ERASMUS+ Yetişkin Eğitimi Stratejik Ortaklıklar Başlangıç Toplantısı Ankara, 2014
KA2 STRATEJİK ORTAKLIKLAR BÜTÇE / FİNANSMAN
Referanslar: Proje Hibe Sözleşmesi Proje Hibe Sözleşmesi Ek-III Mali ve Akdi Şartlar Erasmus+ Program Rehberi 2014 Program Kuralları Merkezce Sağlanan Dokümanlar AB mevzuatları Ulusal Mevzuatlar Maliye Bakanlığı ilgili Mevzuatları
Hibe Kalemleri - Proje Yönetimi - Seyahat Masrafları - Fikri Çıktılar - Çarpan Etkili Faaliyetler - Öğrenme/Öğretme/Eğitim Faaliyetleri - İstisnai masraflar - Özel ihtiyaç desteği
Proje Yönetimi (Project Management and Implementation) Götürü harcamadır, belgelendirilmesi istenmez. Koordinatör kuruluşun faaliyetlerine destek: Aylık 500 Diğer katılımcı kurum/kuruluşların (Ortaklar) faaliyetlerine destek: Ortak başına aylık 250 10 ve üzeri ortaklığa sahip projelerde azami miktar: Projenin bütünü için aylık 2750 yu geçemez.
Ulusötesi Proje Toplantıları- I (Transnational Project Meetings) Bu toplantı seyahatleri otomatik hesaplanmaktadır. Başlangıç noktası gönderen kuruluşun bulunduğu yer; varış noktası evsahibi kuruluşun bulunduğu yerdir. Farklı bir çıkış veya varış noktası bildirilmiş ise Koordinatör farklılığın sebebini hareketlilik aracını kullanarak gerekçelendirmelidir. Toplantının yeri yararlanıcının yerleşik olduğu yer çevresinde olmalı, ya da çok iyi gerekçelendirilmiş ve Merkezce onaylanmış olmalıdır. Katılımcıların yararlanıcı kuruluşlarla resmi bir bağlantısı olmalıdır (çalışan personel, kuruluşun öğrenicileri/öğrencileri, projede ücretli ya da gönüllü olarak çalışan kişiler). Toplantı yararlanıcının ülkesinde yapılıyorsa, en az 2 farklı Program ülkesinin yararlanıcı kuruluşlarından gelen katılımcıları içermesi ve çıkış-varış mesafesi en az 100 km.
Ulusötesi Proje Toplantıları- II (Transnational Project Meetings) Seyahat + Harcırah: 100 ile 1.999 KM arası seyahat mesafeleri için: Katılımcı başına 575 2.000 KM'den fazla seyahat mesafeleri için: Katılımcı başına 760 Proje başına yıllık 23.000 aşılamaz. Toplantı talepleri iyi gerekçelendirilmelidir.
Fikri Çıktılar (Intellectual Outputs)- I Çalışma Kategorileri ve Rayiçler: Program Ülkeleri Yönetici Öğretmen/ Eğitimci/ Araştırmacı/ Teknisyen İdari personel Türkiye 88 74 55 39
Fikri Çıktılar (Intellectual Outputs)- II Hareketlilik aracı kullanılarak ücret hesaplamaları yapılır. Her ülkeye ait birim maliyetler üzerinden otomatik hesaplanır. Yararlanıcı, projede ücretli ya da gönüllü olarak çalışan personelle olan resmi bağını belgeleyebilmelidir. Projede personel olarak çalışacak olanlar, ücretli ya da gönüllü olarak eğitim, öğretim, yaygın öğrenme ile ilgileniyor olmalılar (profesör, öğretmen, eğitimci, okul yöneticileri, idari personel gibi). Personel, fikri çıktıların oluşması için doğrudan çalışan kişilerdir ve hangi kategoride kaç gün çalıştığını göstere mesai cetveli (time sheet) esas alınır. Yönetici ve idari personel kategorilerinde çalışılması için proje başvurusunda öngörülmüş ve onaylanmış olmalıdır. Sonradan dahil edilemez.
