T.C. ESKİŞEHİR BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Misyon Amaç ve Kapsam Madde 1-(1)Bu Yönergenin amacı; Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı ile alt birimlerinin görev tanımlarını ve fonksiyonel görev dağılımını belirlemek, birim teşkilat şemalarını ortaya koymak, verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar geliştirmek, iç kontrol sisteminin işleyişini sağlamak, hesap verilebilirliği ve uygun raporlama ilişkisini göstermektir. Dayanak Madde 2-(1) Bu Yönerge; 09.02.2015 tarih ve 53 sayılı Meclis kararı ile yürürlüğe giren Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Kuruluş, Görev ve Çalışma Esaslarına Dair Yönetmeliğe ve Başkanlık Makamı oluru ile 01.11.2014 tarihinde yürürlüğe giren Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 3-(1)Bu Yönergede yer alan; a)alt birim: Birime bağlı müdürlük, şeflik vb. alt birimleri, b)alt birim amiri: Birim amirine bağlı alt birimlerin amirlerini, c)belediye: Eskişehir Büyükşehir Belediyesini, ç)birim: Belediye teşkilat şemasında yer alan harcama birimlerini, d)birim amiri: Harcama biriminin en üst düzey yöneticisini, e)daire Başkanlığı: Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığını, f)harcama birimi: Belediye bütçesinde ödenek tahsis edilen birimleri, g)harcama yetkilisi: Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst düzey yöneticisini, ğ)iç Kontrol: Belediyenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere Belediye tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem, süreç ile iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütününü, h)ilgili düzenleme: Belediye birimleri tarafından yürütülen iş ve işlemlere ilişkin usul ve esasların belirlendiği ve Üst Yönetici oluru ile yürürlüğe konulan yönerge, genelge, kılavuz ve benzeri düzenlemeleri, ı)meclis: Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Meclisini, j)şube müdürlüğü: Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığına bağlı şube müdürlüklerini, k)üst yönetici: Eskişehir Büyükşehir Belediye Başkanını, l)üst yönetim: Üst Yönetici, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcılarını, m)yönerge: Bu Yönergeyi, ifade eder. Sayfa 1 / 10
Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığının Misyonu Madde 4- (1) Bilgi teknolojisinden yararlanarak, özgün hizmet anlayışı içerisinde, güncel teknoloji ve mevcut deneyimle, hiyerarşik yapı içerisinde, kanun ve kurallar çerçevesinde, bire bir cevap verebilen, çözümler geliştirerek, personelimize ve vatandaşlarımıza en iyi ve en kaliteli hizmeti sunmaktır. İKİNCİ BÖLÜM Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığının Teşkilat Yapısı ve Görevleri Teşkilat yapısı MADDE 5-(1)Daire Başkanlığı aşağıda sıralanan: a- İdari İşler Şube Müdürlüğü, b-hal Şube Müdürlüğü, ile bunlara bağlı diğer alt birimlerden oluşur. Fonksiyonel teşkilat şeması MADDE 6- (1)Kurumsal olarak yürütülen faaliyetler ve sunulan hizmetlerde hesap verebilirlik ve şeffaflığı temin etmek üzere; görev, yetki ve sorumluluk dağılımı esasına göre ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde hazırlanan Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı ile alt birimlerini gösteren Fonksiyonel Teşkilat Şeması Yönerge ekinde yer almaktadır. (Ek-1) (2) Teşkilat şemalarında, Üst Yönetici onayı ve/veya Meclis kararı gerektirmeyen değişiklikler birim amirinin onayına