YÖNET M YAZILIMLARI Ka ts z Ofis Ortam nda fiirketinizi Etkin Yönetin
Rekabet ortam nda en etkin ve verimli flekilde müflteri potansiyelinizi ve gelirinizi artt rmay hedefliyorsunuz, ama: Müflterilerinizle olan iliflkilerinizi yönetmekte, flirketinizin kurumsal haf zas n oluflturmakta, müflterilere verdi iniz hizmetin kalitesini art rmakta zorlan yorsunuz... Departmanlar aras bilgi ak fl n z yok. Elemanlar n z birbirinden haberdar de il. Müflteri faaliyetlerinizi izleyemiyorsunuz. Tekliflerinize eriflmek istedi inizde dosyalar aras nda kayboluyorsunuz. Verdi iniz iflleri takip edemiyorsunuz fiirketinizde ka t formlar dolafl yor. Eski bir formu veya doküman aramak sizin için bir kabus. Kalite sisteminiz devaml ka t üretiyor. Sat n alma ifllemleriniz kay tl de il. fiirketinizin finansal durumunu, nakit ak fl n, stoklar n izleyemiyorsunuz. K sacas önünüzü göremiyorsunuz Bu sorunlardan kurtulup flirketinizi etkin yönetmek ve sa l kl bir flekilde büyümek için yeni teknolojilerden faydalanma gere ini duyuyorsunuz, ama nas l? Çözüm: TeamWork Yönetim Yaz l mlar
YÖNET M YAZILIMLARI fiirketinizin Etkin Yönetimi için TeamWork Yönetim Yaz l mlar Müflteri iliflkilerinizi, teklif, sat fl, sat n alma, üretim ifllemlerinizi, finansal kay tlar n z, kalite sisteminizi, dokümanlar n z, personel formlar n z, projelerinizi, ifl takip sisteminizi, e-mail, faks, SMS haberleflmenizi, k sacas tüm flirketinizi ka ts z bir ofis ortam nda TeamWork ile yönetin... Müflteri memnuniyetiniz, sat fllar n z, verimlili iniz, etkinli iniz, kaliteniz, arts n... Operasyon Yaz l mlar CRM Müflteri Kay tlar Müflteri liflkileri Pazarlama CRM Pro Müflteri Kay tlar Müflteri liflkileri Pazarlama Teklif Haz rlama Sat fl Siparifl fl Ak fl Ürün Katalogu Müflteri Hizmetleri Ofis Yönetim Yaz l mlar Doküman Yönetimi Elektronik doküman arflivi Doküman da t m ve onay Detayl Yetkilendirme Versiyon Kontrolü Gelen-Giden Evrak Gelen Evrak Arflivi Gelen Fatura Arflivi Giden Evrak/Yaz Arflivi Sektörel CRM Yaz l mlar Emlak CRM Müflteri Kay tlar Müflteri liflkileri Pazarlama Emlak Sat fl-kiralama Hukuk Yaz l mlar Hukuk Büro cra Dosya Takibi Hukuk Dava Dosya Takibi Ceza Dava Dosya Takibi dari Dava Dosya Takibi Altyap Yaz l mlar Sat nalma Tedarikçi Kay tlar Tedarikçi liflkileri Sat n Alma fl Ak fl Talep, Teklif steme Tedarikçi De erlendirme thalat Takibi Malzeme Girifl Kalite Kontrol Üretim Üretim Planlama Üretim Takibi Maliyet Analiz MRP II Kalite Yönetimi Kalite Dokümanlar Düzeltici/Önleyici Faaliyetler Uygunsuzluk Kay tlar Kalite Hedefleri Denetim Planlar Yönetim Toplant Kay tlar Tedarikçi De erlendirme Kalibrasyon ve Bak m Görev Tan mlar fiirket içi E itim Kay tlar Anket Raporlama Konut Sat fl CRM Müflteri Kay tlar Müflteri liflkileri Pazarlama Konut Sat fl Yönetimi Evrak Haz rlama cra-dava Aflama Takibi Yap lacak fl Takibi Cari Hesap Takibi Finans-Muhasebe Faturalama Stok Kontrol Muhasebe Finans Yönetimi Cari Hesaplar Çek-Senet Takibi Nakit Ak fl Takibi Bütçe Teknik Servis Servis Kay tlar Bak m Sözleflme Cihaz Takibi Teknik Arfliv fl Takip Görev ve fl Takibi Proje ve fl Takip Proje Planlama Proje Maliyet Analizi Görev ve fl Takibi Personel Formlar Personel Formlar Personel Kay tlar Personel De erlendirme Fuar CRM Müflteri Kay tlar Müflteri liflkileri Pazarlama Fuar Alan Sat fl Yönetimi Vekaletname ve Sözleflmeler Kütüphane Kay tlar Takip Rapor ve Listeleri Adres Fihrist E-Mail Server Faks Server SMS Server 1
YÖNET M YAZILIMLARI TeamWork Kurumsal Yönetim Yaz l mlar : Özellikler Tek bir Yönetim Yaz l m Tek bir Ara yüz ile Tüm Uygulamalara Eriflim Tek Veritaban (Bilgi bir defa Girilir) Tüm Uygulamalar ve E-Mail Entegre Tüm Personel için Ayn Yaz l m Yöneticiler çin Yönetim Yaz l m Yöneticilerin kullan m için özet menüler Yöneticilere Yönelik Yüzlerce Rapor Kolay Kullan m Kolay kullan ml, Basit ara yüz Ayn anda birçok uygulama aç k olabilir H zl Kurulum ve Uygulama Teknoloji Kullan m Lotus Notes ve Lotus Domino: (Dünyan n en geliflmifl Mail ve flbirli i yaz l m ) Lotus Instant Messaging (An nda Haberleflme) E-Mail Entegrasyonu Faks Entegrasyonu SMS Entegrasyonu Detayl Yetkilendirme Bilgi Güvenli i Detayl Sorgulama (Full-Text-Index) Ka ts z Çal flma Ortam Tüm bilgileriniz Bilgisayar Ortam nda E-Mail ile Form Da t m ve Onay Sistemi Elektronik Süreç Takibi fl Takip Sistemi Kurumsal Haf za Müflterilerle ilgili Bilgi Birikimi Çal flana ba ml kalmamak (Personeliniz ayr lsa bile-bilgiler flirkette kal r) Kurumsal Bilgiye H zl Eriflim Verimlilik - Etkinlik Bilgi Paylafl m Tak m Çal flmas n Teflvik fiirket içi Haberleflme fllemlerde Kolayl k ve Sürat Tüm departmanlar n ortak dil kullanmas fl süreçlerin etkin yönetilmesi zlenebilirlik Personelin tüm aktivitelerini elektronik ortamda izleme zlenebilirlik sayesinde performans art fl Uzaktan Eriflim Uzaktan On-Line Eriflim fiubeler ile On-Line Çal flma Ba lant s z Ortamda Off-Line Çal flma Otomatik Efllefltirme ile bilgi güncelleme Sürekli Geliflim TeamWork günün teknolojik geliflmelerine ve kullan c lar n ihtiyaçlar na göre devaml olarak gelifltirilmektedir. 2
CRM / CRM PRO Teamwork CRM le Müflteri liflkilerinizi Yönetin TeamWork CRM, müflterileriniz ile ilk tan flmadan itibaren tüm iliflkilerinizi kaydederek kurumsal haf zan z oluflturman za ve müflteri iliflkilerinizi yönetmenize imkan sa layan araçlar sunar. TeamWork CRM ile düzenli müflteri ve aday müflteri kay tlar n tutabilir, pazarlama kampanyalar n z yönetebilir, müflteri görüflme, ziyaret, f rsatlar n takibini yapabilir, tekliflerinizi ve yaz flmalar n z haz rlayabilir, onaya gönderebilir, sat fl siparifl ifl ak fl n yönetebilir, müflteri talep ve flikayetlerini sonuçland rabilir ve tüm bu iliflkileri raporlayabilirsiniz. Ka ts z bir ofis ortam nda, etkin ve verimli müflteri iliflki yönetimi için TeamWork CRM kullan n! TeamWork CRM, afla daki uygulamalar içerir: Müflteri Kay tlar Pazarlama Yönetimi Müflteri liflkileri TeamWork CRM PRO, afla daki uygulamalar içerir: Müflteri Kay tlar Pazarlama Yönetimi Müflteri liflkileri Teklif Haz rlama Sat fl Yönetimi Ürün Katalogu Müflteri Hizmetleri TeamWork CRM ile kazançlar n z: Müflterilerle iletiflimi art rarak daha iyi hizmet vermek (müflteri memnuniyeti sa lamak) Müflteri verimlili ini art rmak (daha fazla sat fl) Pazarlama aktiviteleri ile yeni müflteriler kazanmak fiirketin yap s n müflteri odakl yapmak fl yerinde verimlilik ve etkinlik sa lamak Firman n kurumsal haf zas n (müflteri iliflkileri) oluflturmak Rakiplere karfl rekabet üstünlü ü sa lamak Personel motivasyonu ve verimlili i art rmak * CRM: Customer Relationship Management (Müflteri liflkileri Yönetimi) CRM, kurumlar