Çarpan Etkili Faaliyetler- I Yerel katılımcı başına 100 (etkinliğin yapıldığı ülkeden gelen katılımcılar) Uluslararası katılımcı başına 200 (diğer ülkelerden gelen katılımcılar) Projenin bütünü için en fazla 30.000
Çarpan Etkili Faaliyetler- II Faaliyet başvuruda öngörülmüş, onaylanmış olmalıdır. Faaliyet sadece yararlanıcının yerleşik olduğu ülkede gerçekleştirilebilir, Faaliyetin katılımcıları proje yararlanıcılarının (ortaklar) haricindeki kurum/kuruluşlardan gelen katılımcılar uygundur. Fikri çıktılar üretilemez, oluşturulamazsa çarpan etkili faaliyetler de kadük kalır ve uygun harcama sayılmaz. Ürünlerin bir kısmı gerçekleştirilmiş ise çarpan etkili faaliyetlerin ne kadarının uygun harcama olacağına Merkez karar verir.
Öğrenme/Öğretme/Eğitim Faaliyetleri- I Seyahat 100 ile 1.999 KM arası seyahat mesafeleri için: Katılımcı başına 275 2.000 KM'den fazla seyahat mesafeleri için: Katılımcı başına 360
Öğrenme/Öğretme/Eğitim Faaliyetleri- II Bireysel Destek Kısa dönemli ortak personel eğitimi etkinlikleri faaliyetin 14. gününe kadar: katılımcı başına günlük 100 faaliyetin 15. gününden 60. gününe kadar: katılımcı başına günlük 70 Öğreniciler için kısa dönemli faaliyetler (karma hareketlilik,) faaliyetin 14. gününe kadar: katılımcı başına günlük 55 faaliyetin 15. gününden 60. gününe kadar: katılımcı başına günlük 40
Öğrenme/Öğretme/Eğitim Faaliyetleri- III Bireysel Destek Uzun dönemli öğretme ya da eğitim görevlendirmeleri faaliyetin 14. gününe kadar: katılımcı başına günlük: Tablo B1.5 faaliyetin 15. gününden 60. gününe kadar: katılımcı başına günlük: Tablo B1.6 faaliyetin 61. gününden 12 aya kadar: katılımcı başına günlük: B1.7
Seyahat Refakatçiler dahil olmak üzere, katılımcıların yerleşik oldukları yerden yurtdışı faaliyet yerine gitmek ve dönmek için kullanılacak birim maliyet üzerinden hesaplanan tutarlar: Seyahat mesafesi için Avrupa Komisyonu Hesaplama Aracı Mesafe (km) Kişi Başı Ödeme Miktarı (Avro) 100-499 180 500-1999 275 2000-2999 360 3000-3999 530 4000-7999 820 8000 ve üstü 1100
Öğrenme/Öğretme/Eğitim Faaliyetleri- V Ulusötesi öğrenme, öğretim ve eğitim faaliyetleri: Kısa dönem fiziksel hareketlilik (5 gün ila 2 ay) Uzun dönemli öğretme veya eğitim görevlendirmeleri (2 ila 12 ay) Kısa dönemli ortak personel eğitimi etkinlikleri (5 gün ila 2 ay). Bu faaliyetler yararlanıcıların bulunduğu ülkelerde gerçekleşir, Ortak ülkelerden ve Ortak ülkelere öğrenici faaliyetleri ile uzun dönem personel faaliyetleri yapılamaz. Ulusötesi öğrenme, öğretim ve eğitim faaliyetleri yararlanıcının ülkesinde yapılıyorsa, en az 2 farklı Program ülkesinin yararlanıcı kuruluşlarından gelen katılımcıları içermeli ve Mesafe hesaplayıcısına göre çıkış ve varış noktası arasındaki mesafe en az 100 km. olmalıdır.
