ULAK ÖZEL KALEM İLETİŞİM YÖNETİMİ YAZILIMI TANITIM ve YARDIM DOKÜMANI 1-Tanım: Özel Kalem Birimleri hizmetinde kullanılmak üzere geliştirilmiş olan Bilgi Akış Otomasyon Programı, Özel Kalem Müdürlüğü, Halkla İlişkiler, Evrak, Sekreterlik ve Amirleri bünyesinde tek veri tabanı üzerinden ortak paylaşımlı yerel ağ üzerinden çalışabilecek yetkilendirme usulünce bağımsız kullanıcılar tarafından veri girişi yapılabilecek bir yazılım olarak tasarlanmıştır. 2-Amaç: Özel Kalem iletişim yönetimi yazılımı birimlerin hizmetlerini kolaylaştıracak ve verilerin kaydını bilgisayar ortamında arşivleme niteliği kazandıracak, yetkili kişiler tarafından bu bilgilere en hızlı şekilde ulaşılmasını sağlayarak zamandan tasarruf sağlamaktır. 3-Programın Teknik Nitelikleri: Özel Kalem iletişim yönetimi yazılımı Birimlerin hizmet işleyiş esasına uygun olarak bağımsız olarak geliştirilecek bir paket program niteliğinden uzak olarak esnek bir yapıya sahiptir. Bu bağlamda birimlerin Özel Kalemlerin Çalışma Yönergesine uygun ve titizlikle karşılıklı görüş ve talepler alınarak tasarlanmış olup ve ileride ihtiyaç görülebilecek istekler doğrultusunda programda değişiklikler yapılabilmek mümkündür. 4- Açıklama: Özel kalem müdürleri, sekreterler sevk- idare merkezinin can alıcı noktasıdır. Bu konumdaki birey, yöneticinin sağ kolu olmalı, yöneticiyi aratmamalıdır. Ancak karmaşa, zorluklar ve yoğunluk arasında motivasyon düşebilir. Bu durumda önemli olan girişimci ruhu harekete geçirebilmektir. Birey işini yönetmeye imkân sağlayacak koşulları hazırlama becerisine sahip olmalıdır. Özel kalem iletişim yönetimi sistemi yönetici ile iletişim kurmayı ve günlük görevleri, programları, randevuları, görüşmeleri, davetleri tek bir ekranda aktif olarak takip edebilmeyi sağlamak üzere tasarlanmıştır. Özel Kalem İletişim Yönetimi Sistemi: Özel kalem, dikkatini canlı tutmak için aktif ve kuruma hakim olmak zorundadır. "Yaptığını yaz, yazdığını yap": Küçük ayrıntılar unutulduğunda ya da yanlış anlaşıldığında büyük sorunlara yol açabilmektedir. Program içerisinde her ayrıntının belirli bir yeri bulunmaktadır. Aranılan her şey anında bulunabilmektedir. Sisteme şifre ve kullanıcının kendi ismine ait olan hesabı ile girilmektedir. Bu da gizli belge ya da görüşmelerin ortada olmasını engellemektedir. Büroda neyin ne zaman nasıl yapılacağını pratik olarak görebilmeyi, telefon kayıtlarını önem sırasına göre ayrıntılı kaydedebilmeyi, randevu taleplerini ustaca takip edebilmeyi ve hızlıca karar alabilmeyi sağlar. Önem sırasına göre randevu verebilmeyi, müdürü gereksiz kişi ve telefonlardan korumayı kolaylaştırır. İşlerin önem ve öncelik sırasını takip edebilmesini, zaman ve enerji tasarrufu sağlayarak, psikolojik rahatlık ve güç elde etmeyi, motivasyonu arttırmayı sağlar. Böylece birey, ziyaretçilerle muhatap olma ve olumlu izlenim için daha çok vakit ayırabilir. Müdür ve diğer çalışma arkadaşları arasında anahtar- kilit görevini kolaylaştırır.