n her türlü müflterileri ile iliflkilerini gelifltirmek amac yla insan kaynaklar, süreçler ve teknolojileri kaynaflt rarak kullanan bir ifl yöntemidir. CRM, sat fl kiflisel bir faaliyet yerine, flirketin tüm personelini içeren sürekli bir yöntem haline getirir. Müflteri Kay tlar Müflteri iliflkileri kurman n anahtar do ru müflteri bilgilerine h zl eriflimdir. TeamWork düzenli müflteri kay tlar oluflturman z, bu kay tlara çeflitli flekillerde eriflmenizi ve sorgulamalar yapman z sa lar. Kay tlar Müflteri, aday müflteri, tedarikçi, bayi, vb. firmalar n detayl bilgi kay tlar - Adres, telefon, faks, e-mail adresi, web adresi, vergi daire ve numaras, flube, fabrika adresleri... - Mali durum, kredibilite, banka hesaplar, teminatlar, ürünleri, ticari çal flma flartlar... - Özel notlar, ilave bilgiler, ekli dosya/resimler Müflterilerde çal flan kiflilerin detayl kay tlar - Firmadaki görevi, departman, müdürü, yard mc s, sekreteri, telefonu, dahili telefonu, e-mail adresi - Ev adresi, ev telefonu, cep telefonu, e-mail adresi, efl ve çocuklar n adlar, do um tarihi... Firma ve Kiflileri grupland rma - Müflteri temsilcisi, sektör, firma grubu, özel grubu, sat n alma grubu, önem derecesi, e-mail grubu, bölge, flehir, ilgili bayi... Pazarlama aktivitelerinde kullan lmak üzere adres bankalar ndan al nm fl e-mail adresleri Firmay ilgilendiren web adresleri Önemli Telefonlar Personel kay tlar Listeler ve Eriflim Adres kay tlar na, grup, özel grup, sektör, bölge, flehir-semt, kardefl firma, firma yetkilisi, müflteri temsilcisi, vb s ral eriflim Adres kay tlar nda detayl sorgulama yapabilme (kay tlar her kelimeye göre indekslidir) Pazarlama aktiviteleri için çeflitli kriterlere göre seçilmifl firma ve flah s listeleri Bayram tebrik vb gönderimler için kifliye özel seçilenler listeleri fllemler E-Mail liste yönetimi (Mail istemeyenler) Müflteri telefonunun bilgisayar ile aranmas Müflterilerin Web sayfalar na h zl eriflim Müflterinin di er kay tlar na ba lant lar (Faaliyetler, teklifler, sat fl sipariflleri, servis formlar, bak m sözleflmeleri, sat n al mlar, vb) 3
CRM / CRM PRO Pazarlama Yönetimi Yeni müflteriler bulma ve sat fllar n z art rman n anahtar sonuç al c pazarlama faaliyetleri yapmakt r. TeamWork toplu pazarlama faaliyetleri yapman z ve pazarlama kampanyalar n z yönetmenizi sa lar. Pazarlama Kampanya Düzenleme Kampanya planlanmas Mektup, faks, e-mail, SMS flablonlar n haz rlanmas Toplu E-Mail (kifliye hitapl ) gönderimi Toplu Faks (kifliye hitapl ) gönderimi Toplu SMS gönderimi Toplu Mektup (kifliye adresli) haz rlama Toplu etiketler veya tek adrese etiket haz rlama Otomatik do um günü tebrik e-mail gönderimi Kampanya Takibi ve Raporlama Kampanyada gönderim yap lan firma ve flah slar n kaydedilmesi Gönderim yap lan kiflilerin aranmas ve görüflme sonuçlar n n kaydedilmesi ve raporlanmas Pazarlama aktivite verim ölçümü Kampanya baflar m raporlar n n haz rlanmas Müflteri liflkileri Müflteri iliflkilerinizin düzenli yönetimi ve sat fl f rsatlar n n de erlendirilmesi sat fl artt rman n ilk flart d r. TeamWork, sat fl f rsat n n bafllang c ndan itibaren tüm aktiviteleri izleyerek sat fl sürecini yönetmenizi sa lar. Sat fl kadronuzun faaliyetlerini ortak ajandada takip edebilir, sat fl kadronuza verdi iniz görevleri izleyebilir, müflterilerinize periyodik ziyaret planlamalar yapabilir, ziyaret sonuçlar n raporlayabilirsiniz. Faaliyetlerle ilgili giderleri kaydederek sat fl projelerinin maliyetlerini ve karl l n görebilirsiniz. TeamWork, müflteri iliflki kay tlar sayesinde müflteri iliflki sürecinin aksamadan devam etmesini sa lar. flten ayr lan bir Müflteri Temsilcinizin müflterileri ile ilgili bilgileri flirketinizde kal r. Sat fl F rsat ve Proje Takibi Sat fl f rsatlar n n ve sat fl projelerinin takibi Sat fl f rsat ve proje maliyetlerinin raporlanmas Müflteri liflki Kay tlar Faaliyet kay tlar (telefon, ziyaret, toplant, tan t m, vb) Yaz flma kay tlar (E-Mail, Faks, mektup) Ekli Teklif ve Siparifl kay tlar [CRM] Di er uygulamalara ba lant Kay tlar [CRM Pro] (teklif, sat fl siparifl, fatura, servis formu, vb) Gelen ve gönderilen müflteri Mail'lerinin bir tuflla Müflteri liflkilerine tafl nmas Görev ve Ça r Takibi Müflterilerle ilgili yap lacak ifllerin (ara, teklif gönder, broflür gönder, tan t m yap, vb) görevlendirme ve takibi Firmaya gelen ça r lar n ve ziyaretlerin izlenmesi Müflteri, Personel ve fiirketinizin zlemesi Müflterilerle ilgili tüm faaliyet, teklif, sat fl, servis, flikayet vb kay tlar n raporlanmas ve izlenmesi Sat fl personeli ile ilgili tüm faaliyet, ziyaret, görev, teklif vb. raporlanmas ve izlenmesi fiirketinizde dün, geçen hafta, geçen ay ne aktiviteler oldu, ne kadar teklif verildi, kimler çok çal flt vb. sorulara cevap alabilece iniz raporlarla flirketinizin tüm faaliyetlerinin izlenmesi Performans De erlendirme Sat fl personelinin tüm faaliyet, ziyaret, görev, tekliflerinin aylar baz nda raporlanmas Bilgisayarda tüm faaliyetleri izlenen sat fl personelinin verimlili inde art fl Müflteri, Personel, Ürün Grup Verimlilik raporlar Planl fllemler Periyodik ziyaret planlama ve takibi Periyodik arama planlama ve takibi Sat fl temsilci faaliyetlerinin ortak ajandada görüntülenmesi 4
CRM PRO Teklif Haz rlama Sat fl n gerçekleflmesindeki en önemli aflama kaliteli bir teklif haz rlamakt r. TeamWork h zl ve verimli bir flekilde teklif ve sözleflmelerinizi haz rlaman z ve müflteriye iletmenizi sa lar. Tekliflerinizi haz rlad ktan sonra onaya gönderebilir ve müflterinize mektup, faks veya e-mail ile iletebilirsiniz. Bu tekliflere her an eriflebilir, kolayl kla revize teklifler haz rlayabilir, müflteri ve sat fl temsilcisi baz nda teklif cirolar n izleyebilir, teklif sonuçlar n raporlayabilirsiniz. Teklif ve Sözleflme Haz rlama Müflterilere teklif, proforma fatura ve sözleflme haz rlanmas Teklif seçenekleri: S n rs z Sat rl teklif, fiablondan teklif, Ekli Dosya içeren teklif, Excel teklif, Sözlü teklif notu Tekliflerde faks kapak formu, mektup, fiyat sayfas, opsiyon sayfas, ürün resimleri, ödeme plan ve faiz hesab, teklif flartlar, teklif durumu, prim hesab, ek bilgi ve dosyalar girilebilir Teklif sat rlar ürün katalogundan, iliflkili ürünler listesinden, barkodla veya stoklardan seçilebilir. stenirse seçimsiz manuel girifl yap labilir. Teklif haz rlan rken müflteriye daha evvel verilmifl tekliflerdeki veya yap lm fl sat fllardaki fiyatlar izlenebilir Teklif sat rlar nda müflteriye özel indirimler yap labilir, teklif alt nda ilave indirimler girilebilir. Tekliflerde minimum kar marj kontrolü yap labilir ve düflük kar marj uyar s yap l r Sat fl Yönetimi