SAMSUN TİCARET VE SANAYİ ODASI STRATEJİK PLANI 2014-2017 - 1 -
İÇİNDEKİLER No Başlık Sayfa I VİZYON 3 II MİSYON 3 III KALİTE POLİTİKASI 3 IV ÖNCELİKLERİMİZ 3 V ÇEVRE ANALİZİ 4 VI HEDEF KİTLE ANALİZİ 4 VII İÇYAPI ANALİZİ 5 a Kaynaklar 5 b Prosesler 6 c Performans 7 VIII İLGİLİ TARAFLAR ANALİZİ 7 IX GZTF ANALİZİ 9 (Güçlü ve Zayıf Yönler,Tehditler ve Fırsatlar) X STRATEJİK PLANDA ÖNE ÇIKAN 10 KONULAR-ÖZET 1 Stratejik Plan Yaklaşımı 10 2 Yeni Hizmet Binası 10 3 Samsun İhtisas Ve Fuar Kongre Merkezi A.Ş. 10 4 5 Samsun Teknopark A.Ş. Samsun Lojistik Köy Projesi 10 11 6 Avrupa Bilgi Merkezi Ve Avrupa İşletmeler Ağı 11 7 Samsun TSO Eğitim Vakfı 11 8 Samsun TSO İl Kadın Girişimciler Ve İl Genç 12 Girişimciler Kurulu 9 Samsun TSO Açılım Dergisi Ve Diğer Yayınlar 12 İŞ PLANI 1 Temel Yeterlilikler 13 1 Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı 13 2 Mali Yönetim 14 3 İnsan Kaynakları Yönetimi 16 4 İş Planlaması ve Yönetimi 16 5 Haberleşme ve Yayınlar 18 6 Bilgi ve İletişim Teknolojileri Kullanımı 22 7 Üye İlişkileri 22 8 Kalite Yönetimi 25 2 Temel Hizmetler 26 1 İletişim Ağı 26 2 Politika ve Temsil 29 3 Bilgi, Danışmanlık ve Destek 32 4 İş Geliştirme ve Eğitim 33 5 Uluslararası Ticaret 35 EKLER EK 1 SAMSUN TİCARET VE SANAYİ ODASI İLETİŞİM STRATEJİSİ EK 2 SAMSUN TİCARET VE SANAYİ ODASI İŞ GELİŞTİRME VE EĞİTİM STRATEJİSİ EK 3 SAMSUN TİCARET VE SANAYİ ODASI NETWORKİNG STRATEJİSİ EK 4 POLİTİKA VE TEMSİL STRATEJİSİ EK 5 SAMSUN TİCARET VE SANAYİ ODASI PERFORMANS GÖSTERGELERİ EK 6 SAMSUN TSO 2013 YILI BÜTÇESİ SAMSUN TİCARET VE SANAYİ ODASI - 2 -
STRATEJİK PLANI / 2014 2017 I VİZYON Karadeniz bölgesindeki lider ve öncü rolümüzü muhafaza etmek ve Samsun TSO yu Karadeniz Havzası nda etkin bir uluslararası aktör haline getirmek II MİSYON Oda üyelerinin ve bölgesinin ihtiyaçları doğrultusunda politikalar üreterek, ekonomik ve sosyal bakımdan bölgesel ve ulusal kalkınmaya destek sağlamak III KALİTE POLİTİKASI Üyelerimize kaliteli hizmeti en hızlı şekilde vermek, sunulan hizmetlerde hataları en aza indirmek, üye memnuniyetini en üst düzeye çıkarmak, tüm şartlara uymayı benimseyerek devamlılığını sağlamak ve sürekli iyileştirmeyi amaç edinmek IV ÖNCELİKLERİMİZ Samsun TSO nun kurumsal kimliğini güçlendirmek ve gelişimini sürekli hale getirerek Samsun TSO ile üye işletmelerimiz arasındaki bağı sağlamlaştırmak, Samsun TSO paydasında üye işletmelerimiz arasındaki dayanışmayı ve işbirliğini artırmak, İlimizdeki Merkezi ve Yerel İdareler ile işbirliği ve uyum içersinde çalışmalar gerçekleştirmek, İl ve bölge düzeyindeki karar alma mekanizmalarında etkin bir kurum olarak sürekli yer almak, Bölge kalkınmasına üst düzeyde katkıda bulunmak için mevcut projeleri takip etmek, yeni projeler üretmek (Fuar ve Kongre Merkezi, Teknopark vb.), Yerli ve yabancı yatırımların ilimize gelmesi için bilgilendirme, tanıtım ve lobi faaliyetleri gerçekleştirmek, Yeni Hizmet Binası çalışmalarına hız vermek, Kurumsal Stratejik Planlama ve Koordinasyon yaklaşımını uygulamaya geçirmek, Performansa dayalı İnsan Kaynakları sistemini uygulamaya geçirmek. Gündemimizi oluşturan İhracat Şehri Samsun, Marka Şehir Samsun, Fuarlar & Kongreler Şehri Samsun, Turizm Şehri Samsun, Alış-Veriş Şehri Samsun, Lojistik Şehri Samsun, İnovasyon Şehri Samsun, Sağlık Şehri Samsun gibi kavramların yerel ve ulusal gündem olarak tanıtılarak ilgili faaliyetleri gerçekleştirmek, - 3 -
V ÇEVRE ANALİZİ 2008 yılında başlayan ve gittikçe derinleşen ekonomik kriz Türkiye yi de genel anlamda etkilemiştir. Ancak birçok ekonomi geçtiğimiz yıllarda yaşanan küresel ekonomik krizin etkilerinden kurtulamazken Türkiye ekonomisi 2010 yılında % 9,2; 2011 yılında ise % 8,5 büyüyerek Avrupa nın en hızlı büyüyen ekonomisi, dünyanın ise en hızlı büyüyen ekonomilerinden biri konumuna gelmiştir. Türkiye, böylesine kısa bir sürede sergilediği üstün performans sayesinde, küresel ölçekte sıra dışı bir yükselen ekonomi haline gelmiş, satın alma gücü paritesine göre GSYİH sıralamasında, 2011 yılında AB üyesi ülkelerle kıyaslandığında 5. büyük ekonomi, dünyanın ise 16. büyük ekonomisi konumuna yükselmiştir. 2011 yılında, ülkenin gayri safi yurt içi hasılası (GSYİH), neredeyse üç kattan fazla artarak 2002 yılındaki 231 milyar dolar seviyesinden 772 milyar dolara ulaşmış ve aynı dönemde kişi başına düşen milli gelir 3.500 dolardan 10.444 dolara yükselmiştir. Türkiye ekonomisinde yaşanan kayda değer gelişmeler, ihracat ve turizm gelirlerine de yansımış, 2002 yılında 36 milyar ABD doları olarak gerçekleşen ihracat, 2011 yılı sonunda 135 milyar ABD dolarına yükselmiş, turizm geliri ise 2002 yılında 8,5 milyar ABD dolarıyken 2011 yılında 23 milyar ABD dolarını aşmıştır. OECD tahminlerine göre Türkiye, 2011-2017 döneminde yıllık ortalama % 6,7 büyüme oranıyla OECD ye üye ülkeler arasındaki en hızlı büyüyen ekonomi olacaktır. Türkiye verilerine genel anlamda bir göz attıktan sonra Samsun özelinde verileri gözden geçirmek gerekirse; Samsun da ekonomik yapıyı oluşturan ana sektör hizmetler, ticaret, sanayi ve tarımdır. Samsun, ekonomisi ve nüfusu ile Karadeniz Bölgesi nin en büyük kentidir. Karadeniz Havzasında önemli bir coğrafi konuma sahip olan Samsun deniz, kara, hava ve demiryolu ulaşım imkanları ile büyük potansiyele sahiptir. Samsun da sektörel olarak en büyük paylar sırasıyla %23 ile gıda ürünlerinin imalatı, %9 ile kauçuk ve plastik ürünleri imalatı, %7 ile diğer metalik olmayan mineral ürünlerin imalatı, %7 ile mobilya imalatı, %6 ile ağaç ve mantar ürünleri imalatı, %6 ile başka yerde sınıflandırılmamış makine ve ekipman imalatı, %5 ile ana metal sanayi ve %5 ile diğer madencilik ve taş ocakçılığı sektörlerine aittir. Samsun dan yapılan ihracatın büyük bir kısmı sanayici firmalar tarafından organize sanayi bölgelerinde gerçekleştirilmektedir. İhracatın yarısından fazlasını demir-çelik, değirmencilik ürünleri, motorlu kara taşıtları, makine ve cihazlar oluşturmaktadır. 2012 yılında Samsun da yerleşik 230 firma, 139 ülkeye toplam 423 milyon dolar ihracat gerçekleştirmiştir. Samsun ihracat tutarı sıralamasında 2012 yılı rakamlarına göre 24. sıradadır. 2011-2012 döneminde ihracat tutarı Türkiye de %13.0 artarken Samsun da %4.15 oranında azalmıştır. Samsun firmalarının 2012 yılı fasıllar itibariyle ihracatı incelendiğinde %14.77 sinin Değirmencilik Ürünleri faslından, %12.54 ünün Demir ve Çelik faslından, %10.76 sının Kazanlar, Makinalar faslından, %10.65 inin Demir veya çelikten eşya faslından, %9.20 sinin motorlu kara taşıtları aksam ve parçaları faslından, %7.29 unun Elektrikli makine, parça ve aksamları faslından, %6.76 sının yenine meyveler faslından yapıldığı görülmektedir. İlk 10 fasıl ihracatın %80 i kadardır. VI HEDEF KİTLE ANALİZİ Samsun Ticaret ve Sanayi Odası bünyesinde 9255 üye firma bulunmakta ve bu üyelere hizmet vermektedir. 2013 tarihli İktisadi Rapor verilerine göre bu firmaların 837 si anonim şirket, 70 i kolektif şirket, 109 u kooperatif, 3217 si Limited şirket, 1715 i şahıs firması ve 31 i de iktisadi işletmedir. 18.02.2013 tarihi itibari ile 37 adet faal yabancı sermayeli şirket Samsun Ticaret ve Sanayi Odası na kayıtlı bulunmaktadır. İhracat yapan 230 firmaya bakıldığında 2012 yılı rakamları karşımıza 423 milyon dolar olarak çıkmaktadır. İthalat rakamları ise 250 firma ile 1 milyar 6 milyon dolar olarak gerçekleşmiştir. 2012 yılında Samsun ithalat tutarına göre 17 nci sırada yer almaktadır. 2011/2012 döneminde ithalat tutarı Türkiye de %1.78 oranında azalırken Samsun da %6.4 oranında artmıştır. - 4 -
