MİLLİ ARŞİV VE ARAŞTIRMA DAİRESİ

MİLLİ ARŞİV VE ARAŞTIRMA DAİRESİ 2011 YILI FAALİYET RAPORU

İÇİNDEKİLER SUNUŞ... 3 I- GENEL BİLGİLER... 4 A. MİSYON VE VİZYON... 4 B. YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR... 4 C. İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER... 5 1- Fiziksel Yapı... 6 2- Örgüt Yapısı... 7 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar... 8 4- İnsan Kaynakları... 9 5- Sunulan Hizmetler... 10 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi... 12 II- AMAÇ VE HEDEFLER... 12 III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER... 13 A- MALİ BİLGİLER... 13 B- PERFORMANS BİLGİLERİ... 14 1- STRATEJIK AMAÇLARDA YER ALAN FAALİYET BİLGİLERİ... 14 STRATEJİK AMAÇ 1 - ARŞİVDE BULUNAN MALZEMENİN AYIKLAMA VE DÜZENLEME İŞLEMLERİNİN BİTİRİLMESİ.... 14 STRATEJİK AMAÇ 2 - AYIKLAMA VE DÜZENLEME İŞLEMLERİ BİTİRİLMİŞ MALZEMENİN KAYIT İŞLERİNİN YAPILMASI.... 16 STRATEJİK AMAÇ 3 - MEVZUAT VE STANDARTLARIN GÜNÜMÜZ KOŞULLARINA UYGUN HALE GETİRİLMESİ.... 17 STRATEJİK AMAÇ 4 - MİLLİ ARŞİV VE ARAŞTIRMA DAİRESİ DIŞINDA BULUNAN KURUM KURULUŞ ARŞİVLERİNİN ÇAĞDAŞ DÜZEYE ULAŞTIRILMASI.... 17 STRATEJİK AMAÇ 5 - ARŞİV MALZEMESİNİN SAYISAL ORTAMA AKTARILMASI.... 18 STRATEJİK AMAÇ 6 - ARAŞTIRMACILARININ ZAMAN VE MEKAN ENGELİ OLMAKSIZIN BİLGİ KAYNAKLARIMIZA ERİŞİMLERİNİ KOLAYLAŞTIRMAK.... 20 STRATEJİK AMAÇ 7 - NİTELİK VE NİCELİK AÇILARINDAN YETERLİ, MİLLİ ARŞİV VE ARAŞTIRMA DAİRESİ NİN MENSUBU OLMAKTAN GURUR DUYAN İNSAN GÜCÜNE SAHİP OLMAK.... 21 STRATEJİK AMAÇ 8 - HİZMET ALANLARINI ERGONOMİK BİR DURUMA GETİRMEK.... 21 2- STRATEJIK AMAÇLARDA YER ALMAYAN DIĞER ÇALIŞMALAR;... 23 Proje Bilgileri... 23 Tanıtım Bilgileri... 23 Web Sitesine İlişkin Bilgiler... 23 3- SUNULAN HİZMET BİLGİLERİ... 25 IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ. 25 A- ÜSTÜNLÜKLER... 25 B- ZAYIFLIKLAR... 25 C-DEĞERLENDİRME... 26 V- ÖNERİ VE TEDBİRLER... 26 2

SUNUŞ Vatandaşın devlete, devletin vatandaşa ve diğer devletlere karşı olan yükümlülüklerini belgeleme yanında gerek devlet kurumlarının, gerek günümüzde çok önem kazanan ve önemleri her geçen gün daha da artan sivil toplum örgütlerinin ve gerekse duyarlı vatandaşların Kıbrıs ve Kıbrıs Türk toplumu için yaptıklarını, günümüz araştırmacılarına ve gelecek kuşaklara aktarma görevi üstlenmeyi hedefleyen arşivimizin bir görevi de bilgi/belge yönetimi konusunda yol gösterici ve yönlendirici olmasıdır. Görevlerinin bilincinde olan dairemiz, 2000 yılından bu yana ayıklama düzenleme çalışmalarına devam etmekte, düzenlenen malzemenin tasnifini gerçekleştirmektedir. Bu çalışmanın yanında Belge Yönetim Sisteminin ilk basamaklarından olan Belge Sayı Sistemi nin 2006 yılında devreye konmasını sağlamıştır. 2006 ve 2007 yıllarında kopyalama için hazırlanan projeler ile sağlanan, A2 boyutuna kadar belgeleri sayısal ortama alabilen iki adet tarayıcı ile el yazması eserler, belgeler, defterler, nadir eserler ve yerel gazetelerin sayısallaştırılmasına başlanmıştır. Dosya Planları ve Belge Ömür Tesbiti konusunda yapılması hedeflenen eylem planı eleman yetersizliği nedeniyle 2012 yılına ertelenmiştir. Az olan personel sayısının gün geçtikçe daha da azalması dezavantajına karşın mevcut personelin çabası ve Yakın Doğu Üniversitesi Tarih Öğretmenliği Bölümü nün Dairemizi staj yeri olarak belirlemesi sonucu öğrencilerin yetmişer saat staj yapmaya başlaması ile hedeflere ulaşılmaya çalışılmıştır. Ancak, 2012 yılı Mart ayı itibarıyla bir personelimizin daha emekliye ayrılma sürecine başlayacak olması, bazı hizmetlerimizin daha durmasına neden olacaktır. Bu vesile ile personel talebimizi yineler ve tüm personele, stajyerlere ve gönüllülere ulaşabildiğimiz hedefler nedeniyle teşekkür eder, azim ve motivasyonlarının artarak devamını dilerim. Gökhan ŞENGÖR Müdür

I- GENEL BİLGİLER A. Misyon ve Vizyon Misyon Genelde Kıbrıs, özelde Kıbrıs Türkünü ilgilendiren belgeleri çağdaş gelişmeler doğrultusunda toplamak, düzenleyip muhafaza etmek, çeviri ve yayınlar yapmak, toplumun bilgi ve belge gereksinimlerini en iyi şekilde karşılamak, arşiv politikalarını belirleyerek uygulanmasını sağlamaktır. Vizyon Çağdaş bilgi hizmetlerinin en üst düzeyde sunulabileceği tam donanımlı bir arşiv sitesi kurmak ve arşiv politikaları doğrultusunda ülkemizdeki arşivcilik faaliyetlerini kontrol altına almaktır. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar Arşivcilik, belgenin doğumundan ölümüne kadar geçen süreyi kapsamaktadır. Bu bağlamda bilginin, nasıl bir formatta oluşturulması gerektiği, yazı şeklinin nasıl olacağı, ulaşım şekilleri, muhafaza süreleri arşivcilik içinde ele alınır. Arşivcilik hakındaki yasalar ve tüzükler ile kendisine verilen yetki ve görevleri kullanmak üzere, 15/1990 sayılı Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi (Kuruluş Görev ve Çalışma Esasları) Yasası ile kurulan Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi, Cumhurbaşkanlığı na bağlı olarak hizmet vermektedir. Daire, Milli Arşiv politikasının esaslarını, belge yönetimini ve arşiv standartlarını belirlemek, bu esasların ve standartların sorumlularca uygulanmasını takip etmek, eğitmek ve denetlemekle yetkilidir. Bu çerçevede mevcut yasalar içinde gerek arşivcilik, gerekse dairemizin ilgi alanına giren konular ile ilgili araştırma yapılmıştır. Sonuç, bizlere yasalar içinde konunun yeteri kadar yer almadığını göstermiştir. 4

