ORDU BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI RESMİ YAZIŞMA KURALLARI YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç: Madde 1-Bu Yönergenin amacı; belediyemizde uygulanacak resmî yazışma kurallarını 2 Aralık 2004 tarih ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır. Kapsam: Madde 2- Bu Yönerge esasları, Ordu Büyükşehir Belediye Başkanlığına bağlı tüm birimlerin kurum içi ve kurum dışı yazışmalarını kapsar. Dayanak: Madde 3- Bu Yönerge, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu nun 18. maddesinin (a), (b), (d) ve (e) bentleri ile 5393 sayılı Belediye Kanunu nun 15. maddesinin (b) bendine istinaden hazırlanmıştır. Tanımlar: Madde 4- Bu Yönergede geçen; Belediye: Ordu Büyükşehir Belediyesini, Başkanlık: Ordu Büyükşehir Belediyesi Başkanlığını, Başkan: Ordu Büyükşehir Belediye Başkanını, Genel Sekreter: Ordu Büyükşehir Belediyesi Genel Sekreterini, İlgili Genel Sekreter Yardımcısı: Görev bölümünde birimin bağlı bulunduğu Genel Sekreter Yardımcısını, Daire Başkanı: Ordu Büyükşehir Belediyesindeki Daire Başkanlarını, Şube Müdürü: Ordu Büyükşehir Belediyesi bünyesindeki Şube Müdürlerini, Resmî Yazı: Birimlerin diğer kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerle iletişimini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi, Resmî Belge: Birimlerin kendi aralarında veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerle iletişim sağlamak amacıyla hazırlanarak gönderilen veya saklanan belirli bir standart ve içeriğe sahip olan belgeleri, Resmî Bilgi: Birimler, diğer kamu kurum ve kuruluşları ile, gerçek veya tüzel kişilerle kurulan iletişim sırasında metin, ses veya görüntü şeklinde oluşturulan bilgileri, Elektronik Ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini, Elektronik Belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi, Dosya Planı: Ordu Büyükşehir Belediyesinde yazılan resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi, Yazı Alanı: Yazı kâğıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm. boşluk bırakılarak düzenlenen alanı, Güvenli Elektronik İmza: Elektronik imza sertifikasına sahip kişilere bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan, güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik 1
veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı, Giden Evrak: Belediye birimlerinden diğer kurum, kuruluş ve kişilere gönderilen evrakı, Gelen Evrak: Diğer kurum, kuruluş ve kişilerden belediyemize gelen evrakı, İç Yazışma: Belediye birimleri arasında yapılan yazışmaları, Dış yazışma: Belediye birimleri ile diğer kurum, kuruluş ve kişiler arasında yapılan yazışmaları; İfade eder. İKİNCİ BÖLÜM Resmi Yazışma Ortamları, Nüsha Sayısı, Belge Boyutu ve Yazı Tipi Resmi Yazışma Ortamı: Madde 5- Belediyemiz birimlerinde yapılan resmi yazışmalarda, (elektronik sisteme geçilinceye kadar) kâğıt kullanılacaktır. Nüsha Sayısı: Madde 6- Kâğıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir. İkinci nüsha yazıyı yazan ve kontrol edenler tarafından paraflanır. Birinci nüsha yazının muhatabı olan kurum, kuruluş veya kişiye gönderilir, ikinci nüsha birim arşivinde saklanır. Belge Boyutu: Madde 7- Resmî yazışmalarda A4 ( 210 x 297mm ) ebatlarında kâğıt kullanılır. Yazı Tipi ve Boyutu: Madde 8- Bilgisayarda hazırlanan yazılarda Times New Roman yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir. Farklı renk kullanma zorunluluğu olmadıkça resmi yazıların beyaz kâğıda normal siyah yazı rengiyle yazılması gerekir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Resmi Yazıların Bölümleri Başlık: Madde 9- Başlık, yazıyı gönderen birimin adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de bulunabilir. Başlık, kâğıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra T.C. kısaltması, ikinci satıra büyük harflerle ORDU BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI, üçüncü satıra ise yazıyı çıkaran birimin adı küçük harflerle Kelimelerin ilk harfleri büyük olmak üzere küçük harflerle ) ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçmemelidir. Örnek: Başlık T.C. ORDU BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı 2
