İçindekiler 1 Organizasyon Tanımlama... 3 1.1 Şirket Tanımlama... 3 1.2 Kullanıcı Tanımlama... 3 1.3 İş Akışında Kullanılacak Grup/Birimlerin Oluşturulması... 3 1.4 Oluşturulan Grup/Birim Altına Kullanıcı Ekleme (Görev Atama)... 4 2 İş Akış Tasarımının Yapılması... 4 2.1 İş Akış Tanım Ekranı... 4 2.2 Örnek İş Akışı Tasarımı... 4 3 Kural Tanımlama... 5 3.1 Kural Tanımlama Ekranı... 5 3.2 Örnekte Belirtilen Akışın Testi... 6 4 Gelen Faturanın Görüntülenmesi ve Sevk Edilmesi İşlemleri... 6
1 Organizasyon Tanımlama Öncelikle yeni bir Organizasyon oluşturalım. Bunun için Yönetim altında Genel de Organizasyon tanımları ekranını açıyoruz ve Yeni Organizasyon Ekle butonuna basıyoruz daha sonra Organizasyon Bilgileri ekranın da Adı ve Etiketi girip Kaydet butonuna basıyoruz. Örnek aşağıdadır. Bu şekilde Organizasyon tanımlama gerçekleşmiştir. 1.1 Şirket Tanımlama Oluşturulan Organizasyon altına yeni bir şirket oluşturmak için Yönetim > Şirket Tanımları ekranından yapılacaktır. Bu ekranda Organizasyon combosundan oluşturduğumuz Organizasyonu seçiyoruz. Image Aşağıdadır.
Bu ekran da Şirket Ekle butonuna basınca oluşturulacak Şirketin bilgilerini girmemiz gerekecektir. Image aşağıdadır. Bu ekrandaki Sarı renkli alanlar Zorunlu Alanlardır. Şirketi kaydettikten sonra Şirket Kaydedildi uyarısı gelecektir.
1.2 Kullanıcı Tanımlama Daha sonra oluşturulan bu şirket altına yeni kullanıcı/kullanıcılar ekleyelim. Bunun için Yönetim altında Genel altında Kullanıcı Tanımları ekranını açıyoruz. Bu ekranda Organizasyon olarak oluşturduğumuz Organizasyonu seçiyoruz. Daha sonra ise Yeni Kullanıcı Ekle butonuna basıyoruz. Açılan ekran aşağıdadır. Bu ekrandaki alanların açıklaması aşağıdadır.
Adı: İsim Soyadı: Soyad Kullanıcı Kodu: Kullanıcının sisteme Login olacağı Accountu Şifre: Kullanıcı Şifresi Telefon: Telefon Numarası E-Mail: Kullanıcının E-Postası Bu ekran da kullanıcıya Rol atamak için ilgili Şirket adını seçtikten sonra Rol combosundan kullanıcıya verilmek istenen Rol/Rolleri seçebiliriz. Combodan rol seçtikten sonra alttaki Yeşil + butonuna basmak yeterlidir. Atanan Rolleri silmek içinse tablodaki X butonuna basmak gerekir. Bu Roller içinde bizim için en önemli olan rol İş Akışı/Onay rolüdür. Kullanıcının İş Akış sistemine dahil olabilmesi için bu Rolün kullanıcı üzerine atanması gerekir. Daha sonra Kaydet butonuna basarak İlgili Kullanıcıyı oluşturma işi tamamlanmış olur. Aynı şekilde istenilen kadar Kullanıcı oluşturulabilir. 1.3 İş Akışında Kullanılacak Grup/Birimlerin Oluşturulması Bunun için Organizasyon menüsü altında Grup Tanımları linkine tıklamak yeterlidir. Örnek aşağıdadır.
Açılan ekran aşağıdadır. Bu ekrandan Organizasyon olarak ilgili Organizasyonu seçiyoruz. Buradaki görülen Kök grup tanımı Organizasyon ismine göre otomatik olarak atanır. Kök grubun altına ise oluşturulan Şirket ismi otomatik olarak gelir. Grup oluşturmak için ekrandaki Grup İşlemleri kolonundaki + butonuna basınca aşağıdaki ekran açılır.
Bu ekran da Grubun adı ve grupla ilgili herhangi bir açıklama yazılır ve Kaydet butonuna basılır. Grup oluşturulduktan sonra son görünüm aşağıdaki gibidir. Oluşturulan Grup altına gerekli olduğu kadar Grup/Birim eklenebilir. 1.4 Oluşturulan Grup/Birim Altına Kullanıcı Ekleme (Görev Atama) Bunun için ilgili Grup/Birim in Grup işlemleri alanındaki butonuna tıklayınız. Açılan ekran aşağıdadır. Bu ekranda Yeni Görev butonuna basınca aşağıdaki Görev Tanım ekranı açılır ve Kullanıcı, açılan bu ekranda tanımlanır.
