işlemi görmemiş tek sayılar gerek ciltlenmiş dergiler fotokopi çekimi için saatlik ödünç verilirler. 2.Tek sayılar / ciltli dergiler otomasyon sistemi üzerinden kullanıcı kimliği alıkonularak iç ödünç verilir. 3.İade edilen dergiler anında raflara geri yerleştirilir. 1.Enstitülerde gerçekleştirilen lisansüstü tezler, dönemlik ve yıllık olarak resmi bir yazı ile kütüphaneye gönderilir. 2.CD-Rom üzerinde alınan tezler kataloglama ve sınıflandırma işlemi yapıldıktan sonra taşınır işlemleri gereği taşınır numaraları alır ve gerek CD-Rom dermesinden gerekse kütüphane web sayfası üzerinden server vasıtasıyla okuyucu hizmetine sunulur. 3.Daha önceki yıllarda yapılan tezlerin basılı nüshalarının dermesi de Danışma Kaynakları ve Süreli Yayınlar salonunda bulunmaktadır. 1.Satın alma yolu ile ya da bağış yolu ile sağlanan danışma kaynakları Kataloglama ve Sınıflama Biriminde katalog ve sınıflandırma işleminden geçirilir. 2.Demirbaş numaraları ve source (kaynağın hangi yolla sağlandığı-satın alma/bağış) kaydı yapılan dokümanlar barkod işlemini takiben danışma kaynakları dermesinde okuyucu hizmetine sunulur. 3.Danışma kaynakları kullanıcıya ödünç verilmez. Yalnızca saatlik fotokopi çekimi için iç ödünç sisteminde yer alırlar. 1.Kullanıcıların araştırmalarında ihtiyaç duyduğu danışma kaynakları ve süreli yayınlar hizmete sunulur. 2.Araştırmalarında kullanabilecekleri veri tabanlarının, kütüphane katalog tarama sayfasının kullanımında yardımcı olunur. 1. Öğle ve akşam nöbetleri tutulur. 2.Danışma Kaynakları ve Süreli Yayınlar Biriminde kısmı zamanlı çalışan öğrencilerin programları yapılır, gidiş-gelişleri takip edilir, iş bölümü yapılır ve ay sonunda çalıştıkları saatlerin çizelgeleri yapılarak Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına gönderilir. Yıllık / Kullanıcılar Satın Alma Birimi Kullanıcılar Enstitüler /Kullanıcılar Satın Alma /Kataloglama ve Sınıflama /Kullanıcılar Kullanıcılar Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı 10
GÖRME ENGELLİLER İ 1.Görme engelliler dışında sesli eserlerin kullanımı, çoğaltımı, dağıtımı ve satışı yasalara aykırıdır. 2.Görme Engelli kullanıcılarımız, görme engelli olduklarına kanıtlayan belgelerini birimimize ibraz etmek zorundadır. 3.Birimimizdeki sesli bilgisayarların görme engelliler dışında kullanımı yasaktır. 4.Akustik Kayıt ve Okuma Kabinimizde görme engelliler için seslendirme yapan gönüllü kullanıcılar kitap seslendirme kurallarına uymak zorundadır. 1 Görme Engelliler Birimi; Kurallar ve İşleyiş a) Gönüllü kullanıcılar eser seslendirmeden deneme kaydı oluşturulur ve seslerinin uygunluğuna göre kayda alınır. b) Seslendirme sırasında, sayfa çevirme sesi, duyulmamalıdır. Nefes alırken, daima ağızdan nefes alınmalıdır. Burundan nefes alınması halinde dikkat çekici sesler çıkabilir. c) Kayıtlardaki sesin istenen kalitede olup olmadığını kontrol etmek için kayıt yapan kişi sesleri mutlaka kulaklıktan takip etmelidir. d) Mikrofon ile olan uzaklığa çok dikkat edilmelidir çünkü bu uzaklık değiştikçe kayıttaki ses şiddeti dikkat çekici bir şekilde değişiklik göstermektedir. e) Her kitabın okunma hızı ve tonlama şekli o kitabın özelliğine uygun olmalıdır. Örneğin, yetişkinler için okunan bir roman daha akıcı, çocuklar için okunan bir masal kitabı ise, daha yavaş okunmalıdır. f) Kitabın başında ayrım 1 denilmeli sayfa numarası belirtilmeli, bölümü bitirirken ayrım sonu denilmeli ve sayfa numarası belirtilmelidir. g) Kitabın başında birimimiz tarafından oluşturulan doküman okunarak esere başlanmalıdır. h) Ayrımlar 20 30 dakika arası olmalıdır. i) Yanlış okunan bir kelimede 4-5 saniye beklenmeli doğrusu okunarak devam edilmelidir. j) Ses kayıt kabinimize girmeden önce cep telefonu vb. teknik özelliklere sahip aletler kapatılmalıdır. k) Akustik Kayıt ve Okuma Kabinimizde seslendirmeler bir program dahilinde, randevu usulü yapılmaktadır. Fakülte ve Yüksekokullar/ AİBÜ Engelsiz Öğrenci 11
