DÜNYA BANKASI VE AVRUPA BİRLİĞİ PROJE YAKLAŞIMLARININ PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ ÇERÇEVESİNDE İNCELENMESİ VE TÜRKİYE DEKİ PROJE YAKLAŞIMI İLE KARŞILAŞTIRILMASI MESLEKİ YETERLİK TEZİ Hazırlayan Ferhan DİNÇER Maliye Uzman Yardımcısı Danışman Doç. Dr. Ahmet KESİK Strateji Geliştirme Başkanı Ankara -2010
ÖNSÖZ Dünya Bankası ve Avrupa Birliği Proje Yaklaşımlarının Proje Döngüsü Yönetimi Çerçevesinde İncelenmesi ve Türkiye deki Proje Yaklaşımı ile Karşılaştırılması başlıklı bu çalışma, T.C. Maliye Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı nda mesleki yeterlilik tezi olarak hazırlanmıştır. Modern proje yönetimi tekniklerinin son yıllarda artan bir hızla kullanım alanı bulması, özellikle proje programlamasının kaynak kısıtları altında optimum çözümünü bulmaya yönelik çalışmaların da artmasına yol açmıştır. Bu çalışmada, optimum maliyetle mümkün olan en kısa sürede hedeflenen projelerin oluşturulabilmesi için uluslararası alanda kabul görmüş proje yaklaşımları incelenmektedir. Bu çalışma, bir yandan Dünya Bankası ve Avrupa Birliği (AB) gibi uluslararası finansman kaynaklarının dünyada ve ülkemizde oynadığı rolün hassasiyeti nedeniyle Kurum hakkındaki bilgi birikimine katkıda bulunmak, bir yandan da, Dünya Bankası ve AB gibi modern proje döngüsü yönetim modelini benimsemiş uluslararası yaklaşımları ayrıntılı bir şekilde inceleyerek, ülkemizde projecilik alanında yaşanan sorunları ve ihtiyaçları ortaya koyabilmek amacıyla hazırlanmıştır. Çalışmanın hazırlanmasında bana yol gösteren, yorumlarını ve yardımlarını esirgemeyen Sayın Önder ERGÜN e teşekkür ederim. Ferhan DİNÇER Ankara-2010 i
ÖZET DÜNYA BANKASI VE AVRUPA BİRLİĞİ (AB) PROJE YAKLAŞIMLARININ PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ ÇERÇEVESİNDE İNCELENMESİ VE TÜRKİYE DEKİ PROJE YAKLAŞIMI İLE KARŞILAŞTIRILMASI DİNÇER, Ferhan Maliye Uzman Yardımcısı Mesleki Yeterlilik Tezi Haziran, 2010, 148 sayfa Günümüz dünyasında yaşanan sürekli yenilik ve gelişme, yalnızca teknolojinin büyük bir hızla yenilenmesinin sonucu olmayıp, insan yaratıcılığı ve yeni yönetim araçlarının geliştirilmesinden de kaynaklanmaktadır. Artık birden çok kurumun ve çok sayıda kişinin işbirliği yapmasını gerektiren ve belirlenen sürede bitirilmesi zorunlu olan işlerde, birbiriyle etkileşim içinde olan işlerin görevlere ayrılmasında, ilk kez karşılaşılan işlerin planlanması ve uygulanmasında, proje tekniklerine olan ihtiyaç gittikçe artmıştır. Bu nedenle, artık tüm organizasyonlar için gerekli değişime ayak uydurabilme ve arzu edilen hedeflere ulaşabilmede en etkili araç, proje yönetimi olarak görülmektedir. Son yıllarda proje yönetimine verilen önem oldukça artmış ve bu doğrultuda projelerin hedeflerine ulaşması için, başarısızlıkları ortadan kaldıracak ve proje yönetimini güçlendirecek bazı araçlar geliştirilmiştir. Proje Döngüsü Yönetimi, projeyi ilgilendiren tüm aşamaların bir bütünü olarak bu araçlardan en önemlisidir. Proje Döngüsü Yönetiminde uluslararası kabul görmüş önemli yaklaşımlar mevcuttur. Bu yaklaşımlardan en yaygın olanları Dünya Bankası ve Avrupa Birliği (AB) proje yaklaşımlarıdır. Dünya Bankası ve AB nin benimsediği modern Proje Döngüsü Yönetim Modelini daha ayrıntılı bir şekilde ortaya koymak ülkemiz için oluşturulacak model açısından büyük önem taşımaktadır. Çalışmada Proje Döngüsü Yönetimi kavramı farklı yaklaşımlar çerçevesinde karşılaştırmalı olarak ele alınmakta ve özel olarak Dünya Bankası ve AB projelerinin metot ve süreçleri incelenmektedir. Ayrıca çalışmada, ülkemizdeki projecilik sürecinin işleyişi analiz edilerek, modern proje yaklaşımları ile Türkiye deki mevcut proje yaklaşımı arasındaki farklılıklar ortaya koyulmakta ve modern yaklaşımlara göre eksiklikler ve ihtiyaçlar tespit edilmektedir. ii