Bu ekrandaki alanların tanımları aşağıdadır. Kullanıcı: Hangi kullanıcı gruba dahil edilecekse o kullanıcı seçilir. Grup: Otomatik olarak seçili gelir. Unvan: Kullanıcı seçilir. Görev Tipi: Asıl, Geçici ve Vekalet seçenekleri mevcuttur. Asıl olarak seçilir. Başlama ve Bitiş Zamanı: Görev Tipi olarak Geçici seçilmişse belirtilen Tarih aralıklarında bu kullanıcının süresi belirlenir. Açıklama: Açıklama yazma alanıdır. Kaydet butonuna basarak işlem tamamlanır. Eklenen kullanıcıyı Grup Görevleri ekranından görebiliriz. Snapshot aşağıdadır.
2 İş Akış Tasarımının Yapılması 2.1 İş Akış Tanım Ekranı İş Akış ekranını açmak için alttaki İş Akışı menüsünden İş Akış Tanımı linkine tıklanır. Ekran görüntüsü aşağıdaki gibidir: Açılan ekran aşağıdadır.
Organizasyon olarak ilgili Organizasyon seçilmelidir ve Ekle butonuna basılmalıdır. Ekle butonuna basınca İş Akış Tasarım ekranı açılır. Bu ekranın genel hatları aşağıda belirtilmiştir. İş Akış Tasarım ekranında sağ tarafta bulunan alanların tanımı aşağıdadır. Özel Adımlar: Burada bizi ilgilendiren adım Arşiv adımıdır. Arşiv adımı Akışın tamamlandığı anlamına gelir. Buradaki arşiv mantığı E-Fatura daki Arşiv mantığından tamamen uzaktır. İş Akışta Arşiv akışın sonlandırıldığı anlamına gelir. Kullanıcılar: Buradaki listede sistemde kayıtlı olan kullanıcılar listelenir. Akışa göre istenilirse herhangi bir kullanıcı eklenebilir. Roller: Buradaki Rol listesi Kullanıcı tanımı yapılırken seçilen rollerdir. Bunun anlamı Örnek olarak bir kullanıcı da Fatura görüntüleme rolü varsa ve bu rol alkışa dahil edilirse bu rolün atandığı tüm kullanıcılar akışa dahil edilmiş olur. Ayrıca bu Rol listesinde bulunan Admin rolü İş Akış tasarlarken kullanılacak önemli bileşenlerdendir. Açıklamak gerekirse iş akışının başlayabilmesi için bu Admin Rolünün tasarım ekranında bulunması gerekir. Gelen tüm Faturalar bu Admin Rolü üzerine gelir ve belirtilen koşullara göre ilgili Birim/Gruba yönlendirilir. Birim: Burada Grup tanımlama ekranında oluşturduğumuz Grup/Birimler listelenir ve bu birimleri istenildiği gibi Akış içinde kullanabiliriz. 2.2 Örnek İş Akışı Tasarımı Aşağıdaki Akış Tasarımı örnek olarak yapılacaktır.
Akış ekranına Admin Rolünü, Muhasebe ve Satış birimini ve Arşivi yukarıdaki gibi tasarım ekranına yerleştirelim. Muhasebe ve Satış birimlerinin Gelen Faturaları Kabul veya Red edebilmesi için her iki birimde de sağ tıklayıp İşlemler ekranında Onay İşlemleri tabında Onay ve Red seçeneklerini seçmeleri gerekmektedir. Akış Tasarım ekranında Admin den Muhasebe ve Satışa, Satış ve Muhasebeden de Arşive ok çiziyoruz. Bunun için ilgili kutucuğa tıklayınca beliren Kırmızı alandan tutup ilgili noda ok çizmek yeterlidir. Daha sonra bu oklar da Koşul tanımı yapılacaktır.
3 Kural Tanımlama 3.1 Kural Tanımlama Ekranı Kural Tanımlama ekranına ulaşabilmek için EFYS arayüzünde Yönetim > Onay Akışı > Kural Tanımları linkine tıklamak gerekir. Açılacak ekran aşağıdadır. Yeni Kural tanımlamak için ilgili Organizasyonu seçtikten sonra Yeni butonuna basınca Kural Tanımlama ekranı açılacaktır.
Bu ekranın detaylı açıklaması E-Fatura Onay Modülü dokümanında anlatılmıştır. Ekrandaki Tipi alanında E-Fatura da kullanılan tüm alanlar bulunmaktadır. Bu alanlardan örnek olarak Faturadaki Ödenecek Tutar alanını kullanarak akış çizilecektir. Bu ekrandaki Operatör combosunda aşağıdaki seçenekler bulunmaktadır. Bu operatörlerden hangisini kullanacağınız Akışa göre değişiklik gösterecektir. Ekranın solunda bulunan Ve, Veya, Değil seçenekleri daha kapsamlı kural oluşturmak için kullanılabilir. Örnek olarak Ödenecek Tutar = 5000 Veya Satıcı VKN = 2425630125 gibi bir kural oluşturulursa bu iki seçenekten hangisi koşul olarak sağlanmışsa kural bu şekilde işleyecektir. Örnek olarak aşağıdaki kuralı kullanacağız.