tabidir. Teşkilat şemalarında olan değişikliklerin, en geç bir iş günü içerisinde ilgili alt birim amiri tarafından şemaya işlenmesi sağlanarak, personele yazıyla duyurulur. Fonksiyonel Görev dağılım tablosu MADDE 7-(1)Geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma nedenleriyle görevi devralacak personel ile personelin asli olarak yürüttüğü göreve ilişkin bilgiler Fonksiyonel Görev Dağılım Tablosunda yer almaktadır. (Ek-2) (2)Fonksiyonel görev dağılımı tablolarında değişiklik gerektiren hususlar birim amirinin onayına tabidir. Görev dağılımı tablolarında olan değişikliklerin, en geç bir iş günü içerisinde ilgili alt birim amiri tarafından tablolara işlenmesi ve personele duyurulması sağlanır. Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığının Görevleri: MADDE 8-(1) Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığının görevleri şunlardır: a) Belediye Aşevi hizmetlerini yürütmek, b) Evlendirme memurluğunca; Evlendirme Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda, evlilik işlemleri ile ilgili her türlü görevin yürütülmesini sağlamak, c) Hizmet binasında bulunan yemekhane, mutfak, çay ocağı gibi sosyal servislerin temiz ve düzenli çalışmasını sağlamak, d) Belediye telefon santralinin verimli çalışmasını sağlamak, hizmet binasındaki iç ve dış hatlardan iletişimi sağlamak, Belediye içi ve dış iletişimde kullanılan telefon, telsiz sistemlerinin kurulmasını ve bakımını yaptırmak, Sayfa 2 / 10
e) 3516 sayılı Ölçüler ve Ayar Kanunu ile belediyelere verilen görevlerin yürütülmesini sağlamak, f) Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Konukevi Hizmetlerini sunmak, g) Hizmet Alımı yöntemi ile 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun çerçevesinde kurum, hizmet binaları ile müştemilatı ve buralarda bulunan araç, gereç ve makineler ile belge, doküman ve bilgi işlem materyalleri ve diğer her türlü taşınır ve taşınmaz malları sabotaj, yangın, hırsızlık, soygun, yağma ve yıkma zorla işten alıkoyma gibi her çeşit tehdit, tehlike ve tecavüzlere karşı korunmasını sağlamak, h) Büyükşehir Belediye Başkanlığı ve bağlı birimlerinin 5188 sayılı sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanuna göre korunması gereken yerlerin güvenlik iznini almak, i) Kurum Hizmet Binaları ile müştemilatına, Kurumla ilgili olarak ziyaret, iş takibi vb. çeşitli nedenlerle gelen tüm kişiler ve yanlarındaki çanta, eşya vb. kapsamında olmak üzere, söz konusu kişilerin girişlerine ilişkin, kontrol (kuruma ruhsatlı dahi olsa silahlı olarak girişe müsaade etmeme ve silahları yazılı kayıtla teslim ve emanete alma, muhafaza işlemleri dâhil) refakat ve yönlendirme işlemlerini yürütmek, X-Ray cihazı ve manyetik duyarlı güvenlik kapısından kontrollü geçişi sağlamak. j) Hizmet alımı yöntemi ile belediyemiz idari bina ve bağlı birimlerinin Genel Temizlik hizmetinin karşılanmasını sağlamak. k) Ulaşım biriminde mevcut araç havuzunu yönetmek, merkez garajda bulunan araçların ve çalışanlarının görev emirlerini düzenlemek. l) Hal Şube Müdürlüğü yaş sebze ve meyve toptan ticaretinin kalite, standart ve sağlık kurallarına uygun olarak serbest rekabet sistemi içerisinde yapılmasını sağlamak. m) Toptancı haline yönelik; daha verimli, modern projelere öncülük etmek. n) Üretici ve tüketiciler ile yaş sebze-meyve ticaretini meslek edinenleri idari konularda koordine etmek. o) Hal binasında kendilerine yer