SATINALMA SÜREÇİNDE RİSK YÖNETİMİ Yrd. Doç. Dr. Ayhan DAĞ Uluslararası Kıbrıs Üniversitesi SBF Beslenme ve Diyetetik Bölümü
Satınalma Günümüzün rekabet koşulları, Teknolojinin gelişimi, Dünya pazarlarının yakınlaşması Şirketlerin daha çok farkında olmaları ile Satınalma Fonksiyonunun önemi sürekli olarak artmaktadır.
Satınalma Önceleri destek fonksiyonu olarak görülen satınalma, 21.yy da yüksek rekabet ortamında ayakta kalabilmek ve büyüyebilmek için temel fonksiyonlardan birisi olarak görülmektedir.
Günümüzde artık esas olan satarken değil alırken kazanmaktır.
Menü Planlama Spesifikasyonların Belirlenmesi Tahmin/Envanter kontrolü Depolama Teslim Alma Sipariş - Satın alma Depo Çıkışı Hazırlık-Üretim Servis Maliyet Analizi Satış
Satınalma İşletmenin ihtiyaçlarını, müşteri memnuniyetini göz önüne alarak; Doğru ürünün Doğru Doğru kalite tedarikçiden Doğru miktarda Doğru zamanda Doğru biçimde Doğru fiyatla Temin edilmesi amacını taşıyan araştırma, seçme ve satın ve teslim almayla ilgili faaliyetlerdir.
Satın Alma Neden Önemlidir? Kaliteli hizmet üretimi, Hizmet etkinliğinin ve sürekliliğin sağlanması, Maliyet ile rekabet avantajı sağlama, Kaynakların verimli kullanımı, Tüketici taleplerinin karşılanması ve tüketici memnuniyetinin sağlanması, Kuruluşun karlılığının sağlanması ve başarısı açısından ETKİN BİR SATIN ALMA ÖNEMLİDİR
Tedarik Zinciri Doğru ürünün Doğru zamanda Doğru yerde Doğru fiyata Doğru kalitede mümkün olan en düşük maliyetle teminini sağlayan. Malzeme Bilgi Para akışının entegre yönetimidir
Tedarikçi; Bir ürün ya da hizmetin sunulabilmesi için firmaya girdi, hammadde, ürün sağlayan üretici, satıcı, veya yüklenicilerdir
SATINALMA ÖNCESİ AKTİVİTELER 1. Menü planlama 2. Gereksinim duyulan hammaddelerin kalite standartlarını belirleme 3. Stok seviyelerini belirleme 4. Sipariş edilecek miktarların tespiti 5. Sipariş belgelerini hazırlama RESMİ SATINALMA 6. Tedarikçilerle iletişim 7. Teklif sürecini başlatmak 8. Teklifleri almak 9. Teklifleri değerlendirmek 10. Tedarikçiyle sözleşme 11. Sevkiyatın alınması 12. Üretim ve depo alanlarına hammaddelerin dağıtımı 13. Gelecekteki anlaşmalar için tedarikçi performansını izlemek 14. Değerlendirme ve takip RESMİ OLMAYAN SATINALMA 6. Tedarikçilerle iletişim 7. Fiyat tekliflerinin alınması 8. Tedarikçinin tespiti 9. Siparişlerin verilmesi 10. Sevkiyatın alınması 11. Üretim ve depo alanlarına hammaddelerin dağıtımı
SATIN ALMA AŞAMALARI 1- Menülerin planlanması ve miktar saptama (stok ve/veya satınalınacak miktar), 2- Hammadde spesifikasyonlarının belirlenmesi (teknik, idari şartnameelerin hazırlanması, 3- Tedarikçinin saptanması, 4- Yiyecek siparişi, 5- Yiyeceğin kabulü ve teslim alınışı (kalite ve kantite kontrolü),
Satın Alma Aşamaları-1 Envanter Kontrolü Menü Planlama Hammadde ihtiyaçlarının belirlenmesi Satın alma talebi Teknik ve idari şartnamelerinin belirlenmesi Satın alma siparişi Tedarikçinin belirlenmesi
Satın Alma Aşamaları-2 Sipariş verme Siparişin takibi Teslim alma Teslim alma prosedürü Teknik ve idari Satın alma siparişi Kantite şartnamelerinin değerlendirilmesi Kabul/Red belirlenmesi Şartnamelere uygunluk Tedarikçinin değerlendirmesi belirlenmesi
SATINALMADA RİSK DEĞERLENDİRME Risk, beklenen ama ne zaman olacağı, nasıl meydana geleceği ve ne kadar zarar vereceği bilinmeyen olaylardır. Riskin, olma olasılığı ve olduktan sonra yaratacağı etki gibi iki temel özelliği vardır. OLASILIK ETKİ Bir olayın gün, hafta, ay, yıl gibi bir zaman dilimi içerisinde gerçekleşme durumunu ifade eder. Tehlikenin oluşması durumunda vereceği zararı, hedef ve faaliyetler üzerindeki etkisini gösterir.