Etkili bir haberleşme için tüm olanaklara sahiptir. Önemli görülen bir randevuyu ayarlamak, tebrik mesajlarını zamanında göndermek, rapor hazırlamak, günlük rutinleri hatırlatılmaya gerek duymadan yapmak için tek bir ekran yeterli olacaktır. Kısaca bireyin her şeyi bilmesi ve hatırlaması için gerekli olan çabayı minimuma indirir ve verimini arttırır. Toplantı, randevu, günlük rutin gibi işlemlerin kayıtlarının arşivlenmesi, hiç bir ayrıntının kaybolmaması için de oldukça işlevseldir. Kaybolan küçük not kâğıtları ve vakit alan ajanda yerine her şeyi önünde bulabileceği muhteşem bir program tüm işleri kolaylaştıracaktır. Görevlerin tamamlandığından emin olmadan başka işe geçilmemesi, adım adım takip edilmesi, dikkatsizliklerin ve aksaklıkların önlenebilmesi için pratik kullanıma sahiptir. Program sıfır hata prensibine yönelik olarak oluşturulmuştur. Özel kalem iletişim yönetimi sistemi, bireyin zaman ve enerjiden tasarruf etmesini sağlar. Gün içindeki tüm aktiviteleri planlı olarak takip edebilme imkanı verir. Süratli ve aktif çalışma şartlarının oluşabilmesi için bireyin büro içi ve dışındaki ilişkileri koordine edebilmesi, hızlı dosyalama, kaydetme ve tek tuşla günlük- haftalık rapor alabilme imkanı bulunmaktadır. İsteğe bağlı olarak Özel Kalem Müdürlüğü Birimleri hizmetinde veya tüm kurum çalışanları genelinde kullanılmak üzere geliştirilmiş İletişim Yönetim Sistemidir. Bu sistem 4 paketten oluşmaktadır SİSTEM PAKETLERİ VE MODÜLLERİ; Temel Paket(1-5Kullanıcı) - Telefon Kayıtları Modülü - Rehber Kayıtları Modülü - Randevu Kayıtları Modülü - Davetiye Kayıtları Modülü - Program Kayıtları Modülü Temel + Web Paket(1-10 Kullanıcı) - Telefon Kayıtları Modülü - Rehber Kayıtları Modülü - Randevu Kayıtları Modülü - Davetiye Kayıtları Modülü - Program Kayıtları Modülü - Program Kayıtları Modülü + Web İzleme Ara yüzü - Otomatik Rapor Sistemi (Mail ile Rapor) - SMS gönderme (Randevuları SMS ile hatırlatma) Pro Paket(1-10 Kullanıcı) - Telefon Kayıtları Modülü - Rehber Kayıtları Modülü - Randevu Kayıtları Modülü - Davetiye Kayıtları Modülü - Program Kayıtları Modülü - Program Kayıtları Modülü + Web İzleme Ara yüzü
- İletişim Etiketleri (Yalnızca Birim İçi) - Görev Yönetimi (Yalnızca Birim İçi) - Hatırlatıcı Modülü - Otomatik Rapor Sistemi (Mail ile Rapor) - SMS gönderme (Randevuları SMS ile hatırlatma) Pro Plus Paket (1-20 Kullanıcı) - Telefon Kayıtları - Rehber Kayıtları Modülü - Randevu Kayıtları Modülü - Davetiye Kayıtlar Modülü - Program Kayıtları Modülü - Program Kayıtları Modülü + Web İzleme Arayüzü - İletişim Etiketleri (Tüm Kurum) - Görev Yönetimi (Tüm Kurum) - Hatırlatıcı Modülü - Bildirim Sistemi Modülü - Evrak Kayıt Modülü - Şablonlu Kolay Belge Oluşturma Modülü - Otomatik Rapor Sistemi (Mail ile Rapor) - SMS gönderme (Randevuları SMS ile hatırlatma) BAZI REFERANSLARIMIZ Özel Kalem Müdürlüğü Bilgi Akış Otomasyon Programı: Özel Kalem iletişim yönetimi yazılımında yer alan nitelikler ana başlıklar halinde sıralanmıştır. Modüler bir yapıya sahiptir. Talep edilen modüllere göre yazılım paketlenip kurulum ona göre yapılmaktadır. Özel Kalem Müdürlüğü Bilgi Akış Otomasyon Programı: Özel Kalem iletişim yönetimi yazılımında yer alan nitelikler ana başlıklar halinde sıralanmıştır. Modüler bir yapıya sahiptir. Talep edilen modüllere göre yazılım paketlenip kurulum ona göre yapılmaktadır.
