WEB MUHASEBE MODÜLÜ Hazırlayan: TOBB Versiyon: 9 Sayfa 1
GİRİŞ...3 İŞLEM DÖNEMİ SEÇİMİ...3 ANA SAYFA...4 HESAPLAR...5 Hesap Planı...5 Hesap Planı Aktarma...7 FİŞLER...8 BÜTÇELEME...12 Bütçe...12 Bütçe Durum Analizi...13 Bütçe Planlama...13 Bütçe Aktarımı...15 LİSTELER...15 Hesap Planı...15 Fiş Listesi...16 Fiş Detay Listesi...16 Kırmızı Bakiye Veren Hesaplar...17 Raporlar...17 Bütçe Raporları...17 Bütçe Durum Analizi...17 Bütçe Fiş Detay Listesi...18 Gelir Gider Cetveli (Bilanço)...18 Gelir Gider Cetveli Bilanço (İki Tarih Arası)...18 Fişler...19 Resmi Olmayan Raporlar...19 Resmi Raporlar...20 YÖNETİCİ İŞLEMLERİ...22 Rapor Yetkilileri...22 İşlem Dönemi Tanımı...23 Hesaplarla İlgili Tanımlar...24 Açıklama Tanımları...24 Kullanıcı Tanımlama...24 Ay Kapama İşlemi...25 Yevmiye No Düzeltme...27 Mahsup No Düzenleme...28 İŞLEMLER...28 Toplu Muhasebe İşlemi...28 Açılış Fişi...30 GENEL...30 Şifre Değiştir...30 Sayfa 2
GİRİŞ Bu ekran Web Muhasebe Modülünün giriş ekranıdır. Bu ekranda kullanıcı adı şifre girilerek programın ana sayfasına ulaşılır. İŞLEM DÖNEMİ SEÇİMİ Kullanıcı adı ve şifre ile geçiş sağlandıktan sonra işlem yılı seçmeyle ilgili ekran gelir. Sayfa 3
ANA SAYFA Kullanıcı işlem yılı seçtikten sonra programın Ana Sayfa sına ulaşır. Ana Sayfa da üst menüler diye adlandırdığımız alanlardan gerekli işlemleri yapabilirsiniz. Bu üst menüler Fiş Bütçeleme Hesaplar Listeler Tanımlar İşlemler Genel başlıkları halindedir. Anasayfa aynı zamanda bilgilendirme ekranıdır. Sistemde yapılan son güncellemeler ve bu güncellemelerin nasıl uygulanacağına dair bilgiler içerir. Sayfa 4
HESAPLAR Hesap Planı Web Muhasebe Modülünde Hesap Planı belli bir seviyeye kadar sistem yöneticisi tarafından tanımlanmıştır. Kullanıcı bu modülü kullanmadan önce Hesap Planı nın kendi kurumuyla ilgili bölümünü oluşturup, bütçeyle ilişkilendirmelidir. Hesap Planı ekranında tüm hesaplar bağlantı(link) şeklindedir. Hesaplardan herhangi birine tıklanıldığı zaman ekranın sağ üstünde Hesap Detayı ekranı açılır. Kullanıcı bu ekranda ilgili hesabı silebilir, değişiklik yapabilir veya aynı seviyeye hesap ekleyebilir. Sayfa 5
Yukarıdaki mevcut ekranda 3. kırılımdaki bir hesap için alınmıştır. Hesap detay hareketi bütün kırılımlar için uygulanabilir. Üst kırılımlardaki hesaplarla ilgili Hesap Detayı oluşturulurken en alt kırılımdaki Hesap Detayı na ek olarak Alt Hesap Ekle şeklinde bir bağlantı(link) gelir. Sayfa 6
Hesap Planı Aktarma Kullanıcı bu ekrandan yeni başladığı cari yılın hesap planına bir önceki yılda kullanmış olduğu hesap planında bulunan hesapların aktarılması işlemini yapabilir. Sayfa 7