Çalışmanın sonunda geliştirilen öneriler ile uluslararası uygulamalar ışığında ülkemizde kurumsallaşmış bir Proje Döngüsü Yönetiminin oluşturulabilmesi için yapılan çalışmalara katkı sağlanması hedeflenmektedir. Anahtar Kelimeler: Proje, Proje Yönetimi, Proje Döngüsü Yönetimi, Dünya Bankası, Avrupa Birliği iii
ABSTRACT EXAMINATION OF THE WORLD BANK AND EUROPEAN UNION (EU) PROJECT APPROACHES WITHIN THE FRAMEWORK OF PROJECT CYCLE MANAGEMENT AND COMPARISON OF THESE APPROACHES WITH THE PROJECT APPROACH IN TURKEY DİNÇER, Ferhan Assistant Finance Expert Proficiency Thesis June, 2010, 148 pages Continuous development and innovation experienced in the world today not only results from fast renewal of technology, but also arises from development of new management tools and human creativeness. Need for the project techniques has gradually increased in works that requires cooperation among multiple institutions and many people, and should be completed at a predetermined time, in division of works interacting with each other according to their tasks, and in planning and implementation of works which are encountered for the first time. Therefore project management is seen as the most efficient tool for all of the organizations to keep up with the change required and to reach the desired objectives. In recent years, importance attached to the project management has notably increased and accordingly, certain tools are developed to remove failures and to strengthen project management in order to reach objectives of the projects. Project cycle management is the most important tool as a set of stages regarding the project. There are internationally accepted important approaches in the project cycle management. The World Bank and the European Union (EU) project approaches are the most common approaches among them. It is essential for the model to be created for our country to present the modern project cycle management models adopted by the World Bank and the EU in detail. In this study, concept of the project cycle management is dealt with comparatively within the frame of different approaches and particularly methods and processes of the World Bank and the EU are examined. Also, in this study, project process functioning in our country is analyzed and differences between modern project approaches and existing project approaches in Turkey are put forward, and deficiencies and needs as compared to the modern approaches are determined. With this study, it is aimed to make contribution to the studies on establishment of an institutionalized project cycle management in Turkey in light of the proposals to be put forward in the end. iv
Key Words: Project, Project Management, Project Cycle Management, the World Bank and the European Union v
İÇİNDEKİLER ÖNSÖZ... i ÖZET...ii ABSTRACT... iv İÇİNDEKİLER... vi KISALTMALAR...viii TABLOLAR DİZİNİ... x ŞEKİLLER DİZİNİ... xi GİRİŞ... 1 1. BÖLÜM: PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİNE GİRİŞ... 4 1.1. PROJE KAVRAMI... 4 1.2. PROJELERİN ÖZELLİKLERİ... 5 1.3. PROJE BAŞARISINI ETKİLEYEN FAKTÖRLER... 6 1.4. PROJE YÖNETİMİ KAVRAMI... 10 1.5. PROJE YÖNETİMİNİN ÖNEMİ VE FAYDALARI... 13 1.6. PROJE DÖNGÜSÜ KAVRAMI... 16 1.7. PROJE DÖNGÜSÜNÜN AŞAMALARI... 17 1.8. PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ (PDY)... 18 1.9. PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİM ARAÇLARI... 22 2. BÖLÜM: FİNANSMANI DÜNYA BANKASI VE AVRUPA BİRLİĞİ (AB) TARAFINDAN SAĞLANAN PROJELERİN PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ... 23 2.1. PROJE FİNANSMANI... 23 2.2. PROJE FİNANSMANINDA İKİ ÖNEMLİ ULUSLARARASI FON KAYNAĞI: DÜNYA BANKASI VE AVRUPA BİRLİĞİ (AB)... 25 2.3. DÜNYA BANKASI KAYNAKLI PROJELER VE PROJE DÖNGÜSÜ 27 2.3.1. Dünya Bankası nın Yapısı... 27 2.3.2. Dünya Bankası Tarafından Sağlanan Kredi Türleri... 30 2.3.3. Dünya Bankası nda Proje Finansmanı... 34 2.3.4. Dünya Bankası Kaynaklı Projelerde Proje Döngüsü ve Aşamaları.. 37 2.4. AVRUPA BİRLİĞİ KAYNAKLI PROJELER VE PROJE DÖNGÜSÜ 47 2.4.1. AB nin Yapısı... 47 2.4.2. AB de Proje Finansmanı... 49 2.4.3. AB Kaynaklı Projelerde Proje Döngüsü ve Aşamaları... 59 2.4.4. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı... 67 vi