SATINALMADA RİSK DEĞERLENDİRME SATINALMADA SATINALMADA Risk değerlendirmede temel amaç; kurumun hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyen önemli riskleri tespit ve analiz etmek, değerlendirmek, alınacak önlemleri belirlemek ve uygulamaktır. Ana faaliyetleri etkileyen riskler periyodik aralıklarla detaylı olarak analiz edilmelidir.
SATINALMADA RİSK DEĞERLENDİRME Risklerin ortaya çıkarılması ve yönetilmesi ayrı bir çalışmayı gerektirir. Riskler sabit değildir birimlere ve yürütülen faaliyetlere göre farklılıklar gösterir. Riskleri belirlerken çalışanların görüşlerinin alınması ve sürece katılmalarının sağlanması son derece önemlidir.
Satın alma aşamasında ortaya çıkabilecek olası riskler; Malzemelerin işletmeye yüksek maliyetle girmesine, Üretim ve stok maliyetlerinin artmasına, Hizmet kalitesinin düşmesine, Tüketici memnuniyetsizliğine, Kurumun karlılığının düşmesine veya bütçe sınırları içinde kalamamasına, Kontrol sürecinin kesintiye uğramasına neden olacaktır.
Riskleri Belirlemede Yardımcı Olacak Sorular Amaca ulaşma yolunda neler yanlış gidebilir? Nerelerde sorun yaşanır? Başarısız olmamıza neden olabilecek işler nelerdir? Hangi alanlarda ya da yerlerde zayıfız? Hangi hammaddeleri daha çok korumalıyız? Hırsızlık veya yolsuzluk alanları neler olabilir?
Riskleri Belirlemede Yardımcı Olacak Sorular Faaliyetlerimiz hangi durum ya da olaylar karşısında aksayabilir, durabilir? En kritik bilgi kaynaklarımız nelerdir? En fazla harcama yaptığımız kalemler hangileridir? Takdire dayanan, bir kişi tarafından alınan kritik kararlar nelerdir? Hangi faaliyet veya süreçler daha karmaşıktır?
SATINALMADA RİSKLER HANGİ SÜREÇLERDE ORTAYA ÇIKAR? I. İhtiyaç ve pazar analiziyle ilgili riskler II. Satınalma aktivitesine bağlı riskler III. Tedarikçilerle ilgili riskler IV. Siparişle ilgili riskler V. Teslimat ve İade ilgili riskler
I- İHTİYAÇ VE PAZAR ANALİZİYLE İLGİLİ RİSKLER İhtiyaçların analizi; Menünün planlanması (tatil günleri, özel günler vb. göz önünde bulundurulmalı), Yemek sıklıklarının belirlenmesi, Standart tarifelerden ham maddelerin toplam gramajlarının belirlenmesi (Menülerdeki yemeklerin 1 porsiyonlarına giren yiyecek miktarları / Gramajlar, Standart Yemek Tarifeleri, Kuruluşun İaşe Yönetmeliği vb.)
I- İHTİYAÇ VE PAZAR ANALİZİYLE İLGİLİ RİSKLER Kuruluşta yemek yiyen kişi sayısının belirlenmesi ve/veya tahmin edilmesi, Bir önceki yılın harcama, kayıt ve iaşe miktarlarının gözden geçirilmesi, Envanter (stok) kontrolü, İhale miktarlarının belirlenmesi.
I- İHTİYAÇ VE PAZAR ANALİZİYLE İLGİLİ RİSKLER Pazar analizi; Üretilecek yemeklerin hammadde temini için yapılması gereken Pazar analizleri son derece önemlidir. Pazar analizi sağlıklı bir şekilde yapılmadığı takdirde en uygun ürünün, doğru kaynaktan ve doğru fiyata alınabilmesi mümkün olmayacaktır.
I- İHTİYAÇ VE PAZAR ANALİZİYLE İLGİLİ RİSKLER Pazar Analizi: Sistematik şekilde pazardaki değişikliklerin takibi ve bunların ardından gelebilecek tehdit ve fırsatların tahmin ve analizine dayanmaktadır.