Öğrenme/Öğretme/Eğitim Faaliyetleri- VI Katılımcılar katıldıkları faaliyetleri çevrimiçi bir anket aracılığı ile rapor eder. Yararlanıcı olabilmek için; yararlanıcı kurum/kuruluşla doğrudan bir bağlantısı olması ve resmi olarak kanıtlanması gerekir; Yetişkin öğreniciler ve karma hareketliliğe katılan gençler, ya da Bir katılımcı kurum/kuruluşta çalışan öğretim görevlileri, öğretmenler, eğiticiler ile eğitim personeli ve idari personel olmalıdır.
İstisnai Masraflar (Exceptional Costs)- I Bu kalem yararlanıcı tarafından sağlanamayan/temin edilemeyen (hukuk, muhasebe, vergi, insan kaynakları, bilgi teknolojileri vb) hizmetlerle sınırlıdır. Gerçekleşen uygun masrafların %75 i ya da 50.000 tutarındaki giderlerden düşük olanı esas alınır. Geri ödeme söz konusu olduğunda mali teminat gideri düşülür. 2000 TL yi aşan hizmet alımlarında Hizmet Alımı Sözleşmesi yapılmalıdır (Bkz. KDV mevzuatı). Fatura /belge sunulması zorunludur.
İstisnai Masraflar (Exceptional Costs)- II Üç kalemde özetlenebilir: Mal ve hizmetlerin taşere edilmesi, Amortisman maliyetleri (ekipman vb. alımlarında ortaya çıkan amortisman maliyetini karşılamada) Mali teminat sağlamada oluşan masrafları karşılamada.
İstisnai Masraflar (Exceptional Costs)- III Amortisman masrafları: 1 yıldan uzun ömürlü duran varlıkların aşınma, yıpranma, eskime payıdır. Kullanım süresi varlığın ömrüne bölünerek hesaplanır, KDV hariç tutulur (malın cinsine göre süre değişir- Bkz. Maliye Listesi). NOT: TR mevzuatına göre 2014 yılı için 800 TL yi aşan miktarlar için uygulanır. Mali teminat giderlerini karşılamak için, istisnai giderlere bütçe konmamış olsa dahi, özel ihtiyaç desteği kalemi dışındaki kalemlerden aktarım yapılabilir ve bu aktarımda % 20 kuralı aşılabilir.
İstisnai Masraflar (Exceptional Costs)- IV Yararlanıcının rutin faaliyetler için kullandığı ekipmanlar/araçlar (bilgisayar, yazıcı, projeksiyon, fotokopi makinası, telefon; derslerde kullanılacak araçlar vb) taşeronluk adı altında temin edilemez. Ekipman satın alınması ya da kiralanması (yeni ya da ikinci el) durumunda, yalnızca proje için kullanılacak zaman dilimine karşılık gelen miktar talep edilebilir. Amortisman tutarları düşülerek hesaplanır.
Özel İhtiyaç Desteği (Special Needs Support) Engelli kişilerin projeye katılımına imkan sağlamak için zaruri olan ve birim maliyet olarak desteklenen masraflara ilave olan masraflar (% 100 ödenir). Projenin tüm faaliyetlerinde özel ihtiyaç sahipleri (engelliler vb.) yer alabilir. Proje başvurusunda öngörülmüş/onaylanmış olma zorunluluğu yoktur; sonradan dahil edilebilir (bütçeniz uygunsa). Herhangi bir bütçe kaleminden özel ihtiyaç desteği için bütçe aktarılabilir (% 20 aktarım sınırlaması yoktur). Gerçekleşen üzerinden ödenir Destekleyici belge istenir (fatura vb.)
Bütçe kullanımına ilişkin bazı kurallar: Birim maliyet kalemlerinin kullanımı ve belge karşılığı harcamalar proje süresi içinde gerçekleşmiş olmalıdır. Birim maliyetler ve harcamalar projenin uygulanması için gerekli olmalıdır. Birim sayıları tanımlanabilir ve doğrulanabilir, kayıt ve belgelerle desteklenmiş olmalıdır. Projede mal, iş veya hizmet satın alınacaksa, yararlanıcılar ihaleyi ödenen para karşılığında en iyi değeri sunan teklife veya, en düşük fiyatlı teklife verir. Çıkar çatışmalarından kaçınılmalıdır.
