Personel Seçme ve Yerleştirme İK seçimi 2 Hedefler Bu ünite ile; İK seçim sürecinin başvuruların kabulü, ön görüşme ve başvuru formu doldurma aşamaları, İK seçim sürecinin önemli birer unsuru olan başvuru formu ve özgeçmişi (CV) anlamak, Bu unsurların bireysel ve örgütsel perspektiften ele alabilmek, Örneklerden de hareketle bu unsurları her iki perspektiften iyi bir şekilde uygulayabilmek hedeflenmektedir.
İşletme Fakültesi Personel Seçme ve Yerleştirme İçindekiler Personel Seçme ve Yerleştirme İK Seçme 2 İK seçim sürecinin; -Başvuruların kabulü, - Ön görüşme ve - Başvuru formu doldurma aşamaları İK Seçim Sürecinin Temel Unsurlarından - Başvuru Formu - Özgeçmiş (CV)
Personel Seçme ve Yerleştirme İK Seçimi 2 Bu hafta İK seçim sürecinin başvuruların kabulü, ön görüşme ve başvuru formu doldurma aşamaları detaylı bir şekilde alınacak ve bu sürecin en önemli unsurları olan başvuru formu ve özgeçmişe (CV) yer verilecektir. İK Seçim Sürecinin Aşamaları 1 Başvuruların Kabulü İK tedarik sürecinin sonucunda iş ilanı verildikten sonra adayların başvuruları kullanılan aday sağlama yolu paralelinde başvurular toplanmaya başlanarak İK seçim süreç başlamaktadır. Başvurular işletmenin temel İK tedarik kaynakları olan iç ve dış kaynaklardan olabilir. Başvurular daha önce İK tedarik ve seçim süreci ile ilgili genel çerçeve kapsamında dile getirilen boş pozisyonun doldurulmasına ilişkin aciliyet, maliyet gibi faktörlerin etkisiyle işletmenin tercih ettiği tedarik kaynağının iç ya da dış kaynak olmasına bağlı olarak farklı aday sağlama yolları kullanılarak adayların başvuruları toplanmaktadır. Bu başvurular bir işletmenin iş ilanında belirttiği koşullara niteliklerinin uygun olduğunu düşünen adayların CVlerini göndermeleri anlamına geldiğini söylemek mümkündür. Böylece bir aday havuzu oluşturularak İK seçim süreci başlamaktadır. Başvuran kişilerin hangi kaynaktan olduğu diğer aşamalara geçenlerin nasıl belirlendiğinin de belirleyicisi olmaktadır. Örneğin; başvuran aday iç kaynaktansa beceri envanteri, kariyer planlaması ve performans değerlemesi sonuçları değerlendirmede esas alınmakta iken dış kaynaktansa adayın özgeçmişi iş gerekleri ile karşılaştırıldıktan sonra ilk iş olarak kısa bir görüşmeden diğer bir ifade ile ön görüşmeden sonra uygun görülen adaylara başvuru formu doldurtulur (Yüksel, 2007). Başvuru sayısı arttıkça işle uyumlu olacak nitelikte adayların seçilme olasılığı artacaktır. Bu amaçla iki orandan yararlanılmaktadır (Yüksel, 2007): a. Baz oran=gerekli nitelikleri taşıyan aday sayısı / Başvuran aday sayısı Bu oran düşükse seçim zorlaşır. b. Seçme oranı=seçilen aday sayısı / Başvuran aday sayısı Bu oranın 1 olması tüm adayların işe alınması anlamına gelmektedir. Ancak bu oran düştükçe çok aday arasında daha iyi seçme ihtimali arttığından örgütsel açıdan tercih edilen durumdur.
