+ TÜRK KIZILAYI KAN HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TÜRKÖK 6. KÖK HÜCRE ES GÜDÜM TOPLANTISI TEKNİK S ARTNAMESİ
İÇİNDEKİLER 1. KAPSAM... 3 2. TANIMLAR... 3 3. TOPLANTI İLE İLGİLİ GENEL BİLGİLER... 3 4. TEKNİK S ARTLAR... 3 5. MALZEMELERİN TESLİMATI... 7 6. İHALE AS AMASINDA İSTENİLEN TEKNİK BELGELER.7 7. MUAYENE... 7 8. ÇES İTLİ HÜKÜMLER....8 2
1. KAPSAM Türk Kızılayı Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından Antalya ili Belek Mevkiinde 19-24 Şubat 2017 tarihleri arasında planlanan TÜRKÖK 6.Ko k Hücre Es güdüm Toplantısı organizasyonunun kos ullarının belirlenmesi. 2. TANIMLAR 2.1. Şartname içinde Türk Kızılayı Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü, Kızılay olarak anılacaktır. 2.2. Şartnamede içinde anlas ma yapılacak profesyonel organizasyon Firması Firma olarak anılacaktır. 3. TOPLANTI İLE İLGİLİ GENEL BİLGİLER TÜRKÖK 6.Ko k Hücre Es güdüm Toplantısı, 19-24 Şubat 2017 tarihleri arasında yapılacak olup, bu toplantıya Türk Kızılayı Genel Müdürlüğü ve Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü Yo neticileri ve Personeli, Bo lge Kan Merkezi Müdürleri, Kan Bağıs Merkezi Müdürleri, Bo lge Kan Bağıs çısı Kazanımı Sorumluları ve Go nüllü Ko k Hücre Bağıs çısı Kazanımı Personelleri katılacaktır. 4. TEKNİK S ARTLAR 4.1. Otelin belirlenmesi 4.1.1. Antalya ili Belek Mevkiinde 5 yıldızlı kongre otellerinden birinde alkolsüz her şey dâhil konseptinde yapılacaktır. 4.1.2. Kahvaltı, o ğle ve aks am yemekleri: Her gün katılımcılara açık büfe s eklinde verilecektir. 4.1.3. Firma, belirtilen konsepte sahip en az 3 farklı 5 yıldızlı kongre otel adlarını teklif olarak Kızılay a sunacaktır. Belirtilen otellerden bir tanesi Kızılay tarafından seçilecektir. Firma sunacağı 3 kongre oteli için tek fiyat teklifi verecektir. 4.1.4. Firma, sunacağı otellerde kullanılacak salonların son hallerini go steren fotoğraflar sunacaktır. Her bir salon için sunulacak 5 adet fotoğraf; bir adet sahneyi kars ıdan go recek s ekilde genel açıdan ve salonun do rt farklı ko s esinden çekilmis halde olacaktır. 4.2. Konaklama hizmetinin sağlanması 6.TÜRKÖK Ko k Hücre Es güdüm Toplantısı nda kullanılacak oda tipi, konaklayacak kis i ve konaklanacak gün sayısı ile ilgili bilgiler Tablo-1 de verilmis tir. Tablo-1 Sıra No Katılımcı Sayısı Oda Tipi Giriş Çıkış Kişi Başı Konaklanacak Gün Sayısı 1 10 Single 19.02.2017 24.02.2017 5 2 90 Single 20.02.2017 24.02.2017 4 3
4.2.1. Tüm katılımcıların konaklama listesi (single) Kızılay tarafından Firmaya verilecek olup, konaklamanın koordinasyonu bu liste doğrultusunda Firma tarafından sağlanacaktır. 4.2.2. Kızılay tarafından verilen katılımcı listesinin konaklama takibi ve konfirmasyonu Firma tarafından yapılacaktır. 4.2.3. Konaklama listesinde belirtilen sayılar kis i sayısında artı eksi %20 sapma go z o nünde bulundurulacaktır. 4.2.4. Katılımcıların toplantıya gelememesi ya da belirtilen tarihten erken ayrılması halinde no-show a düs ecek odaların ücretleri Firma tarafından talep edilmeyecektir. 4.2.5. Konaklama koordinasyonu Kızılay ın bilgisi ve o nerileri doğrultusunda yürütülecektir. 