STAND & SPONSORLUK DOSYASI
İÇİNDEKİLER 2 Önsöz 3 Türk Elektron Mikroskopi Derneği Yönetim Kurulu 3 Önemli Tarihler 3 Kongre Sekreteryası 4 Genel Bilgiler 6-8 Kayıt ve Konaklama Ücretleri 7 Kayıt Ücretleri 8 Konaklama Ücretleri 9-14 Sponsorluk Aktiviteleri 15 Stand Alanı Hizmetleri 16 Stand Alanı Çalışma Takvimi 17 Kurallar & Genel Bilgiler 18 Stand Alanı Talep Formu -1-
ÖNSÖZ Sayın Endüstri Temsilcisi, Kervansaray Lara Hotel, Antalya da, 19-21 Mayıs 2017 tarihlerinde gerçekleştireceğimiz 23. Ulusal Elektron Mikroskopi Kongresi sponsorluk paketleri ile ilgili detaylı bilgileri içeren dosyamız dikkatinize sunulmuştur. Süregelen değerli desteğinize teşekkür eder, yine sizlerin de desteğiyle ulusal kongremizi bir adım daha ileriye taşıyabilmeyi umarız. Saygılarımızla, 23. Ulusal Elektron Mikroskopi Kongresi Düzenleme Kurulu -2-
TÜRK ELEKTRON MİKROSKOPİ DERNEĞİ YÖNETİM VE DENETİM KURULU Onursal Başkan : Prof. Dr. Yurdagül CANBERK Kongre Başkanı : Prof. Dr. Servet TURAN Dernek Başkanı : Prof. Dr. Serap ARBAK Genel Sekreter : Prof. Dr. Selma YILMAZER Sayman : Doç. Dr. Matem TUNÇDEMİR Üyeler : Prof. Dr. Suzan DAĞLIOĞLU Prof Dr. Mehmet Ali GÜLGÜN Prof. Dr. Sevinç İNAN ÖNEMLİ TARİHLER Bildiri Özeti Göndermek İçin Son Tarih 17 Mart 2017 İndirimli Kayıt İçin Son Tarih 17 Şubat 2017 İndirimli Konaklama İçin Son Tarih 17 Şubat 2017 KONGRE SEKRETERYASI Kongre Düzenleme Kurulu Figür International ı kongrenin resmi acentası olarak belirlemiştir. Kongre hakkında herhangi bir talebinizde Figür International a başvurmanızı rica ederiz. 19 Mayıs Mah. 19 Mayıs Cad. Nova Baran Center No:4, 34360, Şişli / İstanbul - Türkiye Tel: 0 212 381 46 00 Pbx - Faks: 0 212 258 60 78 E-posta: emk2017@figur.net - www.emk2017.com -3-
GENEL BİLGİLER Kongre Dili Kongrenin resmi dili Türkçe olup; İngilizce oturumlar eşzamanlı olarak Türkçe ye çevirilecektir. Bilimsel program 19-21 Mayıs 2017 tarihleri arasında gerçekleştirilecektir. Kongre Yaka Kartları Kongre yaka kartlarının tüm oturumlarda, sosyal etkinliklerde ve ticari stand alanında takılması zorunludur. Ön kaydını yaptırmış katılımcılar önceden hazırlanmış yaka kartlarını diğer belgelerle birlikte ön kayıt esnasında beklemeden alabileceklerdir. Yerinde (on-site) kayıtlarda katılımcılar kayıt işlemlerini tamamladıktan sonra yaka kartlarını alabilecekler ve ilgili birime geçebileceklerdir. İklim Mayıs ayında Antalya da beklenen en düşük sıcaklık 25 C en yüksek sıcaklık ise 32 C dir. Kredilendirme Kongre Türk Tabipler Birliği STE Kredilendirme Kurulu tarafından kredilendirilecektir. Davet Mektubu Katılımcıların talepleri doğrultusunda resmi davet yazısı Kongre Organizasyon Komitesi tarafından gönderilecektir. -5-
