Sayfa No 1/46 KGM ARAŞTIRMA VE GELİŞTİRME DAİRESİ BAŞKANLIĞI TS EN ISO/IEC 17025
Sayfa No 2/46 1.0. İÇİNDEKİLER BÖLÜM SAYFA TS EN ISO/IEC KONU NO NO 17025 MADDELERİ 1.0 İçindekiler 2 -- 2.0 Atıf Yapılan Standartlar 4 -- ve/veya Dokümanlar 3.0 Kapsam 4 -- 4.0 Yönetim Şartları 4 4.0 REFERANS DOKÜMAN 4.1 Kuruluş 4 4.1 OEK.01, KP.04, KP.07, KP.09, KP.10, KP.11, KP.13, KP.14 4.2 Yönetim Sistemi 12 4.2 OEK.01, KP.01, KP.04, KP08 4.3 Doküman Kontrolü 15 4.3 KP.01 4.4 4.5 4.6 Taleplerin, Tekliflerin ve Sözleşmelerin Gözden Geçirilmesi Deneylerin ve Kalibrasyonların Taşerona Verilmesi Hizmet ve Malzemelerin Satın Alınması 16 4.4 KP.02, KP.08, KP.09, KP.10, KP.11, KP.14, KP.16 20 4.5 KP.02, KP.08, KP.10, KP.13, KP.14 21 4.6 KP.11, KP.13, KP.02 4.7 Müşteriye Hizmet 22 4.7 KP.02, KP.04, KP.05, KP.06, KP.07, KP.10, KP.12,KP.11, KP.14 4.8 Şikayetler 24 4.8 KP.02, KP.05, KP.06, KP.07, KP.10 4.9 Uygun Olmayan Deney ve/veya Kalibrasyon İşleminin Kontrolü 24 4.9 KP.02, KP.04, KP.05, KP.07, KP.10 4.10 İyileştirme 25 4.10 KP.03, KP.04, KP.05, KP.06, KP.12 4.11 Düzeltici Faaliyetler 26 4.11 KP.02, KP.03, KP.05 4.12 Önleyici Faaliyetler 27 4.12 KP.02, KP.06 4.13 Kayıtların Kontrolü 27 4.13 KP.01, KP.02 4.14 İç Tetkikler 28 4.14 KP.02, KP.03, KP.05, KP.06, KP.07 4.15 Yönetimin Gözden Geçirmesi 29 4.15 KP.02, KP.04 5 Teknik Şartlar 31 5.0 5.1 Genel 31 5.1 KP.09, KP.11, KP.13, KP.14, KP.15, KP.16 5.2 Personel 32 5.2 OEK.01, KP.02, KP.04, KP.09 5.3 Yerleşim ve Çevre Şartları 33 5.3 KP.02, KP.05, KP.07, KP.09, KP.11, KP. 13 5.4 Deney ve Kalibrasyon Metotları ve Metodun Geçerli Kılınması 35 5.4 KP.01, KP.15
Sayfa No 3/46 BÖLÜM NO KONU SAYFA NO TS EN ISO/IEC 17025 MADDELERİ REFERANS DOKÜMAN 5.4.1 Genel 35 5.4.1 KP.01, KP.10, KP.14, KP.15, KP.16, KP.09 5.4.2 Metotların Seçilmesi 36 5.4.2 KP.08, KP.10, KP.16 5.4.3 Laboratuvarda Geliştirilen 36 5.4.3 Metotlar KP. 16 5.4.4 Standard Olmayan Metotlar 36 5.4.4 KP.08, KP.10, KP.16 5.4.5 Metotların Geçerli Kılınması 37 5.4.5 KP.16 5.4.6 Ölçme Belirsizliğinin Tayini 37 5.4.6 KP.01, KP.11, KP.15 5.4.7 Verilerin Kontrolü 37 5.4.7 KP.01, KP.02, KP.11, KP.16 5.5 Cihazlar 38 5.5 KP.01, KP.02, KP.04, KP.07, KP.09, KP.11, KP.13, KP.14, KP.16, KP.10 5.6 Ölçümlerin İzlenebilirliği 40 5.6 KP.11 5.6.1 Genel Şartlar 40 5.6.1 KP.11 5.6.2 Özel Şartlar 41 5.6.2 KP.11, KP.13 5.6.3 Referans Standardlar ve 41 5.6.3 KP.11, KP.13 Referans Malzemeler 5.7 Numune Alma 42 5.7 KP.10, KP.14 5.8 5.9 Deney Numunelerine ve Kalibrasyona Gelen Cihazlara Uygulanan İşlemler Deney ve Kalibrasyon Sonuçlarının Kalitesinin Güvencesi 5.10 Sonuçlarının Rapor Haline Getirilmesi 42 5.8 KP.11, KP.14, KP.01 43 5.9 44 5.10 5.10.1 Görüş ve Yorumlar 45 5.10.5 Taşeron Laboratuvarlardan 5.10.2 Elde Edilen Deney ve Kalibrasyon Sonuçları 5.10.3 Sonuçların Elektronik Olarak İletilmesi -FR.01 45 5.10.6 46 5.10.7 Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi KP.01, KP.02, KP.05, KP.06, KP.07, KP.15 KP.01, KP.02, KP.07, KP.08, KP.10, KP.14-T.01, KP.14-T.02, KP.11 KP.01, KP.02, KP.07, KP.08, KP.10, KP.14, KP.11 KP.01, KP.02, KP.07, KP.08, KP.10, KP.14, KP.01, KP.02, KP.07, KP.08, KP.10, KP.14, KP.11 -FR.02 -FR.03 -FR.04 -FR.05 Tarafsızlık Taahhütnamesi (Memur Personel) Tarafsızlık Taahhütnamesi (İşçi Personel) Tarafsızlık Taahhütnamesi (Üst Yönetim) Tarafsızlık Taahhütnamesi (Genel)
Sayfa No 4/46 2.0. ATIF YAPILAN STANDARTLAR VE/VEYA DOKÜMANLAR Araştırma ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı, 6001 sayılı kanun çerçevesinde kendisine verilen görevleri, kalite politikası doğrultusunda yerine getirmektedir. Kalite Yönetim Sistemi kapsamında yürütülen faaliyetlerde kullanılan dış kaynaklı dokümanlara, gerekli olduğunda, prosedür, talimat gibi dokümanlarda atıf yapılmıştır. 3.0 KAPSAM TS EN ISO/IEC 17025 Kalite El Kitabı; TS EN ISO/IEC 17025 Deney ve Kalibrasyon Laboratuvarlarının Yeterliliği İçin Genel Şartlar Standardı referans alınarak hazırlanmıştır. Kalite El Kitabı Araştırma ve Geliştirme Dairesi Başkanlığının Kalite Yönetim Sisteminin yapısını ve işleyişini açıklar. 4.0 YÖNETİM ŞARTLARI Araştırma ve Geliştirme Dairesi Başkanlığının; Üst Yönetimi,, Şube Müdürleri ve nden Teknik Yönetimi; Şube Müdürleri, Şube Müdür Yardımcıları ve Şeflerden oluşur. 4.1 KURULUŞ 4.1.1 Karayolları Genel Müdürlüğünde Araştırma Hizmetleri, Genel Müdürlüğümüzün 16.02.1950 tarihli ve 5539 sayılı kanunla kuruluşundan 30.5.1973 tarihine kadar, Teknik ve İktisadi Etüt İşleri Dairesi Başkanlığına bağlı Araştırma Fen Heyeti Müdürlüğü,1973 yılından 1976 yılına kadar Plan ve Proje Dairesi Başkanlığına bağlı Araştırma Fen Heyeti Müdürlüğü; 1976 yılından 18.4.1978 tarihine kadar ise Etüt ve Proje Dairesi Başkanlığına bağlı Araştırma Fen Heyeti Müdürlüğü tarafından yürütülmüştür. Ülkemiz ve Karayollarındaki gelişmelere bağlı olarak teknik araştırma hizmetlerinin çeşitlilik ve yoğunluk kazanmasıyla 18.4.1978 tarih ve 10869 sayılı Bayındırlık Bakanlığı OLUR u ile Araştırma Fen Heyeti Müdürlüğü, Araştırma Dairesi Başkanlığına; 1984 yılının ikinci yarısında ise Teknik Araştırma Dairesi Başkanlığı na dönüştürülmüştür. Son yıllarda, ülkemizde ve dünyada araştırma ve geliştirme hizmetlerinin önem kazanması ile birlikte de 13.07.2010 tarih ve 27640 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 6001 sayılı Kanun la
Sayfa No 5/46 başkanlığımızın Teknik Araştırma Dairesi Başkanlığı olan ismi Araştırma ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı olarak değiştirilmiştir. Başkanlığımız; merkezde 5 Şube Müdürlüğü ve Bölge Müdürlüklerinde Araştırma ve Geliştirme Başmühendislikleri ile birlikte uygun bir yol güzergahının seçilmesinden, yol ve yol yapılarının projelendirilmesi, yapımı, bakımı ve işletmesi dahil yolun tüm aşamalarda aktif olarak arazi, laboratuar, proje ve kontrolluk çalışmaları ile hizmet vermektedir. Başkanlığımız müşterilerine hizmet sunarken, Etüt, Proje ve Çevre Dairesi, Yol Yapım Dairesi, Sanat Yapıları Dairesi, Tesisler ve Bakım Dairesi, Strateji Geliştirme Dairesi, Program ve İzleme Dairesi Başkanlıkları ile koordineli olarak çalışmaktadır. Yol ve yol yapıları ile ilgili hemen hemen tüm teknik problemler Daire Başkanlığımıza intikal etmekte, zemin, temel problemleri, heyelan ve her türlü malzeme, yol üstyapısı konularında Daire Başkanlığımız görüşü/onayı alınmaktadır. Daire Başkanlığımız bünyesinde 5 Şube Müdürlüğü mevcuttur. Jeolojik Hizmetler Şubesi Zemin Mekaniği ve Tüneller Şubesi Üstyapı Geliştirme Şubesi Malzeme Laboratuarları Şubesi Kalite Yönetim ve Ar-Ge Şubesi Araştırma ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı, Vecdi Diker Eğitim Tesisleri. Karayolları Genel Müdürlüğü, Vecdi Diker Eğitim ve Araştırma Merkezi C2 Blok Ankara-Eskişehir