2.5. DÜNYA BANKASI VE AB KAYNAKLI PROJE YAKLAŞIMLARININ PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ AÇISINDAN KARŞILAŞTIRILMASI... 76 3. BÖLÜM: TÜRKİYE DEKİ PROJELERDE UYGULANAN PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİM YAKLAŞIMI... 85 3.1. TÜRKİYE DE DIŞ KAYNAKLARLA PROJE FİNANSMANI... 85 3.2. TÜRKİYE DE PROJE FİNANSMANINDA DÜNYA BANKASI VE AB FONLARININ KULLANIMI VE TÜRKİYE NİN DÜNYA BANKASI VE AB İLE KREDİ İLİŞKİLERİNİN PROJELERİN FİNANSMANI AÇISINDAN DEĞERLENDİRİLMESİ... 86 3.2.1. Genel Olarak Türkiye - Dünya Bankası Kredi İlişkileri... 86 3.2.2. Dünya Bankası nın Türkiye de Proje Finansmanı... 87 3.2.3. Genel Olarak Türkiye-AB Kredi İlişkileri... 92 3.2.4. AB nin Türkiye de Proje Finansmanı... 93 3.3. TÜRKİYE DE UYGULANAN PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ... 107 3.4. TÜRKİYE DE UYGULANAN PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ İLE DÜNYA BANKASI VE AB PROJE DÖNGÜSÜNÜN KARŞILAŞTIRILMASI, TÜRKİYE DE TESPİT EDİLEN SORUNLAR VE EKSİKLİKLER... 113 3.5. TÜRKİYE DE OLUŞTURULACAK MODERN PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİM MODELİ İÇİN ÖNERİLER... 120 SONUÇ... 125 KAYNAKÇA... 128 vii
KISALTMALAR AB ABD ABGS AET AYB BM CARDS CAS CPS DIS DPMC DPT ECHO ERDF EuropeAid IBDR IDA IFC IMF IPA ISPA KOB KOBİ MÇM MEDA MFİB MIPD Avrupa Birliği Amerika Birleşik Devletleri Avrupa Birliği Genel Sekreterliği Avrupa Ekonomik Topluluğu Avrupa Yatırım Bankası Birleşmiş Milletler Community Assistance for the Reconstruction, Development and Stabilization of the Western Balkans Country Assistance Strategy (Ülke Destek Stratejisi) Country Partnership Strategy (Ülke İşbirliği Stratejisi) Decentralized Implementation System (Merkezi Olmayan Yapılanma Sistemi) Development Project Management Centre (Kalkınma Projesi Yönetim Merkezi) Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlğı Avrupa Komisyonu İnsani Yardım Ofisi Avrupa Bölgesel Kalkınma Fonu EuropeAid İşbirliği Ofisi International Bank for Reconstruction and Development (Uluslararası İmar ve Kalkınma Bankası) International Development Association (Uluslararası Kalkınma Birliği) International Finance Corporation (Uluslararası Finansman Kurumu) Uluslar arası Para Fonu Instrument For Pre-Accession (Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı) Instrument for Structural Policies for Pre-Accession Katılım Ortaklığı Belgesi Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler Mantıksal Çerçeve Matrisi Mediterranian Development Assistance Merkezi Finans ve İhale Birimi Multi-annual Indicative Planning Document (Çok Yıllı Programlama Dokümanı ) viii
OECD Ekonomik İşbirliği ve Kalkınma Teşkilatı PCM Project Cycle Management PDY Proje Döngüsü Yönetimi PHARE Poland and Hungary: Action for the Reconstruction of the Economy RELEX Avrupa Komisyonu Uluslar arası İlişkilerinden Sorumlu Müdürlükleri s. Sayfa S. Sayı SAPARD Special Accession Programme for Agriculture and Rural Development STK Sivil Toplum Kuruluşları TCMB Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası UNDP United Nations Development Programme (Birleşmiş Milletler Kalkınma Programı ) UNICEF United Nations Children s Fund (Birleşmiş Milletler Çocuklara Yardım Fonu ) UP Ulusal Program WB World Bank (Dünya Bankası) WBG World Bank Group (Dünya Bankası Grubu) WHO World Health Organization (Dünya Sağlık Örgütü) ix
TABLOLAR DİZİNİ Tablo 2.1. Mantıksal Çerçeve Matrisi... 68 Tablo 3.1. Türkiye ye Yapılacak Mali Yardımların IPA Bileşenleri Bazında Dağılımı (Milyon Euro)... 99 Tablo 3.2. Türkiye de Uygulanan Proje Döngüsü Yönetimi ile Dünya Bankası ve AB Proje Döngüsü Yönetiminin Karşılaştırılması... 113 x