KAYIT ÜCRETLERİ KONGRE KAYIT ÜCRETLERİ Erken Kayıt Ücreti (17 Şubat 2017 ve öncesi) Normal Kayıt Ücreti (17 Şubat 2017-18 May 2017) Katılımcı 350 TL 400 TL Öğrenci 150 TL 175 TL 17 Şubat 2017 tarihine kadar olan kayıtlar, erken kayıt olarak ücretlendirilecektir. 17 Şubat 2017 tarihinden sonra kongre kayıt iptali yapılmayacak olup, isim değişikliği yapılabilir. Tüm katılımcı ve firma temsilcilerinin kayıt yaptırması zorunlu olup, yukarıda belirtilen kayıt ücretlerine; bilimsel toplantılara katılım, kongre çantası, kongre özet kitabı ve sergi alanlarına giriş dahildir. Kongre otelin de konaklama yapmayan veya kongre organizasyon sekreteryasından konaklamasını organize etmemiş katılımcılardan konaklama ücreti dışında 3 gün için (08:00-18:00 saatleri arası) 150 Euro dış katılım bedeli talep edilecektir. Dış Katılım bedeline 08:00-18:00 saatleri arası 3 gün (19-20-21 Mayıs 2017) süresince program dahilindeki kahve molaları ve öğle yemekleri dahildir. KATILIM BEDELİ ÖDEME Kongre kayıt ücretlerinin aşağıda belirtilen hesap numarasına yatırılması ve banka dekontunun Figür International ın emk2017@figur.net mail adresine iletilmesi gerekmektedir. 23. TÜRK ELEKTRON MİKROSKOPİ KONGRESİ TL HESABI Banka Adı : Garanti Bankası Şube Adı : Valikonağı Şubesi (Şube Kodu: 183) Hesap Adı : FİGÜR ULUSLAR ARASI ETKİNLİK YÖNETİMİ SERVİSLERİ A.Ş. Hesap No : 6296317 (TL Hesabı) IBAN No : TR89 0006 2000 1830 0006 2963 17 Ödeme Açıklaması: EMK 2017 Kayıt -7-
KONAKLAMA ÜCRETLERİ ERKEN KAYIT (17 Şubat 2017 ve öncesi) NORMAL KAYIT (17 Şubat 2017-18 May 2017) ONSITE RATE (19 Mayıs 2017 22 Mayıs 2017) Oda Tipi Gecelik Fiyatı Oda Tipi Gecelik Fiyatı Oda Tipi Gecelik Fiyatı Tek Kişilik Oda 75,00 Tek Kişilik Oda 95 Tek Kişilik Oda 115,00 Çift Kişilik Oda 130,00 Çift Kişilik Oda 150 Çift Kişilik Oda 170,00 17 Şubat 2017 tarihine kadar olan kayıtlar, erken kayıt olarak ücretlendirilecektir. 17 Şubat 2017 tarihinden sonra kongre kayıt iptali yapılmayacak olup, isim değişikliği yapılabilir. Tüm katılımcı ve firma temsilcilerinin kayıt yaptırması zorunlu olup, yukarıda belirtilen kayıt ücretlerine; bilimsel toplantılara katılım, kongre çantası, kongre özet kitabı ve sergi alanlarına giriş dahildir. Kongre otelin de konaklama yapmayan veya kongre organizasyon sekreteryasından konaklamasını organize etmemiş katılımcılardan konaklama ücreti dışında 3 gün için (08:00-18:00 saatleri arası) 150 Euro dış katılım bedeli talep edilecektir. Dış Katılım bedeline 08:00-18:00 saatleri arası 3 gün (19-20-21 Mayıs 2017) süresince program dahilindeki kahve molaları ve öğle yemekleri dahildir. KATILIM BEDELİ ÖDEME Kongre kayıt ücretlerinin aşağıda belirtilen hesap numarasına yatırılması ve banka dekontunun Figür International ın emk2017@figur.net mail adresine iletilmesi gerekmektedir. 23. TÜRK ELEKTRON MİKROSKOPİ KONGRESİ EURO HESABI Banka Adı : Garanti Bankası Şube Adı : Valikonağı Şubesi (Şube Kodu: 183) Hesap Adı : FİGÜR ULUSLAR ARASI ETKİNLİK YÖNETİMİ SERVİSLERİ A.Ş. Hesap No : 9082078 (EURO Hesabı) IBAN No : TR88 0006 2000 1830 0009 0820 78 Ödeme Açıklaması: EMK 2017 Konaklama -8-