Sayı ve Evrak Kayıt Numarası: Madde 10- Başlığın son satırından iki aralık aşağıdan ve kağıdın sol kenarından 12 karakter içeriden başlanarak Sayı yazılır ve önüne ( : ) işareti konur. Sayı: İdari Birim Kimlik Kodu verilir, sonra ( - ) işareti konularak SDP den dosya kodu verilir sonra tekrar ( - ) işareti konularak kayıt no. yazılır. Ordu Büyükşehir Belediyesinin iç birimleri arasındaki yazışmalarda (/) eğik çizgi kullanılmaz, Genel evrak biriminden kurum dışına giden evraka sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konularak yazılır. (İdari Birim Kimlik Kodlarının değişip değişmediği Devlet Teşkilatı Veri Tabanından kontrol edilerek takibi yapılacaktır.) Örnek: Sayı ve Evrak kayıt numarası Sayı : 68325952-903.02.02-1453 / 2023. T.C. FATSA BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri Müdürlüğü Kurum Genel Evrak Kayıt no İdari Birim Kimlik Kodu Standart Dosya no Kurum Kayıt no A- İdari Birim Kimlik Kodu (Adres Kısmı): O.B.B.Yazı İşleri ve K. Dairesi Bşk. Yazı İşleri ve Arşiv Şb. Md. B- Dosya Kodu: 903. (Konu Kodu, Vekalet işlemi Ana Dosya Numarasıdır. ) 01 (Vekâlet işleminin: 903 ün birinci alt kodu olarak yazılır.) C- Evrak Kayıt No: Yazıyı hazırlayan birime ait, gelen giden iç kayıt defterinden verilen kayıt numarasıdır. D- Genel Evrak Kayıt No: Kurum dışına çıkan evraklarda, en son gönderen birim tarafından verilen numaradır. Belediyemizde genel evrak kurum kayıt çıkış numarası, sadece Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğünce verilir. Kurum dışına gönderilen yazılara Yazı İşleri ve Arşiv Müdürlüğünce verilecek olan genel giden evrak çıkış sayısı, ilgili birim tarafından sistem üzerinden görülerek kendilerinde kalan paraflı suretin altına not düşülmesi suretiyle evrakın arşivlenmesi sağlanacaktır. Tarih: Madde 11- Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılır. Yazılara mutlaka tarih verilmesi gerekir. Ayrıca parafların önüne el yazısı ile tarih atılır. Resmi yazıda bir tarih bulunur ve sayı verildiği günün tarihi verilir. Aynı bölüme ikinci bir tarih yazılmaz ve basılmaz. İmza işlemleri tamamlanarak birimden sayı verilmeden önce yazıya tarih atılmaz. Yazının, ilgili birimden çıkış ve yazı işleri müdürlüğünden çıkış tarihlerinin farklı olmaması için tarih bölümüne yalnızca yazının ilgili birimden çıkış tarihi konulacaktır. 3
Ancak, Kurum dışına gönderilen yazıların Yazı İşleri ve Arşiv Müdürlüğünce yapılan çıkış kayıt tarihi, evrakın tarihinden farklı ise ilgili birim tarafından bu durum sistem üzerinden görülerek kendilerinde kalan paraflı suretin altına evrakın Yazı İşlerinden çıkış tarihi ayrıca not düşülmek suretiyle evrakın arşivlenmesi sağlanacaktır. Örnek: Tarih ÖRNEK:..17/04/2014 Konu : Madde 12- Sayının bir aralık altına Konu yazılır ve önüne (:) işareti konulur. Konu, başlık bölümündeki T.C. kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir. Konu sonunda Hk, dair, ait, vs. yazılmaz. Konu: ilk satıra sığmazsa, alt satır, konu kelimesinin altı boş bırakılarak, ilk satırın hizasından başlatılır. Konu bölümü kesinlikle başlık bölümündeki T.C. kısaltması hizasını geçmemelidir. Örnek: Konu Sayı : 68325952-903.05.01-1453/2023. Konu: Başkanlığa Vekalet Gönderilen Makam: Madde 13- Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. Konunun son satırından 2-4 satır aşağıdan satırı ortalayacak şekilde yazılır. Yazının gönderileceği makamın resmi adı kısaltma yapılmadan büyük harflerle, Yazı bir alt makama gönderiliyorsa parantez içerisinde küçük harflerle yazılır. Örnek: 1- Resmi Kuruma T.C. ORDU BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı Sayı : 76022937-301.02-.../... 