Teklif haz rlan rken bir tuflla stoklar ve müflteri cari hesap durumu izlenebilir Teklif tutar, teklif maliyeti, kar marj (yetkiye ba l olarak) gösterilir De iflik döviz cinsleri ile teklif verilebilir Haz rlanan teklifler onaya gönderilebilir (E-Mail ile onay sistemi) Teklifler müflteriye e-mail, faks, yazd r larak veya (Excel veya pdf) dosya olarak gönderilebilir Tek tuflla revize teklif haz rlanabilir, teklif sözleflmeye veya sat fl siparifline çevrilebilir Eriflim ve Listeler Teklif ve sözleflmelere müflteri, müflteri temsilcisi, bölge, kategori, tarih s ral listelerle eriflim Firma, müflteri veya müflteri temsilcisi baz nda teklif cirolar raporu Teklif durum listeleri, kay p sat fllar ve nedenleri Teklif edilen ürünler listeleri Sat fl iflleminin sorunsuz bir flekilde sonuçlanmas için TeamWork, sat fl sipariflinin onaylanmas, sipariflin sat fla haz r hale getirilmesi, teslimat ve tahsilat n yap lmas, sat fl sonras müflteri memnuniyet aramas ile ilgili firma içi süreçlerini düzenli bir flekilde takip etmenizi sa lar. Teklifleriniz kabul edilince sat fl siparifllerinizi oluflturabilir, siparifl formlar n ka ts z bir ofis ortam nda e-mail ile flirket içinde dolaflt rarak onaylar ve ifllemleri takip edebilirsiniz. Müflteri ve sat fl temsilcisi baz nda sat fl ciro raporlar alabilir, sat fl ekibinizin kota ve prim takibini de yapabilirsiniz. Sat fl Siparifli Haz rlanmas Sat fl sipariflinin bilgisayara girilmesi (veya verilen tekliften üretilmesi) Sipariflte fiyat sayfas, ödeme plan ve faiz, siparifl flartlar, siparifl durumu, prim hesab, ek bilgi ve dosyalar girilebilir Siparifl sat rlar ürün katalogundan, iliflkili ürünler listesinden, barkodla veya stoklardan seçilebilir. Siparifl haz rlan rken müflteriye daha evvel yap lm fl sat fllardaki fiyatlar izlenebilir Siparifl sat rlar nda müflteriye özel indirimler yap labilir. Sipariflte minimum kar marj kontrolü yap labilir ve düflük kar marj uyar s yap l r Siparifl haz rlan rken bir tuflla stoklar ve müflteri cari hesap durumu izlenebilir Müflteriye Siparifl teyit mektubu/e-mail gönderilebilir Siparifl fl Ak fl Siparifl onay prosedürünün ve ifl ak fl sisteminin firma yap s na uygun olarak tan mlanmas Siparifl formunun onay veya ifllem için firma içinde e-mail ile da t m Sat n alma, depo, üretim, teslimat, finans, vb. birimlerin siparifl ifllemleri bilgisayarda yapmas Siparifl ile ilgili (gerekiyorsa) sat n alma talep veya sipariflinin haz rlanmas Sipariflten fatura oluflturulmas (Finans Modülü ile) fllemler bittikten sonra Müflteri Memnuniyet Aramas yap lmas ve raporlanmas Periyodik siparifllerin takibi Sat fl Kota ve Prim Takibi Sat c, Müflteri ve Ürün Grup sat fl kota takibi Prim hesap ve raporlama Eriflim ve Listeler Onay/ifllem bekleyen siparifller listesi Teslim bekleyen ürünler listeleri YTL ve döviz sat fl ciro raporlar (Y l, ay, müflteri, müflteri temsilcisi baz nda) Siparifl karl l k raporlar Sat lan ürün listeleri 5
CRM PRO Ürün-Malzeme Katalogu Firman z n sat fl n yapt ürün ve hizmetler, sat n al nan malzemeler, hammaddeler, kullan lan yedek parçalar, üretim reçeteleri vb. ürün katalogunda tan mlan r. Tan mlanan ürün, malzeme ve hizmetler teklif, sat fl siparifli, sat n alma siparifli, fatura, üretim fifli gibi kay tlar n girifllerinde kullan l r. Ürün Katalogu Ürün kartlar Malzeme kartlar Hizmet kartlar Üretim Reçetesi Ürün grup tan mlar Detayl ürün bilgileri Ürün resimleri De iflik dövizlerle çal flabilme Muhasebe hesap ba lant lar Üretim-Malzeme Katalogu Mamul, Yar Mamul, Ara Malzeme kartlar Üretim Reçeteleri Operasyon Tan mlar fl stasyon Tan mlar Müflteri Hizmetleri Fason Tan mlar Tezgah-Makine Tan mlar flgücü (Operatörler) Tan mlar Listeler Sat fl Fiyat listeleri Al fl Fiyat ve kar marj listeleri Üretim Reçeteleri Üretim operasyon, istasyon, tezgah listeleri Al fl fiyatlar nda ve reçetelerde okuma yetki s n rlamas Güncelleme Tedarikçilerden Excel ortam ndaki gelen ürün/yedek parça vb fiyatlar n n otomatik güncellenmesi Fiyatlarda toplu de ifliklikler yapabilme imkan Baflar l bir CRM uygulamas n n vazgeçilmez koflullardan biri de sat fl sonras nda kaliteli bir müflteri hizmetinin verilmesidir. TeamWork müflteri flikayetlerini ve taleplerini düzenli bir flekilde takip ederek ve sonuçland rarak müflteri memnuniyetini sa laman za yard mc olur. Müflteri talepleri ve flikayetlerini sisteme kay t edilir. lgili müflteri hakk nda sistemdeki tüm bilgilere an nda eriflilerek do ru bilgiler fl nda müflteri talepleri izlenir. Müflteri talepleri ilgili departmana yönlendirilir. Belli süreler içinde çözülmeyen müflteri talepleri üst yetkililere iletilir. Müflteri taleplerinin karfl lanmas ile çeflitli istatistik ve raporlar elde edilir. Müflteri Talebi Kayd ve Takibi Müflteri flikayet ve taleplerin kaydedilmesi Talebin ilgili bölüme yönlendirilmesi Sonuçlanana kadar takip edilmesi Tüm aflamalar n raporlanmas Talep sonuçland ktan sonra müflteri memnuniyet aramas yap lmas ve raporlanmas Listeler Aç k ve kapanm fl tüm taleplerle ilgili listeler Taleplerin sonuçlanma süresi ile ilgili istatistikler Dönemsel bazda memnuniyet istatistikleri 6
SATINALMA Ka ts z Ortamda Modern Yöntemlerle Sat n Alma TeamWork, sat n alma bölümünün tüm kay t ve ifllemlerinin ka ts z bir ofis ortam nda takip edilmesini ve izlenmesini sa layarak verimli ve düzenli bir sat n alma yönetimi oluflturur. TeamWork SATINALMA, tek bafl na veya TeamWork CRM uygulamas ile entegre olarak kullan labilir. TeamWork SATINALMA afla daki uygulamalar içerir: Tedarikçi Kay tlar Tedarikçi liflkileri Sat n Alma fl Ak fl thalat Takibi Malzeme Girifl Kalite Kontrol Ürün-Malzeme Katalogu TeamWork SATINALMA ile kazançlar n z: Sat n alma ifllemlerinin tüm aflamalar n n kaydedilmesi, izlenebilmesi Sat n alma ifllemlerinde kolayl k, verim ve sürat H zl fiyat araflt rma ve teklif isteme Elektronik ifl ak fl ve onay ile zaman tasarrufu Tedarikçilerle iliflkilerin kay t alt na al nmas Tedarikçi De erlendirme Sat n Alma Bütçe Takibi Malzeme Girifl Kalite kontrollerinin kay t alt na al nmas Suiistimallerin önlenmesi Sat n al m maliyetlerinde kontrol ve tasarruf Sat n Alma fl Ak fl Sat n alma taleplerinin bilgisayara girilmesi, onaya gönderilmesi, onayland ktan sonra tedarikçilere teklif taleplerinin gönderilmesi, gelen tekliflerin otomatik olarak bilgisayara kaydedilmesi, gelen tekliflerin incelenerek en uygun teklifin seçilmesi, seçilen tekliften sat n alma siparifli oluflturulmas, sipariflin flirket içinde onaya gönderilmesi, sipariflin karfl firmaya gönderilmesi ve al m n gerçekleflmesine kadarki firma içi süreçlerini düzenli bir flekilde takip edebilirsiniz. H