Yolu 30.Km. Yukarı Yurtçu Mahallesi Estergon Caddesi No:1 06790 Etimesgut / ANKARA adresinde faaliyet göstermektedir. Bununla birlikte akredite kalibrasyon hizmetleri gezici ve geçici tesislerde de gerçekleştirilebilmektedir. ARAŞTIRMA VE GELİŞTİRME DAİRESİ BAŞKANLIĞINCA YÜRÜTÜLEN HİZMETLER 1) Arazi Hizmetleri: Başkanlığımızca; yol ve viyadük, köprü, tünel, sanat yapılarından oluşan yol bileşenlerinin projelendirilmesi sırasında ön etüt, ön proje, kesin proje dahil tüm aşamalarında jeolojik yapı; zayıf zemin geçişleri; yarma-dolgu şevlerinin stabilitesi ve projelendirilmesi; yol yapılarının temel zeminleri, tünelin açılacağı zemin/kaya ortamlarının, yol üstyapısının oturacağı taban zeminin tanımlanması; yol ve yol yapılarına olası etkilerinin farklı teknik seçenekler ve maliyetleri ile ortaya konması için arazi araştırmaları yapılır. Arazi araştırmaları; yüzey gözlemleri; sondajlar; arazide yerinde deneyler (SPT, CPT, pressiyometre); numune alınması; malzeme ocak etütleri; jeolojik ve jeofizik etütleri; heyelan etütleri, köprü, viyadük ayak
Sayfa No 6/46 yerleşim yerleri, tünel etütleri, dolgu, alttemel, temel malzemelerinin temini için ocak etütleri olarak sıralanabilir. 2) Laboratuar Hizmetleri: Araştırma ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı nda tüm Şube Müdürlükleri laboratuvar hizmeti vermektedir. Laboratuvar hizmetleri; Zemin Mekaniği ve Tüneller Şubesinde; Zemin Mekaniği ve Kaya Mekaniği Laboratuarları, Üstyapı Geliştirme Şubesinde; Toprak ve Stabilizasyon, Bitümlü Karışımlar, Bitümlü Bağlayıcılar Laboratuarları, Jeolojik Hizmetler Şubesinde Petrografik Analiz Laboratuvarı, Malzeme Laboratuarları Şubesinde; Beton, Kimya, Fizik, Mekanik Labotatuvarları ve Kalite Yönetim ve Ar-Ge Şubesinde; Kalibrasyon Laboratuvarı tarafından verilmektedir. Bu Laboratuvarlarda yol/yol yapıları, temel zemini ile ilgili deneylerden yol üstyapısı, yol yapı malzemeleri deneylerine kadar her türlü test ve kalite kontrol deneyleri ile bazı alanlarda arakontrol ve kalibrasyon hizmetleri verilmektedir. Son yıllarda, arazi ve laboratuvar hizmetlerinden oluşan araştırma hizmetleri, proje ihaleleri kapsamında yaptırılmakta olup bu hizmetlerin keşif metrajı Dairemizce hazırlanmakta, hizmetin kontrolü ise Araştırma ve Geliştirme Başmühendisliklerimiz elemanlarınca yürütülmektedir. Bununla birlikte, Bölge Müdürlüğü ihaleleri ve Karayollarınca emanet olarak yapılan yol projelerinde, yapım ve işletme sırasında ortaya çıkan problemlerin araştırılması tamamen Dairemiz ve Başmühendisliklerimizce yapılmaktadır. İş programının uygun olması halinde sektörün diğer kurum ve kuruluşlarına da arazi ve laboratuvar hizmeti verilmektedir. 3) Proje Hizmetleri: Başkanlığımız proje hizmetleri, emanet olarak yapılan yol projeleri kapsamında öncelikle yarma/dolgu şevlerinin stabilite analizlerinin yapılarak projelendirilmesini, gerektiğinde tutucu yapıların (kazıklı perde, ankrajlı perde, istinat duvarı, toprakarme yapı vb.) projelendirilmesini, zayıf zemin geçişleri için alınan önlemlerin boyutlandırılmasını ve projelendirilmesini, tünel projelerinin hazırlanmasını (kazı ve destek sistemlerinin, giriş-çıkış yapılarının projelendirilmesi), Üstyapı (bitümlü temel, aşınma, binder, temel, alttemel) kalınlıklarının boyutlandırılmasını vb. kapsar. Özellikle yol yapımı esnasında ve işletme sırasında ortaya çıkan teknik problemler (heyelan, üstyapıda bozulmaları, köprü, tünel problemleri vb.) Başkanlığımız tarafından çözümlenir. 4) Kontrolluk Hizmetleri: Genel Müdürlüğümüzde; karayolu proje ihaleleri kapsamında yapılan her türlü arazi ve laboratuvar araştırma hizmetleri, hazırlanan jeolojik-jeoteknik, geoteknik, üstyapı rapor ve projeleri Başkanlığımızca kontrol edilir. Hizmet kontrolü işi özellik arz ettiğinden, Sanat Yapıları Dairesi Başkanlığı ile Etüt, Proje ve Çevre Dairesi Başkanlıklarının ihale ettiği, otoyol ve devlet yolu projelerinde yer alan yukarıda belirtilen araştırma işleri Başkanlığımızca yapılmaktadır.
Sayfa No 7/46 5) Araştırma-Geliştirme-Eğitim Hizmetleri: Başkanlığımız, görev alanı kapsamındaki araştırma ve laboratuvar hizmetleri ile ilgili şartnameleri hazırlamakta, bunlara ilave olarak danışmanlık hizmetlerine ait araştırma mühendislik hizmetleri teknik şartnamesini, üstyapı, zemin (geoteknik) ve tünel projelendirme hizmetleri ve bu işlerin yapım ve uygulaması ilgili teknik şartnameleri de hazırlamaktadır. Karayollarında eğitim hizmetleri, Program ve İzleme Dairesi Başkanlığınca organize edilmekle birlikte, Karayollarının kuruluşundan bu yana, Başkanlığımız, araştırmanın özel konuları ile ilgili (Heyelan, tünel proje ve yapım problemleri, üstyapı, bitüm, beton, trafik işaretleme malzemeleri, jeolojik etüt vb.) pek çok alanda her yıl periyodik olarak, kurs veya seminerler vererek Merkez ve Bölge personeline eğitim vermektedir. Benzer teknik eğitimler teknisyen, laborant seviyesinde de verilmektedir. Tünellerde püskürtme betonun yaş ve kuru olarak uygulanması, heyelan veya tünellerin geoteknik ölçümlerinde inklinometre, deformasyon ölçer, ekstensometre vb. kullanılması, yolun performansını artıracak yeni malzemelerin imalatlarda yer alması ve modern donanımlarının laboratuarlarda kullanılması gibi yol yapımındaki yeni teknolojilerin takip edilerek, bu konulardaki teknik nitelik ve şartların belirlenmesi Daire Başkanlığımızın görevleri arasındadır. Bunlara ilaveten, özellikle, yol üstyapısı ve yol yapılarının performansının yerinde gözlenmesi için aletsel yöntemlerin kullanılması ve elde edilen verilerin bilimsel yöntemlerle değerlendirilmesi Başkanlığımızın ısrarla savunduğu prensipleri arasındadır. Araştırma raporları, geoteknik uygulama proje raporları, üstyapı proje ve araştırma raporları, malzeme test sonuç raporları gibi Araştırma ve Geliştirme Dairesince yapılan tüm hizmetlere ait dokümanlar arşivlenmektedir. Ayrıca teknik problemlere ait görüntüler (geoteknik, üstyapı bozulma vb.) fotoğraf ve/veya video teknikleri ile kaydedilerek, arşivlerimizde saklanmaktadır. 6) Ar-Ge Proje Hizmetleri: Kurumumuzun stratejik amaç ve hedefleri ile tutarlı, görev alanı ile ilgili konularda kurumumuzca Öncelikli Araştırma Alanları (ÖAA) belirlenmiştir. Ar-Ge amaçlı teknolojik bilgi üretilmesi, ürün/hizmet ve iş süreçlerinde yenilik yapılması, kalitesinin ve standardının yükseltilmesi, verimliliğin arttırılması ve maliyetlerinin düşürülmesine yönelik, Ar-Ge faaliyetlerinin tek merkezden verimli bir şekilde yürütülmesi ve kurumumuzca doğrudan veya üniversite, enstitü, diğer kamu kurum ve özel sektör işbirliği ile yürütülecek olan Ar-Ge faaliyetlerinin tamamı Araştırma ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından koordine edilmektedir.