C. İdareye İlişkin Bilgiler Milli Arşiv, Cephanelik Burcu ile Girne Kapısı arasında kalan sur üzerine inşa edilen Cumhur Başkan Muavinliği binalarında 1971 yılında iki odada faaliyete başlamış ve daha sonra Ocak 1975 tarihinde, Girne de Mustafa Çağatay Caddesi nde bulunan 12 dönüm bahçe içindeki binaya taşınmıştır. Bu binaya, 1987-1989 yılında I No lu Depo, 1997 yılında Özel Oda (Nadir Eserler ve El Yazmalarının korunması amacı ile), 2000 yılında II No lu Depo ilave edilmiş ve 2010 yılı Temmuz ayında modern depo bölümü inşaası başlamıştır. İdari Bina Bodrumda (mutfak ve cilt odalarından oluşan) üç oda, birinci katta, üç salon (kabul salonu ve iki araştırmacı salonu), Müdür, personel, sayısallaştırma odası olmak üzere üç oda ve tuvalet, kat arasında bir oda, ikinci katta bir salon dört oda ve banyo tuvalet ile çatı katında bir odası olan bir yapıdır. Bu binada, gazeteler, Türkçe ve İngilizce kitap ve dergiler, rapor ve bazı belgeler, Enformasyon Dairesi ve Mahkeme arşivi dosyaları, haritalar, basın bültenleri, basın özetleri, Meclis tutanakları ile Resmi Gazeteler yer almaktadır. Depolar İdari Binanın sağ tarafında yer alan I nolu depo, önde iki çalışma odası, arkasında tuvalet ve malzeme odası olarak kullanılabilecek iki küçük odası ile arkasında 840 metre raf uzunluğuna sahip salonu bulunan depomuzdur. Bu binanın salon kısmında, 1879 1971 dönemi Mahkeme dosyaları düzenlenmiştir. Raf aralarında da yer olmadığı için yerleştirilen 1986 1991 yıllarına ait düzenlenmiş mahkeme dosyaları bulunmaktadır. Küçük odalardan biri ile çalışma odalarından iki tanesi raflanmış ve buraya 1971 1985 dönemi mahkeme dosyaları yerleştirilmiştir. Diğer küçük odada, aradan çıkan eski yıllara ait Mahkeme dosyaları yıllarına ayrılmış olarak muhafaza edilmektedirler. Sayfa sayfa olan mahkeme belgeleri yıllara ayrılma aşamasındadır. Bunlar yerlerine yerleştirilerek düzenleme çalışması sonuca ulaştırılacaktır. İdari Bina arka tarafında bulunan, Özel Oda olarak adlandırılan depoda ise, Sultan Mahmut Kütüphanesi, Laleli Cami, Selimiye Cami, Mevlevi Tekke Müzesi nden 1998 yılında Bakanlar Kurulu Kararı ile alınan el yazması ve matbu Osmanlıca kitaplar ve gazeteler, Fetva Eminliği, Vakıf Dosyaları, Muhabere Evrakı, Muhasebe Evrakı ile Larnaka Evrakı, tab edilmiş mikro film çıktıları, 1960 2008 döneminde Bakanlar Kurulu na sunulan Önergeler ile Osmanlı ve İngiliz dönemi mahkeme defterleri bulunmaktadır. İdari Bina sol tarafta yer alan II nolu Depo, I nolu Depo ile benzerlik taşımaktadır. Bu depoda, Rum basını, Rumca Resmi Gazete ler, Rumca kitaplar, Tapu Defterleri, 1974 öncesi döneme ait inşaat, ek bina ve kuyu açma izin dosyaları ile Kaymakamlık idari dosyaları ve Girne bölgesi Ölüm Defterleri, Limanlar Dairesi, Girne Liman Reisliği, Yüksek Öğrenim ve Dış İlişkiler Dairesi, İlköğretim Dairesi ve Bakanlar Kurulu toplantı tutanakları dosyaları bulunmaktadır. Ayrıca, 1995 yılında yanan Aile Mahkemesi nden kurtarılan bir kısmı yanmış evlenme belgeleri de bu depoda muhafaza edilmektedir. Garaj ve Bahçıvan odası olarak yapılmış olan binanın garaj kısmı Teknik Atölye olarak hazırlanmış olmakla beraber gerek eleman eksikliği gerekse yer darlığı nedeniyle Maliye Bakanlığından getirilen malzeme için depo olarak kullanılmaktadır. Bahçıvan odası olan kısmın arka bölümünde Türkiye basını, ön bölümlerinde ise Maliye Bakanlığı ambarından alınan dosyaların bir miktarı ile dağıtılarak imhasına karar verilen malzeme bulunmaktadır. Binanın bitişiğine yapılmış olan barakada da, su baskınından etkilenmiş olan 5

Milli Eğitim ve Kültür Bakanlığı arşivinden, kurtulma ihtimali olabilecek hastalıklı dosyalar ve kullanılmayan eşyalar bulunmaktadır. Yapılmakta olan yeni bina 15 bölümden oluşan, kompakt raf sistemi ile 10.700 metre raf uzunluğuna sahip, özel iklimlendirme sistemi ile donatılmış bir bina olacaktır. Ayrıca bu binamızda sergi salonu ve 50 kişilik konferans salonu da bulunacaktır. Binanın 2012 yılı Nisan ayında tamamlanması hedeflenmiştir. Hizmet Alanları Araştırmacı/kullanıcı sayısı zaman zaman çok artmaktadır. Araştırma salonumuz (8 kişilik yaklaşık 20 m 2 ) bu artışa karşılık veremez duruma gelmektedir. Diğer salon ise (5 kişilik yaklaşık 25 m 2 ) karanlık olduğu için zorunlu durumlarda kullanılmaktadır. Gelen araştırmacıları bekletmek ve yer boşalınca almak durumunda kaldığımız zamanlar olmaktadır. Bunun yanında araştırmacılar, dinlenme veya aytışma yapacakları bir yer (kafeterya benzeri) talebinde bulunmaktadırlar. Özürlü araştırmacı/kullanıcılarımızın daireye girişleri ve ihtiyaçlarını karşılamaları da sorun olmaktadır. Araştırma salonumuzun bulunduğu idari bina ev olarak yapıldığı için bu talepleri karşılamada sorunlar yaşanmaktadır. En büyük sorunlardan biri mevcut malzemenin düzenlemesi ve yeni gelecek malzeme için yer bulunamamasıdır. Kurum kuruluşların malzeme verme istekleri depo alanı yetersizliği nedeniyle geri çevrilmektedir. Yeni binamız ile bu sorun ortadan kalkacaktır. 1- Fiziksel Yapı 1.1- Çalışma Odaları Binalar Oda sayısı Kapasitesi Raf Uzunluğu İdari Bina 4+1 8+1 I no lu depo 0 0 840+ metre II no lu depo 2 3 794 metre Özel Oda 2 4 555 metre Toplam 8+1 15+1 2.189 metre 1.2- Araştırmacı salonu Kapasitesi Araştırma Salonu 45 m 2 13 Araştırmacı 1.3- Depo Alanları Depo Sayısı: 3 Adet Depo Alanı: 270 m 2 1.4- Atölyeler Atölye Sayısı: 3 Adet (Cilt Atölyeleri dahil) Atölye Alanı: 35 m 2 6

2- Örgüt Yapısı 7

3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1- Yazılımlar Microsoft Windows Server 2003 (1), Intel Server Management 8 (1), Microsoft Windows XP Professional (6), Microsoft Office Small Business Edition 2003 (1), ABBYY Fine Reader OCR 8.0 (1), Virt. Off. Info SQL Server (5 users) (1), ODBC Inter. For SQL (1), Virt. Off. Info Scanner Interface (2), Güvenlik Kamera Programı 3.2- Bilgisayarlar Server Sayısı : 1 Adet Masa üstü bilgisayar Sayısı : 13 Adet Taşınabilir bilgisayar Sayısı : 2 Adet 3.3- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi (Adet) A2 Scanner (Indus 5002 C.) 2 A3 Scanner 1 A4 Scanner 1 Fotokopi Makinesi 1 Fotokopi + Printer 1 Faks + Scan. + Renkli Print. 2 Printer 2 Isısal Cilt makinesi 1 Giyotin (Elektrikli) 1 Giyotin (El ile) 1Büyük / 2 Küçük Klima 4 PT* +10 SU* + 1 Merkezi + 1 ST* Mikrofilm Çekim Cihazı 1 Mikrofilm Okuyucu 1 Mikrofilm Okuyucu/Yazıcı 2 Tepegöz 1 Harici Bellek 8 TB (1), 4 TB (1), 1 TB (1), 500 GB (3), 250 GB (2) Switch 16 port 3 (PoE), 1 (COM) Hub 8 port 1 Hub 5 port 1 Kamera 3 DOM + 13 * PT = Pencere Tipi *SU = Split Unit ST = Salon Tipi 8

