01.09.2014 TÜMOSAN BAYİ PORTALI Kullanım Kılavuzu 1
İçindekiler 1. Giriş ve Genel Özellikler... 3 1.1. Giriş Ekranı... 3 1.2. Genel Özellikler... 5 2. Sipariş Menüsü... 6 2.1. Bayi Sipariş Talebi Ekranı... 6 2.2. Yeni Sipariş Talebi Girişi... 7 3. Satın Alma Menüsü... 11 3.1. Alış İrsaliyesi Ekranı... 11 3.2. Teslim Alma... 12 4. Satış Menüsü... 13 4.1. Müşteriler Ekranı... 13 4.2. Yeni Müşteri Kaydı... 13 4.3. Satış Ekranı... 14 4.4. İkinci El Traktör Ekranı... 18 5. Stok Menüsü... 18 5.1. Stok Durumu Raporu... 18 5.2. Tümosan Mamul Deposu Raporu... 19 5.3. Şube Raporu... 19 6. Finans Menüsü... 19 6.1. Cari Ekstresi... 19 7. Sıkça Sorulan Sorular (SSS)... 20 2
1. Giriş ve Genel Özellikler 1.1. Giriş Ekranı Portalı tüm web browserlar ile kullanabilirsiniz. Fakat Internet Explorer kullanan bayilerimizin Internet Explorer ın güncel sürümünü kullanması tavsiye edilir. Sisteme girerken, http://www.tumosan.com.tr/ adresindeki PORTAL GİRİŞ YAPIN menüsü kullanılmaktadır. Bu adrese ayrıca, http://b2b.tumosan.com.tr/ adresinden de ulaşılabilir. İnternet adresine gidilince aşağıdaki giriş ekranı gelecektir. 3
Gelen ekranda, Hesap Kodu, Kullanıcı Adı ve şifre alanları doldurularak giriş yapılır. Bayi firma daha önceden, portal kullanacak personellerinin isimlerini, mail adreslerini, Yönetici / Satış Temsilcisi / Finans / Sevkiyat yetki türlerinden hangisine sahip olması gerektiğini Tümosan Satış Müdürlüğüne bildirmelidir. Satış Müdürlüğünün bu bilgileri sisteme kaydetmesi ile kullanıcı portala giriş yapabilecektir. Hesap Kodu: Kullanıcının Tümosan daki M1-01-120-###### formatındaki kodudur. Bu kod, bayi bazında değişiklik gösterir. Kullanıcı Adı: Tümosan Satış Müdürlüğüne bildirilen e-mail adresleri personelin Kullanıcı adı olacaktır.(örnek: eray@abctraktor.com.tr) Şifre: Kullanıcı sisteme ilk kez girerken Şifremi Unuttum butonuna tıklayarak şifresini oluşturabilecek, sonrasında oluşturduğu bu şifre ile portal kullanımına devam edebilecektir. Şifre unutulmuşsa, Şifremi Unuttum linkine tıklanarak sistemde kayıtlı olan e-mail adresinize yeni bir şifre gelmesini sağlayabilirsiniz. 4
1.2. Genel Özellikler Sisteme ilk girişte, aşağıdaki ekran görüntüsü gelecektir. Menüde, üstte ilgili firmanın kodu (örnekte M1-01-120-021052), kullanıcının ismi, kullanıcı kodu(örnekte eray@abctraktor.com.tr) şeklinde görünmektedir. Çıkış işlemi, Çıkış Yap butonuyla yapılabilir. Sol tarafta ise işlemlerle ilgili menüler bulunmaktadır. İstenilen menüye tıklanarak gidilebilir. Aşağıda girilen bir ekranın görüntüsü bulunmaktadır. Genel olarak ekranlarda şu özellikler bulunmaktadır. - Yenile: Ekran ilk açılışta boş olarak gelecektir.ekrandaki kayıtların aranması işlemi Yenile butonuyla gerçekleştirilir. - Excel Butonu: Excel butonuna basılarak, ekrandaki kayıtlar excele gönderilebilir. - Aramalar: Ekrandaki kayıtlar, kolonların üstünde bulunan boş alana yazılarak süzülebilir. Aramaya * ile başlandığında içindeki bir ifadeye göre arama yapar. * olmadan yazıldığında