VII İÇYAPI ANALİZİ a- Kaynaklar Samsun Ticaret ve Sanayi Odası, Samsun un eski isimlerinden Canik Ticaret ve Sanayi Odası adıyla 1901 yılında Mutasarrıf Hamdi Bey zamanında kurulmuştur. 1905 yılında çıkan Meşum Kale Mahallesi yangını şehrin büyük ve kalabalık semtlerini tamamen kül haline getirirken, yine aynı yıl hükümet binasında çıkan yangında bütün kayıtlar kül olmuştur. Yangını müteakip İskele Caddesi 13/15 numarada bulunan 2 katlı bir bina satın alınarak, Üst Katı Ticaret ve Sanayi Odası, alt katı da Ticaret ve Zahire Borsası olarak kullanılmıştır. Zaman içinde yapılan yenilikler ile bina çalışanların ihtiyaçlarını karşılayacak donanım ve teknik alt yapıya kavuşturulmuştur. Binanın ilk katı meclis çalışmaları için ayrılmıştır ve bu katta meclis toplantıları ve Samsun TSO tarafından düzenlenen diğer toplantılar için kullanılacak bir toplantı salonu mevcuttur. Dördüncü kat Başkanlık katı olarak tertip edilmiş, sekizinci katta ise personelin ve üyelerin kullanımı için ayrılmış sosyal tesis bulunmaktadır. Diğer tüm katlar personelin çalışma alanları olarak düzenlenmiştir. Ayrıca personel için gerekli donanım ofis eşyaları, bilgisayar, internet bağlantısı gibi çalışmalarını kolaylaştıracak tüm ihtiyaçları karşılanmış durumdadır. Oda içinde kurulmuş kütüphane ve diğer kaynaklara kolay ulaşım ile personelin bilgiye ulaşması için tüm destek verilmektedir. Samsun Ticaret ve Sanayi Odası nın hizmet sektöründe faaliyet gösteren bir kurum olduğu gerçeğinden hareketle Samsun TSO için en önemli kaynağın insan kaynağı yani personelimiz olduğunu ifade etmek gerekir. Samsun TSO şu anda 13 birimde çalışan 46 personeli ile faaliyet göstermektedir. Personelin 2 tanesi yüksek lisans, 25 tanesi lisans, 1 tanesi ön lisans, 11 tanesi lise ve 7 tanesi de ilköğretim mezundur. Başkanlık ve Genel Sekreterlikte 8 personel mevcuttur; 1 personel yüksek lisans mezunu diğerleri ise üniversite mezunudur. Muhasebe Müdürlüğü nde 5 personel mevcuttur; 2 personel üniversite mezunu, 3 tanesi ise lise mezunudur. Oda Sicil Müdürlüğünde 2 personel mevcuttur ve her ikisi de üniversite mezunudur. Ticaret Sicil Müdürlüğünde 5 personel mevcuttur ve tamamı üniversite mezunudur. Dış ilişkiler Müdürlüğü nde 5 personel mevcuttur, 1 personel yüksek lisans eğitimini tamamlamış, diğerleri ise üniversite mezunu ve yabancı dil ile iş yapabilme yetkinliğine sahiptir. Sanayi Müdürlüğü nde 2 personel mevcuttur ve her ikisi de üniversite mezunudur. Ticaret Müdürlüğü nde 2 personel mevcuttur ve her ikisi de üniversite mezunudur. Bilgi İşlem ve Dokümantasyon Müdürlüğü nde 3 personel mevcuttur; 2 personel üniversite ve 1 tanesi ise lise mezunudur. Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde 2 personel mevcuttur; ve her ikisi de lise mezunudur. İdari Hizmetler Müdürlüğü nde dışardan hizmet alımı yolu ile Odamızda çalışmakta olan personellerle birlikte 12 personel mevcuttur; 5 personel lise mezunu, diğerleri ilköğretim mezunudur. Samsun Ticaret ve Sanayi Odası olarak personelimiz hakkında, çalışanın en önemli kaynak olduğu bilinciyle, evrensel değerlerin uygulandığı, birbirine güvenen, üretken, yeniliklere açık, çevreye duyarlı bir kurum kültürü oluşturmak ve kişilerin çalışmak için öncelikle tercih ettikleri bir kurum olunması hedeflenmektedir. Bilgi birikimi ve bilgiyi kullanabilme, etkin karar verme ve problem çözme, planlama, koordinasyon ve kontrol, değişime açık olma ve çok yönlü değerlendirme, sorumluluk ve inisiyatif alma, çalışanları geliştirme ve motive etme, verimlilik ve kaynakları doğru kullanma, yabancı dil, analitik düşünme ve iş geliştirme yenilikçilik genel olarak personelde bulunması konusunda hassasiyet gösterilen özelliklerdir. b- Prosesler Samsun Ticaret ve Sanayi Odası nın akreditasyon sistemi kapsamındaki prosesleri aşağıdaki gibidir; 1 Temel Yeterlilikler: 1.1 Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı: Samsun TSO en iyi uygulama olarak değerlendirilebilecek katılımlı yönetim ve idare yaklaşımına sahiptir. Yasal statüsüne ve bunun gerektirdiği tüzüğe tümüyle riayet eder. Hizmet verdiği iş topluluğu ile ilişkili ve onunla bütünleşmiş, faal üyelerden oluşan bir yönetim kuruluna sahiptir. 1.2 Mali Yönetim: Samsun TSO kanun ve nizamların gerektirdiği şatları taşımaktadır. İyi bir mali sağlığa ve üyelerinin bugünkü ve gelecekteki çıkarlarını koruyacak ve geliştirecek düzeyde yeterli mali - 5 -
sistemlere sahiptir. 1.3 İnsan Kaynakları Yönetimi: Samsun TSO ihtiyaca uygun ve performansa dayalı bir personel sistemi yürütmektedir ve ilgili el kitabında bu sistemi detaylandırmıştır. 1.4 İş Planlaması ve Yönetimi: Spesifik hedeflerin ve bu hedeflerin yerine getirilmesi için gerekli görevlerin detaylandırılmış olduğu ve Yönetim Kurulunca onaylanmış yıllık iş planı mevcuttur ve gelişmeler iş planına göre takip edilmektedir. 1.5 Haberleşme ve Yayınlar: Samsun TSO üyeleri ve daha geniş iş topluluğu ile etkili haberleşme mekanizmalarına ve kaynaklarına sahiptir. Web sitesi ve diğer yayınları mevcuttur. Deneyimli bir medya personeli istihdam etmektedir. 1.6 Bilgi ve İletişim Teknolojileri Kullanımı: Samsun TSO bilgi ve iletişim teknolojilerini etkin ve verimli biçimde kullanmak suretiyle, üyeleri ile etkin iletişim kurmak, hizmet sunumunu ve sürekli gelişimi sağlamak için gerekli teknolojik donanıma sahiptir 1.7 Üye İlişkileri: Samsun TSO üyeleri ile sıkı ve bütünleşik bir ilişkiye sahiptir. Üyelerinin talep ve ihtiyaçlarını gözeterek çeşitli etkinlikler gerçekleştirir. Üye bilgilerini ihtiva eden geniş bir veri tabanı oluşturur. 1.8 Kalite Yönetimi: Samsun TSO, ISO 9001:2008 kalite sistemi ve TOBB tarafından yayınlanmış akreditasyon sistemine dâhildir ve daima bir gelişme sürecine bağlıdır. 2 Temel Hizmetler 2.1 İletişim Ağı: Samsun TSO üyeler arasındaki iletişimi sağlayacak toplantı, seminer vb. aktiviteler düzenler. Samsun TSO odalar arası faaliyetlere, bölgesel, ulusal ve uluslararası düzeylerde ve networkun profesyonel ve örgütsel olarak geliştirilmesindeki çalışmalara katkıda bulunmaktadır. 2.2 Politika ve Temsil: Samsun TSO kendi üyelerinin yerel, bölgesel, ulusal önemdeki konular hakkındaki görüşlerini belirlemek üzere etkili mekanizmalar ve kaynaklar kullanır ve yerel, bölgesel, ulusal ve uluslararası ve AB politika mercileri önünde bu görüşleri dile getirir. 2.3 Bilgi, Danışmanlık ve Destek: Samsun TSO üyelerine bilgi ve danışmanlık hizmeti verir ve bu hizmeti diğer odalar ile paylaşır. 2.4 İş Geliştirme ve Eğitim: Samsun TSO yerel ihtiyaçları karşılayabilmek için geniş bir alanda iş geliştirme ve beceri eğitimi programlarına erişimi sağlar ve bu tür beceri eğitimi programlarından gerekli olanları da kendisi uygular. 2.5 Uluslararası Ticaret: Samsun TSO kendi yetki alanı içinde üyelerinin çıkarları bakımından uluslararası ticaretin desteklenmesi ve geliştirilmesi konusunda öncü rol oynar. Üyelerine çeşitli uluslararası ticaret hizmetleri sunar, ithalat ve ihracatla ilgili belgeleri düzenler. c- Performans Stratejik Planlama ve Koordinasyon yaklaşımı çerçevesinde Samsun TSO da performans sistemi hem iş süreçleri, amaçlar ve hedefler hem de insan kaynakları bakımından uygulanmaktadır. 2010-2103 ve 2014-2017 yıllarını kapsayan Stratejik Plan ve her yılın başında uygulanması planlanan Yıllık İş Planlarının nasıl hazırlanacağı ve uygulamanın nasıl takip edileceği ilgili dokümanlarda ayrıntılı olarak tanımlanmıştır. Temel kriter planlanan amaç, hedef ve faaliyetlerin uygulanması, takibi ve değerlendirilmesi ana süreçlerinin işlemesidir. Gerektiğinde yetkili kurullar tarafından revize edilerek planın başarılı bir şekilde sonuçlanması için eldeki mevcut kaynakların en üst düzeyde verimlilik ile kullanılması gerekmektedir. Sorumluları belirlenmiş, bütçe tahsisleri yapılmış öngörülen faaliyetlerin gerçekleşme durumları yine idari kurullar tarafından belirlenen yöntemlerle denetlenmesi ve geliştirilmesi temin edilmektedir. - 6 -