SPONSORLUK AKTİVİTELERİ 1- STAND (6m 2 ) 3.000 +KDV Stand alanı en az (3m x 2m) 6 m 2 olarak dağıtılmıştır. Stand alanı maksimum yüksekliği 3 m dir. Stand alanı yer seçimi; kongreye en fazla katkıda bulunan firmaların yer seçmesinin ardından stand ücretinin banka hesaplarına yatırılış tarih sırasına göredir. Seçim sırası size geldiğinde, tarafınıza dolu olan yerler isimsiz olarak kapatılmış bir plan gönderilecektir. Stratejik olarak belirli bir firmanın yanında yer almak istemeyen stand seçenler bunu belirtmek durumundadırlar. Bu taleplere organizasyon komitesi olabildiğince yanıt verecektir. 2- UYDU SEMPOZYUM SPONSORLUĞU 7.500 +KDV Uydu sempozyumu sırasında yapmayı düşündüğünüz aktiviteler ve vermeyi düşündüğünüz yiyecek içecek ikramları için Figür International ile irtibata geçmenizi rica ederiz. Teknik bedel fiyata dahil değildir. -10-
3- ELEKTRONİK SPONSORLUKLAR SPONSORLUK AKTİVİTELERİ 3a- Elektronik Duyuru Sponsorluğu 3.000 +KDV 23. Ulusal Elektron Mikroskopi Kongresi duyurusu elektronik ortamda PDF formatında hazırlanacak ve e-posta ile Türk Elektron Mikroskopi Derneği Derneği üyelerine gönderilecektir. Elektronik duyuru sponsorluğu; PDF formatında hazırlanacak duyuruda tam sayfa ilan sponsorluğunu içermektedir. Görsel tasarım maliyetleri sponsor firmaya aittir. 3b- Final Program DVD Sponsorluğu 4.500 +KDV 23. Ulusal Elektron Mikroskopi Kongresi Final programı DVD ortamında hazırlanacak olup, katılımcılara kongre çantası içerisinde dağıtılacaktır. DVD giderleri sponsor firmaya ait olup, sponsor firmanın logosu DVD kapağında ve içerikte yer alacaktır. 3c- Info Channel Sponsorluğu 7.500 +KDV 23. Ulusal Elektron Mikroskopi Kongresi süresince kongre merkezi odalarında bulunan televizyonların info channellarından kongre süresince bilimsel program yayını yapılmakta olup, sponsor firma logosu bu yayın esnasında kullanılacaktır. Görsel maliyetleri sponsor firmaya aittir. 3d- Program Akış Plazmaları Sponsorluğu 5.000 +KDV 23. Ulusal Elektron Mikroskopi Kongresi süresince kongre merkezinin çeşitli yerlerine konulacak olan Plazma TV kiosklarından gün boyu bilimsel program akışı yayınlanacaktır, sponsor firmaya ait logo ya da görsel plazma kiosklarında kullanılacaktır. Yapım maliyetleri sponsor firmaya aittir. 3e- İnternet Merkezi Sponsorluğu 10.000 +KDV Özel dekor ile kurulacak internet alanına toplam 10 adet kablolu bağlantılı bilgisayarlar kurulacak ve tüm katılımcılar istedikleri zaman bu alandan internete bağlanacaklardır. Internet alanına ilave olarak sponsor firmanın görselleri ile dekore edilecek bir odaya kurulacak TV köşesinde katılımcılar gün içerisindeki gelişmelerden haberdar olmak için haber kanallarını izleyebilir ve günlük gazetelerini çay ve kahvelerini içerken okuyabileceklerdir. İnternet merkezine ait tüm giderler sponsor firma tarafından karşılanacaktır. 3f- Sunu Kontrol Merkezi Sponsorluğu 5.000 +KDV Kongre merkezi içinde konuşmacıların sunumlarını kontrol etmek ve yüklemek amacı ile kullanacakları salon içinde çay&kahve ikramı yapılacak olup, sunum kontrol merkezindeki tüm bilgisayarların ekran koruyucuları ve açılış sayfaları sponsor firmanın logosunu taşıyacaktır. 3g- Sunu DVD Sponsorluğu 10.000 +KDV Sunu DVD leri kongre esnasında belirlenen salonlarda izin alınan konuşmacıların görüntüleri ve sunumları kayıt edilerek kongre sonrasında hazırlanmaktadır. Kongre esnasında çantaların içerisine üzerinde sponsor firmanın firma ve ürün logosunun bulunduğu SUNU DVD ALIM FORMU konulmaktadır. Bu formlar DVD isteyen hekimler tarafından doldurulup sponsor firma standına teslim edilmektedir. Kongre bitiminde hazırlanan DVD nin dış kapağında ve DVD içerisinde ana sayfada sponsor firmanın firma ve ürün logosu kullanılmaktadır. -11-