Sayfa No 8/46 Kurumumuzda Araştırma ve Geliştirme amaçlı yürütülecek proje tipleri: A.Tipi Projeler: Sadece kurum içi emanet olarak yürütülecek Araştırma ve Geliştirme Projeleri. B.Tipi Projeler: Kurumumuzun diğer kamu kurum ve kuruluşları ve/veya üniversiteler ve/veya özel sektör kuruluşları ile yapılacak sözleşme hükümlerine göre ortaklaşa yürütülecek projeler. C.Tipi Projeler: 04.1.2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında, ihale yoluyla finansmanının tamamı Kurumumuz bütçesinden karşılanacak ve sonuçlarından ilgili kamu kurum ve kuruluşları, üniversiteler, özel sektör ve sivil toplum kuruluşlarının faydalanacağı kurumumuzun görev alanlarıyla ilgili her türlü araştırma ve geliştirme faaliyetlerine ilişkin hizmetlerin, yerli ve/veya yabancı gerçek ve tüzel kişilerden ihale suretiyle satın alımına ilişkin projeler. D.Tipi Projeler: Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu (TUBİTAK) veya benzeri Kuruluşlar bünyesinde yürütülen projeler. Başvurular, her yıl kurumumuzca yayınlanan tarihlerde alınmakta olup, Araştırma ve Geliştirme Faaliyetleri Yönergesi kapsamında ve Ar-Ge projeleri ÖAA belirtilen programlara göre kurum bünyesinde Bilim Kurulu Üyeleri içerisinde oluşturulan Ön Değerlendirme Komisyonu ve Değerlendirme Komisyonu tarafından değerlendirilmektedir. Ar-Ge Faaliyetleri ile ilgili dokümanlara www.kgm.gov.tr adresinden ulaşılabilmektedir. Daire Başkanlığımızda verilen hizmetler esas alınarak Deney Süreci, Kalibrasyon ve Ara Kontrol Süreci, Proje Süreci, Eğitim Süreci ve Yönetim Süreci olmak üzere 5 adet süreç tanımlanmıştır. Başkanlığımızda gerçekleştirilen süreçler Süreç Planında, süreç kriterleri, sorumluları ve kontrol periyotları da Süreç Kontrol Kartı Formunda verilmekte olup, Başkanlığımızda uygulanmakta olan Kalite Yönetim Sisteminin sürekli iyileştirilmesine katkı sağlamaktadır. 4.1.2 Araştırma ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı Yönetimi başta olmak üzere tüm personel, akreditasyon kapsamındaki deney/kalibrasyon hizmetlerinin TS EN ISO/IEC 17025 standartlarının şartlarını karşılamasından, akredite deney/kalibrasyon hizmetlerini müşterilerimizin, yasal mevzuat şartları ve Türk Akreditasyon Kurumunun ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde gerçekleştirmekten sorumludur. Görev, yetki ve sorumluluklar Organizasyon El Kitabı nda tanımlanmıştır. 4.1.3. Araştırma ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı nın TS EN ISO/IEC 17025 Kalite El Kitabında tanımlanan, mevzuat ve yönetmelikler ile TS EN ISO/IEC 17025 standardına uygun olarak hazırladığı, uyguladığı,
Sayfa No 9/46 sürdürdüğü ve sürekli iyileştirdiği Kalite Yönetim Sistemi; Başkanlığımız laboratuvarlarında verilen akredite deney/kalibrasyon hizmetleri ile gezici ve geçici tesislerde verilen akredite kalibrasyon hizmetlerini kapsar. 4.1.4 Olabilecek görev çelişkilerini ortadan kaldırmak amacıyla deney/kalibrason hizmetinden farklı faaliyetleri bulunan kilit personelinin sorumlulukları, Organizasyon El Kitabı nda tanımlanmış, yatay ve dikey ilişkiler ise Organizasyon El Kitabı Ek-1 de verilmiştir. 4.1.5 a) Kalite Yönetim Sisteminin uygulanması, sürdürülmesi ve iyileştirilmesi dâhil yönetim sisteminden veya deney/kalibrasyonlardan sapmaları tespit etmek ve bu tür sapmaları önlemek veya en aza indirmek için gerekli olan yetkiler Organizasyon El Kitabı, Uygun Olmayan Ürün/Hizmetin Kontrolü Prosedürü ve diğer Prosedürlerde tanımlanmıştır. Üst Yönetim gerekli kaynakları sağlamaktan sorumludur. b) Başkanlığımız Üst Yönetiminin ve personelinin, yapılan işin kalitesini olumsuz yönde etkileyebilecek her türlü ticari, mali ve diğer iç ve dış baskılardan ve etkilerden uzak tutulması; Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Yönetmeliği, Asli Devlet Memurluğuna Atananların Yemin Merasimi Yönetmeliği ve Organizasyon El Kitabı nda yer alan amir hükümler doğrultusunda Başkanlığımız personeline Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi ve Tarafsızlık Taahhütnamesi imzalatılarak güvence altına alınmıştır. c) Müşterilere ait gizli bilgiler ve tescilli hakların korunması, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu ve Yönetmelikleri, Devlete ve Kişilere Memurlarca Verilen Zararların Nevi ve Miktarlarının Tespiti, Takibi, Amirlerin Sorumlulukları, Yapılacak Diğer İşlemler Hakkında Yönetmelik, Kalite Politikası, İletişim Prosedürü, Müşteri ile ilişkiler Prosedürü ve Organizasyon El Kitabı nda yer alan amir hükümlerle güvence altına alınmıştır. d) Personelin yeterlik, tarafsızlık, karar verme veya çalışmalarıyla ilgili dürüstlüğü tehlikeye atabilecek herhangi bir faaliyette bulunmaması 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu ve Yönetmelikleri, Devlete ve Kişilere Memurlarca Verilen Zararların Nevi ve Miktarlarının Tespiti, Takibi, Amirlerin Sorumlulukları, Yapılacak Diğer İşlemler Hakkında Yönetmelik, Kalite Politikası, İletişim Prosedürü, Müşteri ile ilişkiler Prosedürü ve Organizasyon El Kitabı nda yer alan amir hükümlerle güvence altına alınmıştır.