III İLGİLİ TARAFLAR ANALİZİ Samsun Ticaret ve Sanayi Odası görevleri ve gerçekleştirdiği faaliyetler itibariyle uluslararası, ulusal, bölgesel ve yerel pek çok kurum ve kuruluş ile sıkı bağlar içinde bulunmaktadır. Temel yaklaşım tüm ilgili taraflarla belirli bir koordinasyon, işbirliği ve dayanışma içersinde hareket edilmesidir. BİLİM, SANAYİ VE TEKNOLOJİ BAKANLIĞI: Bilim, sanayi ve teknoloji alanında politika, strateji, plan ve programlar geliştirmek ve uygulanmasını sağlamak, bilgi toplumuna dönüşüm sürecinde, bilimsel bilgiye dayalı düşüncenin özendirilmesini sağlamak, yüksek katma değerli, ileri teknolojiye dayalı, verimli, çevreye duyarlı, dışa bağımlılığı azaltan, güvenli ve sürdürülebilir bir üretim yapısının oluşmasını sağlamak, üniversite-sanayi işbirliğini geliştirmek, başta KOBİ ler olmak üzere girişimciliğe, yenilikçiliğe ve AR-GE çalışmalarına verilen desteklerle, ülke sanayisinin teknolojik altyapısını güçlendirmek ve rekabet gücünü artırmak, haksız rekabeti önlemeye ve kullanıcıları korumaya yönelik olarak güvenli ürün arzını ve dolaşımını sağlamak görevleri ile hareket eden Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı ile ilimizin sanayisi ve ekonomik kalkınması ile yakından ilgili en önemli kurumlardan birisi olan Odamız arasında organik bir bağ bulunmaktadır. Buna ek olarak Odamız Bakanlık tarafından finanse edilen çeşitli desteklerden de yararlanarak ve projelerin içinde yer alarak şehrin kalkınması için hizmet vermektedir. TOBB: 5174 sayılı kanun uyarınca TOBB un görevi, Odalar ve borsalar arasında birlik ve dayanışmayı sağlamak, ticaret ve sanayinin genel menfaatlere uygun olarak gelişmesini sağlamak, üyelerinin mesleki faaliyetlerini kolaylaştırmak, üyelerin birbirleriyle ve halkla olan ilişkilerinde dürüstlüğü ve güveni hâkim kılmak üzere meslek disiplinini ve ahlakı korumaktır. Bu bağlamda Samsun TSO ile TOBB arasında sürekli devam eden organik bir bağ olmak durumundadır. VALİLİK, SAMSUN BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ VE ONDOKUZMAYIS ÜNİVERSİTESİ: İlimizin kalkınmasına yönelik olarak Merkezi ve Yerel İdarelerin en üst amir kurumları olan Valilik, Büyükşehir Belediyesi ve Ondokuzmayıs Üniversitesi ile projeler geliştirmek ve uygulamak konularında önemli bir işbirliği ve dayanışma atmosferi oluşturulmuş ve bu atmosfer gündemdeki projelerin gerçekleştirilmesi konularında somut işbirliklerine dönüşmüştür. Samsun Fuar ve Kongre Merkezi, Samsun Teknopark gibi önemli altyapı projelerinde somut işbirliği ve kurucu protokoller imzalanmıştır. Bu işbirliği ve uyum politikasının derinleşerek güçlenmesi öngörülmektedir. AVRUPA KOMİSYONU: Avrupa Birliği demokrasi, insan hakları ve pazar ekonomisi konusunda aynı temel değerleri paylaşan ülkelerle ortaklıklar kurmakta ve bu ülkelerin ekonomik ve sosyal gelişmelerine çeşitli mali araçlarla finansal olarak katkı sağlamaktadır. Bu ülkelerden bazıları Avrupa içindedir ve AB ye üye olmaya çalışmaktadırlar. Aday ülke olarak kabul edildiklerinde katılım öncesi finansman adı verilen artırılmış mali destek almaktadırlar. Türkiye için Katılım Ortaklığında belirlenen önceliklere dayanarak ve Avrupa Komisyonu nun yıllık Düzenli Raporlarındaki tavsiyeleri dikkate alarak, Avrupa Birliği ve Türkiye arasında bir yıllık Ulusal Program konusunda anlaşmaya varılmıştır. Yıllık Ulusal Program katılım sürecini doğrudan desteklemek için tasarlanmış gerçek proje ve programları kapsar. Bu program kapsamında Avrupa Komisyonu tarafından açılan çeşitli finansman destekleri başlıkalrında Samsun Ticaret ve Sanayi Odası da projeler oluşturmakta ve ve projelerin uygulanmasında Avupa Komisyonu ile temas halinde olunmaktadır. ÇEVRE ODALAR ve BORSALAR: Ticaret borsaları, Kanunda yazılı esaslar çerçevesinde borsaya dâhil maddelerin alım satımı ve borsada oluşan fiyatlarının tespit, tescil ve ilanı işleriyle meşgul olmak üzere kurulan kamu tüzel kişiliğine sahip kurumlardır. Çevre odalar ile ise bölgenin ticareti ve sanayisi ile ilgili konularda sık sık ortaklıklar kurulmaktadır. ORGANİZE SANAYİ BÖLGELERİ: Organize Sanayi Bölgeleri, sanayinin uygun görülen alanlarda yapılanmasını sağlamak, kentleşmeyi yönlendirmek, çevre sorunlarını önlemek, bilgi ve bilişim teknolojilerinden yararlanmak, imalat sanayi türlerinin belirli bir plan dâhilinde yerleştirilmeleri ve geliştirilmeleri amacıyla, sınırları tasdikli arazi parçalarının gerekli alt yapı hizmetleriyle ve ihtiyaca göre tayin edilecek sosyal tesisler ve teknoparklar ile donatılıp planlı bir şekilde ve belirli sistemler dâhilinde sanayi için tahsis edilmesiyle oluşturulan ve bu Kanun hükümlerine göre işletilen mal ve hizmet üretim - 7 -
bölgelerini ifade eder. KOSGEB: Ülkenin ekonomik ve sosyal ihtiyaçlarının karşılanmasında küçük ve orta ölçekli isletmelerin payını ve etkinliğini artırmak, rekabet güçlerini ve düzeylerini yükseltmek, sanayide entegrasyonu ekonomik gelişmelere uygun biçimde gerçekleştirmek amacıyla, Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeleri Geliştirme ve Destekleme İdaresi Başkanlığı kurulmuştur. Bu görevi itibariyle Ticaret ve Sanayi Odaları ile doğrudan bir bağları mevcuttur. ORTA KARADENİZ KALKINMA AJANSI: Kalkınma Ajansları, kamu kesimi, özel kesim ve sivil toplum kuruluşları arasındaki işbirliğini geliştirmek, kaynakların yerinde ve etkin kullanımını sağlamak ve yerel potansiyeli harekete geçirmek suretiyle, ulusal kalkınma plânı ve programlarda öngörülen ilke ve politikalarla uyumlu olarak bölgesel gelişmeyi hızlandırmak, sürdürülebilirliğini sağlamak, bölgeler arası ve bölge içi gelişmişlik farklarını azaltmak amacıyla kurulmaktadır. EKONOMİ BAKANLIĞI İHRACAT BİLGİ PLATFORMU (İBP): Ülkemiz ihracatının artırılması ve sağlıklı bir yapıya kavuşturulması amacıyla kurulan İBP, 45 yılı aşkın bir süredir ihracatçıya ve ihracat potansiyeli olan firmalara gerekli tüm bilgileri sağlamak, bu alandaki beceri ve donanımlarını geliştirmelerine yardımcı olmak, dış ticaretle ilgili kamu kuruluşları arasında koordinasyonu sağlamak, Türk ihraç ürünleri ve firmalarının yurtdışında tanıtılması amacı ile yayınlar hazırlamak, uluslararası fuarlara milli katılımlar organize etmek, yerli ihracatçı ile yabancı ithalatçı arasında doğrudan temas imkânları yaratmak gibi faaliyetleri sürdürmektedir. Bu ve benzer hizmetlerin kendi bölgesi içinde yürütülmesini sağlamaya çalışan Samsun TSO nun bu kurum ile bağlarının olması kaçınılmazdır. İBP nin Merkez Teşkilatı ile bulundukları illerdeki KOBİ ler arasında bir köprü görevi üstlenmeleri amacıyla 1998 yılında uygulamaya konulan il temsilciliklerinden birisi de Samsun TSO da bulunmaktadır. DEİK: Dış Ekonomik İlişkiler Kurulu nun önde gelen amacı, Türkiye nin yabancı ülkeler ve uluslar arası topluluklarla olan ekonomik, ticari, sınaî ve mali ilişkilerini izlemek, bu ilişkilerin kurulmasına ve geliştirilmesine yardımcı olmaktır. DEİK, bu amaca ulaşmak için sınaî işbirliği başta olmak üzere dış ticaret ağının genişletilmesi ve hizmet sektörlerinin yurtdışına açılması gibi iş dünyasına yeni Pazar olanakları sağlayacak hedeflere yönelmektedir. DEİK in Türkiye nin 35 önemli sanayi şehrinde ve Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti nde Sanayi ve Ticaret Odaları nezdinde temsilcileri vardır. Bu temsilciliklerinden birisi de Samsun TSO da Dış İlişkiler Müdürlüğü tarafından yürütülmektedir. DİĞER KURUMLAR: İlimizin kalkınmasına yönelik olarak diğer kurumlarla da zaman zaman işbirliği halinde projeler gerçekleştirilmekte ve mevcut projelere katkı sağlanmaktadır. - 8 -
