GÖREV TANIMLARI Karar Tarihi : 07 / 03 / 2008 Karar No: 84 Sayfa No: 1/11 AMAÇ: BİRİNCİ BÖLÜM Madde 1) Bu yönetmeliğin amacı 5393 Sayılı Belediye Kanunu nun 48 nci maddesi, ISO 9001-2000 kapsamında, Görev, Çalışma Usul ve Esaslarını belirler ve düzenler. KAPSAM: Madde 2) Bu Yönetmelik Belediyemizdeki 23 Adet Birim Müdürlüklerini kapsar. YASAL DAYANAK Madde 3) 5393 Sayılı Belediye Kanunu. GÖREV TANIMLARI 1. Başkanlık dışına gönderilecek evrakların kayıt edilip ilgili yerlere teslimini ya da posta veya kurye vasıtasıyla gönderilmesini sağlamak. 2. Belediye Başkanlığı adına gönderilen evrakların kaydının alınarak ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak 3. Belediye Meclisi ve Encümeninde görüşülmesi talebiyle gelen evrakı zimmetle teslim alarak, Meclis ve Encümen gündemine teslim etmek 4. Encümen kararlarının yazılmasını sağlamak, gereği için ilgili birimlere göndermek. 5. Meclis gündemini hazırlamak, gündemin meclis üyelerine dağıtımını sağlamak, gazete aracılığı ile ilanını yaptırmak. 6. Meclis gündemlerinin parti gruplarına dağıtımını yapmak 7. Mecliste İhtisas Komisyonlarına havale edilen evrakın, Komisyonda incelendikten sonra tekrar bir sonraki gündeme girmesini sağlamak 8. Mecliste alınan kararların ilgili yasa hükümlerine dayanarak yazılmasını sağlamak, ilgili kurum ve birimlere göndermek. 9. İhtisas Komisyonunca hazırlanan raporları çoğaltarak belediye meclis üyelerine dağıtımını yapmak 10. Meclis ve Encümen Kararlarının özetlerini karar defterlerine yazmak. 11. Meclis ve Encümen Üyelerinin özlük işlemlerini takip etmek 12. Birim içi personel özlük işlemlerini yapmak. 13. Müdürlüğe ait ihale ve ayniyat işlemlerini yapmak 14. Müteferrik yazışmaları takip etmek 15. Sivil toplum örgütü Gebze Belediyeler Birliğine ve Belediyemizin üyesi olduğu diğer birliklere ait işlemleri takip etmek. 16. Belediyemizin Kurum Arşivinin birimlerce düzenli bir şekilde kullanılması için gerekli iş ve işlemleri yapmak. 17. Müdürlük yıllık bütçesini hazırlamak 18. Mesleki konularda birim içi ve birim dışı eğitim çalışmalarını yapmak.
GÖREV TANIMLARI EVLENDİRME MEMURLUĞU 19. Belediye Başkanlığınca kendilerine verilen yetkiye istinaden birbirleri ile evlenmek isteyen kadın ve erkeğin evlenmeye dair müracaatlarını kabul etmek. 20. Gerekli evrakları hazır olanların evlenme akdini yapmak. 21. Aile cüzdanı düzenleyip vermek 22. Evlilik işlemlerinin nüfus kütüklerine tescilini sağlamak 23. Evlenme kütüğü ve dosyalarını arşivlemek. 24. Çiftler yurt dışında veya yabancı elçiliklerde nikâh yaptırmak istiyorsa kendilerine gerekli belgelerin toplanmasında danışmanlık yapmak. 25. Birimin yıllık bütçesini hazırlamak 26. Birimin ayniyat işlemlerini yapmak 27. Mesleki konularda birim içi ve birim dışı eğitim çalışmalarını yapmak.
