T.C. ÇANKIRI KARATEKİN ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL SİSTEMİ EĞİTİMİ DEĞERLEMESİ RAPORU Mart 2010 1
ÖNSÖZ İç kontrol sistemi eğitiminin değerlendirmesi amacıyla Ç.K.Ü. de 253 yanıtlayıcıya uygulanan anket çalışması, 3 ana bölümden meydana gelmektedir. Birinci bölüm, yanıtlayıcıların mevcut birimlere göre dağılım sayıları, çalışma süreleri, yaşları, cinsiyetleri, kadroları ve görevlerine (pozisyonlarına) ait verileri elde etmek amacıyla hazırlanmıştır ve 6 adet sorudan oluşmaktadır. İkinci bölüm, yanıtlayıcıların mensubu oldukları kurumdan memnuniyet derecelerinin yanı sıra iç kontrol sistemine dönük bakış açısını belirlemek amacıyla oluşturulmuş, 6 adet yargı cümlesinden/ifadeden oluşmaktadır (1-7. sorular, bkz. EK 1). Söz konusu yargıların elde edilmesine yönelik olarak, 5 li Likert Tipi ölçek kullanılmıştır (Kesinlikle katılıyorum, Katılmıyorum, Kararsızım, Katılıyorum, Kesinlikle Katılıyorum). Üçüncü bölüm ise, iç kontrol sistemi eğitiminin amacına ulaşma derecesini ölçmek amacında olan ifadelerden oluşturulmuştur. Söz konusu ifadeler, eğitim seminerleri boyunca üzerinde önemle durulan konuları kapsamaktadır. Bu kapsamda, eğitim seminerlerinde de önemle vurgulanan iç kontrol sistemin genel prensiplerini 1 şu şekilde özetlemek mümkündür: - Etik değerler ve dürüstlük ilkelerine bağlı kalınması - Kurumun yapısının ve faaliyetlerinin yazılı hale gelmesi - Bireylerin iş yapma usullerinin standartlaşması - Keyfi uygulamaların ortadan kaldırılması - Kaynakların etkin ve verimli kullanılması - İç kontrol sisteminin, sadece mali nitelik taşıyan iş ve işlemlerle sınırlı tutulmaması - Personelin öneri ve sorunlarını iletebilmelerine olanak tanıması - Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmaması - İç kontrol sisteminde yapılan işlemlerin sürekli kılınması - Sistemin işleyişinin sadece yöneticilerin sorumluluğunda olmaması 1 http://strateji.karatekin.edu.tr/ic_kontrol/dosyalar/ic_kontrol/ic_kontrol_sunumu.ppsx 2
Bu nedenle, eğitim seminerlerinin değerlendirilmesinde, iç kontrol sistemin genel prensiplerini niteleyen 9 adet ifade yanıtlayıcılara, doğru, yanlış ve fikrim yok seçenekleri ile sunulmuştur (7-15. sorular, bkz. EK 1). Mevcut raporda elde edilen verilerin değerlendirilmesinden önce Bölüm 2 ve 3 te yanıtlayıcılara sunulan ölçeklerinin güvenilirlik (Cronbach s Alpha) değerlerinin kritiğinin yapılması önem taşımaktadır. Aşağıdaki tabloda, Bölüm 2 ve 3 ün güvenilirlik değerleri ile beklenen değer karşılaştırması verilmiştir. Tablo 1. Anket bölümlerinin