+ TÜRK KIZILAYI KAN HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ SİSTEMLER YÖNETİMİ DEĞERLENDİRME TOPLANTISI TEKNİK ŞARTNAMESİ
İÇİNDEKİLER 1. KAPSAM... 3 2. TANIMLAR... 3 3. TOPLANTI İLE İLGİLİ GENEL BİLGİLER... 3 4. TEKNİK ŞARTLAR... 3 5. MALZEMELERİN TESLİMATI... 6 6. İHALE AŞAMASINDA İSTENİLEN TEKNİK BELGELER 7 7. MUAYENE... 7 8. ÇEŞİTLİ HÜKÜMLER... 8 2
1. KAPSAM Türk Kızılayı Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından Antalya ili Belek Mevkiinde 07-14 Ocak 2017 tarihleri arasında planlanan Sistemler Yönetimi Değerlendirme Toplantısı organizasyon koşullarının belirlenmesi. 2. TANIMLAR 2.1. Şartname içinde Türk Kızılayı Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü, Kızılay olarak anılacaktır. 2.2. Şartnamede içinde anlaşma yapılacak profesyonel organizasyon Firması Firma olarak anılacaktır. 3. TOPLANTI İLE İLGİLİ GENEL BİLGİLER Sistemler Yönetimi Değerlendirme Toplantısı, 07-14 Ocak 2017 tarihleri arasında yapılacak olup, bu toplantıya Türk Kızılayı Genel Müdürlüğü, Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü ve bağlı Bölge Kan Merkezleri ve Kan Bağış Merkezi Personeli katılacaktır. 4. TEKNİK ŞARTLAR 4.1. Otelin belirlenmesi 4.1.1. Antalya ili Belek Mevkiinde 5 yıldızlı kongre otellerinden birinde alkolsüz her şey dâhil konseptinde yapılacaktır. 4.1.2. Kahvaltı, öğle ve akşam yemekleri: Her gün katılımcılara açık büfe şeklinde verilecektir. 4.1.3. Firma, belirtilen konsepte sahip en az 3 farklı 5 yıldızlı kongre otel adlarını teklif olarak Kızılay a sunacaktır. Belirtilen otellerden bir tanesi Kızılay tarafından seçilecektir. Firma sunacağı 3 kongre oteli için tek fiyat teklifi verecektir. 4.2.Konaklama hizmetinin sağlanması Sistemler Yönetimi Değerlendirme Toplantısında kullanılacak oda tipi, konaklayacak kişi ve konaklanacak gün sayısı ile ilgili bilgiler Tablo-1 de verilmiştir. Tablo-1 Sıra No Katılımcı Sayısı Oda Tipi Giriş Çıkış Kişi Başı Konaklanacak Gün/Gece Sayısı 1 1 Single 07 Ocak 2017 14 Ocak 2017 7 2 2 Single 07 Ocak 2017 12 Ocak 2016 5 3 15 Single 08 Ocak 2017 14 Ocak 2017 6 4 13 Single 11 Ocak 2017 14 Ocak 2017 3 5 8 Single 08 Ocak 2017 12 Ocak 2017 4 4 82 Double 08 Ocak 2017 12 Ocak 2017 4 4.2.1. Tüm katılımcıların konaklama listesi (double-single) Kızılay tarafından Firmaya verilecek olup, konaklamanın koordinasyonu bu liste doğrultusunda Firma tarafından sağlanacaktır. 4.2.2. Kızılay tarafından verilen konaklama listesinin takibi ve konfirmasyonu Firma tarafından yapılacaktır. 4.2.3. Double konaklayacak katılımcıların kadın-erkek sayısının eşit olmaması ve double konaklamanın mümkün olmadığı durumlarda single oda konaklaması sağlanacaktır. 4.2.4. Konaklama listesinde belirtilen sayılar doğrultusunda ortaya çıkan double oda veya double konaklayacak kişi sayısında artı eksi %20, single oda veya single konaklayacak kişi sayısında ise artı eksi %20 sapma göz önünde bulundurulacaktır. 4.2.5. Katılımcıların toplantıya gelememesi ya da belirtilen tarihten erken ayrılması halinde no-show a düşecek odaların ücretleri Firma tarafından talep edilmeyecektir. 3