zl Fiyat Araflt rma H zl Fiyat Araflt rma Formu sat n alma bölümüne E-Mail ile gönderilir Sat n alma yetkilisi formu tedarikçilere E-Mail ile gönderir. Gelen fiyat bilgisi talep eden kifliye E-Mail ile gönderilir Sat nalma Talebi Ürün, malzeme veya hizmet al m için Sat nalma Talep Formu doldurulur ve onaya gönderilir Talep formunda sat n alma bütçesi, depo/ifl merkezi, departman, proje belirtilir Talep formu flirket içinde e-mail ile da t l r ve elektronik imza ile yetkililerce onaylan r Onaylar tamamlan nca sat n alma ifllemleri bafllat l r ve talep eden kifliye onay sonucu bildirilir Teklif steme Teklif istenecek tedarikçiler, sat n alma grup s ral, sektör s ral veya alfabetik firma s ral listelerden seçilebilir Seçilen firmalara bir tuflla (e-mail veya faks ile) Teklif steme talepleri gönderilir Gelen Teklifler E-mail ile gelen teklifler ve fiyatlar sisteme otomatik olarak kaydedilir. E-Mail veya faks ile gelen teklifin bir kopyas gelen teklif formunda saklan r Ka tta gelen teklifler taranarak kaydedilir Mukayeseli gelen teklifler raporundan veya en uygun 3 teklif raporundan en cazip teklif seçilir Bir talep ile ilgili tüm teklifler ve detaylar kolayl kla izlenebilir Sat nalma Siparifli Seçilen tekliften otomatik olarak Sat nalma Siparifli haz rlan r Sat nalma sipariflinde sat n alma bütçesi, depo/ fl merkezi, departman, proje belirtilir Sat nalma siparifli flirket içinde onay ve ifllem için e- mail ile da t l r Onaylanan Sat nalma Siparifli e-mail, mektup veya faks ile tedarikçi firmaya gönderilir Sat n alma, depo, teslimat, finans vb. birimleri siparifl ile ilgili ifllemleri bilgisayarda yaparlar Sipariflten al fl faturas oluflturulur (Finans Modülü ile) Sat n Alma Bütçe Takibi Sat n alma bütçelerin belirlenmesi Bütçenin onaya gönderilmesi Bütçe gerçekleflme raporlar 7
SATINALMA fl Ak fl Onay Sistemi Onaylay c lar veya ifllem yapanlar onay e-mail'i içinden bir tufla basarak ilgili talep veya sipariflini açar ve elektronik imza ile onay verirler Sat nalma Talep formu ve Sat nalma Siparifl formu için onay ve ifl ak fl sistemi firma ihtiyaçlar na uygun olarak tan mlan r De iflik tip ürünler (acil, malzeme, hizmet, demirbafl, vb.) için ayr onay tan mlar yap labilir. Onaylar seri, paralel veya kar fl k olabilir Onay tan m nda onaylay c, onay ve ifllem seçenekleri, ikaz flekli, onay süresi vb. girilir Onaylay c lar onay duraklat p de ifliklik yapmas için yazar na gönderebilir Onay sonuçlan nca veya reddedilince tan mlanm fl ilgililere bilgi için e-mail gönderilir Belirlenen süre içinde onay verilmezse yetkili otomatik e-mail ile uyar l r Tedarikçi De erlendirme Kalite sistemlerinin standard na uygun olarak her sevk yat için bir de erlendirme notu bilgisayara girilir (Sevk yat n zaman nda gelmesi, fiyat uygunlu u, hasar durumu, vb) Tedarikçiler için (6 ayl k, y ll k) genel de erleme raporlar haz rlan r ve not verilir Raporlar Sat n al m n tüm aflamalar ile ilgili çeflitli raporlar al nabilir Sat n alma süreç raporu (Talep, Teklif steme, Gelen Teklifler, Sat n alma Siparifli) Fiyat Araflt rma Listesi Mukayeseli gelen teklif listeleri Beklenen ürün/malzemeler listesi Tedarikçi, Müflteri, Talep eden ve Proje s ral Sat n alma Siparifl listeleri Talep eden, talep tipi, proje s ral Sat n alma Talepler listeleri Y l, ay, tedarikçi, ürün grubu baz nda sat n alma ciro raporlar thalat sipariflleri Tedarikçi, ürün grup, siparifl no s ral sat n al nan ürün/malzeme listeleri Onay/ifllem bekleyen talep ve siparifl formlar Sat n alma Bütçe ve gerçekleflme listeleri Tedarikçi De erlendirme listeleri Malzeme Girifl Kalite Kontrol sonuç listeleri thalat Dosya Takibi TeamWork, thalat dosyalar n n ve ifllemlerinin bilgisayarda takip edilmesi ve izlenmesine imkan sa lar. thalat Dosya Takibi Akreditifler, ithalat sipariflleri ve her ithalat ifllemi için bir dosya aç l r Dosyada ithalat aflamalar ile ilgili tüm bilgiler, firmalar, tarihler, belge no.lar vb. kaydedilir Gümrük vergileri hesaplan r ve raporlan r Tedarikçi Kay tlar Listeler Aç k ve kapanm fl dosyalar ( hracatç, müflteri, tarih s ral ) Yoldaki/gümrükteki dosyalar, ödenmemifl dosyalar Akreditifler (Banka, ihracatç, müflteri s ral ) Proforma ile sat fllar ve komisyonlar Dosya durum raporu thalat maliyetleri ve oranlar raporu Sat n alma ifllemlerinde kullan lan tedarikçiler için düzenli kay tlar oluflturman z, bu kay tlara çeflitli flekillerde eriflmenizi ve sorgulamalar yapman z sa lar. (CRM kullan l yorsa Müflteri ve Tedarikçi kay tlar ayn veritaban nda kaydedilir.) 8 Kay tlar Tedarikçilerin detayl bilgi kay tlar - Adres, telefon, faks, e-mail adresi, web adresi, vergi daire ve numaras, flube, fabrika adresleri... - Mali durum, kredibilite, banka hesaplar, teminatlar, ürünleri, sat n alma flartlar... - Özel notlar, ilave bilgiler, ekli dosya/resimler Tedarikçi Yetkililerinin detayl kay tlar - Firmadaki görevi, departman, müdürü, yard mc s, sekreteri, telefonu, dahili telefonu, e-mail adresi Tedarikçileri grupland rma - Onayl -Onays z tedarikçiler, lgili Sat n alma fiefi, Sat n Alma Grubu, sektörü, özel grubu, bölgesi,... Listeler ve Eriflim Tedarikçilere; sat n alma grup, sat n alma flefi, özel grup, sektör, bölge, flehir-semt, vb s ral eriflim Adres kay tlar nda detayl sorgulama yapabilme (kay tlar her kelimeye göre indekslidir) fllemler Tedarikçi telefonunun bilgisayar ile aranmas Tedarikçilerin Web sayfalar na h zl eriflim
SATINALMA Tedarikçi liflkileri TeamWork, tedarikçilerle yürütülen tüm iliflkilerin kay t alt na al nmas, izlenmesi ve raporlanmas n sa lar. Sat n alma kadronuzun faaliyetlerini takip edebilir, verdi iniz görevleri izleyebilir, tedarikçilere periyodik ziyaret planlamalar yapabilir, ziyaret sonuçlar n raporlayabilirsiniz. TeamWork, tedarikçi iliflki kay tlar sayesinde tedarikçi iliflki sürecinin aksamadan devam etmesini sa lar. flten ayr lan bir Sat n Alma fiefinizin tedarikçiler ile ilgili bilgileri flirketinizde kal r. Tedarikçi liflki Kay tlar Faaliyet kay tlar (telefon, toplant, ziyaret, tan t m, vb) Yaz flma kay tlar (E-Mail, Faks, mektup) Sat n alma sipariflleri Proje Sat n Al m ve iliflkiler takibi Görev ve Ça r Takibi Tedarikçilerle ilgili yap lacak ifllerin görevlendirme ve takibi Tedarikçilerden gelen ça r lar n izlenmesi Planl fllemler Periyodik ziyaret planlama ve takibi Periyodik arama planlama ve takibi Tedarikçi zleme Tedarikçilerle ilgili tüm faaliyet ve kay tlara tedarikçi, sat n alma flefi, proje, tarih baz nda eriflim Projelerle ilgili tüm faaliyet ve kay tlara eriflim Performans De erlendirme Sat n alma personelinin tüm faaliyet, ziyaret, görev, sat n alma siparifllerinin