FİŞLER Programda 3 tip fiş mevcuttur. Bunlar Tahsil Tediye Mahsup tur. Kullanıcı üst menülerden bu fiş tiplerine ulaşıp, işlem yapabilir. Yeni fiş kaydı yapılabildiği gibi, daha önceden kaydedilmiş olan fişi arayıp detay açıklaması üzerinde değişiklik yapabilir. Kullanıcı yeni fiş açmak istediğinde sistem otomatik olarak fişe en son hazırlanan fiş nosuna göre bir numara verir. Kullanıcı açıklama alanını doldurduktan sonra OLUŞTUR butonunu tıklamalıdır. OLUŞTUR butonu tıklanıldıktan sonra ekranın altında detay bilgileri girilmesi için ilgili alanlar oluşur. Fiş oluştururken işlem daima en alt kırılımdan olur. Kullanıcı fişle ilgili hesabı seçtikten sonra açıklama ve tutar girmelidir. Ekle butonu tıklandıktan sonra detay bilgileri ekranın altında oluşur. Kullanıcı bu andan sonra ekranda detay bilgileri oluşmuş fişi kaydetmek için Kaydet butonunu tıklamalıdır. Sayfa 8
Tediye fişi yine aynı şekilde oluşmaktadır. Sayfa 9
Mahsup fişinin oluşumu; Tahsil ve Tediye fişlerinden farklıdır. Bu fişin detay bilgileri oluşturulurken; detay bilgilerinin sol altında Borç Tutarı Alacak Tutarı olarak iki ayrı seçenek vardır. Mahsup fişi genel mantığına bağlı olarak; borç ve alacak tutarları birbirine eşit olmalıdır. Sayfa 10
Tutarların birbirine eşit olmadığı durumlarda sistem uyarı verip, detay bilgilerinin oluşmasına izin vermeyecektir. Sayfa 11
Tüm bu fiş kayıt işlemleri yapılırken eklenen detaya ait hesabın bakiye durumunu görmek için Hesap bakiye gör butonuna tıklayarak hesabın bakiye durumu hakkında bilgi edinilebilir. Buna ek olarak eğer tanımlaması yapılmışsa, bu hesaba ilişkin bütçe kaleminde yeterli limit kalmadığında ekranda uyarısı verilmesi sağlanmıştır. BÜTÇELEME Bütçe Kullanıcı bu ekrandan bütçeyi oluşturur. Programda bütçeyle hesap planının ilişkilendirilmesi gerekmektedir. Bütçenin hesapla ilişkilendirilmesi için bütçe menüsünün altında Bütçe tıklanır. Açılan ekranda bütçe genel olarak gelirler ve giderler olarak ikiye ayrılır. Bunların her ikiside bağlantı(link)dır. Programın genelinde olduğu gibi bu bağlantılar(link) tıklanıldığı zaman alt kırılımlar açılır. Bütçenin hesapla ilişkilendirilmesi en alt kırılımda olur. Bütçede de hesap planında olduğu gibi tıklanılan bağlantının(link) detayları ekranın sağında gözükür. Bu bütçe detay bilgilerinin olduğu alandan seçilen bütçe kalemine alt bütçe eklemesi aynı seviyeye bütçe eklenmesi oluşturulan bütçe kaleminin silinmesi veya değiştirilmesi sağlanabilir. Bütçeyle hesap ilişkilendirilmesi bu ekrandan yapılır. Bu ilişkilendirmeyi sağlayabilmek için Bütçe kaleminin en alt seviyesine inilmesi gerekir. Eğer bir hesap birden fazla bütçe ile ilişkilendirilmek istenirse sistem buna izin vermeyecektir. Hesabın önceden ilişkilendirildiği bütçe kodu ekranda uyarı şeklinde gösterilecektir. Sayfa 12
Bütçe Durum Analizi Kullanıcı bu ekranda Bütçe Durum Analizi alabilir. Durum analizi iki şekilde alınabilir; gelir ve gider seçenekleri mevcuttur. Gelir gider seçeneği belirlendikten sonra analizin alınmak istediği tarih belirlenerek Listele butonuna tıklamak suretiyle Bütçe Durum Analizi alınabilir. Bu analizde kullanıcı ilgili bütçe kalemine ayrılan bütçe miktarını, bu bütçe miktarından toplam gerçekleşen işlem tutarını ve kalan bakiyeyi görebilir. Bütçe Planlama Kullanıcı bu ekranda daha önceden belirlemiş olduğu bütçe kalemine; artış veya azalış yapabilir. Hesap kodları yine bağlantı(link) şeklindedir; üzerine tıklamak suretiyle bütçe hareket ve detaylarına ulaşılabilir. Sayfa 13