I- İHTİYAÇ VE PAZAR ANALİZİYLE İLGİLİ RİSKLER Pazar araştırmaları/analizleri; Fırsatların takip edilmesi Risk ve tehditlerin belirlenerek gerekli politikaların oluşturulması Kaynakların tahsisi Satınalma aktivitelerinin nasıl organize olacağı, işleyeceği ve yönetileceği Fırsatların üzerine nasıl gidileceğinin tanımlanmasıdır.
I- İHTİYAÇ VE PAZAR ANALİZİYLE İLGİLİ RİSKLER Hammaddelerin pazarda bulunmasını etkileyen önemli faktörlerden biri de mevsimsel koşullardır. Mevsimsel faktörler dikkate alınmadığında kurum, hem hammadde kalitesi, hem de birim fiyat olarak olumsuz olarak etkilenecektir. Dönemsel hava durumu uygunsuzlukları da bu süreçte pazarı, maliyet ve ürün kalitesini etkileyecek riskler olarak ortaya çıkabilecektir.
II- SATINALMA AKTİVİTESİNE BAĞLI RİSKLER 1.Gereksinim duyulan hammaddelerin kalite standartlarını/spesifikasyonları belirleme 2. Stok seviyelerini belirleme
II- SATINALMA AKTİVİTESİNE BAĞLI RİSKLER 1. Gereksinim duyulan hammaddelerin kalite standartlarını / spesifikasyonları belirleme Spesifikasyonlar (teknik şartnameler); menüde yer alan yiyecekler için satın alınacak malzemelerin ağırlık, sayı, büyüklük ve kalite özelliklerini kısa ve öz biçimde tanımlayan listelerdir. Spesifikasyonlar tipik olarak, teslimat sırasında ürünün doğrulanması ve tedarikçi ile kolay iletişim sağlanabilecek bilgileri içerir.
II- SATINALMA AKTİVİTESİNE BAĞLI RİSKLER 1. Gereksinim duyulan hammaddelerin kalite standartlarını / spesifikasyonları belirleme İşletmenin sürekli aynı kalitede hizmet sunabilmesi için alınacak malzemeler tüm özellikleriyle önceden belirlenmeli ve kalite standardında süreklilik sağlanmalıdır. Bu amaçla kullanılan standart teknik şartnameler/spesifikasyonlar işletme ve satıcı arasındaki sözlü işlemleri ortadan kaldırıp yanlış anlamaları önler, maliyet ve gelir kontrolünü kolaylaştırır.
Şartnamelerin Kullanılma Amaçları İşletme için standart bir satın alma prosedürü geliştirme, Alım yapılacak malzemelerle ilgili standartlar hakkında satıcılara bilgi verme Maliyet kontrolünü gerçekleştirme Fiyatta rekabeti sağlama Tesellüm ve depolamanın şartnameye göre yapılmasını sağlama Stoklara fazla yatırım yapılmasını önleme, İşletmenin pazardaki konumunu geliştirme amacıyla uygulanır.
II- SATINALMA AKTİVİTESİNE BAĞLI RİSKLER 2. Stok/Envanter seviyelerini belirleme; Envanter; mal stokunun veya mamul ve yarı mamüllerin veya ham madde ve malzemenin sayılarak değerlenmesini ifade eder. Bir başka ifadeyle; firmanın gelecekte kullanmak üzere elinde bulundurduğu hammadde, yarı mamul, mamul yada varlıklardır. Menünün üretiminde kullanılacak hammaddelerin kurum depolarında bulunup bulunmadığı, bulunuyorsa miktarının tespitidir.
II- SATINALMA AKTİVİTESİNE BAĞLI RİSKLER 2. Stok/Envanter seviyelerini belirleme; Üretimde kullanılacak hammadde depoda bulunuyorsa depo mevcutlarının tespitini, Depo mevcudunun menüde kullanılması gereken hammadde miktarını karşılayıp karşılamadığının saptanması, Bu veriler üstünden sipariş edilecek miktarın belirlenmesi sürecini içerir.
III- TEDARİKÇİLERLE İLGİLİ RİSKLER Tedarikçilerle güvene dayalı bir işbirliği içinde, rekabet gücünü artıracak girdileri en kaliteli, en ekonomik ve en hızlı şekilde temin etmek amaç olmalıdır. Kalite standardlarında, tedarikçi seçimi ve değerlendirmesi nin, kuruluşun uygun maliyette, doğru, zamanında ve kaliteli ürün ve hizmet satın almasında en önemli aşama olduğu vurgulanır.
III- TEDARİKÇİLERLE İLGİLİ RİSKLER Etkili ve verimli satınalma 5 adet doğrunun biraraya gelmesi ile gerçekleşmektedir; Fiyat Kalite Tedarikçi Zaman Miktar Bu doğrular içerisinde tedarikçi, diğer 4 faktörü de etkilediğinden, en önemli nokta olarak sayılabilir.
