T.C. MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI MEGEP (MESLEKİ EĞİTİM VE ÖĞRETİM SİSTEMİNİN GÜÇLENDİRİLMESİ PROJESİ) PAZARLAMA VE PERAKENDE DEPO VE LOJİSTİK ANKARA, 2007
Milli Eğitim Bakanlığı tarafından geliştirilen modüller; Talim ve Terbiye Kurulu Başkanlığının 02.06.2006 tarih ve 269 sayılı Kararı ile onaylanan, Mesleki ve Teknik Eğitim Okul ve Kurumlarında kademeli olarak yaygınlaştırılan 42 alan ve 192 dala ait çerçeve öğretim programlarında amaçlanan mesleki yeterlikleri kazandırmaya yönelik geliştirilmiş öğretim materyalleridir (Ders Notlarıdır). Modüller, bireylere mesleki yeterlik kazandırmak ve bireysel öğrenmeye rehberlik etmek amacıyla öğrenme materyali olarak hazırlanmış, denenmek ve geliştirilmek üzere Mesleki ve Teknik Eğitim Okul ve Kurumlarında uygulanmaya başlanmıştır. Modüller teknolojik gelişmelere paralel olarak, amaçlanan yeterliği kazandırmak koşulu ile eğitim öğretim sırasında geliştirilebilir ve yapılması önerilen değişiklikler Bakanlıkta ilgili birime bildirilir. Örgün ve yaygın eğitim kurumları, işletmeler ve kendi kendine mesleki yeterlik kazanmak isteyen bireyler modüllere internet üzerinden ulaşabilirler. Basılmış modüller, eğitim kurumlarında öğrencilere ücretsiz olarak dağıtılır. Modüller hiçbir şekilde ticari amaçla kullanılamaz ve ücret karşılığında satılamaz.
İÇİNDEKİLER AÇIKLAMALAR...iii GİRİŞ...1 ÖĞRENME FAALİYETİ 1...3 1. SİPARİŞ PUSULASI DÜZENLEMEK...3 1.1. Ekonominin Temel Kavramları...4 1.1.1. Para...4 1.1.2. Maliyet...4 1.1.3. Fiyat...4 1.1.4. Rekabet...4 1.1.5. Ücret...4 1.1.6. Ekonomik Değer...4 1.1.7. Sipariş Mektubu, Fatura, Çek ve Senet, Defterler...4 1.2. Sipariş...10 1.2.1. Siparişin Tanımı...10 1.2.2. Sipariş Pusulasında Bulunması Gerekli Hususlar:...11 1.2.3. Sipariş Noktasının Belirlenmesinde Dikkate Alınacak Faktörler...11 1.2.4. Sipariş Verme Zamanını Belirlemek...12 1.2.5. Sipariş Edilecek Stok Miktarını Belirlemek...12 1.2.6. Sipariş Miktarı Belirleme Yöntemleri...13 1.2.7.Sipariş Bildiri Formu İletme Şekilleri...15 1.3. Stok Kontrolü...20 1.3.1. Stok Kavramı ve Amacı...20 1.3.2. Stok Kontrolünün Amacı...21 1.3.3. Stok Kontrolünün Sağladığı Faydalar...23 1.4. Fiyat Belirlemek...24 UYGULAMA FAALİYETİ...25 ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME...27 ÖĞRENME FAALİYETİ -2...29 2. SEVKIYAT İŞLEMLERİ...29 2.1. Lojistik...30 2.1.1. Lojistik Kavramı...30 2.1.2. Lojistik Faaliyetlerinde Amaçlar...30 2.1.3. Yararları...31 2.1.4. Lojistik Yönetimi...31 2.1.5. Lojistik Faaliyet Alanları...32 2.1.6. Lojistik Hizmeti Satın Alma Süreci...34 2.1.7. Lojistik Birimleri...34 2.1.8. Uluslararası Lojistik...38 2.1.9. Uluslararası Lojistik ile Ulusal (Yerel) Lojistik Arasındaki Farklılıklar...39 2.1.10. Lojistik Hizmet Alımında Firma Seçiminde Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar...39 2.2. Kargo Hizmetleri...40 2.3. Sevkıyat...41 2.3.1. Sevkıyat Yönetimi...43 2.3.2. Sevkıyat Planlaması...43 2.4. İade Gelen Ürünler...44 i
2.4.1. İade Yönetimi...44 UYGULAMA FAALİYETİ...47 ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME...49 ÖĞRENME FAALİYETİ 3...52 3. DEPO TAKİP DÜZEN VE BAKIMI...52 3.1. Klasik ve Modern Depoculuk Anlayışı...53 3.2. Dağıtım depolarının genel fonksiyonları...53 3.2.1. Depo...54 3.2.2. Antrepo...54 3.2.3. Dağıtım Deposu...55 3.2.4. Depoda Yapılan İşlemler...55 3.3. Depo İş Süreçleri...56 3.3.1. Depoya Gelen Ürünü Sayarak Teslim Almak...56 3.3.2. Yığma Saklama Alanı Ayırmak...58 3.3.3. Sayılan Ürünlerin Barkod Kontrolünü Yapmak ve Alarmlarını Takmak...58 3.3.4. Ambalajlama Alanı Belirlemek...61 3.3.5. Ürünleri Depoya Yerleştirmek...63 3.3.6. İstifleme Alanı Belirlemek...63 3.3.7. Depodan Çıkacak Ürünler İçin Yükleme Alanı Belirlemek...68 3.4. Depolamanın Amaçları ve önemi...71 3.4.1. Amaçları...71 3.4.2. Depolamanın Önemi...71 3.5. Depo Temizlik ve Düzeni...72 3.5.1. Temizleme (Temizlik) Kavramı ve Yöntemler...73 3.5.2. Hijyen...74 3.5.3. Havalandırma...75 3.5.4. Bakım Onarım...76 UYGULAMA FAALİYETİ...77 ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME...79 MODÜL DEĞERLENDİRME...81 CEVAP ANAHTARLARI...85 KAYNAKÇA...87 ii
AÇIKLAMALAR KOD ALAN DAL/MESLEK MODÜLÜN ADI MODÜLÜN TANIMI AÇIKLAMALAR 341TP0017 Pazarlama ve Perakende, Halkla ilişkiler ve Organizasyon Hizmetleri Satış Elemanı, Halkla İlişkiler Elemanı, Müşteri Temsilcisi, Kamuoyu Araştırmacısı, Organizasyon Hizmetleri Sorumlusu, Fuar Organizasyonu Sorumlusu Depo ve Lojistik Öğrenciye işletmenin mal hareketine uygun depo ve lojistik işlemleri hakkında bilgi içeren öğrenim materyalidir. SÜRE 40/24 ÖN KOŞUL YETERLİK MODÜLÜN AMACI EĞİTİM ÖĞRETİM ORTAMLARI VE DONANIMLARI ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME Depo ve lojistik işlemlerini yapmak Genel Amaç İşletmenin mal hareketine uygun depo ve lojistik işlemlerini yapabilecektir. Amaçlar İşyerinde sipariş pusulası düzenleyebileceksiniz. İşyerinde sevk işlemlerini yapabileceksiniz. İşyerinde depo takip, düzen ve bakımını yapabileceksiniz. Ortam: Depo ortamı Donanım: Bilgisayar, internet, projeksiyon mak., tepegöz, kamera çekimleri, video, CD, DVD, VCD. Modül içinde yer alan her öğrenme faaliyetinden sonra verilen ölçme araçları ile kendinizi değerlendireceksiniz. Modül sonunda ise kazandığınız bilgi ve becerileri belirlemek amacıyla hazırlanan ölçme aracıyla değerlendirileceksiniz. iii
iv
Sevgili Öğrenci, GİRİŞ GİRİŞ Yaşamakta olduğumuz çağ, bilgi teknolojilerinde çok hızlı gelişmelere sahne olmaktadır. Bugün dünyanın çok farklı yörelerinde yaşayan milyonlarca birey ve kurum çok etkin ve süratli iletişim olanakları sayesinde birey ve kurumlara kolayca ulaşarak mal, hizmet ve alışverişi yapabilmektedir. Küreselleşme süreciyle yaşanan yoğun ve dinamik bilgi ortamı yepyeni bir ekonomik yapının da hızla gelişmesine neden olmuştur. Bu yeni ekonomi, globalleşen dünyada sınırların kalkmasından ve ürünlerin tüketicilere ulaştırılmasındaki mesafelerin uzamasından kaynaklanmaktadır. Lojistik yönetimi, dünyada büyük önem kazanmakta olan sektörlerden biridir Bu modül sonunda edineceğiniz bilgi ve beceriler ile işletmenizin ihtiyaçlarını belirlemek, sipariş verme, stok kontrolü, sevk edilecek malzemeleri ambalajlama, sevkıyata hazırlanma, sevk edilme ve depolama işlemlerini öğrenmeniz, depo lojistik hizmetleri temin etmede gelişiminiz için yararlı olacaktır. Siz de bu modül sonunda ürün siparişinden başlayarak temin etme, ürün sevkıyatı ve depolama, depoların korunması bakım ve onarımını öğrenme faaliyetlerindeki işlem basamaklarını takip ederek gerçekleştirebileceksiniz. 1