raporlanmas Bilgisayarda tüm faaliyetleri izlenen sat n alma personelinin verimlili inde art fl Malzeme Girifl Kalite Kontrol Sat n al nan malzemelerin kalite kontrolünün yap lmas için ifl ak fl oluflturur. Sat n al nan malzemeler ifl ak fl ile laboratuar, test merkezi, kalite kontrol gibi birimlere yönlendirilir, kalite kontrol sonucu sat n alma formuna kaydedilir. Kalite Kontrol Sat n al nan malzemeler için Malzeme Girifl Kalite formu oluflturulur ve ifl ak fl ile kontrolleri yapacak birimlere yönlendirilir De iflik malzeme cinsleri için farkl kalite kontrol formlar ve ifl ak fllar oluflturulabilir Kontrol sonuçlar sat nalma siparifline kaydedilir ve listelerle raporlan r Listeler Tedarikçi s ral kontrol sonuçlar Malzeme cinsi s ral kontrol sonuçlar Sat nalma siparifl no s ral sonuçlar fllem yapacak birim (Onaylay c ) s ral formlar Malzeme kontrol istatistikleri Ürün-Malzeme Katalogu Sat n al nacak ürün, malzeme, hizmetler ürün katalogundan seçilebilir. (Ürün katalog detaylar için CRM bölümüne bak n z.) 9
ÜRET M Üretim Planlama ve Takibi TeamWork Üretim modülü, üretim yapan flirketlerinin üretim planlama ve takibini yapmas için gerekli araçlar sa lar. TeamWork CRM, Sat nalma ve Finans modülleri ile entegre olarak çal flan Üretim modülünde; üretim reçetelerinin oluflturulmas, iflgücü, ifl istasyonlar ve tezgahlar n çal flma planlar n n yap lmas, ifl emirlerinin haz rlanmas, malzeme tedarik gereksinimlerinin hesaplanmas, sat n alma taleplerinin oluflturulmas, üretim maliyet analiz ve raporlar n n haz rlanmas gibi ifllemler yap l r. TeamWork ÜRET M, afla daki uygulamalar ile entegre çal fl r: CRM Sat nalma Faturalama ve Stok Kontrol Finans Yönetimi ve Muhasebe Tan mlamalar Operasyonlar fl stasyonlar Tezgahlar (Makineler) flgücü (Operatörler) Fasoncular Ara Malzeme ve Yar Mamuller Çal flma Takvimleri Üretim Reçeteleri Üretim Planlama Sat fl sipariflinden veya stoka üretim için üretim talebi girilmesi Üretim taleplerinden Üretim Emirlerinin oluflturulmas Üretim Emirlerinden emir önceliklerine göre fabrika ifl plan n n oluflturulmas s istasyonlar için ifl emirlerinin oluflturulmas Malzeme gereksinim ihtiyaçlar n n hesaplanmas Üretimde kullan lacak malzeme al mlar için sat n alma taleplerinin otomatik oluflturulmas Tezgah ve iflgücü doluluk durumlar na göre ve malzeme durumuna göre üretim emirlerinin tahmini bitifl tarihlerinin hesaplanmas ve raporlanmas Gün sonlar nda üretilen adetlerin sisteme kaydedilmesi Tahmini ve kesin maliyet hesaplar n n yap lmas Üretimde kullan lan malzemelerin otomatik olarak stoktan düflülmesi Muhasebede ilgili üretim fiflinin otomatik olarak kaydedilmesi Üretim senaryolar na göre analiz ve raporlar 10
F NANS - MUHASEBE Yöneticiler çin Finans Yönetimi TeamWork Finans-Muhasebe modülü, özellikle yöneticilerin flirketlerinin finans durumunu kolayl kla izleyebilmesi için gelifltirilmifltir. Di er muhasebe programlar nda olmayan bir bilgi alma kolayl sa lar. TeamWork F NANS, afla daki uygulamalar içerir: Faturalama Stok Kontrol Finans Yönetimi Muhasebe Müflteri/Tedarikçi Kay tlar Ürün/Malzeme Katalogu Entegre TeamWork CRM, Sat nalma ve Üretim modülleri ile entegre olarak çal fl r Tekliften sat fl siparifli, sipariflten sat fl faturas, faturadan stok, cari hesap ve muhasebe kayd oluflturulur Sat nalma talepten al fl siparifli, sipariflten al fl faturas, faturadan stok, cari hesap ve muhasebe kayd oluflturulur Tek seviyeli entegrasyon: Fatura kaydedildi i anda ilgili cari hesap ve muhasebe fifli oluflturulur Faturada yap lan herhangi bir de ifliklik an nda cari hesaplarda ve muhasebe hesaplar nda güncellenir. Faturalama ve Stok Kontrol Sat fl ve al fl faturalar, irsaliyeleri, üretim fifllerini, depolar aras transfer fifllerini ve rezerve fifllerini sistemde oluflturabilirsiniz. Bu ifllemlerle ilgili stok hareket kay tlar otomatik olarak haz rlan r ve raporlan r. Stoklar n z depolar baz nda ve toplam olarak izleyebilir, stok hareket raporlar n görebilir, FIFO ve ortalama maliyet raporlar oluflturabilirsiniz. Müflteri temsilcileriniz teklif verirken veya siparifl haz rlarken stoklar n durumunu görebilirler. Fatura ve rsaliye Sat fl Sipariflinden Sat fl Fatura/ rsaliye oluflturulmas Al fl Sipariflinden Al fl Fatura/ rsaliye oluflturulmas thalat ifllemleri için thalat Faturas thalat faturas nda gümrük vergisi hesaplama Dövizli veya YTL fatura girifli Faturadan muhasebe'ye direkt entegrasyon Fatura keserken cari hesap risk kontrolü Faturada minimum kar marj kontrolü Fatura ödeme plan girilebilmesi Seri No ve lot takibi Sat fl kota takibi ve raporlama Sat fl prim hesaplama ve raporlama K ymetli evrak takibi Depo Fiflleri Ürün Rezervasyon fifli Depolar aras transfer fifli Üretime Ç k fl Fifli Üretim Fiflleri Üretim reçetesinden Üretim fifli oluflturma Üretim maliyetlerinin girilmesi Malzeme ve yar mamullerin stoktan düflmesi Proje baz nda üretim raporlar Malzeme Gereksinim Planlama Eksik malzeme listesi Sat lan Mal n Maliyeti FIFO Maliyet hesab Hareketli Ortalama Maliyet hesab A rl kl Ortalama Maliyet hesab FIFO ve Ortalama Envanter Sat fl Karl l k Analizi Sat fl Kota ve Prim Takibi Sat c ve Ürün Grup sat fl kota takibi Prim hesap ve raporlama Fatura Raporlar Sat fl ve Al fl Ciro Raporlar Fatura listeleri (Tarih, cari hesap s ral ) Müflteriye sat fllar Tedarikçiden al fllar Al fl sipariflleri (Gelecek ürün/malzeme listesi) Stok Raporlar Stok Durum Raporlar (Stok Kodu, ürün grup, depo, müflteri s ral ) Stok hareket raporlar (Stok Kodu, ürün grup, depo, müflteri, hareket tipi s ral konsolide veya firma baz nda) Müflterideki ürünler Dönemsel girifl - ç k fl adetleri Kritik seviye alt ndaki stoklar Stok yaflland rma raporu 11
