HEDEFLER İÇİNDEKİLER PERSONEL SİSTEMİ Personel Sistemi Nedir? Personel Takip İşlemleri Zaman Yönetimi Bordro ve SGK İşlemleri Eğitim ve Toplantı Yönetimi Personel Portalı Personel Yönetim Sistemi Menüleri Referanslar Menüsü TIBBİ KAYIT VE HASTANE OTOMASYONU Yrd. Doç. Dr. Ayşe GÜROL Bu üniteyi çalıştıktan sonra; Personel sisteminin amacı ve içeriği hakkında bilgi sahibi olabilecek, Hastanelerde personel sistemi içerisinde gerçekleştirilen işlemleri kavrayabilecek, Hastanelerde personel işlemleri menüsünü bilebileceksiniz. ÜNİTE 14
Personel sisteminin amacı, tüm personel işlemlerinin elektronik ortamda yürütülebilmesi ve yönetilebilmesidir. GİRİŞ Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri (HBYS), Türkiye de hem içinde bulunduğumuz AB entegrasyon süreci nedeniyle hem de hükûmetin, sağlık alanında uygulamaya koyduğu çeşitli düzenlemeler ve politikalar gereği, E-Sağlık Projesi kapsamı içerisinde son dönemde göz önünde olan ve son derece önem verilen bir konu hâlini almıştır. Sağlık kuruluşları bilgi sistemlerinden; yönetim hizmetleri, hastalıkların teşhis edilmesi, hekimlerin hasta ile ilgili vereceği kararların desteklenmesi, hemşire ve hekimlerin yapacağı işlerde rehberlik, laboratuvar hizmetleri ve hasta yönetimi gibi çok çeşitli alanlarda faydalanmaktadır. Dolayısıyla günümüz sağlık hizmetleri sunumunda bilgisayarlar genellikle klinik bilgi sistemleri, idari ve finansal sistemler ve karar destek sistemleri olmak üzere üç genel kategoride kullanılmaktadır. Hastanelerin etkili ve kaliteli bir sağlık hizmeti sunabilmesi, bilgi sistemlerinin bu üç kategorisinin entegre bir şekilde kullanılmasını gerekli kılmaktadır. Bu kapsamda hastane bilgi sistemi içerisinde yer alan birçok modül (sistem) bulunmaktadır. Bu ünitede sizlere Personel Modülü anlatılacaktır. PERSONEL SİSTEMİ NEDİR? Personelin kadro, unvan, çalıştığı yer vb. bilgilerin girişi ve takibinin yapıldığı modüldür. Kamu ve özel sektörde klasik personel yönetiminin bilişim sistemlerinden yararlanarak elektronik ortama taşındığı bir veri işlem ve yönetim sistemidir. Hastane personellerinin atama, kıdem, sicil, izin işlemlerini ve ilgili tüm formlarını yürüten bir modüldür. Kurumda çalışan tüm hizmetlilerin özlük işlerini (sicil) takip altına alarak, izinlerinden tüm yasal haklarına kadar bütün verileri kolayca bünyesinde barındırır. T.C. Sağlık Bakanlığı hastaneleri ile ağız ve diş sağlığı merkezlerinin Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) alımları için hazırlanmış olan Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Alım Kılavuzu adlı doküman, yazılım, teknolojik altyapı ve diğer gerekler için bir çerçeve çizmekte ve konuyla ilgili teknik önerileri kapsamaktadır. Adı geçen dokümandan 10 nolu HBYS UYGULAMA YAZILIM GEREKLERİ başlığından bazı maddeler aşağıda sunulmuştur: Personel İşlemleri Modülü nün amacı, tüm personel (memur, sözleşmeli, geçici görevli, hizmet alımı yoluyla çalıştırılan personel vb.) işlemlerinin elektronik ortamda yürütülebilmesi ve yönetilebilmesidir. Personel Takip İşlemleri Hastane personeline ilişkin tüm bilgilerin saklanıp, memur ve sözleşmeli (döner sermaye vb.) personele ilişkin kimlik, sicil, izin ve özlük bilgileri tutulmalıdır. Bu kayıtlar Sağlık Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğünde tutulan kayıtlarla uyumlu olmalıdır. Personel sicil bilgilerine ve işlemlerine ilişkin istatistikler elde edilebilmeli, sorgular yanıtlanabilmeli ve raporların çıktısı alınabilmelidir. Tayin, terfi, ceza, izin, rapor, nöbet vb. işlemler yapılabilmeli ve ilgili kayıtlar tutulmalı, geçici görevde olan personelin takibi yapılabilmelidir. Personel devam takip işlemleri için, personel kimlik (proximity veya barkodlu) kartlarının okutulması ve kart sisteminin Hastane Bilgi Sistemi nin Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 2
Personel kendi şifresini kullanarak herhangi bir yerden, internet üzerinden, sisteme girerek kendisine ait maaş ve diğer özlük haklarını görebilmelidir. Personel Modülü ile entegre olarak çalışması sağlanmalıdır. Bu şekilde belirlenen devam takip işlemleri, inceleme, değerlendirme ve istatistik modülünden ayrıntılı olarak yetkili idareciler tarafından incelenebilmelidir. İdare, sistemler arası entegrasyonu sağlamak üzere gerekli düzenlemeleri yapmaktan sorumludur. Gün içinde geç gelen, gelmeyen ya da mesaisinden erken çıkan personel anlık olarak görülebilmeli ya da istenen tarih aralıklarında istenen kişi ya da meslek gruplarına göre mesai devamlarına ait çeşitli sorgular yapılabilmelidir. Personel devam takip sistemi, tamamıyla personel işlemleri modülü