4- BASILI MALZEME SPONSORLUKLARI SPONSORLUK AKTİVİTELERİ 4a- Duyuru Sponsorluğu 5.000 +KDV 1. ve 2. Duyuru basım maliyeti organizasyon sekreteryasına ait olup, sponsor firma arka kapak ve arka kapak içine tam sayfa ilan verecektir. 4b- Duyuru ya da Final Program İç Sayfa Sponsorluğu 3.000 +KDV Sponsor firmanın tercihi doğrultusunda program kitabı ya da duyuruların iç sayfasında organizasyon komitesinin uygun gördüğü sayfalarda sponsor firmanın hazırlayıp göndereceği ilan tam sayfa olarak basılacaktır. 4c- Duyuru ya da Final Program Ayraç Sponsorluğu 2.000 +KDV Katılımcıların program kitabını kolaylıkla kullanabilmesi amacı ile tasarlanan ayraç; sponsor firmanın göndereceği görseller doğrultusunda hazırlanacaktır. Ayraç maliyetleri sponsor firmaya aittir. 4d- Cep Program Sponsorluğu 2.500 +KDV Katılımcıların bilimsel programı kolaylıkla takip edebilmeleri için basılan cep programının arka kapağına tam sayfa sponsor firma ilanı yada teşekkür yazısı konulacaktır. Cep program maliyeti sponsor firmaya aittir. 4e- Kordonet Sponsorluğu 2.500 +KDV 23. Ulusal Elektron Mikroskopi Kongresi katılımcılarının tamamının kongre süresince taşımak durumunda oldukları, üzerinde isim yazılı olan yaka kartları iplerinin üzerinde sponsor firma logosu ve kongrenin tam adı birlikte yer alacaktır. Kordonet maliyetleri sponsor firmaya aittir. 4f- Kongre Oda Kartı Kabı Sponsorluğu 4.000 +KDV Tüm konaklayan katılımcıların giriş işlemlerini yaparken resepsiyon tarafınca verilen oda numarasının yazıldığı oda kartı kabı firma ve ürün logolu olarak basılacaktır. Oda kartı kabı baskı maliyeti sponsor firmaya aittir. 4g- Kongre Sertifika ve Yazılımı Sponsorluğu 2.500 +KDV Kongre sertifikaları tüm katılımcılara sponsor firmanın standından verilecek olup, sertifikalar hattat tarafından yazılacaktır. Hattat ve Sertifika maliyetleri sponsor firmaya aittir. 4h- Kongre Çantası İçerisine Tanıtım Broşürü Sponsorluğu 1.500 +KDV 23. Ulusal Elektron Mikroskopi Kongresi çantasının içerisine arzu eden firmalar Düzenleme Kurulu ndan alınacak onay sonrasında ürün tanıtıcı broşür koyabilirler. Broşür maliyetleri sponsor firmaya aittir. 4i- Kongre Gazetesi Sponsorluğu 5.000 +KDV Kongre süresince organizasyon komitesi tarafından hazırlanacak olan kongre gazetesinde sponsor firmanın görselleri kullanılacaktır. Kongre gazetesi maliyetleri sponsor firmaya aittir. -12-
SPONSORLUK AKTİVİTELERİ 5- KONGRE ÇANTA SPONSORLUĞU 5.000 +KDV Firmanın logosu ve ürün logosu çanta iç kapağının içerisinde kongre logosu ile basılacaktır. Çanta içerisine konulacak kalem ve bloknot firma tarafından temin edilecek olup, kalem ve bloknot üzerinde de firma veya ürün logosu yer alabilir. Çanta fiyatı model, kumaş detayına göre farklılık gösterdiğinden, Düzenleme Kurulu tarafından seçilecek modele göre fiyat belirlenecektir. Çanta maliyeti sponsor firma tarafından karşılanacaktır. 