F NANS - MUHASEBE Finans - Muhasebe Yöneticiler için haz rlanm fl Finans Yönetimi ve Muhasebe modülü ile flirketlerinizin finansal ve muhasebe kay tlar na kolay ve h zl eriflim sa layabilirsiniz. Di er TeamWork programlar ile entegre olarak YTL veya döviz baz nda nakit varl klar (kasa, döviz kasa, banka hesaplar n ), faturalar, cari hesaplar, çek ve senetleri, teminat mektuplar n, akreditifleri ve bütçenizi takip edebilir; gelece e yönelik nakit ak fl tahminlerinden faydalanabilirsiniz. Cari Hesaplar Cari Hesap Mizan Cari Hesap Ekstre Dövizli Mizan, Ekstre Risk Takibi Cari Hesap Yaflland rma Mutabakat Mektubu Taksitli ödeme takibi Aç k faturalar listesi Finans Yönetimi Gelir ve gider tahminleri Nakit Ak fl Takibi (Firma baz nda veya konsolide) Varl klar Listesi Alacak Çek - Senet Takibi Borç Çek - Senet Takibi Teminat Mektup Takibi Akreditif Takibi Yönetime yönelik detayl raporlar Muhasebe Kay tlar Mahsup, Tahsil, Tediye Çek-Senet Bordro, Çek-Senet fllem Dövizli Hesap fllemleri Dövizli Hesaplar için otomatik naz m hesap fiflleri Otomatik Fatura entegrasyonu Resmi Defterler Kasa, Yevmiye, Kebir Bütçe Takibi Her hesap için ayl k veya 3'er ayl k bütçe Mukayeseli bütçe ve gerçekleflme raporlar Yönetime yönelik detayl raporlar Firma ve Konsolide Bilanço, Gelir-Gider, Mizan Dövizli Bilanço, Gelir-Gider, Mizan Ayl k Gelir-Gider Analizleri Departman baz nda gelir-gider raporlar Projelerle ilgili gelir-gider raporlar lgili müflteri baz nda gelir-gider raporlar Personel Masraf-harcama Raporlar Nakit ve döviz kasa hareketleri, Banka hesap hareketleri Detayl Muavin Raporlar Analiz Raporlar Mukayeseli Bilanço (YTL/Döviz) Mukayeseli Gelir-Gider (YTL/Döviz) Dupont Analizi Pentagon Analizi Müflteri/Tedarikçi Kay tlar Fatura edilecek cari hesap tan mlar Müflteri/Tedarikçi kay tlar veritaban nda yap l r. (Müflteri/Tedarikçi Kay tlar detaylar için CRM bölümüne bak n z.) Ürün Katalogu Fatura edilecek ürün, malzeme, hizmetler ürün katalogundan seçilebilir. (Ürün katalog detaylar için CRM bölümüne bak n z.) 12
TEKN K SERV S Teknik Servis fllemlerinin Takibi TeamWork, Teknik Servis departman n n tüm ifllerini bilgisayarda takip ederek müflterilerinize kaliteli bir servis hizmeti vermenizi sa lar. Müflterilerin ar za ve servis taleplerini, ar zan n tespiti, teknisyenlerin görevlendirilmesi, ar zan n giderilmesi, kullan lan parçalar kaydedilmesi, müflteriye cihaz n teslimi gibi tüm aflamalar yla takip edebilirsiniz. Aç k ve kapanm fl servis formlar ile ilgili çeflitli raporlar alabilirsiniz. Müflterilerdeki bak m n z alt ndaki cihazlar takip edebilir, bu cihazlara periyodik bak mlar planlayabilir ve gerçeklefltirebilirsiniz. Müflteri bak m sözleflmelerini haz rlayabilir ve izleyebilirsiniz. Ayr ca, teknisyenlerinizin kullanaca bir teknik bilgi arflivi oluflturabilirsiniz. Servis Formlar Takibi Servis merkezine gelen tüm talepler için bir servis formu kayd girilir Servis formunda detayl bilgiler tutulur: - Müflteri bilgileri, - cihaz bilgileri (cihaz arflivinden müflteri ad yla veya seri numaras yla seçilebilir), - cihaz n sözleflme-garanti durumu, - müflteri flikayeti, teknisyen tespiti, yap lan ifller, - ifli yapan görevliler ve ifl süreleri, - kullan lan parçalar ve hizmet bedeli, Aç lan her servis formu için ilgili müflteri temsilcisine e-posta gönderilir Servis formu durumu statü kodlar yla izlenir Servis merkezi yetkilisi her servis formu için görevlilere atama yapar. Atanan kifli e-posta ile bilgilendirilir Cihaz arflivinde olmayan yeni bir cihaz girifli yap l rsa, bu cihaza ait bilgiler cihaz arflivine kaydedilir Tamir edilen cihaza "Tamir garantisi" verilebilir "Fiyat Onay Formu" haz rlan r ve müflteriye gönderilir Sigortal cihazlar için "Hasar Bildirim Formu" oluflturulur Periyodik Bak m Takibi Müflterilerde yap lacak periyodik bak m ve kontrollerin planlanmas ve takibi yap l r Periyodik bak m raporlar girilir Müflteri Memnuniyet Aramas Servis veya bak m formu ile ilgili ifllemler sonuçland ktan sonra, müflteri aranarak memnuniyet anketi yap l r Müflteri cevaplar ndan Müflteri Memnuniyet Notu hesaplan r Memnuniyet notu belli bir puan n alt nda ise yönetime rapor edilir ve servis formu yeniden aç l r Son Kontrol Son kontrol yetkilisi Servis formu ile ilgili tüm ifllemleri kontrol ettikten sonra form kapat l r Listeler Aç k ve kapal servis formlar, kay t numaras, müflteri ad, statü kodu (durumu), cihaz tipi, ar za tipi, vb s ral de iflik listelerle izlenebilir. Müflterilere, dönemsel servis raporu haz rlanarak gönderilebilir Periyodik bak m rapor listeleri al nabilir Tarih, müflteri, cihaz tipi, teknisyen baz nda servis gelirleri izlenebilir Internet Üzerinden Servis Takibi TeamWork Servis Internet Eriflim Modülü al nd taktirde afla daki ifllemler yap labilir: Müflterileriniz Internet üzerinden servis talebi girebilir Müflterileriniz kendilerine ait servis formlar n n durumunu Internet'ten izleyebilir Bak m Sözleflmeleri Takibi Bak m sözleflme teklifleri (fiyat teklifi ve sözleflme örne i) haz rlan r Sözleflmeye dahil edilen cihaz bilgileri cihaz arflivine kaydedilir Sözleflme alt ndaki cihazlar sigorta ettiriliyorsa sigorta bildirim formu haz rlan r Sözleflmedeki cihazlar n müflteri yerinde kontrolü için "Makine Park " formu haz rlan r Sözleflme bitifl tarihine göre al nan listelerle sözleflmelerin yenilenme zamanlar takip edilir Bak m sözleflme fatura kesilme tarihleri takip edilir Sözleflme geliri raporlar al nabilir Servis Kapsam ndaki Cihazlar Arflivi Müflterilerde bulunan garantili veya bak m sözleflmesi alt nda bulunan cihazlar için bir cihaz kart tutulur Cihaz kart nda: Marka, model, cihaz tipi, seri no, fiyat, müflteri ad -adresi, al nd firma, garanti-sözleflme durumu, garanti veya sözleflme bafllang ç-bitifl tarihleri vb bilgiler tutulur Müflteri s ral cihaz raporu ile müflteride bulunan tüm cihazlar izlenebilir Cihaz modeli s ral rapor ile herhangi bir cihaz n hangi müflterilerde oldu u izlenebilir Cihaz durumu s ral rapor ile garantili veya sözleflme alt ndaki cihazlar izlenebilir Seri no baz nda sorgulama yap labilir Garanti bitifl ay ve tarihine göre s ralanm fl cihazlar listesi al nabilir Sözleflme bitifl ay ve tarihine göre s ralanm fl cihazlar listesi al nabilir Teknik Bilgi Arflivi Bak m ve destek ile ilgili teknik bilgiler (sorunlar ve çözümleri) belli bir kodlama sistemi alt nda bilgisayara kaydedilir Her kelimeye göre indeksli olan bu bilgiler çeflitli kriterlere göre aranabilir. Bu sayede güncel bir sorunu çözmek için gerekli teknik bilgilere h zla eriflilebilir 13
Dosyalarda kaybolmay n, Kalite sisteminiz ka t üretmesin, Formlar n z ortalarda dolaflmas n, fllerinizi not ka tlar nda takip etmeyin TeamWork Yönetim Yaz l mlar ile Ka ts z Ofis Ortam nda Çal fl n Doküman Yönetimi Kalite Yönetimi Gelen-Giden Evrak fl Takip Proje ve fl Takip Personel Formlar 14 www.teamwork.com.tr