III- TEDARİKÇİLERLE İLGİLİ RİSKLER Tedarikçi seçimi, tedarik zincirinin en önemli halkalarından birisidir. Satınalma kararı verildikten sonra pazardaki potansiyel tedarikçiler aşağıdaki başlıklara göre analiz edilmelidirler. Kapasite Kalite yönetimi Teknoloji Üretim verimliliği Maliyet analizi Pazardaki yeri Çevre-İSİG anlayışı Referansları Genel yönetimi
III- TEDARİKÇİLERLE İLGİLİ RİSKLER Satınalma stratejilerinin önemli bir parçası da tedarikçi ilişkileridir. Yeni yaklaşım ve hedeflenen durum; az sayıda tedarikçi ile birlikte çalışarak değer yaratma ve birlikte gelişimdir.
III- TEDARİKÇİ SEÇİM SÜRECİ 1. İhtiyaçları saptamak, spesifikasyonları belirlemek 2. Tedarikçilerle iletişim 3. Teklif sürecini başlatmak 4. Teklifleri almak 5. Teklifleri değerlendirmek ve karar vermek 6. Tedarikçiyle sözleşme 7. Sipariş ve Sevkiyatın alınması 8. Üretim ve depo alanlarına hammaddelerin dağıtımı 9. Gelecekteki anlaşmalar için tedarikçi performansını izlemek 10.Değerlendirme ve takip
Tedarikçi Performans Değerlendirmesinde Kullanılan Kriterler Tedarikçilerin performansını ölçerken kullanılan kriterler alım konusuna, şirket kültürüne, coğrafyaya, iklime göre çok çeşitlilik gösterebilir. Kimi alım konusunda ürün gamının genişliği önemliyken, farklı bir konuda ürünün tam istenilen anda hazır olması çok önemlidir. Dolayısıyla yapılan değerlendirmeleri genel bir çerçevede yaparken spesifik konularda özel değerlendirmeler yapmak gerekebilir.
EN İYİ TEDARİKÇİYİ SEÇME TEDARİKÇİ SEÇİMİNDE KULLANILAN KRİTER KALİTE ÜRÜN KALİTESİ HATASIZ ÜRÜN MİKTARI FİYAT UYGUNLUĞU FİYAT İSKONTO ÖDEME VADESİ ZAMANINDA TESLİMAT TESLİMAT PAKETLEME KABİLİYETİ SEVKİYAT ŞEKLİ ŞİKAYET POLİTİKASI HİZMET TEKNİK YETERLİLİK ESNEKLİK VE YENİLİKÇİLİK SORUNLARA YAKLAŞIM İLETİŞİM KOLAYLIĞI
Tedarikçi seçiminde araştırılması gereken noktalar; 1.Tedarikçi işletmelere ve bunların sattığı malzemelere ait bilgiler, 2. Eski fiyat listeleri, 3. Satın alma şartnamelerine ait detaylar, 4. Tedarikçinin diğer müşterileri, referansları, 5. Ürün numuneleri
Tedarikçi Seçimi Tedarikçinin, ölçeği, ürün yelpazesi, üretim yeri ve ulaşım filosunu görmek, yöneticileriyle tanışmak için seçim yapılmadan önce ziyaret edilmesi uygun olur. Bu alıcının zamanını almakla beraber karlı iş ilişkisine girebilmek, istenen nitelik ve miktardaki malzemeyi temin edebilmek, kabul edilebilir fiyatları saptamak için gereklidir. Aynı zamanda kurumun kendi işine ve tedarikçiye verdiği önemi de gösterir
ÜRÜN NO 1 2 3 4 5 TEDARİKÇİ DEĞERLENDİRME FORMU KRİTERLER DOKÜMAN TOTM-FR- NO 100 İLK YAYIN TARİHİ 01.01.2010 REVİZYON TARİHİ - REVİZYON NO 0 SAYFA NO 1/1 KALİTE YÖNETİM SİSTEM BELGESİNE SAHİP Mİ? Max. 15 ISO 9000 belgesi var ise 10 ISO 9000 belge çalışmaları devam ediyor ise 5 TSE ürün veya hizmet yeterlilik belgesi var ise 5 KALİTE KONTROL FAALİYETLERİ YAPIYOR MU? Max. 10 Kalite kontrol faaliyetleri yapıyor ise 5 Kalite kontrol faaliyetleri yapıyor ve sonuçları gönderiyor ise 5 