1. Firma Tanımlama ve Firma İşlemleri Firmanın açılması Program kurulumu bittikten sonra otomatik olarak masa üstüne SQL Standart Setup ve Standart Seri Versiyonları adında bir klasör atılır. Programda ilk firma açılımı SQL Standart Setup ile yapılmalıdır. SQL Standart Setup seçeneği 2 kere tıklandığında aşağıdaki şekil ekrana gelir. Şekil 1.1:SQL sunucusuna bağlanma penceresi Bu pencerede Veri çalışma dizini ve Kurulum için veri dizini n de yazılı olan yol adresi aynı olmalıdır. Programa her girişte bu pencere ile karşılaşılması istenmiyorsa sol üst köşede yer alan Her açılışta sor seçeneğinin yanında yer alan kutucuğun içindeki çek işareti kaldırılır ve sol alt köşede Database. ini dosyasına Kaydet seçeneği tıklanır ve çıkan pencerede ok butonu tıklanır. Sonra Tamam butonuna basılır. Daha sonra bu pencerenin tekrar gelmesi istenirse; masaüstünde yer alan Mikbüro üzerinde farenin sağ tuş tıklanarak özellikler seçeneği penceresinden hedef bölümünde yazan yol adresine girilerek Database dosyası açılır. Sql_Prompt=No bölümünde No seçeneği yerine Yes yazılarak kaydedilir. Şekil 1.2:Programa giriş penceresi
Firma açma ve parametrik ayarlarının yapıldığı bölüm Mikrokur dur. Masaüstündeki Mikrokur tıklandığında ekrana yukarıdaki pencere gelir. Açılacak olan her yeni firma için aşağıdaki işlemler tekrarlanmalıdır. Veri tabanı tanıtılan bölüm altında birden fazla firma takip edilmesi mümkündür. Örneğin B001 veri tabanı altında F001,F002,F003 firmaları aynı anda takip edilebilir. Firmaların tanımlamaları Mikrokurda Firma Tanıtım Kartı (501110) bölümünden yapılır. Firmalar arası geçiş program içindeyken yukarıda yer alan Firma bölümünden yapılır. Firmalarda tanımlanan kartlar (muhasebe hesap planı, stok, cari vb)ortak, evraklar (muhasebe fişi, fatura vb.) farklı takip edilir. Ancak burada ayrı ayrı firma yerine açılan veri tabanı firma gibi düşünülerek takip edilecektir (Veri tabanı=firma=b001). Ancak birbirinden farklı olan firmaların carileri ve tali hesapları aynı olamayacağına göre her firma için ayrı bir veri tabanı oluşturulması uygun olur. - Günün Tarihi; Bilgisayarın tarihini otomatik olarak alır. - Veri Tabanı; Takibi yapılacak olan firmanın kodunun yazılacağı yerdir. Bilanço hesabı esasına göre defter tutanlar için açılabilecek veri tabanı kodu B001, B002 İşletme hesabı esasına göre defter tutanlar için açılabilecek veri tabanı kodu I001, I002. Serbest meslek kazanç defteri tutanlar için açılabilecek veri tabanı kodu S001, S002 Olabilir. - Çalışma Yılı; Programda çalışılacak olan yıldır. Verilen tarihe göre otomatik olarak yılı kendisi alır. - Kullanıcı Adı; Programa girilirken seçilecek olan kullanıcı adının bulunduğu alandır. Mikrokur a girilirken kullanıcı kodu otomatik olarak SRV kendi seçilmiş olarak gelir. SRV(supervisor) tüm yetkilere sahip tek kullanıcıdır. - Giriş Şifresi; Eğitim programlarında şifre kullanılmasına gerek yoktur. Ancak piyasada kullanılan paket muhasebe programlarında kullanıcı bazında programa girerken şifre verilebilir. Şifre işlemleri Mikrokur da Kuruluş\Kullanıcı Tanımlama (50120)bölümünden kullanıcılar tanıtılarak verilir. Eğer şifre verilmemişse bu bölüm direk geçilir. Şekil 1.3: Onay penceresi Ekrana gelen bu pencerede Yeni veritabanı oluştur seçeneği tıklanır ve veri tabanının oluşması için beklenir. Veri tabanı oluşunca ekrana veri tabanı tanıtım kartı açılır. Bu ekrandan veri tabanını adı girilir.
Şekil 1.4: Veri tabanı tanıtım kartı penceresi Ekrana gelen pencerede Veri tabanı adı bölümüne takibi yapılacak olan firmanın ismi yazılır ve Alt+S ile kaydedilir. Firma Tanıtım Kartı Firma oluşturulduktan sonra Kuruluş\Firma tanıtım kartı (501110) bölümünden açılan firma için gerekli tanımlamalar yapılmalıdır. Program kurulumundan sonra açılan firma ile ilgili bilgilerin girildiği bölümdür. Firma tanıtım kartında beyannameler için gerekli olan detaylar da bu ekrandan girilir.