güvenilirlik değerleri Anket Ölçeği Sorular Beklenen Elde Edilen Güvenilirlik Değeri Güvenilirlik değerleri Bölüm 2 1, 2, 3, 4, 5, 6 0,795 0,700 > Bölüm 3 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14 0,710 Söz konusu hesaplamadan hareketle, anket kapsamında kullanılan soruların tümünün değerlendirmeye alınabileceği görülmüştür. Bu kapsamda, mevcut soru ölçeğinde istatistikî açıdan güvenilir olması nedeniyle, mevcut ölçeğin aynı şekilde değerlendirmeye alınmasına geçilmiştir. Bu rapor 4 bölümden oluşmaktadır. İlk 3 bölümde konu başlıklarına göre uygulanan anket çalışmasından elde edilen veriler sunulmuş, dördüncü ve son bölümde ise iç kontrol eğitim seminerlerinin genel değerlendirmesi yapılmıştır. 3
1. Birinci Bölüm: Kişi ve kurum bilgileri Anket çalışmasına katılan yanıtlatıcıların mevcut birimlere göre dağılım sayıları 2, çalışma süreleri 3, yaşları, cinsiyetleri, kadroları 4 ve görevlerine ait elde edilen veriler aşağıdaki tablolarda sunulmuştur 5. Tablo 2. Birimlere göre dağılım sayıları BİRİMLER BOŞ 76 30.0 30.0 İİBF 13 05.Oca 35.2 GENEL SEKRETERLİK 6 02.Nis 37.5 PSDB 4 01.Haz 39.1 MYO 46 18.Şub 57.3 DESTEK HİZMETLER 6 02.Nis 59.7 ÖGG 11 04.Mar 64.0 SYO 9 03.Haz 67.6 İDARİ MALİ İŞLER 12 04.Tem 72.3 GÜZEL SANATLAR 5 2.0 74.3 YAPI İŞLERİ 9 03.Haz 77.9 ORMAN FAKÜLTESİ 7 02.Ağu 80.6 BASIN HALKLA İLİŞKİLER 5 2.0 82.6 SKS 1 0.4 83.0 ÖİDB 1 0.4 83.4 BİLGİ İŞLEM 8 03.Şub 86.6 SGDB 11 04.Mar 90.9 FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ 23 09.Oca 100.0 2 Tüm akademik ve idari birimler 3 Üniversitemizin kuruluş tarihinden itibaren ay olarak belirtilmiştir. 4 Akademik ve idari personellerimizin yanı sıra üniversitemizde çalışan şirket personelleri de belirtilmiştir. 5 İlgili tablolarda BOŞ olarak ifade edilen değerler, yanıtlayıcılar tarafından işaretlenmeyen/belirtilmeyen ifadeleri temsil etmektedir. 4
Tablo 3. Çalışma Süreleri, Çalışma Süresi (Ay) Frekans % Kümülatif % Çalışma Süresi (Ay) Frekans % Kümülatif % BOŞ 102 40.3 40.3 15 3 01.Şub 80.2 2 9 03.Haz 43.9 16 3 01.Şub 81.4 3 4 01.Haz 45.5 17 2 0.8 82.2 4 1 0.4 45.8 18 8 03.Şub 85.4 5 2 0.8 46.6 19 1 0.4 85.8 6 8 03.Şub 49.8 20 1 0.4 86.2 7 8 03.Şub 53.0 21 3 01.Şub 87.4 8 17 06.Tem 59.7 23 1 0.4 87.7 9 7 02.Ağu 62.5 24 6 02.Nis 90.1 10 2 0.8 63.2 25 1 0.4 90.5 11 5 2.0 65.2 36 23 09.Oca 99.6 12 28 11.Oca 76.3 48 1 0.4 100.0 14 1 0.4 79.1 Tablo 4. Kadro Dağılımı KADRO BOŞ 14 05.May 05.May AKADEMİK 79 31.2 36.8 İDARİ 99 39.1 75.9 ŞİRKET PERSONELİ 61 24.Oca 100.0 5
