KONTROL ORTAMI KOS 01 KOS 1.1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. KOS 1.1.1 tüm birim müdürlerini bilgilendirmiş olup süreç içerisinde iç kontrolle ilgili bilgi, doküman ve eğitim verilecektir. İlk bilgilendirme toplantısı 28.12.2014 tarihinde yapılmıştır. Tüm Personele de Şubat ayı içerisinde bilgilendirme toplantısı yapılacaktır. Bilgilendirme Toplantısı ŞUBAT 2015 17
KONTROL ORTAMI KOS 01 KOS 1.2 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. KOS 1.2.1 nce yapılan bilgilendirme toplantısının ardından Üst yönetimce birim müdürlerine müdürler eğitim toplantısı düzenlenecektir. Personele örnek olunması açısından yöneticilik formasyonunun geliştirilmesine yönelik yönetici ve birim müdürleri yapılacak eğitim programlarına dahil edileceklerdir. İnsan Kaynakları ve Eğitim Eğitim toplantısı ŞUBAT 2015 18
KONTROL ORTAMI KOS 01 KOS 1.3 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Belediyemizde 5176 sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanunu doğrultusunda çıkartılan Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelikte gereği Etik Komisyonu Şubat ayı içinde oluşturulacaktır. KOS 1.3.1 Tüm Personele yönelik olarak "Etik Davranış ve Kuralları" eğitimi düzenlenecek. İnsan Kaynakları ve Eğitim Etik Kurallar Hakkında Eğitim ve Dokümanlar ŞUBAT 2015 19
KONTROL ORTAMI KOS 01 KOS 1.4 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. YA DA KOS 1.4.1 Faaliyetlere ilişkin sonuçlar internet sayfasında, faaliyet raporları ile ilgili taraflara duyurulacak. Bilgi Edinme Kanunu çerçevesinde Halkın ve ilgili paydaşların bilgi ve belgelere erişimi sağlanacaktır. İnternet Sitesi HAZİRAN 20115 20
KONTROL ORTAMI KOS 01 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. İdarece personele ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılması sağlanılmaktadır. Yapılan şikâyetler ve tespit edilen eksikliklerle ilgili gerekenler yapılmaktadır KOS 1.5.1 Personele verilecek eğitimlerde adil ve eşit davranılması konusu işlenecek ve Beyaz Masaya gelen şikâyetler doğrultusunda gerekli düzenlemeler yapılacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Özel Kalem 21 Eğitim Programı ARALIK 2015
KONTROL ORTAMI KOS 01 KOS 1.6 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Müdürlükler için tahsis edilmiş bir Arşiv Odası bulunmaktadır. İdaremiz yapmış olduğu faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi, belge ve dokümanlar doğru, tam ve güvenilir olması sağlanılmaktadır. KOS 1.6.1 Birimlerde gerçekleştirilen faaliyetlerin Doğru ve tam bir şekilde yapılması ve kayıtların eksiksiz ve doğru bir şekilde oluşturulması için: Mevzuat doğrultusunda gerekli olan Uygulama Prosedürleri, Talimat ve Rehberler oluşturulacak. Prosedür, Talimat ve Rehberler ARALIK 2016 22
KONTROL ORTAMI KOS 02 KOS 2.1 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır 5018 ve 5393 sayılı Kanunlar Kapsamında: Belediyemiz misyonu yazılı olarak belirlenmiş, birimler bazında yazılı olarak duyurulacaktır. KOS 2.1.1 6360 sayılı kanunla kurulan belediyemiz misyonumuz belirlenmiş ve tüm birimlere yazılı olarak bildirilecektir. Resmi Yazı MAYIS 2015 23
KONTROL ORTAMI KOS 02 KOS 2.2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. KOS 2.2.1 Müdürlükler seviyesinde hazırlanan çalışma usul ve esasları hakkında yönetmelikler hazırlanacak ve ilgili karar organlarından geçirilmek suretiyle yayımlanacaktır. Birim yönetmelikleri OCAK 2017 24