Sıra No 4.2.6. Double konaklama yapan katılımcılardan herhangi birinin belirtilen tarihlerden daha erken çıkış yapması durumunda single konaklama farkı alınmayacaktır. 4.2.7. Konaklama koordinasyonu Kızılay ın bilgisi ve önerileri doğrultusunda yürütülecektir. 4.2.8. Toplantı süresince single konaklayacak katılımcıların odaları ana binada olacaktır. 4.3. Toplantı Kapsamında Kullanılacak Materyaller Sağlanması Tablo-2 Cins 1 Sahne fonu Teknik Özellikler 6x4m ebatlarında yatay, germe baskı (çelik konstrüksiyon üzerine) vinil üzeri 4 renk baskı yapılacaktır. Sahne ebatları toplantı salonunun ölçülerine göre değişiklik yapılabilir. Miktar (Adet) 1 2 Kırlangıç Türk Bayrağı 0,70x2,10 cm ebatlarında, vinil üzeri baskı, üstten pvc boru, tapa, ipli olup, poşetlenerek teslim edilecektir. 10 3 Kırlangıç Kızılay Bayrağı 4 Branda 5 Yaka Kartı 6 Yaka Kartı Askı İpi ve Pvc Kart Poşeti 7 Kalem 8 Ajanda 0,70x2,10 cm ebatlarında, vinil üzeri baskı, üstten pvc boru, tapa, ipli olup, poşetlenerek teslim edilecektir. 10 Pankart vinil malzemeden 4 renk olarak basılacaktır. 1,5x3 metre ebadında asıma hazır kuş gözü delikleri oluşturulmuş. 9,5x13,5 cm ebadında 4 renk tek yön olacak şekilde Kızılay tarafından verilen tasarım doğrultusunda yapılacaktır. Yaka Kartı tasarımı teknik özellikler sabit kalacak şekilde iki çeşittir. Kartlar eğitimci/katılımcı sayısına göre isimli basım yapılacaktır. 1 140 10,5x14,5 cm ebadında şeffaf yaka kartı poşeti Poşetin asma deliğine uygun askı ipi 140 4 gb Usb Flash bellekli, 14-16 cm boyutunda tek parça veya iki parça çevirmeli uçlu lazer baskılı siyah kalem (kalem baskısı ek:1) 13x21 cm Suni Deri Kapak, Kapak Üzeri Soğuk Baskılı; İçi: 13x20,6 cm tarihsiz 100 yaprak çizgili tek renk baskılı ekli tasarım göre yapılacaktır. (ek.2) 140 140 4
4.4. Toplantı Salonu için verilmesi gereken hizmetler 4.4.1. 09.01.2017 tarihinde 08:30-10:30 saatleri arasında tüm katılımcıların bir arada olacağı 1 (bir) adet salon kullanılacaktır. Salon en az 130 kişilik oturma kapasiteli konferans salonu şeklinde olacaktır. 120 sandalye ile iki blok şeklinde düzenlenecek tir. Her iki bloğun önünde üçer adet toplam 6 adet protokol sehpası ve koltuğu yer alacaktır. Sahnede 1 adet kürsü ve kürsü mikrofonu bulunacaktır. (bknz madde 4.4.4) 4.4.2. 09.01.2017 (saat 10:30 itibariyle)- 11.01.2017 (14:30 a kadar) tarihleri arasında 3 adet toplantı salonu 40 kişilik, 40 kişilik ve 30 kişilik hazırlanacaktır. (bknz madde 4.4.4) 4.4.3. 11.01.2017 tarihi 14:30 itibariyle tüm katılımcıların bir arada olacağı 140 kişilik oturma kapasiteli konferans salonu şeklinde 120 sandalye hazırlanacaktır (madde 4.4.1 de belirtildiği gibi). Sahneye delege masası (headtable) ve 5 adet sandalye kurulacak olup üzerinde 5 adet delege mikrofonu ve 2 adet el telsizi mikrofon yer alacaktır. (bknz madde 4.4.4) 4.4.4. 4.4.1-4.4.2-4.4.3 maddelerindeki salon düzeni; yarım ay şeklinde tiyatro düzeninde ve iki blok şeklinde düzenlenecek olup, ortadan geçiş sağlanacaktır ve belirtilen sayılarda sandalye olacaktır. Sahnede 1 adet kürsü bulunacaktır. 4.4.5. 12-13.01.2017 tarihleri arasında 1 adet salon 30 kişilik U düzeninde masa ve sandalye düzeneği sağlanacaktır. 4.4.6. Salon, konaklamanın yapıldığı aynı yerleşke içerisinde olacaktır. 