2 3 Bilgisayar ve Programların Düzenlenmesi Çalıştırılması Satın Alınması ve Bilgisayarların Kullanılması Sesli Kitaplar ve Materyaller 4 Web Sayfası 5 Oryantasyon 1.Window-Eyes Ekran Okuma Programı ile bilgisayar ekranında görüntülenen metinsel bilgileri doğal insan sesi kalitesiyle seslendirerek görme engellilerin bilgisayar teknolojisinin sunduğu imkânlardan eksiksiz bir şekilde faydalanmasını sağlamaktadır. Buna ek olarak Window-Eyes, sahip olduğu yüzden fazla kısayol tuşuyla aktif durumdaki program ve uygulamaların görme engelli kullanıcılar tarafından tam olarak kontrol edilmesini sağlamaktadır. Window-Eyes aracılığıyla görme engelli bir öğrenci, ödev ve projelerini bilgisayar ortamında hazırlamaktadır. Elektronik ortamdaki kitap, ansiklopedi ve benzeri kaynaklardan özgürce faydalanmaktadır. 2.ZoomText Ekran Büyütme Programı az görenlerin ve gözlerini yormak istemeyenlerin bilgisayarı gözlerini yormadan ve başkalarından yardım almadan rahatlıkla kullanabildikleri ekran büyütmeyi sağlayan programdır. 3.Tarayıcı ve Okuyucu(Eye-Pal) ile Siyah-beyaz veya renkli belge ve kitapları hatasız bir şekilde bilgisayar ortamına aktardıktan sonra onları dinleyerek okuma veya istediğiniz depolama birimlerine; ses veya metin olarak kaydetmeyi sağlamaktır. Eye-Pal ile en kalın kitapları, gazeteleri, dergileri ve bir isim altında birlikte bulunmasını istediğiniz dokümanları wav, xml, rtf, txt ve diğer formatlarda kaydedebilmeyi sağlamaktır. 4.Ses Dönüştürücü ve Kayıt Programı Balabolka ile bilgisayarı isteğimiz özellikteki ayarlara getirebilmeyi sağlamaktadır. 5.Braille Çevirme Programı HotDot ile metin dosyalarını Braille yazıcısına göre dönüştürebilmeyi sağlamaktadır. 6.Index Braille Everest- DV 4 yazıcı ile Braille alfabesine göre çıktı almayı sağlamaktadır. 7.Sony Sound Forge Audio Studio ses kayıt programı ile sesli kitaplar üretilmektedir. 8.Akustik kayıt yapabilmek için kulaklık ve mikrofonla daha etkili ses kayıtları yapılabilmektedir. 9.Sesli eserler CD-ROM ve Hard Disk ortamlarında muhafaza edilmektedir. 1.Gönüllü kullanıcılarla Akustik Kayıt ve Okuma Kabinimizde oluşturulan sesli materyaller otomasyon sistemine kaydedilir ve taşınır numarası verilir. 2.Satın alma yoluyla gelen eserlerin otomasyona kaydedilir ve taşınır numarası verilir. 3.Bağış yolu ile gelen eserlerin otomasyon sistemimize kaydedilir ve taşınır numarası verilir. 1.Seslendirmesi biten eserlerin duyuruları yapılır. 2.Seslendirmesi devam eden eserler ve yeni eklene eserlerin duyurusu yapılır. 3.Gönüllü olmak isteyenlere bilgiler verilir ve sesli materyal oluşturmaları için yönlendirmeler yapılır. 1.Üniversitemize yeni gelmiş tüm kullanıcılarımıza (öğrenci, akademik ve idari personel) Görme Engelliler Birimimiz tanıtılır. Hizmetlerimiz hakkında bilgiler verilir. Satın Alma BEYİD Bilişim Eğitim Yayıncılık İletişim Danışmanlık Şirketi/ Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Kataloglama ve Sınıflama Yayın Sağlama ve Sipariş İşlemleri Birimi Halkla İlişkiler ve Tanıtım Birimi Fakülte ve Yüksekokullar/ Halkla İlişkiler ve Tanıtım Bir. 12