4.2.6. Toplantı süresince Türk Kızılayı Genel Müdürlüğü ve Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü nden toplantıya katılacak katılımcıların odaları ana binada olacaktır. 4.2.7. Her iki toplantıda da toplantı süresince katılım sağlayacak tüm dıs katılımcıların yeme-içme masrafları kars ılanacak olup, katılımcı listesi Firmaya verilecektir. 4.3. Toplantı Kapsamında Kullanılacak Materyaller Sağlanması Tablo-2 Sıra No Cins Teknik Özellikler Miktar (Adet) 6x4m ebatlarında yatay, germe baskı (çelik konstrüksiyon 1 Sahne fonu üzerine) vinil üzeri 4 renk baskı yapılacaktır. Sahne ebatları toplantı salonunun o lçülerine go re değis iklik yapılabilir. 1 2 Laptop Çantası 3 Defter Omuzdan askılı 15.6" boyutlara uygun, iç astarlı, yastıklı, o n cepli, o nde fermuarlı cepler olacaktır. 600 D kumas tan olacaktır. Çanta siyah renk olacaktır. Üzerine 2 renk 5x5 cm ebadında ve iki renk 5x7 cm ebadında logo basımı yapılacaktır. Dıs Kapak: 13x21 cm termo deri kapak üzerine klis e/sıcak logo baskılı turkuaz mavisi renk İç Sayfalar: 13x20,6 cm, tarihsiz düz yaprak, çizgili, tek renk baskılı, ivory 80gr, 112 sayfa 150 150 4 Kalem Tek taraf gümüs renk lazer kazımalı baskı, bir tarafı dokunmatik ekran kalemi, diğer tarafı tükenmez kalem. 150 5 Kırlangıç Kızılay Bayrağı 0,70x2,10 cm ebatlarında, saten kumas üzeri baskı, üstten pvc boru, tapa, ipli olup, pos etlenerek teslim edilecektir. 10 4
6 Yaka Kartı 9,5x13,5 cm ebadında 4 renk tek yo n olacak s ekilde Kızılay tarafından verilen tasarım doğrultusunda yapılacaktır. Yaka Kartı tasarımı teknik o zellikler sabit kalacak s ekilde iki çes ittir. Kartlar eğitimci/katılımcı sayısına go re isimli basım yapılacaktır. 100 7 Yaka Kartı Askı İpi ve Pvc Kart Pos eti 10,5x14,5 cm ebadında s effaf yaka kartı pos eti Pos etin asma deliğine uygun askı ip 100 4.4. Toplantı Salonu için verilmesi gereken hizmetler 4.4.1. 21-22.02.2017 tarihlerinde 2 (iki) adet salon, 23.02.2017 tarihinde 1 (bir) salon kullanılacaktır. 21-22.02.2017 tarihlerinde kullanılacak salonlardan biri ana salon olup en az 150 kis ilik sınıf düzeninde oturma kapasiteli konferans salonu olacaktır. Diğer 1 salon en fazla 50 kis ilik u düzeninde oturma kapasiteli salon olacaktır. 23.02.2017 tarihinde kullanılacak salon ana salon olup en az 150 kis ilik sınıf düzeninde oturma kapasiteli konferans salonu olacaktır. 4.4.2. Salon düzeni; yarım ay s eklinde tiyatro düzeninde olacaktır. Tiyatro düzeni 150 sandalye ile iki blok s eklinde düzenlenecek olup, ortadan geçis sağlanacaktır. Her iki bloğun o nünde ikis er adet toplam 4 adet protokol sehpası yer alacaktır. Sahnede 1 adet kürsü bulunacaktır. 3. gün sahneye delege masası (head table) kurulacak olup üzerinde 3 adet delege mikrofonu (masa konferans mikrofonu) yer alacaktır. 4.4.3. Salon, konaklamanın yapıldığı aynı yerles ke içerisinde olacaktır. 4.4.4. Kullanılacak olan salonun genel o zellikleri; 4.4.4.1. Salonun düz bir zemine ve sahne düzenine sahip olacaktır. 4.4.4.2. Salonun tavan yüksekliği yerden 6m den düs ük olmamalıdır. 4.4.4.3. Sahne, salonu tam ortalayacak s ekilde ve salonun her noktasından go rünecek s ekilde olacaktır. 