4.4.7. Kullanılacak olan salonun genel özellikleri; 4.4.7.1 Salonun düz bir zemine ve sahne düzenine sahip olacaktır. 4.4.7.2 Sahne, salonu tam ortalayacak şekilde ve salonun her noktasından görünecek şekilde olacaktır. 4.4.7.3 Toplantıların gerçekleştirileceği salonlarda; yeterli güçte merkezi havalandırma, merkezi ısıtma, merkezi soğutma, aydınlatma sistemine sahip olacaktır. 4.4.7.4 Salonlarda, uygun sıcaklık ve nem koşulları sağlanacaktır. Merkezi havalandırma, ısıtma ve soğutma sistemleri dışında ekstra herhangi bir ekipman (UFO, Jumbo ısıtıcı, portatif klima vb.) kullanılmayacaktır. 4.4.7.5 Salonda toplantı süresince nem, koku gibi olumsuz koşullar oluşmayacaktır. 4.4.7.6 Salonda katılımcıların sahne görüşünü engelleyecek şekilde sütunlar olmayacaktır. 4.4.7.7 Salon sahne düzeninin salon zemininden minimum 50 cm yüksek olacaktır. 4.4.7.8 Sahne düzeninde salonun ölçülerine uygun tüm katılımcılar tarafından rahatlıkla görülebilecek şekilde sunum perdesi ve kürsü yer alacaktır. 4.4.7.9 Toplantı süresince katılımcıların kullanımı için, sabah ve öğleden sonra olmak üzere kapalı su ikramı sağlanacaktır.(pet şişe /bardak) 4.4.7.10 Toplantı merkezinde ücretsiz ve kesintisiz kablosuz internet hizmeti sunulacaktır. 4.4.7.11 Toplantı süresince kullanılacak toplantı salonlarının; aydınlatma, ses ve görüntü sistemi ve havalandırma sistemlerini karşılayacak şekilde jeneratör kaynağının sağlanması gerekmektedir. 4.4.8 Toplantının yapıldığı salonlarında kullanılmak üzere ihtiyaç duyulan ses ve sunum sisteminin sağlanmasından, kurulmasından, gerekli ayarlamaların yapılmasından, toplantı süresince aktif olarak kullanılmasından ve güvenliğinden Firma sorumlu olacaktır. Firma nın sağlayacağı ses ve sunum sistemleri; 4.4.8.1 Toplantı salonları için birer adet min 3000 ansilumen gücüne sahip projeksiyon, 5
4.4.8.2 Üç adet Office 2013 yüklü laptop, 4.4.8.3 Üç adet kürsü ve kürsü mikrofonu (Her bir toplantı salonuna kurulacaktır), 4.4.8.4 Salondaki katılımcılar için 2 adet kablosuz el mikrofonu ve konuşmacı için 1 adet yaka mikrofonu, 4.4.8.5 1 adet 5 kişilik delege masası ve 5 adet kablolu delege mikrofon seti, 4.4.8.6 Yukarıda belirtilen sisteme uygun mikser ve hoparlör sistemi, 4.4.9 Salon dekorasyonu; Kızılay ın öneri ve onayı doğrultusunda, kırlangıç bayraklar ve Türk Kızılayı tarafından verilecek diğer malzemelerle birlikte 07.01.2017 tarihinde oluşturulacaktır. 4.4.10 Kızılay tarafından toplantı süresince talep edilecek sahne ve katılımcı oturma düzeni değişikliklerinin, toplantıdan bir gün öncesinde sağlanması gerekmektedir. 4.5 Firma Tarafından Katılımcıların Otele Giriş ve Çıkış Süresince Verilmesi Gereken Hizmetler 4.5.1 Firma, hazırlanan brandanın (pankartın) otelin girişinde katılımcıların görebileceği uygun bir noktaya asılmasını sağlayacaktır. 4.5.2 Firma, Kızılay dan sağlayacağı yaptırılacak roll-up görsellerini de kullanarak kayıt masasının kurulmasını sağlayacaktır. 4.5.3 Firma, toplantı salonuna yönlendirme levhaları ile yönlendirme yapacaktır. 4.5.4 Firma, tüm katılımcıların, Havaalanı Otogar Otel ve Otel Havaalanı Otogar arasında gidiş ve dönüşlerin sağlanması için otele giriş ve çıkış günlerinde transfer hizmetini sağlayacaktır. 