ile entegre çalışacaktır. Personelin izin, rapor, nöbet gibi işlemleri otomatik olarak Devam Takip Sistemi nde görülebilmelidir. Personel, kendi şifresini kullanarak herhangi bir yerden, internet üzerinden, (hastanenin web sayfasından) sisteme girerek kendisine ait maaş, ek pirim ve diğer özlük haklarını görebilmelidir. Her personel sadece kendi bilgilerine erişebilmelidir ve bu konuda gerekli güvenlik sağlanmalıdır. Personelin, hastane yemekhanesinde yemek yiyebileceği öğün ve saat aralıkları tanımlanabilmelidir. Personelin tanımlanan zaman aralıklarında, personele verilmiş olan personel kimlik kartı ile giriş yapması sağlanarak yemekhane takibi yapılabilmelidir. Personelin izinli/raporlu olduğu zamanlarda otomatik olarak girişler engellenebilmelidir. Ay sonunda veya istenen zaman aralıklarında personel bazında veya toplam bazda yenen yemek öğün ve adetleri raporlanabilmelidir. Personelin hastane birimleri içerisinde giriş yapabileceği alanlar ve bu alanlara giriş yapabileceği zaman aralıkları tanımlanabilmelidir. Personele verilmiş personel kimlik kartı ile, tanımlanmış alanlara konmuş/konacak kart okuyuculu otomatik kapıların açılması sağlanarak personelin bu alanlara girebilmesi ya da engellenmesi sağlanmalıdır. İstenen bir anda hangi personelin hangi birimde olduğu ya da birimler bazında istenen zaman aralıklarından hangi personelin hangi zamanlarda kaldığı raporlanabilmelidir. Hizmet alımı yoluyla çalıştırılan personele ait özlük bilgileri bu modül içerisinde tutulmalı ve gerektiğinde raporlanmalıdır. Personel modülü içerisinde kayıtlı olmayan hiçbir personel HBYS içerisinde iş veya işler yapamamalıdır. Zaman Yönetimi Personelin çalışma zamanını görüntülemeli ve veri girişlerini yapmalıdır. Vardiya bilgilerinin bordroya entegrasyonu ve raporlama işlemleri yapılabilmelidir. Nöbetler, fazla mesailer girilebilmeli, raporlanmalı ve gerektiğinde bordroya aktarılmalıdır. Yıllık izin ve/veya rapor girilmeli, raporlanmalı ve bordroya aktarılmalıdır. Bordro ve S.G.K. İşlemleri Kamu kurumlarında görevli personellerin maaş ve ek ödemelerinin ve diğer hesapların (yevmiye bordrosu, fark bordroları, vergi iade bordroları vb.) yapılmasını sağlayan modüldür. Kurum personeline ilişkin tüm bilgilerin saklanıp bordrolarının çıkartılmasını amaçlar. Bu modül parametrik bir yapıdadır ve mevzuattaki değişiklikler, parametreler aracılığıyla modüle yansıtılabilmektedir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 3
Personel modülünde memur ve sözleşmeli personele ilişkin kimlik, sicil ve özlük bilgileri tutulmaktadır. Memur ve sözleşmeli (döner sermaye, vakıf, dernek, vb.) personele ilişkin kimlik, sicil ve özlük bilgileri tutulmaktadır. Hastane içi görevlendirmelerde esas olmak üzere personelin aldığı eğitim, katıldığı kurs ve sertifika programlarıyla ilgili bilgilerin sisteme kaydedilmesi ve sorgulanabilmesi sağlanmaktadır. Maaş bordrosu, ek fark bordrosu, fazla mesai bordrosu, vb. personel ücret ödemelerine ilişkin tüm bordrolar hazırlanabilmelidir. Her tür sigorta ve emeklilik kesintileri, Maliye ye ait kesintiler, vb. ilişkin işlemler yapılabilmelidir. Kanun, yönetmelik ve yönergelere uygun olarak döner sermayeden personele pay dağıtılması işlemleri yapılabilmelidir. Tüm bu işlemlerle ilgili rapor çıktıları alınabilmelidir. Her türlü ödemeler ve kesintiler hesaplanmalıdır. Buna bağlı olarak; Sosyal yardımlar brüt ve/veya net olarak kaydedilebilmelidir. Ücretler netten brüte ve brütten nete hesaplanmalıdır. Özel sigorta, icra gibi kesintiler kaydedilebilmelidir. Diğer kanuni ve özel kesintiler kaydedilebilmelidir. Kıdem, ihbar bordrosu çıkartılmalıdır. Gerekli görülmesi hâlinde her türlü yasal raporları hazırlamalıdır. Özel gider indirimini hesaplamalı ve raporlamalıdır. Harcırahı hesaplamalı ve raporlamalıdır. Bordro raporlarını hazırlamalıdır. Banka havale dosyasını hazırlamalıdır. Değişen vergi, SKK prim, matrah oran ve parametreleri tanımlanmalı ve parametreler her ay değişebilir olarak düzenlenmelidir. Toplu ücret artışı ya da düzeltme; gerektiğinde fark bordrosu yapmalıdır. Eğitim ve Toplantı Yönetimi Eğitim ve toplantıların bir sisteme bağlanması için kurulacak olan yapıdır. Eğitim ve toplantıların listesi oluşturulabilmelidir. Eğitim ve toplantılara ön kayıt, kesin kayıt, kayıt silme yapmalıdır. Eğitim ve toplantı değerleme ve raporlama yapmalıdır. Eğitim ihtiyacını belirlemeli ve alınan tüm eğitimler görüntülenmelidir. Eğitim talep formu oluşturmalıdır. Personel Portalı Personelin kendi şifresini kullanarak herhangi bir yerden girebileceği aşağıda bazı örnekleri verilen kişiye özgü ve genel bilgileri içermelidir. Vardiya bilgileri Aylık toplam çalışma süresi İzin hakkı Personele ilişkin yönetmelikler, mevzuat duyuruları Eğitim programları Sosyal aktiviteler ve diğer duyurular Avans uygulaması varsa ödenen avans ve ay sonu maaşı Performans hedefleri ve sonuçları PERSONEL YÖNETİM SİSTEMİ MENÜLERİ Personel Yönetim Sistemi, üç menüden oluşmaktadır. Sistemin ilk menüsü olan Referanslar menüsünde, tüm tanımlama ve atamaların yapılmasını sağlayan Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 4