Sayfa No 10/46 e) Başkanlığımızın yönetim yapısı, kalite yönetimi, teknik faaliyetleri ve destek hizmetleri arasındaki ilişkiler TS EN ISO/IEC 17025 Kalite El Kitabında, Organizasyon El Kitabında ve Hizmetin Sağlanması Prosedürü nde tarif edilmiştir. f) Deney/kalibrasyon sonuçlarının kalitesini doğrudan etkileyen, yönetme, uygulama veya doğrulama görevini yerine getiren personelin sorumlulukları Organizasyon El Kitabı nda tanımlanmış akredite deney/kalibrasyon faaliyetlerindeki yetkileri ise Yetki Listesi nde verilmiştir. Ayrıca personelin yatay ve dikey ilişkileri, Organizasyon El Kitabı Ek-1 de verilmiştir. g) Personel adayları dahil deney/kalibrasyon hizmetlerinde çalışacak bütün personelin; metotları, prosedürleri ve deney/kalibrasyonların hedefini bilen, deney ve kalibrasyon sonuçlarını değerlendirebilen uzmanlar tarafından yönlendirilmesi Kaynak Yönetimi Prosedürü ile güvence altına alınmıştır. h) Araştırma ve Geliştirme Dairesi Başkanlığında laboratuvar işlemlerinde gerekli kaliteyi sağlamak için ihtiyaç duyulan kaynakların temininden ve teknik işlemlerden genel olarak Madde 4.0 da tanımlanan Teknik Yönetim sorumludur. Araştırma ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı nda; Üst Yönetimin ve Teknik Yönetimin yanı sıra Başkanlık bünyesinde var olan İkmal ve Bakım Şefliği, ihtiyaç duyulan kaynaklarının temininden genel olarak sorumludur. Üst Yönetim, Teknik Yönetim sorumlulukları Organizasyon El Kitabı, Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü, Kaynak Yönetimi Prosedürü, Satın Alma Prosedürü ile İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü ve Bakım Onarım Prosedürü nde ve bu kitapta, İkmal ve Bakım Şefliği nin sorumlulukları ise Organizasyon El Kitabı, Kaynak Yönetimi Prosedürü, Satın Alma Prosedürü ile İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü ve Bakım Onarım Prosedürü nde tanımlanmıştır. i) Başkanlığımıza TS EN ISO/IEC 17025 Standartlarına uygun olarak kurulan Kalite Yönetim Sisteminin uygulanmasını ve sürekli olarak takip edilmesini güvence altına almak amacıyla resmi olarak bir Kalite Yönetim Temsilcisi atanmıştır. nin görev, yetki ve sorumlulukları ile organizasyon şemasındaki yeri Organizasyon El Kitabı nda verilmiştir. Ayrıca bu çalışmaların daha sistematik ve düzenli olarak yürütülmesi için ile işbirliği içerisinde çalışmak üzere Kalite Yönetim ve Ar- Ge Şubesi Müdürlüğü kurulmuştur. j) Kilit konumdaki yönetici personel için yardımcılar atanmış ve vekâletler Organizasyon El Kitabı nda verilmiştir. Aksi belirtilmedikçe Organizasyon El Kitabı nda belirtilen amir ve vekâlet tanımları doğrudan geçerlidir.
Sayfa No 11/46 k) Kaynak Yönetimi Prosedürü ne göre verilen eğitimlerle ve yapılan toplantılarla personelin; yaptığı faaliyetlerin önemi ve bu faaliyetlerin, hedeflere ulaşmaya nasıl katkıda bulunacağı konularındaki farkındalığı güvence altına alınmıştır. 4.1.6 Başkanlığımız üst yönetimi, İletişim Prosedürü ile Kalite Yönetim Sisteminin etkin işleyişini ve etkin bir iletişim sağlanmasını güvence altına almıştır. KGM Kuruluş Kanunu Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Yönetmeliği Asli Devlet Memurluğuna Atananların Yemin Merasimi Yönetmeliği Devlete ve Kişilere Memurlarca Verilen Zararların Nevi ve Miktarlarının- Tespiti, Takibi, Amirlerin Sorumlulukları Yapılacak Diğer İşlemler Hakkında Yönetmeliği Atama Yazısı KGM, Araştırma ve Geliştirme Faaliyetleri Yönergesi Organizasyon El Kitabı Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü Uygun Olmayan Ürün/Hizmetin Kontrolü Prosedürü İletişim Prosedürü Kaynak Yönetimi Prosedürü Yetki Listesi Müşteri İle İlişkiler Prosedürü ARGE.OEK.01 ARGE.KP.04 ARGE.KP.07 ARGE.KP.08 ARGE.KP.09 ARGE.KP.09-LS.03 ARGE.KP.10 İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü ve Bakım Onarım Prosedürü ARGE.KP.11 Satın Alma Prosedürü Hizmetin Sağlanması Prosedürü Süreç Planı Süreç Kontrol Kartı Formu Kamu Personeli Etik Sözleşmesi Tarafsızlık Taahhütnamesi (Memur Personel) Tarafsızlık Taahhütnamesi (İşçi Personel) Tarafsızlık Taahhütnamesi (Üst Yönetim) Tarafsızlık Taahhütnamesi (Genel) ARGE.KP.13 ARGE.KP.14 ARGE.KP.14-PL.01 ARGE.KP.14-FR.04 -FR-01 -FR-02 -FR-03 -FR-04 -FR-05
Sayfa No 12/46 4.2 YÖNETİM SİSTEMİ 4.2.1 Araştırma ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı Kalite Yönetim Sistemi, TS EN ISO/IEC 17025 standardının şartlarına uygun olarak, bu el kitabında anlatıldığı gibi oluşturulmuş, deney/kalibrasyon sonuçlarının kalitesini güvence altına almak amacıyla da Doküman Hazırlama ve Kontrolü Prosedürü ne göre anlaşılır ve uygulanabilir şekilde dokümante edilmiştir. Sistemin uygulanması ve sürekliliğini güvence altına almak amacıyla görev, yetki ve sorumluluklar Organizasyon El Kitabı ile ilgili prosedür ve talimatlarda tanımlanmıştır. Hazırlanan sistem dokümanları O:\ KurumOrtak\Kalite\Kalite Yönetim Sistemi- Dokumanlar adresine konmuş, uygulanabilir dokümanlarsa ilgili personele Doküman Hazırlama ve Kontrolü Prosedürü ile dağıtılmıştır. 4.2.2 Başkanlığımız tarafından, faaliyetlerimize yön vermek, hizmet standartlarımızı belirlemek, tüm personelin aynı bakış açısı ile hizmet vermesini sağlamak, kurum kültürü oluşturmak, kalite yönetim sistemi şartlarının karşılanmasını sağlamak, etkinliğini sürekli iyileştirmek, kalite hedeflerinin oluşturulması ve gözden geçirilmesi için bir çerçeve oluşturmak ve sistemi gözden geçirmek amacıyla ARGE.KEK.01-FR.01 Kalite Politikası belirlenmiştir. Üst Yönetim tarafından, İletişim Prosedürü ile Kalite Polikasının bütün çalışanlar tarafından benimsenmesi ve yürüttükleri faaliyetlerde yol göstermesi güvence altına alınmıştır. 4.2.3 Başkanlığımız Üst Yönetimi, düzeltici/önleyici faaliyetler gerçekleştirerek, kuruluş içi kalite tetkikleri yaparak, kalite politikası ve kalite hedeflerini gözden geçirerek, süreç performans ölçüt kriterlerini gözden geçirip iyileştirerek, uygun olan verileri analiz ederek, yönetimin gözden geçirmesi faaliyetleri yaparak Kalite Yönetim Sisteminin geliştirilmesi ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesini güvence altına almıştır. 4.2.4 Başkanlığımız Üst Yönetimi, kalite politikasını personele duyurarak, toplantılar yaparak, müşteri memnuniyeti ve yasal şartların karşılanmasının önemini güvence altına almıştır. 4.2.5 TS EN ISO/IEC 17025 Kalite El Kitabında; Kalite Yönetim Sisteminin yapısını oluşturan prosedürlere atıfta bulunulmuş, dokümantasyon yapısı ise ana hatlarıyla Madde 4.3 te verilmiştir. 4.2.6 Üst Yönetim, Teknik Yönetim ve nin görev, yetki ve sorumlulukları Organizasyon El Kitabı nda ve aşağıda verilmiştir.