tahsis edilen komisyonculardan, mevzuat çerçevesinde belediye payının tarh, tahakkuk işlemlerini yürütmek. p) Aylık iş yeri kira ücretlerinin tahsisini sağlamak. q) Sebze ve meyve üreticilerinin satılması için hal komisyoncularına gönderdikleri, malların ücretlerinin tahsili ile ilgili ortaya çıkan anlaşmazlık ve ihtilafların çözülmesini koordine etmek, işlem ve uygulamalardan doğan itiraz ve şikâyetleri incelemek, gereğini yapmak, gerekirse Hal Hakem Kurulu na veya Başkanlık Makamına iletmek. r) Hal faaliyetleri yürütülürken gerektiği takdirde Ticaret İl Müdürlüğü ile iş birliğini gerçekleştirmek. s) Kayıt dışı yollarla şehre mal girişini önleyici tedbirlerin alınmasını, gayri yasal mal girişleri ile ilgili caydırıcı kanuni müeyyideleri uygulamasını organize etmek. t) Yaş sebze ve meyvelerin hale giriş ve çıkışı ile korunması, depolama ve satışı, denetimi, künye kontrolü vb. her türlü faaliyeti, 5957 sayılı Sebze ve Meyveler İle Yeterli Arz ve Talep Derinliği Bulunan Diğer Malların Ticaretinin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve Sebze ve Meyve Ticareti ve Toptancı Halleri Hakkında Yönetmelik hükümlere uygun olarak sağlamak. u) Teminat ticari güvenin sağlanması ve tarafların haklarının korunması amacıyla Toptancı Hal inde kendilerine yer tahsis veya devri yapılanlardan mevzuat çerçevesinde, belirlenen miktarda banka teminat mektubu veya nakit teminat olarak alınmasının takibi, bunların, belediye bünyesinde ya da bankalarda muhafaza edilmesini, teminat tutarındaki artıştan Sayfa 3 / 10
veya mevzuatta belirtilen nedenlerden dolayı eksik kalan teminat tutarlarının, en geç bir ay içinde tamamlanmasını sağlamak. v) Daire Başkanlıkları, Genel Sekreter Yardımcıları, Genel Sekreter ve Başkanlık Makamıyla koordineli çalışmak ve Başkanlık Makamınca verilecek diğer görevleri yapmak, ÜÇÜNCÜ BÖLÜM İdari İşler Şube Müdürlüğünün Fonksiyonları Aşevi faaliyetlerinin yürütülmesi MADDE 9-(1) 5393 sayılı Belediye Kanunu ve 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanununa istinaden Büyükşehir Belediyemiz aşevinden faydalanmak isteyen vatandaşlar İdari İşler Şube Müdürlüğüne başvuruda bulunur. Başvuruda bulunan Türkiye Cumhuriyeti Vatandaşı verilen başvuru formunu doldurur. (Başvuruda bulunanların hanesinde yaşayan hiçbir vatandaşın sosyal güvencesi ve adına kayıtlı gayrimenkulü olmayacaktır.) Vatandaş tarafından Başvuru formunun doldurulmasını müteakip ikamet edilen mahalle muhtarlığına onaylatılır. Nüfus Müdürlüğünden aile kayıt örneğinin alınmasına müteakip Tapu Müdürlüğünden başvuru formunda bulunan ilgili satır tasdik ettirilir. Başvuru formu ve ekli belgelerini tamamlayarak İdari İşler Şube Müdürlüğüne teslim eden vatandaşın ilgili evraklarının kontrolü ve adres kontrolü yapıldıktan sonra aşevinden faydalanmasına bir engel yoksa aşevinden faydalandırılması sağlanır. Aşevinden faydalandırılması sağlanan vatandaşa aşevi kartı ve sefer tası verilir. Aşevi kartı ve sefer tası alan vatandaş her gün kendisine bildirilen saatte (pazar günü hariç) Büyükşehir Belediyesi servis aracından faydalanarak Aşevi binasına gelir ve bir öğün yemeğini alır. Ayrıca yatalak ve engelli vatandaşlar da Aşevi formundaki belgelere ek olarak sağlık raporu getirir. Aşevi kontrol personeli tarafından yatalak ve engelli vatandaşın beyan ettikleri adresleri kontrol edilir. Tüm kontrollerinin yapılmasının ardından bu personele