4- İnsan Kaynakları 4.1- Personel 2010 yılından itibaren personel sayımız giderek azalmaktadır. Üç emekli, bir malulen emekli ve bir vefat ile sayımız on üç e inmiştir. Bir personelimiz de 2012 yılı Nisan ayında izinlerini kullanmaya başlayacak ve yaş nedeniyle emekliye ayrılacaktır. Alımı düşünülerek yetki talep ettiğimiz, bir tasnif memuru, iki kâtip yardımcısı, bir odacı ve üç sözleşmeli personelin yetki taleplerine yanıt alamamamız, çalışmalarımızın durma noktasına gelmesine neden olmaktadır. Raporun hazırlandığı dönemde iki kâtip yardımcısı ve bir odacı Personel Dairesince görevlendirilmiştir. Bu çerçevede salon hizmetlerimizi tekrar verebilmekteyiz. Aşağıdaki liste 2011 yılını yansıtmaktadır. Kadro Adı Kadro Sayısı Dolu Münhal Personelin Adı SOYADI Müdür 1 1 - Gökhan ŞENGÖR Müdür Muavini 1 1 - S. Belgin DEMİRER Transkripsiyon ve Değerlendirme 1-1 Münhal Memuru Konservasyon ve Teknik İşler 1-1 Münhal Memuru Mütercim 3 3 - Ebru BAYAZİTOĞLU Fatma DOĞAÇ Alphan BAYAZİTOĞLU Tasnif Memuru II. D. 1-1 Münhal Tasnif Memuru III. D. 2 1 1 Osman KAYMAK Münhal Kütüphane Memuru 1-1 Münhal Teknisyen 2-2 2 Münhal I. Sın. Katip 1 1 - Beria ONBAŞI Katip Yardımcısı 2-2 2 Münhal Odacı 1-1 Münhal Toplam 17 7 10 İşçi 5 3 2 Nazemin GELEN* Nuh AKDENİZLİ Denkay SEZGİN (Bekçi) Münhal Münhal Sözleşmeli Personel 3-3 3 Münhal TOPLAM 25 10 15 Kuruluş yasasında yer almayan personel Genel Ortaöğretim Dairesi (2) ile Mesleki Teknik Öğretim Dairesi (1) kadrolarında yeralan personel * 2012 Nisan ayında izin kullanarak Mayıs ayı sonunda emekli olacaktır. - 3 - Savaş ERGENEKONLAR Naciye UÇAN Recail BEYZADE (Bekçi) - 3-25 13 15 9

4.2- Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 21-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı 0 0 1 3 5 4 Yüzde 0 0 8 23 38 31 4.3- Personelin Eğitim Durumu Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt. Kişi Sayısı 4 3-3 3 Yüzde 31 23-23 23 4.4- Personelin Hizmet Süreleri Personelin Hizmet Süresi 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl 11 15 Yıl 16 20 Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı - 3 1 3 3 3 Yüzde 0 23 8 23 23 23 5- Sunulan Hizmetler Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nde aşağıdaki hizmetler sunulmaktadır: Danışmanlık Toplumun eğitimi Sanat ve Kültür etkinliklerine katkı Sosyal etkinlikler ve etkinliklere katkı Arşivcilik ve kütüphanecilik (Bilgi Belge Yönetimi) Tanıtım hizmetleri Topluma verilen hizmetlerin başında bilgi ve belge sunma hizmetleri gelmektedir. Kuruluşundan bu yana toplumda bilgi ve belge sunma hizmetleri açısından ilk başvuru merkezi görevini üstlenen dairemiz, ileri teknoloji ve yöntemlerle bu hizmetleri yine ilk sırada verme kararlılığındadır. Dairemizde 2011 yılının ilk sekiz ayında hizmet verdiğimiz araştırmacı sayıları aşağıda gösterilmiştir. Eylül Aralık döneminde personel yetersizliği nedeniyle salon hizmeti verilememiştir. 10

5.1- Araştırmacı Hizmetleri 2011 K.K.T.C. T.C. Diğer Erkek Kadın Lise ve altı Lisans OCAK 34 15 0 13 36 2 9 ŞUBAT 22 18-9 31-5 MART 34 19 2 16 39 4 7 NİSAN 38 14 4 14 42 3 5 MAYIS 19 222 1 28 14 3 9 HAZİRAN 28 30 4 27 35 3 9 TEMMUZ 35 23 4 23 39 1 44 AĞUSTOS 19 8 15 12 5 7 EYLÜL EKİM KASIM ARALIK TOPLAM 229 149 15 145 248 21 95 GENEL TOPLAM 467 Lisans üstü 38 35 44 Stajyer 48 30 50 16 1 15 1 18 18 18 18 276 74 ÖĞRENİM DURUMUNA GÖRE DAĞILIM Lise ve altı 5% Lisans 24% Lisans Üstü 71% UYRUĞA GÖRE DAĞILIM CİNSİYETE GÖRE DAĞILIM TC 38% Diğer 4% KKTC 58% Kadın 63% Erkek 37% 5.2-İdari Hizmetler Stratejik plan çerçevesinde belirlenen 2011 yılı hedeflerine ulaşmak için gerekli yönlendirme ve ihtiyaçların saptanarak temini, ayrıca ortaya çıkan sorunların giderilmesi, yeni deponun yapımına devam edilmesi ve çalışmaların desteklenmesi, Performans Değerlendirme Sisteminin 2011 yılı uygulamaları, Milli Arşiv Kurulu nun bir kez toplanıp 3 karar üretmesi, personelin çeşitli konularda eğitimlere katılımının sağlanması, araştırmacıı ve personelin mali olanaklar çerçevesinde ihtiyaçlarının sağlanması, mümkün olduğunca az ilaçlama yapma hedefi ile dairedeki malzemenin 1 kez ilaçlanması, personel alımı için çaba harcanması, 2012 Bütçe Taslağının hazırlanması, LAÜ de Sergi düzenlenmesi, yeni depo güvenliği için iki adet 11

PoE Swich, 10 adet güvenlik kamerası alınması 2011 yılı idari faaliyetleri arasında sayılabilecek çalışmalardır. 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi Tarafsızlık ve Şeffaflık : Tüm araştırmacı/kullanıcılara ayrım yapmadan eşit hizmet sunmak, (Dil, din, ırk, mezhep, siyasi görüş ve cinsiyet ayırımı gözetmeksizin herkese eşit mesafede durulur.) Verilerde Gizlilik Değerlerine Saygı : Ulusal, kişisel ve ticari gizlilikleri açıklamama, özellikle Kişisel Verilerin Korunması Yasası na bağlılık, Mesleki Uzmanlık : Personelin branşında uzmanlaşması ve mesleki standartlaşmayı savunma. Yeniliklere açık olmak / ulaşılabilirlik : Bilginin derlenmesi, düzenlenmesi, tasnifi, muhafazası ve hizmete sunulmasında teknolojik yenilikleri takip etmek. Arşiv malzemesi, hizmetleri ve mesleki bilgi birikimi ile toplumsal gelişime destek olur. Kaliteli Hizmet : Hizmetin sunulmasında empatik, güleryüzlü, saygılı ve ilgili olmak, güven vermek. İşbirliği ve Paylaşım : Gerek ülkemizdeki gerekse yurtdışındaki bilgi belge merkezleriyle işbirliği içindedir ve bu işbirliğini destekler. Bilginin paylaşıldıkça çoğalacağına inanır ve bu felsefeyi korur. II- AMAÇ ve HEDEFLER Stratejik Amaç 1 Arşivde bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Stratejik Amaç 2 Ayıklama ve düzenleme işlemleri bitirilmiş malzemenin kayıt işlerinin yapılması. Stratejik Amaç 3 Mevzuat ve standartların günümüz koşullarına uygun hale getirilmesi. Stratejik Amaç 4 Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi dışında bulunan kurum kuruluş arşivlerinin çağdaş düzeye ulaştırılması. Stratejik Amaç 5 Arşiv malzemesinin sayısal ortama aktarılması. Stratejik Amaç 6 Araştırmacılarının zaman ve mekan engeli olmaksızın bilgi kaynaklarımıza erişimlerini kolaylaştırmak. Stratejik Amaç 7 Nitelik ve nicelik açılarından yeterli, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin mensubu olmaktan gurur duyan insan gücüne sahip olmak. Stratejik Amaç 8 Hizmet alanlarını ergonomik bir duruma getirmek. 12