bire bir arama yapar. - Kayıtları Sıralama: Kolon başlığındaki ok işaretine basılarak, açılan alanda kayıtlar büyükten küçüğe veya küçükten büyüğe sıralanabilir. - Kolonların Yerinin Değiştirilmesi: Sürükle bırak şeklinde ekrandaki kolonların yerleri değiştirilebilir. - Kolon Gizle/Göster: Kolon başlığındaki ok işaretine basılarak, açılan ekranda istenilen kolonun gizlenmesi sağlanabilir. - Kayıt Seçimi: Ekranlarda üzerinde işlem yapılacak kayıtlar, satırın başında bulunan kutucuk tıklanarak işaretlenmelidir. 5
2. Sipariş Menüsü 2.1. Bayi Sipariş Talebi Ekranı Daha önce girilmiş olan sipariş taleplerinin görülebileceği ve yeni taleplerin girilebileceği ekrandır. Ekrandaki alanların açıklamaları şu şekildedir. Talep No: (Örnek:BTN-0000264) Tümosan AX ERP sistemindeki bu talebin numarasını belirtmektedir. Durum: Sipariş talebinin durumunu gösterir. Sipariş tipi seçilerek, Yenile butonu yardımıyla arama yapılabilir. Talepler dört farklı durumda bulunabilir. - Kaydedilmeyi Bekliyor : Talep ilk oluşturulduğundaki statüdür. Bayi tarafından girilen talebin TÜMOSAN tarafından dikkate alınması için Taslak durumuna getirilmesi gerekmektedir. Bir talebin Taslak haline gelmesi için Ödeme Planı girilip onaylanması gerekir. - Taslak: Ödeme planı girilerek onaylanmış sipariş talepleridir. Taslak haline gelen talepler, TÜMOSAN tarafından işlem görmeye başlar. - Satış teklifi oluşturuldu: TÜMOSAN tarafından satış teklifine dönüştürülmüş olan sipariş taleplerini gösterir. - İptal edildi: TÜMOSAN tarafından iptal edilen sipariş taleplerini gösterir. 6
2.2. Yeni Sipariş Talebi Girişi Bayi Sipariş Talebi ekranında Yeni Talep butonuyla açılan ekrandan yeni sipariş talebi girilebilir. Yeni Talep butonuna basıldığında aşağıdaki ekran açılacaktır. Talep Edilen Sevk Tarihi: Sevkiyatın talep edildiği tarih seçilir. Kampanya Satış Türü: Dört farklı kampanya türü bulunmaktadır. - Traktör: Traktör siparişi için bu tür seçilmelidir. - Yedek parça: Yedek parça siparişi için bu tür seçilmelidir. - Promosyon: Promosyon talepleri için bu tür seçilmelidir. - Konsinye: Konsinye traktör talepleri için bu tür seçilmelidir. Kampanya: O tarih itibarıyla geçerli olan kampanyalar listelenir. Seçilen kampanya türündeki kampanyalar listelenecektir. Örneğin traktör kampanya türü seçilirse kampanya olarak sadece traktörle ilgili olanlar seçilebilir. Konsinyeden Alış: Bayi, daha önce kendisine konsinye olarak gönderilmiş olan traktörü almak isterse bu alanı işaretlemelidir. Gerekli alanlar seçildikten sonra olur. butonuyla siparişin temel bilgileri girilmiş 7
Yukarıda görüldüğü gibi, satırları olmayan bir sipariş talebi oluşmuş olur. Bu aşamadan sonra talep edilen satırların girilmesi gerekmektedir. Yeni Talep Satırı butonuyla yeni talep satırlarının girilmesi sağlanır. Üstünde bulunulan sipariş talebi için satır girişi yapılacaktır.(örnekte, BTN-0000265) Yeni Talep Satırı butonuna basıldığında, aşağıdaki ekran açılacaktır. 8