4.5.5 Transfer hizmeti, 08.01.2017 ve 12.01.2017 tarihinde günde 4 sefer olarak yapılacaktır. 11.01.2017 tarihinde gelen katılımcılar için 2 sefer ve 14.01.2017 tarihinde ayrılacak olan katılımcılara da 2 sefer servis ayarlanacaktır. (Servis saatleri Türk Kızılayı tarafından bildirilecektir.) 4.5.6 Transfer hizmetinde sefer sayısı araç sayısından bağımsız olup, katılımcı sayısı doğrultusunda tek seferde birden fazla araç kullanılabilecektir. Sefer sayısı %20 arttırılabilir. 4.6 Firma Tarafından Toplantı Süresince Verilmesi Gereken Hizmetler 4.6.1 Toplantı süresince; gün içerisinde 2 defa kahve arası verilecektir. Kahve arasında katılımcı sayısına yetecek kadar çay, kahve ikramı yapılacaktır. İkram edilecek kuru pasta ve kurabiyelerin en az 4 çeşit olması gerekmektedir. Kuru pasta ve kurabiyeler günlük, taze ve kaliteli olacaktır. Mola saatleri Kızılay tarafından bildirilecektir. 4.6.2 Firma tarafından görevlendirilecek en az iki personelin toplantı süresince salonlarda bulunması sağlanacaktır. 5. MALZEMELERİN TESLİMATI 5.1 Firma, teknik şartnamenin 4.3. maddesinde geçen sahne fonu hariç tüm materyalleri sözleşmenin imzalanmasına müteakip 18 (onsekiz) takvim günü içerisinde tek seferde ücretsiz olarak Kızılay a teslim edecektir. 5.2 Firma, teknik şartnamenin 4.3. maddesinde geçen sahne fonunu toplantının yapılacağı otele 07.01.2017 tarihinde kurulu olarak teslim edecektir. Sahne fonunun muayenesi toplantının yapılacağı otelde gerçekleştirecektir. 6. İHALE AŞAMASINDA İSTENİLEN TEKNİK BELGELER Bu işle ilgili belirlenen asgari yeterlilik şartları aşağıda belirtilmiş olup teklif sahiplerinin bu şartların tamamını sağlamaları gerekmektedir. 6.1. Teklif veren Firma nın benzeri tür işlerde ana yüklenici olarak tecrübesi olması gerekmektedir. Son 5 yıl içinde işin yapıldığı kurum ve kuruluştan alınan iş bitirme belgeleri ile belgelendirme koşuluyla bu ihale konusu işlerle benzer mahiyette olmak üzere iki (2) farklı sözleşme paketi kapsamında en az 150 er kişilik, minimum iki (2) organizasyon işini ana yüklenici ve şartnamesine uygun olarak başarılı bir şekilde tamamlamış olması gerekmektedir. Son teklif verme tarihine kadar alınan iş bitirme 6
belgeleri de değerlendirmeye alınacaktır. Ancak iş durum belgeleri geçerli sayılmayacaktır. 6.2. Teklif veren Firma adına tescil edilmiş A Sınıfı Turizm Belgesi ve Türkiye Seyahat Acenteleri Birliği (TURSAB) Belgesi sahibi olmak. 6.3. Teklif edilen tesislerin turizm işletme/deneme belgesi sunulacaktır. Firma adına düzenlenmiş otel yetkilisince imzalı; toplantı tarihi için rezervasyonlarının bulunduğu belirtilen belge, teknik şartnamede istenilen özellikleri karşıladığını belirten taahhütname (sınıf düzeni şeklinde kullanımda salonunun kişi kapasitesine ve teknik özelliklere uygunluğu) teklifle birlikte sunulacaktır. 6.4. Firma, belirtilen konsepte sahip en az 3 farklı 5 yıldızlı kongre otel adlarını teklif olarak Kızılay a sunacaktır. 6.5. Firma, sunacağı otelde kullanılacak salonların son hallerini gösteren fotoğrafları sunacaktır. Her bir salon için sunulacak fotoğraflar; bir genel açıdan çekilmiş toplam 3 adet olmak üzere teklifle birlikte sunulacaktır. 