4.4.4.4. Toplantıların gerçekles tirileceği salonlarda; yeterli güçte merkezi havalandırma, merkezi ısıtma, merkezi soğutma, aydınlatma sistemine sahip olacaktır. 4.4.4.5. Salonlarda, uygun sıcaklık ve nem kos ulları sağlanacaktır. Merkezi havalandırma, ısıtma ve soğutma sistemleri dıs ında ekstra herhangi bir ekipman (UFO, Jumbo ısıtıcı, portatif klima vb.) kullanılmayacaktır. 4.4.4.6. Salonda toplantı süresince nem, koku gibi olumsuz kos ullar olus mayacaktır. 4.4.4.7. Salonda katılımcıların sahne go rüs ünü engelleyecek s ekilde sütunlar olmayacaktır. 4.4.4.8. Salon sahne düzeninin salon zemininden minimum 50 cm yüksek olacaktır. 4.4.4.9. Sahne düzeninde salonun o lçülerine uygun tüm katılımcılar tarafından rahatlıkla go rülebilecek s ekilde sunum perdesi ve kürsü yer alacaktır. 5
4.4.4.10. Toplantı süresince katılımcıların kullanımı için, sabah en az 150 adet ve o ğleden sonra en az 150 adet olmak üzere günlük toplam 300 adet kapalı pet bardak su ikramı sağlanacaktır. 4.4.4.11. Toplantı merkezinde ücretsiz ve kesintisiz kablosuz internet hizmeti sunulacaktır. 4.4.4.12. Toplantı süresince kullanılacak toplantı salonlarının; aydınlatma, ses ve go rüntü sistemi ve havalandırma sistemlerini kars ılayacak s ekilde jenerato r kaynağının sağlanması gerekmektedir. 4.4.5. Toplantının yapıldığı salonda kullanılmak üzere ihtiyaç duyulan ses ve sunum sisteminin sağlanmasından, kurulmasından, gerekli ayarlamaların yapılmasından, toplantı süresince aktif olarak kullanılmasından ve güvenliğinden Firma sorumlu olacaktır. Firma nın sağlayacağı ses ve sunum sistemleri; 4.4.5.1. Bir adet min 3000 ansilumen gücüne sahip projeksiyon, 4.4.5.2. Bir adet Office 2013 yüklü laptop, 4.4.5.3. 1 adet kürsü ve kürsü mikrofonu, 4.4.5.4. Salondaki katılımcılar için 4 adet el telsizi mikrofonu ve 1 adet headset mikrofon. 4.4.5.5. 8 adet AAA Alkalin ince kalem pil, 8 adet AA Alkalin kalem pil 4.4.5.6. 1 adet 3 kis ilik delege masası ve 3 adet kablolu delege mikrofon seti(masa konferans mikrofonu) 4.4.5.7. Yukarıda belirtilen sisteme uygun mikser ve hoparlo r sistemi, 4.4.6. Salon dekorasyonu; Kızılay ın o neri ve onayı doğrultusunda, Firmanın yaptıracağı kırlangıç bayrak ve Kızılay dan sağlayacağı Roll-up lar ile 19.02.2017 olus turulacaktır. 4.4.7. Kızılay tarafından toplantı süresince talep edilecek sahne ve katılımcı oturma düzeni değis ikliklerinin, toplantıdan bir gün ya da toplantı saatinden 2 saat o ncesinde sağlanması gerekmektedir. 4.4.8. Eğitim süresince baskı materyallerin muhafazası ve hazırlık as aması için organizasyon grubu tarafından kullanılmak üzere konferans salonuna yakın en az 30 m 2 alanında kilidi olan bir oda tahsis edilecektir. Odada bir adet yazıcı ve yedek kartus hazır bulundurulacaktır. 4.5.Firma Tarafından Katılımcıların Otele Giriş ve Çıkış Süresince Verilmesi Gereken Hizmetler 4.5.1. Firma, Kızılay dan sağlayacağı roll-up go rsellerini de kullanarak kayıt masasının kurulmasını sağlayacaktır. 4.5.2. Firma, toplantı salonuna yo nlendirme levhaları ile yo nlendirme yapacaktır. 6