2
ÖĞRENME FAALİYETİ 1 ÖĞRENME FAALİYETİ 1 AMAÇ Bu faaliyet sonunda sipariş ve stok kontrolünün tanımını, önemini, amacını, aşamalarını öğrenecek ve bu sektörde hizmet veren firmalarda araştırma ve inceleme yaparak hizmet temin edebileceksiniz. ARAŞTIRMA Bu öğrenme faaliyeti önsesinde yapmanız gereken araştırmalar şunlardır; Günümüzde kullanılan ekonomi kavramlarını araştırınız. Sipariş bildiri formu iletme şekillerini araştırınız. Stok kontrolünün amacı ve sağladığı yararları araştırarak, sınıf arkadaşlarınızla tartışınız. Yaptığınız araştırma ve sonuçlarını sınıftaki arkadaşlarınızla paylaşınız. 1. SİPARİŞ PUSULASI DÜZENLEMEK Biyolojik ve sosyal bir varlık olan insan, doğumundan ölümüne kadar geçen sürede sınırsız sayıda mal ve hizmete gereksinim duymaktadır. Ancak gereksinimleri giderecek mal ve hizmetler, insanoğlunun çevresinde sınırlı sayıda bulunmaktadır. İşte ekonomi bilimi, sınırsız olan gereksinimler ile sınırlı sayıda bulunan mal ve hizmetler arasında en iyi dengeyi bulmaya çalışan, insanların yaptığı ekonomik faaliyetleri ve tercihleri inceleyen bir sosyal ilimdir. Resim 1.1: Ekonomi dünyası 3
1.1. Ekonominin Temel Kavramları İşletmeler ekonomide kullanılan kavramları tanıyarak ve muhasebe formları kullanarak sipariş verme, stok yapma faaliyetlerini sürdürmektedir. Bu bilgilerin ışığında ekonominin temel kavramlarını aşağıdaki şekilde kısaca açıklayabiliriz. 1.1.1. Para Para, bir toplumu meydana getiren insanlar tarafından kabul edilmiş, mal ve hizmetlerin satın alınmasında kullanılan bir değişim aracıdır. Resim 1.2:Kredi kartı sisteminde visa Resim 1.3: Nakit para 1.1.2. Maliyet İşletmelerin mal veya hizmet üretimi sırasında ortaya çıkan ve para ile ölçülebilen giderlerin toplamıdır. 1.1.3. Fiyat Mal ve hizmetlerin değerinin para birimi ile ifadesidir. 1.1.4. Rekabet Genel anlamda kazanç mücadelesidir. 1.1.5. Ücret Başkasına ait bir işletmede bedenen veya fikren sarf edilen emeğe karşılık olarak alınan para veya para ile ifade edilen ekonomik değerlerin hepsine ücret denir. 1.1.6. Ekonomik Değer İnsanların bir mal ve hizmete verdikleri önemin derecesine değer (kıymet ) denir. 1.1.7. Sipariş Mektubu, Fatura, Çek ve Senet, Defterler 4
Sipariş Mektubu Bir mal veya hizmeti satın almak istediğimizde bu mal veya hizmeti temin edebileceğimiz firmalara yazdığımız mektuplara sipariş mektubu adı verilir. Bir sipariş mektubunda aşağıdaki bilgiler bulunmalıdır; Malın cinsi, kalitesi, rengi, miktarı, stok numarası, ölçüsü gibi bilgiler yer almalıdır. Bedelinin nasıl ödeneceği(peşin, çek ile vadeli, vb.) belirtilmelidir. Malın ne zaman ve hangi yolla (PTT, kargo, nakliye ambarı, otobüs vb.) gönderilmesinin istendiği açıklanmalıdır. Sipariş mektubu, satın almayı taahhüt etmek anlamında olduğundan açık,anlaşmazlık yaratmayacak,net ifadeler kullanılarak yazılmalıdır. Fatura Ticari amaçla satılan mal veya hizmetlerin karşılığında alıcının borçlandığı tutarı ve satıcı tarafından düzenlenerek alıcıya verilen ticari belgedir. KURUM-FİRMA ADI: Adresi;.. Tel:. Faks:. E Mail.. T.C MALİYE BAKANLIĞI FATURA Seri: x Sıra No:xxxxxx İrsaliye Tarihi: / /200 İrsaliye No:. Tarih:. / /200. Sayın:.. Müşteri V.D:.Hesap no:.. AÇIKLAMA MİKTAR FİATI TUTAR Yalnız TL.'dir. Toplam %...KDV Genel toplam Tablo 1.1:Fatura örneği 5
Faturada aşağıdaki bilgiler bulunmaktadır: (Vergi Usul Kanunu Madde: 230). Faturanın düzenlenme tarihi, sıra ve seri numarası Faturayı düzenleyenin adı, soyadı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası Müşterinin adı, soyadı, varsa ticaret unvanı, adresi, vergi numarası Malın veya işin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı, Satılan malların teslim tarihi ve sevk irsaliyesi numarası Çek ve Senetler Bono (emre muharrer senet): Borçlu tarafından imzalanarak alacaklıya verilen ve tutarı belirlenmiş bir paranın belli bir süre sonra ödeneceğini bildiren,ticari niteliği olan belgedir.bononun şekli ile ilgili şartlar Türk Ticaret Kanunu (TTK)'nun 688. maddesinde belirtilmiştir. Bu şartlar şunlardır: Senet metninde, bono veya emre muharrer senet sözcüğü Vade Kayıtsız ve şartsız belirli bir bedeli ödeme vaadi Ödeme yeri Kime ödenecek ise onun adı ve soyadı Senedin düzenlendiği gün ve yer Senedi düzenleyen kişinin imzası bulunmalıdır. Poliçe: Alacaklı tarafından borçlu için düzenlenen ve vadesinde ödene» paranın üçüncü bir kişiye ödenmesini bildiren bir senettir. 6
Vade Vade tarihi Yeni Türk Lirası Düzenlendiği tarih No........ Sayın:. Kabulümdür... (İmza) İş bu poliçe karşılığında Sayın a veya emir ve havalesinde yukarıda yazılı TL ödeyiniz.bedeli olarak alınmıştır.anlaşmazlık halinde mahkemelerini ve icrasını yetkili olduğunu kabul ederim. Ödeme Yeri:.... Keşideci:. Tablo 1.2: Poliçe örneği / /.. (imza) Türk Ticaret Kanunu (TTK) 'nün 583. maddesinde poliçede bulunması gereken unsurlar şu şekilde sıralanmıştır: Senet metninde poliçe kelimesi bulunmalıdır. Ödeme yeri ve vade tarihi belirtilmelidir. Ödeme yapacak kişinin (muhatabın) adı ve soyadı bulunmalıdır. Poliçedeki tutarın kime ya da kimin emrine yapılacağı (lehtarın adı ve soyadı] yazılmalıdır. Keşide tarihi, yeri ve alacaklı (keşideci) kişinin imzası bulunmalıdır. Çek: Bir bankaya hitaben yazılmış ödeme emri niteliğinde olan kıymetli bir evraktır. Türk Ticaret Kanunu (TTK)'nun 692. maddesine göre çekte bulunması gereken özellikler şunlardır: Çek kelimesi, Ödeyecek kimsenin adı ve soyadı, Belli bir bedelin ödenmesi için emir, Ödeme yeri, Keşide günü ve yeri, Keşidecinin imzası bulunmalıdır. 7
Tablo 1.3: Çek örneği Defterler Tablo 1.4 Borç senedi örneği Ticarî faaliyette bulunan kişi ve kuruluşlar, yapmış oldukları ticarî işlemlerin sonucunda ortaya çıkan para ile ifade edilen değerleri, sistemli ve belli bir tekniğe göre Vergi Usul Kanunu (VUK) 'na ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) 'na göre tespit edilmiş defterlere kaydetmek zorundadır. Kayıt etme işlemi elle (kalemle) veya bilgisayar vb. araçlarla yapılır. 8