III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler 2011 Mali Yılı Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi Bütçesinin; Personel Giderleri 800.000 750.000 bölümünde, bir 700.000 personelin emekli 650.000 600.000 olması ve alımı 550.000 500.000 düşünülen personelin 450.000 400.000 alımının 350.000 gerçekleşememesi 300.000 250.000 nedenleriyle 93.930 200.000 Bütçe 150.000 TL düşüşle, yine aynı 100.000 Harcanan 50.000 nedenlerle Sosyal 0 Güvenlik Kurumuna Personel Sosyal Mal ve Cari Devlet Primi Giderleri Giderleri Güvenlik Hizmet Transferler de 22.818 TL düşüş ile Kurumuna Alım tamamlanmıştır. Devlet Giderleri Mal ve Hizmet Primi Giderleri Alımları bölümünde bulunan 76.365 TL hedef bütçemiz; Elektirik Alımları kaleminde bulunan ödeneğimiz, arşiv malzemesinin sayısal ortama alınması çalışmaları, arşiv malzemesinde ısı farklılığının olmaması için kullanılan klimalar ile inşaatın getirdiği 7.787 Kws fazla harcama nedenleriyle yetersiz kalmış, bu kalemimiz, 17.900 TL borç ile kapanmıştır. Bu bölüm gerçekleşmeleri elektirik alımları kalemi borcu dışında 62.154,44 TL olmuş ve 6.230,56 TL harcaması gerçekleşmemiştir. Bu gerçekleşememenin nedenleri; Maliye Bakanlığının uyguladığı 20% lik blokeden bazıları açılmış ve açılamayan 8.880,00 TL kalmıştır, bunun dışında, Girne Belediyesinin son dönem su faturasını geç vermesi ve hatalı işlem nedeniyle bazı su bedellerinin ödenememesinden dolayı 322,79 TL, ödenekte oluşan hata nedeniyle alım yapılamaması nedeniyle Temizlik Malzemesi alımlarında 678 TL, Maliye Bakanlığı Genelgesi çerçevesinde Yangın Söndürme Cihazlarının kontrolunun İtfaiye tarafından yapılacak olması ancak malzeme yetersizliği nedeniyle yapılamamasından dolayı 1.360 TL, yeterli malzeme olması nedeniyle alım yapılmayan Giyecek Alımları kaleminde 279 TL, yer olmaması nedeniyle arşiv malzemesi kabulü yapılmadığından dolayı Yük Taşıma Giderleri kaleminde 100 TL, çevirilerin tamamlanamaması nedeniyle sergi yapılamamasından dolayı Sergi Giderleri kaleminde 607 TL, Menkul Mal Alım Giderleri kalemlerinde alımı arzulanan yeni araştırma salonu mobilyalarının alınamaması nedeniyle 620 TL, alımı yapılan güvenlik kameralarından artan 496 TL ve tamirat yaptıracak atölye bulunamadığından tefrişat bakım onarım giderleri kaleminde 250 TL ve diğer kalemlerde kalan küçük rakamlar ise öngörünün gerçekleşmesine yetmemesi nedenleri ile harcanamamıştır. 13

Bütçe Uygulama Sonuçları MİLLİ ARŞİV VE ARAŞTIRMA DAİRESİ 2011 MALİ YILI AÇILIMI Kodu AÇIKLAMA BÜTÇE (TL) HARCANAN (TL) 1 Personel Giderleri 745.851,00 651.920,37 2 Sosyal Güvenlik Kurumuna Devlet 36.349,00 22.818,69 Primi Giderleri 3 Mal ve Hizmet Alım Giderleri 76.365,00 62.154,44 4 Faiz Giderleri 5 Cari Transferler 350,00 350,00 6 Sermaye Giderleri 7 Sermaye Transferleri 8 Borç Verme 9 Yedek Ödenekler GENEL TOPLAM 858.915,00 TL 737.243,50 TL B- Performans Bilgileri 1- Stratejik Amaçlarda Yer Alan Faaliyet Bilgileri Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin 2007-2011 strateji planında yer alan hedeflerinin altında bulunan faaliyetler ve 2011 döneminde gelinen durum: Stratejik Amaç 1 - Arşivde bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Hedef 1 İdari Binada bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi; Dairelerin aylık faaliyet raporları ayrılarak kayıtları yapılmış, 2010 yılı Resmi Gazeteleri düzenlenmiştir. (Sürekli) Cyprus News adlı gazete düzenlenerek, indeksi hazırlanmış ve hizmete hazır hale getirilmiştir. UNFICY Briefing dosyaları düzenlenerek, gömleklere yerleştirilmiş ve belgelerin kaydı yapılmıştır. Dünya Basınında Türkiye, Yabancı Basın Ne Diyor?, Basın Müşavirliği, Haber Bülteni, Kuzeyden Haberler, Pan Haber Yorum, Kıbrıs Türk Federe Devleti Bültenlerinin kaba tasnif ve ayrımına başlanmıştır. Fazla nüsha Türkçe Kitaplar ayıklanmıştır. Kıbrıs Türk Kurumları Federasyonu Dosyaları ayıklanarak gömleklere yerleştirilmiştir TAK, News From North ve TC Lefkoşa Büyükelçiliği Basın Özetleri adlı süreli yayınların düzenlenmesi çalışması tamamlanmıştır. Üst katta bulunan ve düzenlenmesi henüz yapılmayan resimler düzenlenmiştir. Faaliyet 4 Enformasyon Dairesi arşiv malzemesinin ayıklanıp düzenlenmesi; Çalışma personel yetersizliği nedeniyle durmuştur. Faaliyet 7 Haritaların düzenlenmesi; Çalışma personel yetersizliği nedeniyle durmuştur. Faaliyet 8 Cumhurbaşkanlığından gönderilen malzemenin düzenlenmesi; Cumhurbaşkanlığından gelen Yasalar henüz düzenlenmemiştir. Faaliyet 10 Seçim malzemesinin düzenlenmesi; Faaliyet 12 Afişlerin düzenlenmesi; 14

Hedef 2 I Nolu Depoda bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Faaliyet 2 Farklı yıllar içinden ve mahkeme arşivi içinden çıkan Mahkeme Dosyalarının yerlerine yerleştirilmesi işlemlerinin tamamlanması; Hedeflenen çalışma tamamlanmıştır. Ancak tasnifi yapılan dosyalar arasından geçmiş yıllara ait belge ve dosyalar çıkmış, ayrıca Mahkeme arşivi dosyalarının ayıklanma ve düzenleme çalışması da personelin rahatsızlığı nedeniyle durmuştur. Bu nedenle faaliyet tamamlanamamış yeniden hedefe konulmuştur. Faaliyet 4 Mahkeme Defterlerinin düzenlenmesi; İdari bina ve Depo I de bulunan Mahkeme Defterlerinin Özel Odaya taşınması işlemleri ve taşınanların temizlenerek konularına göre ayrımının yapılması 2010 yılında tamamlanmıştır. Tarih sırasına konup tasnifleri yapılacaktır. Faaliyet 5 Depo arkasındaki barakada bulunan Çalışma Dairesi malzemesinin düzenlenmesi; Faaliyet tamamlanmıştır. Hedef 3 II Nolu Depoda bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Faaliyet 3 Girne Kaymakamlığından gelen malzemenin ayıklanması; Faaliyet 4 Alsancak Belediyesinin 1974 öncesi belgelerinin düzenlenmesi; Karava Belediyesi, Omorfo Belediyesi ve Girne Belediyesi, Larnaka Kaza İdare Amirliği ile Girne Kaymakamlığı dosyalarının kaba ayrımı yapılmış, 1974 öncesi Girne Kaymakamlığı dosyalarının yıllara göre ayrımı tamamlanarak, dosya usulü tasnifleri yapılmıştır. Çalışmaya, personel eksikliği nedeniyle devam edilememiştir. Faaliyet 5 Limanlar Dairesi ve Girne Liman Reisliğinden gelen belgelerin düzenlenmesi; Gemi Kayıtları dosyalarının tasnifi 2010 yılında yapılmıştır. Çalışmaya, personel eksikliği nedeniyle devam edilememiştir. Bu Stratejik amaç altında yer alması gereken diğer çalışmalar; Kültür Dairesi arşivi içinden çıkan 163 adet yardımcı kayıt imha için ayıklanıp listelenmiştir. Yüksek Öğrenim ve Dışilişkiler Dairesi arşiv malzemesi içinde bulunan seri dosyalar (Burs Dosyaları) ayıklanıp, soyadına göre alfabetik sıraya konmuştur. İlk Öğretim Dairesi ne ait evraklar çuvallardan ve karton kutulardan çıkartılarak arşiv kutularına konulmuş, Tapu Defterleri nin yıpranan sırt etiketleri değiştirilerek yenileri yapıştırılmış, Koleksiyon politikasına uymayan 408 adet Yunanca kitap listelenerek imhaya ayrılmıştır. Dairede bulunan Arapça kitaplar ayıklanmıştır. Larnaka Camii nden alınan Osmanlıca malzemenin kaba gömlekleme işlemine başlanmıştır. Osmanlıca Muhasebe ve Muhabere evrakının ayrımına devam edilmiştir. Osmanlıca belgelerin ve gömleklerin mühürlenmesine devam edilmiştir. Cumhurbaşkanlığı, TC Elçiliği ve TAK tan her ay gazeteler alınmış, kaba tasnifi yapılmış ve Daire için, Güney Kıbrıs Rum Yönetimi bölgesinde yayınlanan basın seti oluşturulmuştur. (Sürekli) 15