19/02/2014 Konu : Meclis Kararı. 2-4 ARALIK ORDU VALİLİĞİNE (İl Mahalli İdareler Müdürlüğü) Örnek: 2 - Bakanlığa İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA ( Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü ) Resmi görevli olmayan kişilere yazılan yazılarda Sayın kelimesinden sonra ad küçük, soyadı BÜYÜK harflerle yazılır. Varsa unvanı adın hizasında ve alt satırda yer alacaktır. 4
T.C. ORDU BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı Sayı : 76022937-300.02-.../... 19/02/2014 Konu: Meclis Kararı. Sayın Doç. Dr. Ahmet KALAYCI Atatürk Cad. NO: 18 16100 Yenişehir / BURSA Resmi görevli kişilere yazılan yazılarda ad küçük, soyadı büyük harflerle, ünvan ise yine küçük harflerle yazılır. T.C. ORDU BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı Sayı: 76022937-300.02-.../.... 19/02/2014 Konu: Meclis Kararı. Sayın Akın KAHVECİ Devlet Hastanesi Müdürü Derince/KOCAELİ Kurum dışına yazılan yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir. T.C. ORDU BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı Sayı : 76022937-300.02-.../... 19/02/2014 Konu : Meclis Kararı. TÜRKİYE BAROLAR BİRLİĞİNE Kızılay Caddesi, No : 25/5 Bakanlıklar/ANKARA Örnek: 3- Kurum ve Kuruluşlara Örnek: 4-Şahıslara T.M.M.O.B. İNŞAAT MÜHENDİSLERİ ODASI BAŞKANLIĞINA Selanik Cad. No: 19/1 ANKARA Sayın Abdullah ÖZ Körfez Mah. İstiklal Cad. No: 345/5 52010 ORDU 5
İlgi: Madde 14- Yazılan yazının önceki bir yazıya ek, karşılık veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür. "İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır ve önüne (:) işareti konulur. İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler önlerine parantez işareti ") " konularak kullanılır. İlgide, " tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır. İlgide yazının sayısı, kurum veya birim ile dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir. Zorunlu hallerde, ilgi de kurum veya kuruluş isminin anlaşılabilirliğinin bozulmaması kaydıyla (Gn.Md.lüğü, D.Bşk.lığı vb. ) şekillerde kısaltmalar yapılabilir Örnek İlgi: İlgi: a) Fatsa Belediye Başkanlığının 01/02/2008 tarihli ve 70 sayılı yazısı, b) 5/03/2008 tarihli ve 374 sayılı yazınız, c) Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğünün 16/04/2008 tarihli ve B.02.0.PPG.0.12-383-02084 sayılı Genelgesi. Metin: Madde 15- Metin, İlgi den sonra başlayıp İmza ya kadar süren kısımdır. Metne, İlgi nin son satırından itibaren iki aralık, İlgi: yoksa gönderilen makamdan sonra üç aralık bırakılarak başlanır. Metin, Türk Dil Kurumunun belirlemiş olduğu kurallara uygun şekilde yazılır. Yazışmalar Aşağıdaki Hususlar Dikkate Alınarak Yapılır: Türkçe Sözlük ve İmla Kılavuzuna uyulur. Paragraflara 1.25cm.İçeriden başlanır. ( 7 harf ) Paragraf yapılmadığı zaman, bir satır aralığı boşluk bırakılır. Noktalama işaretleri arasında bir vuruş boşluk bırakılır. Sayılar rakamla ve /veya yazıyla yazılabilir. (Yazılar parantez içinde) Önemli sayılar her iki şekilde yazılmalıdır. Büyük sayı grupları üçlü gruplara ayrılarak (sağdan sola doğru) nokta konur. (10.127.668) Kesirleri ayırmak için virgül kullanılır. (45,26) Zorunlu kısaltmalar, ilk kullanıldığı yerde parantez içinde açık yazılarak gösterilir. ( Ör. = örneğin) Metnin bitişinde uygulanacak kurallar: Alt makamlara rica ederim Üst ve aynı düzey makamlara arz ederim Üst ve alt makamlara dağıtımlı yazılarda arz ve rica ederim yazılacaktır. 5393 sayılı Belediye Kanunu nun 42. maddesi gereğince başkan adına İmza yetkisi verilen makamlarca imzalanarak gönderilen yazılar başkanın hitap edeceği şekilde bitirilecektir. İmza: Madde 16- Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar. 6
