TÜMOSAN SATIŞ SONRASI HİZMETLER PORTALI

Transkript

1 TÜMOSAN SATIŞ SONRASI HİZMETLER PORTALI Kullanım Kılavuzu 1

2 İçindekiler 1. Giriş ve Genel Özellikler Giriş Ekranı Genel Özellikler İş Emirleri Menüsü İş Emri Oluşturma Ekranı Yeni iş Emri Girişi Fatura Oluşturma Menüsü Onaylı İş Emirlerinden Fatura Oluşturma Ekranı Fatura Menüsü İş Emri Faturalarını Görüntüleme Ekranı Cari Ekstresi Bölümü Cari Ekstresi Görüntüleme Ekranı Sıkça Sorulan Sorular İrtibat Numaraları

3 1. Giriş ve Genel Özellikler 1.1. Giriş Ekranı Portalı tüm web browserlar ile kullanabilirsiniz. Fakat Internet Explorer kullanan servislerimizin Internet Explorer ın güncel sürümünü kullanması tavsiye edilir. Sisteme girerken, adresindeki PORTAL GİRİŞ YAPIN menüsü kullanılmaktadır. Bu adrese ayrıca, adresinden de ulaşılabilir. İnternet adresine gidilince aşağıdaki giriş ekranı gelecektir. 3

4 Gelen ekranda, Hesap Kodu, Kullanıcı Adı ve şifre alanları doldurularak giriş yapılır. Servisler daha önceden, portal kullanacak personellerinin isimlerini, mail adreslerini, yetki türlerinden hangisine sahip olması gerektiğini Tümosan Satış Sonrası Departmanına bildirmelidir. Satış Sonrası Departmanının bu bilgileri sisteme kaydetmesi ile kullanıcı portala giriş yapabilecektir. Hesap Kodu: Kullanıcının Tümosan daki S ###### formatındaki kodudur. Bu kod, Servis bazında değişiklik gösterir ve Tümosan tarafından servise verilir. Kullanıcı Adı: Tümosan Satış Sonrası Departmanına bildirilen adresleri personelin Kullanıcı adı olacaktır.(örnek: Şifre: Kullanıcı sisteme ilk kez girerken Şifremi Unuttum butonuna tıklayarak şifresini oluşturabilecek, sonrasında oluşturduğu bu şifre ile portal kullanımına devam edebilecektir. Şifre unutulmuşsa, Şifremi Unuttum linkine tıklanarak sistemde kayıtlı olan adresinize yeni bir şifre gelmesini sağlayabilirsiniz. 4

5 1.2. Genel Özellikler Sisteme ilk girişte, aşağıdaki ekran görüntüsü gelecektir. Menüde, üstte ilgili servisin kodu (örnekte S ), kullanıcının ismi, kullanıcı kodu(örnekte: şeklinde görünmektedir. Çıkış işlemi, Çıkış Yap butonuyla yapılabilir. Sol tarafta ise işlemlerle ilgili menü bulunmaktadır. Menüdeki istenilen işlem seçeneğine tıklanarak gidilebilir. Genel olarak ekranlarda şu özellikler bulunmaktadır. - Yenile/Temizle: Yapılan işlemler üzerindeki değişikliklerin görülmesi için kullanılır. - Filtre alanı: Ekrandaki kayıtlar, kolonların üstünde bulunan boş alana yazılarak süzülebilir. Aramaya * ile başlandığında içindeki bir ifadeye göre arama yapar. * olmadan yazıldığında bire bir arama yapar. - Kayıtları Sıralama: Kolon başlığındaki ok işaretine basılarak, açılan alanda kayıtlar büyükten küçüğe veya küçükten büyüğe sıralanabilir. - Kolonların Yerinin Değiştirilmesi: Sürükle bırak şeklinde ekrandaki kolonların yerleri değiştirilebilir. - Kolon Gizle/Göster: Kolon başlığındaki ok işaretine basılarak, açılan ekranda istenilen kolonun gizlenmesi sağlanabilir. - Kayıt Seçimi: Ekranlarda üzerinde işlem yapılacak kayıtlar, satırın başında bulunan kutucuk tıklanarak veya satır üzerine tıklanarak seçilir. Seçilen satır koyu renk alır. 5