Resmi gazetelerin ve faaliyet raporlarının ayıklanması ve düzenlenmesi yapılmıştır. (Sürekli) Dairemizde bulunan Yunanca gazetelerin mevcut listeleri bilgisayar ortamına kaydedilmeye başlanmıştır. Çalışma tüm Kıbrıs gazetelerini kapsayacak şekilde devam ettirilecektir. Stratejik Amaç 2 - Ayıklama ve düzenleme işlemleri bitirilmiş malzemenin kayıt işlerinin yapılması. Hedef 1 İdari Binada bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Faaliyet 3 Haritaların katalog kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması. Faaliyet 4 Ara katta bulunan klişelerin baskısı ve kaydı Bu Hedef altında yer alması gereken çalışmalar: İngilizce ve Türkçe kayıtsız kitapların kaydına tekrar başlanmıştır. (Sürekli) Kıbrıs Türk Kurumları Federasyonu Fonu nun dosya usulü tasnifi yapılmıştır. Meclis Tutanaklarının kontrolü ve listelerinin çıkarılması tamamlanmıştır. Arşiv politikasına uymamakla beraber nadir olmaları sebebiyle ayrılan kitapların kaydı yapılmıştır. Dairemizde bulunan plakların tasnifleri yapılmıştır. Hedef 2 I Nolu Depoda bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Faaliyet 1 Mahkeme Dosyalarının kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması. Faaliyet 2 Mahkeme Defterlerinin kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması. Hedef 3 II Nolu Depoda bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Faaliyet 1 Yapı İzin Dosyaları ile Kuyu İzin Dosyalarının kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması; 1953 1958 yılı Yapı İzin Dosyaları nın tasnifi yapılmıştır. Tasnif çalışması devam etmektedir. Faaliyet 3 Rumca kitapların katalog kayıtlarının tamamlanması; Öncelikli çalışmalar nedeniyle kayıt işine ara verilmiştir. Faaliyet 4 Rumca Dergilerin katalog kayıtlarının tamamlanması; Faaliyet 5 Girne Kaymakamlığı belge ve defterlerinin kayıtlarının yapılması; Faaliyet 6 Alsancak Belediyesi belgelerinin kayıtlarının yapılması; Bu fon ayıklanıp ayrılmıştır. İçinden çıkan 1974 öncesi Girne Kaymakamlığı dosyalarının tasnifi 2010 yılında tamamlanmıştır. Ancak Mahkeme arşivi dosyaları içinden bu fona ait dosyaların çıkacağı tahmin edilmektedir. Bu Hedef altında yer alması gereken çalışmalar: Güney Kıbrıs Rum Yünetimi bölgesinde yayınlanan gazetelerin sayısal ortamda muhafazası için çalışmaya devam edilmiştir. Ayıklanıp, soyadına göre alfabetik sıraya konulan, Burs Dosyaları nın kaydı yapılmıştır. İlk Öğretim Dairesi ne ait evrakların dosya usulü tasnifi yapılmıştır. Hedef 4 Özel Odada bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Faaliyet 2 Osmanlıca belgelerin tasniflerinin yapılması; 16

Muhasebe Dosyaları, Muhabere Dosyaları ve Larnaka Belgeleri fonlarının tasnifine devam edilecektir. Faaliyet 4 Türkiye Cumhuriyeti nden getirilen Osmanlıca belgelerin (mikrofilm ve bunların tab edilmiş halleri) tasniflerinin yapılması; Faaliyet 5 Bakanlar Kurulu Önergelerinin tasniflerinin yapılması; Bu Hedef altında yer alması gereken çalışmalar: Lefkoşa Halk Kulübü nden alınan Osmanlıca kitapların kaydına başlanmıştır. Stratejik Amaç 3 - Mevzuat ve standartların günümüz koşullarına uygun hale getirilmesi. Hedef 2 Milli Arşiv Yasa Tasarısının yasalaşması için çaba sarfedilecektir. Devlet sırrı ve gizlilik kodu konularında sonuç sağlanamadığı için hedefe ulaşılamamıştır. Faaliyet 1 Çalışmaların tamamlanması ve Başbakanlığa sunulmasının sağlanması gerçekleştirilecektir. Faaliyet 2 Milletvekilleri ve konu ile ilgili kişiler bilgilendirilecektir. Hedef 3 Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi (Kuruluş, Görev ve Çalışma Esasları) Yasası günün koşullarına göre ele alınarak yeniden değerlendirilecektir. Faaliyet 1 Çalışmaların tamamlanması ve teknik kurullara sunulmak üzere Başbakanlığa sunulmasının sağlanması gerçekleştirilecektir. Bu Stratejik amaç altında yer alması gereken diğer çalışmalar; Arşiv standartlarının oluşturulması için çalışmalar yapılmıştır. Dairemiz çalışma ortamının sağlığa etkisi çerçevesinde çalışma yapılmıştır. Standart dosya planı hazırlanması çalışmasına başlanmıştır. Stratejik Amaç 4 - Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi dışında bulunan kurum kuruluş arşivlerinin çağdaş düzeye ulaştırılması. Hedef 1 Bu alanda çalışanlara hizmetiçi eğitim verilerek daha iyi hizmet sunmalarının sağlanması. Faaliyet 1 Hizmetiçi eğitim programı hazırlanması ve eğitimin verilmesi. Hedef 2 Büyük kurumlarda bilgi belge yönetimi mezunlarının istihdam edilmesi için çaba harcanması. Faaliyet 1 Milli Eğitim ve Kültür Bakanlığı ve Devlet Planlama Örgütü nezdinde girişimde bulunularak, Üniversitelerin bilgi belge bölümünde eğitim almak isteyenleri teşvik etmek için burs verilmesinin sağlanması. Hedef 3 Konumuz ile ilgili bilgi vermek, duyurular yapmak ve sorunları giderme amacıyla tartışmak için elektronik ortamda liste açmak. Hedef 4 Kamu kurum ve kuruluşlarının arşivlerinin dosya planlarının hazırlanması ve belge ömür tesbitlerinin yapılması. Proje 1 Personelin hizmetiçi eğitim ile konu hakkında eğitim görmeleri sağlanmalı. Bu Stratejik amaç altında yer alması gereken diğer çalışmalar; Dışişleri Bakanlığı arşivi ile Hayvancılık Dairesi arşivi incelenmiş ve önerilerde bulunulmuştur. 17

Merkezi Cezaevi arşivinin belge ömür tespitlerinin yeniden yapılması sağlanmıştır. Stratejik Amaç 5 - Arşiv malzemesinin sayısal ortama aktarılması. Hedef 1 İdari Binada bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. Faaliyet 2 Sık kullanılan yerel gazetelerin sayısal ortama aktarılması; 1956 yılı Halkın Sesi gazetesi sayısal ortama aktarılmıştır. YDÜ Büyük Kütüphane personeli ile Bozkurt Gazetesinin sayısal ortama alınması çalışması başlatılmıştır. 1 cilt matbu eser ile tek sayısı bulunan Ufuk Gazetesi sayısal ortama alınmıştır. İstiklal gazetesi sayısal ortama alınmış ve saptanan eksiklerin giderilmesi ve hatalı çekimlerin düzeltilmesi yapılmıştır. Afrika Gazetesi nin sayısal ortama alınması işlemine devam edilmiştir. Havadis Gazetesi, 2011 yılı Nisan Temmuz dönemini içeren 4 aylık gazeteyi pdf olarak vermiştir. Faaliyet 4 Genelgelerin sayısal ortama aktarılması; Bu Hedef altında yer alması gereken çalışmalar: Araştırmacıların talepleri doğrultusunda çeşitli kitap ve gazetelerden bölümler sayısal ortama aktarılmıştır. 12 İngilizce ve 7 Türkçe kitap 2 adet dergi sayısal ortama aktarılmıştır. Hedef 2 I Nolu Depoda bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. (Mahkeme Dosyalarının tasnifi aşamasında yapılacak) Hedef 3 II Nolu Depoda bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. Faaliyet 1 Yapı İzin Dosyalarının sayısal ortama aktarılması. Faaliyet 2 Kuyu Dosyalarının sayısal ortama aktarılması. Faaliyet 3 Tapu defterlerinin sayısal ortama aktarılması. Faaliyet 4 Girne Kaymakamlığı belge ve defterlerinin sayısal ortama aktarılması. Faaliyet 5 Alsancak Belediyesi belgelerinin sayısal ortama aktarılması. Yunanca gazetelerin sayısal ortama alınması çalışmasına devam edilmiştir. Günlük olarak Fileleftheros, Simerini, Haravgi, Alithia, Politis, Neolea, Kathimerini, Sport Day gazetelerinin Ocak Kasım 2011'e ait nüshaları ve Simerini gazetesinin 2008, 2009 yılı, 2010 yılı Ocak-Haziran, Fileleftheros gazetesinin 2009 yılı, 2010 yılının tamamı, Kathimerini'nin 2009-2010-2011, Neolea'nın 2010-2011, Politis'in 2010 Kasım-Aralık nüshaları sayısal ortama alınmıştır. Sayısal ortama alınmayan Mahi ve Goal News gazeteleri ise koleksiyonda basılı olarak saklanmaya devam edilmiştir. Hedef 4 Özel Odada bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. Faaliyet 1 Yazma eserlerin sayısal ortama aktarılması çalışmasının tamamlanması. Çalışma 1 Sayısal ortama alınacak tüm eserler fırçalanarak toz ve zararlı canlılardan arındırılacaktır. 25 adet el yazması eser sayısal ortama aktarılmıştır. Defter-i Nüfus ların çekimi yapılmış, sayısal ortama alınmayan (5 cild) kalmıştır. 18