yemek hizmeti aşevi servisleri vasıtası ile bir öğün olarak teslim edilir. Aşevinde yemek servisi sabah aşevi tarafından bildirilen saatte başlar yemek hizmetlerinden faydalanacak vatandaş dağıtımda görevli aşevi personelimiz nezaretinde sırası ile sefer taslarını kullanarak yemeğini teslim alır ve Büyükşehir Belediyesi servisleri vasıtası ile bölgeden ayrılır. Aynı esnada, hasta, yatalak, engelli vatandaş için tespit edilen adreslere aşevi dağıtım araçları ile evlere yemek dağıtımı yapılır. Ayrıca; aşevimizde makbuz karşılığında her türlü gıda, hayvan, nakit para bağışı kabul edilir. Bağışta bulunan vatandaşlarımıza aylık olarak teşekkür mektubu hazırlanarak adreslerine gönderilir. İdarenin takdirinde olmak kaydıyla aşevi kriterleri ve dağıtım düzeninde değişiklik yapılabilir. a- Aşevi yemek hizmetlerini yürütmek. b- Aşevi dağıtım faaliyetlerini yürütmek. c- Aşevine yapılan ayni, nakdi bağışları makbuz karşılığı kabul etmek. Nikâh memurluğu faaliyetlerinin yürütülmesi MADDE 10-(1) 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ve Evlendirme Yönetmeliği çerçevesinde birbirleri ile evlenmek isteyen kadın ve erkeğin evlenmeye dair müracaatları kabul edilir. Çiftlerin müracaatları incelenerek kayıtları Sayfa 4 / 10
yapılır. Nikâh akdinin yapılacağı gün-saat için başvuru sahiplerine randevu verilir. Mevzuatın öngördüğü şekilde evlenme dosyası hazırlanır. (evlenme beyannamesi, sağlık raporu, evlenme ehliyet belgesi, tarafların bağlı bulunduğu devlet makamlarından temin edilen evlenme ehliyet belgesi ve yabancı uyruklular için doğum belgesi, mülteciler için il emniyet müdürlüğünce tutulan kayıtlar, varsa mahkeme kararı, fotoğraf, şehir dışındakiler için bulundukları ilin nikâh dairesinden izin belgesi) Randevu verilen gün ve saatte nikâh akdi gerçekleştirilerek, aile cüzdanı evlenen çiftlere teslim edilir. Nikâh akdinin gerçekleşmesini müteakip, evlenmeler on gün içerisinde İl Nüfus Müdürlüğüne tescil işlemleri için gönderilir. a- Evlendirme memurluğu idari faaliyetlerini yürütmek. b- Nikah aktini gerçekleştirmek. Tabldot faaliyetlerinin yürütülmesi MADDE 11-(1) Personelin yemek hizmetlerinden faydalanmasını sağlamak maksadıyla, yemek hazırlıkları yapılır. Mutfak içinde çalışan görevli personel ve alınan malzemeler vasıtası ile yemekler hazırlanır. Hazırlanan yemekler dış birimlere termoboxlar ile dağıtılır. İdari bina için hazırlanan yemekler mutfaktan yemekhaneye gönderilir. Yemekhanede yemek saatine kadar servis personeli tarafından tüm hazırlıkların tamamlanmasına müteakip yemekler dağıtım için ısıtmalı tezgâhlara nakledilir. Öğle yemeği saatinde servis görevlileri tarafından yemek dağıtımı yapılır. Yemek dağıtımının tamamlanmasını müteakip servis personeli tarafından masaların temizliği tamamlanır, bulaşıklar ve çöpler toplanır. Mutfağa gönderilen yemek kazanları ve diğer ekipman mutfak personeli tarafından ertesi gün için hazırlanır. Yemek dağıtımı yapılırken yemek hizmetlerinden faydalanan personelin yemek ücretleri toplanır veya memur personelden maaş kesintisi için çizelgeye işlenir. Ayrıca günlük planlanan yemek durumuna göre alınan malzeme göz önünde bulundurularak maliyet hesabı çıkarılır. Nakit toplanan yemek bedelleri aynı gün banka hesabına aktarılır. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ve Devlet Memurları Yiyecek Yardımı Yönetmeliğine istinaden ay sonunda memur personelden yapılan maaş kesintileri ve kurum hissesi doğrudan banka hesabına aktarılır. Yemek hazırlıklarında kullanılan tüm gıda malzemeleri doğrudan teminle alınarak ödemeleri Tabldot banka hesabından yapılır. Ayrıca, çay ocağı vasıtası ile garson personel tarafından Belediyemizin çay meşrubat vb. hizmetleri haftanın 6 günü mesai saatleri içinde kesintisiz olarak yerine getirilir. İçecek hesaplar günlük olarak toplanır veya fiş satışı yapılır. Toplanan bedeller günlük olarak Tabldot banka hesabına yatırılır. Çay ocağında kullanılan tüm içecek malzemeleri doğrudan teminle alınarak ödemeleri Tabldot banka hesabından yapılır. Tabldot a- Yemek için hazırlık faaliyetlerini yürütmek. b- Yemek dağıtım faaliyetlerini yürütmek. c- İçecek hizmetlerini sağlamak. Santral hizmetlerini yürütmek MADDE 12-(1) Eskişehir Büyükşehir Belediyesini arayan şahısların talep ettikleri personele veya birime santral personeli vasıtası ile irtibatlanması sağlanır. Abone meşgulse geri Sayfa 5 / 10
dönülerek arayan şahsa bildirilir. Ayrıca belediye içinden dış hatlara bağlanma talebinde bulunan personelin dış hatlarda aradığı abone ile irtibatı sağlanır. a- Belediyenin iç ve dış iletişimini kesintisiz olarak yürütmek. Ölçü ayar hizmetlerini yürütmek MADDE 13-(1) 3516 sayılı Ölçüler ve Ayar Kanunu ve ilgili yönetmelikler çerçevesinde, Ocak Şubat aylarında 1 kg. dan 2000 kg. a kadar olan ölçü ve tartı aletlerinin beyanları alınır. Muayene işlemleri için gün verilir. Şubat ayı sonunda beyan işlemi tamamlanarak beyan defteri kapatılır. Mart, Nisan ve Mayıs aylarında beyanlara istinaden randevu verilen ölçü aletlerinin muayene işlemleri yapılır. Haziran, Temmuz ve Ağustos aylarında ilçelere ait planlama çerçevesinde beyanları alınan ölçü ve tartı aletlerinin muayene işlemleri yapılır. Eylül ve Ekim aylarında muayeneye gelmeyen esnafların uyarı yazıları yazılarak takibi yapılır. Kasım, Aralık aylarında Bilim Sanayi ve Teknoloji İl Müdürlüğü ve Zabıta Personeli ile koordineli olarak ani denetimler yapılır. a- Ölçü ve tartı aletlerinin beyanlarını almak. b- Beyanları alınan ölçü ve tartı aletlerinin muayenesini yapmak. c- İlçeler için muayene planlaması ve ölçü tartı aletlerinin muayenelerini yapmak. d- Ani denetimleri yapmak. Konukevi faaliyetlerini yürütmek MADDE 14-(1) 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, İçişleri Bakanlığı, Mahalli İdareler ve Kurdukları Birliklere Ait Eğitim ve Dinlenme Tesisleri ile Vilayetler Evlerinin Yönetimi Hakkındaki Yönetmelik ve Eskişehir Büyükşehir Belediyesine Bağlı Konukevinin Yönetimi ve Çalışması Hakkında Yönetmelik çerçevesinde Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Konukevinden faydalanmak isteyenlerin beyanı doğrultusunda rezervasyon durumunun kontrolünün sağlanması ile oda tahsisi yapılır. Oda tahsisi yapılan vatandaşın nezih bir ortamda misafir edilmesi, yemek ve diğer hizmetlerden faydalandırılır. Büyükşehir Belediyesi Konukevinden rezervasyon süresi biterek ayrılmak isteyenlerin ödeme işlemlerinin tamamlanmasını müteakip uğurlanması sağlanır. Büyükşehir Belediyesine ait birimlerin talepleri neticesinde organizasyon ve etkinlikler için ikram hazırlıkları yapılarak istenilen yer ve zamanda sunumu sağlanır. Ayrıca Konukevinin faaliyetlerin icrası için malzeme satınalma, restoran ve bar için yiyecek ve içecek hazırlama, sunma, karşılama, uğurlama, temizlik, güvenlik, bakım