IX GZTF ANALİZİ a-güçlü Yönler 1. 1901 yılından gelen güçlü deneyim ve bilgi birikimi, 2. Sağlıklı mali yapı, 3. Genç ve iyi eğitim almış personel yapısı, 4. Uluslararası (AB) Proje uygulama ve yönetme kapasitesi, 5. Ulusal ve uluslararası alanda üst düzeyde tanınırlık, 6. Teknolojik ve bilgi işlem kapasitesi, b-zayıf Yönler 1. Stratejik Planlama ve Koordinasyon Yaklaşımı, 2. Hedef kitle ve ilgili taraflar düzeyinde networking (İşbirliği ağı) ve iletişim, 3. İnsan Kaynakları ve performansa dayalı motivasyon uygulamaları, 4. İş geliştirme ve eğitim, 5. Uluslararası düzeyde organizasyon gerçekleştirme, 6. Uluslararası Kalite Yönetim Sistemleri uygulamaları, c-tehditler 1. Ekonomik kriz ortamında artan üye beklentileri, 2. Hizmet binasının ihtiyaçları karşılayamaması, 3. Bölgesel altyapı yatırımlarına yönelik katkı anlamında artan beklentiler (Teknopark, Lojistik ), 4. İnsan kaynağının sürekli geliştirilmesi ihtiyacı, d-fırsatlar 1. Bölgesel ve ulusal düzeyde temin edilmiş kurumsal saygınlık, 2. İl düzeyinde merkezi-yerel idareler ile Odamız arasında geliştirilen olumlu işbirliği yaklaşımı, 3. Hizmet bölgesi olarak Samsun un jeo-stratejik konumu ve uluslararası yatırım projeleri çalışmaları, 4. Yabancı kurumlar ve yatırımcılar nezdinde sürekli artan ilgi, 5. Hizmet binası ile ilgili proje ve yatırım çalışmaları, 6. Bölgesel altyapı yatırımlarında sağlanan ilerleme (Fuar ve Kongre Merkezi, Teknopark vs ). - 9 -
1. STRATEJİK PLAN YAKLAŞIMI STRATEJİK PLANDA ÖNE ÇIKAN KONULAR ÖZET 03.12.2004 tarih ve KY-3443/04 numaralı TSE Kalite Sistem Belgesi ve ekindeki kapsam dâhilinde Samsun Ticaret ve Sanayi Odası nın TS-EN-ISO 9001:2008 standartlarına uygun kalite sistemi olduğu onaylanmış ve odamız belge kullanmaya hak kazanmıştır. Bu tarihten bu yana Samsun Ticaret ve Sanayi Odası uygulamalarını TSE-EN-ISO 9001:2008 standartlarına uygun kalite sistemi çerçevesinde gerçekleştirmektedir. Aynı zamanda Samsun Ticaret ve Sanayi Odası, Oda Akreditasyon Projesi kapsamında oluşturulan Ulusal Oda Akreditasyon Kurulunun 12 Mayıs 2006 tarihinde yaptığı değerlendirme sonucunda akredite olmuştur ve o günden bu yana akredite oda olarak faaliyet ve hizmetlerini Akreditasyon Sistemi nin gerektirdiği nitelikler dâhilinde gerçekleştirmektedir. 2011 yılında gerçekleştirilen denetim sonrasında Odamız A Kalite hizmet veren oda olarak belgelendirilmiştir. 2010 yılından itibaren ise Stratejik Plan yaklaşımı benimsenmiştir. TOBB Odaların Akreditasyonu uygulaması çerçevesinde oluşturulan Stratejik Plan Yaklaşımı dahilinde oluşturulan temel çatıya uygun olarak 2010-2013 yıllarını kapsayan ilk Stratejik Planımız ve İş Planımız oluşturulmuş ve detaylandırılmıştır. Performansa dayalı insan kaynakları yönetimi için temeller oluşturulmuş ve uygulamalar İnsan Kaynakları El Kitabı nda ayrıntılı olarak ele alınmıştır. 2. HİZMET BİNASI Samsun Ticaret ve Sanayi Odası 1970li yıllardan bu yana Samsun şehir merkezinde bulunan 8,5 katlı binada hizmet vermektedir. Ancak, günün getirdiği yeni gelişmeler ve artan üye talepleri doğrultusunda Samsun Ticaret ve Sanayi Odası nın yeni hizmet binası ihtiyacı belirli bir süredir ifade edilmekte ve bu konuyla ilgili altyapı hazırlık çalışmaları yoğun olarak devam etmektedir. 2013 yılı içinde yeni hizmet binası için yer tespiti ve arsa alım işlemleri tamamlanmıştır ve 2014 yılı içinde çalışmalar devam edecektir. 3. SAMSUN İHTİSAS VE FUAR KONGRE MERKEZİ A.Ş. Uzun yıllardır Samsun da ve bölgede yoğun olarak ihtiyaç duyulan fuar alanı çalışmaları Samsun Ticaret ve Sanayi Odası nın öncülüğü ile hız kazanmıştır. İhtisas ve Fuar Kongre Merkezi nin Samsun Valiliği, Samsun Büyükşehir Belediyesi, Samsun Ticaret ve Sanayi Odası öncülüğünde kurulması planlanmaktadır. Samsun Tekkeköy de Organize Sanayi Sitesi nin yanında bulunan 24 bin metrekare alan üzerine kurulan Samsun Fuar ve Kongre Merkezi sahip olacağı altyapı ve hizmet potansiyeli ile binlerce katılımcı ve ziyaretçiye ev sahipliği yapacaktır. Ayrıca merkez, bölgede ulusal ve uluslararası ticaretin en önemli duraklarından biri olacaktır. 2010-2013 yılları arasını kapsayan dönemde proje ilgili hazırlık çalışmaları tamamlanmış ve 2013 yılında ise inşaat çalışmaları tamamlanmıştır. 2014 yılı içinde Samsun Fuar ve Kongre Merkezinin faaliyete geçmesi planlanmaktadır. 4. SAMSUN TEKNOPARK A.Ş. Samsun Teknopark A.Ş., Samsun Valiliği, Samsun Büyükşehir Belediyesi, Ondokuz Mayıs Üniversitesi ve Samsun Ticaret ve Sanayi Odası ortaklığında geliştirilen merkezi, yerel idareler ve özel sektörün içinde yer aldığı geniş katılımlı bir projedir. Yeni ekonomik düzende en düşük maliyetler ve en yüksek verimle üretimin sağlanmasını ve bu şekilde rekabetin artırılmasını öngören proje Ar-Ge çalışmalarına hız vererek inovasyon çalışmalarının artırılmasını amaçlamaktadır. Kuruluşu resmi olarak 1 Nisan 2009 da gerçekleşen Samsun Teknopark için Kasım 2009 itibari ile kurucu şirket oluşturma aşamasına gelinmiştir. Önümüzdeki 2014-2017 yıllarını kapsayan dönemde Teknopark kuruluş aşamalarında gerek oda olarak gerek üyelerin teşvik edilmesi yolu ile Samsun Ticaret ve Sanayi Odasının etkin rolü - 10 -
sürdürülecek ve Teknopark ta gerçekleştirilecek çalışmalar ile artırılacak olan rekabetçilik ile bölgede ve uluslararası iş ve inovasyon ortamında, Samsun ve bölgesi ağırlığını hissettirecektir. 5. SAMSUN LOJİSTİK KÖYÜ PROJESİ Lojistik köyleri, lojistik ve taşımacılık şirketleri ile ilgili Resmi Kurumların içinde yer aldığı, her türlü ulaştırma moduna etkin bağlantıları olan, depolama, bakım-onarım, yükleme-boşaltma, elleçleme, tartı, yükleri bölme, birleştirme, paketleme v.b. faaliyetlerini gerçekleştirme imkanları olan ve taşıma modları arasında düşük maliyetli, hızlı, güvenli, aktarma alan ve donanımlarına sahip bölgeler olarak tanımlanmaktadır. 11 ilde kurulmakta olan lojistik köylerin ilki 6 Temmuz 2007 tarihinde Samsun un Gelemen mevkiinde hizmete açılmış bulunmaktadır. Samsun da 333 bin m2'lik alana kurulan lojistik köy, yükün elleçlenmesinde gerekli olan tüm hizmetlerin yanı sıra destek ve yardımcı hizmetlerin de verilebileceği şekilde inşa edilmiştir. Lojistik köyün, demiryolu, denizyolu ve karayolu sistemlerine sahip, önemli bir kavşak noktası olan Samsun'da sadece ulusal değil, uluslararası inter-modal taşımalarda da önemli işlev üstlenmesi beklenmektedir. Bu amaçla yürütülen uzun soluklu çalışmaların sonunda Samsun da Lojistik Köy ile ilgili proje faaliyetlerine başlanmıştır. Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından yürütülen Bölgesel Rekabet Edilebilirlik Operasyonel Programı (BROP) kapsamında desteklenen Samsun Lojistik Köyü Projesi Samsun un uluslararası rekabet edebilirlik seviyesini artıracak çok önemli projelerden biridir. Proje kapsamında oluşturulacak Lojistik Köy şirket yönetiminde; Samsun Ticaret ve Sanayi Odası yüzde 25 ile en büyük paya sahip olacaktır. Önümüzdeki dönemde proje kapsamındaki çalışmalar devam edecektir. 