Kalemler arası bütçe aktarımları: Proje yönetim-uygulama kalemi ile istisnai giderler kalemi dışındaki bütçe kalemlerine, giden bütçe kaleminin % 20 sini aşmayacak şekilde bütçe aktarımı yapılabilir. Özel ihtiyaç desteği için % 20 sınırlaması yoktur.
Banka Hesabı: Vadesiz Avro hesabı kurum adına açılır (Strateji Geliştirme Dairesi vb.) Havale giderleri alınmaması için bankayla pazarlık yap. Merkezin işlem yaptığı banka tarafından alınan havale masrafları Merkeze tarafından; Yararlanıcının işlem yaptığı banka tarafından alınan havale masrafları Yararlanıcı tarafından, Taraflardan birinin sebep olduğu mükerrer havale masrafları ise sebep olan tarafça karşılanır.
Ödemeler (Payments): 2 yıl süreli projeler için ilk dilim % 80 olabilir. 3 yıl süreli projeler için ise Ara Rapora bağlı olarak ilk ödeme % 40, ara ödeme % 40 ve final ödeme % 20 şeklinde olur. Kamu /kurum kuruluşları dışındaki yararlanıcı kuruluşların mali kapasite analizi olumsuz çıkması halinde alternatif ödemeler /taksitlendirmeler uygulanabilir.
Katılımcı Ödemeleri: Katılımcılara ücretlerin aktarılması: Seyahat ve bireysel destek katkıları; ya katılımcının hesabın aktarılır, ya kurum içi mevzuat çerçevesinde ayni katkı ya da avans olarak katılımcıya verilebilir. Fakat seyahat ve harcırah desteğinin gerekli kalite ve güvenlik standartlarına uygun olmasından yararlanıcı kurum/kuruluş sorumludur. Aktarımların/ödemelerin banka üzerinden yapılması emniyetli olur.
Döviz Kuru: Avro'ya çevirirken, hibe sözleşmesinin (Bkz. madde I.4.7) Merkezimizce imzalandığı tarihteki geçerli olan Avrupa Merkez Bankası tarafından belirlenen günlük kur ortalaması esas alınır: http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.ht ml
KDV (VAT): İhtiyaç duyuluyorsa KDV muafiyet belgesi alınmalıdır. Muaf olmayan ülkelerdeki ortaklardan destekleyici belge istenebilir. KDV muafiyet prosedürü internet sitemizde mevcut.
Açık Lisan/ Fikri Mülkiyet/ Telif Hakları: İlgili «hak» bir kaynağın kullanılabilmesi amacıyla çalışmanın sahiplerince genelin kullanımı için verilen izindir; devri değildir. Proje ile elde edilen eğitim kaynakları/ürünler serbestçe erişilebilir hale getirilmeli; internet üzerinden açık lisanslarla ücretsiz olarak paylaşılır olmalıdır. Proje sonuçlarının mülkiyeti (sınai /fikri mülkiyet hakları) yararlanıcılara aittir. Önceden mevcutlu sınai/fikri mülkiyet haklarının projede kullanılması gerekiyorsa, yararlanıcı bu mülkiyet haklarını içeren ürünleri gösterir Listeyi proje uygulaması başlamadan önce Merkeze bildirir. Yararlanıcılar projeden elde edilen çıktılarını/ürünleri ticarileştirebilir -ki bu teşvik de edilmektedir.