Tablo 5. Yaş Dağılımı Yaş Yaş BOŞ 43 17.0 17.0 39 9 03.Haz 75.5 21 2 0.8 17.Ağu 40 10 4.0 79.4 22 1 0.4 18.Şub 41 9 03.Haz 83.0 23 8 03.Şub 21.Mar 42 7 02.Ağu 85.8 24 7 02.Ağu 24.Oca 43 5 2.0 87.7 25 11 04.Mar 28.May 44 1 0.4 88.1 26 7 02.Ağu 31.2 45 4 01.Haz 89.7 27 11 04.Mar 35.6 46 7 02.Ağu 92.5 28 6 02.Nis 37.9 47 3 01.Şub 93.7 29 14 05.May 43.5 48 4 01.Haz 95.3 30 12 04.Tem 48.2 49 3 01.Şub 96.4 31 7 02.Ağu 51.0 50 3 01.Şub 97.6 32 7 02.Ağu 53.8 51 1 0.4 98.0 33 8 03.Şub 56.9 52 1 0.4 98.4 34 8 03.Şub 60.1 53 1 0.4 98.8 35 7 02.Ağu 62.8 55 1 0.4 99.2 36 6 02.Nis 65.2 56 1 0.4 99.6 37 5 2.0 67.2 63 1 0.4 100.0 38 12 04.Tem 71.9 6
Tablo 6. Cinsiyet Dağılımı CİNSİYET BOŞ 8 03.Şub 03.Şub ERKEK 188 74.3 77.5 KADIN 57 22.May 100.0 Tablo 7. Görev Dağılımı GÖREV BOŞ 111 43.9 43.9 YÖNETİCİ 22 08.Tem 52.6 ÇALIŞAN 120 47.4 100.0 Kişi ve kurum bilgilerinin değerlendirildiği bu bölüm kapsamında görev dağılımı, çalışma süresi ve mensubu olunan birim konularında yanıtlayıcıların önemli bir kısmının belirtilen seçenekleri işaretlemediği görülmektedir. Diğer konularda (cinsiyet, kadro ve yaş) ise herhangi bir seçeneği işaretlemeyen/belirtmeyen kişi sayısının daha az olduğu görülmektedir. Bu durumun verilerin anlamlı olarak değerlendirilmesinde sorun teşkil ettiği belirtilmelidir. 7
2. İkinci Bölüm: Kişisel memnuniyet ve iç kontrole dönük tutum 1. Bu kurumda çalışmaktan memnunum. KESİNLİKLE KATILMIYORUM 5 2.0 2.0 KATILMIYORUM 13 05.Oca 07.Oca KARARSIZIM 14 05.May 12.Haz KATILIYORUM 114 45.1 57.7 KESİNLİKLE KATILIYORUM 107 42.3 100.0 2. Kurum içinde yaptığım görevler tam olarak belirlenmiştir. KESİNLİKLE KATILMIYORUM 9 03.Haz 03.Haz KATILMIYORUM 23 09.Oca 12.Haz KARARSIZIM 28 11.Oca 23.Tem KATILIYORUM 133 52.6 76.3 KESİNLİKLE KATILIYORUM 60 23.Tem 100.0 3. İç kontrol sistemini genel hatlarıyla anladım. KESİNLİKLE KATILMIYORUM 5 2.0 2.0 KATILMIYORUM 18 07.Oca 09.Oca KARARSIZIM 48 19.0 28.Oca KATILIYORUM 140 55.3 83.4 KESİNLİKLE KATILIYORUM 42 16.Haz 100.0 8
4. İç kontrol sisteminde yer almak istiyorum. KESİNLİKLE KATILMIYORUM 8 03.Şub 03.Şub KATILMIYORUM 39 15.Nis 18.Haz KARARSIZIM 58 22.Eyl 41.5 KATILIYORUM 106 41.9 83.4 KESİNLİKLE KATILIYORUM 42 16.Haz 100.0 5. İç kontrol sistemi tam olarak uygulandığı takdirde, kurumum için çok faydalı olacaktır. KESİNLİKLE KATILMIYORUM 6 02.Nis 02.Nis KATILMIYORUM 10 4.0 06.Mar KARARSIZIM 32 12.Haz 19.0 KATILIYORUM 119 47.0 66.0 KESİNLİKLE KATILIYORUM 86 34.0 100.0 6. İç kontrol sistemi tam olarak uygulandığı takdirde, benim için çok faydalı olacaktır. KESİNLİKLE KATILMIYORUM 4 01.Haz 01.Haz KATILMIYORUM 15 05.Eyl 07.May KARARSIZIM 40 15.Ağu 23.Mar KATILIYORUM 121 47.8 71.1 KESİNLİKLE KATILIYORUM 73 28.Eyl 100.0 9