Mevzuat gereği; imzalar bizzat yetkili makam tarafından atılabileceği gibi, (Örnek 1) yetkili makam adına, yetkili makama vekaleten de atılabilir. Bu durumda büyük V. harfi kullanılır. (Örnek 2) Yetkili makam adına yetki devri ile atıldığında küçük (a.) harfi kullanılır. Örnek-3: Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurumun İmza yetkileri Yönergesine uyularak seçilecektir. Akademik kariyer unvanları ismin sol başına küçük harflerle kısaltılarak yazılabilir. (Dr. Av. gibi) (Y) harfi konularak yetkilinin yerine imza atılamaz. Örnek -1: Kendi Adına ( İmza ) Enver YILMAZ Büyükşehir Belediye Başkanı Örnek -2: Yetkili Makama Vekâlet Halinde ( İmza ) Süleyman TOMAKİN Büyükşehir Belediye Başkan V. Örnek -2: Yetki Devri Halinde ( İmza ) Hikmet YILDIRIM Başkan a. Genel Sekreter Yrd. Onay: Madde 17- Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır. (Örnek1-2). Teklif edenle, onaylayan makam arasında başka makamlar varsa, onay makamına en yakın yetkili Uygun görüşle arz ederim ifadesiyle onaya katılır.(örnek 3) Örnek-1: Yetkili Makam Örnek-2: Yetkili Makam O L U R O L U R.../.../ 20104 /.../ 2014 ( İmza ) ( İmza) Enver YILMAZ Dr. Mustafa ÇÖPOĞLU Büyükşehir Belediye Başkanı Genel Sekreter 7
Örnek 3: Onay Bilal KARSLI Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanı Uygun görüşle arz ederim. /.../ 2014 Hikmet YILDIRIM Genel Sekreter Yardımcısı O L U R /.../ 2014 ( İmza ) Dr. Mustafa ÇÖPOĞLU Genel Sekreter Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda; üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası sağda bulunur. ÖRNEK-4: İki İmza İmza Mehmet DİKİCİ Fen İşleri Dairesi Başkanı İmza Bülent CİVELEK Genel Sekreter Yardımcısı Yazının ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanırlar. ÖRNEK-5: Üç İmza İmza İmza İmza Mustafa ÇÖPOĞLU Hikmet YILDIRM Bayram BAYRAM Genel Sekreter Genel Sekreter Yrd. İnsan K. ve Eğitim D. Başkanı Ekler: Madde 18-Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan EK/EKLER: ifadesinin altına yazılır. EK/ EKLER, Yan başlığı büyük harfle, alttaki ekler küçük harfle yazılır. ÖRNEK-1: Ek bir adet ise EK: Yönetmelik (4 sayfa) 8
ÖRNEK-2: Ek adedi birden fazla ise; EKLER: 1- Yazı örneği (5 sayfa) 2- Yönetmelik (3 Adet) Ek adedi boşluğa sığmayacak kadar uzun olursa liste olarak yazıya iliştirilmelidir. Birden fazla kurumu ilgilendiren yazışmalarda, eklerin bazılarının gönderilmesi / gönderilmemesi şeklinde ibare var ise o kuruluşun hizasına ek konulmadı veya...sayılı ek konuldu ibarelerinin yazılması gerekir. ÖRNEK-3: ÖRNEK-4: EKLER: EKLER : 1-2010/7 no lu genelge (2 sayfa) 1-Yazı(3 sayfa) 2- Bilgi Dokümanı ( 4 sayfa) 2-Yönetmelik (8sayfa) 3-Disket(1 Adet) DAĞITIM: Kocaeli Valiliği Park ve Bahçeler Müdürlüğü(ek konulmadı) İşletmeler Müdürlüğü (2 no lu ek konuldu) DAĞITIM: Madde 19- Yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. EKLER den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna DAĞITIM: yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER in yerine yazılır. Yazı ile fiilen ilgili olup işi yerine getirecek olanlar Gereği kısmına, yalnızca bilgi verilecek kuruluş veya birimler Bilgi kısmına yazılır. (Örnek 2) Bilgi kısmı yoksa, gereği ve bilgi sütunları açılmayacaktır. Kurum/kuruluş adları DAĞITIM başlığının altına yazılacaktır. (Örnek 1) Örnek-1: Dağıtım DAĞITIM: Tüm Daire Başkanlıkları (Ek Konulmadı) Teftiş Kurulu Başkanlığı ( Ek 1 Konuldu) Örnek- 2:Dağıtım DAĞITIM: Gereği: (Danışman) Bilgi: Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığı 9