İşletme Fakültesi Personel Seçme ve Yerleştirme Aday havuzunun genişliği yukarıda ifade edilen faktörlere bağlıdır. Ayrıca baz ve seçme oranlarının İK tedarik kaynaklarının ve aday sağlama yollarının etkinliğinin belirlenmesinde de kullanıldığını söylemek mümkündür. Ön görüşme Başvuruları sonucunda diğer bir ifade CVleri ile iş gerekleri uyumlu olan adaylar öngörüşmeye davet edilir. CVlerden ya da farklı kanallardan gelen başvurulardan hareketle adayın belirttiği kişisel bilgileri, iş deneyimi ve eğitim gibi başlıklar altında yer alan bilgileri ile iş gerekleri diğer bir ifade ile adayın özelliklerinin işe uygunluğu karşılaştırılarak ilk eleme gerçekleştirilir. Aday uygun görülürse kesin seçim havuzuna dahil edilerek ön görüşmeye çağırılır ya da aksi halde reddedilir (Erdoğan, 1991). Ön görüşme, başvuran adaylar ile işletmede yetkili kılınan kişi arasında karşılıklı konuşma yoluyla kısa bir bilgi alışverişinin yapılmasıdır (Sabuncuoğlu, 2009: 97). Bu görüşme yüzyüze yapıldığı gibi telefon ve internet yoluyla da yapılabilir (Bingöl, 2013: 238). Bu görüşmede adaylara CVleri ve başvuru formları doğrultusunda kişisel özellikleri, deneyimleri, iletişim bilgileri, eğitimleri gibi bilgilerinin doğruluğu teyit ettirilmiş olur (Erdoğan, 199). Örneğin; iş ilanında belirtilen yaş eğitim için belirtilen sınırlara uymayan belirlenmiş olur. Bunun yanısıra dış görünüş ve konuşma gibi durumların işe uygunluğu değerlendirilir (Bingöl, 2013: 238). Ayrıca bu görüşmede adaylara İK seçimi ile ilgili olarak adaylara seçmelerin yeri, zamanı ve işleyişi hakkında kısa bir bilgi verilir (Yüksel, 2007). Bunların yanısıra iş ve işletme hakkında adaya bilgi verilerek adayın kendisinin de işe uygunluğunu sorgulaması fırsatı verilmektedir. Böylece adaya ve seçimi yapacak olan kişiye kolaylık sağlanmaktadır (Erdoğan, 1991). Öngörüşmeye genellikle başvuru yapılanla pozisyonla ilgili bir uzman katılmadığından teknik sorular pek sorulmaz ve adayın verdiği bilgiler, tutum ve davranışları, işletmenin kültürüne, çalışma ortamına uygunluğuna ilişkin bir izlenim edinilir ve adayın temel nitelikleri ve iş gereklerinin uyumu anahatları ile ortaya çıkmış olur (Şimşek, 2010). Amaç, adaya ilişkin ilk izlenimden hareketle işin niteliklerine/gereklerine uygun olmayanların elenmesidir. Bu görüşme sırasında ayrıca tarafların diğer bir ifade ile adayın ve İK işe alım uzmanları vasıtası ile işletmenin birbirileri hakkında bir fikir edinmeleri sağlanmaktadır.