formlar, ikinci menü olan Ek Bilgi Girişi menüsünde, personel eğitim, terfi bilgileri ve icra durumunun takip edilmesini sağlayan formlar yer almaktadır. Bordro menüsünde bulunan formlar sayesinde ise sisteme tanımlanan personellerin bordroları oluşturulmaktadır. Referanslar Menüsü Personel Yönetim Sistemi nin ilk menüsü Referanslar menüsüdür. Referanslar menüsü kendi içerisinde, Şekil 14.1. de görüntülendiği gibi 7 formdan oluşmaktadır. Personel Bilgi Girişi Personel Modülü Ayarları Resmi Tatil Tanımlama REFERANSLAR ALT MENÜLERİ Çalışma Takvimi İzin Türü Tanımları Personel izin tahakkuk Girişi Personel İzin Takibi Şekil 14.1. Referanslar Menüsü Form Hiyerarşisi Personel Bilgi Girişi Formu; T.C. kimlik numarası sorgusu yapılarak personele ait tüm temel ve özlük bilgilerinin girildiği formdur. Şimdi Referanslar menüsünde bulunan formların işleyişini inceleyelim. 1) Personel bilgi girişi Referanslar menüsünün ilk formu, Personel Bilgi Girişi Formu dur. Personel Bilgi Girişi Formu; T.C. kimlik numarası sorgusu yapılarak personele ait tüm temel ve özlük bilgilerinin girildiği, kadro hareketleri, haftalık izin günleri ve banka bilgilerinin tanımlandığı formdur. Şekil 14.2. Personel Bilgi Girişi Formu Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 5
Şekil 14.2. de görüntülenen Personel Bilgi Girişi formu; 1 numaralı alanda, personele ait temel bilgilerin giriş işlemi gerçekleştirilmektedir. Sicil no, hastane içerisinde personele atanan özel kimlik numarasıdır. Kaydı var olan ancak sicil nosu ya da resmî Sicil nosu bilinmeyen bir personeli görüntülemek için imleç Sicil No ya da Resmî Sicil No kutusundayken, klavyeden F2 fonksiyon tuşuna tıklayarak, Şekil 14.3. te görüntülenen Personel Kartı Yardım ekranından, Ara düğmesi ile personel sicil no bulunabilmektedir. Sicil no, hastane içerisinde personele atanan özel kimlik numarasıdır. Şekil 14.3. Personel Kartı Yardım Ekranı 1 numaralı alanda, görüntülenen kriterlerden herhangi bir alan yazılarak, Ara düğmesi ile personel bulma işlemi gerçekleştirilebileceği gibi hiç bir kriter yazmadan, direkt Ara düğmesi yardımıyla tüm personellerin listelenmesi sağlanabilmektedir. 2 numaralı alanda, aranan kritere göre personel listesi görüntülenmektedir. T.C. kimlik no bilinmediği durumlarda, imleç T.C. kimlik no kutusundayken, klavyeden F8 fonksiyon tuşuna tıklayarak Şekil 14.4. te görüntülenen Kimlik No Sorgulama ekranından, T.C. Kimlik No Sorgulama, Yabancı Kimlik Sorgulama veya T.C. Kimlik No Bulma sekmeleri yardımıyla kimlik numarası bulunabilmektedir. Şekil 14.4. Kimlik No Sorgulama Ekranı Personel Bilgi Girişi Formu nda; 1 numaralı alanda bulunan butonlar yardımıyla kayıtlı personel kartı ekranlarının görüntülenmesi sağlanmaktadır. Bu alanda bulunan statü içeriği, Kadro Hareketleri ekranındaki ilgili seçime göre Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 6
görüntülenmektedir. Şekil 14.2. de 1 numaralı alanda bulunan Kadro Hareketleri butonuna yardımıyla personeller için kadro bilgileriyle ilgili giriş ve değişikliklerin yapıldığı, Kadro Hareketleri Ekranına ulaşılmaktadır. Genel Bilgiler sekmesinde, personelin derece/kademe, memuriyet sınıfı gibi kadro hareketleriyle ilgili genel bilgi giriş işlemleri gerçekleştirilmektedir. Şekil 14.5. Kadro Hareketleri Ekranı 1 numaralı alanda, Genel Bilgiler, Çalışma Bilgileri, Bölüm Yetkileri, Eğitim Bilgileri ve Sendika Durumu sekmeleri bulunmaktadır. 2 numaralı alanda, Detay Hareketleri Grafik ve Sendika Hareketleri sekmeleri bulunmaktadır. Genel Bilgiler sekmesinde, personelin derece/kademe, memuriyet sınıfı gibi kadro hareketleriyle ilgili genel bilgi giriş işlemleri gerçekleştirilebilmektedir. Statü tanımlamaları, işlem düğmesi yardımıyla Şekil 14.6. da görüntülenen, Statü Tanımlama ekranından yapılabilmektedir. Şekil 14.6. Statü Tanımlama Ekranı 1 numaralı alanda, tanımlanacak statü bilgileri görüntülenmektedir. Bu alanda, yeni düğmesine tıklayarak statü kodu otomatik olarak alınmaktadır. Tanımlanan statünün listede seçilebilir olması için Aktiflik seçili hâle getirilmelidir. Varsayılan seçili ise tüm personeller için kadro hareketleri formu açıldığında, statü alanında otomatik olarak o değer seçili hâlde gelmektedir. 2 numaralı alanda, tanımlı statü listesi görüntülenmektedir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 7