Dağıtım Planı: Madde 20- Birimlerin tamamını veya bir kısmını ilgilendiren tebliğ, genelge ve yazıların gönderilmesinde dağıtım bölümüne yazının gönderileceği bütün birimlerin isimlerini ayrı ayrı yazmak yerine, gönderilen evrak hangi kısımları ilgilendiriyorsa; dağıtım bölümüne o kısım ve kısımları içine alan dağıtım planının ismini yazmak yeterlidir. Evrakın dağıtımı bir dağıtım planına göre yapılmayacaksa dağıtım kısmına doğrudan evrakın dağıtılacağı birimlerin isimleri yazılır. Başkanlığımız birimleri için belirlenen dağıtım planı aşağıdaki gibidir: A Planı (Üst Yönetim) 1. Başkanlık 2. Genel Sekreterlik 3. Genel Sekreter Yardımcılıkları 4. Teftiş Kurulu Başkanlığı 5. 1. Hukuk Müşavirliği 6. Daire Başkanlıkları 7. Başkanlık Danışmanları 8. Meclis Başkanlığı ve Komisyonlar B Planı ( Bütün Müdürlükler) Bütün Müdürlükler C Planı ( Bağlı Kuruluşlar) OSKİ Genel Müdürlüğü D Planı (İştirakler) Şirketlerimizin tamamıyla yapılacak yazışmalar Kültür ve Sosyal İşler Dairesi Başkanlığı (İşletme ve İştirakler Şube Müdürlüğü) üzerinden yürütülecektir. E Planı (İlçeler) Büyükşehir sınırları içerisindeki İlçe Belediye Başkanlıkları nın tamamı F Planı ( A+B+C+D+E) 1. Başkanlık 2. Genel Sekreterlik 3. Genel Sekreter Yardımcılıkları 4. Teftiş Kurulu Başkanlığı 5. 1. Hukuk Müşavirliği 6. Daire Başkanlıkları 7. Başkanlık Danışmanları 8. Meclis Başkanlığı ve Komisyonlar 9. Bütün müdürlükler 8. OSKİ Genel Müdürlüğü 9. Şirketlerimizin tamamı 10.Büyükşehir sınırları içerisindeki İlçe Belediye Başkanlıkları nın tamamı 10
Örnek-1: Dağıtım Planı Örnek-2: Dağıtım Planı DAĞITIM: DAĞITIM: Gereği: Bilgi: A+B A+B+C E Paraf Madde 21-Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından parafe edilir. Paraflar adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır. Gizli yazılarda yazıyı yazan memurun da parafı bulunmalıdır. Unvan ve isimlerin alt-alta yazılmalarına dikkat edilmelidir. Paraflarda günü belirten tarihler el yazısı ile atılır. Örnek :Paraf../05/2014 Yazı İşl. Şefi : Ş.AKBAŞ../05/2014 Yazı İşl. Md. : A.DEMİREL../05/2014 YİK D. Bşk. : B.KARSLI../05/2014 Genel Sekr.Yrd.: B.CİVELEK../05/2014 Genel Sekreter : M. ÇÖPOĞLU Koordinasyon: Madde 22- Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak "Koordinasyon:" yazılır ve işbirliğine dâhil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir. Örnek../05/2014 Yazı İşl. Şefi : Ş.AKBAŞ../05/2014 Yazı İşl. Md. : A.DEMİREL../05/2014 YİK D. Bşk. : B.KARSLI../05/2014 Genel Sekr.Yrd.: B.CİVELEK../05/2014 Genel Sekreter : M. ÇÖPOĞLU Koordinasyon:.../05/ 2014 1. Hukuk Müşaviri :. Adres: Madde 23- Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen birimin adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi, elektronik ağ sayfasını belirten iletişim bilgileri ve yazı konusuyla ilgili bilgi alınacak veya irtibat kurulacak görevlinin adı soyadı yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Kurum dışına gönderilecek yazılarda, yazının ilk sayfasının altında adres bölümü mutlaka yer alacaktır. Örnek: Gönderen Kurumun Adresi ve Bilgi Verecek Kişi Adres : Durugöl Mah. Atatürk Bulvarı No: 449-52200-ORDU Telefon : (0 452) 2332558, Faks: (452) 2332557 e-posta :yaziisleri@ordu.bel.tr web: www.ordu.bel.tr Bilgi alınacak kişi: Ayhan DEMİREL 11