DEĞERLENDİRME Puan Puan ALTERNATİFİ VAR MI? Max. 5 Puan Alternatif sayısı 3 ve üzeri ise 0 Alternatif sayısı 3'ün altında ise 5 YETERLİ KADROYA SAHİP Mİ? Max. 10 Puan Alınacak ürün konusunda yeterli eğitim görmüş eleman var ise 5 Eğitim alan eleman sayısı 2'nin üzerinde ise 5 YETERLİ ARAÇ, EKİPMAN VE ÜRÜNÜ MUHAFAZA EDEBİLECEK ŞARTLARA SAHİP Mİ? Max. 15 Puan Servis araçları var ise 5 Ürünü muhafaza edebilecek şartlara sahip mi 5 Malzemeler depoya uygun olarak teslim ediliyor mu 5
Değerlendirme Tarihi: 6 7 8 9 10 RED EDİLEN ÜRÜN VAR MI? Max. 10 Puan Red edilen ürünü yok ise 10 Red edilen ürünü var ise 0 MÜŞTERİ ŞİKAYETLERİYLE İLGİLİ TEDARİKÇİYE AİT KAYIT VAR MI? Max.5 Puan Tedarikçiden kaynaklanan şikayet yok ise 5 Tedarikçiden kaynaklanan şikayet var ise 0 ÇIKAN KRİZ HALLERİNDE PROBLEMLERİ KISA SÜREDE ÇÖZEBİLİYOR MU? Max. 10 Puan Red edilen ürünün iadesi konusunda aynı gün sorunu çözebiliyor mu? 10 Red edilen ürünün iadesi konusu 2 gün içinde çözebiliyor ise 5 Red edilen ürünün iadesi konusunda 2 günün üzerinde çözülebiliyor ise 0 TALEPLERİ KARŞILAYABİLİYOR MU? Max.10 Puan Verilen şikayetleri eksiksiz olarak karşılayabiliyor ise 10 Verilen şikayetleri eksiksiz olarak karşılayamıyor ise 0 TAHSİLAT ŞEKİLLERİ TATMİN EDİCİ Mİ? Max. 10 Puan Tahsilatlarında 1 ay ve daha fazla vade uyguluyor ise 10 Tahsilatlarında 1 ay ve daha fazla vade uygulamıyor ise 0 Bölüm Toplamı 100 Değerlendirmeyi yapan: Satınalma Sorumlusu Değerlendirme Yılı: Tedarikçi Firma:
Onaylı/Sertifikalı Tedarikçi Sürdürülebilir kalite yönetimi anlayışının bir devamı olarak yüksek performans sergileyen tedarikçilerin kurum tarafından sertifikalandırılmasıdır.
Onaylı/Sertifikalı Tedarikçi Sertifikalandırmada Temel Amaç Etkin, Verimli, Sürdürülebilir, Sistematik bir yaklaşım oluşturarak, Tüm tedarikçilerle karşılıklı güven duygusuna dayalı, Ortak kalite kültürünü yaratmak, İleri dönemde sıfır hatalı malzeme alımını sağlamaktır.
IV- SİPARİŞLE İLGİLİ RİSKLER Uygulanacak olan menüde yer alan besin maddelerinin sipariş edilebilmesi için, Yemek yiyecek olan tahmini kişi sayısı Yemeğin içine girecek olan besin maddelerinin doğru tanımlanması, Miktarların bilinmesi, Temin edilecek yerin doğru seçilmesi gereklidir. Kurumda standart yemek tarifeleri kullanılıyorsa, besin maddelerinin tanımlanmasında ve miktarlarının belirlenmesinde herhangi bir sorun oluşmayacaktır
IV- SİPARİŞLE İLGİLİ RİSKLER Kişi sayısının doğru tahmin edilmemesi, fazla miktarda ya da az miktarda yemek üretimine neden olur. Gereksinim duyulandan daha fazla yemek üretilmesi, yiyecek maliyetinde artışa neden olur. Az miktarda yemek üretimi ise, müşteri memnuniyetsizliğine ve kaybına yol açar. Her iki durumda da işletmenin kârlılığı düşer veya işletme zarara uğrar.
Yiyecek Siparişi Kuruluşun depo koşulları, Yiyeceklerin raf ömrü ve özellikleri, Kuruluşun izlediği politika göz önünde bulundurularak: Yiyeceklerin siparişi; Günlük Haftalık Aylık Daha uzun süreler için yapılabilir.