Kadro Hareketleri Ekranı / Genel Bilgiler sekmesinde bulunan Hesapla butonu ile ilgili personelin memuriyete başlangıç tarihinden itibaren hizmet süresi, ay ve yıl bazında hesaplanabilmektedir. Bu alana, manuel olarak da giriş yapılabilmektedir. Memuriyet sınıfı tanımlamaları, işlem düğmesine tıklayarak, Şekil 14.7. de görüntülenen Memuriyet Sınıfı Tanımlama ekranından yapılabilmektedir. Şekil 14.7. Memuriyet Sınıfı Tanımlama Ekranı 1 numaralı alanda, tanımlanacak memuriyet sınıfı bilgilerini sisteme tanımlama bölümü yer almaktadır. Bu alanda Yeni düğmesine tıklayarak, durum kodu otomatik olarak alınmaktadır. Tanımlanan sınıfın listede seçilebilir olması için Aktiflik seçili hâle getirilmelidir. Varsayılan seçili ise tüm personeller için kadro hareketleri formu açıldığında, memuriyet sınıfı alanında otomatik olarak o değer seçili hâlde gelmektedir. 2 numaralı alanda, tanımlı memuriyet sınıfı listesi görüntülenmektedir. Kadro tanımlamaları simgesine tıklanarak Şekil 14.8. de görüntülenen Kadro Tanımlama ekranından yapılabilmektedir. Şekil 14.8. Kadro Tanımlama Ekranı Çalışma Bilgileri sekmesinde, personelin çalışma durumu ve çalıştığı birimle ilgili bilgi girişi işlemleri gerçekleştirilmektedir. 1 numaralı alanda, tanımlanacak Kadro bilgileri görüntülenmektedir. Bu alanda Yeni butonuna tıklanarak kadro kodu otomatik olarak alınmaktadır. Tanımlanan kadronun listede seçilebilir olması için Aktiflik seçili hâle getirilmelidir. Varsayılan seçili ise tüm personeller için kadro hareketleri formu açıldığında kadro alanı otomatik olarak o değer seçili hâlde gelmektedir. 2 numaralı alanda, tanımlı kadro listesi görüntülenmektedir. Şekil 14.9. da görüntülenen Çalışma Bilgileri sekmesinde, personelin çalışma durumu ve çalıştığı birimle ilgili bilgi girişi işlemleri gerçekleştirilebilmektedir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 8
Şekil 14.9. Çalışma Bilgileri Sekmesi Çalışma Düzeni tanımlamaları simgesine tıklayarak Şekil 14.10. da görüntülenen Çalışma Düzeni Tanımlama ekranından yapılabilmektedir. Şekil 14.10. Çalışma Düzeni Tanımlama Ekranı 1 numaralı alanda, çalışma düzeni bilgileri görüntülenmektedir. Bu alanda Yeni düğmesine tıklayarak çalışma düzen kodu otomatik olarak alınmaktadır. Tanımlanan çalışma düzeninin listede seçilebilir olması için Aktiflik seçili hâle getirilmelidir. 2 numaralı alanda, tanımlı çalışma düzeni listesi görüntülenmektedir. Hizmet Sınıfı tanımlamaları simgesine tıklayarak, Şekil 14.11. de görüntülenen Hizmet Sınıfı Tanımlama ekranından yapılabilmektedir. Hizmet sınıf tanımlama ekranında hizmet sınıfı kodu otomatik olarak alınmaktadır. Şekil 14.11. Hizmet Sınıfı Tanımlama Ekranı 1 numaralı alanda, tanımlanacak hizmet sınıfı bilgileri görüntülenmektedir. Bu alanda Yeni düğmesine tıklayarak hizmet sınıfı kodu otomatik olarak alınmaktadır. Tanımlanan hizmet sınıfının listede seçilebilir olması için Aktiflik alanı, seçili hâle getirilmelidir. 2 numaralı alanda, tanımlı hizmet sınıfı listesi görüntülenmektedir. Fiilî görev tanımlamaları, simgesine tıklayarak, Şekil 14.12. de görüntülenen Fiilî Görev Tanımlama ekranı üzerinden yapılabilmektedir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 9
Şekil 14.12. Fiilî Görev Tanımlama Ekranı 1 numaralı alanda, tanımlanacak fiilî görev bilgileri görüntülenmektedir. Bu alanda, Yeni düğmesine tıklayarak, fiilî görev kodu otomatik olarak alınmaktadır. Tanımlanan fiilî görevin listede seçilebilir olması için Aktiflik alanı seçili hâle getirilmelidir. 2 numaralı alanda, tanımlı fiilî görev listesi görüntülenmektedir. Kadro yeri tanımlamaları, simgesine tıklayarak, Şekil 14.13. te görüntülenen Kadro Yeri Tanımlama ekranı üzerinden yapılabilmektedir. Şekil 14.13. Kadro Yeri Tanımlama Ekranı Kadro yeri tanımlama ekranından kadro yeri kodu otomatik olarak alınmaktadır. 1 numaralı alanda, tanımlanacak kadro yeri bilgileri görüntülenmektedir. Bu alanda, Yeni düğmesine tıklayarak kadro yeri kodu otomatik olarak alınmaktadır. Tanımlanan kadro yerinin listede seçilebilir olması için Aktiflik alanı, seçili hâle getirilmelidir. 2 numaralı alanda, tanımlı kadro yeri listesi görüntülenmektedir. Görev yeri tanımlamaları, simgesine tıklayarak, Şekil 14.14. te görüntülenen Görev Yeri Tanımlama ekranından yapılabilmektedir. Şekil 14.14. Görev Yeri Tanımlama Ekranı 1 numaralı alanda, tanımlanacak görev yeri bilgileri görüntülenmektedir. Bu alanda, Yeni düğmesine tıklayarak, görev yeri kodu otomatik olarak alınmaktadır. Tanımlanan görev yerinin listede seçilebilir olması için Aktiflik Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 10