6 2. İş Emirleri Menüsü 2.1. İş Emri Oluşturma Ekranı Daha önce girilmiş olan iş emri kayıtlarının görülebileceği ve yeni iş emri kayıtlarının girilebileceği ekrandır.ok ile gösterilen yön çubuğu sağa-sola çekilerek detaylar görülebilir. Ekrandaki alanların açıklamaları şu şekildedir. Beklemeye Al: Bir iş emrinin servis tarafından beklemeye alınacağı zamanda kullanılır. İş Emrini Sil: öncesinde satırları silinmiş iş emrini silmek için kullanılır. Yeni İş Emri: Yeni bir iş emri oluşturmak için bu buton kullanılır. Onaya Gönder: Tamamlanan iş emirlerinin Tümosan tarafına onaya gönderilmesi için kullanılır Yazdır: Arıza formunun kağıt üzerine çıktısı alınmak için kullanılır. Yeni İş Emri Satırı: İlgili iş emri seçildikten sonra yeni emri ayrıntılarının girilmesi sağlar. Her işlem tipi (kupon,yol,parça,harici parça v.s.) için yeni iş emri satırı açılır. Yenile: Satırları günceller, yapılan değişikliklerin görülmesini sağlar. İş Emri Satırını Sil: İş emirinin satırlarını tek tek silmek için kullanılır. İş emri satırı seçildikten sonra butona basılır. 6

7 2.2. Yeni iş Emri Girişi İş Emirleri ekranında Yeni İş Emri butonuyla açılan ekrandan yeni iş emri talebi girilebilir. Yeni İş Emri butonuna basıldığında aşağıdaki ekran açılacaktır. Şasi Motor No: Servise gelen traktörün Şasi-Motor numarası girilip Ara butonuna tıklandığında traktörün tarihçesi ve geçmiş satış bilgileri görülür. 7

8 Traktörün garanti bilgilerini Garanti Durumu ekranından görebiliriz. İş Emri Tarihçesi: Bir traktörün daha önce servise gidip gitmediğini, eğer gittiyse hangi işlemler yapıldığını Mevcut İş Emirleri bölümünden Detay kısmına tıklanarak görülebilir. Yeni İş Emri Oluşturma: Şasi motor no yazılıp ara butonu yardımıyla traktörün servis geçmişi ve el değiştirme kayıtlarını gördükten sonra yeni iş emri oluşturmak için ilgili bölümdeki; İş Emri Tarihi, Arıza Tarihi ve Çalışma saati girilerek Oluştur butonuna basılır. İş Emri No: Sistem tarafından otomatik olarak gelmektedir. İşlem Tipi: Kupon,Yol,Parça,İşçilik,Harici İşçilik,Harici Parça olan işlem tipleri seçilir. Parça/İşçilik Kodu: Bir önceki işlem tipleri seçeneğine göre listelenir ve ilgili Parça/İşçilik kodu seçimi yapılır. Parça/işçilik kodları listesi Tümosan tarafından verilen kataloglarda mevcuttur. 8

9 Arıza Kodu: Arıza Kodu seçeneğine tıklandığında isimleri ile birlikte arıza kodları listelenecektir. Ayrıca bu liste tümosan tarafından verilen kataloglarda mevcuttur. Katalogdan kontrol edilerek de giriş yapılabilir. Birim: Parça/İşçilik kodu seçeneğine göre otomatik olarak km,adet,saat vb şeklinde gelir. Miktar: Birim cinslerine göre seçim yapılır. Birim Fiyatı: Otomatik olarak sistemden tarafından getirilir ve manuel olarak değişim yapılamaz. Net Tutar: Seçtiğimiz miktara ve birim fiyatına göre otomatik olarak hesaplanır. Kupon Seri No: İşlem tipi sadece kupon seçildiği zaman aktif hale gelir ve kuponun seri numarası girilir. Yeni İş Emri Satırı Oluşturma: Açılan ekranda oluşturulan iş emri başlığının altına butonu yardımıyla İş emri satırları eklenir.her işlem tipi (kupon,yol,parça, harici parça/işçilik) için ayrı tıklanarak açılır. Not: Servislerimiz tek iş emri girip Tümosan nın onayına gönderebilir yada çoklu iş emri satırı girerek (Kupon,yol,parça,işçilik..) bütün iş emirleri satırlarını girdikten Tümosan ın onayına gönderip iş emrini kapatabilir. Örnek olarak bütün iş emirlerinden birer tane kayıt aşağıdaki ekranlarda sıralanmıştır. 9