6. AVRUPA BİLGİ MERKEZİ VE AVRUPA İŞLETMELER AĞI 1997 den bu yana Avrupa Komisyonu Türkiye Delegasyonu ve Samsun Ticaret ve Sanayi Odası arasında imzalanan işbirliği protokolü ile faaliyetlerine devam eden Samsun AB Bilgi Merkezi Türkiye de bulunan 22 AB Bilgi merkezinden biridir. Kamuoyunun ve üyelerin AB konularındaki bilgi ihtiyacını karşılamak, AB ve Türkiye ile ilgili kültürel ve sanatsal faaliyetler düzenlemek, seminer gibi eğitici faaliyetler gerçekleştirmek ve AB ile ilgili güvenilir kaynakları gelen soru ve talepler doğrultusunda dağıtmak gibi görevleri bulunan AB Bilgi Merkezleri yıllık operasyonel programları kapsamında pek çok yerel, ulusal ve uluslararası etkinlik organize etmekte ve katılım göstermektedir ve önümüzdeki dönemde de faaliyetlerine devam edecektir. Avrupa İşletmeler Ağı Projesi (Enterprise Europe Network) KOBİ lere yönelik olarak oluşturulan bir Avrupa Birliği projesidir. Temel işlevi işletmelere iş ve ihracatlarını, teknoloji ve bilgi düzeylerini geliştirmeleri için kendi ülkeleri dışında ortaklar bulmaları konusunda rehberlik görevi yapmaktır. Ayrıca, KOBİ lerin 7. Çerçeve Programına katılımlarını teşvik eden hizmetler sunmak, Networkün tanınmasını ve yerel farkındalığını artırmak, AB politikalarını tanıtarak KOBİ lerin AB programlarına katılımını sağlamak, hizmetleri dengeli bir biçimde ve entegre bir halde sunmak, müşterileri en uygun hizmet sağlayıcıya yönlendirmek, hizmet kalitesinin sürekli artırılmasını sağlamak ve KOBİ lerden geribildirim alarak topluluk politikasına katılımlarını sağlamak da diğer önemli faaliyetlerdendir. Belirtilen bu faaliyetlerin, ortaklıklar kurulması yoluyla işletmelerin güçlenmesini sağlayarak Networkün büyümeye ve yeni iş alanları yaratmaya yaptığı katkıları göstermektir. Samsun Ticaret ve Sanayi Odası nın koordinatörlüğünde 5 ortak (Samsun Ticaret ve Sanayi Odası, KOSGEB Samsun Hizmet Merkezi Müdürlüğü, KOSGEB Trabzon Hizmet Merkezi Müdürlüğü, Trabzon Ticaret ve Sanayi Odası, Zonguldak Ticaret ve Sanayi Odası) ve 9 irtibat ofisini (Kastamonu TSO, Kastamonu TB, Ordu TSO, Sinop TSO, Giresun TSO, Fatsa TSO, Çorum TSO, Tokat TSO, Ünye TSO) içine alan Karadeniz Konsorsiyumu da, network amaçları dahilinde hedefler belirlemiş olup bu hedefler doğrultusunda faaliyet gösterecektir. 7. SAMSUN TSO EĞİTİM VAKFI Genç nesillerin bilimsel düşünceyi özümsemiş; bilgili, kültürlü çağdaş, teknolojiye hakim, yüksek iş ahlakına ve iş disiplinine sahip; üretici, yaratıcı, girişimci ve insiyatif sahibi; uluslararası düzeyde - 11 -
rekabete ve çağla baş etmeye hazır; dolayısıyla ülkemize ve tüm insanlığa daha yararlı, bireyler olarak yetişmesine, ayrıca, bilgi ve kültür yönünden gelişmesine, üretici ve yaratıcı hale gelmesine çalışmak, hizmet etmek amacıyla Samsun Ticaret ve Sanayi Odası Eğitim Vakfı adı ile bir vakıf kurulması yönünde var olan çalışmalar 2009 sonu itibari ile sonuca ulaştırılmıştır. Yeni dönemde Samsun Ticaret ve Sanayi Odası Eğitim Vakfı nın eğitim ile ilgili çalışmaları gelişerek artacaktır. 8. SAMSUN TSO İL KADIN GİRİŞİMCİLER VE İL GENÇ GİRİŞİMCİLER KURULU Kadın Girişimciler Kurulu, TOBB bünyesinde kadın girişimcilik konusunda genel politikalar geliştiren ve görüş oluşturulmasına katkıda bulunan istişari bir kuruldur. Kurul aynı zamanda kadın girişimcilere eğitim, kapasite geliştirme desteği ile girişimci fikirlerini hayata geçirmelerinde destek sağlamak üzere 2007 yılından bu yana faaliyettedir. Bu kurulun altyapısını oluşturmak amacıyla Samsun da da İl Kadın Girişimciler Kurulu kurulmuş olup 30 üye ile faaliyetlerini gerçekleştirmektedir. İl kadın girişimciler kurulu olağan olarak her ay toplanmaktadır. Ülkemizdeki genç girişimci potansiyelinin nicelik ve nitelik bakımından geliştirilmesi ve daha donanımlı hale getirilmesi amacıyla Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği bünyesinde Genç Girişimciler Kurulu kurulması ayrıca, bu kurulun altyapısını oluşturmak amacıyla Samsun da da İl Genç Girişimciler Kurulu kurma çalışmaları gerçekleştirilmektedir. Toplam 30 üyeden oluşan İl Genç Girişimciler Kurulu 14 Aralık 2009 tarihinde ilk toplantısını yaparak göreve başlamıştır. 9. SAMSUN TSO AÇILIM DERGİSİ VE DİĞER YAYINLAR Açılım Dergisi, Samsun Ticaret ve Sanayi Odası Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından Mart 2009 tarihinden bu yana hazırlanmaktadır. Amacı Samsun un gündemindeki önemli konular hakkında farkındalığı artırmak ve oda etkinlik ve hizmetlerinin şeffaflığına katkıda bulunmaktır. İçeriğinde Samsun Ticaret ve Sanayi Odası ile ilgili haberlerin yanı sıra Samsun ekonomisi, sosyal ve kültürel hayatı, ayrıca Avrupa Birliği ile ilgili bilgiler de yer almaktadır. Açılım Dergisi olarak Yıllık 6 sayı hazırlanmakta ve ortalama 6 bin adet dağıtılmaktadır. Ayrıca aşağıdaki alanlarda yayınlar hazırlanması ve üyelerin kullanımına sunulması planlanmaktadır. Samsun Ticaret ve Sanayi Odası Tanıtım Kitapçığı 2013 Samsun İktisadi Raporu - 12 -
İŞ PLANI Samsun Ticaret ve Sanayi Odası 2010 yılı itibariyle Stratejik Planlama yaklaşımını benimsemiş ve uygulama kararı almıştır. Kurumumuzdaki tüm çalışmalar, Yönetim Kurullarının görev sürelerini içeren dört (4) yıllık dönemlerde, Samsun TSO nun vizyon, politika, hedef, faaliyetler, kaynaklar, uygulama birimleri ve bütçeyi içeren uzun ve orta vadeli stratejik plan ile söz konusu stratejilere uygun olarak hazırlanmış yıllık iş planları çerçevesinde gerçekleştirilecektir. 1 TEMEL YETERLİLİKLER 1.1 Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı 1.1.1 Mevzuat AMAÇ Samsun TSO nun ilgili tüm mevzuata uygun olarak faaliyetlerini gerçekleştirmesini temin ve teftiş etmek HEDEF I T.C. Anayasası başta olmak üzere, 5174 sayılı Odalar ve Borsalar Kanunu nun ilgili yönetmelik ve tebliğlerle birlikte güncel uygulamalarının takip edilerek, çalışmaların mevzuata uygun bir biçimde gerçekleştirilmesi 1 İlgili mevzuatın derlenmesi ve güncel kayıtların muhafaza edilmesi Samsun Ticaret ve Sanayi Odası nın tâbi olduğu 5174 sayılı Odalar ve Borsalar Kanunu ile Anayasa nın ilgili diğer yönetmelik ve tebliğleri takip edilmekte ve uygulamaların en güncel yasa, yönetmelik ve tebliğler doğrultusunda gerçekleştirilmesi sağlanmaktadır. Bu doğrultuda yapılan değişiklikler ile eski uygulamaların tamamı muhafaza edilmektedir. 2 Mevzuat Komisyonu Raporları Samsun TSO Mevzuat Komisyonu olarak Oda nın tüm bölümlerinde gerçekleştirilen işlemlerin ilgili mevzuata uygun olarak yapılıp yapılmadığı konusunda her ay inceleme ve raporlama yapılmakta ve tüm işlemlerin mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmesi temin edilmektedir. 3 Faaliyet Raporları Oda faaliyet ve hizmetleri hakkında bilgi ve farkındalığı artırmak amacı ile 2000 yılından bu yana Samsun TSO tarafından yıllık faaliyet raporları hazırlanarak basılmakta ve dağıtımı sağlanmaktadır. Önümüzdeki dönemde de her yılın sonunda benzer şekilde faaliyet raporları hazırlanacak ve ilgililere dağıtımı sağlanacaktır. 1.1.2 İdari Kurullar AMAÇ Samsun TSO nun ilgili mevzuat çerçevesinde İdari Kurullarının oluşturulması ve çalışmaların sağlıklı bir biçimde gerçekleştirilmesinin temin edilmesi HEDEF I Samsun TSO İdari Organlarının koordinasyon içerisinde çalışmalarını yürütmesi 1 Oda seçim süreçlerinin mevzuata uygun biçimde yerine getirilmesi Samsun TSO nun olağan olarak her dört (4) Yıllık bir gerçekleştirilen seçimleri Oda Meslek Komiteleri, Oda Meclisi, Yönetim Kurulu ve Başkanlığı, TOBB Delegeleri ile muhtelif komisyon ve temsilcilikleri kapsamaktadır. Seçimlerin nasıl ve hangi usullerle yapılacağı ilgili mevzuatta açıkça ifade edilmiş olmakla birlikte, tüm seçim süreçlerinin mevzuata uygun biçimde yerine getirilmesinden Genel Sekreter sorumludur. - 13 -