GÖREV ÜNVANI: MÜDÜR 1. Başkanlığa gelen her türlü genelge ve yazılar ile vatandaşların yazılı talep ve isteklerinin kaydının yapılarak ilgili birimlere sevkini sağlamak, teftişe tabi olan evrakları dosyasında muhafaza etmek 2. Belediye Başkanlığınca meclise ve encümen e havale edilen evrakların takibi ve alınan kararların yazdırılarak gönderilmesi ve karar asıllarının muhafazasını sağlamak 3. Belediyemizin genel arşiv işlemlerini düzenlemek 4. Emir vereceği kimseler müdürlük personelinin tümüdür 5. Kendisine bağlı personelin çalışmalarını düzenlemek, işbirliği sağlamak 6. Birim personelinin disiplin ve sicil amiridir 7. Birimi ile ilgili çalışmaları izler ve denetler 8. Kendi çalışma konularında resmi ve özel kuruluşlarla işbirliği kurar, yetkili üst makama bilgi vermek 9. Biriminin bütçesini ve birim faaliyet raporlarını hazırlayarak başkanlığa sunmak 10. Belediye meclis ve encümen toplantılarının zamanında ve usulüne uygun olarak toplanmasını ve ilgili salonların yönetim ve denetimi sağlar. 11. Evlendirme memurluğunun yaptığı işleri denetler. 12. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek 1. Direkt olarak Başkan Yardımcısına bağlıdır 2. Görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmenin gerektirdiği bütün faaliyetleri yürütmekten Başkan Yardımcısına karşı sorumludur 3. Yazı İşleri Büro Amiri ve Evlendirme Büro Amiri ile alt kadroları kendisine bağlı bulunan kadrolardır 1. Üniversite mezunu 3. Yöneticilik bilgi ve tecrübesine sahip 4. Bilgisayar bilgisi yeterli 5. Toplam kalite anlayışına sahip
GÖREV ÜNVANI: YAZI İŞLERİ BÜRO AMİRİ 1. Belediye Başkanı ve Müdürün verdiği diğer görevleri yapmak 2. Müdürün bulunmadığı zamanlarda servisi sevk ve idare etmek 3. Meclis, Encümen ve posta işlemlerinin koordinasyonunu sağlamak 2. Görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmenin gerektirdiği bütün faaliyetleri yürütmekten Müdür e karşı sorumludur 3. Encümen Kalemi, Meclis Kalemi, Evrak ve Posta İşleri Memuru, Arşiv Memuru ve Hizmetli kendisine bağlı bulunan kadrolardır 1. Üniversite mezunu 3. Bilgisayar bilgisi yeterli
GÖREV ÜNVANI: ENCÜMEN KALEMİ 1. Müdürlüklerden gelen dosyalara, tekliflere göre Encümen toplantı gündemini hazırlamak 2. Müdürlüklerden gelen tekliflerin karara bağlanmasını sağlamak 3. Encümen karar defterine kayıt yapmak, karar suretlerini teklifin geldiği birimlere ulaştırmak, karar asıllarını sırasına göre dosyalamak 4. Müdürlüğe ait yazışmaları prosedüre uygun yapmak 5. Gündemi oluşturan evrakları encümen üyelerine toplantıda sunarak karar kâğıtlarını imzalatmak 6. Yazılan kararları, takip eden gündemde imzaya sunmak 7. Belediye Encümeni nin aktif olarak çalışabilmesi için gerekli çalışmaları yerine getirmek 8. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek 2. Görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmenin gerektirdiği bütün faaliyetleri yürütmekten Müdür ve Yazı İşleri Büro Amirine karşı sorumludur 1. Lise ve dengi meslek lisesi mezunu 3. Bilgisayar bilgisi yeterli
GÖREV ÜNVANI: MECLİS KALEMİ 1. Müdürlüklerden gelen teklifleri kayda alarak gündem oluşturmak ve meclis üyeleri sayısınca çoğaltarak tebligatını yapmak 2. Meclis toplantı günlerinde kasete kayıtları almak ve toplantı bitiminde kaseti deşifre ederek toplantıda alınan kararları yazmak ve imzalatmak, 3. Yazılan Kararları Mülkiye İdare Amiri ve ilgili müdürlüklere göndermek 4. Meclis Karar Özet Defterine kararların yazılması 5. Meclise ait bütün tutanakları dikkatli ve titizlikle kayda geçmek ve kararları teklifleri ile birlikte düzenli bir şekilde dosyalayıp arşivlemek. 6. Meclis bitiminde Meclis üyelerinin hakkı huzurlarını hazırlamak, puantajı yapıp ilgili müdürlüğe bildirmek. 7. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek 2. Görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmenin gerektirdiği bütün faaliyetleri yürütmekten Müdür ve Yazı İşleri Büro Amirine karşı sorumludur 1. Lise ve dengi meslek lisesi mezunu 3. Bilgisayar bilgisi yeterli
GÖREV ÜNVANI: EVRAK VE POSTA İŞLERİ MEMURU 1. Posta kurumları aracılığı ile Belediyemize gönderilen evrakı teslim almak 2. Gelen evrakı incelemek, ilgili birim ya da birimlerce havale şerhlerini evrak üzerine yazmak 3. Havale şerhlerinin uygunluğuna dair birim amirince imza işleminin tamamlanmasından sonra evrak kayıt defterine kayıt işlemlerini yapmak 4. Kayda giren evrakı zimmetle ilgili birimlere teslim etmek 5. Belediyemiz birimlerince hazırlanan giden evrakı teslim almak 6. Teslim alınan evrakı kurye ile ilgili yerlere ya da posta yolu ile göndermek 7. Kurumumuza dışarıdan gelen ve cevap verilmesi gereken evraktan süresi içinde cevap verilmeyenlerin cevabının verilmesi için koordinasyon görevi yapmak 8. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek 2. Görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmenin gerektirdiği bütün faaliyetleri yürütmekten Müdür ve Yazı İşleri Büro Amirine karşı sorumludur 1. Lise ve dengi meslek lisesi mezunu 3. Bilgisayar bilgisi yeterli