alanı, seçili hâle getirilmelidir. 2 numaralı alanda, tanımlı görev yeri listesi görüntülenmektedir. Görev birimi tanımlamaları, simgesine tıklayarak, Şekil 14.15. te görüntülenen Görev Birimi Tanımlama ekranından yapılabilmektedir. Şekil 14.15. Görev Birimi Tanımlama Ekranı 1 numaralı alanda, tanımlanacak görev birimi bilgileri görüntülenmektedir. Bu alanda, Yeni düğmesine tıklayarak, görev birimi kodu otomatik olarak alınmaktadır. Tanımlanan görev biriminin listede seçilebilir olması için Aktiflik alanı, seçili hâle getirilmelidir. 2 numaralı alanda, tanımlı görev birimi listesi görüntülenmektedir. Ana bilim dalı seçili değilse alt ihtisas dalları alanına, bilgi girişi yapılamamakta ve alan pasif durumda görüntülenmektedir. Sicil amiri tanımlamaları, simgesine tıklayarak, Şekil 14.16. da görüntülenen, Sicil Amiri Tanımlama ekranından yapılabilmektedir. Ana bilim dalı seçili değilse alt ihtisas dalları alanına, bilgi girişi yapılamamakta ve alan pasif durumda görüntülenmektedir. Şekil 14.16. Sicil Amiri Tanımlama Ekranı 1 numaralı alanda, tanımlanacak sicil amiri bilgileri görüntülenmektedir. Bu alanda, Yeni düğmesine tıklayarak, sicil amiri kodu otomatik olarak alınmaktadır. Tanımlanan sicil amirinin listede seçilebilir olması için Aktiflik alanı, seçili hâle getirilmelidir. 2 numaralı alanda, tanımlı sicil amiri listesi görüntülenmektedir. Şekil 14.17. Unvan Tanımlama Ekranı 1 numaralı alanda, tanımlanacak unvan bilgileri görüntülenmektedir. Bu alanda, Yeni düğmesine tıklayarak, unvan kodu otomatik olarak alınmaktadır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 11
Tanımlanan unvanın, listede seçilebilir olması için Aktiflik alanı, seçili hâle getirilmelidir. 2 numaralı alanda, tanımlı unvan listesi görüntülenmektedir. Şekil 14.18. de görüntülenen Bölüm Yetkileri sekmesinde, personelin yetkili olduğu alt bölümlerin seçim işlemi gerçekleştirilmektedir. Birden fazla seçim yapılabilmektedir. Şekil 14.18. Bölüm Yetkileri Sekmesi Şekil 14.19. da görüntülenen Eğitim Bilgileri sekmesinde, personelin eğitim durumuyla ilgili bilgilerin, giriş işlemi gerçekleştirilmektedir. Seçim listesinde, istenilen seçenek tanımlı değil ise simgesine tıklayarak tanımlama işlemi gerçekleştirilebilmektedir. Eğitim Bilgileri sekmesinde, personelin eğitim durumuyla ilgili bilgilerin, giriş işlemi gerçekleştirilmektedir. Şekil 14.19. Eğitim Bilgileri Sekmesi Şekil 14.20. de görüntülenen Sendika Durumu sekmesinde, personelin sendika durumuyla ilgili bilgilerin, giriş işlemi gerçekleştirilmektedir. Seçim listesinde, istenilen seçenek tanımlı değil ise simgesine tıklayarak tanımlama işlemi gerçekleştirilebilmektedir. Şekil 14.20. Sendika Durumu Sekmesi Personel Bilgi Girişi Formu nda, 2 numaralı alanda, personele ait yan bilgiler ve performans alma durumu bilgileri girişi yapılmaktadır. İlgili kısıma tıklayarak, personelin resminin eklenmesi de bu alan üzerinden yapılabilmektedir. 3 numaralı alanda, Kimlik, Askerlik Bilgileri, Ayrılma, Haftalık İzin Günleri, Bordro ve Banka Bilgileri sekmeleri bulunmaktadır. 1 numaralı alanda bulunan T.C. Kimlik No alanında, F8 fonksiyon tuşu Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 12
yardımıyla açılan ekran üzerinden, Bilgi Aktar düğmesiyle Şekil 14.21. de görüntülenen Kimlik sekmesine, verilerin aktarılması sağlanmaktadır. Şekil 14.21. Kimlik Sekmesi Şekil 14.22. de görüntülenen Askerlik Bilgileri sekmesinde, erkek personeller için askerlik bilgilerinin, giriş işlemi yapılmaktadır. Şekil 14.22. Askerlik Bilgileri Sekmesi Şekil 14.23. te görüntülenen Ayrılma sekmesi, personelin kurumdan ayrılması durumunda kullanılmaktadır. Şekil 14.23. Ayrılma Sekmesi Şekil 14.24. te görüntülenen Haftalık İzin Günleri sekmesinde, personelin izinli olduğu günlerin girişi yapılmaktadır. Şekil 14.24. Haftalık İzin Günleri Sekmesi Personel hangi bordrolara tabii ise o bordrolar seçilerek, hesaplanacak bordro seçim işlemi gerçekleştirilmektedir. Bordro menüsünde bulunan Bordro Çeşidi Tanımlama ekranında üzerinden yapılan bordro listesi, Şekil 14.25. te görüntülenen Bordro sekmesinde, Hesaplanacak Bordrolar alanında listelenmektedir. Personel hangi bordrolara tabii ise o bordrolar seçilerek, hesaplanacak bordro seçim işlemi gerçekleştirilmektedir. Bordro Birimi, personelin bordroya hangi birim üzerinden kayıtlı olduğunu gösteren alandır. Seçim listesinde istenilen seçenek tanımlı değil ise simgesine tıklayarak tanımlama işlemi gerçekleştirilebilmektedir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 13