KONTROL ORTAMI KOS 02 KOS 2.3 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. KOS 2.3.1 Birimler nce belirlenecek standart forma göre personel bazında görevlerini, buna ilişkin yetki ve sorumluluklarını personele tebliğ edecektir. Personel yetki ve sorumlulukları bildirilmesi HAZİRAN 2016 25
KONTROL ORTAMI KOS 02 KOS 2.4 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. KOS 2.4.1 Tüm birimlerimizin teşkilat şemaları oluşturulacak, yeni düzenlemelerle birlikte fonksiyonel görev dağılımları uygun hale getirilecektir. Görev dağılımlarının belirlenmesi ARALIK 2015 26
KONTROL ORTAMI KOS 02 KOS 2.5 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. KOS 2.5.1 İdaremizin ve birimlerimizin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı yapılacaktır. İş akış ve Organizasyon şemalarının hazırlanması ARALIK 2015 27
KONTROL ORTAMI KOS 02 KOS 2.6 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. KOS 2.6.1 Birimler tarafından hassas görevlerin tanımları yapılacak. Hassas görevlere ilişkin prosedür tespit edilerek personele duyurulacaktır. Görevlerin tebliği ARALIK 2016 28
KONTROL ORTAMI KOS 02 KOS 2.7 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. KOS 2.7.1 Her düzeydeki yönetici ve birim müdürünün, verilen görevlerin sonucunu izlemesiyle ilgili Belediyemizde hiyerarşik mekanizma oluşturulacaktır. Bilişim tabanlı raporlama sistemi ARALIK 2016 29
KONTROL ORTAMI KOS 03 KOS 3.1 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. KOS 3.1.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerine yönelik çalışmalar geliştirecek ve insan kaynağı ihtiyaç analizi yapılacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim İhtiyaç Analizi SÜREKLİ 30
KONTROL ORTAMI KOS 03 KOS 3.2 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. KOS 3.2.1 Kurum yönetici kadrosu ve personeli, görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilmesi için yapılacak yıllık eğitim programına uygun olarak birim bazında ve eğitim kategorileri bazında hazırlanacak Hizmet içi Eğitim Planı çevresinde hizmet içi ve destekleyici eğitime tabi tutulacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Hizmet içi eğitimler SÜREKLİ 31
KONTROL ORTAMI KOS 03 KOS 3.3 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Yasal düzenlemeler doğrultusunda personel alımı yapılmaktadır. KOS 3.3.1 Mesleki yeterliliğe her alanda önem verilecek ve her görev için uygun personel görevlendirmesine yönelik çalışmalar ilgili birimler tarafından yürütülecektir. İnsan Kaynakları ve Eğitim Mesleki yeterliliğe göre personel görevlendirmesi yapılması SÜREKLİ 32
KONTROL ORTAMI KOS 03 KOS 3.4 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. KOS 3.4.1 Belediyemiz personelinin işe alınması ile görevinde ilerlemesi ve yükselmesi konularında liyakat kurallarına uyulacak. Bunun yanında bireysel performansların bilgi, çalışkanlık, güven ve şeffaflık ilkesi doğrultusunda değerlendirilmesi sağlanacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Performans analizleri HER YIL ARALIK AYI 33
KONTROL ORTAMI KOS 03 KOS 3.5 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Tüm görevler ve yetkiler için gerekli eğitimler zaman içinde verilecektir. KOS 3.5.1 İstihdam edilen personel için gerekli eğitim ihtiyaçları birimlerden toplanarak gerekli eğitim planlaması yapılacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Eğitim Tutanakları HER YIL ARALIK AYI 34
KONTROL ORTAMI KOS 03 KOS 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. KOS 3.6.1 Tüm personelin yeterliliği ve performansı bağlı bulunduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilecektir. İnsan Kaynakları ve Eğitim Performans Değerlendirmeleri HER YIL ARALIK AYI 35
