T.C. MUŞ İL ÖZEL İDARESİ İMZA YETKİLERİ ve YETKİ DEVRİ YÖNERGESİ OCAK-2013-1 -
İÇİNDEKİLER BİRİNCİ BÖLÜM SAYFA Genel Esaslar 3 Madde 1 - Amaç 3 Madde 2 - Kapsam 3 Madde 3 - Hukuki Dayanak 3 Madde 4 - Tanımlar 4 Madde 5 - Yetkililer 4 İKİNCİ BÖLÜM 4 İlkeler, Sorumluluklar ve Uygulama Esasları 4 Madde 6 - İlkeler 4-5 Madde 7 - Sorumluluklar 5-6 Madde 8 - Uygulama Esasları 6 (1) Başvurular 6 (2) Gelen Yazılar-Evrak Havalesi 6-7 (3) Giden Yazılar 7-8 (4) Toplantılar 8 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM 8 İmza Yetkileri 8 Madde 9 - Vali Tarafından İmzalanacak Yazı ve Onaylar 8-11 Madde 10 - Vali Yardımcılarının İmzalayacağı Yazılar 11 Madde 11 - Genel Sekreterin İmzalayacağı Yazı ve Onaylar 11-13 Madde 12 - Genel Sekreter Yardımcılarının İmzalayacağı Yazı ve Onaylar 13-14 Madde 13 - Hukuk Müşavirinin İmzalayacağı Yazılar 14 Madde 14 - Birim Müdürlerinin İmzalayacağı Yazılar ve İşlemler 15 Madde 15 - Ortak Hükümler 15-16 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM 16 Yazışma Usulü ve Yürürlük 16 Madde 16 - Uygulama 16 Madde 17 - Sorumluluk 16 Madde 18 - Yönergedeki Boşluklar 16 Madde 19 - Yürürlükten Kaldırma 17 Madde 20 - Yürürlük ve Yürütme 17-2 -
Amaç BİRİNCİ BÖLÜM Genel Esaslar MADDE 1- (1) Bu yönergenin amacı; a) Muş İl Özel İdaresine 5302 sayılı İl Özel İdaresi Kanunu ve diğer Kanunlarla verilen görevlerin, Vali ve Genel Sekreter ile diğer alt yöneticiler tarafından belirli bir iş bölümü halinde yerine getirilmesi, b) İmzaya yetkili kılınan görevlileri belirlemek, c) Verilen yetkileri belirli ilke ve usullere bağlamak, d) Alt kademelere yetki tanıyarak sorumluluk duygusunu geliştirmek, e) Üst yöneticilere zaman kazandırmak, onları işlerin ayrıntısına inmekten kurtarmak, yönetimin daha iyi organizasyonu, planlanması, koordine edilmesi ve denetlenmesini yönetmek, sorunların çözümünde daha iyi değerlendirme yapabilmelerini sağlamak, f) Kırtasiyeciliği asgari düzeye indirmek, g) Halka ve iş sahiplerine kolaylık sağlamak, h) Yönetime karşı güven ve saygınlık duygularını güçlendirmek ve geliştirmek, i) İl Özel İdaresi hizmetlerinde mevzuat hükümlerine, stratejik plan, yıllık çalışma ve yatırım programı amaç ve hedeflerine uygun olarak etkin ve düzenli bir akış sağlanarak sürat, verimlilik ve etkinliği arttırmaktır. Kapsam MADDE 2- (1) Bu yönerge; 5302 sayılı İl Özel İdaresi Kanunu ve diğer mevzuat uyarınca İl Özel İdaresi ve bağlı birimlere ait iş bölümü, yapılacak yazışmalarda ve yürütecek işlemlerde, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcıları ile Birim Müdürlerinin imza yetkisinin kullanılma şekil ve şartlarını kapsamını içine alır. Hukuki Dayanak MADDE 3- (1) Bu yönergenin hukuki dayanakları; a) 3046 sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun, b) 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Hakkında Kanun, c) 3152 sayılı İçişleri Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun, d) 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu, e) 5302 sayılı İl Özel İdaresi Kanunu, - 3 -
f) 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu, g) Başbakanlığın 02/12/2004 tarihli ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, h) Bakanlar Kurulunun 29/06/2009 tarih ve 2009/15169 sayılı kararıyla çıkarılan ve 31/07/2009 tarihli ve 27305 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik, i) 03/01/2012 tarihli Muş Valiliği İmza Yetkileri Yönergesidir. Tanımlar MADDE 4- (1) Bu Yönergede yer alan; a) Yönerge : Muş İl Özel İdaresi İmza Yetkileri Yönergesini, b) Valilik : Muş Valiliği, c) Vali : Muş Valisi, d) İdare : Muş İl Özel İdaresi, e) Genel Sekreter : Muş İl Özel İdaresi Genel Sekreteri, f) Genel Sekreter Yardımcısı : Muş İl Özel İdaresi Genel Sekreter Yardımcıları, g) Birim Müdürü : İl Özel İdaresine bağlı Birim Müdürlerini, ifade eder. Yetkililer MADDE 5- (1) Bu yönergede geçen yetkililer; İlkeler a) Vali, b) Genel Sekreter, c) Genel Sekreter Yardımcıları, d) Birim Müdürleridir. MADDE 6- İKİNCİ BÖLÜM İlkeler, Sorumluluklar ve Uygulama Esasları (1) İmza yetkilerinin sorumluluk anlayışı içerisinde, dengeli, zamanında, tam ve doğru olarak kullanılması esastır. - 4 -