Şekil 14.25. Bordro Sekmesi Şekil 14.26. da görüntülenen Banka Bilgileri sekmesinde, personelin bordro hesaplamaları sonrasında alacağı ücretin yatırılacağı, banka hesap bilgileri görüntülenmektedir. Şekil 14.26. Banka Bilgileri Sekmesi 2) Resmî Tatil Tanımlama Referanslar menüsünün ikinci formu, Resmî Tatil Tanımlama formudur. Bu form, resmî tatil günlerini, sisteme tanımlama işlemi için kullanılmaktadır. Referanslar menüsünün ikinci formu, Resmî Tatil Tanımlama Formu dur. Bu form, resmî tatil günlerini, sisteme tanımlama işlemi için kullanılmaktadır. Şekil 14.27. Resmi Tatil Tanımlama Formu Şekil 14.27. de görüntülenen Resmi Tatil Tanımlama Formu nda; 1 numaralı alan, resmî tatil tanımlama işleminin yapıldığı alandır. Yeni düğmesine tıklayarak, yeni bir Resmî Tatil ID si otomatik olarak alınmaktadır. Resmî Tatil Adı kutusuna, tatil ismi yazılır. Tanımı yapılan resmî tatil her yıl tekrar ediyorsa tarih aralık bilgisi girilerek, ilgili seçenek işaretlenir. Tanımlanan tatilin ilk günü yarım gün ise yarım gün seçeneği işaretlenmelidir. 2 numaralı alanda, tanımlı resmi tatil listesi görüntülenmektedir. 3) İzin türü tanımlama Referanslar menüsünün üçüncü formu, İzin Türü Tanımlama Formu dur. Bu form, kurumda kullanılacak olan bütün izinlerin sisteme tanıtılması için kullanılmaktadır. Adet bazlı izin, bir sonraki yıla devir ve iznin performansa etkisi işlemleri, bu form üzerinden belirlenmektedir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 14
Personel İzin Tahakkuk Girişi Formu, izin türü tanımlamaları dışında, kişiye özel izin günü sayısı işlemi için kullanılmaktadır. Şekil 14.28. İzin Türü Tanımlama Formu Şekil 14.28. de görüntülenen İzin Türü Tanımlama formunda; 1 numaralı alan, izin türü tanımının yapıldığı alandır. Süreden bağımsız olarak kullanım bazında hesaplanan izinler için Adet Bazlı İzin mi? seçeneği işaretlenmelidir. Tanımlanan izin türü, bir sonraki yıla devredecekse Bir Sonraki Yıla Devir EVET seçilmelidir. Devir kapsamı, son bir yıldan fazla ise Devir Yılı Var Mı? İşaretlenerek, devir yılı girişi yapılmalıdır. Aktif kutusu seçili olduğu sürece, ilgili tanımlama sistemde kullanılmaktadır. 2 numaralı alanda, tanımlanan izin türü listesi görüntülenmektedir. 4) Personel izin tahakkuk girişi Referanslar menüsünün dördüncü formu, Personel İzin Tahakkuk Girişi Formu dur. Bu form, izin türü tanımlamaları dışında, kişiye özel izin günü sayısı işlemi için kullanılmaktadır. Personelin izinlerine ilişkin tahakkuk eden izin sayısı bu form üzerinden tanımlanır. Şekil 14.29. Personel İzin Tahakkuk Girişi Formu Şekil 14.29. da görüntülenen Personel İzin Tahakkuk Girişi Formu nda; 1 numaralı alan, personel sicil nosu girilerek izin tahakkuk girişinin yapıldığı alandır. Sicil No bilinmediği durumlarda imleç, Sicil no kutusundayken, klavyeden F2 fonksiyon tuşuna tıklayarak, Ara düğmesi ile personel sicil no bulunabilmektedir. Yine aynı şekilde İzin Türü bilinmediği durumlarda imleç, İzin Türü kutusundayken, klavyeden F2 fonksiyon tuşuna tıklayarak Şekil 14.30. da görüntülenen Personel İzin Türü Yardım ekranından, Ara düğmesi ile izin türü bulunabilmektedir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 15
Referanslar menüsünün beşinci formu Personel İzin Takibi Formu dur. Bu form, personel izin girişi ve izin takibi işlemleri için kullanılmaktadır. Şekil 14.30. Personel İzin Türü Yardım Ekranı Şekil 14.30. da görüntülenen Personel İzin Türü Yardım ekranında; 1 numaralı alanda, görüntülenen kriterlerden herhangi bir alan yazılarak, Ara düğmesi ile izin türü bulma işlemi gerçekleştirilebileceği gibi hiçbir kriter yazmadan, doğrudan Ara düğmesi ile tüm izin türlerinin listelenmesi sağlanabilmektedir. 2 numaralı alanda, aranan kritere göre izin türü listesi görüntülenmektedir. Personel İzin Tahakkuk Girişi Formu nda; 2 numaralı alanda, izin tahakkuk listesi görüntülenmektedir. 5) Personel izin takibi Referanslar menüsünün beşinci formu Personel İzin Takibi Formu dur. Bu form, personel izin girişi ve izin takibi işlemleri için kullanılmaktadır. Şekil 14.31. Personel İzin Takibi Formu Şekil 14.31. de görüntülenen Personel İzin Takibi Formu nda; 1 numaralı alanda, personel sicil no girilerek izin girişinin yapıldığı personel bilgilerinin görüntülendiği alandır. Sicil no bilinmediği durumlarda imleç, Sicil No kutusundayken, klavyeden F2 fonksiyon tuşuna tıklayarak Personel Kartı Yardım ekranından personel sicil no bulunabilmektedir. Yeni butonuna tıklanarak yeni Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 16