onarım ve ödeme ile ilgili çalışmalar aksatılmadan yerine getirilir. a- Konukevi konaklama faaliyetleri yürütmek. b-yiyecek ve içecek hazırlama ve dağıtım hizmetlerini yürütmek. c-temizlik faaliyetlerini yürütmek. d- Organizasyon ve etkinliklere yönelik ikram sunumunu yapmak. Özel koruma ve güvenlik hizmetlerinin yürütülmesi MADDE 15-(1) 5188 Sayılı Özel Koruma ve Güvenlik Hizmetleri Kanunu ve ilgili yönetmeliklere istinaden Büyükşehir Belediyesi ve Bağlı Birimlerinin Özel Koruma ve Güvenlik Hizmetini sağlamak için personel sayı ve yer planlaması yapılır. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve Hizmet alımları ihale uygulama yönetmeliğine istinaden Hizmet alım ihalesinin Sayfa 6 / 10
tamamlanmasını müteakip görev yerlerine gönderilen güvenlik personeli, sorumluluk bölgesinin koruma faaliyetini yerine getirir. Herhangi bir olay vuku bulduğunda yetkileri çerçevesinde müdahale eder. Yetkilerini aşan durumlarda en yakın emniyet birimine haber verir. Olay ile ilgili tutanak tutarak İdari İşler Şube Müdürlüğüne bildirir. İdari İşler Şube Müdürlüğünce gerekli dağıtım yapılır. Ayrıca hizmet binalarımızın giriş-çıkışları otoparkları sürekli olarak kontrol altında tutulur ve emniyetli giriş çıkış sağlanır. a- Kurum, hizmet binaları ile müştemilatı her çeşit tehdit, tehlike ve tecavüzlere karşı korunmasını sağlamak. b- Kurumla ilgili giriş çıkışların kontrollü ve güvenliğini sağlamak. c- Büyükşehir Belediye Başkanlığı ve bağlı birimlerinin 5188 Sayılı Özel Koruma ve Güvenlik Hizmetleri Kanuna göre korunması gereken yerlerin güvenlik iznini almak. Genel temizlik hizmetlerinin yürütülmesi MADDE 16-(1) Büyükşehir belediyesi ve bağlı birimlerinin genel temizlik personeli ihtiyacı tespit edilir. Personel sayı ve hizmetin özelliklerinin tespitinin yapılmasını müteakip 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve Hizmet alımları ihale uygulama yönetmeliği kapsamında ihalesi tamamlanır. Personelin görev yerlerine tesliminden sonra görev yerinin ihtiyaçları göz önünde bulundurularak temizlik hizmetlerinin yapılması sağlanır. a- Genel temizlik hizmetini sağlanmak. Ulaştırma faaliyetlerinin yürütülmesi Madde 17-(1) Belediye hizmetlerinin aksatılmadan yürütülmesinin sağlanması maksadıyla; Ulaştırma servisindeki mevcut araçlar vasıtası ile araçların sevk ve idaresi sağlanır. Araç havuzunda bulunan araçlar daima bakımlı, temiz ve avadanlıkları tam olarak göreve hazır halde bekletilir. Araçların akaryakıt ikmalleri zamanında ve kontrollü olarak sağlanır. Araçların her yıl Mali Zorunluluk Sigortaları ve fenni muayene zamanları takip edilerek zamanında yaptırılması sağlanır. Şehir içi ve şehir dışı görevlerine araç görev kâğıdı olmadan çıkılmaz her göreve çıkan aracın mutlak görev kâğıdı bulundurulur. Şoförler seyahat esnasında trafik kurallarına azami riayet eder, herhangi bir kaza vuku bulduğunda derhal gerekli tutanaklar tutularak idareye haber verilir. Ayrıca araçların seyahat ve akaryakıt takip çizelgeleri her araç için mutlaka tutularak haftalık olarak İdari İşler Şube Müdürlüğüne teslim edilir. Mesai saatleri dışında nöbetçi personel hizmeti aksatmadan devam eder. a-araçların sevk ve idaresini sağlamak. b- Araçların günlük, haftalık, aylık bakımlarını yapmak/yaptırmak. c- Ulaşım hizmetlerini sağlamak. Diğer görevler MADDE 18-(1) Daire Başkanı tarafından verilen ve mevzuat tarafından öngörülen diğer görevleri yerine getirmek. Sayfa 7 / 10