(2) İmza yetkisi devredilen her kademedeki görevliler sorumluluğu derecesinde, bilmek durumunda olduğu konular üzerinde aydınlatıcı bilgi sahibi olacaklardır. (3) Birimler imza yetki devri taleplerini, Valilik Makamının sözlü onayını aldıktan sonra İl Özel İdaresi Yazı İşleri Müdürlüğüne yazı ile bildirecek, Makamın yazılı onayı İl Özel İdaresi Yazı İşleri Müdürlüğünce alınacaktır. (4) Kendisine yetki devredilen, bu yetkiyi Genel Sekreterin teklifi üzerine Valinin onayı olmadıkça başkasına devredemez. (5) Vali ve Genel Sekreter gerek gördüğünde devrettiği yetkiyi doğrudan kullanabilir veya geri alabilir. (6) Her kademe, sorumluluğu derecesinde bilmek durumunda olduğu konular üzerinde aydınlatılır. Yetkisi derecesinde bilme hakkını kullanır. Bu amaçla; a) İmza yetkisi devredilen görevli, imzaladığı yazılarda üst makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek, zamanında bilgi vermekle yükümlüdür. b) Vali ve Genel Sekreter İdarede tümüyle, Birim Müdürleri birimleriyle ilgili olarak bilme hakkı nı kullanırlar. açıklanır. c) Gizlilik dereceli konular, bilmesi gerekenlere yalnızca bilmesi gerektiği kadarı ile d) İmza yetkisi kullanımında, hitap edilen makamın seviyesi ile konunun kapsam ve önemi, göz önünde tutulması gereken temel ilkedir. (7) Genel Sekreterin görevle ilgili olarak verdiği emir ve talimatlar, Vali tarafından verilen emir ve talimat hükmündedir. Sorumluluklar MADDE 7- (1) Muş İl Özel İdaresi iş ve işlemlerine esas evrak ve belgelerde paraf ve imzaları bulunan Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcıları ve Birim Müdürleri ile her kademedeki personel veya vekilleri attıkları paraf ve imzadan müştereken ve müteselsilen sorumludurlar. (2) Tekit yazıları, yönetimde sağlıksızlığın bir göstergesidir. Tekide meydan verilen birimlerde birim amirleri ile birlikte ilgili görevliler ortaklaşa sorumlu tutulacaktır. - 5 -
(3) Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcısı ve Birim Müdürü izinli-görevli olduğu zaman vekili imza yetkisini kullanır. Daha sonra asıl yetkiliye, yapılan iş ve işlemlerle ilgili bilgi verilir. (4) Birden fazla birimi ilgilendiren veya başka birimlerin görüşünün alınması gereken yazıların paraf bloğuna, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelikte belirtildiği şekilde koordinasyon birimi olarak ilgili birim amirinin ön parafı alınır. (5) Bilgi vermeyi veya açıklamayı gerektiren yazılar, Genel Sekretere gereken açıklama yapıldıktan sonra parafı alınır ve Genel Sekreter tarafından Vali nin imzasına sunulur. (6) Genel Sekreter İlçelere günübirlik gittiğinde Valilik Özel Kaleme bilgi verecektir. Ayrıca, İlçe Kaymakamlıklarını da konu hakkında bilgilendirecektir. Uygulama Esasları MADDE 8- (1) Başvurular a) Vatandaşlar, Anayasamızın 74 üncü maddesi uyarınca, kendileri ya da kamu ile ilgili dilek ve şikâyetleri için yetkili makamlara başvuru hakkına sahiptirler. b) İl Özel İdaresine doğrudan verilen ve posta veya e-posta yoluyla gelen dilekçelerden; b1) Genel Sekreter, öncelikle olayın üst makama arzı gerekip gerekmediğini değerlendirecek, gerekiyor ise Valiye sunacak ve verilecek talimata göre gereği yapılacaktır. b2) Yerel, ulusal, yazılı ve görsel basında çıkan ihbar, şikâyet ve dileklerden incelenmesi, araştırılması ve soruşturulması gereken haberler konularına göre Birim Müdürlerince takip edilecek, birimlerden açıklayıcı bilgi alındıktan sonra Genel Sekreterin değerlendirmesi ile birlikte Valilik Makamına sunulacaktır. Basına gönderilecek teknik ve bilgilendirme amaçlı beyan niteliği taşımayan konular hariç, cevap şekli Vali tarafından