2 Oda Yönetim Kurulu Toplantılarının mevzuata uygun biçimde gerçekleştirilmesi ve kayıtlarının muhafaza edilmesi Samsun TSO Yönetim Kurulu nun mevzuata uygun olarak haftada bir kez olağan toplantılarının ve gündem gereği olağanüstü toplantılarının gerçekleşmesi sağlanmaktadır. Mevzuata paralel olarak Oda Yönetim Kurulu Yıllık ortalama 50 kez olağan toplantılarını gerçekleştirmektedir. 3 Oda Meclis Toplantılarının mevzuata uygun biçimde gerçekleştirilmesi ve kayıtlarının muhafaza edilmesi Samsun TSO Meclis toplantılarının mevzuata uygun olarak ayda bir kez olağan toplantılarının ve gereken durumlarda olağanüstü toplantılarının gerçekleşmesi sağlanmaktadır. Mevzuatla aynı doğrultuda Meclis toplantısı yıllık 12 kez olağan olarak gerçekleştirilmektedir. 4 Oda Meslek Komiteleri Toplantılarının mevzuata uygun biçimde gerçekleştirilmesi ve kayıtlarının muhafaza edilmesi Samsun TSO Meslek Komiteleri Toplantılarının mevzuata uygun olarak ayda bir kez olağan toplantılarının ve gereken durumlarda olağanüstü toplantılarının gerçekleşmesi sağlanmaktadır. Mevzuatla aynı doğrultuda 54 farklı Meslek Komitelerinde ayrı ayrı olmak üzere toplantılar yıllık 12 kez olağan olarak gerçekleştirilmektedir. HEDEF II Samsun TSO Yönetim Kurulu Başkanlığı nın çalışmalarını yürütebilmesi için gerekli sekreterya çalışmalarının yerine getirilmesi 1 Yönetim Kurulu Başkanı nın tüm randevu ve görüşmelerini organize etmek Samsun TSO Yönetim Kurulu Başkanı Odanın görev alanına giren her türlü konuda resmi ve özel kurum temsilcileri, üye firma temsilcileri ve diğer kişi ve/veya kurumlarla çeşitli görüşmeler yapmakta ve toplantılara katılmaktadır. Gerek Odamızın düzenlediği gerekse Oda Yönetim Kurulu Başkanı nın davetli olduğu toplantı, kutlama, açılış vb. organizasyonlara katılım programı belirli bir düzen içerisinde gerçekleştirilmektedir. Yönetim Kurulu Başkanı için Yıllık ortalama bin görüşme programı organize edilmektedir. 2 Başkanın belirlenen programının Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcılarına günlük olarak iletilmesi 3 İl genelinde protokol listesi düzenlemek ve bu listelerin daima güncel halde bulunmasını sağlamak 1.2 Mali Yönetim AMAÇ Samsun Ticaret ve Sanayi Odası nın tüm hizmetlerini yerine getirebilmesi için sağlıklı bir mali yapıya sahip olmasını ve sağlıklı yapının sürekli kılınmasını temin etmek HEDEF I Oda nın her türlü muhasebe işlemlerini, hatasız, hızlı ve etkin bir biçimde gerçekleştirmek Samsun TSO olarak sağlıklı bir mali yapıya sahip olmak ve söz konusu sağlıklı mali yapıyı sağlam bir bütçeleme sistemi ile birlikte uzun vadede muhafaza etmek, her türlü muhasebe işlemlerini, hatasız, hızlı ve etkin bir biçimde gerçekleştirmek için aşağıda içerikleri detaylı olarak verilen, Yıllık ortalama 13 bin adet işlem gerçekleştirilmekte ve söz konusu muhasebe hizmetleri artarak devam etmektedir. (2014 yılı tahmini gider bütçesi 5.900.000 TL olarak oluşturulmuştur.) 1 Yıllık bütçeyi hazırlamak, hazırlık çalışmalarına katılmak ve Genel Sekreterliğe sunmak 2 Hesapları İnceleme Komisyon toplantılarını temin ve takip etmek, raportörlüğünü - 14 -
yapmak 3 Aylık geçici mizanı hazırlamak ve kontrol etmek 4 Yılsonunda kesin mizan, bilanço ve gelir tablosunu hazırlamak 5 Para hareketlerini, banka hesaplarını, vadeli hesapları takip etmek 6 Bütçe İzleme Raporu hazırlamak 7 Üyelerin aidat borçları karşılığı verdiği çeklerin kayıt ve takibini yapmak 8 Günlük tahsil, tediye, ve mahsup fişlerini tanzim etmek, imzalamak ve onaya sunmak 9 Yönetim Kurulundan çıkan muhasebe ilgili kararlar gereği yazışmalar yapmak 10 Maaş, ikramiye, fark ve fazla mesai bordrolarını hazırlamak ve Mahsup İşlemlerini Yapmak 11 Aylık sigorta prim bordroları, işsizlik bildirgeleri muhtasar ve KDV beyannameleri hazırlamak ve ödemelerin yapılmasını sağlamak 12 Gider pusulası düzenlemek 13 Yevmiye Defteri, Defteri Kebir ve diğer yardımcı defterleri usulüne uygun düzenleyerek muhafaza etmek 14 5174 sayılı yasanın 10. Maddesi gereği her yılın Ocak ayı içinde, içinde bulunulan yıldan önceki 2 yıldan itibaren aidat ödemeyen üyelerinin tespit edilerek Yönetim Kurulu na sunulmak üzere Genel Sekreterliğe bildirilmesi 15 Oda aidat borcunu ödemediği için icra takibi başlatılması gereken üyeleri tespit ederek Genel Sekreterliğe sunmak 16 Günlük borç listelerini çıkarmak 17 Yönetim Kurulu na sunulmak üzere haftalık banka durumu ile giderleri ayrıntılı bir şekilde düzenlemek 18 Üye Munzam Aidatlarının Tahakkuklarını Yapmak 19 Personel sağlık faturalarını ödemeye hazır hale getirmek 20 Emekli Personelin Sağlık Fatura Ödemelerini Düzenlemek ve Sigorta Primine Mahsup Etmek 21 Oda meclisi, yönetim kurulu, hesapları inceleme ve mevzuat komisyon üyelerine katıldıkları toplantılar için huzur hakkı bordrolarını tanzim etmek ve ödemelerini gerçekleştirmek 22 Eksper ve raportör ücretlerinin tahsil edilmesi ve ödeme bordrolarının tanzim edilmesi 23 Odaya ait elektrik, su, telefon, vergi, yasal aidat gibi ödemeleri takip etmek ve ödemeleri gerçekleştirmek 24 Ödemelerin yerine getirilmesi için banka transfer talimatlarını yapmak 25 Oda demirbaşlarını numaralayarak kayıtlarını tutmak, 26 Ekonomik ömrünü dolduran veya kullanılamaz hale gelen demirbaşların kaydını silmek 27 Muhasebe Müdürlüğü ne gelen yazıları cevaplamak 28 Üye aidatlarının tahakkukunu ve ödemelerini kontrol etmek 29 Aidat taksit dönemlerinden önce tüm üyelere aidat ödemeleri ile ilgili tebligat göndermek 30 Harcırah bordrolarını düzenlemek 31 İşe yeni giren veya işten ayrılan personelleri Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı na bildirmek 32 Odamızda şube kaydı bulunan üyelerin merkezlerinin bulunduğu odalardan her yıl munzam aidat paylaşımı talebinde bulunmak 33 Muhasebe mevzuatındaki değişiklikleri takip etmek 34 Günlük tahsilât ve tediye işlemlerini gerçekleştirmek 35 Oda aidatları ve hizmetleri karşılığı tahsil makbuzu düzenlemek 36 Günlük tahsilât ve tediyeyi kontrol edip muhasebeleştirmek 37 Oda Banka Hesap Cüzdanlarını İşletmek, hesap ekstrelerini kontrol etmek 38 Vergi dairelerinden tahakkuk fişlerini kestirmek 39 Tahsil, tediye ve mahsup fişlerini tarih-sıra numarasına göre dosyalamak 40 Uluslararası dolaşım belgeleri (form a, atr vs.) stoklarının takip edilmesi - 15 -