GÖREV ÜNVANI: ARŞİV MEMURU 1. Birimlerde oluşan ve arşivlenecek malzemelerin standart bir yapıya kavuşturulmasını sağlamak amacı ile tüm birimlerin için kodlama yapmak ve takip etmek 2. Her yılsonu birim evraklarının arşive intikal etmesi gerekenlerinin teslim alınması ile ilgili işlemleri yürütmek 3. Muhafazasına gerek kalmayan evrak/evrakları ilgili komisyon kararı doğrultusunda imha etmek 4. Arşivden talep edilen evrakı en kısa sürede ve eksiksiz olarak belirlenen prosedür çerçevesinde talep sahibine teslim etmek ve yine ilgili prosedüre uygun olarak iadesini gerçekleştirmek 5. İndeksleme çalışmalarını yürütmek ve kontrolünü yapmak 6. Çalışmalarını daha etkili ve verimli bir şekilde yürütebilmek için kullanmakta olduğu her türlü ekipmanın muhtemel hasarlardan korunabilmesi için gerekli önlemleri almak 7. Bilgisayarda yürütmekte olduğu çalışmaların sistemli ve belirli prensipler dahilinde yedeklemesini yapmak 2. Görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmenin gerektirdiği bütün faaliyetleri yürütmekten Müdür ve Yazı İşleri Büro Amirine karşı sorumludur 1. Lise ve dengi meslek lisesi mezunu, tercihen üniversite memuru(arşivcilik) 3. Bilgisayar bilgisi yeterli
GÖREV ÜNVANI: HİZMETLİ 1. Müdürlük hizmet binaları ve faaliyet merkezlerinin temizlik ve diğer hizmetlerini vermek 2. Alt hizmet birimi olarak faaliyetlerde görev almak 3. Haftalık ve aylık periyotlar dahilinde rutin temizliğin yapılması 4. Birim içi evrakların taşınması işlemlerini yürütmek 5. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek 2. Görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmenin gerektirdiği bütün faaliyetleri yürütmekten Müdür ve Yazı İşleri Büro Amirine karşı sorumludur 1. İlköğretim mezunu 2. Temizlik işlerinde tecrübeli 3. Toplam kalite anlayışına sahip
GÖREV ÜNVANI: EVLENDİRME BÜRO AMİRİ 1. Yasa gereği Belediye Başkanına görev olarak verilen resmi nikâh işlemlerinin Başkanın onayı ile görevlendireceği Evlendirme memuru aracılığı ile yapılmasını sağlamak 2. Gerektiğinde evlendirme memurunun bulunmadığı zamanlarda Belediye Başkanının kendisine verdiği yetki ile nikâh kıymak 3. Nikâh defterlerini ve aile cüzdanlarının kontrolünü yapmak 4. Mernis evlendirme bildirimlerinin hazırlanmasının sağlanması kontrolü ve nüfusa gönderilmesinin takibini yapmak 5. Büronun sevk ve idaresini yapmak 6. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek 2. Görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmenin gerektirdiği bütün faaliyetleri yürütmekten Müdür e karşı sorumludur 3. Evlendirme Memuru kendisine bağlı bulunan kadrolardır 1. Lise mezunu tercihen yüksekokul mezunu 2. Bilgisayar bilgisi yeterli 3. Belediye mevzuatına hakim
GÖREV ÜNVANI: EVLENDİRME MEMURU 1. Yasa gereği Belediye Başkanına görev olarak verilen resmi nikâh işlemlerinin Başkanın onayı ile görevlendireceği Evlendirme memuru aracılığı ile yapılmasını sağlamak 2. Belediye Başkanının kendisine verdiği yetki ile nikâh kıymak 3. Alınan evrakların kontrolünü yapmak eksikse tamamlanmasını sağlatmak 4. Beyan imzalarını almak 5. Nikâh defterlerini ve aile cüzdanlarının kontrolünü yapmak 6. Mernis evlendirme bildirimlerinin hazırlanmasının sağlanması kontrolü ve nüfusa gönderilmesinin takibini yapmak 7. Resmi yazışmalara cevap yazılmasını sağlamak 8. Günlük ve hafta sonu nikâhlarının organizasyonunun yapılmasını sağlamak 9. Ücretlerin ödenmesinin takibini yapmak 10. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek 1. Direkt olarak Evlendire Büro Amirine bağlıdır 2. Görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmenin gerektirdiği bütün faaliyetleri yürütmekten Müdür ve Evlendirme Memuru karşı sorumludur 1. Lise mezunu tercihen yüksekokul mezunu 2. Bilgisayar bilgisi yeterli 3. Belediye mevzuatına hakim UYGULAMA VE GEÇERLİLİK HÜKÜMLERİ 1- Bu Yönetmelik Belediye Meclisince kabulü ve meclis kararının onayından itibaren yürürlüğe girer. 2- Bu Yönetmelik Belediye Başkanı tarafından yürütülür. İbrahim PEHLİVAN Aydın KOCAMAN A.Faruk KILIÇ Belediye Başkanı Kâtip Kâtip