Seçilen yıla ve seçilen izin türüne ait kullanılabilecek izin süresi, kullanılabilir izin süresi alanında görüntülenmektedir. bir izin sıra numarası alma işlemi gerçekleştirilmektedir. 2 numaralı alanda, izne ait detay bilgiler görüntülenmektedir. İzin başlangıç tarihi ve izin süresi girilerek göreve başlama tarihi otomatik olarak görüntülenebileceği gibi, izin başlangıç tarihi ve göreve başlama tarihi girilerek izin süresi otomatik olarak hesaplatılabilmektedir. İzin süresinden, personelin haftalık izin süresinin düşülmesi isteniyorsa Haftalık İzinler Dâhil seçeneği seçilmelidir. Aynı şekilde, izin tarih aralığına denk gelen resmî tatillerin, izin süresinden düşülmesi isteniyorsa Resmî Tatiller Dâhil seçeneği işaretlenmelidir. Seçilen yıla ve seçilen izin türüne ait kullanılabilecek izin süresi, kullanılabilir izin süresi alanında görüntülenmektedir. İzin süresi, kullanılabilir izin süresinden fazlaysa kullanıcı uyarılmakta ve kayıt işlemi gerçekleştirilememektedir. 3 numaralı alanda, personelin izin geçireceği adres bilgileri tanımlanmaktadır. 4 numaralı alanda, personelin 1 numaralı alanda seçilen yıla ait, izin listesi görüntülenmektedir. 5 numaralı alanda, imza grubu seçimi yapılmaktadır. İzin raporunu onaylayacak yetkililerin imza metinlerinden, bir imza grubu oluşturulmaktadır. Seçilen imza grubu rapora, imza grubu seçimi sonrası otomatik olarak aktarılmaktadır. İmza grubu tanımlamaları, simgesine tıklayarak, İmza Grubu Tanımlama ekranından yapılmaktadır. 6 numaralı alanda, işlem düğmeleri yer almaktadır. 6) Çalışma takvimi Referanslar menüsünün altıncı formu, Çalışma Takvimi Formu dur. Bu form, personelin çalışma takvimini oluşturma amacıyla kullanılmaktadır. Şekil 14.32. Çalışma Takvimi Formu Şekil 14.32. de görüntülenen Çalışma Takvimi Formu nda; 1 numaralı alanda, çalışma takvimi oluşturulacak personelin ya da personellerin seçilebilmesi için gerekli sorgu kriterleri yer almaktadır. Sorgula düğmesi yardımıyla sorgulama işlemi gerçekleştirilmektedir. 2 numaralı alanda, sorgulama panelinde girilen kriterlere uygun personel listesi görüntülenmektedir. 3 numaralı alanda, Tümü seçeneği ile görüntülenen bütün personellerin, Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 17
Çalışma Takvimi Formu kullanılarak seçilen tarihe ait başlangıç saati, bitiş saati, bakılabilecek maksimum hasta sayısı ve görev birim bilgileri girilebilinecektir. seçim işlemi yapılabilmektedir. Ad soyad, kimlik no, sicil no bilgilerinden, herhangi biri bilinen bir personelin bilgisi girilerek, listede seçili hâle gelmesi sağlanabilmektedir. Bu fonksiyon enter tuşu ile çalışmaktadır. 4 numaralı alanda, 6 numaralı alanda bulunan Hesapla düğmesine tıklayarak 2 numaralı alandan seçilen ve çalışma takvimi oluşturulacak personel listesi görüntülenmektedir. 5 numaralı alanda, seçilen tarihe ait başlangıç saati, bitiş saati, bakılabilecek maksimum hasta sayısı ve görev birim bilgileri girilerek 4 numaralı alanda, seçilen personellerin çalışma takvimi oluşturulmaktadır. 6 numaralı alanda, işlem düğmeleri yer almaktadır. Kayıt Getir düğmesine tıklayarak, 2 numaralı alanda seçilen personellerin, daha önceden oluşturulan çalışma takvimleri görüntülenebilmektedir. Kaydet düğmesi yardımıyla ilgili işlemler, kayıt altına alınmaktadır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 18
Özet Personel Sistemi Personelin kadro, unvan, çalıştığı yer vb. bilgilerin girişi ve takibinin yapıldığı modüldür. Hastane personellerinin atama, kıdem, sicil, izin işlemlerini ve ilgili tüm formlarını yürüten bir modüldür. Kurumda çalışan tüm hizmetlilerin özlük işlerini (sicil) takip altına alarak, izinlerinden tüm yasal haklarına kadar bütün verileri kolayca bünyesinde barındırır. Personel İşlemleri Modülünün amacı tüm personel (memur, sözleşmeli, geçici görevli, hizmet alımı yoluyla çalıştırılan personel, vb.) işlemlerinin elektronik ortamda yürütülebilmesi ve yönetilebilmesidir. Kurum personeline ilişkin tüm bilgilerin saklanıp bordrolarının çıkartılmasını amaçlar. Bu modül parametrik bir yapıdadır ve mevzuattaki değişiklikler, parametreler aracılığıyla modüle yansıtılabilmektedir. Memur ve sözleşmeli (döner sermaye, vakıf, dernek, vb.) personele ilişkin kimlik, sicil ve özlük bilgileri tutulmaktadır. Hastane içi görevlendirmelerde esas olmak üzere personelin aldığı eğitim, katıldığı kurs ve sertifika programlarıyla ilgili bilgilerin sisteme kaydedilmesi ve sorgulanabilmesi sağlanmaktadır. Personel kendi şifresini kullanarak herhangi bir yerden sisteme