1.3 İnsan Kaynakları Yönetimi AMAÇ HEDEF I Evrensel değerlerin uygulandığı, birbirine güvenen, üretken, yeniliklere açık, çevreye duyarlı bir kurum kültürü oluşturmak ve kişilerin çalışmak için öncelikle tercih ettikleri bir kurum olmaktır Nitelikli, kariyeri planlanmış, motive edilmiş, yüksek performanslı, yaratıcı, verimli, yeniliklere ve değişimlere açık, aidiyet duygusu gelişmiş insan kaynağına sahip olmaktır 1 Samsun TSO nun İnsan Kaynakları Politikasını Açıklayan İnsan Kaynakları El Kitabı nı hazırlamak, güncellemek ve uygulamaların El Kitabı na göre gerçekleştirilmesini temin etmek Samsun TSO Performansa Dayalı İnsan Kaynakları Yönetimi Sistemini benimsemiştir. İnsan kaynakları yapısını ve politikasını açıklayan, iş profilleri ve yetki sorumluluk tabloları, işe alma süreçleri, oryantasyon, denetim ve takip, performansa dayalı değerlendirme ve ücretlendirme sistemi gibi konularda detaylı bilgileri içeren İnsan Kaynakları El Kitabı bu konuyla ilgili temel referans kaynağıdır. Gerektiğinde her an revize edilir ve uygulamalarda birincil mevzuatın ardından ortaya çıkan kayıtlar temel veri olarak kullanılmaktadır. (2014 bütçesi içinde personel ve insan kaynakları yönetimine 2.032.500 TL pay ayrılmıştır. Bu payın içinde personelle ilgili ücretler, tazminatlar gibi özlük ile ilgili konular da yer almaktadır.) 1.4 İş Planlaması ve Yönetimi AMAÇ I HEDEF I Samsun Ticaret ve Sanayi Odası nın kaynaklarını belirli bir stratejik plan çerçevesinde en üst düzeyde verimlilik ile planlamasını, mevcut planların sağlıklı bir biçimde uygulanmasını temin etmek Samsun Ticaret ve Sanayi Odası nın tüm hizmet ve faaliyetlerini stratejik plan ve yıllık iş planları doğrultusunda gerçekleştirmesini temin etmek 1 Samsun Ticaret ve Sanayi Odası nın stratejik planının hazırlanması ve güncellenmesi Samsun TSO yönetim ve çalışma biçimi olarak hem TOBB Akreditasyon Sistemi hem de ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi ni benimsemiştir. TOBB Akreditasyon Sistemi gereği uzun vadeli (4 yıl) Stratejik Plan hazırlanmakta ve tüm birimler söz konusu Plan çerçevesinde hareket etmektedirler. Stratejik Plan Oda nın vizyon ve misyonu, genel ekonomik durum ve çevre analizi, iç yapı analizi, maddi ve manevi kaynaklar, genel iş akışları, denetim ve değerlendirme ile yıllık iş planlarını içeren bir dokümandır. Gerek duyulduğunda Stratejik Plan her an revize edilmektedir. 2 Samsun Ticaret ve Sanayi Odası nın yıllık iş planının hazırlanması, güncellenmesi ve uygulanmanın koordine edilmesi Samsun TSO nun uzun vadeli Stratejik Planının öngördüğü şekilde yıllık iş planları hazırlanmaktadır. Detaylı olarak hazırlanan iş planlarında genel iş süreçleri, amaçlar ve hedeflerin yanında gerçekleştirilecek faaliyetler süre ve sorumlu kişiler de tanımlanmış biçimde ifade edilmektedir. Bütçeleme konusu da mevcut yıllık planlar ile paralel hazırlanmaktadır. Yıllık planlar da gerektiğinde her an revize edilmekte ve başarı durumu muhtelif araçlarla takip ve kontrol edilmektedir. - 16 -
HEDEF II Samsun Ticaret ve Sanayi Odası nın tüm hizmet ve faaliyetlerini en üst düzeyde verimlilik ile gerçekleştirebilmesi için uygun ortam oluşturmak 1 Yeni Hizmet Binası Samsun TSO nun yeni hizmet binası ihtiyacı belirli bir süredir ifade edilmekte ve bu konuyla ilgili altyapı hazırlık çalışmaları yoğun olarak devam etmektedir. Daha önceki yıllarda Kirazlık bölgesinde T.C. Maliye Bakanlığı ve Milli Emlak Genel Müdürlüğü nden tahsis edilen arazi üzerinde yeni hizmet binasının yapımıyla ilgili imar, izin ve proje çalışmaları halen devam etmekte olup yakın bir zamanda hazırlık çalışmalarının tamamlanması öngörülmektedir. 2 Alt yapıya ilişkin büyük ölçekli satın alımların gerçekleştirilmesi Samsun TSO da her türlü satın alma işlemi ilgili mevzuat ile açıkça ifade edilmiştir. Altyapıya ilişkin büyük ölçekli satınalımların hazırlık çalışmalarında atanmış personel olarak Genel Sekreterlik sorumludur. 3 Çalışma ortamına ilişkin günlük küçük ölçekli satın alımların gerçekleştirilmesi Samsun TSO da her türlü satın alma işlemi ilgili mevzuat ile açıkça ifade edilmiştir. Çalışma ortamına ilişkin küçük ölçekli satınalımların hazırlık ve uygulama çalışmalarında atanmış personel olarak Genel Sekreterlik Yönetim Kurulu nun verdiği yetki ölçüsünde doğrudan yetkilidir. 4 Tamir ve bakım hizmetlerinin gerçekleştirilmesi Samsun TSO da mevcut demirbaşların ve kaynakların kusursuz çalışması amacıyla periyodik bakım veya tamir işlemleri ve/veya gerektiğinde benzer işlemler zaman kaybetmeksizin yerine getirilmekte olup, sözkonusu demirbaşların çalışanların kullanımına hazır ve çalışır hale getirilmesinden Genel Sekreterlik sorumludur. AMAÇ II HEDEF I Samsun Ticaret ve Sanayi Odası nın stratejik ve iş planlarını destekleyici idari işlerin kusursuz yerine getirilmesini temin etmek İdari işlerin kusursuz yerine getirilmesi Samsun TSO da tüm organ ve birimlerin çalışmalarını yapabilmeleri açısından gerekli İdari Hizmetler (Oda binasının çalışmaya hazır halde tutulması, temizlik, ısıtma-soğutma, giriş-çıkış, güvenlik, Oda araçları, bilgi işlem altyapısı, yeme-içme ve ikram hizmetleri ile diğer idari hizmetler) giderek önemini artırmakta ve aşağıda detaylı olarak ifade edilen, Yıllık ortalama 500 adet İdari Hizmet işlemi yerine getirilmektedir. 1 Hizmetlerin sağlıklı bir biçimde yerine getirilebilmesi için Oda binasını yetkililerin ve personelin çalışmasına hazır halde bulundurmak 2 Oda binasının açılış ve kapanış saatlerini belirleyip, belirlenen saatlere göre gerçekleştirmek 3 Mesai saati sonunda bütün personelin binayı terkini müteakip yangın, hırsızlık ve sair tehlikeler bakımından her türlü tedbiri almak 4 Isınma sistemini çalıştırmak, kapatmak, yakıt ve arıza durumlarını takip etmek 5 Resmi tatil başlangıcında bayrak çekmek ve hitamında indirmek 6 Mesaiden evvel Odanın her türlü temizlik işlerini yaptırmak ve Oda içinde kullanılan malzemeleri temiz ve düzenli tutulmasını sağlamak 7 Temizlik yapmak için ihtiyacı olan malzemeleri temin etmek amacıyla gerekli yerlere bilgi vermek - 17 -
8 Oda nın kurum dışı evrak dağıtımının oda aracı ile yapılması ve kaydedilmesi 9 Oda nın şehri içi, şehirlerarası ve yurtdışı kargo dağıtımının koordine edilmesi, gerçekleştirilmesi ve kaydedilmesi 10 Hizmetlerin sağlıklı bir biçimde yerine getirilebilmesi için Oda makam ve diğer araçlarının her an kullanıma hazır halde bulunmasını sağlamak 11 Oda Makam aracını kullanmak, temizliğini yapmak, her an çalışır vaziyette olmasını sağlamak, bakımını yaptırmak, yakıt deposunun dolu olmasını sağlamak 12 Oda Makam aracının istenildiği zaman, istenilen saatte istenilen yerde bulundurulmasını sağlamak 13 Oda Makam aracının muayenesini zamanında yaptırmak 14 Oda servis aracının kullanmak, temizliğini yapmak, her an çalışır vaziyette olmasını sağlamak, bakımını yaptırmak, yakıt deposunun dolu olmasını sağlamak 15 Oda servis aracının istenildiği zaman, istenilen saatte istenilen yerde bulundurulmasını sağlamak 16 Oda servis aracının muayenesini zamanında yaptırmak 17 Hizmetlerin sağlıklı bir biçimde yerine getirilebilmesi için Oda yetkili ve çalışanlarına sağlıklı ve kusursuz yiyecek ve içecek servisi gerçekleştirmek 18 Oda yetkili ve çalışanları ile misafirlere servis yapılmak üzere hazırlanan içeceklerin hazırlık aşamasında kontrol edilmesi ve denetlenmesi 19 Oda yetkili ve çalışanları ile misafirlere yapılan içecek servisinin koordinasyonu, gerçekleştirilmesi ve denetimi 20 Oda binasına yetkililerin, çalışanların ve misafirlerin giriş çıkışlarını sağlıklı bir biçimde koordine etmek ve güvenliklerini temin etmek 21 Oda yetkililerinin Oda binasına giriş ve çıkışlarının koordinasyonunu ve güvenliğini sağlamak 1.5. Haberleşme ve Yayınlar AMAÇ I HEDEF I İletişim Stratejisi çerçevesinde kurum içi, üyelerimiz başta olmak üzere tüm kurumlar ile etkin bir iletişim ve haberleşme yapısı oluşturmak İletişim Stratejisi, politika ve araçlarının belli periyotlarla güncelliğini sağlamak 1 Samsun TSO İletişim Stratejisini, politikasını ve araçlarını oluşturmak, güncellemek ve koordine etmek Samsun TSO İletişim stratejisi Odamızın üyeler, ilgili kurum ve kuruluşlar ile çalışanlarına yönelik iç iletişiminin nasıl, hangi enstrümanlar ve yöntemler kullanılarak, hangi periyotlarda gerçekleştirileceğini ifade eden dokümandır. Her yılsonunda revize edilecektir. (EK I) 2014-2017 stratejik plan döneminde iletişim stratejisi yaygın iletişime doğru evrimleşecektir. (2014 tahmini gider bütçesi içinde Odamızın haberleşme ve İletişim başlığı için ayrılan pay 215.000 TL dir.) HEDEF II Kurum içi etkin bir iletişim yapısının oluşturulması ve en üst düzeyde verim ile kullanılması 1 Kurum içi yazılı haberleşmenin ve elektronik iletişim panelinin koordine edilmesi Kurum içi iletişim yetkililer tarafından imzalanmış yazılı dokümanların ilgililere dağıtımı ve elektronik iletişim paneli sayesinde gerçekleşmektedir. Yıllık ortalama 10 civarında iletişim dokümanı paylaşılmaktadır. 2 Odaya gelen yazı, posta ve kargoların kabulü ve posta kutularına gelen evrakların ilgili birimlere dağıtımı ve ulaştırılması - 18 -