Sayfa No 13/46 ÜST YÖNETİM TS EN ISO/ IEC 17025 ve TS EN ISO 9001 standartlarına uygun olarak kurulan Kalite Yönetim Sisteminin uygulanması ile ilgili sistem dokümanlarında belirtilen görevleri yürütmek, TS EN ISO 9001 ve TS EN ISO/IEC 17025 standartlarına uygunluğu sağlamak, Başkanlığımız personelinin, kalite dokümantasyonunu öğrenmelerini ve politika ile prosedürleri kendi işlerinde uygulamalarını sağlamak, Başkanlığımızda; müşteri şartları ve müşteri memnuniyeti ile birincil ve ikincil mevzuat şartlarının belirlenmesi ve yerine getirilmesi konularında gerekli faaliyetleri yürütmek, Kalite politikasını oluşturmak, yayımlamak, kuruluş içinde iletilmesini ve anlaşılmasını sağlamak, Kalite yönetim sisteminin uygunluk, yeterlilik ve etkinliğinin sürekliliğini güvence altına almak için plânlanmış aralıklarla Yönetim Gözden Geçirmesi yapmak, Yönetimin Gözden Geçirmesi neticesinde alınan kararların sonuçlandırılmasını sağlamak, Yönetim sistemini geliştirmek, etkinliğini iyileştirmek ve etkinliğini sağlamak, Başkanlığımızın kalite hedeflerinin oluşturulmasını sağlamak, Kalite hedeflerini yerine getirmek üzere kalite yönetim sisteminin plânlamasını gerçekleştirmek, Yürüttüğümüz hizmetlerde gerekli kaliteyi sağlamak için ihtiyaç duyulan personel, altyapı ve çalışma ortamı gibi kaynakları sağlamak, Kalite yönetim sisteminde değişiklikler plânlanıp uygulandığında, kalite yönetim sisteminin bütünlüğünün sürdürülmesini ve işlerliğini sağlamak, Başkanlığımız personelinin sorumluluk ve yetkilerini tanımlamak, Sorumluluk ve yetkilerin personele iletimini sağlamak, ni atamak, Başkanlığımızda uygun iletişim yöntemlerini oluşturmak ve kalite yönetim sisteminin etkin işleyişi için, etkin bir iletişimin gerçekleşmesini sağlamak, Yapılan işin kalitesini olumsuz yönde etkileyebilecek ayrıca tarafsızlığını, kendisinin ve elemanlarının teknik kararlarını etkileyebilecek ticarî, malî ve diğer iç veya dış baskılardan ve etkilerden uzak tutulmayı sağlamak, dürüstlüğünü tehlikeye atacak hiçbir faaliyet içine girmemek, Personelini, yapılan faaliyetlerin önemi, bunların yönetim sisteminin hedeflerinin gerçekleştirilmesine nasıl katkıda bulunacağı konularında bilinçlendirmek, Personelinin eğitim ve becerilerine yönelik hedefler belirlemek,
Sayfa No 14/46 Akredite deney/kalibrasyon faaliyetleri kapsamında, belirli tipteki numune alma işlemlerini, deney ve/veya kalibrasyonu yapmak, deney raporlarını ve kalibrasyon sertifikalarını düzenlemek, görüş bildirmek ve yorumlamak ve belirli tipteki cihazları kullanmak için personeli yetkilendirmek, Özel cihazları çalıştıran, deney ve/veya kalibrasyonları yapan, sonuçları değerlendiren ve deney raporları ve kalibrasyon sertifikalarını imzalayan bütün personelin yeterliliğini sağlamak. TEKNİK YÖNETİM TS EN ISO 9001 ve TS EN ISO/IEC 17025 standartlarına uygunluğu sağlamak, Laboratuvar hizmetleri ile ilgili genel faaliyetlerin iş dağılımını, koordinasyonunu ve verimliliğini sağlamak, Laboratuvar hizmetleri ile ilgili genel faaliyetleri yönetmek, Laboratuvar hizmetleri ile ilgili genel faaliyetlerin planlanması, iyileştirilmesi ve geliştirilmesi için çözümler araştırmak, faydalı gördüklerinin uygulanmasını sağlamak, Yürüttüğümüz hizmetlerde gerekli kaliteyi sağlamak için ihtiyaç duyulan personel, altyapı ve çalışma ortamı gibi kaynakları sağlanmakla ilgili sistem dokümanlarında belirtilen görevleri yürüttmek, Yapılan işin kalitesini olumsuz yönde etkileyebilecek ayrıca tarafsızlığını, kendisinin ve elemanlarının teknik kararlarını etkileyebilecek ticarî, malî ve diğer iç veya dış baskılardan ve etkilerden uzak tutulmayı sağlamak, dürüstlüğünü tehlikeye atacak hiçbir faaliyet içine girmemek, Personelini, yapılan faaliyetlerin önemi, bunların yönetim sisteminin hedeflerinin gerçekleştirilmesine nasıl katkıda bulunacağı konularında bilinçlendirmek, Akredite deney/kalibrasyon faaliyetleri kapsamında, belirli tipteki numune alma işlemlerini, deney ve/veya kalibrasyonu yapmak, deney raporlarını ve kalibrasyon sertifikalarını düzenlemek, görüş bildirmek ve yorumlamak ve belirli tipteki cihazları kullanmak için personeli yetkilendirilmesi ile ilgili sistem dokümanlarında yer alan faaliyetleri yürütmek, Özel cihazları çalıştıran, deney ve/veya kalibrasyonları yapan, sonuçları değerlendiren ve deney raporları ve kalibrasyon sertifikalarını imzalayan bütün personelin yeterliliğini sağlanması ile ilgili sistem dokümanlarında yer alan görevleri yürütmek,. KALİTE YÖNETİM TEMSİLCİSİ TS EN ISO 9001 ve TS EN ISO/IEC 17025 standartlarına uygunluğu sağlamak, Kalite yönetim sistemi için gerekli proseslerin oluşturulmasını, uygulanmasını ve sürdürülmesini güvence altına almak,
Sayfa No 15/46 Kalite yönetim sisteminin performansı ve herhangi bir iyileştirilme ihtiyacı hakkında üst yönetime rapor vermek, Başkanlığımızda, müşteri şartları farkındalığının yaygınlaştırılmasını güvence altına almak, Kalite Yönetim Sisteminin uygulanmasını ve daima takip edilmesini sağlamak, İç tetkikleri plânlamak, organize etmek. Başkanlık personelini, yapılan faaliyetlerin önemi ve bunların kalite yönetim sistemi hedeflerinin gerçekleştirilmesine nasıl katkıda bulunacağı konularında bilinçlendirmek, Kalite yönetim sistemi ve akreditasyon ile ilgili konularda dış kuruluşlarla işbirliği yapmak. 4.2.7 Üst Yönetim, Kalite Yönetim Sisteminde değişiklikler planlandığında ve uygulandığında, yönetim sisteminin bütünlüğünün korunmasını sağlar. Kalite Yönetim Sisteminin bütünlüğünün ve işlerliğinin sağlanması, kalite yönetim sistemi prosedürlerine göre yapılır. Doküman Hazırlama ve Kontrolü Prosedürü ne göre ilgili dokümanlar hazırlanır. Kalite Politikası. Yılı Kalite Hedefleri Organizasyon El Kitabı Doküman Hazırlama ve Kontrolü Prosedürü Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü İletişim Prosedürü ARGE.KEK.01-FR.01 ARGE.KEK.01-FR.02 ARGE.OEK.01 ARGE.KP.01 ARGE.KP.04 ARGE.KP.08 4.3 DOKÜMAN KONTROLÜ Araştırma ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı Kalite Yönetim Sistemi; Kalite politikası ve kalite hedeflerinden, Organizasyon El Kitabından, Kalite El Kitaplarından, Prosedürlerden, Prosedürlerle ilişkili talimatlardan, Birimlere ait talimatlardan, Destek Dokümanlardan,