girebilir, vardiya bilgileri, aylık toplam çalışma süresi, izin hakkı, personele ilişkin yönetmelikler, mevzuat duyuruları, eğitim programları, sosyal aktiviteler ve diğer duyurular, avans uygulaması varsa ödenen avans ve ay sonu maaşı, performans hedefleri ve sonuçlarını içeren kendine özgü veya genel bilgileri görebilmektedir. Personel Yönetim Sistemi, üç menüden oluşmaktadır. Sistemin ilk menüsü olan Referanslar menüsünde, tüm tanımlama ve atamaların yapılmasını sağlayan formlar, ikinci menü olan Ek Bilgi Girişi menüsünde, personel eğitim, terfi bilgileri ve icra durumunun takip edilmesini sağlayan formlar yer almaktadır. Bordro menüsünde bulunan formlar sayesinde ise sisteme tanımlanan personellerin bordroları oluşturulmaktadır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 19
Ödev Personel Sistemi Hastanelerde Personel Modülü'nün kullanımının sağladığı avantajları yazınız. Cevabınızı 200 kelimeyi geçmeyecek şekilde belirtiniz. Hazırladığınız ödevi sistemde ilgili ünite başlığı altında yer alan Ödev bölümüne yükleyebilirsiniz. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 20
DEĞERLENDİRME SORULARI Değerlendirme sorularını sistemde ilgili ünite başlığı altında yer alan Bölüm Sonu Testi bölümünde etkileşimli olarak cevaplayabilirsiniz. 1. Personel işlemleri modülünün amacı aşağıdakilerden hangisidir? a) Tüm personel işlemlerinin elektronik ortamda yürütülebilmesi b) Tüm personel işlemlerinin kâğıt üzerinden yönetilmesi c) Modüllerin birlikte işlemesi d) Rapor modülünün kontrolü e) Hiçbiri 2. T.C. Sağlık Bakanlığı hastaneleri ile ağız ve diş sağlığı merkezlerinin Hastane Bilgi Yönetim Sistemi alımları için hazırlanmış olan Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Alım Kılavuzu nda aşağıdaki işlemlerin hangisi yapılmaz? a) Personel takip işlemleri b) Bordro işlemleri c) Eğitim yönetimi d) Zaman yönetimi e) Rapor işlemleri 3. Personel portalında aşağıdaki işlemlerden hangisi yapılmaz? a) Vardiya bilgileri b) Aylık toplam çalışma süresi c) İzin hakkı d) Eğitim programları e) Diğer personel işlemleri 4. Personel Yönetim Sistemi kaç menüden oluşmaktadır? a) 1 b) 2 c) 3 d) 4 e) 5 5. Personel Yönetim Sisteminin ilk menüsü aşağıdakilerden hangisidir? a) Referanslar Menüsü b) Ek Bilgi Girişi Menüsü c) Bordro Menüsü d) Raporlar Menüsü e) Stok Menüsü Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 21
6. Personel eğitim, terfi bilgilerinin yer aldığı menü aşağıdakilerden hangisidir? a) Referanslar Menüsü b) Ek Bilgi Girişi c) Bordro Menüsü d) Raporlar Menüsü e) Stok Menüsü 7. Referanslar menüsünün ilk formu aşağıdakilerden hangisidir? a) Personel Bilgi Girişi Formu b) Resmî Tatil Tanımlama c) Personel İzin Takibi d) Bordro Hazırlama e) Personel İzin Tahakkuk Girişi 8. Personel izin girişi ve izin takibi işlemleri için kullanılan menü aşağıdakilerden hangisidir? a) Resmî Tatil Tanımlama Formu b) Personel İzin Tahakkuk Girişi Formu c) Personel İzin Takibi Formu d) Bordro Sekmesi e) İzin Formu Sekmesi 9. Personelin bütün izinlerinin, sisteme tanıtılması için kullanılan menü aşağıdakilerden hangisidir? a) Çalışma Takvimi b) Personel İzin Tahakkuk Girişi c) İzin Türü Tanımlama d) Resmî Tatil Tanımlama e) Personel İzin Takibi 10. Personelin kadro hareketleri, haftalık izin günleri ve banka bilgilerinin tanımlandığı form aşağıdakilerden hangisidir? a) Personel Bilgi Girişi Formu b) Resmî Tatil Tanımlama c) Personel İzin Takibi d) Çalışma Takvimi e) Personel İzin Tahakkuk Girişi Cevap Anahtarı 1.A, 2.E, 3.E, 4.C, 5.A, 6.B, 7.A, 8.C, 9.C, 10.A Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 22
YARARLANILAN VE BAŞVURULABİLECEK DİĞER KAYNAKLAR Ceylan, F. (2012). Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri. Uludağ Üniversitesi, Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Ders Notları. [Erişim Tarihi: 13.05.2013]. shmyo.uludag.edu.tr/ders_notlari/hbys2013.pdf. Eroğlu Bilgi Yönetim Sistemleri. Personel Bilgi Yönetim Sistemi Kullanım Kılavuzu. http://egitim.enlildestek.com/eroglu_egitim_kilavuzlar/hbys_klinik_sekr ETERLIGI.pdf. [Erişim Tarihi: 06-05-2013]. Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri Alım Kılavuzu. [Erişim Tarihi: 13.05.2013]. www.saglik.gov.tr/tr/dosya/1-68227/h/hbsak2010.doc. Işık, O., Akbolat, M. (2010). Bilgi Teknolojileri ve Hastane Bilgi Sistemleri Kullanımı: Sağlık Çalışanları Üzerine Bir Araştırma. Bilgi Dünyası, Vol:11 (No:2), ss: 365-389. say2000 Personel Modülü Uygulama Kılavuzu. [Erişim Tarihi: 13.05.2013]. https://www.kbs.gov.tr/.../say2000i%20personel%20modülü%20uygulama. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 23