Şu alanlar bulunmaktadır: Şube Kodu: Bayi sipariş talebini gireceği şube kodunu seçecektir. Malzeme: Siparişi verilecek malzeme seçilecektir. Burada kampanya listesindeki traktörler içinden seçim yapılabilir. Malzeme kodu veya adının içinde geçen herhangi bir ifadeye göre arama yapılabilir.(yukarıdaki örnekte 4WD yazılırsa, kodunda veya adında 4WD geçen traktörler listelenmiş olur) Miktar: Talep edilen miktar girilir. Konsinyeden Alış: Bayi, daha önce kendisine konsinye olarak gönderilmiş olan traktörü satın almak isterse bu alanı işaretlemelidir. Yeni Sipariş Kalemi Ekle butonuyla yeni sipariş satırı oluşturulmuş olur. İstenen bütün sipariş satırları girildikten sonra, Sipariş Uygunluğunu Denetleme işleminin yapılması gerekmektedir. Bu işlem, stokta sevk edilecek olarak bulunan sipariş satırları için yeni bir sipariş talebi oluşturacaktır. Yukarıdaki örnekte 3 satır sipariş talebi bulunmaktadır. Stok Durumu alanına bakıldığında birinci satırdaki VAR ifadesi stoğun uygun olup, ikinci ve üçüncü satırlardaki YOK ifadesi ise stok uygunluğunun olmadığını gösterir. YOK ifadesi, malzemenin stokta veya üretim planında olmadığını gösterir. 9
Sipariş Uygunluğunu Denetleme butonuna basıldığında aşağıdaki şekilde (Örnekte BTN-0000266 numaralı) yeni bir sipariş talebinin oluştuğu görülür. Stok uygunluğu bulunmayan kalemler eski siparişte kalacaktır. Bu işlemden sonra bütün satırları VAR olan sipariş talepleri için Ödeme Planı girilebilir! Ödeme Planı Girişi: Bayi Sipariş Talebi ekranında Ödeme Planı sekmesinde, Yeni Plan Satırı butonuyla aşağıdaki ekran açılacaktır. Parçalı ödemelerin(30-60-90 vb.) herbirisi için yeni bir plan satırı girilmelidir. Sistem, girilen ödeme satırları ile ortalama vadeyi bulacak ve buna uygun olarak iskonto oranlarını hesaplayacaktır. Ödeme Planı toplam tutarının sipariş talebinin toplam tutarına eşit olması gerekmektedir. Aksi halde Taslağa Çevir butonuna basıldığında uyarı alınır ve işleme devam edilemez. Vade Tarihi: Yapılacak ödemenin vadesi girilir. 10
Ödeme Tutarı: Ödeme tutarı girilir. Yeni Plan Satırı Ekle butonuyla kayıt tamamlanmış olur. Ödeme Planının tamamı girildikten sonra, Özet sekmesine gelinerek Taslağa Çevir butonuyla sipariş Taslak haline dönüştürülür. Bu işlemle birlikte sipariş talebi, TÜMOSAN ın sisteminde işlem görecek hale gelecektir. İşlem başarılı olduğunda aşağıdaki mesaj alınır. Taslağa çevrilen Sipariş talepleri, Özet sekmesinde Sipariş Tipi = Taslak seçilerek Yenile butonuyla listelenebilir. TÜMOSAN tarafından teklife dönüştürülen sipariş talepleri, Sipariş Tipi = Satış teklifi oluşturuldu seçilerek görüntülenebilir. 3. Satın Alma Menüsü 3.1. Alış İrsaliyesi Ekranı Alış irsaliyesi ekranı, bayiye gelen traktörün kaydının yapılacağı ekrandır. Bayiye traktörler üç şekilde gelebilir. Her üç kaynaktan gelen irsaliyeler bu ekranda takip edilebilir. - TÜMOSAN tarafından kesilen irsaliye ile. - Bayinin diğer şubesinden kesilen irsaliye ile. - Başka bir bayinin kestiği irsaliye ile. 11