ELEKTRONİK KAYNAKLAR İ 1 Satın Alınan Ya da Bağış Yoluyla Erişime Açılan Veri Tabanları 1.Ekim-Kasım-Aralık dönemi içinde fakülte ve yüksekokullara elektronik veri tabanları istekleri ile ilgili resmi yazı gönderilir. 2.İsteklerin yapılması için tanınan süre zarfında bağış ya da satın alma yoluyla sağlanmış veri tabanlarının istatistikleri alınarak Daire Başkanlığınca bir ön değerlendirme yapılır. 3.İstek yazıları Başkanlığımıza ulaştığında gelen istekler değerlendirmeye alınır. 4.Daha önce deneme erişimine açılmışsa kullanım istatistikleri ve fiyat bilgileri ile ilgili olarak ANKOS kapsamında olanlar için ANKOS veri tabanı sorumlularından ANKOS kapsamında değilse firmalardan bilgi istemek amacı ile yazışmalar yapılır. 5.Halen erişime açık olan veri tabanları için de kullanım istatistikleri ve fiyat bilgileri ile ilgili olarak ANKOS kapsamında olanlar için ANKOS veri tabanı sorumlularından ANKOS kapsamında değilse firmalardan bilgi istemek amacı ile yazışmalar yapılır. 6. Satın Alma Birimi nden bütçe ile ilgili bilgiler alınır. 7.Elde edilen veriler toplanarak bir sunum hazırlanır. 8.Kütüphane Danışma Komisyonu toplantısı için komisyon üyeleri ile birlikte toplantı tarihi belirlenir. 9.Hazırlanan sunum toplanan Kütüphane Danışma Komisyonuna sunulur. 10.Kütüphane Danışma Komisyonu, erişime açık veri tabanlarının kullanım istatistiklerini ve yapılan veri tabanı isteklerini değerlendirerek iptal edilmesi, devam etmesi ya da yeni aboneliğinin başlatılması gereken veri tabanlarına karar verir, varsa öneri ve şikâyetlerini dile getirir. 11.Kütüphane Danışma Komisyonu üyelerinin kararı doğrultusunda gerekirse ikinci bir toplantı yapılabilir ve bunun için tekrar hazırlıklar yapılır. 12.Kararlar doğrultusunda gerekli işlemler için veri tabanı sorumluları ya da firmalarla iletişime geçilerek aboneliğin başlatılması, iptal edilmesi ya da devam ettirilmesi gereken veri tabanları için yazışmalar yapılır. 13.Süreç takip edilir. 14.Yeniliklerle ilgili olarak Kütüphane Web Sitesi nde ilgili sayfalarda duyurular yapılır. 15.Yıl içerisinde veri tabanlarına erişimde sorunlarla karşılaşan kullanıcılara destek verilir. Satın Alma Danışma Kaynakları ve Süreli Yayınlar Birimi 13
2 Deneme Erişimine Açılan Veri Tabanları 1.Yıl içerisinde çeşitli dönemlerde ücretsiz olarak denemeye açılan ve ANKOS aracılığı ile duyurulan veri tabanlarının kütüphanemiz kullanıcılarına erişime açılması için gerekli yazışmalar yapılarak süreç takip edilir. 2.Deneme erişimine açılan veri tabanları için Kütüphane Web Sitesi nde duyuruları yapılır. 3.Deneme kullanımına açılan veri tabanları için deneme erişimi sürecindeki kullanım istatistikleri ile ilgili olarak ANKOS kapsamında olanlar için ANKOS veri tabanı sorumlularından ANKOS kapsamında değilse firmalardan bilgi istemek amacı ile yazışmalar yapılır. 4.Yıl içerisinde veri tabanlarına erişimde ya da kullanımda sorunlarla karşılaşan kullanıcılara destek verilir. Halkla İlişkiler ve Tanıtım Birimi 14