Samsun TSO ya gelen tüm resmi evrak, kargo ve postalar sekreterlik tarafından kayıt altına alınmakta ve tüm resmi evraklar genel sekreterlik onayı ile ilgili personele gönderilmektedir. Yıllık ortalama 5 bin adet evrak kabulü sağlanmaktadır. 3 Odadan çıkan yazıların kayıt, sevk ve postalanmasını gerçekleştirmek, yazıların suretlerini dosyalamak, Odanın genel arşivini düzenlemek Oda tarafından resmi olarak gönderilen tüm yazıların bir kopyası sayı ve tarihlerine göre sekreterlik tarafından arşivlenmektedir. Şeffaflık ve denetlenebilirlik açısından büyük öneme sahip olan bu etkinlik, kurum içi ve dışı iletişim stratejisi açısından da önemli role sahiptir. Yıllık ortalama 10 bin adet evrak gönderimi sağlanmaktadır. 4 Genel Sekreterlik ve Müdürlüklerin Oda içindeki evrak akış işlerini yürütmek Genel Sekreterlik ve Müdürlüklerin Oda içindeki evrak akış işleri kayıt altında olmak üzere sağlanmakta ve takip edilmektedir. Kurum bünyesinde Yıllık ortalama 500 adet evrak akışı gerçekleşmektedir. 5 Genel Sekreterliğe ait yazıların yazılması ve imzaya hazır hale getirilmesi Kurum içi ve kurum dışına gönderilecek ve Genel Sekreterlik makamı ile ilgili yazışmalar kayıt altına alınmaktadır. 6 Odaya dışarıdan gelen telefonlara bakmak, Odanın dışarıyla olan telefon bağlantılarını sağlamak Samsun Ticaret ve Sanayi Odası nın diğer kurumlar ve dışarı ile iletişiminin en hızlı ve doğru şekilde, telefon rehber kayıtları güncellenerek, sağlanmaktadır. Bunun için kurum içinde var olan program dışında internet de en hızlı ve verimli şekilde kullanılmaktadır. Merkezi telefon santralinden ayda ortalama 10 bin adet telefon görüşmesi sağlanmaktadır. HEDEF III Üyeler ile doğrudan veya dolaylı iletişim için etkin bir yapının oluşturulması ve en üst düzeyde verim ile kullanılması 1 Üyeler ile iletişime yönelik yazışmalar Üyeler ile iletişime yönelik yapılan her türlü yazışmalar kayıt altına alınmakta ve ilgili dosyasında muhafaza edilmektedir. Yıllık ortalama 50 adet iletişime yönelik yazışma gerçekleşmektedir. 2 Yazılı Duyuru Hizmetleri Üyelerimizi, kamuoyunu ve basını ilgilendiren her türlü yazılı duyuru ilgili taraflara toplu faks ve/veya doğrudan adrese yazı yolu ile sağlanmaktadır. Yapılan yazılı duyurular üyeler, kamuoyu ve basının oda hizmetlerinden, fuar kongre gibi organizasyonlardan ve Samsun ve üyeler yararına olacak her türlü etkinlikten haberdar olmalarını ve bu bağlamda söz konusu etkinliklerden İlimizin en iyi şekilde yararlanmasını hedeflemektedir. Söz konusu duyurular Genel Sekreterlik denetimi altında yapılarak duyuruların doğruluğu sağlanmaktadır. Önümüzdeki dönemde duyuru sayısının da artırılarak daha fazla kişiye duyuru yapılmasının sağlanması ve bu bağlamda etkinliklerle ilgili üye alternatiflerinin artırılması hedeflenmektedir. Yıllık ortalama 200 adet duyuru yapılmaktadır. 3 Elektronik Duyuru Hizmetleri Üyelerimizi, kamuoyunu ve basını ilgilendiren her türlü yazılı duyuru ilgili taraflara e-mail ortamında ve websitesi yolu ile sağlanmaktadır. Söz konusu duyurular Genel Sekreterlik denetimi altında yapılarak duyuruların doğruluğu sağlanmaktadır. Önümüzdeki dönemde duyuru sayısının da artırılarak daha - 19 -
fazla kişiye duyuru yapılmasının sağlanması ve bu bağlamda etkinliklerle ilgili üye alternatiflerinin artırılması hedeflenmektedir. Yıllık ortalama 5 bin adet elektronik duyuru yapılmaktadır. 4 Basın Toplantıları Odamız bünyesinde gerçekleşen ortaklıklar protokoller, oda görüş ve politikaları, duyurular ile gerçekleştirilen etkinliklerin duyurulması ve/veya yorumlanması için Başkanlığın uygun gördüğü dönem ve etkinlikler için çeşitli yazılı ve/veya görsel basın toplantıları gerçekleştirilmektedir. Samsun TSO nun kamuoyu gündeminde olması, gerçekleştirilen etkinliklerin ve hizmetlerin duyurulması ve oda görüş ve politikalarının en doğru ve birinci elden ulaştırılması anlamında büyük öneme sahiptir. Yıl içinde çeşitli basın toplantıları gerçekleştirilerek oda görüşlerinin doğru anlaşılması sağlanmakta ve oda hakkında farkındalık artırılmaktadır. Yıllık ortalama 5 adet basın toplantısı gerçekleşmektedir. 5 Yönetim Kurulu Başkanı ve Meclis Başkanının basın mesajlarını, toplantı konuşmalarını, Radyo ve TV konuşmalarını hazırlamak Yönetim Kurulu Başkanı ve Meclis Başkanının konuşma yapma durumunda olduğu her türlü toplantı, yazılı ve görsel basın organizasyonu, basına yönelik mesajları söz konusu olduğunda, Samsun TSO nun önceden belirlenmiş vizyonu ve politikaları çerçevesinde ilgili çalışanlar tarafından Yıllık ortalama 50 adet konuşma metni ve/veya bilgi notu hazırlanmaktadır. 6 Samsun TSO adına kutlama ve taziye ile ilgili yazışmaları yapmak Gerekli durumlarda özel gün ve tarihlerde Samsun TSO adına Yönetim Kurulu ve/veya Meclis Başkanı imzalı kutlama ve taziye ile ilgili yıllık ortalama 500 adet işlem gerçekleşmektedir. AMAÇ II HEDEF I Kamuoyu oluşturmak, kamuoyunu etkilemek ve karar alma süreçlerinde basın ve yayın yoluyla gündem oluşturmak Her dönemde yazılı, görsel ve on-line basın ile sıkı bir ilişki içerisinde olmak ve bu ilişkiyi etkinleştirmek 1 Samsun TSO tarafından düzenlenen toplantı, panel, seminer, basın toplantısı vb. etkinliklere yazılı-görsel ve işitsel basının katılımını sağlamak Samsun TSO nun genel vizyonu ve politikaları çerçevesinde kurum dışında sağlıklı bir iletişime sahip olması ve öncelik ve görüşlerinin basın organlarında daha fazla yer alması bakımından yazılı-görsel ve işitsel basın temsilcilerinin toplantı, panel, seminer, basın toplantısı vb. etkinliklere Yıllık ortalama 1000 adet katılımı gerçekleşmektedir. 2 Günlük gazeteler gözden geçirerek Samsun TSO ile ilgili haberleri derlemek ve arşivlemek Tüm yerel ve ulusal gazete ve yayınlar takip edilerek ilgili haberler kayıt altında tutulmaktadır. Gazete ve diğer basılı kaynaklardan alınan haberler hem taranarak elektronik ortamda hem de basılı olarak arşivlenerek saklanmaktadır. 2012 yılı içinde Basında Samsun TSO İle İlgili yayınlanan haber, web haber, duyuru sayısı 1808 iken 2013 yılında bu sayı 2372 olmuştur. Basın organlarında Samsun TSO ile ilgili Yıllık ortalama 1500 adet haber, duyuru yayınlanmaktadır. 3 Samsun TSO tarafından düzenlenen toplantıların, yapılan ziyaretlerin fotoğraflama çalışmalarını düzenlemek ve Samsun TSO dergisinde yayınlanacak fotoğrafların çekimlerini yapmak. Oda albümünü tanzim etmek Samsun TSO bünyesinde ve/veya diğer kurumlarla işbirliği içinde düzenlenen ve katılım sağlanan faaliyetlerden fotoğraflar alınmakta ve bu fotoğraflar oda yayınlarında ve çeşitli basılı materyallerde kullanılmak üzere muhafaza edilmektedir. Ayrıca oda albümü için gerekli olan fotoğrafların da temini - 20 -