takdir olunacaktır. Basına bilgi verme Vali, yetki verdiği takdirde Genel Sekreter tarafından yapılacaktır. (2) Gelen Yazılar Evrak havalesi a) Çok Gizli "Gizli" ve Kişiye özel yazılardan, çok gizli ve Vali adına gelen yazılar Vali tarafından, diğerleri ise Genel Sekreter veya bulunmadığı zamanlarda Genel Sekreter Yardımcıları tarafından havale edilecek ve takibi yapılacaktır. b) İdareye gelen yukarıdaki maddenin dışındaki bütün yazılar Yazı İşeri Müdürlüğüne bağlı Evrak Bürosunda açılacak, ilgili memur tarafından gideceği yer belirlendikten sonra havale ve tarih kaşesi basılacak, bizzat Genel Sekreter tarafından yokluğunda ise Genel Sekreter Yardımcısı veya Yazı İşleri Müdürü tarafından havale edildikten sonra, evrak ve dokümanlar tarayıcıda taranıp e-içişleri sistemine kaydedilerek, ilgili birimlere sevk edilecektir. - 6 -
c) Vali veya üstü makamlardan gelen evrakla, içeriği ve önemi itibari ile Genel Sekreterin bilmesi gereken evrak Genel Sekreterin havalesine sunulacaktır. d) Birim amirleri kendilerine gelen, Genel Sekreterin imzasını taşımayan evrak arasında, kendi takdirlerine göre Genel Sekreterin görmesini gerekli buldukları evrak hakkında derhal Genel Sekretere bilgi vereceklerdir. e) Yazı İşleri Müdürü tarafından Genel Sekreterin görmesi gereken önemli dilekçe veya evrakın havale kısmının üst sol köşesine Takdim anlamına gelen (T) harfi konulacaktır. Birimlerce Genel Sekreterin görmesi için sunulan önemli dilekçe ve evraka da aynı yöntem uygulanacaktır. f) Evrakı havaleye, imzaya veya onaya yetki verilmiş tüm Birim Müdürleri, bilgisayar ortamında (e-içişleri) elektronik imza ile işlemlerini yapacaklardır. (3) Giden Yazılar a) Yazılarda; Başbakanlığın 02.12.2004 tarihli ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik te belirtilen hususlara uyulacaktır. b) Vali adına Genel Sekreter tarafından imzalanacak yazılarda, imza yerine Genel Sekreterin adı yazıldıktan sonra Vali adına (Vali a.) ibaresi konulacak, bu ibarenin de hemen altına Genel Sekreterin unvanı yazılacaktır. c) Yazışmalarda standardizasyona özen gösterilecektir. Bunun için; 1) Üst ve denk makamlara yazılan yazılar; -Bilgilerinize arz ederim, -Gereğini arz ederim, -Bilgi ve gereğini arz ederim, 2) Ast makamlara yazılan yazılar; -Bilgilerinizi rica ederim, -Gereğini rica ederim, -Bilgi ve gereğini rica ederim, 3) Ast ve üst makamlara aynı yazıda hitap edilerek gönderilen yazılar; -Bilgi ve gereğini arz ve rica ederim, şıklarından uygun olanı seçilerek bağlanacaktır. 4) Onaylarda; onay, muvafıktır, uygundur gibi değişik ifadeler yerine sadece OLUR deyimi kullanılacak ve imza yeri için yeterli bir açıklık bırakılacaktır. Tarih bölümünün gün kısmı onay makamı için boş bırakılacaktır. (.../01/2013 gibi) 5) Yazıların sonuç bölümünde yer alan Saygılarımla arz ederim vb. ifadelerin yerine arz ederim. deyimi kullanılacaktır. - 7 -
6) Yazıların Türkçe dil bilgisi kurallarına uygun hazırlanması ve konuların açık bir ifade ile kısa ve öz olarak yansıtılması zorunludur. 7) Adli ve Askeri Makamlar, İl Protokol listesinin 22 inci sırasına kadar yer alan makamlar ile Bakanlıkların İl Müdürlükleri ve Kurumların İl Müdürlüklerine yazılan; Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcıları tarafından kendi unvanı ile imzalanan yazılarda 1 inci fıkra hükümlerine uyulacaktır. d) Yazıların ilgili olduğu birimlerde hazırlanması ve oradan dağıtılması esastır. e) Yazılar, varsa dosyası ve ekleriyle birlikte imzaya sunulur. Ekler gerekiyorsa ilgili tarafından onaylanır. f) Valiliğe hitaben yazılan yazılar, kesinlikle Genel Sekreter tarafından imzalanır. g) Bu yönerge doğrultusunda birimler kendi aralarında yazışma yapabilirler. h) Yazılar, 5 kişiyi geçmemek üzere yazıcı memurdan itibaren bütün ara kademe amirlerinin parafı alınmadan imzaya sunulmaz. Paraf sahiplerinin tamamı yazıdan sorumlu olup, Genel Sekreter