1- Telefon Kayıtları Modülü - Özel Kalem Bürosu İçi 2- Rehber Modülü - Özel Kalem Bürosu İçi 3 - Randevular Modülü - Özel Kalem Bürosu İçi 4- Program kayıtları - Özel Kalem Bürosu İçi + izinli tüm kullanıcılar 5 - Davet Modülü - Özel Kalem Bürosu İçi 6 - Gelen Giden Evrak Takibi Modülü (Dijital Ortamda onay ve parafı içerir) - Özel Kalem Bürosu İçi - Tüm Kurum 7 - İletişim Etiketleri Modülü - Özel Kalem Bürosu İçi - Tüm Kurum 8- Hatırlatma Modülü - Özel Kalem Bürosu İçi - Tüm Kurum 9- Görev Yönetimi ( Son Tarih, Ek doküman gönderebilme, yorum yapabilme) - Özel Kalem İçi - Tüm Kurum 10- Şablonlu Kolay Doküman Oluşturma Modülü - Tüm Kurum 11- Sorgulama ve Raporlama Modülleri - Özel Kalem Bürosu İçi
- Tüm Kurum 12- Mail ile rapor izleme modülü - Özel Kalem Bürosu İçi 13- Bildirim sistemi modülü - Özel Kalem Bürosu İçi - Tüm Kurum 14- SMS Gönderme modülü 15- Yazılımdan Fotoğraf Çekme ( Dosyadan resim ekleme) Modülü 5 a- Programlara Giriş ve Veri İzleme Ekranı: Makam Birimleri,Özel Kalem Müdürü, Danışmanlar, Müsteşarlar ve Yardımcıları Tarafından Kullanılacak İzleme Modülü Teknik Özellikleri
Özel Kalem Müdürlüğü Evrak Bilgi Akış Otomasyon Programında girilen bilgileri izlemek, sorgulamak ve raporlarını görüntülemek üzere güvenlik ve yetkilendirme esasına uygun bir şekilde programda izleme menüsü oluşturulmuştur. Bu menüde kayda alınan kişilerin bilgilerini kısa ve öz bir şekilde bilgisayar ortamından izlemeye ve gerektiğinde arama yapıp sorgulamaya elverişli olarak tasarlanmıştır. Her bir birim için izleme programına girişi farklı şifrelerle olacaktır. İzleme programında anlık verileri görüntüleyebilecek ve gerektiğinde geçmiş bilgilere sorgu yapılabilecektir. 1)Program Ana ekran üzerinde tarih, başlangıç ve bitiş saati, konusu hakkında hatırlatıcı bilgiler mevcuttur. Haftalık Program Günlük Program 2) Davetler: Ana menüden "Bugün olan Davetler", "Onay Bekleyen Davetler", "Onaylanmış ve Gerçekleşmemiş Davetler", "Bugün Gelen Davetler" seçilerek tek tuşla görülebilmektedir. Bugün gidilecek, Onay bekleyen ve Onaylanan davetlerin listesi
Davetiye oluşturma 3) Aramalar: Arama izleme menüsü Arama kaydı oluşturma ve Rehber Aramalar bölmesi ana ekranda arama tarihini, arayanın ismini soy ismini, telefon numarasını ve görüşmenin açıklamasını gösterir. Görüldüğü gibi görüşmelerle ilgili kategoriler seçilerek ihtiyaç duyulan bilgilere ulaşılabilir. 4) Görevler:
Yapılacak görevlerin gözden kaçmasını engellemek ve düzenli olarak bir arada görebilmeyi sağlamak için tasarlanmıştır. Ana ekran üzerinde görevin önemi, adı, sahibi, son tarihi, görevli kişi ve görevin gidişatı hakkında hatırlatıcı bilgiler görülmektedir. Fotoğrafta belirtildiği şekilde, düzenlenilen görevler kolayca seçilerek incelenebilmektedir. 5) Randevu: 3-b Telefon Kayıtları Modülünün Özellikleri: Program günlük gelen telefon ile görüşme taleplerinin kaydını girerek hızlı bir şekilde sorgulama yaparak çıktı alabilmektedir. Telefon kayıtları ve Sekretarya ana menüsünde; Makam ve Özel kalem için ayrı ayrı arayan yada arananların Adı Soyadı, Telefon 1-2, Cep Telefon, İş Telefonu, Adres, Tarih, Saati, görüşmenin gerçekleşip gerçekleşmediğini ve not bilgisini kolayca girilebilecek bir biçimde tasarlanmıştır. Telefon görüşmesi anında daha önceki kayıtlarda eğer o kişi var ise o bilgiyi hızlı bir şekilde taratıp (tarama Adı, soyadı, açıklama ve direkt olarak telefon numarasından yapılabilmektedir] kolayca aktarabilmektedir.
Görüşenler, görüşemeyeler, arananlar ve varsayılan olarak tüm günlük kayıtlar yada tarih seçilerek kolayca ulaşılabilir bir şekilde sorgulanıp ana menüden bakılabilmektedir. Gelen ve yapılan görüşme kayıtlarını düzeltme ve silme işlemi yapılabilmektedir. Kaydı yapan ve düzeltmeyi yapan kişi(sekreter) ismi veritabanına kaydedilmektedir. Kayıtlar REHBER veritabanına kolayca aktarılıp ve rehber veritabanından bilgiler kolay bir şekilde sekreterya programına aktarılması mümkün kılınmıştır. Sekreterler kendi ekranlarından Aranacaklar Listesi'nden makamın yönlendirdikleri kişileri görüp hızlıca arayabilirler. Sekreterler gelen telefonu Rehber Modülüne yada Randevu modülüne kolayca aktarabilmektedirler. Gelen telefonları Makam ile ilgili değilse başka birimlere veya kişilere havale edip daha sonra bunları raporlaya bilmektedirler. Telefon Kayıtları Kolay Rapor ekranı Görüşemeyenlerin tam listesi, tarih aralıklı liste, görüşenlerin listesi gibi raporları hızlıca alabilmenizi sağlamaktadır. TARİH ARALIKLI GENEL GÖRÜŞEN/GÖRÜŞEMEYEN TAM LİSTE
Ana menü dışında ayrı bir menüde daha detayla sorgulama yapılabilecek dinamik bir sorgu ekranı ile mümkündür, Bu ekranda sorgulanan kayıtlar rapor haline dönüştürülüp çıktıları kolayca alınabilmektedir. 3c- Rehber Kayıtları Modülünün Özellikleri: 3-d Randevu ve Halkla İlişkiler Modülü Program Makamın günlük, haftalık ve aylık programının kaydını yapmak üzere ve gerektiğinde hızlı bir şekilde sorgulama yaparak çıktı alabilmek üzere tasarlanmıştır, Program günlük ziyaretçi akışının kaydını girerek hızlı bir şekilde sorgulama yaparak çıktı alabilmektedir, Alınacak olan randevuları otomatik olarak tarih ve saat ayarlarını yapıp kayda alabilmektedir, Kayda alınacak kişilerin bilgilerini kısa ve öz bir şekilde bilgisayar ortamına girmeye ve gerektiğinde arama yapıp sorgulamaya elverişli olmasına özen gösterilmiştir.