HALKLA İLİŞKİLER ve TANITIM İ 3 1 Web Sayfası 2 Oryantasyon Halkla İlişkiler ve Tanıtım 1.Deneme veri tabanları duyurusu yapılır. 2.Satın alınan veri tabanlarının duyurusu yapılır. 3.Duyurular güncellenir. 4.Çeşitli konularda yapılması gereken bilgilendirmeler kullanıcılarımıza web sayfası aracılığı ile duyurulur. 5.Kataloğumuza eklenen yayınların duyurusu yapılır. 6.Personel görev ve yer değişikliğinde ilgili birim ve iletişim bilgileri güncellenir. 7.Kütüphaneciye Sorun linkine yöneltilen sorulara gerekli bilgilendirme ve yönlendirmelerle cevap verilir. 8. Erişim sıkıntısı olduğunda Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ndan ilgili personel ile iletişime geçilir. 1.Kütüphanenin hizmet ve işleyişi ile ilgili tanıtım sunumları hazırlanır. 2.Kütüphane kaynaklarında ve hizmetlerinde meydana gelen değişikliklerde sunumlar güncellenir. 3.Üniversitenin enstitü, fakülte ve yüksekokullarından gelen ya da istekte bulunan öğrenci grupları için kütüphane tanıtımı planlanır ve yapılır. 4.Kütüphane kullanıcılarına web sayfası, e-mail, kütüphane otomasyon sistemi ve telefon aracılığıyla kütüphane ve hizmetler hakkında bilgilendirme yapılır. 5.Gerekli durumlarda kullanıcılarla yüzyüze iletişime geçilir. 1.Abant İzzet Baysal Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı nın Kurumsal İletişim ve Halkla İlişkiler Planı doğrultusunda oryantasyon tanıtım ve etkinlik çalışmaları yürütülür. 2.Abant İzzet Baysal Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı bünyesinde yapılan etkinlikler ve meydana gelen gelişmeler basına duyurulur. 3. Kütüphane Haftası ile ilgili etkinlikler düzenlenir. 4.Tanıtım ve bilgilendirmeye yönelik ayraç, kupa, çanta gibi malzemeler ile broşür ve afiş gibi ürünlerin hazırlanması sağlanır. 5.Kütüphanenin gereksinimleri doğrultusunda sosyal medya faaliyetleri planlanır ve yürütülür. 6.Kütüphanenin amaç ve hedefleri doğrultusunda, tespit edilmesi gereken konular hakkında anketler düzenlenir. 7.Kütüphane kapasitesinin ve hizmetlerinin duyurulması, tanıtılması, geniş kitlelere yayılması için alternatif iletişim araçları ve güncel kaynaklar takip edilir., Aylık,, Aylık, Tüm İç Birimler/ Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Tüm İç Birimler/ Basın ve Halkla İliş. Müd./ Bilgi İşlem Daire Başk. Tüm İç Birimler/ Rektörlük/ Basın ve Halkla İlişkiler Müd./ Bilgi İşlem Daire Başk. 15
4 İstatistikler 1.Kütüphanenin hizmet ve işleyişi ile ilgili istatistiksel veriler toplanır. 2.İlgili birimlerden sağlanan istatistiksel veriler düzenlenerek Abant İzzet Baysal Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı nın yıllık faaliyet raporu hazırlanır. 3.Yıllık faaliyet raporunun sunumu hazırlanır. Tüm İç Birimler 16
ÖDÜNÇ VERME İ 1 Ödünç Verilen Kitaplar İle İlgili İşler 1.Kitapların yerleştirilmesi işlemleri a.kataloglama ve Sınıflama Biriminden gelen kitaplar raflara yerleştirilir. b.kısmi zamanlı çalışan öğrenciler tarafından günlük olarak kitapların raflarda doğru yerde bulunup bulunmadığı görevli personel denetiminde kontrol edilir. 2.Kitap Ödünç Verme İşlemleri a.okuyucu ödünç kitap almak üzere Ödünç Verme Birimine gelir. b.tarama bilgisayarlarından aradığı kitabın raf numarasın bulur ve raftan kitabını alıp ödünç almak üzere ödünç alma bankosuna gelir. c.okuyucunun kimliği istenir ve kimlik bilgileri doğrulanarak kitap, sistem üzerinden, okuyucu öğrenci ise 15 günlük, idari personel ise 1 aylık, akademik personel ise 1 aylık süre için verilir. d.iade tarihi kitap kapağının içine kaşelenir. e.verilen kitabın yükü boşaltılır ve okuyucuya verilir. 3.Kitap İade İşlemleri a.