tarafından imzalanacak veya onaylanacak yazılar mutlaka birim amirleri tarafından paraf veya imza edilir. Parafe edilen yazı en üstte olacak şekilde imzaya sunulur. i) Valinin imzalayacağı yazılar, birim amirinden sonra mutlaka Genel Sekreter tarafından da paraf edilir. Onaylar ise yazının sol alt köşesine, yönetmelikte belirtildiği şekilde Uygun görüşle arz ederim ibaresi yazılarak, yine Genel Sekreter tarafından imzalanır. j) Vali veya Genel Sekretere imzalanmak üzere sunulan yazılar, imza makamınca düzeltme yapılması halinde, düzeltmesi yapılan yazı, yeniden yazılan yazının ekine konulur. k) İdare adına gönderilecek yazılar ile gizlilik dereceli yazılar, işin niteliğine göre Vali veya Vali adına Genel Sekreter tarafından imza edilir. (4) Toplantılar: Toplantılara yetkililerin hazırlıklı ve önceden gündem hakkında bilgi sahibi olarak katılmaları esastır. Zaman kaybı ve verimsizlik nedeni olan toplantı anlayışı terk edilerek kısa, hazırlıklı ve sonuca ulaşmayı sağlayıcı yöntemler geliştirilecek ve Genel Sekreterin bilgisi dışında toplantı yapılmayacaktır. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM İmza Yetkileri Vali Tarafından İmzalanacak Yazı ve Onaylar MADDE 9- (1) Kanun, Tüzük, Yönetmelik ve diğer mevzuatla doğrudan Vali'ye bırakılan konularla ilgili yazılar, (2) Cumhurbaşkanlığı ve Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliğine yazılan yazılar, (3) TBMM Başkanı adına ve TBMM Komisyon Başkanları adına yazılan yazılar, - 8 -
(4) Başbakan, Başbakan Yardımcıları ve Bakan imzası ile gelen yazılara verilen cevap yazıları, (5) TBMM Üyelerine yazılan yazılar, (6) Devletlerarası yazışmalar, (7) Bakanlar Kurulu Kararı alınmasını ve müşterek kararname hazırlanmasını gerektiren teklifler, (8) Başbakanın ve İçişleri Bakanının Onayını gerektiren işlemlere dair teklif yazıları, (9) Başbakanlığa, Bakanlıklara, Milli Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliğine sunulan, İl Özel İdaresi teklif ve görüşlerini içeren önemli yazılar, (10) Genel Kurmay Başkanı, Kuvvet Komutanlıkları, Anayasa Mahkemesi ve Yüksek Yargı Organlarından gelen yazılara verilecek cevap yazıları, (11) Bakanlıklara kanun, tüzük ve yönetmelik değişiklikleri konusunda gönderilecek görüş ve teklif içeren yazılar, (12) Başbakanlık Müsteşarı, Bakanlık Müsteşarları ve MİT Müsteşarı imzası ile gelen yazılara verilen cevap yazıları, (13) Valiliklerden Vali imzasıyla gelen önemli yazıların cevabi yazıları, (14) Valinin Başkanlık ettiği komisyon kararları, (15) Genel Sekreterin; her türlü izin, görevlendirme onayları, vekalet onayları, ücretsiz izin onayları ve hastalık izin onayları, (16) Genel Sekreterin İl dışı taşıt görevlendirme onayları, (17) Hizmetiçi eğitim, kurs, seminer ve toplantı gibi faaliyetlere katılacak personelin yurtdışı ve yurtiçi geçici görevlendirme onayları, (18) Yurtdışı tedavi ve izin onayları, (19) Yeni kadro talepleri ile ilgili olarak Başbakanlığa, İçişleri Bakanlığına ve Devlet Personel Başkanlığına yazılan yazılar, (20) Kadro iptal ve ihdas yazıları, kadro aktarma ve dağılımına ait onaylar, (21) İçişleri Bakanlığı tarafından Taşra Teşkilatı için bedelleri Bakanlık bütçesinden ve/veya İl Özel İdaresi bütçesinden karşılanarak satın alınacak araçların tahsis onayları, (22) İlçe Kaymakamlıklarına gönderilecek olan önemli yazı, talimat ve direktif niteliğindeki yazılar, (23) İl Özel İdaresine açıktan ve kurumlar arası naklen atamalar ile idare personelinin nakil ve atamalarına ilişkin onaylar ile vekaleten ve asaleten atama onayları, (24) İl Özel İdaresi Kanununun 36 ncı maddesine göre memurlara verilecek ikramiye ve personelin maaşla ödüllendirme yazı ve onayları, - 9 -