Şekil 2.1:Firma tanıtım kartı ekranı Firma tanıtım kartı ekranında; çalışılacak her firma için program tarafından belirlenen sıra numarasına göre firmaların adı ve unvanı, firmanın defter nevi (Bu firma bilanço esasına göre defter tutan bir firma ise Muhasebe (1.Sınıf), işletme esasına göre defter tutan bir firma ise işletme (2.Sınıf) seçilir), vergi dairesi numarası, vergi dairesi adı, şirketin vergi numarası, mükellefiyet şekli, ticaret sicil numarası, işe başlama tarihi, işin konusu ve mali müşavir firması olup olmadığı girilir. Butonu tıklanarak firmaları temsil edecek kişilerin kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, ikametgâh bilgileri ile firmayı hangi görevle temsil ettiğine ait bilgilerin girişleri yapılır. Şekil 2.2 : Firma temsilcileri penceresi Butonu tıklanarak firmanın (var ise) şubeleri ve adres ile telefon bilgileri tanıtılır. Buradaki adres ve telefon bilgileri önemlidir, programdan otomatik olarak E- Beyanname veya E-Bildirge oluştururken problem yaşanmaması için bu alanların eksiksiz doldurulması zorunludur.
Şekil 2.3 : Şube tanıtım kartı penceresi Butonu tıklanarak firmaya ait evraklarda değişiklik yapılabilecek tarih aralığı, son yevmiye döküm tarihi, faiz parametreleri ve ikinci sınıf tacirler için işletme parametreleri tanımlamaları yapılır. kodlarının girişleri yapılmalıdır. Şekil 2.4 : Mali yıl genel parametreleri penceresi butonu tıklanarak muhasebe entegrasyon hesap Vergi muhasebe kodları (092750): Bu bölüm kurulumun en önemli bölümlerinden biridir. Bilanço hesabı esasına göre defter tutan işletmelerin hesap planında tanımladığı KDV hesaplarına ilişkin entegrasyon tanımlamaları bu pencereden yapılır. Burada yapılan tanımlamalar KDV ile ilgili tüm işlemlerde kullanılır. Öncelikle KDV oranı belirlenir. Belirlenen KDV oranına göre hesaplanan KDV, İndirilecek KDV gibi hesapların kodlarının seçimi yapılır. Program bu bölümde yapılan KDV oranlarını hem ön muhasebede hem de muhasebe fişlerinde kullanmaktadır.
Şekil 2.5 : Vergi muhasebe kodları penceresi Mali yıl entegrasyon hesap kodları/vergi muhasebe kodları penceresi KDV oranları ile ilgili tanımlamalar girildikten sonra ALT+S tuşları ile kaydedilmelidir. Diğer Muhasebe Kodları: Bu pencerede entegrasyonla ilgili diğer muhasebe kodlarının tanıtımı yapılır. Burada tanımlanması gereken en önemli alan, entegrasyon sonucunda oluşturulan muhasebe fişlerinde kuruş yuvarlama nedeniyle ortaya çıkan borç alacak eşitsizliklerinin giderilmesi amacıyla kullanılacak hesap kodları alanıdır. Bu alanlar aşağıdaki şekilde olduğu gibi doldurulur.
Şekil 2.6 : Mali yıl entegrasyon hesap kodları/diğer muhasebe kodları penceresi Diğer muhasebe kodları ile ilgili tanımlamalar girildikten sonra ALT+S tuşları ile kaydedilmelidir. Detaysız mahsup fişleri için yansıtma hesabı muhasebe kodları Bu bölümden yapılacak tanımlamalar, dönem sonu işlemlerinin dönemsel işlem fişlerinden yapılırken gider hesaplarının kapatılması esnasında açılacak olan yansıtma hesaplarında kullanılacak olan hesap kodlarının belirlenmesidir. Eğer bu penceredeki alanlar boş geçilirse gider hesaplarında bulunan alt hesapların tamamı yansıtma hesaplarında ve gelir tablosu hesaplarında da otomatik olarak açılır. Yansıtma hesaplarında alt hesap açılması istenmiyorsa yansıtma hesapları ana hesap düzeyinde seçilmelidir. Uygulamada yansıtma hesapları ve gelir tablosu hesapları ana hesap düzeyinde izlenmektedir. Bu hesaplar için alt hesap açılmamaktadır. Bu nedenle bu pencerenin aşağıdaki gibi doldurulması uygun olacaktır.
Şekil 2.7 : Detaysız mahsup fişleri için yansıtma hesabı muhasebe kodları penceresi Detaysız mahsup fişleri için yansıtma hesabı muhasebe kodları ile ilgili tanımlamalar girildikten sonra ALT+S tuşları ile kaydedilmelidir.