Sipariş edilecek miktarların tespiti Stok miktarının tesipitinin yapılmasını takiben, sipariş edilecek miktarın tespiti yapılmalıdır. Standart tarifeler kullanılarak Kişi yemeğin sayısı/ 1porsiyonuna porsiyon giren sayısı malzeme miktarı Üretim planları (tahminleri) Varsa planlı Envanter /stok Ürünü organizasyonlar, özel günler vb. durumu isteyen birimin görüş/ önerileri
Sipariş belgelerinin hazırlanması Satın alma işlemleri merkezileşmiş ise, yiyecek-içecek hizmetleri bölümündeki satın alma görevlisi, sipariş edilecek ürünlerin miktarının saptanması amacıyla ve kalitesi hakkında bilgilendirmek için bir Satın Alma İstek Formu doldurur.
Sipariş belgelerinin hazırlanması Satın alma istekleri satın alma birimine gönderilmeden önce, yiyecek-içecek/üretim hizmetleri birimi sorumlusu tarafından onaylanması gerekir. Satın alma isteği, birden çok kopya şeklinde hazırlanmalıdır. En az bir kopyanın yiyecek-içecek/üretim hizmetleri biriminde dosyalanması gerekir.
Sipariş belgelerinin hazırlanması Satın alma isteği, Her ürün için tam özellikleri, Satın alma birimi (örneğin adet veya kutu), Her ürünün toplam miktarı Talep edilen gönderi tarihini içermelidir.
Sipariş belgelerinin hazırlanması SATIN ALMA İSTEK FORMU İstek No : Bölüm :... Sipariş Tarihi : Gereken Tarih : Sıra No 1 Malzemenin Cinsi Birim Marka Ebat Miktar Birim Fiyat 2 3 4 5 6 7 Malzemeyi İsteyen Birim Sorumlusu Onaylayan
Sipariş belgelerinin hazırlanması Sipariş Emri belirtilen ürünleri, tedarikçiye belirtilen koşullara uygun olarak gönderme yetkisini veren yasal bir belgedir. Sipariş Emri formları her işletme tarafından standart hale getirilmiştir ve bütün birimler tarafından kullanılmaktadır.
Sipariş belgelerinin hazırlanması SİPARİŞ EMRİ FORMU Sipariş No : Bölüm :... Sipariş Tarihi: Tedarikçi:... Gereken Tarih: Teslim Yeri :... Sipariş Tarihi : Sıra No Malzemenin Cinsi Tanımlama Marka Toplam Miktar Maliyet 1 2 3 4 5 6 7 Malzemeyi İsteyen Birim Sorumlusu Onaylayan Toplam Maliyet
Sipariş belgelerinin hazırlanması Sipariş Emri kopyalarının sayısı işletmelere göre değişiklik gösterir. Ancak sipariş edilen ürünün kaydı ve gönderilerin alındığını teyit etmek için kullanılan form olduğu için, ürünlerle veya ödeme ile ilgili bütün birimlerin kopyalara ihtiyacı vardır.
Sipariş belgelerinin hazırlanması İaşe tabelaları (rasyon) Satın alma ve/veya iaşe memuru tarafından, Menüler uygulanmadan en az 2 gün önce, Yemek yiyen kişi sayısı ve gramajlar göz önünde bulundurarak, En az 2 nüsha olarak hazırlanan ve üretim için gereken yiyeceklerin cins ve miktarlarını gösteren çizelgelerdir. Depolardan hammadde çıkışında, Gerektiğinde depoda mevcut değil ise ilgili ürünün siparişinde de yararlanılan formlardır.
V- TESLİMAT/İADE İLE İLGİLİ RİSKLER Hammadde Girişi Tedarikçiye Ödeme Kalite Kontrol -Subjektif -Objektif TESLİM ALMA PROSEDÜRÜ Depolara Sevkiyat -Kuru -Soğuk Kantite Kontrol Mal Kabul
V- TESLİMAT/İADE İLE İLGİLİ RİSKLER Yiyeceğin kabulü ve teslim alınışı; Satınalma sürecinde risk açısından dikkat edilmesi gereken en önemli aşamalardan biridir. Besin maddelerinin siparişini takiben satın alınan besin maddelerinin ve diğer malzemelerin teslim alma aşamasında belirlenen şartnamelere uygun olup olmadığının saptanması için; Kalite kontrol Tartım Sayım Fiyat kontrollerinin yapıldığı aşamadır.
V- TESLİMAT/İADE İLE İLGİLİ RİSKLER Kalite, miktar ve fiyat kontrollerinin yeterli yapılmaması, Teslim alımda (tesellüm) kullanılan tartım aletleri ve benzeri ölçüm araçlarının bozuk olması, Çabuk bozulabilir malzemelerin dışarıda uzun süre bekletilmesi,
V- TESLİMAT/İADE İLE İLGİLİ RİSKLER Potansiyel riskli besinlerin soğuk zincir içinde sevkiyatının ve teslimatının yapılmaması, Hasara uğramış veya ret edilmiş malzemelerin hesaptan düşülmesi için bir sistemin olmaması Maliyet kontrolünün etkinliğini azaltarak maliyetlerin yükselmesine neden olur.