Personel Seçme ve Yerleştirme İK Seçimi 2 Ön görüşme sonrası sonuçlar, adaylar sonuçlara en kısa sürede uygun bir şekilde iletilmelidir. Ön görüşmede elenmeyen adaylar bir sonraki aşamaya geçirilir ve kendilerine başvuru formu doldurtulur. Başvuru formu doldurma Başvuru formu, işin gerekleri ile adayın niteliklerinin uygunluğunun araştırılmasını sağlayan bir araçtır. Formun adayda tedirginlik yaratmayacak şekilde tanıtıcı öz bilgilerin alınması sağlamalı ve diğer detaylı bilgilerin edinilmesi görüşme aşamasına bırakılmalıdır. Diğer bir ifade ile adayın işe alınması durumunda ise adaya ve ailesine ilişkin diğer bilgilerin alınması işe yerleştirme sonrasında sicil dosyasının oluşturulması kısmına bırakılmalıdır (Sabuncuoğlu, 2009). Bu kapsamda adayın başvuru formunda verdiği bilgiler bir değerlendirme sonucunda puanlanarak adayın başvurusu reddedilir ya da diğer aşamalara geçirilir (Yüksel, 2007). İK Seçim Sürecinin Temel Unsurları Özgeçmiş Özgeçmiş (CV), bireyin iş hayatına hazırlanmasındaki en önemli unsurlardan biridir ve kişinin kariyerini pozitif bir noktadan başlatıp geliştirmek amacıyla neler yaptığını ortaya koymaktadır. Bu anlamda CVnin bireyin vitrini olma niteliği taşıdığı söylenebilir. Bu nedenle Cvniz sizin kariyerinize ilişkin bir adım atmanızı sağlayan önemli bir adımdır ve CVninzde yani vitrininizde yer alanların gerçekliği bu adımların devamının gelmesini sağlayacaktır. Diğer yandan CVnin bir işletmeler iş ilanına başvuran adayların ihtiyaç duyduğu özelliklere sahip olup olmadığına ilişkin bir değerlendirme sonucunda uygun olmayanları belirlemesini ve elemesini sağlayan ilk araç olarak kullanıldığını söylemek mümkündür. Bu nedenle bu kısımda CVnin aday için ne ifade ettiği ve nasıl olması gerektiği ve İK işe alma uzmanlarının CVleri nasıl değerlendirdiklerine ilişkin iki yönlü bir değerlendirme yapılmaya çalışılacaktır. Özgeçmiş, bireyin işletmeye veya başvurulan işe uygunluğunu gösteren bir sunumdur (Öner, 2008: 83). Özgeçmiş, kişilerin eğitim, deneyim ve özelliklerini gösteren özet bir bilgidir. İyi hazırlanmış bir özgeçmiş kişinin kim olduğunu, eğitimini, deneyimlerini ve sahip olduğu bilgi ve becerileri yansıtmaktadır. İyi hazırlanmış bir özgeçmişte ise şu bilgiler mutlaka yer almalıdır (Erdoğmuş, 2003: 246): Kişisel bilgiler: Ad-soyad, doğum tarihi ve iletişim bilgileri (adres, telefon numarası, e-mail adresi gibi) Kariyer hedefi: Açık, kısa ve anlaşılır bir şekilde ifade edilmiş kişisel kariyer hedefi
İşletme Fakültesi Personel Seçme ve Yerleştirme İş deneyimi: En son iş deneyiminden başlayarak tüm iş deneyimleri kapsamında işletme adı, unvan, çalışılan süre gibi. Eğitim: En son mezun olunan okuldan başlanarak liseye kadarki okullar. Yetkinlikler: Kişinin sahip olduğu teknik ve beşeri bilgiler. Bilgisayar ve yabancı dil bilgisi Referanslar (Serttaş, 2012) Diğer bilgiler: Kişinin mesleki ve sosyal gelişim odaklı olarak katıldığı kurslar ve seminerler, ilgi alanları, ödüller, gönüllü faaliyetler gibi başvurulan iş ya da kariyerler ilişkili bilgiler. Böylece kendinizi etkili bir şekilde tanıtmanız, dikkat çekip başvurular arasından tercih edilmeniz için CV önemli bir araçtır. Özgeçmiş Türleri Adayların bulunduğu kariyer devresi gibi farklı özelliklerine, başvurulacak işletmenin ve pozisyonun niteliklerine ve zaman içinde iş yaşamanın değişen koşullarına paralel olarak değişen ve en önemlisi adayın diğerleri arasından ayrılmasını ve tercih edilmesini sağlayacak diğer bir ifade farklı durumlara uygun olan farklı CV türlerinden söz etmek mümkündür. Bununla birlikte; kronolojik ve fonksiyonel olmak üzere iki temek özgeçmiş formatı yaygın olarak kullanılmaktadır (Erdoğmuş, 2003): Kronolojik CV: Okuyan kişinin sizin gelişiminizi mümkün kılacak şekilde eğitim ve iş deneyimi gibi bilgiler tarih sırası ile sondan başa doğru yazılır. Son deneyim ve başvurduğunuz pozisyonla ilgili olanlar daha fazla vurgulanmalıdır. İşverenlerin genel olarak daha fazla tercih ettiği ve ancak iş deneyiminiz çok fazla değilse, aynı tür işlerde ve istikrarlı çalışma geçmişine sahipseniz bu tür bir CV yararlı olacaktır. Fonksiyonel CV: İşverenlerin adayın iş değiştirme sıklığını görmesini ve iş yaşamına verilen araları görmeyi zorlaştırdığı için pek tercih etmediği ancak çok uzun yıllara dayalı ve farklı alanlarda deneyim kazanılmış bir iş geçmişi olan adayların ya da sık değiştirenlerin tercih edebileceği bir CV türüdür. Aday o güne kadar yaptıklarını pazarlama, insan kaynakları gibi uzmanlık alanlarına göre sondan başa doğru bir tarih sıralaması ile yazmaktadır. Bu tür bir CVnin etkinliğini artırmak için sadece başvurulan pozisyonla ilgili olarak yapılanlara yer verilmesi tercih edilebilir. (Şimşek, 2010).