Resim.1.4.Defterler ve evraklar Vergi Usul Kanununa göre defter tutmak zorunda olan kişi ve kuruluşlar şunlardır: Ticarî şirketler Ticaret ve sanat erbabı İktisadî kamu müesseseleri Dernek ve vakıflara ait iktisadî işletmeler Kooperatifler Çiftçiler Serbest meslek erbabı İş ortaklıkları Menkul kıymet yatırım fonları ve ortaklıkları Yukarıda sıraladığımız defter tutma zorunluluğu olan kişi ve kuruluşların tutacağı defterler, Zorunlu Defterler ve İhtiyarî Defterler olmak üzere iki gruba ayrılır. Türk Ticaret Kanununa göre tutulması gereken zorunlu defterler şunlardır: Yevmiye defteri Defteri kebir Envanter ve bilânço defteri İşletme hesabı defteri Karar defteri Serbest meslek kazanç defteri düzenlenmektedir. 9
1.2. Sipariş İhtiyaç belirlenerek alternatif lojistik hizmeti veren şirketler araştırılarak değerlendirilmesi yapılır. Seçilen firma ile bağlantıya geçilir ve sipariş verilerek hizmet satın alımı yapılır. 1.2.1. Siparişin Tanımı Yapılması, gönderilmesi, getirilmesi veya bir malın satın alınması için sözlü ya da yazılı yapılan ısmarlama işlemidir. Sipariş pusulası siparişin içeriğini kesin koşullarıyla belirten ve alıcıyı satıcıya karşı yükümlülüklerini belirtecek şekilde hazırlanmalıdır. İşletmelerin satın alma yönetimi, ürünün talep aşamasından başlayarak, tedarikçilerden teklif istenmesini, tekliflerin, değerlendirilmesini, onay kurallarının uygulanmasını sağlar. Satın alma taleplerini, stok seviyelerini, tedarik süresi, devir hızı, raf ömrü gibi parametreleri göz önüne alarak belirlenmelidir. Resim.1.5.Büro çalışmaları Teklif isteme ve değerlendirme işleminde ürün teknik özellikleri, ödeme koşulları, Tedarik süresi, teslimat yer ve koşulları belirlenmelidir. Sipariş ve sipariş takibi işleminde siparişlerin stoklara alınması ile birlikte belge girişlerinin (irsaliye, fatura, garanti vb.) yapılmasını sağlanmalıdır. Sipariş vermek için malzeme istek listesi hazırlanmalıdır. Malzeme istek listesinde malın ismi, miktarı, birim fiyatı, tutarı ve talep edenin adı veya birimi yazılmalıdır (bk. Tablo.1.3). 10
MALZEME İSTEK FORMU SIRA NO 1 2 3 MALZEMENİN ADI ADET RENGİ TALEP NEDENİ BİRİM BİRİM SORUMLUSU TARİH İMZA Tablo 1.5: Malzeme istek formu Malzeme istek formu işletmenin satın alma birimine iletilir. İlgili birim sipariş pusulası hazırlar ve onaylandıktan sonra sipariş edilecek ürün firmasına iletir (bk. Tablo no 1.6). 1.2.2. Sipariş Pusulasında Bulunması Gerekli Hususlar: Sipariş verenin adı ve soyadı Alınan siparişin cinsi, adedi, ölçüsü, nitelikleri, teslim yeri ve şartları Ödeme şekli (peşin-taksit) Tarihi Saymanın adı soyadı imzası Sarf edilecek ilk madde ve diğer unsurların Malzemenin cinsi, miktarı, ölçüsü, fiyatı, tutarı Atölye şefi adı soyadı imzası Yönetim kurulu başkanı adı soyadı imzası Üyelerin adı soyadı imzası bulunmalıdır. 1.2.3. Sipariş Noktasının Belirlenmesinde Dikkate Alınacak Faktörler Sipariş vermeden önce sipariş noktasının iyi belirlenmesi gerekmektedir. Sipariş noktasının belirlenmesinde dikkate alınacak başlıca faktörler, en düşük maliyetle olabilecek en iyi kaliteyi satın almak ve alınan malın zamanında teslimini sağlamaktır. 11
Genel olarak sipariş noktasını belirlemeden önce şu soruların yanıtlarına ulaşmak gerekir Neye ihtiyaç duyuluyor? Ne kadara ihtiyaç duyuluyor? Ne zaman ihtiyaç duyuluyor? Sipariş ne zaman verilmeli? Sipariş noktalarını belirlerken firmalarda dikkat edilmesi gereken noktalar; Kapasiteleri Satış ve kredi şartları Piyasadaki prestijleri Dağıtım şekilleri 1.2.4. Sipariş Verme Zamanını Belirlemek Sipariş zamanı; müşteri tarafından belli bir miktar ve tarih ile istenilen (faks, mail ya da başka bir araçla) ürün ya da ürün gruplarının karşılanması için (müşteriye ulaşmasına kadar) gereken tüm sürelerin toplamıdır. Sipariş zamanı talep ve zamanla ilgilidir. Ne kadar sipariş verileceği ise sipariş miktarı ile belirlenir. Sipariş dönemi, stok planlama dönemi olarak tanımlanabilir. Siparişin yapılmasıyla malın elde edilmesi arasında geçen zamanı gösterir. Haberleşme, siparişleri karşılama ve taşıma yöntemleri ne kadar iyi olursa stok yatırımı da o kadar az olur. 1.2.5. Sipariş Edilecek Stok Miktarını Belirlemek Bir işletmenin amacı ürünün üretimi için gerekli olan malzemelerin doğru miktarda ve doğru zamanda üretim ortamında olmasını sağlamaktır. Sipariş miktarlarının belirsiz veya rastgele olması sipariş verme ve stokta taşıma maliyetlerini artırmaktadır. Bu maliyetlerdeki artış ürünün birim maliyetine de yansıdığı için maliyetlerde artışa sebep olmaktadır. Sipariş miktarı, bir malı stok halinde muhafaza etmekle, bu malın sipariş edilme maliyeti arasındaki dengeyi sağlar. İşletmeler uygulayacağı stok kontrol yöntemini seçerken sayılan çeşitli faktörler yanında haberleşme, kayıt ve personele ilişkin imkânlarını da değerlendirmek zorundadır. Stok politikasında güdülen amaç, karı maksimize veya maliyetleri minimize etmektir. Diğer bir deyişle kâr ve maliyetleri optimize edecek bir stok politikası geliştirmektir. Sipariş veya imal edilen mal stoklarının optimal seviyede saptanması için bazı matematik modellere başvurulması gerekir. Şirketin malzeme ihtiyaçlarını karşılarken tercih edeceği modelleri kendi koşulları yanında çevre koşulları da belirler. 12
Sipariş büyüklüğünün saptanmasında, ekonomik sipariş modeli en yaygın olanıdır ve stok yönetiminde sağlıklı karar alma adına yönetime destek verir. Ne stok bulundurmamaktan dolayı satış kaybına, ne de aşırı stok bulundurarak kar kaybına uğramayacak orta yolun bulunması için şu altın kural akıldan çıkartılmamalıdır: Paranızı envantere dönüştürmeniz kolaydır, zor olan onu tekrar paraya dönüştürmektir. 1.2.6. Sipariş Miktarı Belirleme Yöntemleri Hızla değişen ekonomik ve sosyal koşullar, rekabet ortamı, fiyat dalgalanmaları, malzeme teminindeki zorluklar vb. gibi olumsuz durumlar karşısında imalat sektöründe klasik stok kontrol yöntemleri yetersiz kaldığı için stok kontrolü konusunda ihtiyaçlara daha iyi cevap verebilecek tekniklerden kullanılmaya başlanmıştır. Stok yatırımları ve sipariş verme maliyetleri asgariye indirgenerek daha etkin bir üretim ortamı sağlanmalıdır. Bir ürünü oluşturan alt parça ihtiyaçlarının ne olduğu bu parçalara ne zaman ihtiyaç duyulduğu gibi sorulara cevap aranmalıdır. Sipariş miktarı hesaplanırken güvenlik stokları, planlanan siparişler, siparişlerin temin süreleri (ya da üretim süreleri), parti büyüklüğü, parçaların son üründe ortak kullanılması gibi kavramlar dikkate alınmaktadır. Sipariş miktarı hesaplanırken toplam envanter maliyetini minimize edebilmek için sabit sipariş miktarı, ekonomik sipariş miktarı, sabit dönem sipariş miktarı, kısmi dönem dengeleme, parça dönem, en düşük toplam maliyeti, en düşük birim maliyeti, Silver-Meal ve Wagner-Whitin yöntemleri kullanılabilir. Bu yöntemler karşılaştırıldığında tüm durum için en iyi sonuç veren Wagner-Whitin yöntemdir. Wagner-Whitin yöntemi çok sayıda hesaplamaya bakmaksızın tüm seçenekleri inceler ve bu seçeneklerden en küçük maliyetli seçeneği bulur. 13