İvedi ve Günlü Yazılar: Madde 24- Öncelik verilmesi gereken yazılarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür. Diğer taraftan, Başkanlığımıza ACELE, İVEDİ veya GÜNLÜ damgası ile gelen yazılara, gerek havale ve gerekse işlem safhasında öncelik verilecek ve ilgili birim tarafından mutlaka süresinde cevaplandırılmaları sağlanacaktır. Örnek: İvedi İVEDİ.. /.. /2014 Tekit Yazısı: Madde 25- Yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili birime tekit (Pekiştirme) yazısı yazılır. Tekit yazılarında tekit edilen yazının tarihi, sayısı, konusu ve kaçıncı tekit olduğu belirtilmelidir. Örnek: Tekit Yazısı: Konu: Tekit OSKİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE Tekit Edilen Yazının Tarihi ve Sayısı :.../.../... -... Tekit Edilen Yazının Konusu :.................. Yukarıda tarihi, sayısı ve konusu belirtilen yazının cevabının çabuklaştırılmasını... defa tekiden rica ederim. Bülent CİVELEK Genel Sekreter Yrd. Sayfa Numarası: Madde 26- Birden fazla sayfa numarası verilen yazılarda, yazı alanının sağ alt kısmına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir. Örnek: Sayfaların Numaralanması 1/5, 2/5, 3/5, 4/5, 5/5.. gibi. Aslına Uygunluk Onayı: Madde 27- Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa, örneğinin uygun bir yerine Aslının Aynıdır ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir. 12
Örnek: Aslının Aynıdır Metin: Kaşe ve İmza ASLININ AYNIDIR DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Resmi Yazıların Gönderiliş ve Alınışlarında Yapılacak İşlemler Kayıt Kaşesi: Madde 28- Yazı İşleri Müdürlüğünde kurum dışından gelen evrakın kaydında Örnek 1 de belirtilen kaşeyi, birimler kendi müdürlükleri arasında yaptıkları kayıt işlemlerinde Örnek 2 de belirtilen kaşeyi kullanırlar. Örnek -1: Yazı İşleri Kaşesi ORDU BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI YAZI İŞLERİ - GELEN EVRAK Evrakın Geliş Tarihi O.B.B Kayıt No EKLERİ Evrakın Havale Edildiği Birimler Havale yetkilisi Örnek -2: Birimlerin, Kendi Birimleri Arasında Kullanılan Kaşe ORDU BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı Sayı : Tarih : Şube : 13
Alınan Evrakın İşlemi Madde 29- Birime gelen her türlü evrak mutlaka kaydedilir ve zimmetli olarak ilgili birimlere teslim edilir. Yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de evrak alınabilir ve gönderilebilir. Evrakı teslim alan görevli, zimmet defterinin ilgili kısmına adını ve evrakı aldığı tarihi eliyle yazar ve imzalar Daire Başkanlığına teslim edilen yazının başka bir kamu kurum veya kuruluşunu ilgilendirdiği anlaşılırsa, daire başkanlığı tarafından bir üst yazı ekinde ilgili kurum veya kuruluşa gönderilecektir. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarla ilgili olarak hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyit edilmesi gerekir. Yazıların Gönderilmesi: Madde 30-Yazıyı gönderen dairenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir. Çok gizli yazılar çift zarf içinde ve evrak senedi ile gönderilir. Gizli Yazılar: Madde 31- Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre yazıyı hazırlayan kurum veya kuruluşça belirlenir. Çok Gizli Gizlilik Dereceli Yazıların Alınması, Açılması ve Kaydedilmesi Madde 32- Çok gizli gizlilik dereceli yazılarda, dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan çok gizli ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder. Örnek-1: Kontrollü Evrak Senedi GÖNDEREN ALAN TARİH SENEDİ HAZIRLAYAN Sıra No Belgenin Konusu (Tarih ve Sayısı) Kopya Adedi Kopya No Ekler Dil SENEDİ İADE EDENİN: Adı ve Soyadı : Görevi : İmzası : Tarih Saat 14