10 Kupon: Açılan seçim ekranından hangi kupon girilecekse o kupon seçilerek satır eklenir. Her traktör için aynı kupon seri no kullanılması zorunludur ve A kuponu girilmeden B kuponu girilemez uyarısı vardır. Kuponu seçtikten sonra Kaydet diyerek iş emri satırımızı eklemiş oluruz 10

11 Girmiş olduğumuz Kupon İş Emirleri Satırları bölümünde yer almıştır. İş Emri Satırı eklemeye Yol girerek devam edelim.. 11

12 Yol : İşlem tipinden Yol Ücretini seçerek Miktara kaç km yol yaptığımız giriyoruz ve Kaydet butonuna basarak iş emri ekleme yapmış oluruz 12

13 Parça: İş emri satırına Parça eklemek için İşlem tipinden Parçayı seçiyoruz, zorunlu alanları doldurarak kaç adet parça lazım ise miktara yazıyoruz ve kaydet diyoruz 13

14 Yeni iş Emri Satırı butonu ile iş emri satırı eklemeye devam ediyoruz Not: Eğer parça talep edilmişse iş emri satırına Parça girildikten sonra iş emrini kapatıp parça geldikten sonra aynı şasi motor numarası ile yeni bir iş emri açılarak İşçilik girilebilir. Bilgi : Parçayı olarak girdiğimiz için işçilik seçerkende Parça Kodu, Arıza Kodu gibi alanlara Far yazdığımızda sistem Far ile ilgili olan seçenekleri ekrana getirecektir. İşçilik : İşlem tipinden İşçilik seçilerek ilgili alanlar doldurulur ve kaydet butonu ile yeni bir iş emri satırı eklenmiş olur. 14

15 Harici İşçilik: Yeni İş Emri Satırı ekleme butonu ile dışarı yaptırılan bir işçilik eklenebilir. Parça İşçilik kodu yerine Harici yazıldığı zaman seçenek ekrana gelmektedir.faturaya yansıtılacak fiyat ekranda açılan Birim Fiyat bölümüne girilecektir. 15

16 Harici Parça: Eğer bir traktörün parça beklenemeyecek kadar acil bir durumu söz konusu ise Tümosan Servis Bölge Müdürlerinin onaylamasından sonra Yetkili Servisler dışarıdan parça temin edip tümosana fatura edebilirler. 16

17 Daha fazla iş emri veya farklı bir iş emri eklemek için yukarıdaki iş emri satırı oluşturma işlemleri tekrarlanır. butonu kullanılarak Onaya Gönder: İş emri satırlarımızı girdikten sonra Tümosan onayına göndermek için kullanılır. İlk durumu Taslak olan iş emri onaya gönderildikten sonra ONAY BEKLİYOR durumunu alır. Tümosanın onaylaması ile ONAYLANDI durumuna döner. Onaya Gönder butonuna basıldığında aşağıdaki görüntü oluşacaktır 17

18 Tümosanın Onayından geçmiş bir iş emri Onaylandı Durumuna gelmektedir. İlgili traktörün üzerindeki tüm onarım işlemlerinin bitmesi sonucunda ONARIM TESLİM TARİHİ girilir. Traktörün müşteriye tesliminden sonra ise SERVİS TESLİM TARİHİ girilerek İŞ EMRİ KAPAT butonu ile iş emri kapatılır. 18

19 İş Emri Kapat butonuna basıldıktan sonra İş Emri Durumu aşağıdaki ekranda görüldüğü gibi Kapandı durumuna gelir ve bu iş emri Onaylı İş Emirlerinden Fatura oluşturma ekranında fatura hazırlanacak duruma gelir. 19

20 Genel Sekmesi: Traktörün işlem yapıldığı servisin Servis Kodu bilgisi, şanzıman tipi, traktör satış tarihi, traktör kodu ve adı bilgisi yer almaktadır. İlgili Kişiler Sekmesi: İlgili iş emrinde görev alan kişi/kişilerin görev ve iletişim bilgilerinin girileceği ekrandır. Notlar Sekmesi: Servislerin yapılan işler ile ilgili not alabileceği ekran 20