SİPARİŞ PUSULASI Sipariş verenin Adı ve Soyadı. ALINAN SİPARİŞİN CİNSİ ADEDİ ÖLÇÜSÜ NİTELİKLERİ TESLİM YERİ VE ŞARTLARI ÖDEME ŞEKLİ PEŞİN- TAKSİT Maliyet hesap edilmek üzere Atölye Şefliğine MALZEMENİN CİNSİ MİKTAR I ÖLÇÜSÜ FİYATI YTL./ /.. Sayman Adı Soyadı İmza TUTARI YTL Toplam Genel üretim giderlerinde %... Kar %...den Hesap edilen maliyet ve sipariş bedeli yukarıda gösterilmiştir. Kabulümdür. /../ Müşteri Adı Soyadı İmza Yukarıda yazılı siparişin..ytl bedelle ve %..../ /.. Atölye şefi Adı Soyadı İmza.peşin alınmak şartıyla../ /.. yapılması uygundur. Yönetim Kurulu Başkanı Sayman Üye Üye Adı Soyadı Adı Soyadı Adı Soyadı Adı Soyadı İmza İmza İmza İmza Tablo 1.6:Sipariş pusulası örneği 14
1.2.7.Sipariş Bildiri Formu İletme Şekilleri Sipariş bildiri formunu iletme şekli firmalara göre farklılıklar gösterir. a) Yazılı olarak: İşlemleri elle yapan firmalarda, sipariş bilgileri yazılı olarak ilgili departmanlara (bölümlere) ulaştırılır. b) E-mail veya faks göndererek: Sipariş emirleri, e-mail ya da faks gönderme yoluyla ilgili kişilere ulaştırılabilir. c) Bilgisayar yazılım programı kullanarak: Firmaların birçoğunda, firma faaliyetlerinin organize edilmesinde bilgisayar yazılım programları kullanılmaktadır. İstenilen ürün ilgili firmanın internetteki sitesine girilerek müşteri hizmetleri tıklanır. Gelen sipariş formu doldurularak sipariş verilebilmektedir. Resim 1.6:Bilgisayar 15
Ad: Soyad: E - Mail: Telefon No: Fax No: Adres: İstediğiniz Ürün : Ürün Adedi : Mesajınız: GÖNDER TEMİZLE Tablo1.7: Bilgisayarda sipariş formu Üretim yönetimi, sipariş yönetimi, stok yönetimi, sevkıyat yönetimi ve muhasebeleştirilmesi faaliyetlerinin organize edilmesinde departmanlar (bölümler) birbirleri ile entegre bir bilgisayar yazılım sistemi içinde çalışarak son derece hızlı hareket edebilmektedir. Malzeme istekleri; satın alma siparişleri, satıcı faturalarını ve ödeme işlemleri bilgisayarda paket programlarla günümüzde kolayca yapılmaktadır. Şekil.1 de malzeme istekleri, satın alma, satıcı faturaları, ödemelerle ilgili bu entegrasyonu görebilirsiniz. Örneğin; Malzeme istek: Malzeme istekleri onaylanarak satın alma siparişlerini oluşturmaktadır. Satın alma siparişi: Doğrudan ve otomatik satın alma siparişleri verilmektedir. Malzeme alındı Fişleri: Sipariş verip satın aldığınız malzemeler size ulaştığında, teslimatı satıcı faturası ve/veya satın alma siparişi ile otomatik olarak eşlenebilmektedir. 16
Satıcı faturaları: Satıcı faturalarından malzeme alındı fişleri otomatik olarak oluşturulmaktadır. Ödemeler: Ödeme ıskontolarından yararlanmamızı sağlamakta, internet üzerinden doğrudan yapılabilmekte veya kredi kartları ile de gerçekleştirilmektedir. Tablo 1.6: Bilgisayar paket programı malzeme istek takip formu Fiyat Teklifi: Genel ya da müşteriye özel fiyat listeleri kullanılarak teklifler yaratılmakta, fiyat teklifleri, mevcut stoku rezerve ederek bağlayıcı biçimde kullanılmakta ve kullanıcı fiyat teklifini dilediği zamanda otomatik olarak satış siparişine dönüştürebilmektedir. Şekil.1 de fiyat teklifi, satış siparişleri, sevkıyatlar, müşteri faturaları, fişler, banko dekontları ilgili bu entegrasyonu görebilirsiniz Satış siparişleri: Sevkıyat ve faturaları otomatik olarak oluşturulup, siparişin gerçekleşip gerçekleşmediğini denetlemektedir. Sevkıyatlar: Satış siparişleri için anında bir ya da daha çok parti halinde sevk yaratılabilmekte veya otomatik olarak stoklar hazır hale geldiğinde sevkıyatın başlatılması sağlanabilmektedir. 17
Müşteri faturaları: Satış siparişine dayalı olarak hemen ya da sevkıyata bağlı olarak zaman içinde oluşturulabilmektedir. Her sevkıyat tamamlandıktan hemen sonra veya müşteri tarafından belirtilen fatura takvimine göre fatura yaratılabilmektedir. Fişler: Sipariş veya fatura girilirken belirlenen ödeme kuralları, fişlerin otomatik olarak oluşturulmasını sağlamaktadır. Banka dekontları: Banka dekontları elle girilebilir ya da otomatik yüklenebilmektedir. Henüz gerçekleşmemiş olan ödemeler eşleştirebilir, para transferine ait komisyon ve diğer masrafları muhasebeleştirebilir ve transferler için ödeme yaratılabilmektedir. Aşağıdaki sistemle fiyat teklifi işlemlerini yapabilmek mümkün olmaktadır. Tablo 1.7: Bilgisayar Fiyat teklifi formu örneği 18
Online Ürün Katalogu Sanal mağaza üzerinden müşteriler ürün kataloğunu inceleyip sorgulama olanağı bulabilmekte eğer varsa, ürün resimlerini görebilmektedirler. Bazı ürünlerin sanal mağazasında yer alması da sağlanabilmektedir. Şekil.1 de sanal mağazada müşteriye özel fiyat ve stok durumu sanal mağaza satış işlemleri ile ilgili bu entegrasyonu görebilirsiniz. Sanal Mağazada Müşteriye Özel Fiyat ve Stok Durumu: Bu işlemde müşteriye ürün ya da hizmetin fiyat ve stok durumunu gösterme seçeneği bulunmaktadır. Sanal mağaza satış işlemleri: Sanal mağaza sipariş formları ile ürün kataloğundan alışveriş sepetine malzemeler ekleyip miktarları değiştirebilir ya da silinebilmektedir. Ödeme onayını aldıktan sonra sipariş yaratılır ve alındı bilgisi görüntülenebilmektedir. Tablo 1.8: Bilgisayar online ürün kataloğu istek formu örneği 19