3.2. Teslim Alma Alış İrsaliyesi ekranındaki irsaliye kaydı kontrol edilerek, şasi ve motor numaraları uygunsa Teslim Alma işleminin yapılması gerekmektedir. Bunun için satırlardaki Seç alanı işaretlenir ve Gelen Miktar alanında miktar girilir. Daha sonra, aşağıdaki ekran açılacaktır. butonuna basılır. Butona basılınca İrsaliye tarihi ve numarası girilerek, İrsaliye Oluştur butonuna basılarak irsaliye oluşturulması sağlanır. İşlem başarılı olursa aşağıdaki uyarı çıkacaktır. Bu işlemle birlikte gelen traktörler bayi stoklarına girmiş olur. 12
4. Satış Menüsü 4.1. Müşteriler Ekranı Bayilerin müşteri/cari kartlarının oluşturulacağı ve görüntüleyeceği ekrandır. 4.2. Yeni Müşteri Kaydı Müşteriler ekranındayken, Yeni ekle basılınca sırasıyla aşağıdaki ekranlar gelecektir. butonuyla yeni kayıt eklenebilir. Butona Burada müşteri tipi olarak kişi veya organizasyon seçilebilir. Devam butonuyla kayda devam edilir. Firmalar için Organizasyon, şahıslar için Kişi seçenekleri kullanılacaktır. 13
Kırmızı ile çerçevelenen alanların doldurulması zorunludur. İletişim bilgileri ve diğer bilgilerin de eksiksiz olarak tamamlanması gerekmektedir. Bütün kayıtların (Adı, soyadı, adresi vb.) büyük 4.3. Satış Ekranı Yapılan traktör satışlarının girileceği ve eski satışların görüleceği ekrandır. Yeni butonuyla yeni satış kaydı yapılır. Aşağıdaki ekran açılacaktır. 14
Satış Tipi: Çiftçi, Bayi veya Tümosan seçilebilir. - Çiftçi: Çiftçiye yapılan satışı ifade eder. - Bayi: Başka bir bayiye satışı veya bayinin şubelerinden birine transferini gösterir. - Tümosan: TÜMOSAN a yapılan iadeyi ifade eder. Şubeler Arası Transfer: Bayi kendi şubelerinden birine transfer yapıyorsa bu alanı işaretlemelidir. Devam butonuyla işleme devam edilir. Aşağıdaki ekran gelecektir. Müşteri Adı: Müşteriler ekranında kaydedilmiş müşterilerden biri seçilebilir. Teslimat Adresi: Teslimat için, müşteriyle ilişkilendirilmiş adres seçilir. Talep Edilen Sevk Tarihi: Planlanan sevk tarihi girilir. Şube: Traktör satışının yapılacağı şube seçilir. Teslim Şubesi: Bayiye satış yapılacaksa veya şubeler arası transfer yapılacaksa teslim alacak şube kodu girilir. Çiftçiye satışta bu alan boş bırakılacaktır. 15
Ürün Tipi: Traktör-Motor, Yedek Parça veya boş olarak seçilebilir. - Traktör-Motor: Seçildiğinde, traktör veya motor sevkiyatı yapılabilir. - Yedek Parça: Seçildiğinde, yedek parça sevkiyatı yapılabilir. - Boş: Diğer iki gruba girmeyen promosyon vb. sevkiyatlar yapılabilir. Kredi Kullanılıyor Mu: Kredi kullanım bilgisi seçilir. İl, İlçe, Posta Kodu: Detaylı adres bilgileri girilir. Para Birimi: Satışın yapılacağı para birimi seçilir. Vade: Satışın vadesi seçilir. Kredi Bankası: Kredi banka bilgisi girilir. Satışın temel bilgileri girildikten sonra satırlarına geçilebilir. Satırlardaki Yeni butonuyla satılacak ürünler(traktör,motor,yedek parça vb.) girilebilir. Aşağıdaki ekran açılacaktır. Malzeme: Bu alanda yazılan bilgiye göre arama yapılıp satış yapılan malzeme seçilir. Şube: Satışı yapacak şube bilgisi seçilir. Seri Numarası: Sevk edilecek traktörün şasi numarası seçilir. Miktar: Sevk miktarı girilir. Birim Fiyat: Satış birim fiyatı girilir. İskonto: Tutar olarak iskonto girilir. İskonto Yüzdesi: Yüzde olarak iskonto girilir. 16