Faaliyet 2 Osmanlıca belgelerin sayısal ortama aktarılması (Dosyaların tasnifi aşamasında yapılacak) Osmanlıca gazetelerdeki eksik olan bölümler sayısal ortama alınmıştır. Mutasarrıflık defterlerinden 14 ve 15 numaralı defter, 20 parçadan oluşan 1901 tarihli Lefkoşa Haritası, Nadir eser koleksiyonundan N428 ve N476 numaralı eserler ile 4 ciltlik referans kitabın 3 cildi sayısal ortama aktarılmıştır. Tasnifi tamamlanıp sayısal ortama alınmış olan Vakıf Dosyaları Fonuna ait sayısal ortamdaki malzemenin isimleri, görüntülere erişim olanağı sağlamak için, tasnif numaraları olarak değiştirilmeye, eksik ve kusurlu çekimler saptanarak düzgün çekimleri ile değiştirilmeye ve yırtık olan belgelerin onarımı çalışması tamamlanmıştır. (3.519 görüntü çekilmiştir) Proje 2 Malzemenin sayısallaştırılması çerçevesinde UPS, Jenaratör ve eleman temini sağlanmalı. Proje 3 Malzemenin sayısallaştırılması çerçevesinde depolama bilgisayarı temini sağlanmalı. Bu Stratejik amaç altında yer alması gereken diğer çalışmalar; 9 no lu Mutasarrıflık Dosyası sayısal ortama aktarılmıştır. 2 cilt Tahrir Defteri sayısal ortama alınmıştır. Hedef 5 Kamuda Elektronik Kayıt Yönetimi. Kurumun bilgi, belge ve arşivlerinin elektronik ortamda tutulması; diğer kurumlarla Veri/Bilgi alışverişinde elektronik ortamların kullanımı; ulusal standartlar, veri standardı, uygulama geliştirme standardı varlığı ve uyumu; kurumsal verilerin bütünlük, erişilebilirlik, süreklilik ve yönetilebilirliği; kurum içi elektronik iletişimin varlığı; kurumsal yetki düzenlemeleri ve veri güvenliği yönetiminin varlığı Faaliyet 1 Elektronik İmza Yasasının yasalaşması sonrasında elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacağı usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak elektronik kayıt sistemlerinin birbiriyle uyumlu işlemesi ve etkin şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirlenmesi hususlarında çalışmalar yapılacaktır Proje 1 Arşiv programı hazırlatılacak (Çalışma başlamıştır.) Proje 2 Kağıt ortamdan elektronik ortama geçişin gerektirdiği anlayış değişikliğini sağlayacak eğitim etkinliklerinin artırılması; üst düzey yöneticiler dahil tüm personele eğitim verilmesi Faaliyet 2 Kamu kurumları bilgi güvenliği risk analizi Proje 1 Başta kritik bilgileri kullanan merkezi kurumlar olmak üzere, kamu kurumlarının sahip olduğu mevcut sistemler analiz edilerek bilgi güvenliği konusunda izlenecek politikalar ve alınacak önlemlere ilişkin öneriler geliştirilecektir. Proje 2 Sağlık Kayıtları mahremiyetinin korunması için sağlık kuruluşlarında tutulacak elektronik hasta ve sağlık kayıtlarının güvenliği ve mahremiyetinin sağlanmasına yönelik teknik gereksinimlerin belirtildiği bir rapor hazırlanacaktır. Faaliyet 3 Kamu bilgi sistemleri acil durum yönetimi 19

Proje 1 Kamu bilgi sistemlerinin acil durum yönetimi ihtiyaçları tespit edilerek çözüm önerileri geliştirilecektir. Faaliyet 4 Birlikte çalışabilirlik için veri paylaşımı Proje 1 Kamu kurumlarındaki bilgilere kimlerin, nasıl erişebileceği ve bilgilerin nerede tutulacağı tanımlamalarının yapılmasına ilişkin e-devlet metaveri standardı dokümanı hazırlanacaktır. Kamu hizmetlerinin sunumunda kullanılacak veri elemanları ve veri yapılarının paylaşılabilmesi için gerekli mekanizmalar oluşturulacak, bir model ve ortam geliştirilecektir. Birlikte çalışabilirlik esasları kılavuzunun güncelleme çalışmaları yapılacaktır. Faaliyet 5 Kurumsal Hizmetlerde Bilişim Sistemlerinin Yeri Proje 1 Kurumlar arasında gizlilik derecesi olmayan belgelerin elektronik yöntemlerle gönderilmesi, bilgi paylaşımı kuralları ve bilgi yönetimi politikasının belirlenmesi, bilişim sistemleri geliştirme, işletme ve uygulama iş adımlarının varlığı ve kurum içi elektronik iletişimin varlığı sağlanacaktır. Stratejik Amaç 6 - Araştırmacılarının zaman ve mekan engeli olmaksızın bilgi kaynaklarımıza erişimlerini kolaylaştırmak. Hedef 1 Araştırmacı/Kullanıcıların bilgi hizmetlerinden daha hızlı ve etkin bir şekilde yararlanmalarını sağlamak. Faaliyet 2 Sayısal ortama aktarılan kayıtların web sayfasına aktarılması ve arama motoru ile kolay erişilebilir hale getirilmesi. Faaliyet 3 Dairemize A3 boyutunda renkli fotokopi/yazıcı makinesi konulması için proje hazırlanması. Faaliyet 4 Araştırma salonundaki bilgisayar sayısının arttırılması. Faaliyet 5 Görsel-işitsel araç ve gereçlerimizi çoğaltarak farklı ortamlardaki bilgiye erişimin olanaklı kılınması. Faaliyet 6 Web sayfamızın daha kullanışlı ve bilgi açısından zenginleşmesi yanında İngilizce ve Rumca dillerinde de bilgi vermesi sağlanacaktır. Bu faaliyete ilişkin bilgilere Web Sitesi Bilgileri bölümünden erişilebilir. Hedef 2 Engelli Araştırmacı/Kullanıcıların bilgi hizmetlerinden gerektiği ölçüde yararlanmalarını sağlamak. Faaliyet 1 Engelli Araştırmacı/Kullanıcıların binaya girişleri için tertibat alınması. Faaliyet 2 Bina içindeki kullanım alanlarının onların da kullanabilecekleri duruma getirilmesi. (Giriş koridorunun genişletilmesi, tuvalete tutanak yerleri eklenmesi vs.) Faaliyet 3 Engelli Araştırmacı/Kullanıcılar için özel bir birim oluşturulması. Hedef 3 Kullanıcılardan düzenli olarak geri bildirim alınması için çalışmalar yapılması. Hedef için çalışma yapılamamıştır. Faaliyet 1 Araştırma salonuna öneri kutusu konulması. Faaliyet 2 Web sayfası üzerine görüş ve öneriler için program eklenmesi. Hedef 4 Yeni Arşiv Sitesi Projesinin gerçekleşmesi için elden gelen tüm çabanın harcanması. Hedef 3 Planın uygulamaya konması ve etaplar halinde projeler (İklimlendirme, güvenlik, mefruşat, depolama üniteleri, teknik teçhizat, kablosuz iletişim vd.) için yeni finans kaynakları sağlanması. (AB ve UNDP den ör. CALIMERA Projesi) Bina Projesiyle ilgili olarak yapılan çalışmalar sonunda, ilk proje (Karkas İnşaası) tamamlanmış ve ikinci Proje için TC Yardım Heyetince sağlanan 3.750.000 TL ile ihaleye çıkılmıştır. Temmuz 2011 de başlayan çalışmanın Nisan 2012 de tamamlanması hedeflenmektedir. 20