1.3. Stok Kontrolü Üretim sistemi büyüdükçe, hele ürün çeşidi arttıkça tedarik, talep ve ürüne ilişkin faktörlerdeki belirsizlik ve aralarındaki ilişkinin karmaşıklığı stok bulundurmayı zorunlu kılar. Üretim ve satışların birbirine paralel gitmesi ve bunun sürekliliği bazı durumlarda imkânsızdır. Üretim sırasında makine kapasitelerinin mümkün olan en yüksek düzeyde kullanılması. İş yüklemenin düzgün yapılabilmesi ve hazırlık maliyetlerinin düşürülmesi üretim hızının sabit tutulması ile gerçekleşebilir. Bu durumda üretimin satışların üstünde gitmesi halinde artan miktarın stoklanmasını, aksi durumlarda da stoktan satış yapılmasını gerektirir. İşte bu nedenledir ki lojistikte stok ve stok kontrol, işletmeler için gerekli ve önemli kavramlardır. 1.3.1. Stok Kavramı ve Amacı Bir üretim sisteminde üretilen ürüne dolaysız veya dolaylı olarak katılan bütün fiziksel varlıklar ve ürünün kendisi stok kavramı içindedir. Sipariş veya üretim yoluyla elde edilen, kullanılmadan veya müşteriye arz edilmeden önce az veya çok belirli bir süre bekletilen mal miktarına stok denilmektedir. Sipariş üzerine çalışan küçük ölçekli işletmelerde stok bulundurmaya pek fazla gerek olmaz. Zira sipariş alındıktan sonra ham madde ya da malzemeler tedarik edilir ve ürün üretildiğinde müşteriye derhal teslim edilir. Stok bulundurulması, çeşitli maliyetlerin ortaya çıkmasına sebep olur. Buna karşılık üretim hızının düzgün yürütülmesi ve müşteri isteklerinin zamanında karşılanması ile sağlanan müşteri memnuniyeti de önemli avantajlar sağlar. Böyle olunca da stok yönetimi işletmelerin üretim politikalarında önemli bir yer tutar. İşletme yöneticileri stoklama politikasını işletme şartları ve olanaklarına, piyasa hareket ve koşullarına göre uygun saptamak gibi hassas bir görev ve sorumluluk üstlenmiş olmaktadırlar. Stokları, hizmet ettiği ana amaçlara göre gruplama: Talep dalgalanmalarını karşılamak amacı ile oluşturulan stoklar, Beklenmedik aşırı talebi karşılamaya yönelik stoklar, Sipariş ve elde bulundurma maliyetleri toplamını minimum yapan ekonomik sipariş miktarı stokları, Üretim kaynağı ile tüketici arasında taşınan miktarı karşılamak amacına yönelik oluşturulan dağıtım stokları şeklinde sınıflandırmak mümkündür. Bunlardan başka mamulün değerini, tedarik süresini, tüketim hızını vb. kriterleri temel alan başka sınıflandırmalar da yapılabilir. 20
Stokların fonksiyonlarına göre gruplama: Aktif stoklar: Belirli devrelerde sipariş edilen ve mevcut talebi o devrede karşılamak için elde bulundurulan stoklardır. Diğer bir deyişle aktif stok, iki sipariş arasındaki sürede ortalama talebi karşılamak için bulundurulan stoklardır. Emniyet stokları: Emniyet stoklarını gerektiren durumlar üç nedene dayanır; Tahmin edilen ortalama mal tüketim seviyesi, gerçekleşen seviyenin altında kalabilir. Malın tedarik edildiği kuruluşun yaşayacağı problemler nedeniyle taahhüdünü yerine getirmemesi, Diğer etkenler nedeniyle mal tedarikinde karşılaşılabilecek güçlükler (Örneğin iklim şartları, yasal şartlarda değişiklik vb.) Bu üç neden ayrı ayrı veya bunların hepsinin bir arada olabileceği durumlarda kayıpları önlemek ya da en aza indirmek için bir emniyet stokunun elde bulundurulması gerekir. Emniyet stoklarını zorunlu kılan nedenleri, miktar ve süre kestirmelerinde meydana gelen sapmalardır diye kısaca özetleyebiliriz. 1.3.2. Stok Kontrolünün Amacı Stok kontrolünün temel amacı doğru malzemeleri, doğru yere, doğru zamanda almak tır. İhtiyaç zamanından önce stok yapılmaması tercih edilir çünkü stok maliyet getirir, yer kaplar, yığılmalara neden olur, bozulabilir veya sipariş ertelenmesi veya iptalini engelleyebilir. Stokta: Doğru parçayı sipariş, Doğru miktarda sipariş, Doğru zamanda sipariş verilmelidir. Öncelikler: Doğru vade ile sipariş, Teslim tarihine sadık kalınmalıdır. 21
Kapasite: Genel kapasite için planlama, Ayrıntılı kapasite planlaması, Gelecek yükü görebilmek için elverişli planlama yapılmalıdır. Stok kontrolünün en doğru şekilde yapılabilmesi için; Düzenli ve güncel stok bilgileri gerekmektedir. Stok bilgileri, her stok için eldeki mevcut ve sipariş edilmiş miktar durumunu içerir, ne kadar stokun mevcut olacağını ve ne kadar daha ihtiyaç duyulacağını belirlemek için stok durumu bilgileri kullanılmalıdır. Stok durumu kayıtları, her parça için planlama süresi boyunca tam bir malzeme planını ve planlanan stok durumunu göstermelidir. Bu sebeple kayıtlar sürekli güncel tutulmalı ve düzenli olarak fiziksel sayım ile kontrol edilmelidir. Planlanan teslim tarihleri ve satın alınan miktarların tedarikçi onayları da güncellenmelidir. Eldeki mevcut ve sipariş verilen birimlerle ilgili bilgilerin yanı sıra, stok durum kayıtları ürünlerin temin zamanları ile ilgili verileri de içermelidir. Sipariş büyüklükleri, ürün tanımı, sipariş noktaları, kullanım süresi, sipariş noktası performansı ve hata oranları gibi bilgiler de stok kayıtlarına dahil edilebilir. Resim 1.7: Stok kontrolü 22
1.3.3. Stok Kontrolünün Sağladığı Faydalar Stok politikasının doğru bir şekilde uygulanması sağlanır. Stok ihtiyacı piyasa hareketlerine uygun bir şekilde düzenleme imkânı elde edilir. Üretim faaliyetlerinin ihtiyaç göstereceği malzeme, araç ve gereçlerin duraklama ve beklemelere meydan vermeden zamanında tedariki sağlanır. Ekonomik olmayan aşırı stok yatırımlarına gitmeyi önler. Üretim ihtiyacı ile tedarik politikasının gerektireceği en az düzeyde stok bulundurma imkânını sağlar. Depo alanının ihtiyaca uygunluğu, depolama sırasında hasarların önlenmesine, bozulma ve modası geçecek olan stoklar hakkında gerekli tedbirleri almaya rehberlik eder. Doğru ve açık bir üretim planlanması ile maliyet muhasebesi düzenlenmesinde kolaylık sağlar. Ayrıca, neyin ne kadar ve ne zaman tedarik edilmesinin gerektiğini belirtir. Günümüzde malzeme istemekten satın almaya, stok kontrolüne kadar yapılan işlemler artık internetten firmalara ulaşılarak yapılmaktadır. Firmalar da kendi kullanımına uygun bir format hazırlayarak kullanmaktadırlar. Resim 1.8: Ofis çalışmaları 23
1.4. Fiyat Belirlemek Fiyat, hizmetin tüketiciye maliyeti veya satın alma maliyetidir. Hizmetler açısından bakıldığında fiyatlandırma politikası ürünlere göre daha karmaşıktır. Hizmetin fiyatı günün belli saatleri ya da yılın belli mevsimlerinde değişebilmektedir. Hizmetin fiyatı, kiralanma veya satışı yansıtacak şekilde ayarlanmalıdır. Bu durum sunulan hizmetin tipi ile yakından ilgilidir. Lojistik hizmet sektöründe fiyat, sadece müşteri talebinin seviyesini etkilemekle kalmaz, müşterinin o hizmetten beklentilerini de içeren bir mesaj gönderir. Taşıma hizmetlerinin pazar fiyatı genel olarak uluslararası ticaret hacmi, ekonomik canlılık, uluslararası rekabet ve bölgesel yük trafiği gibi makro değişkenlerden fazlasıyla etkilenmektedir. Bu faktörlerin yanı sıra faaliyette bulunulan ülke ve pazar şartları içerisinde arz ve talep de verilen hizmetlerin kapsam, niteliği ve kalitesi diğer etkileyici unsurlar olarak görülmektedir. Örneğin ekonomik durgunluk, döviz kurlarındaki hızlı değişkenlikler, faaliyette bulunan firma sayısının fazlalığı bir taraftan lojistik hizmet alanların sayısını azaltırken diğer taraftan lojistik hizmet veren işletmeler arasındaki fiyat rekabetini artırmaktadır. Bu durum lojistik hizmet firmalarının varlığını doğrudan tehdit etmekte, başa baş maliyetleri ile hizmet verme, fiyatlarda indirim veya uygun ödeme koşullarının sağlanması, alternatif pazarlar bulma, yeni ortaklıklara gitme veya yeni stratejiler oluşturma gibi uygulamalara sevk etmektedir. 24