Görüşemeyenler listesi ayrı daha kolay düzeltilebilinir bir ekranda yapılmıştır. Raporlama için hızlı bir şekilde çıktılara ulaşılabilmektedir, Rapor çıktılarında telefon bilgisi tek sütundan oluşup öncelik cep/iş/ev ve 2,tel olarak sıralanmıştır. 3-e Davetiye Modülünün Özellikleri: Program günlük gelen davetiyelerin kayıtlarını tutmaktadır, davetiyelerin tarayıcıdan taranıp programın içerisine resim olarak atılmasını mümkün kılmaktadır. Programın tutacağı kayıtlar aşağıdaki kalemlerden oluşmaktadır. Davetiye Geliş Tarihi Davetiye Geliş Saati Kimden Geldiği Davet Tarihi Davet Yeri Davet Saati Davet Konusu Davet Sonuç o Gidilecek
o Telgraf Çekilsin o Hatırlatınız o Çiçek Gönderilsin o Hiçbir şeye gerek yok o Telefon ile bildirelim Önemli (Günün Özeti raporunda yer alması için) İşlem Tamamlandı
3-f Makam Programı Kayıtları Makam için geneli ilgilendiren ve bu kayıtları yapılacak ekran aşağıdaki gibidir. Haftalık program görüntüleme Bu ekran aşağıda izah edilen Kurumsal Faaliyet Takvim Uygulamasına da veri sağlamaktadır. 3-g Evrak Modülünün Özellikleri: Tutacağı kayıtlar aşağıdaki gibi olacaktır: Kayıt No Kayıt Tarihi Kayıt Türü Evrak Tarihi Evrak Nosu Nereden Kimden Geldiği Nereye Kime Gittiği
Evrakın taranmış hali Kime havale edildiği Havaleye Gönderildiği Tarih Havale Edildiği Yer Havale Edildiği Tarih İmza eden İmza Tarihi imza eden Notu Evrak Özeti Sonuç No Sonuç Tarihi Sonuç Açıklaması Notlar
Evrak modülünde evrak Makamın yada danışmanları tarafından yönlendirildiği için kişinin şifresine bağlı olarak satır şifreleme yapabilmektedir. Bu şifreyi o kişiden başka kimse geri alamamakta, o satır üzerinde değişiklik yapamamaktadır. Bu uygulama kurum içi dijital imza olarak adlandırılabilir. Evrak içeriklerini yazacak kişi/kişilerin ve Dijital imza atacakların menüleri farklı olarak tasarlanmıştır. İmza atacak kişi evrak kayıt ederek ve evrak içeriğini yazan kişi imza atamamaktadır. Raporlama çeşitli ve hızlı bir şekilde çıktılar ulaşılabilmektedir 3-h İstatistikler: Yukarıda bahsi geçen tüm modüllerin detaylı olarak raporlamalarından elde edilmiş olan istatiski bilgileri özet olarak tek ekran görmenizi mümkün kılar. Tarih aralıklı olarak istenilen istatistiğin sonucunu raporlanır. 3-g- Kurumsal Faaliyet Takvim Uygulaması:
Kurumsal takvim uygulaması kurumdaki tüm birimlerin kendi program ve faaliyetlerini ortak bir veri tabanında toplamak ve birimlerdeki makamların günlük, haftalık, aylık hatta yıllık olarak faaliyet programlarından haberdar olup faydalanmak amacı ile kurumdaki tüm birimlere hizmet vermektedir.