Stratejik Amaç 7 - Nitelik ve nicelik açılarından yeterli, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin mensubu olmaktan gurur duyan insan gücüne sahip olmak. Hedef 1 Çağdaş ve standartlara uygun insan kaynakları politikası oluşturmak Faaliyet 1 İdeal kadronun nicelik ve nitelik açılarından belirlenmesi (kadro yasası ile beraber hazırlanacak) Faaliyet 2 Personel için performans değerlendirme ölçütleri geliştirme Hedef 2 Çalışanların motivasyonunu arttırıcı önlemler almak. Faaliyet 1 Personele yönelik sosyal etkinlikler düzenlemek veya mevcutları duyurmak Faaliyet 2 Çalışanların mesleki gelişimlerinin sağlanması için fırsatları takip etmek ve sürekli eğitim olanakları oluşturmak. Proje 1 Hizmet içi eğitim politikası saptama Proje 2 Yurt içi ve yurt dışı eğitim programlarından yararlanma Proje 3 Konuyla ilgili yabancı kuruluşlarla işbirliği yapma Proje 4 Misyon çerçevesinde yapılacak akademik çalışmaların teşvik edilmesi Proje 5 Liderlik gelişim eğitimi verilmesi Hedef 3 Yönetim ile çalışanlar arasında sağlıklı bir iletişim ortamı yaratmak. Faaliyet 1 Kullanıcı ve personel için kuralların net olarak tanımlanıp etkin biçimde duyurulması Faaliyet 2 Düzenli aralıklarla personel toplantıları yapılması Faaliyet 3 Personel ile iletişimde sözlü ve yazılı iletişim kanallarının belirlenmesi Bu Stratejik amaç altında yer alması gereken diğer çalışmalar; Web sayfası düzenleme eğitimine katılınmış (KamuNet 2 gün) ve KAKİS hakkında bilgi aktarımı yapılmıştır. Bilgi Güvenliği, Bilişim Hukuku ve Veri Madenciliği konulu etkinliklere katılım sağlanmıştır. Personelin Sivil Savunma eğitimlerine katılması sağlanmıştır. Stratejik Amaç 8 - Hizmet alanlarını ergonomik bir duruma getirmek. Hedef 1 Mevcut bina, depo ve hizmet alanlarından en verimli şekilde yararlanma yollarını aramak. Faaliyet 2 Mahkeme Dosyalarının yerleştirildiği kutuların sıkıştırılarak yer elde edilmesi. (Yaklaşık 30 metre raf kazandıracaktır.) Hedef 2 Yeterli sayıda ve kalitede mobilya (araç-gereç) sağlamak. Faaliyet 1 Rafların yenilenmesi ve uygun olanların onarımı Hedef 2 Bilgi kaynaklarının daha iyi korunması ve bakımı için gerekli önlemler almak. Faaliyet 1 Gerekli görülen yayınların ciltlenmesi Hasarlı gazete ciltleri onarılmıştır. Faaliyet 2 Mümkün olduğunca az ancak zorunluluk halinde ilaçlama yapılması Bu çerçevede 1 kez ilaçlama yapılmıştır. Faaliyet 3 Demirbaş kayıtlarının her yıl kontrol edilmesi Hedef 3 Hizmet alanları, depolar ve personelin kullanım alanlarının bakım/onarım ve temizlik ihtiyaçlarının etkin yapılmasını sağlamak. Faaliyet 1 Dairemizdeki birimlerin temizliğinin periodik olarak yapılması Binaların ve arşiv malzemesinin ihtiyaç duyduğu uygun ortamın yaratılması için depoların temizliği ve havalandırılması işlemleri yapılmıştır. Bodrum katında bulunan cilt atölyesinin temizliği ve düzenlenmesi yapılmıştır. 21

Faaliyet 2 Bakım / onarıma ihtiyaç gösteren alanların ihtiyaçlarının süratle giderilmesi İdari bina üs katında bulunan halıların kaldırılması sağlanmıştır. İdari bina çatısında parapetlerin üzerinde bulunan ve ufalanan beton sökülerek yenisi döktürülmüştür. İdari binanın dış cephe boyası yaptırılmıştır. Kış öncesi bakım çalışması yapılmıştır. Ahşap oymalı dolap sökülmüş tahta koruyucu ile boyanarak tekrar kurulmuştur. Arızalı lambalar, aparatları ve arızalanan su motoru yenisiyle değiştirilmiş, inşaat nedeniyle kopan su borusu tamir edilmiştir. Bahçenin budanması ve temizliği çalışması tamamlanmıştır. Bahçede kaldırılan damlama-sulama sistemi tekrar serilmiştir. II No lu depoya klima taktırılmıştır. Özel Odada bulunan merkezi iklimlendirme cihazının arızalanması ve arızanın hemen giderilememesi nedeniyle malzemenin sağlıklı ortamda muhafazası için 41 BTU Klima alınmıştır. Bekçi kulübesinin elektrik sorunu giderilmiş ve burada bulunan pencereye sinek teli konmuştur. İki adet çalışma odasına perde taktırılmıştır. Klimaların, bilgisayarların ve duman detektörlerinin temizliği yapılmıştır. Arızalı olan laptop ve 3 adet bilgisayar ile 4 adet klima onarılmış, network bağlantısını sağlayan swich değiştirilerek KamuNet bağlantısı 10 Gigabit e yükseltilmiştir. Arızalanan UPS KamuNet tarafından verilen UPS ile değiştirilmiştir. Bilişim odası yangın sistemi FM-200 ün arızalanmış aküleri değiştirilerek sorun giderilmiştir. Dairedeki bilgisayarların tümünde virüs taraması yapılmıştır. KVM nin Mouse ve klavye kablosu temin edilmiştir. Bekçi kulübesi ve Özel Oda için su deposu alınmıştır. Hedef 4 Kullanıcı ve personel için ergonomik, dinlendirici, iş güvenliği ve görselliğe hitap eden ortamlar hazırlanması için çalışmak. Faaliyet 1 Personele iş sağlığı ve güvenliği eğitimi verilmesi Faaliyet 2 Personelin kullandığı ofis mobilyalarının ergonomik olmasının sağlanması Faaliyet 3 Kullanıcılar için dinlenme ve bilgi paylaşımı köşeleri hazırlanması Faaliyet 4 Bina girişinde bulunan sıcak/soğuk içecek makinasının herzaman temiz ve aktif halde bulunmasının sağlanması. Bu Stratejik amaç altında yer alması gereken diğer çalışmalar; Bilgisayar sistemlerinin güvenliği için FortiNet kurulup tanımlamaları yapılmıştır. Bahçe ışıkları kontrol edilerek bozuk olanlar tamir edilmiştir. Özel Oda iklimlendirme sistemi ile iki adet pencere tipi klimanın servisleri yaptırılmıştır. Arızalan Scanner, bilgisayar ve klimalar tamir edilmiş veya ettirilmiştir. Güvenlik tedbirlerinin artırılması çerçevesinde kamera sisteminin bekçilerce izlenmesi sağlanmıştır. Resmi hizmet aracının tamir ve servisi yapılmıştır. Fotokopi ile bir yazıcının servisi yaptırılmıştır. Bahçenin budama, sulama çapalatılma işleri yapılmıştır. Güvenlik amacı ile beslenen köpeklerin beslenme ve ilaçlanması işlemleri yapılmıştır. 22