(25) 5442 sayılı İl İdaresi Kanununa göre kullanılacak yetkilere ilişkin düzenleme yazıları, prensip, yetki ve usuller ile uygulama ve sorumlulukları değiştiren yazılar, (26) İl İdaresi Kanununun 36 ncı maddesine göre diğer kamu kurum ve kuruluşlarında istihdam edilmekte olan personelin İl Özel İdaresinde görevlendirmelerine ait onaylar, (27) İl Özel İdaresi ile ilgili içtüzük, yönetmelik, yönerge ve genelgelerin onayları, (28) İl Genel Meclisinde önceden alınmış kararların 5302 sayılı Kanunun 15 inci maddesi uyarınca, Meclis Kararı onayı ve tekrar görüşülmesine ilişkin yazılar, (29) İl Genel Meclisinin gündemine alınacak konulara ait teklif yazıları, (30) İl Encümeninin gündemini oluşturacak teklif yazıları, (31) Mahkemelerde veya ortak olunan şirketlerin genel kurullarında İl Özel İdaresini temsil edecek görevli veya görevlilere ilişkin onaylar, (32) Üst makamlardan herhangi bir konunun incelenmesi veya soruşturulması için müfettiş istemi ile ilgili yazılar, (33) Kalkınma planı, yıllık program ve bunların uygulamalarına ilişkin önemli istek ve öneriler, (34) Şartsız bağışlara ilişkin onaylar, (35) İl Özel İdaresi bünyesindeki işçilerin Merkez ve İlçe Birimlerde görevlendirme ve yer değiştirme işlemleri onayları, (36) "Kişiye Özel" yazılarla önem ve özellik arz eden gizlilik dereceli yazılar, (37) İhtilaflı Memba tahsis ve Tevzi Komisyonu kararları onayları, (38) İl Özel İdaresine ve bağlı işletme ve ortaklarına işçi alımı ve işçi çıkarılması onayları, (39) İl Özel İaresi bütçesinden ödenen temsil, ağırlama ve tören giderlerine ilişkin onayları, (40) 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanuna göre verilecek araştırma ve ön inceleme onayları, (41) 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 122 nci maddesi gereğince personele verilecek Başarı ve Üstün Başarı Belgeleri, (42) 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa göre yapılacak soruşturmalara ilişkin onaylar, (43) 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa göre memurlar hakkında uygulanan Disiplin Kurulu Kararlarının onaylanması, (44) 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 137 ve müteakip maddelerine göre görevden uzaklaştırma kararının alınması, uzatılması ve kaldırılmasına ilişkin onaylar, (45) Toplu Sözleşme onayları, (46) 5302 sayılı Kanunun 64 üncü maddesinde öngörülen kamu kurum ve kuruluşları, sivil toplum kuruluşları ile işbirliği protokolleri, - 10 -
(47) 5393 sayılı Belediye Kanununun 49 uncu maddesine göre alınacak olan sözleşmeli personelin sözleşmelerini imzalamak, (48) Gayri Sıhhi Müessese ruhsatların onayları, (49) İl Özel idaresi tarafından verilecek işyeri açma ve işletme ruhsatları ve onayları, (50) Maden Kanunu uyarınca verilecek ruhsat ve onaylar, (51) İş ve Görev Tanımlarının belirlenmesi, değiştirilmesi onayları, (52) İdarenin hak ve menfaatleri açısından yarar görülmeyen davalarda takipten vazgeçme, temyiz ve tashihi karar talebinden vazgeçme onayları, (53) Bütçede tertibi bulunan projelere, genel bütçeden gelen ve İl Özel İdare bütçesine aktarılan ödeneklerin gelir-gider kaydının onayları, (54) Vali tarafından önemli görülen diğer yazı ve onaylar, Vali Yardımcılarının İmzalayacağı Yazılar MADDE 10- Görev alanlarına giren genel bütçeli idarelerin İl Özel İdaresindeki işlemlerinin takibine ilişkin yazılar. Genel Sekreterin İmzalayacağı Yazı ve Onaylar MADDE 11- (1) Önemi gereği Vali tarafından imzalanması gerekmeyen yazılar, (2) İlgili birimler tarafından imzalanarak Vali nin onayına sunulacak olan konulara ilişkin ön işlemlerin yürütülmesi ve Vali onayından geçmiş yazıların ilgili yerlere gönderilmesine ilişkin yazılar, (3) Bakanlıklardan gelen Vali tarafından incelenmiş Genelgeler ile Valilik Genelgelerinin alt birimlere duyurulmasına ilişkin yazıları, (4) Vali onayından çıkan evrakların İlçe Özel İdarelerine gönderilmesi yazıları, (5) Genel Sekreterliğin belli dönemlerde Bakanlıklara gönderdiği istatistikî bilgilere ait yazı ve cetveller, (6) Vali tarafından yürütülen iş ve işlemler ile imzalanacak yazılar dışında kalan, İl Özel İdaresini ilgilendiren iş ve işlemlerle ilgili olarak, kamu kurum, kuruluşları ve özel kuruluşlara gönderilen talimat niteliği taşımayan yazılar, (7) İl Genel Meclisi ve İl Encümeninde görüşülmesi gereken konularla ilgili Valilik Makamına yapılan teklif yazılar, (8) Meclis kararı alınan şartlı bağış protokolleri ile ilgili yazışmalar, (9) İl Genel Meclisi Başkanlığına yazılan ve sadece bilgi ihtiva eden yazılar ile ihtisas komisyonlarından gelen raporlara görüş bildiren yazılar ve raporlar, - 11 -