Net Tutar: İskontolar düşmüş fiyat, sistem tarafından hesaplanır Talep Edilen Sevk Tarihi: Planlanan sevk tarihi girilir. Takas Mı: Takas bilgisi girilir. Takas Açıklaması: Takas açıklaması girilir. Devam edildiğinde satış siparişi girilmiş olur. Yukarıda siparişin genel bilgileri ve detay satırları görülmektedir. Bundan sonra Teslimat butonuyla sevk işlemi tamamlanır. Butona basıldığında, aşağıdaki uyarı çıkar, irsaliye tarihi ve numarası girilerek sevkiyat tamamlanmış olur. İrsaliye Oluştur butonuyla işleme devam edilir, kayıt başarılı olursa aşağıdaki uyarı alınır. 17
4.4. İkinci El Traktör Ekranı Bayilerin elinde bulunan ikinci el traktörlerin takip edilebileceği ekrandır. Traktörler, durumu, bulunduğu şehir, kabin tipi ve markaya göre aranabilir. 5. Stok Menüsü Stoklarla ilgili raporların bulunduğu menüdür. 5.1. Stok Durumu Raporu Bayinin elindeki stok miktarı ve konsinye stok miktarını gösterir rapordur. Bu raporda Konsinye başlığı altındaki miktar toplam miktar içindeki konsinye miktarını gösterir. 18
5.2. Tümosan Mamul Deposu Raporu Traktörlerin modellerine göre TÜMOSAN da bulunup bulunmadığını gösteren rapordur. 5.3. Şube Raporu Bayinin şubelerdeki stok durumunu gösterir. 6. Finans Menüsü Finansla ilgili raporların bulunduğu menüdür. 6.1. Cari Ekstresi Bayinin, TÜMOSAN nezdindeki Cari ekstresini gösterir. Girilen başlangıç ve bitiş tarih aralığındaki cari ekstre bu ekrandan alınabilir. 19
7. Sıkça Sorulan Sorular (SSS) Soru-1: Yanlış sipariş talebi girip, taslağa dönüştürerek Tümosan a gönderdim. Şu andaki sipariş talebinin statüsü=taslak veya Satış teklifi oluşturuldu şeklindedir. Sipariş talebine müdahale edemiyorum. Nasıl düzeltebilirim? Cevap-1: Tümosan Satış Müdürlüğü ile irtibata geçerek düzeltilmesi gerçekleştirilecektir. Soru-2: Yanlış ödeme planı girip, taslağa dönüştürerek Tümosan a gönderdim. Şu andaki sipariş talebinin statüsü=taslak veya Satış teklifi oluşturuldu şeklindedir. Sipariş talebine müdahale edemiyorum. Ödeme planını nasıl değiştirebilirim? Cevap-2: Tümosan Satış Müdürlüğü ile irtibata geçerek düzeltilmesi gerçekleştirilecektir. Soru-3: İrsaliye numarasını / tarihini / miktarını yanlış yazarak satış/transfer yaptım ve kaydettim. Nasıl düzeltebilirim? Cevap-3: Tümosan Satış Müdürlüğü ile irtibata geçerek düzeltilmesi gerçekleştirilecektir. Soru-4: Satış Temsilcisi işten ayrıldı, kullanıcı şifresi ne olacak? Cevap-4: Tümosan Satış Müdürlüğü ile irtibata geçilerek kullanıcının sistemden silinmesi talep edilecektir. Soru-5: Yeni Finans Sorumlumuz işe başladı, nasıl kullanıcı tanımlatabilirim? Cevap-5: Sayfa 4 te belirtildiği gibi; yeni portal kullanıcısının işe başlaması durumunda Tümosan Satış Müdürlüğü ne personelin ismi, e-mail adresi ve hangi yetki türüne sahip olacağı bilgisi iletilmelidir. 20