4.6. Firma Tarafından Toplantı Süresince Verilmesi Gereken Hizmetler 4.6.1. Her iki toplantıda da toplantı günlerinde; gün içerisinde 2 defa kahve arası verilecektir. Kahve arasında katılımcı sayısına yetecek kadar çay, kahve ikramı yapılacaktır. Türk çayının yanı sıra en az do rt çes it bitki çayı da ikram edilecektir. İkramların en az 5 çes it tuzlu, en az 5 çes it tatlı ve en az 3 çes it taze meyve içermesi gerekmektedir. Kuru pasta ve kurabiyelerin günlük, taze ve kaliteli olmasına dikkat edilecektir. Katılımcı sayısının 100 kis inin üzerinde olması nedeni ile çay/kahve servisleri 4 çay/kahve makinasıyla 4 ayrı servis s eklinde yapılacaktır. Mola saatleri Kızılay tarafından yükleniciye bildirilecektir. 4.6.2. Toplantılar süresince kullanılacak bütün salonların kontrolleri, olus abilecek eksikliklerin tespiti ve hızlı ço zümü için en az iki personelin firma tarafından toplantı süresince go revlendirilmesi gerekmektedir. 5. MALZEMELERİN TESLİMATI 5.1. Firma, teknik s artnamenin 4.3. maddesinde geçen sahne fonu hariç tüm materyalleri so zles menin imzalanmasına müteakip 7 (yedi) iş günü içerisinde tek seferde ücretsiz olarak Kızılay a teslim edecektir. 5.2. Firma, teknik s artnamenin 4.3. maddesinde geçen sahne fonunu toplantının yapılacağı otele 19.02.2017 tarihinde kurulu olarak teslim edecektir. Sahne fonunun muayenesi toplantının yapılacağı otelde gerçekles tirecektir. 6. İHALE AS AMASINDA İSTENİLEN TEKNİK BELGELER Bu is le ilgili belirlenen asgari yeterlilik s artları as ağıda belirtilmis olup teklif sahiplerinin bu s artların tamamını sağlamaları gerekmektedir. 6.1. Teklif veren Firma nın benzeri tür is lerde ana yüklenici olarak tecrübesi olması gerekmektedir. Son 5 yıl içinde is in yapıldığı kurum ve kurulus tan alınan is bitirme belgeleri ile belgelendirme kos uluyla bu ihale konusu is lerle benzer mahiyette olmak üzere iki (2) farklı so zles me paketi kapsamında en az 200 er kis ilik, minimum iki (2) organizasyon is ini ana yüklenici ve s artnamesine uygun olarak bas arılı bir s ekilde tamamlamıs olması gerekmektedir. Son teklif verme tarihine kadar alınan is bitirme belgeleri de değerlendirmeye alınacaktır. İs durum belgeleri geçerli sayılmayacaktır. 6.2. Teklif veren Firma adına tescil edilmis ve asgari 3 yıllık A Sınıfı Turizm Belgesi (Teklif veren firma adına tescil edilmis ve asgari üç yıllık olacaktır) ve Türkiye Seyahat Acenteleri Birliği (TURSAB) Belgesi sahibi olmak. 6.3. Teklif edilen tesislerin turizm is letme/deneme belgesi sunulacaktır. Firma adına düzenlenmis otel yetkilisince imzalı; toplantı tarihi için rezervasyonlarının bulunduğu belirtilen belge, teknik s artnamede istenilen o zellikleri kars ıladığını belirten taahhütname (sınıf düzeni s eklinde kullanımda salonunun kis i kapasitesine ve teknik o zelliklere uygunluğu) teklifle birlikte sunulacaktır. 7. MUAYENE Tablo-2 de belirtilen malzemelerin muayenesi iki as amada gerçekles tirilecektir; 7