Kullanıcı bütçe planlaması yaparken; bütçe kodunun üzerine tıklayarak bütçe detayına ulaşır. Bütçe planlamanın hareket tarihi, hareket türü(artış/azalış) ve açıklama bilgisi girilerek bütçe planlaması tamamlanır. Sayfa 14
Bütçe Aktarımı Bütçe aktarımı da hesap planı katarımın da ki gibi önceki yıllar tanımlanmış bütçe planını tek tek bütçe kalemi girişi yapmadan yeni yıla aktarmak demektir. Burada önemli olan aktarım yaparken aktaracağımız yılda tanımlı bütçe planını olmamalıdır. LİSTELER Hesap Planı Kullanıcı bu ekrandan hesap planının çıktısını alabilir. Programın genelinde çıktı alınabilmesi için bilgisayarınızda acrobat reader yüklü olması gerekmektedir. Kullanıcı bu ekranda çıktı almak için; hesap planını yazdırmak istediği işlem yılını yazmalıdır. Hesap planının tamamını veya belli hesap aralığını yazdırabilir. Tamamının yazdırılmasını istiyorsa Hepsi, belli bir hesap aralığında yazdırmak istiyorsa; aralık seçeneğini seçtikten sonra ilgili hesapları belirlemesi gerekir. Sayfa 15
Fiş Listesi Kullanıcı bu ekranda belirlediği fiş tipine göre, istediği tarih aralığı girerek; o tarih aralığında oluşmuş fişleri bir liste halinde alabilir. Oluşacak olan liste bilgi gör yapısındadır. Herhangi bir silme veya düzenleme işlemi yapılamaz. Dökülen fiş listesinde iptal olan fişlerinde yanında İPTAL ibaresi ile görülmesi mümkündür. Fiş Detay Listesi Kullanıcı bu ekranda belli kriterler girerek daha detaylı bir arama yaparak liste alınabilir. Dökülen fiş listesinde iptal olan fişlerinde yanında İPTAL ibaresi ile görülmesi mümkündür. Sayfa 16
Kırmızı Bakiye Veren Hesaplar Kullanıcı bu ekrandan bütçeyi aşmış hesaplarını görebilir. Kullanıcı her mizan aldığında bu ekrandan bütçeyi aşan hesabı olup olmadığının kontrolünü yapmalıdır. Raporlar Listeler menüsünün en altında raporlar mevcuttur. Raporların altında; Bütçe Raporları Fişler Resmi Olmayan Raporlar Resmi Raporlar ana başlıklarında toplanır. Bütçe Raporları Bütçe raporlarının altında; bütçe durum analiz raporu, bütçe fiş detay listesi ve gelir gider cetveli(bilanço) raporları mevcuttur. Bütçe Durum Analizi Sayfa 17
Kullanıcı bu ekrandan bütçe durum analizi raporu alabilir. Raporun hazırlanması için Gelir Gider tipinden biri ve tarih girilmesi yeterlidir. Ayrıca kullanıcı hazırlanacak olan raporun çıktı formatını(pdf xls) kendisi belirleyebilir. Bütçe Fiş Detay Listesi Kullanıcı bu ekrandan bütçe kalemlerinde haretlere sebep olan fişleri ve bu fişlerin detaylarını raporlayabilir. Gelir Gider Cetveli (Bilanço) Kullanıcı bu ekrandan gelir gider bilançosu hazırlayabilir. Bu raporun sağlıklı çalışabilmesi için İşlemler menüsünden ay kapama işleminin düzenli olarak yapılması gerekir. Gelir Gider Cetveli Bilanço (İki Tarih Arası) Bu rapor aylık gelir gider bilançosu alınabilmesini sağlamaktadır. Sayfa 18