ŞEKİLLER DİZİNİ Şekil 1.1. Projenin Başarısını Etkileyen Faktörler... 7 Şekil 1. 2. Proje Yönetim Sistemi Elemanları... 9 Şekil 1.3. Proje Yönetiminin Boyutları... 11 Şekil 1.4. Proje Yönetiminin Konuları... 12 Şekil 1.5. Proje Yönetimi Üçgeni... 16 Şekil 1.6. Proje Döngüsü Aşamaları... 18 Şekil 1.7. Dünya Bankası İçin Geliştirilen İlk Proje Döngüsü Yönetimi... 21 Şekil 2.1. Dünya Bankası Proje Döngüsü Aşamaları... 39 Şekil 2.2. AB Fon Programları... 56 Şekil 2.3. IPA Uygulama Süreci... 59 Şekil 2.4. AB Proje Döngüsü Aşamaları... 61 Şekil 2.5. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Adımları... 69 Şekil 2.6. Paydaş Analizi... 71 Şekil 2.7. Sorun Analizi... 73 Şekil 2.8. Hedeflerin Analizi... 74 Şekil 2.9. Strateji Analizi... 75 Şekil 3.1. IPA- Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı... 98 Şekil 3.2. Yıllar İtibarıyla AB den Sağlanan Mali Yardımlar... 101 Şekil 3.3. Merkezi Olmayan Yapılanma Sistemi... 103 xi
GİRİŞ Bilişim teknolojilerinde son yıllarda görülen hızlı gelişme; ülkelerin ekonomisinden ticaretine, sağlıktan eğitime kadar yaşamın her alanındaki değişimlerde önemli katkılarda bulunmuştur. Özellikle internetin gelişimi ve kullanımının yaygınlaşmasıyla ortaya çıkan yenidünya düzenine ayak uydurmak için ülkeler, bilişim teknolojileri konusunda yeni stratejiler geliştirerek hızla hayata geçirmektedir. Artan rekabet, hızla gelişen teknoloji, kurumları yeni beceriler kazanmaya, yeni alanlara yatırım yapmaya, kısaca değişmeye zorlamaktadır. Sürekli değişen ortam içinde, değişimin gereklerine uyulabilmesi, organizasyonların iddialı ve gerçekçi hedeflere ulaştırılabilmesi projeler yoluyla olmaktadır. Ayrıca her alanda teknik ve ekonomik açıdan artan karmaşık sorunlara projeler yoluyla çözümler getirilmektedir. Gündelik yaşantıda bile, yapılması düşünülen herhangi bir iş, baştan sona tasarlanarak; bilgi ve becerilerin elverdiğince tüm boyutlarıyla ele alınıp aşamaları sıralanmakta; belirli bir düzen içinde uygulamaya aktarılmakta; elde edilen sonuçların gözetilen amaca ne denli uygun olduğu irdelenmektedir. Kısacası, her gün yapılagelen işler dahi gerçekte, kendi ölçeğinde bir proje olarak tasarlanmakta ve gerçekleştirilmektedir. Bu sürecin doğru tasarlanması ve işletilmesi ise yapılan işte yeterince başarılı olabilmenin öncelikli koşuludur. Stratejik ve taktik anlamda başlatılan her projenin başarısı, projelerin etkin yönetimi ile yakından ilgilidir. Ne var ki, çoğu zaman arzu edilen başarı elde edilememektedir. Çünkü projeleri gerektiği gibi geliştirebilmenin, uygulayabilmenin, izleyebilmenin ve sonuçlarını doğru değerlendirebilmenin teknikleri, çoğunlukla bilinmemektedir. Dolayısıyla, bu amaçlar ya hiç gerçekleştirilememekte ya da olması gerekenden daha yüksek maliyetlere ve savurganlıklara yol açılmaktadır. Bu nedenlerle, son yıllarda, dünyada proje yönetimi olarak adlandırılan bir bilgi ve uğraşı alanı açılmış; bu alanda, çeşitli teknikler ve araçlar geliştirilmiştir (Turan Pamukçu, 1998:2). Bu araçların en önemlilerinden olan ve sistem kavramından hareketle projeleri yeni bir yaklaşımla ele alan Proje Döngüsü Yönetimi sayesinde projelere 1
duyulan ilgi gittikçe artmış ve bilgi temelli ekonomiye geçişin yaşandığı günümüzde, proje yönetimi teknikleri daha çok sayıda kişi, kuruluş ve geniş kitleler tarafından kullanılmaya başlamıştır (Albayrak, 2009). Proje yönetimi tekniklerinin kullanımına olan bu ilgi artışı, dünyanın içinde bulunduğu ekonomik ve teknolojik koşullarla da bir paralellik göstermektedir. Çünkü son zamanlarda her alanda ve her kapsamda yürütülen projeler teknik açıdan gittikçe karmaşık ve zor beğenilir olmaya başlamış, dolayısıyla, daha güçlü bir uzmanlaşma, işbölümü ve koordinasyonun sağlanması zorunlu hale gelmiştir. Günümüzde proje yönetimi teknikleri ile söz konusu