GİDEN EVRAK KAYIT SAYFASI KULLANICI KILAVUZU 2012
İÇERİK 1 EVRAK OLUŞTUR... 3 1.1 Gizlilik Derecesi... 5 1.2 Yazı Durumu... 5 1.3 Konu Grubu ve Konu seçme... 6 1.3.1 Konu Grubu Favori Belirleme... 7 1.4 Gönderilecek Yer Seçimi... 8 1.4.1 Bakanlık Seç... 8 1.4.2 Birim Adresi Seç... 9 1.4.3 Dış Adres Seç... 9 1.4.4 Şahıs Seç... 10 1.4.5 Dağıtım Planı Seç... 10 1.4.6 Eklenmiş Adresler... 11 1.5 Kağıt Ortamında Gitme Durumu... 12 1.6 İlgi Seçimi... 14 1.6.1 Sistem İçi İlgi Seç... 14 1.6.2 Sistem Dışı İlgi Ekle... 14 1.6.3 Eklenmiş İlgiler... 15 1.7 Metni Yazınız... 15 1.8 Ek Ekleme... 16 1.8.1 Açıklama Ekle... 16 1.8.2 Dosya Ekle... 16 1.8.3 Evrak Ekle... 17 1.8.4 Eklenmiş Ekler... 17 2 EVRAK PARAFLAMA... 18 2.1 Normal Paraflama... 18 2.2 E-imzalı Paraflama... 19 2.3 Paraf Bekleyenler... 21 3 EVRAK İMZALAMA... 21 3.1 İçerikten Tek imzalama... 21 3.2 Toplu İmzalama... 22
Gİ DEN EVRAK 1 Evrak Oluştur Evrak Ana sayfasında sol menüde kayıt işlemleri başlığının altındaki Evrak Oluştur linkine tıklanır. Evrak oluşturma sayfası açılmadan önce sistem alttaki İmza Rota Seçme ekranını otomatik açar. Evraka uygun imza rotası seç linkine tıklanarak seçilir. Daha önce sık kullanılan bir imza rotası belirlenmişse rota kayıt ekranı açılmaz seçili rota evraka yapışık olarak açılır.
Seçilen Rotadaki isimler evrakta uygun alana otomatik olarak yerleşir. Rota seçiminden sonra sayfa üzerindeki gerekli kısımlar sırasıyla doldurulur.
1.1 Gizlilik Derecesi Evrakın en üstünde bulunan Gizlilik Derecesi yazısına sağ tıklandığında açılan alttaki listeden istenilen gizlilik derecesi seçilir. Seçilen durum evrakın üst ve altında kırmızı yazıyla görünür. 1.2 Yazı Durumu Evrakta antet bilgisinin altında sağ üst bulunan Yazı Durumunu Giriniz yazısına sağ tıklandığında açılan alttaki listeden istenilen Özel Durum seçilir. Seçilen durum evrakın sağ üst kısmında kırmızı yazıyla görünür. Sadece 1 adet özel durum seçilebilir.
1.3 Konu Grubu ve Konu seçme Standart Dosya Planına uygun konu grubunu seçme ve evrak konusunu elle girmek için sağ tıklanarak açılır. Konu grubunda yer alan kelime yazılır, sistem tarafından listelenen uygun konu grubu seçilir. Seçilen konu grubu numarası evrakta birim haberleşme kodunun bulunduğu alana işaretiyle eklenir. Konu satırına ise evrak konusu kısa ve özlü olacak şekilde yazılır. Konu grubunu bilmiyorsanız ağaç yapısını açarak uygun başlık altındaki gruplar incelenir ve seçilir. Evraka Ekle linkine tıklanarak seçilen ve girilen veriler evraka aktarılır.
1.3.1 Konu Grubu Favori Belirleme Bu sayfa aracılığıyla favorilerinize eklediğiniz konu grupları evrak üzerinde seçim yaparken altta kırmızı kutucuk içerisinde işaretli olan butona basılarak otomatik açılır, sistem daha kolay seçim yapmanıza yardımcı olur.
1.4 Gönderilecek Yer Seçimi Evrak Üzerinde Gönderilecek Yer Seçiniz yazısına sağ tıklanır. Açılan Adres Seçme penceresinden beş farklı türde adres seçilebilir. 1.4.1 Bakanlık Seç Bu sekme sadece taşra birimleri (Valilik, kaymakamlık, İl Özel İdare) tarafından Bakanlık Merkez Birimlerine evrak yollanırken kullanılır. Bu kısımdan seçilen adreslerin başına T.C. İçişleri Bakanlığı ibaresi eklenir. Bakanlık Merkez birimleri birbirine evrak gönderirken bu sekmeyi kullanmazlar.