KONTROL ORTAMI KOS 03 KOS 3.7 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. KOS 3.7.1 Bu yapılan çalışmalar sonucu performans değerlendirmesinde yetersiz bulunan personele eğitimler verilmeye devam edilecek, gerekli önlemler alınacak ve yüksek performans gösteren personel için ise ödüllendirme mekanizmaları geliştirilecektir. İnsan Kaynakları ve Eğitim Verilecek Eğitimler ve Ödüller SÜREKLİ 36
KONTROL ORTAMI KOS 03 KOS 3.8 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. KOS 3.3.1 Personel ile ilgili bu hususlar yazılı olarak mevzuatta belirlenmiştir. İnsan Kaynakları ve Eğitim İlgili mevzuatlara ulaşımın Sağlanması MAYIS 2015 37
KONTROL ORTAMI KOS 04 KOS 4.1 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. KOS 4.1.1 İş akış süreçlerini gösterir tablolar oluşturulup personel konu hakkında bilgilendirilecek. Birim İçi Bilgilendirme Toplantıları ŞUBAT 2016 38
KOS 04 KOS 4.2 KONTROL ORTAMI Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. KOS 4.2.1 Belediyemizde Yetki devirleri; İlgili Yasa ve Yönetmeliklerce devredilebilecek yetkilerle ilgili olarak üst yönetiminde onayı alınmak sureti ile yazılı olarak ve sınırları belirlenmek suretiyle yapılacaktır. Yazı İşleri Yetki Devri Yazıları ARALIK 2015 39
KONTROL ORTAMI KOS 04 KOS 4.3 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. KOS 4.3.1 Yetki devrinin, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu, kademe zinciri içinde yetki unsurları belirlenerek ve süresi belirtilerek yapılması sağlanacaktır. Yazı İşleri Yetki Devirleri SÜREKLİ 40
KONTROL ORTAMI KOS 04 KOS 4.4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. KOS 4.4.1 Devredilen yetki sorumluluğunu alan personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olması sağlanacak alt kademedeki personellerin gelişimini sağlamak için görevin gerektirdiği eğitimlerin alınması sağlanacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim İlgili Personelin Eğitilmesi SÜREKLİ 41
KONTROL ORTAMI KOS 04 KOS 4.5 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. KOS 4.5.1 Yetki devirlerinde devir alan ve devir veren arasındaki bilgi akışı sağlanacak, yetki devri onayında yetki devri süresine, sınırlarına ve hangi periyotlarla yetki devralanın raporlama yapacağı hususlarına yer verilecektir. Yazı İşleri Yetki Devirleri SÜREKLİ 42
RİSK DEĞERLENDİRME RDS 05 RDS 5.1 Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. 2015-2019 dönemi k Planımız bulunmaktadır. RDS 5.1.1 Kurumumuz misyon ve vizyonları oluşturmuş, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla tüm müdürlüklerin katılımıyla yeni 2015-2019 dönemi stratejik planı yasal süresi içinde hazırlanmıştır. k Plan ARALIK 2014 43
RİSK DEĞERLENDİRME RDS 05 RDS 5.2 Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. 2015 yılı Performans Programı çalışmaları ilişkili yönetmelik çerçevesinde İdare ve Harcama Birimi düzeyinde hazırlanmıştır. RDS 5.2.1 2015 yılı Performans Programı çalışmaları ilişkili yönetmelik çerçevesinde hazırlanmıştır. Performans Programı ARALIK 2014 44
RİSK DEĞERLENDİRME RDS 05 RDS 5.3 Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Birimler, k Plana ve Performans programına bağlı olarak 2015 yılı bütçelerini oluşturmuşlar Mali Hizmetler nce de konsolide çalışması yapılmıştır. RDS 5.3.1 Birimler, k Plana ve Performans programına bağlı olarak 2015 yılı bütçeleri oluşturularak Mali Hizmetler nce konsolide çalışmasını tamamladı. Mali Hizmetler Bütçe ARALIK 2014 45