6- KONUK EVİ SPONSORLUĞU Konuk evinizde yapmayı düşündüğünüz aktiviteler ve vermeyi düşündüğünüz yiyecek içecek ikramları için Figür International ile irtibata geçmenizi rica ederiz. Talepleriniz doğrultusunda tarafınıza daha detaylı bir bütçe gönderilecektir. 7- GÖRSEL SPONSORLUKLAR 7a- Su Sebili Sponsorluğu 3.000 +KDV Kongre merkezinin belirli yerlerine 5 adet su sebili konulacak olup, su sebilleri sponsor firma görselleri ile giydirilecektir. Görsel maliyeti sponsor firma tarafından karşılanacaktır. 7b- Yer Yönlendirme Sponsorluğu 5.000 +KDV Kongre merkezi içinde çeşitli yerlere kongre kullanım alanlarını gösteren 50 x 70 cm. Ebatlarında digital baskılı ve sponsor firma logosunun zemin olarak kullanılacağı yönlendirmeler kullanılacaktır. Görsel maliyetler sponsor firmaya aittir. 7c- Havalimanı Karşılama Deski Sponsorluğu 5.000 +KDV Havalimanına kurulacak olan karşılama deskinin ön yüzüne sponsor fimaya katkılarından dolayı firma teşekkür yazısı ve firma logosu kullanılacak olup; tüm transfer araçları da firma logosunu içeren kongre görselleri ile giydirilecektir. Görsel maliyetler sponsor firmaya aittir. -13-
SPONSORLUK AKTİVİTELERİ 8- SOSYAL ETKİNLİKLER 8a- Gala Etkinliği Sponsorluğu 10.000 +KDV Gala etkinliği ikram menüsü ve etkinlik alanında sponsor firmaya ait görsellerin kullanılması ve menü kartlarında firma teşekkür yazısını kapsamaktadır. Gala etkinliği sanatçı giderleri sponsor firmaya aittir. 8b- Açılış Kokteyli Sponsorluğu 7.500 +KDV Açılış kokteyli ikram menüsü ve etkinlik alanında sponsor firmaya ait görsellerin kullanılması ve menü kartlarında firma teşekkür yazısını kapsamaktadır. Açılış kokteyli sanatçı giderleri sponsor firmaya aittir. 9- TRANSFER SERVİS ARACI İLAN SPONSORLUĞU 3.000 +KDV Sponsor firma havalimanı ve oteller arasında kullanılan servis araçlarının koltuk başlarına logosunu ve koltuklarına da 1 A4 ebatında ilanını koyacaktır. Görsel maliyetler sponsor firmaya aittir. 10- KONGRE MERKEZİ TUVALET REKLAM PANOSU SPONSORLUĞU 10.000 +KDV Kongre merkezindeki tuvaletlerde bulunan reklam panolarına sponsor firmanın görselleri yerleştirilecektir. Görsel maliyetler sponsor firmaya aittir. -14-
STAND ALANI HİZMETLERİ Aşağıda belirtilmiş olan hizmetler Figür International tarafından stand alanında kongre boyunca ücretsiz olarak sunulacaktır: Stand Alanı Danışmanlık Hizmeti Figür International, stand alanlarında kurulacak olan stand info masasında 08:00-18:00 saatleri arasında tüm sorularınıza cevap vermeye hazır olacaktır. Kumaşlanmış Banket Masa Kurulacak olan her 6 m2 lik standınız için tarafınıza bir adet kumaşlanmış banke masa verilecektir. İki Adet Sandalye Standınızda kullanılmak üzere tarafınıza iki adet sandalye verilecektir. Stand Alanı Güvenlik Kongre merkezi içerisinde bulunan güvenlik kongre merkezi güvenliğinden sorumludur. Stand alanınız ve malzemeleriniz ile ilgili meydana gelebilecek olan kayıp, zarar ve çalıntı olaylarında Düzenleme Kurulu ve Figür International sorumluluk kabul etmez. Ancak yine de Figür International stand alanı güvenliğinin maksimum ölçülerde sağlanabilmesi için kongre merkezi yetkilileri ile gereken çalışmayı yapacaktır. -15-