DOKÜMAN YÖNET M Doküman Organizasyon ve Yönetimi Ka ts z ofis ortam nda dokümanlar n h zl, kolay ve güvenli flekilde organizasyonu, yönetimi ve eriflimini sa lar. Tüm elektronik ve taranm fl dokümanlar n z bir kütüphane yap s içinde dosya odalar, dosya dolaplar ve klasörlerle organize edebilir, dokümanlarda okuma-yazma yetkilerini belirleyebilir, dokümanlar onaylama için veya bilgilendirme amac yla da tabilir, arad n z dokümanlar n tüm versiyonlar na h zl ve güvenli bir flekilde eriflebilirsiniz. Yönetebilece iniz doküman tipleri: Ürün tan t m ve sunumlar Word, Excel, Powerpoint dosyalar Taranm fl Dokümanlar Sözleflmeler, Yaz flmalar hale dosyalar, Tedarikçi Fiyatlar Teknik bilgiler, Çizimler - Kalite sistemi dokümanlar - Kalite El Kitab, - Ürün Planlar, fl Ak fllar - Prosedürler, Talimatlar - Duyurular, Sirkülerler - Toplant Notlar - Form Tasar mlar flinize sa lad faydalar: Tüm dokümanlar n z n organizasyonu Dokümanlara h zl, kolay, güvenli eriflim Ka ts z Ofis ortam Ka t belge kullan m nda tasarruf Bilgi güvenli i H zl, kolay, izlenebilir da t m Elektronik ifl ak fl ve onay ile zaman tasarrufu Her zaman en yeni versiyona eriflim Otomatik versiyon (revizyon) takibi Aranan dokümana h zl eriflim E-Mail sistemi ile entegrasyon Doküman Organizasyon Dokümanlar kütüphane benzeri bir yap da organize edilir ve arflivlenir: - Doküman Odalar, - Dosya Dolaplar - Klasörler - Dokümanlar stenildi i kadar dosya dolab aç labilir. Benzer tip veya konulu dokümanlar ayn dosya dolab içinde saklan r. Dosya dolab içinde tutulacak doküman tipleri k s tlanabilir Dosya dolab n n hangi kullan c lara aç k olaca belirlenir Dosya dolab içinde dokümanlar kategoriler (klasörler) ve gruplar kullan larak s n fland r l r Yetkili kullan c lar dosya dolaplar ndaki dokümanlara çeflitli kriterlere göre eriflerek elektronik olarak izleyebilirler: - Kategorisine göre - Ana ve alt grubuna göre - lgili Firmaya göre - Yazar na göre - Doküman Kodu ve tipine göre - Oluflturulma Tarihine göre - Onay durumuna göre - Doküman geçerlik tarihine göre Kalite Sistemleri ile Uyumlu TeamWork DOKÜMAN, ISO 9000, 9001, 14000, QS-9000, AQAP gibi kalite sistemlerinin doküman organizasyon ve kontrol gereksinimleri ile uyumludur: - Versiyon kontrolü - Doküman hayat döngüsü izlenmesi - Elektronik onay sistemi - Kontrollü da t m - Kontrollü kopya Kopya Kontrolü Dokümanlar düzeltilmek için kütüphaneden al nabilir. Doküman kütüphaneye iade edilinceye kadar orijinalini baflka bir kifli düzeltme için alamaz. Dokümanlar n eski versiyonlar ve çal flma kopyalar belirgin flekilde iflaretlenir 15
DOKÜMAN YÖNET M Versiyon (Revizyon) Kontrolü Dokümanlar n çal flma kopyas ndan bafllayarak tüm hayat döngüsü izlenebilir: - Yeni doküman Çal flma Kopyas olarak oluflturulur - Onaya haz r hale gelince Taslak olarak kaydedilir - Elektronik olarak onaya gönderilir - Onaylar tamamlan nca Versiyon olarak yay nlan r - Da t m listesine e-mail ile da t m yap l r - Versiyonda de ifliklik için yeni çal flma kopyas oluflturularak ifllemler tekrar edilir - Doküman ömrü sonunda arflive kald r l r Versiyon No kontrolü otomatik flekilde yap l r. ISO Kurallar na uygun olarak yay nlanm fl ve çal fl lan dokümanlara ayr listelerden eriflilir. Dokümanlar n tüm eski taslak ve versiyonlar na eriflilebilir. Dokümanlarla ilgili tüm kay t, düzeltme, onay, arfliv vb. ifllemlerin hangi tarihte kimler taraf ndan yap ld n belirten detayl günce (Log) kay tlar tutulur. Kontrollü Da t m Dokümanlar bilgilendirme amac yla flirket içinde e-mail ile da t labilir. Kullan c lar e-mail içindeki ba lant iflaretine basarak doküman aç p inceleyebilirler. Da t mda dokümanlar n kopyas de il sadece ba lant iflareti gönderilir. Böylece hem güvenlik sa lan r hem de disk alan tasarruf edilir. Doküman n kimlere da t ld bilgisi tutulur. Da t mlar, tarih s ral ve da t lan kifli s ral da t m listeleriyle izlenebilir. fl Ak fl ve Onay Sistemi Dokümanlar onaylama, bilgilendirme veya ifl ak fl n sa lama amac yla flirket içinde e-mail ile ilgililere gönderilebilir. Onaylay c lar onay e-mail i içinden bir tufla basarak ilgili doküman açar ve elektronik imza ile onay verirler. Her doküman veya ifllem tipi için ayr onay tan m yap labilir. Onaylar seri, paralel veya kar fl k olabilir. Onay tan m nda onaylay c, onay ve ifllem seçenekleri, ikaz flekli, onay süresi vb. girilir. Onaylay c lar, onay bekleyen dokümanlar listesinden kendi adlar alt ndaki dokümanlar açarak ifllem yapabilirler. Onaylay c lar onay duraklat p de ifliklik yapmas için yazara gönderebilir. Onay sonuçlan nca veya reddedilince tan mlanm fl ilgililere bilgi için e-mail gönderilir. Uyar lar Doküman geçerlilik tarihinden (örne in sözleflme yenileme tarihinden) bir ay, bir hafta öncesinde yetkililer e-mail ile otomatik olarak uyar l r Onaylamay geciktiren onaylay c lara otomatik hat rlatma e-mail leri gönderilir. Bilgi Güvenli i Her doküman kimlerin okuyabilece i, kimlerin düzeltebilece i, kimlerin yönetece i belirlenir. Kullan c lar listelerde sadece okuma yetkileri olan dokümanlar görebilir. Kifliye özel dokümanlar oluflturulabilir. Hassas dokümanlar kopyalamaya ve yazd r lmaya kapat labilir. Bu dokümanlar sadece yetkili okurlar taraf ndan ekranda izlenebilir veya yazd r labilir Doküman Tipleri Yüzlerce çeflit doküman tipini destekler: - Metin doküman - Ekli dosya l doküman (resim, çizim, faks veya herhangi bir dosya) - MS Word, Excel, Powerpoint dosyalar - Obje li doküman (doküman içinden Word, Excel veya herhangi bir uygulamay açmak) - fiablonlu doküman (Metin veya dosya flablon) - Form fiablonlu doküman - Özel form lu doküman - Mektup ve Faks (Türkçe- ngilizce) Yeni doküman tipleri tan mlanabilir. Her doküman tipi için ayr onay, kategori, yetki ve da t m listesi tan mlar yap labilir. Dosya dolab içine kaydedilecek doküman tipleri k s tlanabilir. Dokümandaki ekli dosyalar, kendi programlar (Word, Excel vb) ile düzeltilmifl olsalar dahi, doküman içinde düzeltilmifl son hali saklan r. Dokümanlarda Arama Yapma Tüm dokümanlar ve ekleri her kelimeye göre indekslenir. Doküman içinde geçen kelimelere, yazar na, ilgili firmaya, tarihe göre aramalar yap labilir 16
KAL TE YÖNET M Kalite Sisteminizi Bilgisayar Ortam nda Oluflturun TeamWork KAL TE, ISO 9000, 9001, 14000, QS-9000, AQAP gibi kalite sistemlerinde kullan lan tüm doküman ve kay tlar n organizasyon ve kontrolü ile ka ts z bir kalite sistemi kurman z ve yönetmenizi sa lar. TeamWork KAL TE, toplam kaliteyi hedefleyen di er TeamWork çözümleri (CRM, SATINALMA, DOKÜMAN YÖNET M, TEKN K SERV S) ile entegre bir flekilde çal fl r, ve kaliteyi oluflturan tüm ifl süreçlerini kontrol alt na al r. flinize Sa lad Faydalar Kalite sistemi haz rlama ve yönetiminde kolayl k Kalite dokümanlara h zl, kolay, güvenli eriflim Ka ts z Ofis ortam Ka t belge kullan m nda tasarruf Bilgi güvenli i Elektronik ifl ak fl ve onay ile zaman tasarrufu Düzeltici önleyici faaliyetlerde verim art fl yilefltirme gereken ifllemlerin kolay tespiti Yönetim sisteminin verimlili inde art fl Müflteri ve tedarikçilerle iliflkilerde düzen Müflteri memnuniyetinde art fl E-Mail sistemi ile entegrasyon Kalite Dokümanlar Yönetimi Kalite dokümanlar n n organizasyon ve yönetimi için TeamWork DOKÜMAN YÖNET M modülü kullan l r. - Kalite El Kitab - Ürün Planlar, fl Ak fllar - Prosedürler, Talimatlar - Duyurular, Sirkülerler - Toplant Notlar KAL TE Modülleri Düzeltici - Önleyici Faaliyetler (DÖF) Düzeltici ve Önleyici faaliyet kayd aç lmas DÖF ile ilgilenecek fl grubu ve görevli seçimi DÖF formlar n n e-mail ile ilgililere da t m DÖF ile ilgili ifl atamalar yap lmas ( fi TAK P Modülü ile) DÖF Sonuçlanana kadar takibi ve raporlanmas DÖF istatistikleri Uygunsuzluk Kay tlar Uygunsuzluk yer ve tiplerinin tan mlanmas Uygunsuzluk kay tlar n n girilmesi, dönemsel bazda raporlanmas Uygunsuzluktan DÖF oluflturma Kalite Hedefleri Takibi Dönemsel kalite hedeflerinin tan mlanmas, Hedeflerin sonuçlar n kay t ve raporlanmas Denetim Kay tlar Denetim planlar n n yap lmas, Denetim raporlar n n kay t ve raporlanmas Yönetim Toplant lar Yönetim gözden geçirme toplant planlanmas Toplant notlar n n kaydedilmesi ve takibi. Tedarikçi De erleme Tedarikçi hizmet ve teslimat de erlendirilmesi Tedarikçilerin dönemsel de erlendirme raporlar Personel Kay tlar Personelin özlük kay tlar Personel Organizasyonu TeamWork DOKÜMAN YÖNET M, Kalite sistemlerinin doküman organizasyon ve kontrol gereksinimleri ile uyumludur (Versiyon kontrolü, doküman hayat döngüsü izlenmesi, elektronik onay sistemi, kontrollü da t m, kontrollü kopya, vb). TeamWork DOKÜMAN, kalite sistemi d fl ndaki dokümanlar n da bilgisayar ortam nda tutulmas na ve paylafl m na imkan sa lar. Görev Tan mlar Görev tan mlar n n haz rlanmas, onaylanmas ve yay nlanmas E itim Kay tlar Personele verilen flirkete uyum e itimleri ve di er iç e itim kurslar n n planlanmas. E itim kat l m tutanak kay t ve raporlanmas E itim Anketleri Personele verilen iç e itim anket sonuçlar Müflterilere verilen d fl e itim anket sonuçlar Kalibrasyon Kay tlar Ölçüm cihazlar n n kalibrasyon ifllemlerinin planlanmas, Ölçümlerin kaydedilmesi ve raporlanmas Bak m Kay tlar Makine ve cihaz periyodik bak m planlanmas Bak m raporlar n n düzenlenmesi Tasar m Tasar m planlar ve yap lacak ifllerin takibi Tasar m ile ilgili toplant notlar, Tasar m do rulama raporlar Opsiyon Modül: fl Süreç Ölçümleme fl Süreçlerin ile ilgili ölçümlerin yap lmas ve raporlanmas (Bu modül firma içi süreçlerinin analizi sonucunda özel olarak yaz l r) 17
GELEN - G DEN EVRAK Gelen-Giden Evrak Organizasyon Ve Yönetimi fiirkete Gelen Evrak ve Faturalar n kay t alt na al nmas, ilgili departmanlara yönlendirilmesi ve ifl ak fl n n takip edilmesi, giden evrak ve yaz lar n haz rlanmas, kaydedilmesi, onaya gönderilmesi ve gönderim ifllemlerini ka ts z ofis ortam nda takip etmenize imkan sa lar. Gelen Evrak fiirkete gelen evrak ve faturalar n evrak kabul bölümünde taranmas ve sisteme kaydedilmesi Da t m yapacak departmana e-mail ile gönderilmesi Da t m yapacak kiflinin gelen evrak ile ilgili görevlendirme yapmas Görevliye ve bilgi için seçilenlere e-mail ile iletilmesi Görevli kiflinin evrak ile ilgili ifllemleri yapt ktan sonra sonuç raporu oluflturmas ve göndermesi Orijinal evrak n belirlenen departman yetkilisine teslim kayd fiirkette çal flanlara gönderilen özel evraklar n kaydedilmesi, kiflinin bilgilendirilmesi ve teslim kayd Giden Evrak fiirketten gönderilecek resmi yaz, mektup vb dokümanlar n haz rlanmas Yaz y imzalayacak ve onaylayacak kiflilere onaya gönderilmesi Onaylar tamamland ktan sonra yaz n n bast r lmas ve teslimat bölümüne teslimi Muhatab na teslim edilen evrak ile ilgili teslim notunun kaydedilmesi Listeler Gönderen, gönderilen, yazar, onaylay c, görevli departman, yap lacak ifl tip, konu ve tarih s ral listeler Evrak kabul'de bekleyen evraklar Teslimat bekleyen evraklar 18
fi TAK P Firman zdaki flleri Bilgisayarda Takip Edin fiirketinizde sat fl, pazarlama, üretim, bilgi ifllem, hizmet, finans, vb. bölümlerde yap lacak ifllerin bilgisayar ortam nda takibine imkan sa lar. fllerin ve görev atamalar n n kolay bir flekilde girilmesi, e-mail ile bilgilendirme ve hat rlatma sayesinde iflleriniz takipsiz kalmaz. fl ve Görev Atama fiirkette standart ifller, ilgili departman ve görevlisi önceden tan mlan r. Görevler ifl listesinden seçilerek veya yeni girifl yap larak atan r fl grubuna, kifliye veya kendinize ifl/görev atanabilir fl atan nca görevli ve bilgilendirilecek kiflilere E-Mail gönderilir Atanan kifli görevi baflka bir kifli veya ifl grubuna atayabilir. Kimlerin kimlere ifl atamas yapabilece i yetki tan mlamalar ile k s tlanabilir. Gizli ifl atamas yap labilir ( lgili formu sadece görevli ve görev veren görebilir) Yap lacak ifl için Hedef bafllang ç, hedef bitifl ve kritik tarih (ihale tarihi vb) tan mlanabilir Görev formlar içine Word, Excel, Powerpoint vb. dosyalar eklenebilir. fller proje baz nda ve ilgili müflteri baz nda takip edilebilir liflkili ifller girilebilir ve birlikte izlenebilir Tekrarlayan ifller fli Tekrarla ifllemi ile girilir Yap lacak iflleri kimlerin görebilece i yetki tan mlamalar ile belirtilir fl Takibi Görevli kifli, görevlendirme E-Mail'i içindeki ba lant y t klayarak görev bilgilerine eriflir. Kullan c lar kendilerine atanan iflleri ve kendilerinin baflkas na atad iflleri TeamWork ana menüsünde fllerim ve Verdi im fller listelerinde izleyebilirler Görevli kifli, ifl ile ilgili aflamalar kaydeder. flin aflamas (durumu) de iflti inde görev veren ve ilgililer E-Mail ile bilgilendirilir. Görev tamamlan nca görev veren ve ilgililer E-Mail ile bilgilendirilir. Ortak ajanda'da ifllerin bafllang ç ve bitifl tarihleri gösterilir. Hat rlatma Bitifl tarihi yaklaflan ifllerle ilgili hat rlatma E-Mail'leri gönderilir Hedef tarih geçmifl ve halen tamamlanmam fl olan görevlerle ilgili görevliye ve görev verene, hat rlatma E-Mail gönderilir ptal edilen, reddedilen ve bitirilen görevlerle ilgili kiflilere E-Posta gönderilir Görevin tüm aflamalar, kimlere E-Posta gönderildi i, bafllama ve bitifl tarihleri ile ilgili detayl günce (log) kay tlar tutulur. Raporlar Aç k fl Listeleri (Görevli, Görev Veren, fl Grup, lgili Proje, lgili Müflteri, Hedef Tarih, Bafllama Tarih, Durum s ral listeler) Kapanm fl fl Listeleri (Görevli, Görev Veren, fl Grup, lgili Proje, lgili Müflteri, Hedef Tarih, Durum s ral listeler) Görevli performans listeleri ( fller zaman nda bitirilmifl mi?) Görevlerle ilgili kelime baz nda aramalar yap labilir Duyurular fiirket içinde bilgilendirme amaçl duyuru yap labilir Duyuru muhataplar tan mlanabilir ve kullan c lar kendileri ile ilgili duyurular görebilir Tan mlar Standart fl Tan mlar fl Gruplar, grup müdür ve personeli fl Kategorileri ve fl Tan mlar fl Aflama (Statü) Tan mlar Öncelik Tan mlar Entegrasyon Tüm TeamWork uygulamalar içinden veya E-Mail uygulamas içinden ifl atanabilir. Görevle ilgili TeamWork doküman na Görev formu içinden bir t klama ile eriflilebilir. 19