Tablo 8. Eğitim seminerlerinin amacına ulaşması ve birimlere göre dağılımı 3. İç kontrol sistemini genel hatlarıyla anladım. BİRİMLER KESİNLİKLE KATILMIYORUM KATILMIYORUM KARARSIZIM KATILIYORUM KESİNLİKLE KATILIYORUM Toplam BOŞ 3 7 18 41 7 76 İ İ B F 0 0 1 10 2 13 GENEL SEKRETERLİK 0 0 2 1 3 6 PSDB 0 1 0 3 0 4 MYO 0 4 10 24 8 46 DESTEK HİZMETLER 0 2 1 2 1 6 Ö G G 0 0 0 3 8 11 SYO 0 1 2 4 2 9 İDARİ MALİ İŞLER 0 0 0 8 4 12 GÜZEL SANATLAR 0 0 2 2 1 5 YAPI İŞLERİ 0 0 3 6 0 9 ORMAN FAKÜLTESİ 0 1 1 4 1 7 BASIN HALKLA İLİŞKİLER 0 1 1 3 0 5 SKS 0 0 1 0 0 1 Ö İ D B 0 1 0 0 0 1 BİLGİ İŞLEM 0 0 2 6 0 8 SGDB 1 0 1 6 3 11 FEN EDEBİYAT 1 0 3 17 2 23 Toplam 5 18 48 140 42 253 10
İç kontrol sistemini genel hatlarıyla anladım ifadesine olan yargıların, birimlere göre dağılım sonucu incelendiğinde, yaklaşık % 72 lik bir oranda kurum genelinde başarı sağlandığı görülmektedir 6. Bu kapsamda, eğitim seminerlerinin büyük bir oranda amacına ulaştığı söylenebilir 7. Bunun yanında iç kontrol sisteminde yer alma isteği, sistemin bireye ve kuruma sağladığı faydanın olumlu olacağına dönük kanaatin de, yanıtlayıcılardan elde edilen verilere göre yüksek olduğu da ifade edilebilecek yargılar arasındadır (Soru 4, 5, 6 ve 7). 6 253 katılımcının 182 adedi, eğitimi genel hatlarıyla anladıklarını ifade etmişlerdir. Bu sayının genel toplama oranı ise % 71,9 olmaktadır. 7 Bu noktada, eğitim seminerlerinin gerçekleştirilmesinden, eğitimin değerlendirilmesi arasında geçen zamanının uzunluğu dikkate alınmalıdır. Bu kapsamda eğitim sonuçlarının sağlıklı olarak değerlendirilmesinde sıkıntılar yaşanabileceği de unutulmamalıdır. 11
sunulmaktadır. 3. Üçüncü Bölüm: Eğitim değerlendirme sonuçları Eğitim değerlendirmesi ile ilgi sorular ve bu sorulara verilen yanıtların dağılımları aşağıda 7. Etik değerler ve dürüstlük iç kontrol sisteminin temel unsurlarındandır. DOĞRU CEVAP 233 92.1 92.1 YANLIŞ CEVAP 3 01.Şub 93.3 FİKRİM YOK 17 06.Tem 100.0 8. Kurumun yapısı ve faaliyetlerini yazılı hale getirir. DOĞRU CEVAP 208 82.2 82.2 YANLIŞ CEVAP 5 2.0 84.2 FİKRİM YOK 40 15.Ağu 100.0 9. Bireylerin iş yapma usullerini standartlaştırır. DOĞRU CEVAP 212 83.8 83.8 YANLIŞ CEVAP 14 05.May 89.3 FİKRİM YOK 27 10.Tem 100.0 12