gereksinimler büyük ölçüde karşılanabilmektedir (Albayrak, 2009). Artık tüm organizasyonlar için gerekli değişimin gerçekleştirilebilmesinde en iyi araç, proje yönetimi olarak görülmektedir. Proje yönetimi hem bir dizi teknik araç, hem de yönetim süreçlerinin bir parçası olarak kullanılmaktadır. Çalışmada tüm kurumlar için verimli ve faydalı projeler üretebilme ve tüm işleri proje mantığında ele alıp, proje döngüsü yönetimi gibi modern tekniklerle yönetebilme becerisi kazandıracak modern proje yönetim teknikleri uluslararası iyi uygulamalar çerçevesinde anlatılarak bu sayede ülkemizdeki projecilik anlayışı açısından doğru ve verimli yöntemlere ulaşılmaya çalışılmaktadır. Çalışmanın, birinci bölümünde proje ve proje yönetimi kavramı tanıtılmakta, proje yönetiminin adımları, proje yönetiminin önemi ve kurumlara sağladığı faydalar aktarılmaktadır. İkinci bölümde, kurumların proje fikirlerinden uluslararası standartlarda projeler üretebilmelerini sağlayacak, bunları özellikle de uluslararası fon kaynaklarından hibe ve kredi bulabilecek hale getirecek çağdaş Proje Döngüsü Yönetimi kavramsal olarak irdelenmekte, Dünya Bankası ve AB gibi kalkınma için finansman sağlayan iki önemli fon kaynağının proje yaklaşımları, proje sürecinin geliştirilmesi ve izlenmesinde uygulanan yöntemler ve proje döngüleri karşılaştırmalı olarak aktarılmaktadır. Ayrıca bu bölümde Dünya Bankası ve AB nin proje stratejileri, öncelikleri ve finansman yöntemlerine de değinilmektedir. Çalışmanın üçüncü bölümünde ise, Türkiye de uygulanan proje yönetiminin işleyişi analiz edilerek, uluslararası uygulamalar ile ülkemizdeki projecilik anlayışı karşılaştırılmakta ve modern yaklaşımlara göre Türkiye deki eksiklikler ve 2
ihtiyaçların neler olduğu genel hatları itibarıyla ortaya koyulmaktadır. Çalışmanın sonunda ülkemizde modern bir proje döngüsü yönetimi oluşturulabilmesi için önerilerde bulunulmaktadır. 3
1. BÖLÜM: PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİNE GİRİŞ 1.1. PROJE KAVRAMI Proje denilince, bir konu etrafında düşüncelerin yoğunlaşması, bir çözüm veya çıkış yolu arayışı ve çabası akla gelir. İncelenecek olan konu ile ilgili bilgiler bir araya getirilerek bir sonuca ulaşılmaya çalışılır. Konu ya da olayla ilgili düşünceler, çözüm yollarını ilgilendiren bilgiler, araştırmalar ve bunu izleyen sonuçlar genellikle bağımsız yürütülebilecek bir şekilde taslak haline getirilir. Bu taslağın başlangıcı ve bitişi yaklaşık olarak tahmin edilebilir (Yılmaz, 1997:18). Buradan hareketle proje kavramı, başlangıcı ve sonu olan, gerçekleşme süresi önceden belirlenmiş ve bir süre içinde değişim yaratan, iç içe geçmiş amaç ve hedeflere sahip, planlanan uygulama adımlarıyla çeşitli ürünlerin elde edildiği, ayni ve nakdi kaynaklarla yürütülen bir çalışmadır (Ece ve Kovancı, 2004:75). Proje konusunda değişik pek çok tanımlama yapılmıştır: Proje, tek ya da karmaşık bir görevi yerine getirmek üzere ortaya çıkan, kendini oluşturan parçaların tümünden meydana gelen bir yapıyı anlatmak için kullanılan bir kavramdır (Gareis, 1994:1-4, Haris, 1999:54). Bu kavram genelde, önceden tespit edilmiş spesifik amaçlara belli bir zaman diliminde, en uygun biçimde nasıl ulaşılacağını ve mevcut kaynakların ne şekilde kullanılacağını gösteren geçici bir çalışma ya da faaliyet bütünü olarak kabul edilir. Proje aynı zamanda, yapılacak işler ve bu işlerin yapılmasında kullanılacak kaynakların listesini de içerir. En geniş anlamda proje; belli mal ve hizmet üretimini gerçekleştirmek amacıyla kaynakların tahsisi ve kullanım önerisidir (Albayrak, 2009:5). Daha spesifik bir tanıma göre proje; bazı ihtiyaçların ve arzuların karşılanması gibi amaçlarda kullanılacak belli değerler taşıyan, hedefleri, başlangıcı ve sonu olan işlerdir (Enver ve Kovancı, 2004:75). Stratejik açıdan yaklaşıldığında ise proje, stratejik süreçlerde kullanılacak bir araç olduğu gibi, stratejik sorunların çözümünde de etkili bir araç olarak tanımlanabilir ( Briner ve Hastings, 1994:15/3-7). 4