Fişler Kullanıcı bu ekranda Fişler le ilgili detaylı raporlar alabilir. Bilindiği gibi sistemde üç tip fiş(tahsil Tediye - Mahsup) mevcuttur. Bu ekranda her fiş tipi için 3 ayrı(fişin aslı Genel Çift satır) raporlama mevcuttur. Rapor alınmak istenilen ilgili bağlantı(link) tıklanıldığı zaman açılan ekranda fiş nosu girilerek, o fişle ilgili raporun alınması sağlanır. Resmi Olmayan Raporlar Kullanıcı Resmi Olmayan Raporlar ın altında dört tane rapor(hesap Ekstresi Kasa Raporu Kasa Raporu 2 Yardımcı Defter Yardımcı Defter 2) alabilir. Hesap ekstresi bağlantısı(link) tıklanıldığı zaman açılan ekranda kullanıcı, detaylarını hareketlerini görmek istediği hesabı listeden seçip, o hesapla ilgili tarih aralığı(başlangıç ve bitiş tarihi) seçmelidir. Sayfa 19
Kullanıcının Kasa raporu almak için sadece tarih girmesi yeterlidir. Kullanıcı bu ekrandan Yardımcı Defter alabilir. Yardımcı defter raporunun alınabilmesi için: başlangıç ve bitiş hesap no için istenen tarih aralığı girilmelidir. Yardımcı Defter 2 yardımcı defterin ay bazında toplam alınmadan sadece hesap bazında toplamının alındığı şeklidir. Resmi Raporlar Kullanıcı bu ekrandan resmi raporları alabilir. Bu ekrandaki tüm rapor isimleri bağlantı(link) şeklindedir. Sayfa 20
Kullanıcı bu ekrandan Kasa defteri raporunu alabilir. Bu raporun oluşması için tarih girilmelidir. Kasa defteri oluşturulurken sayfa no girerek ilgili sayfayı raporlayabilir, sayfa no girmeden Tamam butonu tıklanırsa tüm kasayı raporlar. Kullanıcı bu ekrandan mizan çıktısını alabilir. Mizan çıktısının alınabilmesi için belli bir hesap aralığı ve tarih aralığı seçilmelidir. Kullanıcı bu ekrandan Yevmiye Defteri alabilir. Yevmiye defteri alınması için başlangıç ve bitiş tarihi girilmesi yeterlidir. Uygulama kullanıcının tercihine göre yatay ya da dikey şekilde yevmiye defterini hazırlayabilir. Sayfa 21
Bu ekranda da kullanıcı; diğer raporlarda olduğu gibi bir hesap belirlemelidir. Belirlediği hesap için tarih aralığının oluşturduktan sonra kebir defteri çıktısı alabilir. Bilanço(Aktif-Pasif); yılsonu bilançosunun tekdüzen muhasebe sistemine göre alınabildiği, hesapların bakiyelerinin bilançonun aktif ve pasifinde yer aldığı şeklidir. YÖNETİCİ İŞLEMLERİ Rapor Yetkilileri Kullanıcı bu ekrandan programdaki raporlara yetkili oluşturabilir. Rapor yetkilisi oluşturmak için Sayfa 22
Adı Soyadı alanını doldurduktan sonra, bu ismin altında çıkmasını istediği raporu işaretler Ekle butonu tıklanılmasıyla isim belirlenen rapora yetkili olarak tanımlanabilir. Daha önceden tanımlanan rapor yetkilisi yine bu ekrandan silinebilir. İşlem Dönemi Tanımı Kullanıcı bu ekrandan işlem dönemi tanımlar. İşlem dönemi tanımlamak için; işlem yılı yazılmalı, başlangıç bitiş tarihi girilmelidir. Sayfa 23