RİSK DEĞERLENDİRME RDS 05 RDS 5.4 Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Birimlerin 2014 yılı için ortaya koymuş oldukları hedefler doğrultusunda performans programı uygulama sonuçlarını gösteren 2014 yılı birim faaliyet raporları hazırlanacaktır. RDS 5.4.1 Birimler 2014 yılı için ortaya koymuş oldukları hedefler doğrultusunda performans programı uygulama sonuçlarını gösteren 2014 yılı birim faaliyet raporlarını hazırlayacaklardır. Faaliyet Raporu MART 2015 46
RİSK DEĞERLENDİRME RDS 05 RDS 5.5 Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. 2015 yılı için performans programında birim hedefleri oluşturulmuş olup, izlenmektedir. RDS 5.5.1 2015 yılı için birimler hedeflerini belirlemiştir. Performans Programı ARALIK 2014 47
RİSK DEĞERLENDİRME RDS 05 RDS 5.6 Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. 2015 yılı için performans programında birim hedefleri oluşturulmuş olup, izlenmektedir. RDS 5.6.1 Var olan hedeflerimiz, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli şekildedir. Performans Programı ARALIK 2014 48
RİSK DEĞERLENDİRME RDS 06 RDS 6.1 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. RDS 6.1.1 Oluşturulacak risk belirleme ekibi tarafından hazırlanan risk değerlendirme raporları hazırlanan inceleme ve denetleme raporları çerçevesinde birimlerin risk belirleme ekip üyelerinden birer kişinin katılımıyla, Başkanlık Makamından alınan olur doğrultusunda, oluşan risk değerlendirme komisyonunca yılda en az bir kez olmak üzere periyodik olarak risk analiz çalışmaları yürütülecektir. Risk Analizi Çalışmaları HER YIL ARALIK AYI 49
RİSK DEĞERLENDİRME RDS 06 RDS 6.2 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. RDS 6.2.1 Kurumumuzun amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi için yetkili ve yetkin kişilerden oluşacak risk belirleme ekibi oluşturulacaktır. Risk belirleme ekibi HAZİRAN 2015 50
RİSK DEĞERLENDİRME RDS 06 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. RDS 6.3 Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. RDS 6.3.1 Yapılacak risk analiz çalışmaları sonucunda, risk belirleme komisyonunca, belirlenmiş olan risklere karşı alınacak önlemler ilgili birimlere gönderilerek, riskleri giderici ve önleyici işlemlerle ilgili eylem planı oluşturulacak. Riskleri giderici ve önleyici işlemlerle ilgili eylem planı oluşturulması HER YIL HAZİRAN AYI 51
KONTROL FAALİYETLERİ KFS 07 KFS 7.1 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. KFS 7.1.1 Belediyemiz faaliyetlerinin yürütülmesini engelleyecek tespit edilmiş risklerin giderilmesi için, riskler düzenli olarak gözden geçirilecek, karşılaştırmaları yapılacaktır. Raporlama, analiz etme, koordinasyon, doğrulama, gözetim ve inceleme yöntemleri ile en aza indirgemeye çalışılacaktır. Gözden geçirme toplantıları SÜREKLİ 52
KONTROL FAALİYETLERİ KFS 07 KFS 7.2 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. KFS 7.2.1 Her türlü kontroller gerekli hallerde işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrol olarak değerlendirilecektir. Kontrol İşlemleri SÜREKLİ 53
KFS 07 KFS 7.3 KONTROL FAALİYETLERİ Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. KFS 7.3.1 Varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsayacak muhasebe kayıtları ve demirbaş kayıtları ile varlıkların kontrol ve güvenliği sağlanacaktır. Destek Hizmetleri Mali Hizmetler Tutanak ve Raporlar SÜREKLİ 54
KONTROL FAALİYETLERİ KFS 07 KFS 7.4 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. KFS 7.4.1 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti, fayda maliyet analizi yapılarak etkin, ekonomik ve verimli olacak şekilde uygulanması sağlanacaktır. Kent Bilgi Sistemi SÜREKLİ 55