Yetkili kişiler tarafından yapılan veri girişleri sayesinde kurumun tüm faaliyetleri tek bir ekrandan raporlanabilmektedir. Girilen veriler kolaylıkla süzülerek istenilen birimler ayrı ayrı seçilebilir ve istenilen zaman aralığında raporlanabilir. Özel Kalemlerin Çalışma Yönergesine uygun ve titizlikle karşılıklı görüş ve talepler alınarak tasarlanmış olup ve ileride ihtiyaç görülebilecek istekler doğrultusunda programda değişiklikler yapılabilmek mümkündür. 3-i-Görev Yönetim Menüsü
Görev Yönetim Menüsünde yapılan iş dağılımlarını görebilirsiniz.iş dağılımı yapabilirsiniz.yani verdiğiniz görevleri ve yapılan görevleri yapılacak olan görevleri düzenleyebilirsiniz.bu programda her şey en ince detayına kadar düşünülmüş ve hazırlanılmıştır.her şeyin kısa ve öz olması esas alınmıştır.bu menüde yapılan kayıtlar şu şekilde tutulacaktır ; Görev Adı Görev Görevin başlandığı tarih Görevin başlandığı saat Görev Önemi Görev Tipi Görevi kayıt eden kişi Görevliler Bu menüdeki özellikler sadece görev kayıt etmekten ibaret değildir.mesela istediğiniz görev hakkındaki düşüncelerini Yorumlar butonundan bildirebilirsiniz.eğer bir evrakınız varsa ve bunu eklemek istiyorsanız Dosyalar Butonundan kolaylıkla yapabilirsiniz. Diyelim eski bir görevi görmek istiyorsunuz.arama butonunuzun detayı çok olduğu için ismini hatırlayamasanız bile aradığınızı yine rahatlıkla bulabilirsiniz.çünkü sadece isim olarak arama yapmıyor bu buton,görev tipini görev önemi veya tarihini yazsanız yine bulmanız gayet basittir.
3-j-Hatırlatıcı Modülü Telefon Kayıtlarından, Randevu, Davet, Görev yönetimi ve hatırlatıcı modülün kendisinden kolayca eklenebilecek ve sizlere mesaj balonu, uyarı formu ve e-mail olarak uyarı verebilen bir özelliğe sahiptir. ÖZEL KALEM İLETİŞİM YÖNETİM SİSTEMİ TÜM KURUM MASAÜSTÜ YAZILIMI TANITIM VE YARDIM DÖKÜMANI 1 Kullanıcı Giriş Ekranı
Ekran da uygun yerlere kullanıcı adınızı ve şifrenizi girerek sisteme giriş yapabilirsiniz. Sistemi tekrar açtığınızda otomatik olarak giriş yapılmasını istiyorsanız Giriş butonunun altında ki Beni Hatırla kutucuğunu doldurduktan sonra giriş yapmanız yeterli olacaktır. Formun orta kısmında bazı seçenekler ve onlara bağlı saniye değerleri bulunmaktadır. Örnek; İşlem : Bekleyen Randevuların 10 saniyede bir kontrol edilip bildirilmesi. Bekleyen Randevular seçeneğinin kutucuğunu doldurduğunuzda sağ taraf da ki ilgili sayı giriş bölüm aktifleşir. O bölüme 10 değerini yazıp Ayarları Kaydet butonuna basarak işlemi gerçekleştirmiş oluruz. Diğer seçenekleri de örnekte olduğu gibi kendinize göre ayarlayabilirsiniz. Form üzerindeki İletişim Yönetimi butonu kullanıcıyı İletişim Yönetim Sistemi ana ekranına yönlendirir. Program ile ilgili görüş ve önerilerinizin bize ulaştırılması bizi çok mutlu eder.iyi çalışmalar. www.webartbilisim.com www.ozelkalem.gen.tr www.iletisimyonetimi.com web-art bilişim e-posta: info@webartbilisim.com Tel: (312) 447 10 44 Adres: MAHATMA GANDHI CAD. 23/8 G.O.P ÇANKAYA /ANKARA