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Hal Şube Müdürlüğünün Görevleri Hal kayıt sistemi faaliyetlerin yürütülmesi MADDE 19-(1) Mükelleflere (tüccar-komisyoncu) Hal Kayıt Sistemi ndeki (HKS) ürünlere ait künyelerin çıkışları ile rüsumların nasıl yatırılacağı ve Hal Kayıt Sistemi ndeki ürünlerin nasıl nihai tüketime ulaştırılacağı konularında gerekli bilgiler verilir. Hal Kayıt Sistemi ile ilgili işleri yürütülür ve oluşan fiyatlar takip edilerek yayınlanır. 5957 sayılı Kanun uyarınca; yeni hal kayıt sistemi "Hal Uygulama Yöneticisi Vekili " görevi ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı nın, yeni hal kayıt sistemi ile ilgili tüm işlemlerde görevli personelle, hal esnafının sistemle ilgili taleplerinin gereği yapılır. 5957 Sayılı Kanun ve Sebze ve Meyve Ticareti ve Toptancı Halleri Hakkında Yönetmelik uyarınca, ürün stokları Hal Şube Müdürüne bildirilir. 5957 Sayılı Kanun, Sebze ve Meyve Ticareti ve Toptancı Halleri Hakkında Yönetmelik ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı nın Hal Şube Müdürlüğünü ilgilendiren uygulamalar ve değişiklikler takip edilerek gereği yapılır. Gümrük ve Ticaret Bakanlığı nın duyurusuna istinaden mükellefin yanlış aldığı künyeler iptal edilir. Türkiye İstatistik Kurumu tarafından istenilen veriler Hal Kayıt Sistemi ürün çıkışlarına göre hazırlanarak gönderilir. a- Hale giriş -çıkış yapan ürünlerin Hal Kayıt Sistemi ndeki işlemlerini yürütmek. Tahsis, devir ve teminat ile ilgili faaliyetlerin yürütülmesi MADDE 20-(1) Toptancı Hal i içerisinde boş bulunan iş yeri en az 15 gün önce belediyece ilan edilerek duyurulur. İlan tarihinden itibaren başlayarak tahsis işlemi için istekliler belirtilen günün mesai saati bitimine kadar istenen belgelerle birlikte belediyeye müracaat eder. Müracaat edenlerden belediyenin tespit ettiği yıllık tahsis ücretinin % 3 oranında geçici teminat alınır. Tahsisle ilgili başvuruların işyeri sayısından fazla olması durumunda 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ile yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre ihale yapılır. Toptancı Hal indeki işyerlerinin kiralanması veya devir işlemleri yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre, (tahsis veya devir için istenen nitelikleri taşıyanlara,) istenen belgelerin tamamlanması suretiyle yapılır. Teminat ticari güvenin sağlanması ve tarafların haklarının korunması amacıyla toptancı halde kendilerine yer tahsis veya devri, yapılanlardan mevzuat çerçevesinde, belirlenen miktarda banka teminat mektubu veya nakit teminat olarak alınır. Teminatlar, belediye bünyesinde ya da bankalarda muhafaza edilir, teminat tutarındaki artıştan veya mevzuatta belirtilen nedenlerden dolayı eksik kalan teminat tutarlarının, en geç bir ay içinde tamamlanması istenir. a- Hal deki işyerlerinin devir, tahsis ve teminatlarla ilgili iş ve işlemlerini yürütmek b- Esnaflara ait araçların abonelik işlemlerine ilişkin hizmetleri gerçekleştirmek. Ürünlerin künye kayıtlarının kontrolü ve kantar faaliyetlerinin yürütülmesi MADDE 21-(1) Hal e ürün getiren araçlar tartılır, künye kayıtları kontrol edilir. Hal gov.tr sisteminde sorgulanarak onaylanır. Gelen ürünler için hal esnafı bilgilendirilir. Dışarıdan tartım için gelen araçların tartımı vb. tüm faaliyetler görevli personel tarafından yürütülür. Sayfa 8 / 10