7.1. Ön Değerlendirme Muayenesi 7.1.1. Firma, Sahne fonu hariç Tablo-2 de belirtilen malzemelere ait aslına uygun en az 1 (bir) adet numuneyi, so zles menin imzalanmasına müteakip en geç 3 (üç) iş günü içerisinde bedelsiz olarak Kızılay a teslim edecektir. Sahne fonu haricinde yaptırılan malzemelerden numune alınacaktır. Muayene komisyonunun olumlu veya olumsuz raporu en geç (bir) iş günü içerisinde Firmaya yazılı (fax mesajı) olarak bildirilecektir. Yapılan muayene sonucunda malzemelerde tespit edilen uygunsuzluklar ve malzemelerin içeriğinde talep edilecek değis iklikler Firma tarafından, malzemelerin teslim süresi de düs ünülerek, yerine getirilecektir. Olumlu muayene raporunun Firmaya teyitli faks yazısı ile tebliğ edilmesinden sonra Firma seri üretime geçecektir. 7.1.2. Ön değerlendirme muayenesi için teslim edilecek numuneler Tablo-2 de belirtilen malzemelerin miktarına dahil değildir. 7.2. Kesin Kabul Muayenesi 7.2.1. Teslimatı yapılan malzemelerin kontrol ve muayenesi teknik s artname kos ulları çerçevesinde yapılacaktır. 7.2.2. Muayene sırasında s artnameye uygun olmadığı tespit edilen ve katlama, ambalaj, kağıt gramajı, kağıt kalitesi, baskı kalitesi, bıçak kesimi, bozuk ürün ve diğer nedenlerle olus an hatalı materyaller, Kızılay tarafından yazılı (fax mesajı) olarak bildirilecek ve Firmaya iadesi gerçekles tirilecektir. Bu durumda İdari Şartnamede belirtilen Ayıplı Malzeme Değis imi ne ilis kin esaslar geçerlidir. 7.2.3. Firma teslim as amasında yapılan muayene sonuçlarına ilis kin hiçbir hak ve ücret talep edemez. 8. ÇES İTLİ HÜKÜMLER 8.1. İhale sonucunda Firma tarafından sunulan 3 farklı 5 yıldızlı otelin teknik s artnameye uygunluğu, Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğünce olus turulan muayene komisyonu tarafından so zles me yapılmadan o nce değerlendirilecek ve seçim yapılacaktır. 8.2. Firma, muayene komisyonunun so zles me o ncesi yapacağı otel değerlendirme ve seçim sürecinde ulas ım, yemek ve seçimi yapılan otelde konaklama masraflarını kars ılayacaktır. 8.3. Muayene Komisyonu, Firma tarafından teklifte sunulan 3 otelde de uygunsuzluk tespit ettiği takdirde, Kızılay, s artname kos ullarına uygun olmak kaydıyla, muayene komisyonunca belirlenecek 4. bir otelde eğitimi gerçekles tirme hakkına sahiptir. Firma teknik s artnamede belirtilen tüm yükümlülüklerini Kızılay tarafından seçilen bu otel için de yapmakla yükümlü olacaktır. Firma bu hususu ayrıca hazırlayacağı ihale dosyaları ile birlikte yazılı olarak taahhüt edecektir. 8.4. Toplantı ile ilgili tüm is lemlerin yapılmıs olması ve her s eyin s artnameye uygun devam etmesine rağmen, mücbir sebeplerden dolayı bu toplantı tehir veya iptal edilebilir.(harp, grev, lokavt, salgın, karantina, deprem, sel vb.) Tehir durumunda, organizasyon yine ihaleyi alan Firma tarafından gerçekles tirilecektir. 8.5. Firma teknik s artnamenin 4.3. maddesindeki baskı materyallerin ve Kızılay ın vereceği diğer materyallerin 19.02.2017 tarihinde otele ulas tırılmasından ve toplantı sonrası en geç 6 (altı) takvim günü içerisinde Kızılay a geri getirilmesinden sorumludur. 8
8.6. Firma Kızılay ın vereceği materyalleri 17.02.2017 tarihinde Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü nden teslim almakla sorumludur. 8.7. Materyallere ait güncel tasarımlar ve katılımcı listesi, so zles me as amasında Firmaya CD ortamında verilecektir. Damla DERNEK Meslek Yetkilisi (Üye) Begül KARADERE Meslek Yetkilisi (Üye) Sevil MADEN Meslek Yetkilisi (Üye) Erdal BOLAT Sorumlu (Üye) Şenay CANPOLAT Birim Yo neticisi (Bas kan) 9