Birleşmiş Milletlerin tanımına göre; toplumda belirli bir zaman dilimi içinde mal ve hizmetlerin üretimini artırmak için bazı olanakları yaratma, genişletme ve/veya geliştirmeye dönük bir öneridir (Albayrak, 2009:5). Proje kavramının, faaliyet alanlarına ve hatta bir organizasyonun farklı birimlerinde yürütülen farklı işlere göre çeşitli tanımları bulunmaktadır. Bir taraftan bir sürecin sonucunda anahtar teslimi esasında, dış kredi ile desteklenen büyük çaplı bir kamu yatırımını ifade ederken; diğer taraftan bir kuruluşun taşınmazının kısa dönemli ve küçük çaplı bir onarımını ifade etmek için de kullanılmaktadır (Emrealp, 1993:8). Aslında proje temel olarak bir yatırım önerisidir. Proje, ekonomik ve teknik yapılabilirliğe sahip minimum yatırım, yatırıma yönelik her hangi bir tasarının analiz edilebilen ve değerlendirilebilen en küçük birimidir. Buradan hareketle genel olarak proje ile yatırım kavramlarının yakından ilişkili oldukları söylenebilir (Yılmaz ve Akça, t.y.: 379). Tüm bu tanımlamalar ve açıklamalar ışığında, modern anlamda projeyi, stratejik bir hedefe ulaşmak için, bir planlama dahilinde belirlenen faaliyetlerin, tahsis edilen kaynaklar ile belli bir zaman diliminde gerçekleştirilmesidir şeklinde ifade edebiliriz. 1.2. PROJELERİN ÖZELLİKLERİ Projelerin bazı ortak noktalarından hareketle genel özelliklerini şu şekilde sıralayabiliriz (Yılmaz ve Akça, t.y.: 379): Proje bir ihtiyaçtan doğar ve bu ihtiyacı karşılamaya yönelik olarak tasarlanır. Proje belirli bir zaman aralığında ve mekânda gerçekleşir. Proje belli girdiler (mal ve/veya hizmet) kullanır ve belli çıktılar (mal ve/veya hizmet) üretir. Proje alternatif projelerin kullanabileceği kaynakları tüketir. 5
Her proje kendine özgüdür. Bir proje genellikle bir kereye mahsus, tekrar etmeyen bir yapıdır. Projenin kısmen ya da tamamen yenilik içermesi gerekir. Proje değişimi simgeleyen ve değişimi uygulayan bir süreçtir. Projeler, kuruma yeni bir durum, boyut veya görüş getirebildikleri gibi kurumun mevcut uygulamalarını ürünlerini yada hizmetlerini değiştirebilir. Bir proje planlanırken, tamamlanmış ve birebir örnek alabileceği başka bir proje olmadığından, birtakım belirsizliklerle karşılaşılır. Projelerin gerçekleşmesinde her zaman bir risk vardır. Diğer deyişle projeler, riskli işlerdir. Çoğunlukla bir proje bütün olarak tekrar edilemez. Çalışmalar, proje bünyesinde kalıcı ama projenin yürütüldüğü kurumda geçici olarak çalışan disiplinler arası bir ekip tarafından, planlanmış zaman ve finansal kaynak sınırları içinde yürütülür. 1.3. PROJE BAŞARISINI ETKİLEYEN FAKTÖRLER Günümüzde hızla gelişen ve değişen dünyada proje anlayışıyla iş yapmak zorunluluğu doğmuş, buna bağı olarak da sistemler içinde düşünme ve çalışma yolu açılmış ve karmaşık sorunların çözümü yeni bir yaklaşımla ele alınmıştır. Bunun sonucunda sistem geliştirmede projenin en iyi yol olduğu ortaya çıkmış ve dolayısıyla sorunların çözümünde kolaylık sağlanmıştır (Albayrak, 2009:5-6). Ancak projeden söz konusu faydanın sağlanabilmesi, gerçekleştirilen projenin başarısına bağlıdır. Son yüzyılın artan rekabet ortamında kuruluşların yürütmekte oldukları projelerin başarısı, kuruluşun başarısı açısından çok daha fazla önem kazanmıştır. Projelerin başarısı, çeşitli faktörlere bağlı olarak değişiklik göstermektedir. Projelerin başarısında, öncelikli olarak, proje yöneticisi, proje ekibi, proje yönetimi (planlama, organizasyonu, kontrol vb.) ve projelerde iletişim gibi faktörler etkili olmaktadır. Yapılan araştırmalara göre proje başarısına etki eden başlıca faktörler şu şekilde sıralanmaktadır (Yurtcan, 2008: 33): 6