UYGULAMA FAALİYETİ UYGULAMA FAALİYETİ Arkadaşlarınızla gruplaşarak alanınızla ilgili ihtiyaç belirleyip sipariş pusulası hazırlayınız. İnternet ve kütüphanede araştırma yaparak doküman toplayınız. Araştırdığınız yazılı dokümanları düzenleyerek dosya hazırlayınız. İşlem Basamakları Öneriler.Alanınızla ilgili ihtiyaç duyulan Alanınızla ilgili ihtiyaç duyulan en uygun malzeme tespitini yapınız, malzeme malzemeyi seçiniz ve Araştırmalarınızı cinsi, rengi miktarını belirleyiniz ve internet ortamında ve firmalarla malzeme istek formu hazırlayınız. görüşerek yapınız. Malzeme istek formunu onaylayacak Firmanızı belirlerken ürünün Türk ilgili birimleri belirleyiniz ve seçtiğiniz Standartları Enstitüsü (TSE) kurallarına firmalar hakkında bilgi toplayınız, uygun olup olmadığına dikkat ediniz. özellikleri standartlara en uygun firmayı Firmaların stok durumuna dikkat ederek tercih ediniz. bu durumu sınıfa bir rapor halinde Seçtiğiniz firma ile ilgili CD, resim ve sununuz. dokümanları toplayınız Sunum sırasında güler yüzlü olunuz, Malzemeyi temin edebilecek firmaları gelebilecek sorulara karşı dikkatli ve araştırarak belirleyiniz. Sipariş pusulasını hazırlıklı olunuz. hazırlayınız. Sipariş verme yöntemini belirleyiniz. Dokümanlarınızla görsel bir sunum hazırlayınız ve hazırladığınız çalışmayı sınıfta öğretmeninize ve arkadaşlarınıza sununuz. 25
Uygulamalı Test Aşağıda hazırlanan değerlendirme ölçeğine göre kendinizin ya da grubunuzun yaptığı çalışmayı değerlendiriniz. Evet/Hayır seçeneklerinden uygun kutucuğu işaretleyiniz. Değerlendirme Ölçeği Evet Hayır Alanınızla ilgili ihtiyaç duyulan malzemeyi belirlediniz mi? Malzemenin cinsi, rengi ve miktarını belirlediniz mi? Malzeme istek formu hazırladınız mı? Malzeme istek formunu onaylayacak ilgili birimleri belirlediniz mi? Seçtiğiniz firmalar hakkında bilgi topladınız mı? Özellikleri standartlara en uygun firmayı araştırdınız mı? Seçtiğiniz firma ile ilgili CD, resim ve dokümanları topladınız mı? Malzemeyi temin edebilecek firmaları belirlediniz mi?. Sipariş pusulasını hazırladınız mı? Sipariş verme yöntemini belirlediniz mi? Dokümanlarınızı kullanarak ile görsel araçlar ile bir sunum hazırladınız mı? Hazırladığınız çalışmayı sınıfta öğretmeninize ve arkadaşlarınıza sundunuz mu? Cevaplarınızda hayır seçeneği işaretli ise faaliyete geri dönerek tekrar ediniz. Cevaplarınızın tümü evet ise bir sonraki faaliyete geçebilirsiniz. 26
ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME Ölçme Soruları A- Aşağıdaki soruları dikkatli bir şekilde okuyarak doğru seçeneği işaretleyerek durumunuzu değerlendiriniz. 1. Ekonominin temel kavramları aşağıdakilerden hangisidir? A) Para B) Fiyat C) Ücret D) Hepsi 2. Aşağıdakilerden hangisi bir sipariş mektubunda aşağıdaki bilgiler değildir? A) Malın cinsi, kalitesi, rengi, miktarı, stok numarası, ölçüsü gibi bilgiler yer almalıdır. B) Bedelinin nasıl ödeneceği(peşin, çek ile vadeli, vb.) belirtilmelidir. C) Malın ne zaman ve hangi yolla (PTT, kargo, nakliye ambarı, otobüs vb.) gönderilmesinin istendiği açıklanmalıdır. D) Hepsi. 3) Türk Ticaret Kanununa göre tutulması gereken zorunlu defterler aşağıdakilerden hangisidir? A) Yevmiye defteri B) Defteri kebir C) Envanter ve bilânço defteri D) Hepsi. 4. Aşağıdaki sipariş noktalarını belirlerken firmalarda dikkat edilmesi gereken noktalar aşağıdakilerden hangisi değildir? A) Satış ve kredi şartları B) Sipariş zamanı C) Kapasiteleri D) Dağıtım şekilleri 5. Sipariş bildiri formu iletme Şekilleri aşağıdakilerden hangisidir? A) Yazılı B) E-mail veya faks C) Bilgisayar D) Hepsi 27
6. Aşağıdakilerden hangisi stok kayıtlarına dahil edilebilir? A) Sipariş büyüklükleri B) Ürün tanımı C) Sipariş noktaları D) Hepsi 7. Aşağıdakilerden hangisi stok kontrolünün sağladığı faydalardan değildir? A) Stok politikasının doğru bir şekilde uygulanması sağlanır. B) Üretim faaliyetlerinin ihtiyaç göstereceği malzeme, araç ve gereçlerin duraklama ve beklemelere meydan vermeden zamanında tedariki sağlanır. C) Doğru ve açık bir üretim planlanması ile maliyet muhasebesi düzenlenmesinde kolaylık sağlamaz. D) Ekonomik olmayan aşırı stok yatırımlarına gitmeyi önler. B- Aşağıdaki sorularda boş bırakılan yerlere uygun cevapları yazarak, durumunuzu değerlendiriniz. 1. Yapılması, gönderilmesi, getirilmesi veya bir malın satın alınması için sözlü ya da yazılı yapılan ısmarlama işlemine..denir. 2. Sipariş vermek için...listesi hazırlanmalıdır. 3. Sipariş veya üretim yoluyla elde edilen, kullanılmadan veya müşteriye arz edilmeden önce az veya çok belirli bir süre bekletilen mal miktarına. denilmektedir. 4..,hizmetin tüketiciye maliyeti veya satın alma maliyetidir. C-Aşağıdaki soruları doğru veya yanlış olarak işaretleyiniz. Doğru Yanlış 1) Sipariş dönemi, stok plânlama dönemi olarak tanımlanabilir. Siparişin yapılmasıyla malın elde edilmesi arasında geçen zamanı göstermez. 2) Sipariş miktarı hesaplanırken güvenlik stokları, planlanan siparişler, siparişlerin temin süreleri (ya da üretim süreleri), parti büyüklüğü, parçaların son üründe ortak kullanılması gibi kavramlar dikkate alınmalıdır. 3) Stok kontrolünün temel amacı doğru malzemeleri, doğru yere, doğru zamanda almak tır. 4) İhtiyaç zamanından önce stok yapılmaması tercih edilir, çünkü fazla stok maliyet getirmez. 5) Stokta kapasite için genel, ayrıntılı ve gelecek yükü görebilmek için elverişli planlama yapılmalıdır. Değerlendirme Cevaplarınızı, cevap anahtarıyla karşılaştırınız ve doğru cevap sayınızı belirleyerek kendinizi değerlendiriniz. Yanlış cevapladığınız ya da cevaplarken tereddüt ettiğiniz sorularla ilgili konulara dönerek öğrenme faaliyetlerini tekrarlayınız. Cevaplarınızın hepsi doğru ise bir sonraki öğrenme faaliyetine geçebilirsiniz. 28