ödünç Verme Birimi elemanları tarafından ödünç alınan kitapların iade tarihi hatırlatılmak üzere iade tarihinden 2 gün önce e-mail adreslerine mail gönderilir. b.okuyucu ödünç aldığı kitabı iade etmek üzere Ödünç Verme bankosuna gelir. c.sistemden okuyucunun üzerindeki kitap kaydı düşülür ve kitap makineden yüklenerek rafına yerleştirilir. d.getirilen kitap başka bir okuyucu tarafından ayırtılmışsa kitap makineden yüklenerek ayırtma rafına konulur. 4.Kitap Uzatma İşlemleri 1.Kitapların süresinin internet üzerinden uzatılması a.okuyucu aldığı kitabı tekrar almak isterse iade tarihinden bir gün önce veya gününde internetten uzatma işlemi yapar. 2.Kitabın süresinin personel tarafından uzatılması a.okuyucu aldığı kitabın süresini internetten uzatamadığı ya da herhangi bir sorunla karşılaştığı zaman, kütüphaneye gelir ve personel tarafından uzatma işlemi yapılır. HAFTALIK DÖNEMLİK / Kataloglama ve Sınıflama Birimi 17
2 3 4 Geciken Kitaplar İle İlgili İşler Okuyucu İle İlgili İşlemler Yıpranan Kitaplar İle İlgili İşlemler 5.Ayırtma İşlemleri a.okuyucunun almak istediği kitap başka bir okuyucunun üzerinde ise sistemden istediği kitabın taşınır numarasını bulur. b.sistemden kitabın ayırtma işlemini yapar. c.en fazla 2 kere ayırtma işlemi yapılır. d.ayırtılan kitap 3 gün içinde alınmazsa, kitabı başka kullanıcı ayırtmışsa hak ona geçer, kitap yine alınmazsa rafa kaldırılır. 6.İç Ödünç İşlemleri (Fotokopi) a.okuyucu fotokopi için alacağı kitapları raftan alarak ödünç verme bankosuna gelir. b.kimlik alınır. c.kitaplar geri getirildiği zaman kimlikleri iade edilir. 1.Ödünç Verme Birimi tarafından yapılan işler a.kitaplarını geciktiren okuyucuların listesi ilan panomuza asılır ve bu listeler askıda 3 gün bekletilir. b.ertesi günü birimimiz elemanları tarafından kitabı geciktiren okuyucuların listeleri bağlı oldukları fakültelerine öğrencilere bildirilmek üzere yazı yazılır. c.kitapları geciktiren her okuyucu, geciktirdiği gün sayısı x2 şeklinde gün cezası alır. d.gecikmiş kitapları iade eden ve halen kitaplarını iade etmeyen okuyucuların listesi Hukuk Müşavirliğine gönderilir. 1. Yeni Üyelik İşlemleri a.öğrencilerin ya da akademik ve idari personelin kayıtları sistemde genelde pasif üyelik şeklinde yer alır ya da üyelik kaydı yoktur. Bu durumda kayıtlar pasif halde ise kimlik kontrolü yapılarak kütüphanede aktif hale getirilir; kayıt yoksa sistemde yine kimliği ile yeni üyelik kaydı yapılır ve okuyucu, kütüphane hizmetlerinden yararlanmaya başlar. b.okuyucu Ödünç Verme Biriminden kitap almak istediği zaman kimlik bilgileri kontrol edilir, eksik bilgiler tamamlanır. c.yetenek sınavı ile gelen lisans ve üniversitemizde yüksek lisans ve doktora yapan öğrencilerin ve yeni göreve başlayan idari ve akademik personelin kimlikleri ile üyelik işlemleri yapılır. 2.Eski üyelerin bilgilerinin güncellenmesi a.eski okuyucu kayıtlarının kimliklerine göre kimlik bilgilerinin güncellenmesi yapılır. 1.Cilt İşlemleri a.yıpranmış kitaplar cilde gönderilmek üzere raflardan alınır. b.her bir kitap için cilt pusulası hazırlanır. c.cilde gönderecek birime teslim edilir. 2.Taşınırdan düşülmesi a.cilde gönderilemeyecek kadar yıpranmış kitaplar taşınırdan düşülmek üzere ilgili birime gönderilir. / Aylık Yıllık Yıllık Yüksekokul ve Fakülteler/ Hukuk Müşavirliği Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Satın Alma Kataloglama ve Sınıflama Birimi Taşınır ve K.K.B. 18