Açık bir şekilde tanımlanmış amaçlar Kapsamın belirlenmesi Yetenekli bir proje yöneticisi Üst yönetimin desteği Yeterli kaynak aktarımı Uygun iletişim kanalları Kontrol mekanizmaları Geri besleme yeterliliği Aksaklıkları giderebilen mekanizmalar Proje ekibinin sürekliliği Yukarıdaki başarı faktörleri projenin başarısı açısından son derece önemli olmakla birlikte, projenin başarısında bir diğer ön koşul, proje önerisinin toplumsal ve siyasal haklılığının sağlam temellere dayandırılmasıdır. Toplumsal ve siyasal haklılık temellerine oturmayan bir proje dirençle karsılaşacağından, etkinliği açısından en başta güç kaybına uğrayacaktır. Ancak bir proje toplumsal ve siyasal haklılık temellerine oturtulsa da, üst yönetimce desteklenmeyen projelerin başarılı olması beklenmemelidir (Emrealp, 1998:30). Şekil 1.1. Projenin Başarısını Etkileyen Faktörler Başarılı proje yöneticisi Başarılı proje ekibi Sorunların çözümü Projenin Başarısı Başarılı organizasyon Diğer faktörler Proje taraflarının bağlılığı Kaynak: Albayrak Burhan, (2009), Proje Yönetimi ve Analizi, Nobel Yayın Dağıtım, Ankara, s.330. Projenin başarılı olmasını sağlayan faktörler yanında bu başarıyı engelleyen faktörlerde de bulunmaktadır. Bu faktörler genel olarak şöyle özetlenebilir (Turan Pamukçu, 1998:9-10): 7
Projenin mantıklı bir temele dayanmaması Mevcut durumun yetersiz analizi Stratejik çerçevenin belirsizliği Projelerin hedef gruplarla ilgili olmaması Kısa vadeli bakış açısı Organizasyonun farklı kişi yada grupları arasındaki güç ilişkisi Üst yönetimin yetersiz desteği Yönetim tekniklerinin kullanılmaması Proje yöneticisi olarak yanlış kişi seçimi İşin kapsamının ve görev tanımlamalarının net olmaması Ekip ruhunun ortaya koyulamaması Risklerin yeterince dikkate alınmaması Geçmiş deneyimlerin yeni projelerde dikkate alınmaması Doğrulanabilir olmayan proje çıktıları Yetersiz proje dokümanları Bunların yanı sıra, faaliyet tabanlı uygulama ve planlama da projenin başarısız olmasına neden olmaktadır. Faaliyetler, planlanan hedeflere ulaşmak için gerçekleştirilen eylemlerdir. Faaliyetin kendisi proje olamaz. Herhangi bir faaliyeti proje olarak planlamak ve uygulamak başarısızlığı baştan kabul etmekten başka bir şey değildir. Herhangi bir eğitim faaliyeti düzenlemek bir projenin ulaşmak istediği hedef olamaz. Eğitimin sonucunda gelinen nokta, projenin hedefi olabilir. Başarısız olmuş birçok projenin ortak noktası, faaliyet odaklı olarak uygulanmış olmalarıdır (Tekindağ, 2005:16). Bir proje yönetim sistemi altı bileşenden oluşmaktadır. Bu bileşenlerden herhangi birinin olmaması ya da işlevini yerine getirememesi durumunda projelerin yönetiminde sorunlar ortaya çıkar. Bu bileşenler aşağıdaki şekilde bir piramit olarak gösterilmiştir (Lewis, 1996; Gido ve Clements, 1999). 8
Şekil 1. 2. Proje Yönetim Sistemi Elemanları KONTROL PLANLAMA METOT KÜLTÜR ORGANİZASYON Motivasyon, Liderlik, İletişim, Karar verme, Çatışma, Takım Oluşturma İNSAN Kaynak: Enver Ece, Kovancı Ahmet, (2004) Proje Yönetimi ve İnsan Kaynakları İlişkisi, Havacılık ve Uzay Teknolojileri Dergisi, Cilt 1 Sayı 4, s.75. Proje yönetim sistemi, diğer tüm alt sistemlerin bu sisteme ve onun desteğine bağlı olduğunu göstermek için insan alt sisteminden oluşmaktadır. Buradan hareketle, bir projedeki en önemli kaynağın insan kaynağı olduğu söylenebilir. Bir projenin başarılı olup olmaması projede çalışan kişilerin nitelikleri ile doğrudan ilişkilidir. Yapılan araştırmalar, hem dünyada hem de ülkemizde projelerdeki insan faktörünün projelerin başarısında ne kadar etkili olduğunu göstermesi bakımından son derece önemlidir. Kurumlar açısından projelere yatırım yapmak ciddi bir iştir, çünkü başarısız olan projenin geri dönüşümü yoktur ve dolayısıyla aktarılan kaynaklar da boşa gitmiş olacaktır. Bu nedenle, proje başarısında etkili faktörler her zaman göz önüne alınmalıdır (Enver ve Kovancı, 2004:75). Proje yönetiminin etkinliği ve başarısı gerçekte tüm bu boyutların birlikte ele alınması ya da birlikteliğinin sağlanmasıyla mümkündür. İster kamu ister özel sektörde olsun proje yönetiminde temel amaç, proje etkinliğini sağlayarak, projenin başarılı bir şekilde sonlandırılmasıdır. Etkinlik, doğru işlerin doğru kişilerce doğru zamanda yapılmasıdır. Projelerde etkinlik ise, gerek zamanlama, gerek işlerin yapılış süreci, gerekse işi yapan kişiler açısından doğru seçimin yapılmasına bağlıdır. Aksi takdirde proje ne kadar iyi olursa olsun, projeden beklenen başarı elde edilemez. 9