Personel Seçme ve Yerleştirme İK Seçimi 2 Diğer CV türlerini ise şu şekilde sıralamak mümkündür: Analitik CV: Sahip olunan mesleki bilgi ve becerilere vurgu yapılarak iş geçmişi, bu bilgi ve becerilere göre sınıflandırılır. Böylece aralarındaki ilişki gösterilmeye çalışılır (Erdoğmuş, 2003). Ad, Soyad: Adres: Telefon numarası: KARİYER HEDEFİ Nitelikler Önceki İşyerleri Öğrenim Durumu Kariyer hedefi CVde belirtilirken oldukça dikkatli olunmalıdır. Çünkü yararlı olabileceği gibi çeşitli sakıncalar da doğurabilir. Çok net tanımlanmış bir kariyer hedefiniz varsa ve bu hedef başvurduğunuz pozisyonla uyumlu ise ve sizin diğer adaylardan farklılaşmanıza katkı sağlayacaksa kariyer hedefinizi belirtmeniz yararlı olacaktır. Bu, işveren tarafından ben ne olduğumu ve ne istediğimi biliyorum. diyen bir aday olarak algılanmanızı sağlayacaktır (Şimşek, 2010). Hedefe yönelik CV: Başvurulan pozisyona özel olarak hazırlanan bu CVde kişisel beceri, deneyim ve nitelikler vurgulanır. Özellikle kariyer hedefi net ise belirli bir sektör ve iş kolundaki pozisyonlara başvuru yaparken kullanılmaktadır (Erdoğmuş, 2003). İmajinatif CV: Pek yaygın olmamakla birlikte reklamcılık ve sanat gibi yaratıcılığın önemli olduğu bazı sektörlerde tercih edilmektedir. Yeni bir tarz denendiği için yazımı en zor olan ve en riskli türüdür. Bu CVnin oluşturulmasında planlama, tasarım ve sunum zordur ve zaman alır. Ad, Soyad: Adres:
İşletme Fakültesi Personel Seçme ve Yerleştirme Telefon numarası: FELSEFE Artyetişim (Background) Kuruma yapabileceği katkılar Referanslar Bileşik CV: Fonksiyonel CVye bir alternatif ve fonksiyonel CVnin benzer bir modeli olan bu CV türünde başarı ve becerilerden sonra iş deneyimine yer verilir (Serttaş, 2012). İyi Bir Özgeçmişin Özellikleri Aday açısından bakıldığında bir özgeçmiş yukarıda belirtilen zorunlu bilgilerin bulunması ve duruma diğer bir ifade ile tercih edilen türe uygunluğunun yanısıra görsel olarak da bazı niteliklere sahip olmalıdır: Görsel olarak dikkat çekici olmalı, İyi düzenlenmiş olmalı, Okunması kolay olmalı, Kullanılan dile, kelimelere, imla ve dilbilgisi kurallarına dikkat edilmeli, Kolay okunmasını sağlamak için bölümler başlıklar şeklinde sunulmalı, Çok uzun olmamalı ve 2 sayfayı geçmemeli, Özgeçmişle birlikte bir önyazı/ön mektup verilmesi gerekli ise önyazı tamamlayıcı bilgiler içermeli ve ancak detaylara girilmemelidir (Erdoğmuş, 2003). İş başvurusu yaptığınız şirkete CVinizin yanında bilgi vermek ve kendinizi daha iyi tanıtmak için yazılan genellikle bir-iki paragraflık bir metin olan ön mektup/ ön yazıda iş tecrübeleriniz ve kariyerinizden çok, başvurduğunuz iş ile ilgili yapabileceklerinizi yazmanız gerekir. Böylece bu ön mektup CVnin ilgi çekmesini ve adayın görüşmeye çağrılmasına katkı sağlamalıdır (Şimşek, 2010).