Hesaplarla İlgili Tanımlar Kullanıcı bu ekrandan hesaplamalarla ilgili tanımlama yapabilir. Bu ekranda hesap bütçe kırılım formatları belirlenir, kasa hesabının kodu tanımlanır. Ayrıca fiş kayıt ekranlarında fişin kaydedilme aşamasında ilgili detayın hesap koduna ait bakiye durumunun görünmesi isteniyorsa bu işlem buradan tanımlanır. Aynı şekilde kullanıcı gider bütçesinin ilgili sarfiyat kaleminde limitin aşılması durumunda fiş kayıt ekranında bu işlemin de uyarısını görmek istiyorsa bu ekran üzerinden tanımlama yapılmalıdır. Açıklama Tanımları Kullanıcı bu ekrandan açıklama tanımlarını girer; iki farklı seçenek(başlık - satır) üzerinden üzerinden oluşturulur. Kullanıcı Tanımlama Kullanıcı, bu ekrandan kullanıcı tanımlaması yapar. tarafından verilen ilk kullanıcı adı ve şifreler sisteme yönetici olarak atanmıştır. Sistem yöneticileri kendi Oda/Borsaları için kullanıcıları kendi belirler ve onlara yetkilendirmeleri yaparlar. Sistemde kullanıcı rolleri (yönetici bilgi gör) ve yetkileri vardır. Tanımlanan roller her zaman yetkilere baskındır. Sayfa 24
Ay Kapama İşlemi Kullanıcı ay kapama işlemini bu ekran üzerinden yapar. Ekranın sol altında bulunan yeni ay kapat bağlantısı(link) tıklanılarak ay kapama işlemi için bir sonraki ekrana ulaşılır. Açılan yeni ekranda başlangıç bitiş hesap no, kırılım ve hesap ayının başladığı tarih otomatik olarak gelir. Kullanıcı sadece hesabı kapatmak istediği tarihi girmelidir. Sayfa 25
Kullanıcı Tamam butonunu tıkladığı zaman kapatmak isteği ay içerisinde oluşan hareketleri ekranda görür. Kaydet butonunu tıkladığı zaman ilgili ay kapama işlemi kaydolmuş tamamlanmış olur. Sayfa 26
Yevmiye No Düzeltme Yevmiye numaralarının yeniden düzenlenmesi işlemi durumu İPTAL olmayan fişler için yevmiye numaralarının tamamen silinmesi anlamına gelmektedir. Bu işlem yapıldıktan sonra yeniden yevmiye defteri, alınıp yevmiye numaraları yeniden oluşturulmalıdır. Sayfa 27
Mahsup No Düzenleme İŞLEMLER Toplu Muhasebe İşlemi Programın bu ekranında kullanıcı; toplu muhasebe işlemi yapabilir. Örneğin üye modülünde belli tarih aralığında yapılmış aidat tahsilatları hizmet işlemleri tescil işlemleri bu program üzerinden toplu olarak muhasebeleştirmesini sağlar. Toplu muhasebe işlemleri ekranında Web Üye / Web Tescil uygulamalarından gelen işlemler veznesine, işlem tipine, hareket türüne ve ödeme tipime göre filtrelenebilir. Bu ekranın sağlıklı çalışabilmesi için kullanıcının muhasebe hesap kodlarını (Web Üye Web Tescil) doğru girmesi gerekmektedir. Tarih aralığında yapılan sorgu sonucu; o tarih aralığında yapılan işlemler listelenir. Kullanıcının işleme devam etmesi için Muhasebeleştir butonuna tıklaması gerekir. Sayfa 28
Bu ekran fiş oluşturulmadan önceki son ekrandır. Kullanıcı bu ekranda fiş detayını, muhasebe hesap kodunu, açıklamayı kontrol eder, gerekli durumlarda düzenleme yapar. Bu ekran Toplu Muhasebe İşlemi nin son ekranıdır. Muhasebe hareketinin türüne göre Tahsil ya da Tediye fişi açılır. Kaydet butonuna basarak Toplu Muhasebe İşlemi sonlandırılır. Sayfa 29
Açılış Fişi Kullanıcı bu ekrandan yılsonu kapama işlemini yapar. GENEL Şifre Değiştir Kullanıcı bu ekrandan eski şifresini girerek yeni bir şifre oluşturur. Sistem yöneticiniz tarafından verilmiş olan şifrelerinizi verilerin güvenliği açısından değiştirmeniz gerekmektedir. Sayfa 30
Sayfa 31