1.4. PROJE YÖNETİMİ KAVRAMI Yönetim kavramı çok eski olmakla birlikte yönetim bilimi, bilgi çağına girilmesiyle birlikte önem kazanmıştır. Önceleri insanlar, bugünün araç ve metodolojileri olmadan da projeler ortaya koymuş, bu projeleri planlamış ve yönetmişlerdir. Günümüzde ise insanların, modern yönetim biliminin gelişmesiyle birlikte maliyet, kontrol, programlama, kaynak yönetimi, risk yönetimi tekniklerinin birçok projede uygulanabileceğini anlamalarıyla modern proje yönetimi kavramı ortaya çıkmıştır. 2000 li yıllarda hızlanan rekabet yarışında tüm organizasyonların ayakta kalabilmeleri, uygulamakta oldukları projelerin başarısına her zamankinden daha çok bağımlı hale gelmiştir (Enver ve Kovancı, 2004:75). Tarihin ilk çağlarından beri çeşitli projeler gerçekleştirilmişse de, başarılı projelerin gerçekleştirilmesi proje yönetim tekniklerinin gelişmesiyle sağlanabilmiştir. Proje yönetimi, yirminci yüzyılın ikinci yarısında önem kazanmış ve başta gelişmiş ülkeler olmak üzere pek çok ülkede ve her düzeyde kullanımı hızla artmıştır. Projelerin bir fikir olarak ortaya atılmalarından, son ürünün ortaya çıkmasına kadar olan süreçte yer alan işlerin planlanması, yürütülmesi, denetlenmesi ve sonucun değerlendirilmesi eylemine Proje Yönetimi denmektedir. ISO Standartlarında ifade edildiği gibi proje yönetimi, belirlenen amaçlara ulaşmak için projenin tüm yönleriyle planlanması, organize edilmesi, izlenmesi ve denetimini kapsayan bir süreçtir (ISO 10006, 1997 E). Proje Yönetimi Enstitüsü (PMI) proje yönetimini, projenin yaşamı boyunca insan ve malzeme kaynaklarını, önceden belirlenmiş konu, maliyet, zaman, kalite ve katılım tatmini amaçlarına ulaşmak üzere, modern yönetim tekniklerini kullanarak idare etme ve koordinasyon sağlama sanatı olarak tanımlamaktadır. Geniş bir bakış açısıyla düşünüldüğünde; Proje yönetimi, kurum ve kuruluşlarda genel yönetim içerisinde ele alınan, makro sisteme etkileri yansıyan, birbiriyle ilişkili kişi veya grupların bir amacı gerçekleştirmek için bir araya geldiği, çok sayıda birimi ve konuyu ilgilendiren 10
yönetim yaklaşımıdır (Emrealp, 1998:14). Aynı zamanda, katılımcı, sistematik, dinamik ve stratejik bir süreçtir. Proje yönetiminde önceden karar verilmiş amaç, maliyet, zaman, ve kalite kriterlerini gerçekleştirmek için kaynaklar proje ömrü boyunca koordine edilip yönetilmeye çalışılır. Proje yönetimi nin iki tür işlevi olduğu söylenebilir (Gürlek, 2008:3): Bunlardan birincisi, teknik boyutun yönetimi, yani, planlama ve denetimin rolü; diğeri ise insan kaynaklarına ilişkin hususların, yani kişiler arası ilişkilerin yönetimidir. Teknik planlama ve denetime ilişkin amaç, projeleri; belirlenen sürede (çizelge), hedeflenen bütçe ve kaynak kısıtlarını aşmadan (bütçe), istek ve ihtiyaçları en üst düzeyde karşılayan spesifikasyonlara uygun olarak (kapsam) tamamlamaktır. İnsan kaynakları boyutu ise, planlamadan daha çok uygulama sürecine ilişkindir. Farklı uzmanlıkların bir araya geldiği proje takımları ve proje liderliği, kuruluşun oluşturduğu sosyal sistem ile dış çevrenin etkileşimi, müşteri isteklerinin karşılanması, üst yönetimin desteğinin sağlanması vb. işlerin yönetimi bu boyut içerisinde ele alınır. Şekil 1.3. Proje Yönetiminin Boyutları İnsan Kaynakları Liderlik Takım Çalışması Problem çözme Müşteri beklentileri Teknik Kapsam Proje iş ayrımı Çizelgeleme Kaynak dağıtımı 11