1.4.2 Birim Adresi Seç Bu sekme taşra birimlerinde birbirine evrak gönderirken, Merkez birimlerinde tüm taşra ve merkeze evrak gönderilirken kullanılır. Birim eki kısmına ne-na ekleri eklenir. Alt birim kısmına elle giriş yapılır, evrak doğrudan seçili üst birime gider oradan evrakçılar alt birimlere havale eder. Aynı üst birime ait birden fazla alt birim ayrı ayrı kaydedilebilir. 1.4.3 Dış Adres Seç Bu kısımdan Bakanlığımız bünyesinde olmayan tüm dış kurumlar seçilebilir. Dış Adres veri tabanı e- İçişleri Proje Sorumluları tarafından oluşturulur. Buradan seçilen adreslere evrak sistem üzerinden ulaşmaz çıktı alınarak evrak asıllarının gönderilmesi gereklidir. Kullanıcılar sistemde bulunamayan dış adresler için ilgili proje sorumlusuna başvurulabilir.
1.4.4 Şahıs Seç Kişilere gönderilen evrakla için isim ve adres bilgilerinin seçildiği ekrandır. Seçilen kişilere evrak sistem üzerinden ulaşmayacağından posta yoluyla veya elden iletilmesi gerekmektedir. 1.4.5 Dağıtım Planı Seç Dağıtım planı kayıt sayfasında oluşturulmuş olan toplu adres şablonları bu sekme yardımıyla evraka gideceği adres olarak bir tıklamayla seçilebilir. Evrak çıktısı alınırken planda ekli olan her bir adres için sistem ayrı döküm verir.
1.4.6 Eklenmiş Adresler Bu sekme yardımıyla eklenmiş olan adresler üzerinde düzenlemeler yapılarak evraka aktarma işlemi yapılır. Seçili adreslerin bir bölümünü alt satıra kaydırmak için adresin arasına tıklanarak enter tuşuna basılır. Gereği ve Bilgi seçimi yapılabilir. Silme işlemi gerçekleştirilebilir. İşaretli adresleri bir üste veya ir alta kaydırılabilir yada seçili hale getirilip büyük küçük harfe dönüştürülebilir. Son olarak evraka ekle linkine tıklanarak değişiklikler evraka eklenir.
1.5 Kağıt Ortamında Gitme Durumu Seçili adresler evraka eklendikten sonra sistem kullanıcıyı otomatik olarak bu sayfaya yönlendirir. Sayfada tüm adresler sıralı halde listelenir ve evrak aslının postaylamı gönderileceği yoksa sadece e- imzalı olarak mı gönderileceği konusunda evet veya hayır seçimi yapılır. Seçip toplu olarak ta yapılabilir. Kağıt ortamında gitme durumu seçildikten sonra Kaydet ve Kapat butonuna basılarak işlem tamamlanır. Seçili adresler evrak sayfası üzerinde görünür.
1.6 İlgi Seçimi Evrak sayfasında ilgi yazısına sağ tıklanarak ilgi ekleme penceresi açılır. 1.6.1 Sistem İçi İlgi Seç Sistem içi ilgi; daha önce e-içişleri modülü kullanılarak sisteme kaydedilmiş olan evraklardır. Sekmeye tıklandığında evrak arama sayfası açılır, numarasına, tarihe, konuya veya türüne göre arama yapılabilir. Bu kısımdan seçilerek eklenen evraklar diğer tarafta içerik olarak ta görülebilirler. 1.6.2 Sistem Dışı İlgi Ekle Sistem dışı ilgiler E-içişleri sisteminde kaydedilmemiş olan yazıları el ile yazarak evraka eklediğiniz bölümdür. eklenecek ilgiler elle yazılır.
1.6.3 Eklenmiş İlgiler Seçilen Sistem dışı ve Sistem içi ilgileri evraka aktarmak için Eklenmiş İlgilier sekmesine tıklanır. Açılan sayfada seçili olan ilgiler üzerinde metin değişiklikleri yapılabilir. Yazınız, yazısı vb. eklemeler yapılarak evraka eklenebilir. 1.7 Metni Yazınız Evraka ait metin ister evrak üzerinde yazılabilir istenirse başka bir belgeden kopyalanarak Ctrl+v tuş kombinasyonu yardımıyla evraka yapıştırılabilir. Word belgesinde kopyalanan bir metni yapıştırmak istediğinizde sistem tarafında metin üzerinde karakter vb. özellikleri sıfırlanmasını isteyip istemediğinize dair bir pencere açılır. Yazı tipi tanımlarıyla ilgili kutucuk işaretlenirse olduğu gibi veya standart metin olarak yapıştırılabilir.