Personel Seçme ve Yerleştirme İK Seçimi 2 Bu özelliklerin yanısıra etkili bir özgeçmiş içerik itibari ile de; İşverenin hangi bilgileri görmek istediğini sezinleyip mevcut özelliklerden işveren tarafından değer taşıyabilecek olanlara yer verilmelidir. Başvurulan pozisyon için uygun aday olduğunuz konusunda işvereni ikna etmelidir. Bu nedenle, bu uygunluğa önce siz ikna olmalısınız. Mevcut nitelik ve başarılarınızla başvurduğunuz pozisyonda işletmeye değer katabileceğinize işvereni ikna etmelidir. İşverene özgeçmişinizin o pozisyon için hazırlandığı izlenimini vermelidir (Şimşek, 2010). Kısacası; CV adaya ve pozisyona özgü, kısa ve net, düzenli, gerçek, dikkat çekici olmalı ki adayın ilk elemeyi geçmesine katkı sağlayabilsin. İK temin ve seçim sürecinin bu aşamaları ile birlikte aday ve işveren gerçek anlamda bir araya gelmekte ve ilk elemelerle işe daha uygun olan adaylar bir sonraki aşamaya geçmektedir. Başvuru Formu Başvuru formu seçim konusunda sağlıklı karar alınmasını iş analizi sonucunda oluşturulan iş tanımı ve gerekleri ile başarı ölçütlerinden çıkarılan bilgilerden oluşmalıdır. Bunların yanısıra adayın sağlık durumu ve geçmiş iş tecrübelerine ilişkin (eski işinden ayrılma nedeni gibi) bilgileri da sağlamalıdır (Yüksel, 2007). Adayın işe alınması durumunda ise adaya ve ailesine ilişkin diğer bilgilerin alınması işe yerleştirme sonrasında sicil dosyasının oluşturulması kısmına bırakılmalıdır (Sabuncuoğlu, 2009). İyi bir başvuru formunda isim, adres, iletişim gibi bilgilerin olduğu kişisel hususlar, eğitim ve öğretim, iş kayıtları, kişisel ve mesleki referanslar, imza ve tarih olmak üzere beş bölüm bulunmaktadır (Finnigan, : 52-53). * Başvuru Formu Örneği ektedir. Kaynakça Bingöl, D. (2013) İnsan Kaynakları Yönetimi, Beta Yayınları, 8. Baskı, İstanbul. Erdoğan, İ. (1991) İşletmelerde Personel Seçimi ve Başarı Değerleme Teknikleri, İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi Yayını, No: 248, İstanbul.
İşletme Fakültesi Personel Seçme ve Yerleştirme Erdoğmuş, N. (2003) Kariyer Geliştirme Kuram ve Uygulama, Nobel Yayınları, Ankara. Finnigan, J. (1995) Doğru İşe Doğru Eleman, Rota Yayınları, İstanbul. Sabuncuoğlu, Z. (2009) İnsan Kaynakları Yönetimi Uygulama Örnekleriyle, Furkan Ofset, Bursa. Serttaş, A. (2012) Mülakat Teknikleri, Ekin Yayınları, Bursa. Şimşek, E. (2010) Bireysel Kariyer Yönetimi, Vizyoner Yayıncılık, İstanbul. Yüksel, Ö. (2007) İnsan Kaynakları Yönetimi, 6. Baskı, Gazi Kitabevi.