(10) Başbakanlık birimlerine ve Bakanlıklara yazılacak Vali nin imzasını gerektirecek yazıların dışındaki yazılar, (11) İl Özel İdaresinin belli bir konudaki görüşünü kapsayan yazılar, (12) İl Özel İdaresi ile ilgili konularda İlçe Kaymakamlıklarına yazılan talimat niteliği taşımayan yazılar, (13) Memur yargılamalarında adli ve idari yargı tarafından istenen evrak ve belgelerin gönderilmesine ilişkin yazılar, (14) Toplu Sözleşme ile ilgili iş ve işlemler, (15) Tekit yazıları ve verilen cevaplarla ilgili yazılar, (16) İl Özel İdaresi Disiplin Kuruluna başkanlık etmek, soruşturma tekliflerini, iş ve işlemlerini imzalamak, (17) Personel atama teklif yazıları, (18) İdare ile ilgili birimlere verilen talimat yazıları, (19) Bir direktifi, öneriyi ve görüş alınmasını gerektirmeyen, Valinin imzalayacakları dışında olan diğer yazılar, (20) Genel Sekreter Yardımcıları ve Birim Müdürlerinin her türlü izin onayları, (21) Genel Sekreter Yardımcıları ve Birim Müdürlerinin yerlerine vekâleten görevlendirme onayları, (22) 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa göre, memurların kademe ve derece yükselmesi ile her türlü terfi onayları, (23) Genel nitelikli şikâyetlerin araştırılmasına ilişkin inceleme onayları, (24) Birim Müdürlükleri arasındaki personel görevlendirme onayları, (25) İl Özel İdaresine ait iş makinelerinin kiraya verilmesine ait onaylar, (26) Genel Sekreter Yardımcısı, Birim Müdürlerinin ve aracın Merkez ve İlçelere günübirlik görevlendirilme onayları, (27) Hazine arazilerinin İl Özel İdaresi adına tahsis, trampa, kiralama ve satışına ilişkin gönderilecek görüş ve teklif bildiren yazılar, (28) İdarede görev yapan; Genel Sekreter Yardımcıları, Birim Müdürleri, memurlar, sözleşmeli personel ve işçilerin ücretsiz izin onayları, (29) İl Özel idaresi bütçesi tarafından ödeneği karşılanan tüm projelerin yaklaşık maliyet, ihale, kontrollük teşkilatı, kabul ve muayene komisyonlarının kurulması onayları, (30) Hizmetiçi Eğitim Belgelerinin imzalanması, (31) İl içi günlük geçici araç ve personel görevlendirme emir yazıları, (32) Çalışma iş programı ile birimlerinin görev dağılım onayları, - 12 -
(33) 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 104 üncü maddesinin (C) fıkrası gereğince, Genel Sekreter Yardımcıları, Birim Müdürleri ve diğer personellerin (1-3) günlük mazeret izin onayları, (Personelin 657 sayılı DMK'nın 104 üncü maddesinin A, B ve D fıkrası dışındaki mazeret izin talepleri, personelin yıllık izni olmaması halinde kullandırılacaktır.) (34) Aylık Raporların imzalanması, (35) Vali nin Genel Sekreter tarafından imzalamasını uygun gördüğü diğer yazı ve onaylar. Genel Sekreter Yardımcılarının İmzalayacağı Yazı ve Onaylar MADDE 12- (1) Genel Sekretere sunulacak her türlü yazı ve onayın paraf ve imzalanması, (2) Bağlı Birimleri, Genel Sekreter adına koordine etmek, çalışmalarını izlemek, bu konuda Genel Sekretere görüşlerini bildirmek, (3) Birim amirlerini denetleme ve hizmet içi eğitim programları teklif yazılarının imzalanması, (4) İl Genel Meclisi ve İl Encümeninde gündeme alınması gereken dosyaların tamamlanmasını sağlamak, noksanlıklarla ilgili kurumsal yazılar, (5) İl Özel İdaresine ait tüm defterlerin yılbaşı ve yılsonu tasdik imzaları, (6) İl Özel idaresi personeli ile ilgili yapılacak eğitimlerin Genel Sekreterlik Makamına teklif yazıları, (7) Bir