V- TESLİMAT/İADE İLE İLGİLİ RİSKLER Depolama, hazırlama, üretim, servis aşamalarında bir takım fireler ve kayıplar doğal olarak oluşmaktadır. Eğer işletme satın alma ve teslim alma aşamalarındaki kontrolleri gerektiği gibi yapmaz ise işletmenin yiyecek maliyetleri yükseleceğinden yöneticilerin bu noktalara konsantre olmaları gereklidir.
Teslim Alma Prosedürü Genellikle işletmeler subjektif ve objektif test değerlendirmeleri için, tedarikçilerin ürünlerine ait numuneleri önceden getirmelerini isterler. İstenen kalitenin sağlanıp sağlanamayacağı ve fiyatlarının karşılaştırılması açısından, numune ürünlerin test edilmesi önemlidir. Bu süreçteki en kritik nokta daha önce test için getirilmiş olan numune ile daha sonra sevk edilen ürün özelliklerinin aynı olup olmadığıdır.
Teslim Alma Prosedürü Ürünleri değerlendirmek için kullanılan bir yöntem komisyon önünde ürünlerin teşhir edilmesidir. Tedarikçi ürünleri getirir ve ürünler satın alma komisyonu üyeleri tarafından dikkatli bir şekilde teknik şartnamelerde yazılı özelliklere göre değerlendirilir.
Teslim Alma Prosedürü Gelen malzemelerin kontrolleri muayene komisyonu tarafından yapıldıktan sonra, süratle ilgili yerlere (mutfak, depo) transfer edilmelidir. Teslim alınan malzemelerle ilgili tesellüm formu tutularak, bir nüshası depo görevlisine, bir nüshası maliyet kontrol biriminde kayıtları tutularak muhasebe birimine, 3. nüsha ise satın alma birimine gönderilir.
Tesellüm Formu Örneği Fatura Dağıtım Sipariş Hammadde Miktar Açıklama Birim Fiyat Tutar Tarih No Emri No Mutfak Depo
TESLİMATIN ZAMANINDA YAPILMASI Teslimatın belirlenmiş olan gün ve saatte yapılması son derece önemlidir. Zamanında yapılmayan teslimatlar üretimi ve dolayısıyla da yemek servisini olumsuz etkileyeceğinden önemli bir sorun olarak işletmenin karşısına çıkacaktır. Tedarikçiler tarafından yapılacak teslimatların, kurumun istek ve ihtiyaçlarına göre belirli bir program dahilinde yapılması gerekir.
TESLİMATIN ZAMANINDA YAPILMASI Teslimatlar son dakikada, sadece bir veya iki ürün için talep edilmiş ise, bu durum yüksek nakliye masrafına neden olacaktır. Ayrıca, zamanında yetişmeyen ürünler, üretim sürecinde ciddi aksaklıklara neden olabilir. Teslimat programı kurumun büyüklüğü, coğrafik durumu, depolama koşulları ve çalışan sayısına bağlıdır.
Kabul ve Teslim Alma Kalite ve Kantite Kontrolü Etkin bir maliyetlendirme için kabul ve teslim alma en önemli aşamalardan olup, kalite ve kantite kontrolleri yeterli yapılmadığı taktirde riskin en fazla olduğu basamakların başında gelmektedir. Yeterli kalite ve kantite kontrolünün yapılmaması maliyetleri direkt etkileyeceğinden kurumun verimli çalışmasını ve karlılığını engelleyecektir.
Kabul ve Teslim Alma Kalite ve Kantite Kontrolü KALİTE KONTROL Kalite kontrolünde daha önce teknik şartnamelerde belirlenmiş olan kalite kriterleri Subjektif temel alınır. Objektif Sadece renk temiz, taze ve istenen Kimyasal ve özellikte koku, mikrobiyolojik hammaddeler görünüm, işletmeye analizler alınmalı, ve Belirlenen lezzet, spesifikasyonları yöntemler yapı, kullanılarak karşılamayan şekil, maddeler yapılabilir işletmeye alınmamalıdır.
Teslim alma ve bu aşamadaki kontrol sistemi işletmenin kontrol ve sorumluluğu altındadır ve bu nokta kritik bir kontrol noktasıdır.