10. Keyfi uygulamaları ortadan kaldırır, Kaynakları etkin ve verimli kullanır. DOĞRU CEVAP 226 89.3 89.3 YANLIŞ CEVAP 3 01.Şub 90.5 FİKRİM YOK 24 09.May 100.0 11. İç kontrol, mali nitelik taşıyan iş ve işlemlerle sınırlıdır. YANLIŞ CEVAP 66 26.Oca 26.Oca DOĞRU CEVAP 113 44.7 70.8 FİKRİM YOK 74 29.2 100.0 12. Personelin öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamaz. YANLIŞ CEVAP 41 16.Şub 16.Şub DOĞRU CEVAP 164 64.8 81.0 FİKRİM YOK 48 19.0 100.0 13. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmaz. DOĞRU CEVAP 178 70.4 70.4 YANLIŞ CEVAP 25 09.Eyl 80.2 FİKRİM YOK 50 19.Ağu 100.0 13
14. İç kontrol sisteminde yapılan işlemler belli bir zaman için geçerlidir. YANLIŞ CEVAP 50 19.Ağu 19.Ağu DOĞRU CEVAP 146 57.7 77.5 FİKRİM YOK 57 22.May 100.0 15. Sadece yöneticilerin sorumluluğundadır. YANLIŞ CEVAP 44 17.Nis 17.Nis DOĞRU CEVAP 169 66.8 84.2 FİKRİM YOK 40 15.Ağu 100.0 Görüldüğü üzere, anket çalışmasında yanıtlayıcılara sorulan 9 bilgi ifadesinin doğru cevaplanma oranı makul sayılabilecek değerlerdedir. Bu soruların/ifadelerin doğru olarak cevaplanma değeri ortalama % 81,3 olarak hesaplanmıştır. 4. Genel Değerlendirme ve Sonuç Üniversitemizde iç kontrol siteminin kurulması çalışmaları dâhilinde yapılan eğitim seminerlerinin değerlendirilmesi amacıyla uygulanan anket çalışması (EK 1), kurum genelinde akademik, idari ve şirket personellerini de içine alan 253 kişilik bir örneklem grubunda gerçekleştirilmiştir. İç kontrol sistemine personelin bakış açısının yanı sıra eğitim seminerlerinin odak noktalarının tespit edilmesi amacıyla oluşturulan soruların (araştırma ölçeği), yapılan ön değerlendirme sonucunda yeterli düzeyde güvenilirlik değerlerinde olduğu görülmüştür. Bu aşamadan sonra, anketlerin dağılımları incelenmiş ve önceki bölümlerde tablolar halinde sunulmuştur. 14
Tüm bu veriler incelendiğinde, iç kontrol sisteminin genel yapısının, araştırma örneklemi düzeyinde yaklaşık olarak % 72 lik bir oranda anlaşıldığı ortaya çıkmıştır. Bununla beraber, anket çalışması kapsamında yanıtlayıcılara sunulan 9 adet bilgi sorusana verilen doğru cevap oranı ortalama % 81,3 olarak hesaplanmıştır. Ancak, eğitim sorularında yer alan İç kontrol, mali nitelik taşıyan iş ve işlemlerle sınırlı değildir, Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmaz ve İç kontrol sisteminde yapılan işlemler belli bir zaman için geçerli değildir sorularına verilen doğru cevapların genel ortalamadan düşük değerlerde olduğu görülmüştür. Bu nedenle, iç kontrol çalışmasının ilerleyen aşamalarında, özellikle iç kontrol birim sorumluları tarafından; iç kontrolün bu önemli noktalarının sıklıkla birim içi toplantılarda dile getirilmesi ve sisteme dönük güven algısının tesis edilmesine yönelik çalışmaların kurulunuzca yönlendirilmesi önerilmektedir. 15