Sayfa No 16/46 Akış diyagramlarından, Planlardan, Kalite Yönetim Sistemini ve Proseslerin etkin olarak planlanması, uygulanması ve kontrolünü güvence altına almak için gerekli olan Teknik ve Kalite Kayıtlarınından oluşur. Hazırlanan sistem dokümanları O:\KurumOrtak\Kalite\kalite yonetim sistemi-dokumanlar adresine konarak, bütün personelin kullanımına açılmıştır. Başkanlığımız dokümantasyon yapısının oluşturulmasında, organizasyon yapısı, verilen hizmetler ve personelin yeterliliği dikkate alınmıştır. Dokümanların oluşturulması, onaylanması, yayınlanması, dağıtılması, güncel revizyon durumlarının belirlenmesi, gözden geçirilmesi, revizyonları vb. işlemler Doküman Hazırlama ve Kontrolü Prosedürü ne göre yapılmaktadır. Yürütülen işlemler bu prosedür aracılığıyla güvence altına alınmıştır. Doküman Hazırlama ve Kontrolü Prosedürü ARGE.KP.01 4.4 TALEPLERİN, TEKLİFLERİN VE SÖZLEŞMELERİN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ Araştırma ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı nda taleplerin, tekliflerin ve sözleşmelerin gözden geçirilmesi Müşteri İle İlişkiler Prosedürü ile güvence altına alınmıştır. Başkanlığımızda yürütülen hizmetlerle ilgili bilgiye www.kgm.gov.tr adresinden ulaşılabilmektedir. Başkanlığımızda verilen hizmetlere ilişkin, müşteri tarafından belirtilen istekler ve şartların, birincil ve ikincil mevzuat şartlarının (yasal şartlar), Başkanlığımız tarafından konulan ve ürünün amaçlanan uygulamaları için gerekli olan ek şartların ve hizmetin kendine has özellikleri için gereken şartların anlaşılır olup olmadığı, Müşteri İle İlişkiler Prosedürü ne göre ölçülmektedir. Ürün/Hizmetin sunumu sırasında elde edilen verilerden uygun olanların analizlerinin yapılmasıyla da iyileştirici faaliyetler gerçekleştirilebilmektedir. Başkanlığımız Laboratuvarları tarafından gerçekleştirilen deney/kalibrasyon ile ilgili faaliyetler aşağıda verilmektedir: 1. KGM Merkez ve Taşra Teşkilatından Gelen Deney / Kalibrasyon Talepleri 2. KGM Dışı Kamu Kurum/Kuruluşları ile Özel Sektörden Gelen Deney / Kalibrasyon Talepleri 3. Başkanlık Personelinin Kontrol Amaçlı Deney/Kalibrasyon Talepleri 4. Ar-ge projeleri kapsamında yapılan deney/kalibrasyon talepleri
Sayfa No 17/46 Deney Talepleri; Deney Talepleri, Talep yazısı ve Numuneler ile Birlikte Bizzat başvuru, Posta veya Kargo yolu ile başvuru yöntemleriyle yapılabilmektedir. İşe başlanmadan önce, Müşteri tarafından beyan edilen şartları ile ürün/hizmet sunumu için yapılan sözleşme arasındaki farklılıkları önlemek ve değerlendirmek amacıyla ilgili Laboratuvar Şefi/Mühendisi tarafından, müşteri talepleri ve numuneler, Başkanlığımızın olanakları ve deney talimatları göz önünde bulundurularak gözden geçirilir. Gözden geçirme sonrasında; yasal şartlar ve mevzuat şartları doğrultusunda görülen eksiklikler veya bilgiler müşteriye antetli kağıtla elden iletilir. Bunun mümkün olmadığı durumlarda faksla veya resmi yazıyla bildirim yapılır. Bildirim tarihi talep yazısına not olarak düşülür. Gözden geçirme sonrasında müşteri ile mutabakat sağlanamaması durumunda müşteri talebi Gerçekleştirilemeyen İşler adlı bir dosyada Büro tarafından arşivlenir ve numune müşteriye iade edilir. Yapılan işlemler Laboratuar Şefi/Mühendisi tarafından. Laboratuarı iş Planına ve müşteri evrakına not olarak düşülür. Müşteriyle yapılan mutabakat neticesinde Birim Fiyat Listesinde yer alan ve uygulanmasına karar verilen deney hizmetleri; ilgili standart ve talimatlara uygun olarak ilgili Laboratuar Mühendisi/Şefi ve laboratuar personeli tarafından gerçekleştirilir. Akredite deneyler, Yetki Listesi ndeki yetki kapsamlarına göre yetkili personeller tarafından gerçekleştirilir. Deneyler sonucunda elde edilen veriler, İlgili Deney Talimatlarında belirtilen formlara deneyleri gerçekleştiren personel tarafından kaydedilir. Deneyin her aşamasında kayıtlar Laboratuar Mühendisi/Şefi tarafından kontrol edilir ve böylece hizmetin izlenebilirliliği sağlanır. ARGE Dairesi Başkanlığında müşteri talebi olmadan, personelin kontrol amaçlı yaptığı deneyler ile akredite olduğu/olacağı deneylerin yıllık kalite kontrol planına göre yapılan deneyler ve Ar-Ge yönergesi kapsamında
Sayfa No 18/46 yapılan deneyler dışındaki tüm deneylerden, Birim Fiyat Listesinde belirtilen hususlara uygun olarak deney ücreti alınır. Deney ücreti alınmadan rapor verilmez. Kalibrasyon Talepleri ARGE Dairesi Başkanlığı, Kalite Yönetim ve Ar-ge Şubesi Müdürlüğüne bağlı olarak faaliyetlerini yürüten Kalibrasyon Laboratuvarı tarafından; öncelikli olarak kurum içi (ARGE Dairesi Başkanlığı ve Bölge Müdürlükleri) kalibrasyon talepleri gerçekleştirilir. Ayrıca Kalibrasyon Laboratuvar Şefliği'nin Laboratuvar İş Planına göre Ar-Ge Dairesi Başkanlığı ile Ar-Ge Başmühendislikleri dışından da gelen uygun kalibrasyon talepleri, ücreti karşılığında gerçekleştirilebilmektedir. Kalibrasyon taleplerinin ve sözleşmelerin gözden geçirilmesi İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü ve Bakım Onarım Prosedürü ve Kalibrasyon Laboratuar Şefliğine ait talimatlara göre yapılır. Kurum Dışı müşterilerden gelen kalibrasyon talebi yazı ile alınır. Telefon, fax, e-mail vb. başvurular kabul edilmez, bu tür başvurulara talebin yazı ile yapılması, yapılmadığı taktirde başvurunun geçersiz olacağı konusunda müşteri bilgilendirilir. Müşteriler tarafından talep edilen uygun kalibrasyon talepleri, Kalibrasyon Laboratuvarının iş yoğunluğuna bağlı olarak kabul edilir. İş planına gore belirlenen kalibrasyona başlama tarihi müşteriye bildirilir. Müşterinin kabul etmesi halinde hizmet, ilgili dokümanlara göre gerçekleştirilir. Müşterinin kalibrasyon ücretini ödemesi, İletişim Prosedürüne göre gerçekleştirilir. Uygun bulunmayan Kalibrasyon talepleri gerekçesi ile birlikte resmi olarak müşteriye bildirilir. Sonuç raporu, sertifikalandırılır ve müşteriye resmi yazı ile iletilir. Başkanlığımızda, deney/kalibrasyon hizmetlerinin yerine getirilmesi için ihtiyaç duyulan kaynakların sağlanması, Satın Alma Prosedürü, Kaynak Yönetimi Prosedürü ve İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü ve Bakım Onarım Prosedürü ile güvence altına alınmıştır. Üst Yönetim ihtiyaç duyulan Kaynakları temin etmekten sorumludur.