STAND ALANI ÇALIŞMA TAKVİMİ STAND ALANLARININ KURULUŞ TAKVİMİ KURULUŞ BAŞLANGIÇ TARİHİ VE SAATİ : 17 Mayıs 2017 08:00 KURULUŞ BİTİŞ TARİHİ VE SAATİ : 17 Mayıs 2017 22:00 STAND ALANI ZİYARET SAATLERİ STANDLARIN AÇIK OLDUĞU TARİHLER : 18-21 Mayıs 2017 SABAH AÇILIŞ SAATİ : 08:30 AKŞAM KAPANIŞ SAATİ : 18:30 STAND ALANLARININ TOPLANIŞ TAKVİMİ TOPLAMA BAŞLANGIÇ TARİHİ VE SAATİ : 21 Mayıs 2017 16:00 TOPLAMA BİTİŞ TARİHİ VE SAATİ : 21 Mayıs 2017 22:00-16-
KURALLAR & GENEL BİLGİLER Stand alanı veya ticari poster panoları dışında şirket veya ürünün tanıtımının herhangi bir şekilde yapılmamasını rica ederiz. Stand alanı açık olduğu saatlerde standınızda tanıtım görevlilerinin bulunmasını rica ederiz. Stand alanında tanıtım için görüntü aletleri kullanılabilir. Ancak seslerin diğer standları ve genel stand alanındaki akışı ve düzeni etkilemeyecek düzeyde olmasını rica ederiz. Kongre merkezi dışından yiyecek ve içecek maddeleri getirilerek stand alanında ücretli veya ücretsiz dağıtımına izin verilmemektedir. Bu doğrultuda stand alanınızda vermeyi düşündüğünüz ikramlar için tarafımızdan bilgi istenmesini rica ederiz. Hazırlanmış planda verilmiş olan mekan ve ölçüler dışına çıkılmamasını rica ederiz. Böyle bir durumla karşılaşılması halinde stand alanının sökülerek tekrar monte edilmesi durumu ortaya çıkacaktır. Kongre merkezinin duvarlarına Figür International yetkilileri ile görüşmeden herhangi birşey asılmaması, yapıştırılmaması veya çakılmamasını rica ederiz. Kongre merkezine herhangi bir şekilde verilecek olan maddi zarar, tespiti yapıldıktan sonra yapan firma tarafından Kervansaray Lara Hotel e ödenir. Stand alanı içerisine Figür International yetkililerinden talep ettiğiniz malzemelerin, faaliyetin bitiminde teslim edilmesini rica ederiz. -17-
STAND ALANI TALEP FORMU Stand alanı talep formunu; seçim sırası size geldiğinde organizasyon sekretaryası yetkilileri sizden talep edecektir. Seçim sırası size geldiğinde, stand planı; tarafınıza seçilmiş olan yerler isimsiz olarak kapatılmış şekilde gönderilecektir. Firma Adı:... (Lütfen firmanızın tam adını yazınız. Bu isim tüm liste, plan ve masa üstü isimliklerinde yer alacak olan isimdir.) Posta Adresi:...... Telefon:... Fax:... E-Posta:... Stand Alanında Sergilenecek Ürün:... Yerleşim:... (Benzer ürünleri olan firmalar özel taleplerini stand seçimi esnasında belirtmek durumundadır.) Aşağıda belirtilen stand alanını... firması olarak seçiyoruz. Stand Numarası (ları):... Stand Alanı Toplam Metrekaresi:... Stand Uzunluk:... m Stand Derinlik:...m Stand Yükseklik: Maksimum 3 m Hammaliye: (Hammaliye ücreti, koli başına 10-TL dir. Firmanıza ait kolilerin taşınmasını isteyip istemediğinizi belirtiniz.) Evet istiyorum Hayır istemiyorum Yetkili İsim & İmza (Bu formu ve ekteki dosyayı okuyup belirtilen koşulları kabul ettiğimi belirtirim.) İsim:... İmza :... -18-
STAND PLANI -19-
Organizasyon Sekreteryası FİGÜR INTERNATIONAL 19 Mayıs Mah. 19 Mayıs Cad. Nova Baran Center No:4 34360 Şişli / İstanbul Turkey Tel: 0 212 381 46 00 / Fax: 0 212 258 60 78 E-posta: emk2017@figur.net / www.emk2017.com