6.6. Muayene Komisyonu, Firma tarafından teklifte sunulan 3 otelde de uygunsuzluk tespit ettiği takdirde, Kızılay, şartname koşullarına uygun olmak kaydıyla, muayene komisyonunca belirlenecek 4. bir otelde eğitimi gerçekleştirme hakkına sahiptir. Firma teknik şartnamede belirtilen tüm yükümlülüklerini Kızılay tarafından seçilen bu otel için de yapmakla yükümlü olacaktır. Firma bu hususu ayrıca yazılı olarak taahhüt edecektir. 7. MUAYENE Tablo-2 de belirtilen malzemelerin muayenesi iki aşamada gerçekleştirilecektir; 7.1. Ön Değerlendirme Muayenesi 7.1.1. Firma, Tablo-2 de belirtilen 2 ve üzeri adetteki malzemelere ait aslına uygun en az 1 (bir) adet numuneyi, sözleşmenin imzalanmasına müteakip en geç 3 (üç) iş günü içerisinde bedelsiz olarak Kızılay a teslim edecektir. Sahne fonu, branda ve haricinde yaptırılan malzemelerden numune alınacaktır. Muayene komisyonunun olumlu ve/veya olumsuz raporu en geç (bir) iş günü içerisinde Firmaya yazılı (faks mesajı) olarak bildirilecektir. Yapılan muayene sonucunda malzemelerde tespit edilen uygunsuzluklar ve malzemelerin içeriğinde talep edilecek değişiklikler Firma tarafından, malzemelerin teslim süresi de düşünülerek, yerine getirilecektir. Olumlu muayene raporunun Firmaya teyitli faks yazısı ile tebliğ edilmesinden sonra Firma seri üretime geçecektir. 7.1.2. Ön değerlendirme muayenesi için teslim edilecek numuneler Tablo-2 de belirtilen malzemelerin miktarına dahil değildir. 7.2. Kesin Kabul Muayenesi 7.2.1. Teslimatı yapılan malzemelerin kontrol ve muayenesi teknik şartname koşulları çerçevesinde yapılacaktır. 7.2.2. Muayene sırasında şartnameye uygun olmadığı tespit edilen hatalı materyaller, Kızılay tarafından yazılı (faks mesajı) olarak bildirilecek ve Firmaya iadesi gerçekleştirilecektir. Bu durumda İdari Şartnamede belirtilen Ayıplı Malzeme Değişimi ne ilişkin esaslar geçerlidir. 7.2.3. Firma teslim aşamasında yapılan muayene sonuçlarına ilişkin hiçbir hak ve ücret talep edemez. 7
8. ÇEŞİTLİ HÜKÜMLER 8.1. İhale sonucunda Firma tarafından sunulan 3 farklı 5 yıldızlı otelin teknik şartnameye uygunluğu, Türk Kızılayı tarafından oluşturulan komisyon/kişiler tarafından sözleşme yapılmadan önce değerlendirilecek ve seçim yapılacaktır. 8.2. Sözleşme öncesi yapacağı otel değerlendirmesi ve seçim süreci Türk Kızılayı tarafından belirlenecek komisyon/kişiler tarafından yapılacaktır. 8.3. Toplantı ile ilgili tüm işlemlerin yapılmış olması ve her şeyin şartnameye uygun devam etmesine rağmen, mücbir sebeplerden dolayı bu toplantı tehir veya iptal edilebilir.(harp, grev, lokavt, salgın, karantina, deprem, sel vb.) Tehir durumunda, organizasyon yine ihaleyi alan Firma tarafından gerçekleştirilecektir. 8.4. Firma, konaklama ücretlerinin karşılanmasından sorumludur. 8.5. Firma teknik şartnamenin 4.3. maddesindeki baskı materyallerini ve Kızılay ın vereceği diğer materyalleri 07.01.2017 tarihinde otele ulaştırılmasından ve toplantı sonrası en geç 6 (altı) takvim günü içerisinde Kızılay a geri getirilmesinden sorumludur. 8.6. Materyallere ait güncel tasarımlar ve katılımcı listesi, sözleşme aşamasında Firmaya CD ortamında verilecektir. 8