1.8 Ek Ekleme Yazınıza ek eklemek için evrak üzerindeki Ek: yazısına sağ tıklanarak ek panceresi açılır. Yazılara 3 şekilde ek eklenir. 1.8.1 Açıklama Ekle Evrak aslının da gideceği durumlarda sistemden taranamayacak kadar büyük bir ek varsa bu alana el ile bilgisi girilir Örneğin: 1 Takım Dosya gibi. 1.8.2 Dosya Ekle Bilgisayarınızda yüklü bir dosyayı ekleme için kullanılır. Ek Açıklama kısmına Dosyanın Evrak üzerinde görünecek olan adı yazılır. Alt kutucuktan Gözat browse butonuyla arama yapılıp ilgili dosya seçilir ve Ekle linkine tıklanarak eklenmiş eklere düşürülür. Bu şekilde eklenen ekler için 10 Mb ekleme boyutu vardır.
1.8.3 Evrak Ekle Sekmeye tıklandığında evrak arama sayfası açılır, numarasına, tarihe, konuya veya türüne göre arama yapılabilir. Bu kısımdan seçilerek eklenen ekler diğer tarafta içerik olarak ta görülebilirler. 1.8.4 Eklenmiş Ekler Eklemiş olduğunuz ekleri silebilir veya Evraka Ekle linkine tıklayarak evrak sayfanıza aktarabilirsiniz.
2 Evrak Paraflama Tüm verilerini girmiş olduğunuz evrakı paraflayarak imza sürecindeki bir sonraki kişiye gönderebilmek için sol üst kısımda bulunan İmza sürecindeki sonraki kişiye gönder kutucuğu işaretlenerek disket şeklindeki Kaydet butonuna basılır. 2.1 Normal Paraflama (e-imzasız) Evrakı e-imzasız paraflamak için Evrak içeriğini sayısal imzayla imzala kutucuğu işaretlemeden imza sürecindeki kişiye gönder kutucuğu işaretlenir ve Kaydet butonuna basılır. Amir sayfasında Paraf Bekleyen menüsünde Parafla Gönder butonuna basılır. Paraflanma işlemi tamamlanınca sistem evrak bilgilerini içeren Evrak Genel sayfasını açar. Bu sayfada henüz sayı almamış ve diğer kullanıcılar tarafından paraflanmamış olan evrakınızı Sil linki yardımıyla silebilirsiniz.
2.2 E-imzalı Paraflama Evrakı e-imzalı paraflamak istiyorsanız Evrak İçeriğini sayısal imzayla imzala kutucuğunu işaretleyip kaydet butonuna basılır. Sistem tarafından açılan e-imza sayfasında İmzala Butonuna basılır.
Pin Kodu ekranına e-imzanıza ait pin kodu girilerek tamam butonuna basılır. İmzalama işlemini tamamlamak için Kaydet butonuna basılır. E-imza kurulum ve kullanım kılavuzları e-içişleri Ana sayfasında Yardım Dökümanları menüsü altında mevcuttur.
2.3 Paraf Bekleyenler (Toplu Paraflama) Kullanıcılar kendi oluşturdukları evrakı paraflamanın yanında diğer kullanıcıların oluşturduğu ve kendilerininde imza rotasına eklendiği evrakları evrak ana sayfalarında Paraf Bekleyen linki altında görürler. Bu sayfada evrak detayına girmeye gerek kalmadan, işaretledikleri evrakları Parafla Gönder ve Sayısal İmzala parafla Gönder butonlarını kullanarak toplu olarak paraflayabilirler. 3 Evrak İmzalama 3.1 İçerikten Tek İmzalama Evrak ana sayfasında İmza Bekleyen linki altındaki evrakların detayına girilerek güncelle menüsüne tıklanırsa giden evrakın içerik sayfası açılır. Kullanıcı içerik üzerinde değişiklik yapmadan imzalamak isterse üstteki Sayısal İmzayla İmzala kutucuğunu işaretledikten sonra sayfanın altındaki Sayı ver ve Sonraki Kişiye Gönder yazısına tıklayarak e-imza atma sayfasına ulaşır buradan e-imzasına ait pin kodunu girerek evrakı imzalar.
3.2 Toplu İmzalama Toplu evrak imzalama seçeneği sadece Amir konumundaki kullanıcıla için geçerlidir. İmza veya paraf bekleyenler sayfasında listelenmiş olan evraklar birden fazla işaretlenerek Sayısal İmzalama basılır. Açılan İmzalama sayfasında seçili olan evrakların konuları görünür. Seçili Evrakın İçeriğini Göster butonuna basılarak imzalanacak evrakın içeriğinie bakılabilir. İmzala butonuna basılır.
Açılan pin kodu ekranına e-imza pin kodunu girerek Tamam butonuna basılır. İmzalama işlemini sonlandırmak için Kaydet butonuna basılır ve işlem tamamlanır.