a-hal e gelen ürünlerin künye kayıtlarını kontrol etmek. b-ürün getiren veya dışarıdan tartım için gelen araçların tartım faaliyetini yürütmek. Fatura kontrol ve kayıt faaliyetlerinin yürütülmesi MADDE 22-(1) Hal den çıkış yapan araçlardaki ürünlerin, faturalarında yazılı bilgilere göre kontrolleri hal zabıtası ile yürütülür. Bununla ilgili hal.gov.tr sistemine kayıtları yapılır. a- Hal den çıkış yapan araçlardaki ürünlerin faturalarında yazılı bilgilere göre kontrol ve kayıtlarını yapmak. Toptancı Hal ine yönelik istatistik faaliyetlerin yürütülmesi MADDE 23-(1) Hale giriş-çıkış yapan ürünlerin istatistikleri düzenlenerek, bu bağlamda ileriye dönük projeler için veriler oluşturulur. Toptancı hali ile ilgili gelir tabloları vb. düzenlenir. a-hal e giriş-çıkış yapan ürünlerin istatistikleri ve hal ile ilgili gelir tablolarının düzenlenmesine yönelik işlemleri yapmak. Denetim faaliyetlerinin yürütülmesi MADDE 24-(1) Merkez ilçelerin belediye pazarları ile büyükşehir kapalı pazarındaki esnafı, şehir içindeki Alışveriş Merkezlerinin sebze ve meyve satış reyonları, 5957 sayılı Sebze ve Meyveler İle Yeterli Arz ve Talep Derinliği Bulunan Diğer Malların Ticaretinin Düzenlenmesi Hakkında Kanuna göre periyodik olarak denetlenir. a- Merkez ilçe belediye pazarları ile büyük şehir kapalı pazarındaki esnafı, şehir içindeki AVM lerin sebze ve meyve satış reyonlarını; denetim görevlileri tarafından periyodik olarak denetlemek. Diğer görevler MADDE 25-(1) Daire Başkanı tarafından verilen ve mevzuat tarafından öngörülen diğer görevleri yerine getirmek. BEŞİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Devir ve teslim Madde 26- (1) Çeşitli nedenlerle görevinden ayrılan personel; a)üzerinde bulunan görevlerle ilgili bilgi ve belgelere ait dosya ve evrakı, birim amirinin belirlediği sorumluya eksiksiz olarak teslim eder ve devir ile ilgili düzenlenen tutanağı (Ek-3) birim amirine verir. b)kendisine teslim edilmiş olan makine, araç, gereç ve malzemeleri yetkililere teslim eder ve bununla ilgili düzenlenen tutanağı (Ek-3) birim amirine verir. (2)Devir ve teslim ile yükümlü olanlar, bu işlemleri mevzuatında belirlenen hükümlere göre yapar. Sayfa 9 / 10
Hassas görevlerin belirlenmesi MADDE 27-(1) Yönergede, yer alan tüm iş ve işlemlerden riskli ya da zorluk değeri yüksek olduğu tespit edilenler, ilgili düzenlemeler doğrultusunda hassas görevler olarak belirlenerek Hassas Görevler Listesine kaydedilir. (Ek-4) (2)Hassas görevler, sorumluları tarafından her yıl gözden geçirilir ve gerekli görülürse güncellenir. (3) Belirlenen hassas görevlere ilişkin olarak ilgili düzenlemeler doğrultusunda prosedürler hazırlanır ve tüm personele duyurulur. Görevler ayrılığı ilkesi MADDE 28-(1) Görevler ayrılığı ilkesi doğrultusunda, Yönergede yer alan tüm iş ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilir. (2)Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamaması durumunda birim amirleri, bahsi geçen ilkenin tam olarak uygulanamamasından kaynaklanan riskleri ilgili düzenlemeler doğrultusunda tespit ederek gerekli önlemleri alırlar. Tereddütlerin giderilmesi MADDE 29-(1)Bu Yönergenin uygulanmasında ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye Üst Yönetici yetkilidir. Yürürlük MADDE 30-(1)Bu Yönerge Üst Yönetici tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 31-(1)Bu Yönerge hükümlerini Üst Yönetici yürütür. Sayfa 10 / 10