dosyanın tamamlanması, bir işlemin sonuçlandırılması için belge ve bilgi istenmesi, teftiş rapor ve layihasının sonuçlarının izlenmesine ilişkin yazılar, (8) Emeklilik işlemleri, hizmet cetveli ve belgelerine ilişkin yazışmalar, (9) Bilgi Edinme Kanununa göre yapılacak müracaatlara ilişkin İdare tarafından düzenlenen ve başvuru sahibine gönderilecek bilgilendirme yazıları, (10) Sendika üyeliğine giriş ve çıkışlarına ait yazılarla, istatistikî ve mali bilgi vermeyi içeren konularda sendikalarla yapılan yazışmalar, (11) İcra işlemlerine ilişkin yazılar, (12) İl Özel İdaresinin bütçe, çalışma programı, stratejik plan, faaliyet raporu, performans programı ve kesin hesaplarının hazırlanmasına nezaret etmek ve bu konularda gereken koordinasyon yazıların imzalanması, (13) İl Özel İdaresi mülkiyetinde bulunan taşınmaz malların 2886 sayılı Kanuna göre yapılan ihalelerine ait (gölet, baraj voli yerleri, akarsu ve kaynak suları dahil) kira sözleşmelerinin hazırlık yazıları, (14) Personel kurum kimlik kartlarının imzalanması, - 13 -
(15) İl Encümenine yapılacak birimleriyle ilgili teklifler ile ihalelerle ilgili ilan ve şartnamelerinin imzalanması, (16) İhbar ve Şikâyet mahiyeti içermeyen, herhangi bir sorumluluk doğurmayan idareye sunulan dilekçelere verilecek cevapların imzalanması, (17) Bağlı müdürlüklerinin İl Özel idaresi iç yazışmalarının imzalanması, (18) Bağlı Müdürlükler tarafından hazırlanan, özel gerçek kişi, şirket, muhtarlık ve kurumlara yazılan bilgi mahiyetli yazıların imzalanması, (19) İl içinde istatistik bilgi gönderen yazıların imzalanması, (20) Taşınır Mal Yönetmeliği ile ilgili iş ve işlemlere ilişkin yazılar, Hukuk Müşavirinin İmzalayacağı Yazılar Madde 13- (1) Vali ve Genel Sekreterin imzalayacağı hukuki başvuruların parafı, (2) İl Özel İdaresi birimlerine verilen hukuki görüş yazıların imzalanması, (3) Açılan davalarda Mahkeme ve Birimlere yönelik yazışmaların imzalanması, (4) Hukuk Müşavirliğince incelenmesi öngörülen iş ve işlemlerde inceleme sonucu raporlarının imzalanması, (5) İdare adına noter vasıtasıyla çekilecek ihtarnamelerin imzalanması. Birim Müdürlerinin İmzalayacağı Yazı ve Onaylar MADDE 14- (1) Birim personelinin yıllık izin onayları, hastalık izin onayları ve refakat izinleri ile 657 sayılı Devlet Memurları Kanunun 104 üncü maddesinin (A), (B) ve (D) fıkraları gereğince mazeret izinlerinin; ilgili Birim Müdürünün teklifi ve Yazı İşleri Müdürünün onayı ile gerçekleştirilir. (2) Birim içi görev dağılımı yazıları, (3) Birimlerinde çıkan yazı ve onayların parafları, (4) Aslı kendi birimlerinde bulunan evrakların Aslı Gibidir tasdik imzaları, (5) 5018 sayılı Kanuna göre Harcama Yetkilisi olarak Birim Müdürlüklerin ilgili sarf evrakının imzalanması, (6) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 31 inci maddesi kapsamında bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama yetkilisi sıfatıyla, tahsisi mahiyette gelen ödenekler dahil ihale onay belgesi, onay belgesi ve harcama talimatının onaylanması ödeme emri belgelerinin imzalanması ile 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 4 üncü maddesine göre ihale yetkilisi sıfatıyla ihale kararlarının ve piyasa araştırma tutanaklarının onaylanması, (7) Birim Müdürlüklerince yürütülen ve denetlenen işlere ait; Klas, Nakliye, A Katsayısı, işyeri teslim ve işe başlama, muayene ve kabul, geçici kabul, Kesin kabul tutanaklarını, - 14 -