2- Stratejik Amaçlarda Yer Almayan Diğer Çalışmalar; Proje Bilgileri Arşiv malzemesinin uygun şekilde muhafazası ve gelecek kuşaklara aktarılması için restorasyon malzemesi sağlanmasına yönelik araştırma yapılmış ve bulunan malzemenin alımı gerçekleştirilmiştir. Çeviri Çalışmaları Araştırmacıların talepleri doğrultusunda çeşitli Osmanlıca dilinde malzemeden (Defter-i Nüfus ve Sicil) çeviriler yapılarak danışma hizmeti verilmiştir. Araştırmacıların talebi ile Yunanca gazetelerden tarama yapılarak haber bulunmuştur. Atatürk ün ölümü ile ilgili Kıbrıs Rum basınında yer alan haberlerin özet çevirisine başlanmıştır. Gönüllü stajyer tarafından bir cilt Defter-i Nüfusun çevirisine başlanmıştır. Çevirisi yapılmamış olan Hüccetlerin çevirisine başlanmıştır. Tanıtım Bilgileri 1. Daire gezisi ile tanıtım yapılması: a. Doğa Koleji öğrencileri ve b. YDÜ Tarih Öğretmenliği Bölümü 1. Sınıf öğrencileri 2. Tuğralı Belgeler Sergimiz Nisan ayında Lefke Avrupa Üniversitesi nde de sergilenmiştir. Web Sitesine İlişkin Bilgiler Dairemizin Web servisini (http://www.arsiv.kamunet.net) sunan KamuNet, Şubat ayı sonunda sistem değişikliğine giderek Blade Sunucuya geçmiştir. Bu nedenle Ocak ve Şubat ayı istatistiklerimiz kayıt dışı kalmıştır. Sitemiz 28.02.2011 31.12.2011 tarihleri arasında, 8.261 farklı IP den 26.888 ziyaretçi tarafından ziyaret edilmiştir. Günlük ziyaret ortalaması 87 ziyaretçidir. Ziyaretçi ülkeler ve Ziyaret Oranları (İlk 20) Ülke Ziyaretçiler % 1 Amerika 11,822 43.97% 2 Bilinmeyen (Tahminen KKTC) 10,294 38.28% 3 Rus Federasyonu 2,564 9.54% 4 Türkiye 1,643 6.11% 5 İsveç 91 0.34% 6 Almanya 79 0.29% 7 Kıbrıs 46 0.17% 8 İngiltere 38 0.14% 9 Japonya 37 0.14% 10 Yunanistan 32 0.12% 11 Ukrayna 23 0.09% 12 Hollanda 20 0.07% 13 Fransa 17 0.06% 14 Avusturalya 15 0.06% 15 Çin 15 0.06% 16 Çek Cumhuriyeti 14 0.05% 17 Kanada 12 0.04% 18 Polonya 11 0.04% 19 Ispanya 10 0.04% 20 Finlandiya 9 0.03% 23

2012 yılında sitemizi yenileme hedefi belirlenmiştir. Yeni sitede yer alacak İngilizce ve Yunanca bilgilerin de ayrıca bir çekim sağlayacağını düşünmekteyiz. Sitemize toplam istek sayısı 317.054, günlük istek ortalaması ise 1.029 dur. Sayfa ziyareti 30.998, günlük sayfa görüntüleme sayısı 100 dir. En çok ziyaret edilen sayfalar ziyaret sayısı ile aşağıda verilmiştir. Sıra Dosya Adı Sayı 1 Mevzuat 2174 2 arsivcilik.htm 1551 3 yayinlar.html 1451 4 tarihce.html 1343 5 kitaplar.html 928 6 Linkler.html 771 7 personel.htm 687 8 BSS 605 9 iletisim.html 555 10 Raporlar 498 Burada ilginç olan, her ay güncellenen ve dairemize özgü bilgi içeren Faaliyet Raporları nın ziyaret sırası 10, ancak Meclis, Mahkemeler ve Merkezi Mevzuat Dairelerinden de erişilebilecek olan mevzuatlar 1 inci sırada yer almaktadır. Bu nedenle raporların daha kolay fark edilir yere konması hedeflerimize konmuştur. İndirilen dosyalar bazında yapılan analize göre ise ziyaretçilerin aşağıdaki tabloda yer alan dosyaları indirdiği saptanmıştır. En Çok İndirilen Dosyalar (İlk 20) Sıra Dosya İndirmeler 1 http://arsiv.kamunet.net/ yayinlar/milli arsiv kktc.pdf 1.539 2 http://arsiv.kamunet.net/ kitaplar/turkce Kolleksiyon.pdf 865 3 http://arsiv.kamunet.net/ yayinlar/1911-1916 Sicili (333-564).pdf 720 4 http://arsiv.kamunet.net/ yayinlar/1871-1873 Girne Sicili.pdf 661 5 http://arsiv.kamunet.net/ liste/mafe_v2.pdf 633 6 http://arsiv.kamunet.net/ liste/maa_kd_20091113.pdf 627 7 http://arsiv.kamunet.net/ yayinlar/kibrismahkemeleri.pdf 479 8 http://arsiv.kamunet.net/ liste/dokgiris.pdf 452 9 http://arsiv.kamunet.net/ liste/katalog HAKKINDA_VD.pdf 391 10 http://arsiv.kamunet.net/ liste/onsoz_ MAFE_V2.pdf 379 11 http://arsiv.kamunet.net/ yayinlar/1879-1880 Girne_Sicili 2.pdf 345 12 http://arsiv.kamunet.net/ kitaplar/ydkk.pdf 315 13 http://arsiv.kamunet.net/ Raporlar/Strateji_kv1.pdf 299 14 http://arsiv.kamunet.net/ liste/nkp.pdf 292 15 http://arsiv.kamunet.net/ liste/dok.pdf 265 16 http://arsiv.kamunet.net/ BSS/BSS SON.pdf 233 17 http://arsiv.kamunet.net/ kitaplar/nadir.pdf 222 18 http://arsiv.kamunet.net/ liste/maa_vd_20091113.pdf 207 19 http://arsiv.kamunet.net/ Raporlar/KSK/I KSK Arsiv Alt Kurulu.pdf 204 20 http://arsiv.kamunet.net/ liste/maa_kd_hk-20091113.pdf 166 Tabloya bakıldığında, Yayınların 3.744 indirme sayısı ile ilk sırayı, Katalogların 3.426 indirme sayısı ile ikinci sırayı aldığını görmekteyiz ki buradan araştırma yapılmasına ve bu araştırmaların yayınlanmasına ihtiyaç olduğunu anlamaktayız. Sayfamıza erişim ise, adresimize link koyan 143 sayfa ile arama motorlarından Google.com %97, bing.com %1,76, yahoo.com %0,57 ve Yandex.ru, ask.com gibi 24

sayfalardan olmaktadır. Buradan aldığımız bilgi çerçevesinde motoruna da sayfamızıı tanıtma yoluna gidilecektir. yahoo.com arama 3- Sunulan Hizmet Bilgileri Personel eksikliği nedeniyle yılın son dört ayında araştırma salonunda hizmet sunulamamıştır. Gelen araştırmacılara yönlendirme ve küçük çaplı hizmetler sunulabilmiş ve bu hizmetler kayda alınmamışlardır. Aşağıdaki tablo yılın ilk sekiz ayını yansıtmaktadır. HİZMETE SUNULAN MALZEME ÇİZELGESİ Kitap Dergi Gazete 254 9 219 Defter Belge Yazma CD 27 216 16 8 Toplam 37 786 Dosya HİZMETE SUNULAN MALZEMENİN DAĞILIMI Defter 3% Belge 28% Yazma 2% CD 1% Dosya 5% Gazete 28% Dergi 1% Kitap 32% IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler -40 yıllık geçmiş, -Deneyimli, nitelikli, genç, dinamik, disiplinli, istekli, yenilikçi, değişime ve gelişmeye açık, ekip çalışmasına yatkın, kurumsal kimlik bilincine sahip eleman kadrosu, -Personel memnuniyeti, uyumlu bir çalışma ortamının bulunması, sevgi ve saygıya dayalı sağlıklı bir iletişim, -Bilgisayar donanımı, bilgi teknolojileri kullanımı, teknolojik donanımı geliştirme çalışmaları, -Uluslararası kabul gören nitelikli araştırma ve projeler, -Daire dışındaki kurum ve kuruluşlarla olan bağlantılar, B- Zayıflıklar -Personel sayısının gün geçtikçe azalması, -Çalışmanın yeterli ödüllendirilememesi, -Geniş ve kapsamlı kayıt ve arşivleme yöntemlerinin yetersizliği, -Uluslararası kuruluşlarla ilişkilerin zayıf olması ve buna bağlı olarak desteklenmedeki yetersizlik, -Ekonomik yetersizlik, 25