ÖĞRENME FAALİYETİ 2 AMAÇ ÖĞRENME FAALİYETİ -2 Bu faaliyet ile verilen bilgiler doğrultusunda lojistik faaliyetleri, kargo hizmetleri, sevkıyat planlama ve iade gelen ürünlerde yapılacak işlemleri öğrenecek ve bu hizmetleri veren firmaları araştırarak, hizmet temin edebileceksiniz. ARAŞTIRMA Bu öğrenme faaliyeti önsesinde yapmanız gereken araştırmalar şunlardır: Çeşitli lojistik firmalarında araştırma yaparak, lojistik birimleri, hizmeti satın alma sürecini öğrenerek rapor halinde sununuz. Çeşitli kargo hizmeti veren firmaların yetkilileri ile görüşerek dağıtım hizmet uygulamalarını arkadaşlarınızla paylaşınız. Lojistik firmalarında araştırma yaparak sevkıyat planlaması, iade yönetiminin çalışmalarını ve iade uygulamalarını arkadaşlarınızla paylaşınız. Yaptığınız araştırma ve sonuçlarını sınıftaki arkadaşlarınızla paylaşınız. 2. SEVKIYAT İŞLEMLERİ Dünya ticaretindeki dönüşüm ve yeni oluşumların etkisi lojistik ve taşıma sektörünün gelişmesine etken olmuştur. Teknolojinin hızla geliştiği ve hizmet anlayışının değiştiği günümüz koşullarında firmalar lojistik hizmeti almaya başlayarak birçok maliyetlerini azaltmış, ana faaliyet alanlarında yoğunlaşarak sektörlerinde daha fazla rekabet etme gücü elde etmişlerdir. Resim.2.1: Tarihte ojistik faaliyeti 29
Lojistik firmaları kapıdan kapıya teslim (door to door) çalışma anlayışı ile alıcılardan satıcılara kadar ulaşmayı hedefleriyle, uluslararası taşıma(kara, hava, deniz, demir, kombine), gümrükleme, depolama, sigorta, yurtiçi nakliye, danışmanlık ve tercüme alanında uzman personel ile hizmet vermektedir. 2.1. Lojistik Bir işletmenin müşterisi için doğru ürünü doğru yer ve zamanda, uygun maliyet ve kalitede bulunduracağını garanti etmesi lojistiğin temel felsefesidir. Ronald H. Ballou lojistik kavramını Müşteri ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla, hammaddelerin, işlenmekte olan parçaların, son ürünlerin ve bunlara ilişkin bilgilerin, kaynaktan tüketileceği noktaya kadar etkin ve ekonomik bir şekilde akışını ve gerektiğinde depolanmasının planlanması, uygulanması ve kontrol edilmesi sürecidir. şeklinde tanımlamıştır. 2.1.1. Lojistik Kavramı Lojistik terimi köken olarak askeri alanda araç gereç ve birliklerin hareket organizasyonunu tanımlamak için kullanılmaktadır. Müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamak üzere her türlü ürün, hizmet ve bilgi akışının, ham maddenin başlangıç noktasından, ürünün üretildiği son noktaya kadar olan tedarik zinciri içindeki hareketinin, etkin ve verimli bir şekilde akış ve depolanmasının sağlanması, kontrol altına alınması ve planlanması sürecidir. Bu bilgiler ışığında yukarıdaki tanımı günümüz koşullarına uyarlayarak kısaca ; Lojistik, mal ve hizmet tedarikine yönelik planlama, organizasyon, nakliye ve yönetim faaliyetlerinin bütünüdür diye tanımlayabiliriz. 2.1.2. Lojistik Faaliyetlerinde Amaçlar Ürün ve hizmetlerin istenilen yere rakiplerden önce ve en ekonomik şekilde ulaştırılması lojistik faaliyetlerin asıl amacıdır. Amaçları sıralayacak olursak; Hızlı yanıt(siparişten teslimata kadar olan süre) En az stok En az maliyet (yüklerin birleştirilmesi, pekiştirme, verimlilik) Kalite (hasarsızlık, performans) İzlenebilirlik (yük, araç, kap takibi) Sürdürebilirlik (yaşam çevrim desteği, yedek parça, ambalaj malzemesi ve hurda geri toplama, çevresel duyarlılık) olarak sıralayabiliriz. 30
2.1.3. Yararları Maliyet yönetiminde etkinlik artar, Planlamada etkinlik ve stratejik yaklaşım sağlanır, Zaman yönetimi önem kazanır, Gelişen zamanın değişen koşullarına göre, uygun çözüm yolları ve alternatifler üretilerek tepki verilir, Teknolojik yatırımlar ve alt yapı süratli gelişim sağlar. 2.1.4. Lojistik Yönetimi Lojistik yönetimi bir anlamda siparişin üretilmesi, siparişin alınması, siparişin yerine getirilmesi ve ürünün, hizmetin veya bilginin dağıtımının koordinasyonunun sağlanmasıdır. Amacı İş süreçleri arasında, bilgi ve malzeme akışının kurum içerisinde tasarımı, kontrolü ve düzenlenmesidir. Bunlar, işçilerden şirkete ve en tabandaki müşteriye kadarki ilişkileri içerir. Görevi Çalışanlardan en üst düzey yönetime kadar, ürün ya da hizmetin belirli yerde, belirli zamanda ve istenilen kalitede üretilmesini garanti altına almaktır. Dar bir anlama çekilecek olursa lojistiğin görevi, taşıma, depolama ve tasniftir. İçeriği Genel anlamda lojistik şu tür tasarımları içerir: Müşterilerle olan dağıtım ilişkisi, Satıcılar ve ambar arasındaki hammadde, temin operasyonları vb. ilişkiyi kurmak ve süreklilik, Taşıma yolları ve yarı ve bitmiş mamullerin depolanmasını da içeren üretim sürecidir. Sağladığı Faydalar Ham maddelerin temini veya bitirilen ürünlerin dünyada herhangi bir yere gönderimi sağlanır. Merkezcil, yerel yönetim ile global işletme ve yönetim stratejisi benimsenir. 31
Anında ve zamanında bilgi paylaşımı ile toplam tedarik zincirinin görülebilirliği sağlanır. Bilginin sadece işletme dâhilinde değil endüstrinin genelinde yönetimi sağlanır. Tedarik zinciri organizasyonunun, yüksek performans sağlayacak takımlar halinde yeniden organizasyonu sağlanır.tedarik zinciri bilişim sistemi oluşturulması ile maliyet ve ölçüm standartlarına ulaşılır. Başlangıç noktası tüketici, uç noktası ise ham madde tedarikçileri olan pek çok işletme yerine, bunların tamamını ifade eden tek bir firma görünümündeki lojistik; şirketlerin iç çalışmalarını en uygun ve basit bir şekle getirirken, aynı zamanda tüm tedarik zincirinin çalışmasını incelemekte ve çalışmaları iyileştirmek suretiyle de şirketlerin tüketiciye karşı yapmaları gerekenleri en uygun duruma getirme olanaklarını da sağlamaktadır. 2.1.5. Lojistik Faaliyet Alanları Lojistik doğasında; Tahminleme, Planlama, Örgütleme, Organizasyon, Koordinasyon ve Kontrol unsurlarını taşımaktadır. Resim 2.2: Lojistik faaliyetleri 32
Lojistik, bir ürün veya hizmetin üretimi ve dağıtılması ile ilgili olarak tüm maddi temelli işlevleri sevk ve idare eder. Lojistikte amaç firmanın varlığını sürdürebilmesi açısından organizasyonu kalite, fiyat, zaman ve hizmet gibi hayati pazar değişkenliklerine karşı dayanıklı hale getirmektir. Lojistikte başarılı olabilmek için faaliyet alanlarının en iyi düzeyde organize edilerek uygulanması gerekir. Lojistik faaliyet alanlarını sıralayacak olursak; Uluslararası ve dahili taşımacılık İhracat-ithalat işlemleri ve gümrükleme Taşıma türünün belirlenmesi ( kara / deniz / hava / demiryolu/ nehir yolu/ boru hattı/ Kombine taşımacılık) Taşıma yönetimi ve taşıyıcı seçimi Taşıma sözleşmesi ve kapsamının belirlenmesi Taşıma belgelerinin hazırlanması Uluslararası yasal mevzuat ve uygulamalar hakkında danışmanlık hizmeti Sigortalama Depolama ve antrepo hizmetleri İstifleme Ambalajlama, barkod ve etiketleme Operasyon ve sevk yönetimi Lojistik maliyet planlaması Dağıtım Tersine lojistik faaliyetleri (iade ürünler, tamir vb.) Fabrika içi destek, montaj hattı vb. süreçler Stok yönetimi Pazarlama Müşteri ilişkileri yönetimi Raporlama Talep Yönetimi Lojistik performans değerlendirme Banka işlemleri ve mal bedeli tahsilat vb. 33