KONTROL FAALİYETLERİ KFS 08 KFS 8.1 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. KFS 8.1.1 Birimlerin hizmet kapsamında yer alan faaliyetlerin yasal düzenlemelere ve üst yönetim tarafından belirlenen şartlara uygun olarak yürütülmesini, faaliyetlere ilişkin iş ve işlemlerin: Doğru ve Tam yapılmasını sağlamak, faaliyeti gerçekleştiren personelden kaynaklanabilecek hataları ortadan kaldırmak amacı ile: Uygulama Prosedür, Talimat ve Rehberleri hazırlanacaktır. Uygulama Prosedür, Talimat ve Rehberlerin hazırlanması ARALIK 2016 56
KONTROL FAALİYETLERİ KFS 08 KFS 8.2 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. KFS 8.2.1 Müdürlükler tarafından belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlamasından, uygulanması ve sonuçlandırılmasına kadar olan bütün aşamaları kapsayacak şekilde düzenlenmesi sağlanacaktır. Müdürlüklerin faaliyetlerinin ilgili prosedür ve dökümanlarının tüm aşamaları kapsaması ARALIK 2016 57
KONTROL FAALİYETLERİ KFS 08 KFS 8.3 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. KFS 8.3.1 Prosedürler ve ilgili dokümanlar kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir, güncel ve ulaşılabilir duruma getirilmesi sağlanacaktır. Prosedürler ve ilgili dokümanların ulaşılabilir olması ŞUBAT 2017 58
KONTROL FAALİYETLERİ KFS 09 KFS 9.1 Görevler ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol görevleri farklı kişilere verilmelidir. KFS 9.1.1 Birimlerce, yürürlükteki mevzuat çerçevesinde her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için iş akış şemaları doğrultusunda otokontrolü sağlayacak şekilde mevzuat doğrultusunda işlerin farklı personel tarafından yapılması sağlanacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim İşlemlerin mevzuata uygun yapılması HAZİRAN 2015 59
KONTROL FAALİYETLERİ KFS 09 KFS 9.2 Görevler ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. KFS 9.2.1 Faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için farklı personel belirlenmesinin mümkün olmaması durumunda karşılaşılacak risklerin azaltılmasına yönelik olarak birim amirleri tarafından gerekli tedbirler alınacaktır. (örnek: İhalelerde teknik eleman bulunamaması halinde diğer kuruluşlardan temin edilmesi gibi) İnsan Kaynakları ve Eğitim Risklere karşı gerekli tedbirlerin alınması SÜREKLİ 60
KONTROL FAALİYETLERİ KFS 10 KFS 10.1 Hiyerarşik kontroller:yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. KFS 10.1.1 Yöneticiler, yetki devirleri ve görevlendirmeleri çerçevesinde iş ve işlemlerin birimleri tarafından iş akış şeması ve standartları doğrultusunda yerine getirilip getirilmediği konusunda kontroller yapacaktır. Bu kontrolleri raporlar veya tablolar aracılığıyla yerine getirecektir. Denetim Raporu ve Tabloları SÜREKLİ 61
KONTROL FAALİYETLERİ KFS 10 KFS 10.2 Hiyerarşik kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. KFS 10.2.1 Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini periyodik aralıklarla izleyecek, bu kontroller sonucu tespit ettiği olumsuzlukları söz konusu personele bildirecek ve gerekli görülürse eğitim faaliyetlerine katılımını sağlayacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Sürekli iyileştirme çalışmaları SÜREKLİ 62
KONTROL FAALİYETLERİ KFS 11 KFS 11.1 Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır KFS 11.1.1 Birimlerin personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma gibi problemleri ortadan kaldırmak için, mevcut personelin tüm iş ve işlemleri öğrenmesi sağlanacak, gerek görülürse görev değişikliği ile ve eğitimlerle bu şart yerine getirilecektir. İnsan Kaynakları ve Eğitim Hizmet İçi Eğitimler SÜREKLİ 63