«Yaptırımlar»: Proje uygulanmamışsa, yetersiz, kısmi ya da geç uygulanmışsa Merkez toplam hibe miktarında kesinti yapabilir. Merkez aşağıdaki verilere dayanarak kararını verir: Nihai rapor, ürünler/çıktılar ve varsa ulusötesi öğrenme, öğretim ve eğitim faaliyeti katılımcı raporları. Merkezce gerçekleştirilen izleme ziyaretler, yerinde denetimler ve ayrıntılı kontroller gibi bilgi /delil kaynakları. Raporlama sonucunda 100 tam puan üzerinden 50 puanın altında alınması halinde kesinti oranları: 41-50 puan arası: % 25 26-40 puan arsı: % 50 0-25 puan arası: % 75
Belgelerin Saklanması: Belge/dokümanlar nihai ödemenin yapıldığı tarihten itibaren 5 yıl süre ile saklanmalı ve denetimlere açık tutulmalıdır. Hibe tutarı 60.000 dan aza olan projelerde denetimler için açık tutma süresi 3 yıldır.
RAPORLAMALAR
Ara Rapor- 2 Yıllık Projeler 30 Haziran 2015 tarihine kadar koordinatör, Hareketlilik Aracı'nda, Sözleşmede belirtilen Proje başlangıç tarihinden 15 Haziran 2015 tarihine kadar raporlama dönemini kapsayan bir ara rapor hazırlar.
Ara Rapor- 3 Yıllık Projeler 30 Haziran 2015 tarihine kadar koordinatör, Hareketlilik Aracı'nda, Sözleşmede belirtilen Proje başlangıç tarihinden 15 Haziran 2015 tarihine kadar raporlama dönemini kapsayan bir ara rapor hazırlar. 30 Nisan 2016 tarihine kadar koordinatör, Hareketlilik Aracı'nda, Proje'nin uygulanması hakkında 15 Haziran 2015 ten itibaren 15 Nisan 2016 tarihine kadar raporlama dönemini kapsayan ikinci bir ara rapor hazırlar. Sunulan ara raporlarda bir önceki ödemenin en az % 70 inin kullanılmış/harcanmış olması gerekir. Ara raporların kabulü/uygunluğuna göre bir sonraki dilim serbest bırakılır.
Nihai Rapor- I Projenin bitiş tarihinden itibaren 60 gün içerisinde sunulmalıdır. Koordinatör, projenin uygulanmasıyla ilgili olarak Hareketlilik Aracında nihai raporu doldurur. Koordinatör bakiye ödemesi talebinde sunulan bilgilerin eksiksiz, güvenilir ve doğru olduğunu belgelendirir. Merkez, yararlanıcıdan nihai rapora ek olarak yapılan faaliyetlere ilişkin belgelerin asıllarını isteyebilir. Nihai rapor, koordinatörün hibenin bakiye kısmına ilişkin ödeme talebi kabul edilir. Ara ve Nihai Raporlar İngilizce sunulur.
Nihai Rapor -II Merkez nihai raporu, sunulan belge, bilgi ve dokümanlarla birlikte aşağıdaki kalite kriterlerini de dikkate alarak değerlendirir: Projenin, onaylanan hibe sözleşmesinin içeriğine uygun olarak gerçekleştirilme derecesi Gerçekleştirilen faaliyetlerin kalitesi Üretilen ürün ve çıktıların kalitesi Öğrenme çıktıları ve katılımcılar üzerindeki etkisi Katılımcı kurum/kuruluşlar üzerindeki etkisi Öğrenme, öğretme ve eğitim faaliyetleri için: Hareketliliği destekleyen pratik düzenlemelerin hazırlık, takip ve hareketlilik faaliyeti süresince katılımcılara verilen destek bağlamında kalitesi; katılımcıların öğrenme çıktılarının tanınması/onaylanması için yapılan düzenlemelerin kalitesi Gerçekleştirilen yaygınlaştırma faaliyetlerinin kalitesi ve kapsamı Projenin yararlanıcılar dışındaki birey ve kurum/kuruluşlar üzerindeki daha geniş potansiyel etkisi,
Kontrol ve Denetimler Merkez ve AB Komisyonu tarafından uygulanan İzleme, Denetim ve Kontroller: Yerinde İzleme Faaliyeti Yerinde Kontrol Faaliyeti Nihai Rapor Standart Kontrolü Nihai Rapor Ayrıntılı Kontrolü