Vergi mevzuat ve işlemleri Bilişim teknolojilerini kullanarak tüm üniteler arasında koordinasyon ve iletişimin sağlanmasıdır. 2.1.6. Lojistik Hizmeti Satın Alma Süreci Lojistik hizmet satın alma süreci öncesi dönem, gerçekleştirilme dönemi, sonrası dönem olarak üç grupta toplayabiliriz. Bu süreçte; Lojistik Hizmet Satın alma Öncesi Dönem Lojistik ihtiyacının ortaya çıkması Araştırma ve bilgi toplama o İhtiyacın belirlenmesi o Çözüm araştırması o Alternatif lojistik hizmeti veren şirketlerin araştırılması Lojistik hizmeti veren şirketlerin değerlendirilmesi o Lojistik şirketlerine ait bilgilerin (reklâm, broşür, web sitesi vb.) gözden geçirilmesi o Lojistik hizmeti alan tanıdık şirket ve kişilere danışılması o Şirket içi değerlendirme toplantısı yapılması o Lojistik hizmeti veren şirketle bağlantıya geçilmesi Lojistik Hizmet Gerçekleştirilme Dönemi Belirlenen lojistik şirketinden hizmet talebi Lojistik hizmetin alınması Lojistik Hizmet Satın alma Sonrası Dönem Lojistik hizmet performansının değerlendirilmesi Geleceğe ilişkin niyet (uzun dönemli tekrarlı çalışma veya yeni şirket belirleme ) belirtme ile sonlandırılır. 2.1.7. Lojistik Birimleri Lojistik, çok çeşitli alanlardan oluşan faaliyetler bütünü olması nedeniyle ilgili bölümlerin ortaklaşa işbirliği yaptığı görülmektedir. Bu işbirliği sonucunda çeşitli birimler oluşmaktadır. Bu birimler; Planlama ve Pazarlama Stratejisi Tasarım ve pazarlamanın lojistik faaliyetlerine en büyük etkisi malzeme gereksinimi ve dağıtım ihtiyaçları, kısaca "akış yönetimi" üzerine olmaktadır. 34
Pazar Stratejisi ve Ürün Tasarımı: İşletme için pazar stratejisinin belirlenmesi hayati önem taşımaktadır. "Hangi pazarlara ne zaman ve nasıl girilecek?", "Ürün ve/veya hizmetle stratejilerle pazara sunulacak?" vb. soruların dikkatle ele alınması gerekmektedir. Üretim Planlama Üretim planlaması kapasite yönetimi, yerleşim düzeni, imalat programı, kaynak planlama, süreç içerisindeki işin denetim ve desteklenmesi gibi konularla yakından ilgilenmektedir. Malzeme Yönetimi Malzeme yönetimi, yüzlerce alt parçadan oluşan ürünlerin üretilmesinde ve işletme içerisinde kullanılan diğer malzeme, araç gerecin envanter durumunun görülmesinde ve ona göre satın alma, tedarik sistemlerinin sağlıklı bir şekilde çalıştırılmasında hayati rol oynamaktadır. Envanter Yönetimi Envanter yönetimi, imalat işletmelerinde malzeme yönetiminin bir parçası olarak görülür. Envanterin denetlenmesi, asgari kullanılabilir stok seviyelerinin sürdürülmesi, stoklama maliyetinin düşürülmesi, kayıp ve zarar yönetimidir. Depolama ve Malzeme Elleçlenmesi Malzemelerin elleçlenmesi ve depolanması, ambalaj ve paketlenmesi sırasında güvenlik, koruma, maliyet faktörleri ön plandadır. Gerek tedarik sistemlerinden işletmeye, gerekse işletme içi ve dağıtım sistemlerinde, sürekli bir "malzeme hareketi" bulunmaktadır. Resim 2.4: Depo Resim 2.5: Depolama çalışmaları Dağıtım Dağıtım faaliyetleri, depolama, giriş ve çıkış lojistiği gibi unsurlarla temel etkileşim halindedir, işletme ve müşteri arasındaki zincirin kurulması ve tam zamanında faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde büyük önem taşımaktadır. Tamamlanmış ürünlerin alıcılara ulaştırılmasında aracılar, toptancılar, bayiler, perakendeciler gibi tüm kanal üyelerinin dağıtım faaliyetlerinde sorumlulukları ve görevleri vardır. 35
Dağıtım yönetiminin temel amacı, müşteriden alınan ham madde, yarı mamul, hazır parça ve tamamlanmış ürün ve eşyaların ülke içinde veya ihraç edilen pazarlarda istenilen adrese zamanında ekonomik, hızlı ve güvenle sevk edilmesidir. İki başlık altında toplanabilir. İthal edilen ürünlerin yurt içinde dağıtımı İhraç edilen ürünlerin ihraç ülkesindeki dağıtımıdır. Yurt dışından ülkeye girişi gerçekleştirilen ürünlerin, o ülke sınırları içerisinde karşılaşacağı her türlü lojistik hareketten (gümrükleme, depolama, elleçleme vs.) sorumlu olan firmalar, müşterilerinin ve nihai kullanıcıların talebine bağlı olarak ürünlerin dağıtımını da gerçekleştirebilirler. Ayrıca firmalar yurt dışına ihraç edilen ürünlerin, ihraç ülkesindeki dağıtımlarını da gerçekleştirebilir. Her iki faaliyette de firmalar dağıtımı ya kendileri ya da görevlendirdikleri acenteler aracılığıyla yapar. Ürünlerin müşterilere ve nihai tüketicilere ulaştırılması anlamına gelen dağıtım lojistiği, müşterilere (son kullanıcılara); doğru eşyaların, doğru miktarda, doğru zamanda, doğru yerde, istenilen kalite ve uygun maliyetle teslimini amaçlamaktadır. Dağıtım işlevinin temelini oluşturan eşyaların teslimatı çeşitli şekillerde olmaktadır. Dağıtım; Üretim sürecinin hemen ardından, Üretim yeri veya tüketim noktası yakınındaki dağıtım merkezinden. Lojistik hizmet sağlayıcılar tarafından işletilen dağıtım depolarından gerçekleştirilmektedir. Resim 2.6: Lojistik dağıtım taşımacılığı Depo ve antrepolar: Dağıtım merkezleri, depo, antrepo ve gümrüklü sahaların yani stok alanlarının konumu, kapasitesi, işletilmesi ve operasyonlara uygunluğu lojistik faaliyetlerinde giderek daha fazla önem kazanmaktadır. 36
Taşımacılık: Taşıma türünün tespiti, sevk ve operasyon yönetimi, zaman planlaması ve program hazırlama gibi konular lojistik aktivitelerinin öncelikli konularıdır. Sigorta Resim 2.7: Lojistikte dağıtım Taşınması ya da depolanması planlanan eşya ile birlikte, taşıma aracı ve sürücü gibi unsurların sigorta ile koruma altına alınması gerekmektedir. Satın Alma Resim 2.8: Sigorta İşletmenin ihtiyaç duyduğu ham madde, hazır parça ve yarı mamullerin uygun tedarikçiler arasında kaynak araştırması ve seçimi, pazarlık, tedarik ortaklığı programının yürürlüğe sokulması Satın alma faaliyetleri içinde yer almaktadır. Müşteri Hizmetleri Talep öngörüsü, hizmet seviyeleri, sipariş yönetimi, parça/servis desteği,satış sonrası hizmetlerdir. 37