Sayfa No 19/46 Başkanlığımızda esas olan, uluslar arası, bölgesel ve ulusal düzeyde kabul görmüş deney/kalibrasyon metotlarını kullanmaktır. Başkanlığımızda uygun metotların kullanımı, Metot ve Yazılımı Geçerli Kılma Prosedürü ile güvence altına alınmıştır. Deney/kalibrasyon işine başlamadan önce, talep ve sözleşme arasındaki farklılıkları gidermek ve taşeron laboratuvar ihtiyacını değerlendirmek için yapılacak gözden geçirme faaliyetleri İletişim Prosedürü ve Müşteri İle İlişkiler Proedürü ile güvence altına alınmıştır. Gözden geçirme faaliyetlerine ait kayıtlar, Kayıtların Kontrolü Prosedürü ne göre muhafaza edilir. Sözleşmeden herhangi bir sapma olduğunda veya işe başlandıktan sonra sözleşmenin düzeltilmesi gerektiğinde yürütülecek faaliyetler İletişim Prosedürü, Müşteri İle İlişkiler Proedürü ve Hizmetin Sağlanması Prosedürü ile güvence altına alınmıştır. Araştırma, Mühendislik ve Proje Hizmetleri Taleplerinin ve Sözleşmelerin Gözden Geçirilmesi İşe başlanmadan önce, müşteri tarafından beyan edilen şartlar ile ARGE nin sunacağı hizmet arasındaki farklılıkları önlemek amacıyla ilgili şef/mühendis tarafından, müşteri talepleri ve ekleri ARGE olanakları, prosedürler ve ilgili şartnameler göz önünde bulundurularak gözden geçirilir. Gözden geçirme sonrasında; 1. Eklerde eksik olması durumunda eksik ekin adı ve miktarı, 2. Verilemeyecek hizmetin olması durumunda hizmetin adı, 3. Hizmetin verilebilmesi için gerekli olan dokümanlar (şartname, proje bilgileri ve diğer dokümanlar ), gibi eksiklikler müşteriye antetli kağıtla elden iletilir. Bunun mümkün olmadığı durumlarda faksla veya resmi yazıyla bildirim yapılır. Bildirimin kısaca konusu ve tarihi talep yazısına not olarak düşülür. Eksiklerin tamamlanmasının ardından Hizmetin Sağlanması Prosedürüne göre işlem yapılır. Kayıtların Kontrolü Prosedürü İletişim Prosedürü Kaynak Yönetimi Prosedürü Müşteri İle İlşkiler Prosedürü ARGE.KP.02 ARGE.KP.08 ARGE.KP.09 ARGE.KP.10 İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü ve Bakım Onarım Prosedürü ARGE.KP.11
Hizmetin Sağlanması Prosedürü TS EN ISO/IEC 17025 Metot ve Yazılımı Geçerli Kılma Prosedürü Ziyaretçi Kayıt Formu/Taahhütname. Laboratuarı iş Planı Yetki Listesi Tarafsızlık Taahhütnamesi (Genel) Kalibrasyon Laboratuvarı İş Planı Formu Sayfa No 20/46 ARGE.KP.14 ARGE.KP.16 ARGE.KP.10.FR.04 ARGE.KP.14.PL.02 ARGE.KP.09.LS.03 -FR.05 ARGE.K.KLB.T.26-FR.05 Birim Fiyat Listesi 4.5 DENEY/KALİBRASYONLARIN TAŞERONA VERİLMESİ Başkanlığımızda Taşeron Laboratuvar kullanılmamaktadır. Bununla birlikte müşteri ile üzerinde anlaşma sağlanan akredite bir deney/kalibrasyonun, Başkanlığımızın iş yoğunluğu veya cihazlarda arıza meydana gelmesi gibi nedenlerle, Başkanlığımızca yapılamayacak olması durumunda, taşeron laboratuar kullanımı, İletişim Prosedürü, Müşteri İle İlişkiler Prosedürü ve Hizmetin Sağlanması Prosedürü ile güvence altına alınmıştır. Araştırma ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı, taşeron laboratuara yaptırdığı deney/kalibrasyon işlerinde müşterilerine karşı sorumludur. Taşeron laboratuarların belirlenmesi, değerlendirilmesi ve izlenmesi Satın Alma Prosedürü ve Tedarikçi/Taşeron Belirleme ve Değerlendirme Talimatı ile güvence altına alınmıştır. Taşeron laboratuvarlar, TS EN ISO/IEC 17025 standardının şartlarını karşılayan laboratuvarlar arasından seçilmektedir. Taşeron laboravuarların belirlenmesi, değerlendirilmesi, izlenmesi ve taşeron laboratuvar kullanımıyla ilgili kayıtlar Kayıtların Kontrolü Prosedürü' ne göre muhafaza edilir. Kayıtlarının Kontrolü Prosedürü İletişim Prosedürü ARGE.KP.02 ARGE.KP.08
Müşteri İle İlşkiler Prosedürü Satın Alma Prosedürü TS EN ISO/IEC 17025 Tedarikçi/Taşeron Belirleme ve Değerlendirme Talimatı Hizmetin Sağlanması Prosedürü Sayfa No 21/46 ARGE.KP.10 ARGE.KP.13 ARGE.KP.13-T.02 ARGE.KP.14 4.6 HİZMET VE MALZEMELERİN SATIN ALINMASI Verdiğimiz hizmetlerin kalitesini etkileyen malzemelerin, ekipmanların, aletlerin, sarf malzemelerinin, cihazların vb. satın alma işlemlerinde, satın alınan ürünün, belirlenen satın alma şartlarına uygun olması Satın Alma Prosedürü ve İzleme ve Ölçme Cihazların Kontrolü ve Bakım Onarım Prosedürü ile güvence altına alınmıştır. Satın alma bilgileri (Şartnameler), satın alınacak ürünü tanımlayacak şekilde, Satın Alma Prosedürü ve Şartname Hazırlama Talimatı na uygun olarak hazırlanır. Şartnameler, tedarikçilere iletilmeden önce, belirlenen satın alma şartlarının yeterliliğini güvence altına almak amacıyla Satın Alma Prosedürü ve Şartname Hazırlama Talimatı na göre kontrol edilir. Satın alınan ürünün şartları karşılayıp karşılamadığını güvence altına almak amacıyla muayene işlemleri Satın Alma Prosedürü ne göre Satın Alınan Hizmet / Malzeme / Cihaz / Ekipmanların Şartname Uygunluk Kontrol Formu kullanılarak yapılır. İlgili kontroller sonucu uygunsuzluk tespit edildiğinde tedarikçi bilgilendirilir. Satın alınan ürünün doğrulaması ile ilgili kayıtlar, Kayıtların Kontrolü Prosedürü ne göre muhafaza edilir. Satın alınan ürünün doğrulanıncaya kadar kullanılmaması, İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü ve Bakım Onarım Prosedürü ile güvence altına alınmıştır. Satın alma faaliyetlerinde kullanılan tedarikçilerin belirlenmesi, değerlendirilmesi ve izlenmesi Satın Alma Prosedürü ve Tedarikçi/Taşeron Belirleme ve Değerlendirme Talimatı ile güvence altına alınmıştır. Satın alma faaliyetiyle ilgili kayıtlar, Kayıtların Kontrolü Prosedürü'ne göre muhafaza edilir.
Sayfa No 22/46 Kayıtlarının Kontrolü Prosedürü ARGE.KP.02 İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü ve Bakım Onarım Prosedürü ARGE.KP.11 Satın Alma Prosedürü Şartname Hazırlama Talimatı Tedarikçi/Taşeron Belirleme ve Değerlendirme Talimatı ARGE.KP.13 ARGE.KP.13-T.01 ARGE.KP.13-T.02 4.7 MÜŞTERİYE HİZMET Başkanlığımızın Müşterileri; Başkanlığımızdan hizmet satın alan kişi veya kuruluşlardır. Başkanlığımızın müşterilerinden kurum içinde çalışanlar iç müşterimiz, kurum dışı olanlar dış müşterimizdir. Başkanlığımız bünyesinde birbirinden hizmet talep eden birimler birbirlerinin iç müşterileridir. Başkanlığımız dışındaki bizden hizmet talep eden; diğer daire Başkanlıklarımız, Bölge Müdürlüklerimiz, diğer Kamu Kurum ve Kuruluşları, Kurumumuzdan ihale ile iş alan/almayan yüklenici firmalar ile özel kişi ve kuruluşlar bizim dış müşterilerimizdir. Müşteriler tarafından getirilen numuneler/cihazlar, Doküman Hazırlama ve Kontrolü Prosedürü, Hizmetin Sağlanması Prosedürü, İzleme ve Ölçme Cihazların Kontrolü ve Bakım Onarım Prosedürü ile ilgili birim talimatına göre tanımlanır ve kaydedilir. Numune/cihazlar deney/kalibrasyon süreci boyunca uygun koşullarda muhafaza edilir ve izlenir. Deneylerin tamamlanmasından sonra; özelliğini kaybetmemiş ve/veya deney tekrarı yapacak kadar kalan numuneler, deney raporunun imzalanmasının ardından bir ay süreyle ilgili alanlarda, uygun koşullarda saklanır. Deney tekrarı için yeterli miktarda getirilmemiş veya özelliği itibarı ile sadece bir kere deney yapmaya müsait numuneler için örneğin; beton basınç dayanımı numunesi (küp, silindir), beton veya bitümlü sıcak karışımdan alınmış karot numunesi, deney sonrası saklama koşulu aranmaz. Bir aylık sürenin sonunda numuneler İzleme ve Ölçme Cihazların Kontrolü ve Bakım Onarım Prosedürü ile Hizmetin Sağlanması Prosedürüne göre imha edilir. İmha edilen numunelerle ilgili sorumluluk kabul edilmez. Talep edilen hizmete ilişkin dilekçeler Standart Dosya Planına göre Evrak Kayıt Numarası verilerek ve/veya Elektronik Doküman Yönetim Sistemi aracılığıyla hizmetin gerçekleşmesi ve sunulması süresince, Doküman Hazırlama ve Kontrolü Prosedürü, İletişim Prosedürü ve Hizmetin Sağlanması Prosedürü ne göre tanımlanır ve izlenir.