Teslim Almada oluşabilecek riskleri elimine etmek için; Yiyecekler güvenilir kaynaklardan satın alınmalı Potansiyel riskli besinler (et,balık,tavuk, süt vb.) 5 ºC ya da daha altında teslim alınmalı, Sıcaklık ölçümleri yapılmalı Yiyeceklerin kuruluşa getiriliş biçimi uygun olmalı, Ambalaj ve paketlerin temiz ve sağlam olmasına dikkat edilmeli
Teslim Almada oluşabilecek riskleri elimine etmek için; Yiyecekler sağlam olmalı, ezik, çürük olmamalı, böcek, toz, çamur, küf vb. İçermemeli. Satın almada et, balık, tavuk gibi potansiyel riskli besinlerden herhangi bir sızıntı olmamalı ve bunlar kontrol altına alınmalı. Temizlik ve kalitesi onaylanmayan besinler geri gönderilmeli Dondurulmuş yiyecekler -18 ºC ve daha altında teslim alınmalı Hatalı bir sıcaklıkta getirildiği saptanan donmuş ve işlenmemiş gıdalar işletmeye kabul edilmemeli
İADELER Teslim edilmek üzere getirilen malzemelerin kontrolü yapıldıktan (kalite/kantite) sonra malzeme siparişe uygunsa teslim alınır. Aksi halde bir kısmı ya da tamamının iadesi gerekmektedir. Bu aşamada getiren kişinin malzemeyi ısrarla teslim etmek isteyebileceği unutulmamalıdır.
İADELER İade yapılırken getiren kişilerle tartışmaya girilmeden, sipariş edilen malzemeyle gelenin aynı olmadığı, malzemelerin bu koşullarda alınamayacağı ya da kısmen alınacağı belirtilerek tutanak tutulmalıdır. Hazırlanan tutanağa malzemenin teslim alınmama nedeni ayrıntılı ve gerekçeli biçimde yazılmalıdır.
İADELER Getirilen malzeme kısmen alınacaksa fatura ya da sevk irsaliyesi buna göre yeniden düzenlenmelidir.
SONUÇ VE ÖNERİLER Satınalma sürecinde giderek artan rekabet koşullarında; malzeme, ürün ve hizmet fiyatlarının arttığı bir ortamda kalite ve rekabet avantajını yakalamak son derece önemlidir. Bu rekabet ortamında, Satın alma işlemlerini yürüten yöneticilerin ve operatif çalışanların neler yapabileceğininin belirlenmesi, satın alma ile ilgili risklerin tanımlanması başarılı bir satın alma stratejisi için son derece önemlidir.
SONUÇ VE ÖNERİLER Günümüzde artık esas olan satarken değil alırken kazanmaktır. Üreticiler veya satıcılar kendi fiyatlarını pazar koşullarına göre belirlemektedir. Bu nedenle Pazar analizleri iyi yapılmalıdır. Risk ekseni spesifik olarak tanımlanmalıdır; teknolojik faktörler, arz durumu, teknik gereklilikler, pazar koşulları, yeterli tedarikçi sayısı, çevre/iklim koşulları gibi...
SONUÇ VE ÖNERİLER Teknoloji devriminin (internet) tüm fonksiyonlar gibi satınalma üzerinde de ciddi etkileri olmaktadır. (Enterprise Resource Planning - ERP) Teknoloji kullanımı; işlem maliyetlerinin azaltılması, yüksek verimlilik, daha iyi planlamayı sağlamaktadır.
SONUÇ VE ÖNERİLER Sağlıklı işleyen bir tedarik zinciri ile kurumlar maliyet ile rekabet avantajı sağlama, verimli kaynak kullanımı ve yüksek müşteri memnuniyeti gibi faydalar elde edeceklerdir. Satınalma stratejileri şirket ana stratejilerine uyumlu şekilde oluşturulmalıdır. Satınalma, üretim, teknik, satış-pazarlama gibi fonksiyon stratejileri ile birlikte ele alınmalıdır.
SONUÇ VE ÖNERİLER Satınalma stratejileri oluşturulurken hedef sadece maliyet değil, aynı zamanda değer odaklılık da olmalıdır. Maliyet gelişimi/değişimi kontrol altında tutulmalı, aynı zamanda kalite, müşteri memnuniyeti, iş güvenliği ve toplam satınalma maliyeti gibi başlıklarda da gelişim hedeflenmelidir.
SONUÇ VE ÖNERİLER Sistemin sağlıklı bir şekilde işlemesi için, İhtiyaçları belirleyen, Siparişi veren, Teslim alan mutlaka farklı kişiler olmalıdır.
Satış ahlakının bir numaralı ilkesi şudur: Alıcıya yarar sağlamayan bir satış, satıcıya zarar getirir. TEŞEKKÜRLER