ihtarnameler, proje ve eklerini, iş programları, ihtiyaç fişi evrakları, ambar giriş ve çıkış evrakları, ön ödeme onayı, ödemeye esas hakediş raporu ve ekleri, yaklaşık maliyetleri, keşif artışları, proje tadilatı ve yeni fiyat farkı tutanaklarının imzalanması, (8) 4734 ve 4735 sayılı Kanuna göre yapılan ihalelere ilişkin sözleşme ve iş bitirme belgelerinin imzalanması, Ortak Hükümler MADDE 15- (1) Birim Müdürlerinin izin, mazeretli, görevli ve raporlu durumlarında vekâlet konusu Genel Sekreterin belirlemesine göre yürütülecektir, (2) Personelin giriş çıkış saatlerinin takibi; Birim Müdürlerince bizzat incelenecek, mesai saatine uyulmadığı takdirde Yazı İşleri Müdürlüğünce irtibat sağlanarak gereği yapılacak ve Genel Sekretere bilgi verilecektir, (3) Gelen-giden evrak kaydının düzenli tutulmasında ve evrak akışının zamanında sağlanmasında Yazı İşleri Müdürlüğü sorumludur, (4) Hizmet binası, dış saha ve makine parkı ile ilgili olarak; a) Güvenlik Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı olup, ayrıca diğer ilgili Birim Müdürleri de araç-gereç ve faaliyetlerinin güvenliğin sağlanmasından da sorumludur, b) İç ve dış saha temizliğinden Yazı İşleri Müdürlüğü koordinesinde, Destek Hizmetleri ile Yol ve Ulaşım Hizmetleri Müdürlüğü sorumludur, c) Binanın elektrik, su, ısıtma ve soğutma sistemleri ve diğer sistemlerin mesai saatleri içinde aksamadan ve çalışır durumda tutulması, mesai saatleri dışında kapatılması, düzenli bakım ve onarımının yapılmasından Plan Proje ve Yatırım İnşaat Müdürlüğü sorumludur, d) İdaremiz makine parkına kayıtlı bulunan araçların ekonomik ve tasarruflu kullanılmasından, bakım ve onarımının yapılmasından, arızalarının zamanında giderilmesinden, araçların faal tutulmasından, personel servislerinin düzenli ve zamanında çalışmasından Destek Hizmetleri Müdürlüğü sorumludur, personel servis saatleri ile ilgili düzenleme Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından yapılacaktır. e) Yukarıda bentler halinde belirtilen hususların takibi Genel Sekreter Yardımcıları tarafından yapılacak ve herhangi bir aksaklığa meydan verilmemesi sağlanacaktır, (5) Lojman Komisyonu; Yazı İşleri Müdürlüğü Başkanlığında, Mali Hizmetler Müdürü ve Destek Hizmetleri Müdüründen oluşturularak, gerekli çalışmaları yapacaktır, (6) İl Özel İdaresi ile ilgili hazırlanması gereken, brifing, sunum, Valilikçe istenecek bilgi notları, performansa esas bilgi ve tablolar Bilgi İşlem Müdürlüğünce hazırlanacak ve süratle ilgili Birim Müdürlüklerine gönderilmesi sağlanacaktır. - 15 -
(7) İl Özel İdaresi bütçesinden diğer kurumlara ayrılan ödeneklerle ilgili harcamalarda kurumun birinci derece amiri gider gerçekleştirme görevlisi, Genel Sekreter Yardımcısı ise harcama yetkilisidir. (8) İlçelerde harcama yetkilisi Kaymakam, gider gerçekleştirme görevlisi ilgili kurumun Müdürü veya Kaymakamın görevlendireceği İlçe Özel İdare personelidir. İlçe Özel İdare Müdürü muhasebe yetkilisi mutemedi olarak işlemleri gerçekleştirecektir. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Yazışma Usulü ve Yürürlük Uygulama MADDE 16- Bu yönerge hükümlerine titizlikle uyulmasının sağlanmasını temin etmek ve aksamalara meydan vermemek üzere birim amirleri ve tüm personel eğitilecek ve görevlilere imza karşılığı okutacaklardır. Birimlere bağlı alt kademelere yönergenin bir fotokopisi dağıtılarak, idarenin iş ve işlemleri bu yönerge hükümlerine uygun olarak yapılacaktır. Sorumluluk MADDE 17- (1) Bu yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından ve yönergeye uygun hareket edilip edilmediğinin kontrolünden, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcıları ve Birim Müdürleri, (2) Kendilerine teslim edilen belgelerin ve yazıların titizlikle korunmasından ve birimler arası dolaşımından ilgili birimlerin görevlileri, (3) Bu yönerge hükümlerinin yürütülmesinden her derecedeki amir ve memur, bir üstüne karşı, hiyerarşik olarak sorumludur. Yönergedeki boşluklar MADDE 18- Bu Yönergede hüküm bulunmayan veya tereddüt edilen hususlarda Vali emrine göre hareket edilir. Yürürlükten Kaldırma MADDE 19- Bu İmza Yetkileri Yönergesi ile daha önce alınmış tüm imza yetki onayları yürürlükten kaldırılmıştır. - 16 -
Yürürlük ve Yürütme MADDE 20- (1) Bu yönerge 02/01/2013 tarihinde yürürlüğe girer. (2) Bu yönerge hükümlerini Muş Valisi yürütür. - 17 -