Sayfa No 23/46 Başkanlığımıza gelen her türlü resmi yazılar, görüş yazıları, deney/kalibrasyon hizmeti almak üzere müşteri tarafından verilen talep dilekçesi ve ekinde veya daha sonra getirilen numuneler/cihazlar, proje kontrolü amacıyla talep dilekçesi ve ekinde getirilen proje raporları, Ar-Ge Proje dokümanları, projelere ilişkin görüş yazıları, deney/kalibrasyon sonuç raporları ve deney sonrası artan numuneler müşterilerimizin mülkiyetidir. Araştırma ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı, yürüttüğü faaliyetlerde, müşteri memnuniyeti ve müşterileriyle iyi iletişim kurmayı, temel prensip olarak benimsemiştir. Müşterilerimizin deney/kalibrasyon taleplerinin dışında yer alan doğrulama amaçlı numune alma, kendi deney/kalibrasyonlarına tanıklık etme gibi diğer taleplerinin karşılanması, Müşteri ile İlişkiller Prosedürü ve Hizmetin Sağlanması Prosedürü ile güvence altına alınmıştır. Müşteri kendi numune/ cihazına yapılan/ yapılacak deney/kalibrasyona tanıklık etmeyi, resmi yazı veya bizzat gelerek talep ederse, diğer müşterilerin gizliliği korunarak, laboratuvarın performansını izlemesine izin verilir. Bunun için ilgili laboratuvarca Ziyaretçi Kayıt Formu/Taahhütname nin ilgili kısımları doldurularak ziyaretçi bilgileri kaydedilir. Başkanlığımızda, müşterilerden hem olumlu hem de olumsuz geri besleme bilgilerinin alınması, Müşteri İle İlişkiler Prosedürü ile güvence altına almıştır. Sürekli iyileştirmeye açık alanların tespit edilebilmesi amacıyla müşteri geri beslemeleri, Veri Analiz Prosedürüne göre analiz edilmekte ve yapılan analizler Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısının gündemine getirilmektedir. Sürekli iyileştirme doğrultusunda gerçekleştirilecek faaliyetler Düzeltici Faaliyetler Prosedürü ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü ile güvence altına alınmıştır. Müşteriye hizmetle ilgili kayıtlar, Kayıtların Kontrolü Prosedürü'ne göre muhafaza edilir. Kayıtlarının Kontrolü Prosedürü Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü Düzeltici Faaliyetler Prosedürü Önleyici Faaliyetler Prosedürü ARGE.KP.02 ARGE.KP.04 ARGE.KP.05 ARGE.KP.06
Uygun Olmayan Ürün/Hizmetin Kontrolü Prosedürü Müşteri İle İlişkiler Prosedürü Sayfa No 24/46 ARGE.KP.07 ARGE.KP.10 İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü ve Bakım Onarım Prosedürü ARGE.KP.11 Veri Analiz Prosedürü Hizmetin Sağlanması Prosedürü Ziyaretçi Kayıt Formu/Taahhütname ARGE.KP.12 ARGE.KP.14 ARGE.KEK.10-FR.04 4.8 ŞİKAYETLER Araştırma ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı nda, müşteri şikayetlerinin alınması, incelenmesi ve varsa tespit edilen uygunsuzlukların giderilmesi Önleyici Faaliyetler Prosedürü, Düzeltici Faaliyetler Prosedürü, Uygun Olmayan Ürün/Hizmetin Kontrolü Prosedürü ve Müşteri İle İlişkiler Prosedürü ile güvence altına alınmıştır. Müşteri şikâyetleri, Müşteri İle İlişkiler Prosedürü ne göre alınmakta, değerlendirilmekte ve şikayetlerin Başkanlığımızdan kaynaklanması durumunda şikayete konu olan hususun giderilmesi ve/veya bir daha tekrarlanmaması için gerekli ise Uygun Olmayan Ürün/Hizmetin Kontrolü Prosedürü, Düzeltici Faaliyetler Prosedürü ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü ne göre işlem başlatılabilmektedir. Müşteri Şikayetlerine ilişkin kayıtlar, Kayıtların Kontrolü Prosedürü'ne göre muhafaza edilir. Kayıtlarının Kontrolü Prosedürü Düzeltici Faaliyetler Prosedürü Önleyici Faaliyetler Prosedürü Uygun Olmayan Ürün/Hizmetin Kontrolü Prosedürü Müşteri İle İlşkiler Prosedürü ARGE.KP.02 ARGE.KP.05 ARGE.KP.06 ARGE.KP.07 ARGE.KP.10 4.9 UYGUN OLMAYAN DENEY/KALİBRASYON İŞLEMİNİN KONTROLÜ Araştırma ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı nda, deney/kalibrasyon işinin herhangi bir kısmının veya sonuçlarının, prosedür veya sözleşmelere uymadığında yürütülecek faaliyetler, Uygun Olmayan Ürün/Hizmetin Kontrolü Prosedürü ile güvence altına alınmıştır.
Sayfa No 25/46 İlgili prosedüre göre; Müşteri talebi ile bağlantılı uygunsuzluk olması durumunda, müşteri uygunsuzluğun giderilmesi sürecinin gerekli olan aşamalarında olayın önem derecesine göre 15 iş günü içinde yazılı ve sözlü olarak bilgilendirilir.sözlü bildirim durumunda müşteri talep yazısının üstüne ve/veya Laboratuvarı İş Planına ve/veya..uygun Olmayan Ürünün/Hizmetin Kontrolü Formuna; bildirm konusu, bildirimin yapıldığı tarih/saat bildirimi yapan ve müşterinin geri bildirimi kaydedilir. Uygunsuzlukların değerlendirilmesi sonucunda, uygun olmayan işin ileride tekrarlanabileceği ihtimali düşünülürse veya iş Başkanlığımız politika ve prosedürlerine uygunluk hakkında şüphe uyandırırsa, Düzeltici Faaliyetler Prosedürü ne göre işlem başlatılır. Uygunsuzluklar ile ilgili kayıtlar Kayıtların Kontrolü Prosedürü' ne göre muhafaza edilir. Kayıtların Kontrolü Prosedürü Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü Düzeltici Faaliyetler Prosedürü Uygun Olmayan Ürün/Hizmetin Kontrolü Prosedürü Müşteri İle İlişkiler Prosedürü ARGE.KP.02 ARGE.KP.04 ARGE.KP.05 ARGE.KP.07 ARGE.KP.10 4.10 İYİLEŞTİRME Araştırma ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı, kalite politikası, kalite hedefleri, tetkik sonuçları, süreç performans kriterlerinin değerlendirilmesi, veri analizleri, düzeltici ve önleyici faaliyetler ve yönetimin gözden geçirmesi faaliyetleri ile Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğinin sürekli iyileştirilmesini güvence alına alır. İç Tetkik Prosedürü Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü Düzeltici Faaliyetler Prosedürü Önleyici Faaliyetler Prosedürü Veri Analiz Prosedürü ARGE.KP.03 ARGE.KP.04 ARGE.KP.05 ARGE.KP.06 ARGE.KP.12
Sayfa No 26/46 4.11 DÜZELTİCİ FAALİYETLER Araştırma ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı nda, uygun olmayan bir iş veya politika ve prosedürlerden sapmalar tespit edildiğinde, uygunsuzluklar ile nedenlerini gidererek, tekrarını önlemek amacıyla yürütülecek faaliyetler, Düzeltici Faaliyetler Prosedürü ile güvence altına alınmıştır. Düzeltici faaliyetler sorunun büyüklüğüne ve yarattığı riske uygun olarak seçilir. Gerekli ise İç Tetkik Prosedürü ne göre ilave tetkik başlatılır. Düzeltici faaliyet gerektiğinde olası düzeltici faaliyet tanımlanır. Problemi çözmek ve tekrarını önlemek için en muhtemel olan faaliyet seçilir ve uygulanır. Uygunsuzlukların giderilmesi, uygunsuzluğu oluşturan sebebin bulunması ve ortadan kaldırılması için gerekli olan Düzeltici Faaliyet, sorunun büyüklüğü ve yarattığı riske uygun bir seviyede seçilir ve uygulanır. Kararlaştırılan önlemin uygulanması ve etkinliğinin sağlanmasına yönelik kontrol yöntemleri oluşturulur. Düzeltici faaliyetin gerçekleşip gerçekleşmediğinin takip edilmesi için gerektiğinde iç tetkik başlatılmasına karar verilebilir. Düzeltici faaliyetler, Müşteri Şikayetleri ve Geri Bildirim Bilgileri, Deney/kalibrasyon sonuçlarının kalitesinin temini çalışmaları, Uygunsuzluk Raporları, İç ve dış tetkik raporları, Personel gözlemleri, Veri Analiz Çıktıları gibi bilgi kaynakları vasıtasıyla tespit edilebilir. KP.07 Uygun Olmayan Ürün/Hizmetin Kontrolü Prosedürüne belirtildiği üzere; Müşteri talebi ile bağlantılı uygunsuzluk olması durumunda, müşteri uygunsuzluğun giderilmesi sürecinin gerekli olan aşamalarında olayın önem derecesine göre 15 iş günü içinde yazılı ve sözlü olarak bilgilendirilir.sözlü bildirim durumunda müşteri talep yazısının üstüne ve/veya Laboratuvarı İş Planına ve/veya..uygun Olmayan Ürünün/Hizmetin Kontrolü Formuna; bildirm konusu, bildirimin yapıldığı tarih/saat bildirimi yapan ve müşterinin geri bildirimi kaydedilir. Başkanlığımız bünyesinde çalışan tüm personel düzeltici faaliyet talebinde bulunabilir. Düzeltici faaliyetlerle ilgili kayıtlar Kayıtların Kontrolü Prosedürü'ne göre muhafaza edilir. Kayıtların Kontrolü Prosedürü İç Tetkik Prosedürü Düzeltici Faaliyetler Prosedürü ARGE.KP.02 ARGE.KP.03 ARGE.KP.05