21 3. Fatura Oluşturma Menüsü 3.1. Onaylı İş Emirlerinden Fatura Oluşturma Ekranı Servisler, Tümosan tarafından Onay Durumu: Onaylandı durumuna dönüştürülen bir iş emrini bu ekrandan takip edebilirler. (Resim 1) Onaylanan iş emirlerini Onaylı İş Emirlerinden Fatura Oluşturma Ekranına girerek Fatura Oluşturabilirler. (Resim 2) Resim 1 Resim 2 2) 1) Fatura oluşturulacak iş emri satırları işaretlenir 3) 21

22 4. Fatura Menüsü 4.1. İş Emri Faturalarını Görüntüleme Ekranı Bir önceki ekranda oluşturulan fatura bu ekrana otomatik olarak kaydedilir ve son kontrolden sonra butonu ile Tümosa nın onayına gönderilir. Tümosan ın onayından sonra Onay Durumu Onaylandı olarak görünür ve Fatura oluşturma tamamlanmıştır. Taslak olan bir fatura Onaya Gönderilmek için beklemede olduğunu ifade eder. Onay Bekliyor olan bir fatura Onaya Gönderillmiş ve Tümosan tarafından onay beklendiğini ifade eder. Onaylandı olan bir fatura Onaya Gönderilmiş ve Tümosan tarafından onaylandığını gösterir 22

23 5. Cari Ekstresi Bölümü 5.1. Cari Ekstresi Görüntüleme Ekranı Muhasebe kaydı işlenmiş bir faturayı servisler bu ekran sayesinde istenilen tarih aralığındaki cari hareketleri olarak görebilirler. Not: Bu ekranda gözükmeyen bir Fatura henüz tümosanın muhasebesi tarafından onaylanmamış demektir. 23

24 El Değiştir: Servise gelen traktör el değiştirmiş ise şasi-motor no girildikten sonra butonu tıklanır,yeni müşteri,traktör satış tarihi,ruhsat numarası,işlem tarihi alanları doldurularak el değiştirme tanımlaması yapılır. Eğer El değiştirme ekranında aranan kişi bulunamazsa, Müşteri Ekle butonu ile açılan ekrandan aşağıdaki şekilde bilgiler girilerek yeni traktör sahibi oluşturulur Yeni ekle butonu ile yeni müşteri kaydı oluşturulur 24

25 Yeni traktör sahibinin bilgileri bu ekrandaki doldurulması zorunlu alanlar içine doldurulduktan sonra Kaydet denilerek El değiştir ekranındaki Yeni Müşteri bölümünde seçilir hale getirilir. 25

26 6. Sıkça Sorulan Sorular 6.1. Açılmış olan bir iş emrinin Rededilme nedenini nasıl öğrenebilirim? Tümosan tarafından rededilen bir iş emri hakkında bilgi, iş emri satırlarının Notlar sekmesinde verilir Yanlış iş emri girildiğinde nasıl değişiklik yapabilirim? Sadece Onay Durumu: Taslak olan iş emirlerinde Silme İşlemi yapılabilir, Onaya Gönderilmiş iş emirleri üzerinde değişiklik veya silme işlemi servis tarafından yapılamaz, Tümosan Müşteri Hizmetleri Departmanı ile iletişime geçiniz Bir kupon iş emri üzerinde kaç kere kullanılabilir? Kuponlarla ilgili bir işlem yapılıyorsa, örneğin A kuponuyla ilgili iki defa kayıt girilmemesi gerekmektedir. 26

27 7. İrtibat Numaraları Sadece SSH Portalı İle İlgili Konularda!!! İhsan Yasin KAPLAN: Emre KIRAN: Hilal TANER : hilal.taner@tumosan.com.tr MESAİ SAATLERİ DIŞINDA ARANMAMASINI, E-MAİL YOLU İLE İRTİBATA GEÇİLMESİNİ ÖNEMLE RİCA EDERİZ ÇALIŞMA SAATLERİMİZ HAFTAİÇİ : 08:00 18:00 27