5 ILL Kütüphanelerar ası Ödünç Verme ve Alma) 6 Diğer İşler 1.Ödünç Verme Biriminde yapılan işlemler a.başka bir üniversiteden kitap almak isteyen okuyucu kütüphanemiz web sayfasından her bir kitap için ILL formunu doldurur. b.kütüphane e-mail hesabına, okuyucunun kitap isteği olduğunu belirten mail gelir. c.yordam, istek yapılan kütüphane ve ANKOS web sayfalarından işlemler yapılır. d.gelen kitabı kütüphane görevlisi okuyucuya haber verir ve posta masrafları okuyucu tarafından karşılanmak suretiyle, kütüphane görevlisi kitabı kendisine teslim eder. 2.İstek Yapılan Kütüphane tarafından Yapılan İşlemler a.karşı kütüphane istenen kitabı postaya verir, kitabı isteyen kütüphaneye ANKOS-KITS vasıtasıyla bilgi verir ve posta masrafları okuyucu tarafından karşılanmak suretiyle kitabı isteyen kütüphaneye gönderir. b.okuyucu kitabı ilgili kütüphaneye zamanında teslim eder. c.kütüphanemizden istenen kitaplar için de aynı işlemler yapılır. 1.Öğle ve akşam nöbetleri tutulur. 2.Kısmi zamanlı çalışan öğrencilerin programları yapılır, gidiş- gelişleri takip edilir, iş bölümü yapılır ve ay sonunda çalıştıkları saatlerin çizelgesi yapılarak Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına gönderilir. 3.Birimimizle ilgili resmi yazışmalar yapılır. / İlgili Kütüphane/ ANKOS İç Birimler/ Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı SEKRETERLİK İ 1 Telefonlara bakmak 2 Yazışmalar 1.Gelen telefonlara cevap verilir, arayan kişiye yardımcı olunur veya görüşmek istediği kişiyle (Daire Başkanı ve Başkanlık Personeli) bağlantının kurulması sağlanır. 1.Gelen yazışmalar takip edilir ve Daire Başkanının görüşüne sunulur. Yazışmalar havale edilen birim sorumlularına iletilir. İşlemleri biten evrak gelen evrak defterine kaydedilip dosyalanır. 2. giden yazışmaların kaydı yapılır ve gideceği birime ulaşımı sağlanır. 3.Gelen postaların dağıtımı yapılır. 4.Aylık gönderilmesi gereken bazı yazılar (öğrenci puantajları, temizlik firması) hazırlanır. Personel istatistikleri her ay düzenli alınır, Başkanlığın toplu istatistik raporu hazırlanır ve Daire Başkanının kontrolüne sunulur. Aylık İç ve Dış Birimler İç ve Dış Birimler 19
GÜVENLİK İ 1 Güvenlik DESTEK HİZMETLERİ İ 1 Temizlik 2 Temizlik 3 Temizlik 1.Kütüphane genel güvenlik hizmetleri sağlanır ve mesai bitiminde açık kapı pencere vs. gerekli kontrolleri yapılarak, güvenlik tutanağı imzalanır. 2.Okuyucuların kütüphane girişinde çanta, poşet gibi eşyalarının dolaplara bıraktırılarak salonlara çıkartılması sağlanır. 3.Okuyucuların kütüphaneden almış oldukları kaynaklar güvenlik biriminde kontrol edilerek çıkışı sağlanır. 4.Okuyucuların kütüphane giriş ve çıkışlarında gürültü yapmaları önlenir. 5.Okuyuculara daha iyi hizmet verebilmek için gayret edilir. İlk kez gelenlere aradığı bölümle ilgili bilgi verilir. 1.Danışma Kaynakları ve Süreli Yayınlar salonu ile Ödünç Verme Birimi temizliği yapılır. (paspas, toz alınması, çöplerin boşaltılması). 2.Koridorların, merdivenlerin, giriş katı, giriş kapısı, mıntıka, tuvaletlerin temizliği yapılır. 3.Çay demlenir ve çay odalarının temizliği yapılır. 1.Danışma Kaynakları ve Süreli Yayınlar salonu ile Ödünç Verme Birimindeki rafların temizliği yapılır. 2.Personel odalarının ve salonların cam temizliği yapılır. 3.Giriş katındaki emanet dolapları ve depolar temizlenir. 4.Rektörlük ve diğer birimlere evrak akışı sağlanır. 1.Personel odalarının temizliği yapılır. (makine ile süpürme, masa ve raf tozlarının alınması). 2.Bodrum katındaki okuma salonlarının temizliği yapılır ve dış merdivenler yıkanır. Aylık Haftalık İç Birimler İç Birimler İç Birimler İç Birimler 20