Kuralı Kaydetmek için Kural Adını yazdıktan sonra Kaydet butonuna basmak yeterlidir. Yukarıdaki örnekte Satıcının VKN si belirtilen 3 seçenekten herhangi biri olursa kural geçerlidir diyebiliriz. Bu kuralı Akış içinde aşağıdaki gibi kullanabiliriz. Bizim senaryomuzda Muhasebe ve Satış birimleri mevcut. Bu kuralı iki birim arasında şu şekilde kullanabiliriz. Akış tasarım ekranında Admin den Muhasebe birimine giden okta sağ click yapıp Koşul Ekle butonuna basıyoruz. Koşul ekleme ekranı aşağıdaki gibidir.
Bu ekranda yukarıdaki combodan Akış Kural Tanımları seçeneğini seçiyoruz. Altındaki comboda ise daha önceden Kural Tanımlama ekranın da tanımladığımız kuralların bir listesini verecektir. Bizim tanımladığımız kuralın içeriği kısaca şöyleydi. Belirtilen 3 VKN den herhangi biri ile bir Fatura geldiyse kural buna göre işleyecektir. Örnek olarak bu VKN lerden herhangi biri ile bir fatura geldiyse aşağıdaki gibi koşul belirtmek gerekiyor. Yukarıdaki koşulu belirtirken operatörün yanındaki alanda true ifadesini kullandık. Bunun anlamı belirtilen kuraldaki 3 VKN den herhangi biri ile bir Fatura gelirse bu Faturayı Muhasebe birimine yönlendir demiş olduk. Bu 3 VKN dışında farklı bir Fatura gelirse bu diğer Faturaların hepsini Satış birimine göndermek için ise aşağıdaki Koşul Yazılmalıdır.
Yukarıda yazılan false ifadesi belirtilen 3 VKN dışındaki tüm Faturaları Satış birimine gönderecektir. Muhasebe ve Satış biriminden Arşive ise çizilen oklarda mutlaka bir tanım yapılması gerekir. Bu tanım Akışın sonlanması için gereklidir. Örneğimizdeki Akışa göre, Muhasebe ve Satış dan Arşive giden oklarda sağ click > İşlemler ekranını açtıktan sonra Eklentiler kısmında ApprovalComplete pluginini seçmemiz gerekir. Ekran görüntüsü aşağıdaki gibidir: Bu Plugin akışın sonlanması için gereklidir. Bunun dışında farklı Akış tasarımlarına göre farklı koşullarda belirtilebilir. 3.2 Örnekte Belirtilen Akışın Testi Çizilen bu akışı kullanabilmemiz için Akışı Aktif hale getirmek gerekmektedir. Bunun için İş Akış Tanım ekranında en sağda bulunan Durum kolonundaki Kırmızı Kareye tıkladıktan sonra açılan ekranda Aktif seçeneğini seçip Güncelle butonuna basmak yeterlidir. Snapshot aşağıdadır.
Daha sonra ise bu oluşturulan İş Akışını ilgili Şirket Üzerine atamamız gerekiyor. Bunun için ise Yönetim > Genel > Şirket Tanımları ekranından ilgili Şirketi seçtikten sonra Fatura Alma- Gönderme Ayarları ekranını açtıktan sonra Onay Mekanizması İş Akışı Tanımı Adı combosunda oluşturduğumuz İş Akışı seçmemiz gerekmektedir. Akışı seçtikten sonra Kaydet butonuna basarak işlemi kaydetmek gerekmektedir.
4 Gelen Faturanın Görüntülenmesi ve Sevk Edilmesi İşlemleri Gelen Faturaları Görüntülemek için EFYS ana ekranında Bekleyen İşlerim linkine tıklamak gerekmektedir. Bu linke tıklayınca açılan ekranda Bekleyen İşler butonuna tıklayınca Gelen Fatura/Faturaları görebiliriz. Örnek Ekran aşağıdadır. Yukarıdaki Fatura Belirttiğimiz Koşula göre gelmiştir. Koşulda tanımlanan Satıcı VKN lerinden herhangi biriyle uyum sağlandığında ilgili Fatura Muhasebe birimindeki tüm kullanıcılar için gelmektedir. Bu ekran da Sevk Et butonuna basarak ilgili Fatura bir sonraki adıma gönderebiliriz. Bizim örneğimizde bir sonraki adım Arşiv dir. Sevk et butonuna basınca aşağıdaki ekran gelecektir.
Bu ekran da Gelen Faturayı Onayla Ya da Reddet diyerek Arşive Gönderebiliriz. Örnek olarak Onaylama işlemi yapılacaktır. Onayla butonuna basılınca aşağıdaki ekran açılacaktır. Burada en son olarak Arşiv adımı vardır. Arşivi seçip Sevket dediğimizde Akış sonlanacaktır.