Örnek-2: Kurum dışına gönderilen gizli yazı zarfı örneği GİZLİ İVEDİ / GÜNLÜ ORDU BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI Durugöl Mah. Atatürk Bulvarı No: 449 ALTINORDU - ORDU Sn: Hamza ATEŞ Ordu Üniversitesi Umuttepe Kampusu İktisadi İdari Bilimler Fak. 41100 İzmit/KOCAELİ GİZLİ Gelen Evrak İşlemleri Madde 33 Başkanlığımıza gelen evrakın tamamı (bizzat Başkan adına gelenler hariç) öncelikle Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğünce Genel Evrak Giriş Kaydı yapılarak, ilgili birimlere havalesi yapılacaktır. Yazı İleri ve Arşiv Müdürlüğü tarafından kayıt ve havale edilmeyen evrak, birimler tarafından doğrudan kabul edilmeyecektir. Havale ve kayıt işlemleri evrakın ilk sayfasının arkasına yapılacaktır. I. Hukuk Müşavirliği, Teftiş Kurulu Başkanlığı, Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığı, Meclis ve Encümen Şube Müdürlüğü ile, İhale ve Satınalma Şube Müdürlüğü ivedilik arz eden, işlemin gecikmesi halinde hak zayiine sebep olabilecek yazı, belge ve yargı tebligatlarını daha sonra Yazı İşleri ve Arşiv Müdürlüğünden Gelen Evrak Kayıt Numarası alınması şartıyla doğrudan kabul edilebilirler. Mahkemeler, Cumhuriyet Savcılıkları ve İcra Dairelerinden gelen yazılar, Yazı işlerinde gelen evrak kaydı yapıldıktan sonra, havale işlemi yapılmaksızın ivedi olarak 1. Hukuk Müşavirliğine teslim edilecektir. Bu yazılarla ilgili koordinasyon ve cevap verme işlemleri süresi geçirilmeksizin 1. Hukuk Müşavirliğince yapılacaktır. Birimler arasında yapılacak iç yazışmalar Yazı İşleri ve Arşiv Müdürlüğü tarafından kayda alınmayacak, birim tarafından doğrudan kaydedilerek zimmetli olarak ilgili birime teslim edilecektir. Tebliğ: Madde 34- Başbakanlık, Bakanlıklar ve Valilikten Başkanlığımıza intikal eden genelge, tebliğ ve birimlerimizin büyük bir kısmını ilgilendiren yazılarından Başkanlık makamınca uygun görülenler, Yazı İşleri ve Arşiv Müdürlüğü tarafından Tebliğ şeklinde düzenlenerek belediyemizin ilgili birimlerine duyurulacaktır. Bunun dışında tüm Daire Başkanlıkları ve Şube Müdürlükleri belediye hizmetleri konusunda mevzuatta meydana gelen değişiklileri her gün resmi gazeteden takip edecektir. Birimlerimiz; kendi görev alanına giren konularda, Başkanlık Tebliği (yönerge, genelge, talimat vb) olarak yayınlanmasını istedikleri yazılar ile, birimlerimize 15
duyurulmasını istedikleri hususları, Tebliğ formatına uygun olarak hazırladıktan sonra, yetki devri esaslarına göre bağlı bulundukları Genel Sekreter Yardımcısı, Genel Sekreter (Gerektiğinde Belediye Başkanının imzasını aldıktan sonra, sayı ve numara verilmeden çoğaltılarak belediye birimlerine dağıtılmak üzere, bir üst yazı ekinde Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığına teslim edeceklerdir. Tebliğlerin (yazıların) mevzuata ve yazışma kurallarına uygunluğundan hazırlayan birim amiri sorumlu olacaktır. Bu sebeple, ilgili birim tarafından (gerektiğinde) konu hakkında 1. Hukuk Müşavirliğinden görüş alınacaktır. Tebliğler, Yazı İşleri ve Kararlar Dairesine bağlı Yazı İşleri ve Arşiv Müdürlüğünde bulunan Başkanlık Tebliğleri Defteri ne kaydedildikten sonra TEBLİĞ NO: verilerek, Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi tarafından çoğaltılarak ilgili birimlere dağıtılacaktır. Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı birimlerden gelen Tebliğ örneklerinin Tebliğ formatına uygun olarak hazırlanıp hazırlanmadığını kontrol ederek hazırlayan birimden düzeltmeler yapmasını isteyebilir. Örnek: Tebliğ T.C. ORDU BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı Sayı :.. Konu: Tebliğ No: 2014/../../2014 Kayıt, Havale ve Koordinasyon İşlemleri: Madde 35- Belediyemize gelen evrak Yazı İşleri ve Arşiv Müdürlüğünce teslim alınacak ve evrakın kaydı yapıldıktan sonra doğrudan ilgili birimine zimmetle teslim edilecektir. Konunun önemine göre Genel Sekreter Yardımcıları veya Genel Sekreter in görmesi gereken yazılar ilgili birime teslim edilmeden önce bu makamlara arz edilir.) Evrak takibi sistem (Sistem kuruluşu tamamlanıncaya kadar defter) üzerinden yapılacaktır. Bu konuda Başkanlığımızın İmza Yetkileri Yönergesinde belirtilen usul ve esaslara uyulacaktır. Konusu itibariyle birden fazla birimi ilgilendiren evrak, arkasındaki kayıt kaşesinin altına hangi birimlere gönderileceği yazıldıktan sonra ilgili bütün birimlere gönderilecektir. Böyle durumlarda ilgili birimlerimiz, kendi aralarında koordinasyon sağlayarak bu evrak hakkında işlem yapacaklardır. Birden fazla birime havale edilen bu tür yazılara KOORDİNASYON la görevli birim cevap verecek; yazının havale edildiği diğer birimler de KOORDİNASYON ile görevli birimi o konu hakkında bilgilendireceklerdir. Birden fazla birime havale edilen yazılarda koord. kaydı konulmamışsa, yazının cevabı, diğer ilgili birimlerle koordinasyon sağlanarak havale edilen ilk birim tarafından verilecektir. Cevaplanmayan Evrakın Takibi: Madde 36- Yazı İşleri ve Arşiv Müdürlüğü, kurum dışından gelen ve cevaplandırılması gerektiği halde havale edildikleri birimlerce makul süre içerisinde cevaplandırılmayan önemli yazıları takip ederek evrakın görmekte olduğu işlemi ilgili birimden soracaktır. 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkında Kanun ve diğer mevzuata göre cevaplandırılması gereken yazı ve taleplerin takibi Basın Yayın Şube Müdürlüğüne bağlı olan Bilgi Edinme Birimi tarafından yapılacaktır. Kanuni müddeti içinde cevaplandırılmayan yazı ve dilekçelerin 16
sorumluluğu ilgili birim amirlerine aittir. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne bağlı özel bir birim olarak kurulan Beyaz Masa da bu takibi yapmakla görevlidir. Gelen ve Giden Evrak İşlemleri: Madde 37- Kurum dışına gönderilecek evrak, sistemde Büyükşehir Belediyesi Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğünce verilen (GENEL) GİDEN EVRAK KAYDI üzerinden gönderilir. Kurum dışından, Yazı İşleri ve Arşiv Müdürlüğünden Gelen Evrak Kayıt Numarası alarak havale edilen yazıya, ilgili birimce numara verilirken; gelen evrak kayıt numarası sistemde ilgi tutularak verilmelidir. Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğünce gelen evrak numarası üzerinden cevap gerektiren yazıların sonucu takip edileceğinden, bu işlem gönderen dairece otomasyon üzerinde evrak gitmedi butonu işaretlenerek yapılmalıdır. Birimler gelen ve giden evrak kayıt numaralarını her takvim yılı başından itibaren 01 numaradan başlatacak, yılsonunda o yıl içerisinde gelen/giden evrak kaydının hangi numarada sona erdiğini gösteren defter/föye birim amirince şerh düşülerek imzalanacaktır. Tutulacak defter/föylerin her sayfası numaralanıp mühürlendikten sonra defterin/föyün son sayfasına sayfa sayısını belirten bir şerh düşülerek imzalanır. Zimmet defterlerindeki düzeltmelerde kesinlikle silinti ve kazıntı yapılamaz. Yanlış yazılması durumunda, yazı okunacak şekilde üzeri çizilir ve başka bir satıra yeniden yazılır. Sıra atlanmaksızın her satıra bir birini takıp edecek şekilde sıra numarası verilir. Evrak Alma ve Gönderme Süreleri: Madde 38- Belediye birimlerince kurum dışına gönderilecek yazılar Yazı İşleri ve Kararlar Dairesine bağlı Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü üzerinden gönderilecek ve en geç saat 15.00 te teslim edilecektir. Posta işlemleri PTT nin çalışma düzenine uygun olarak yapılmaktadır. Pul makinesinden geçen bir evrak iade edilmeyecektir. Kitap, dergi, vb. gönderiler de mektup gibi zarflanıp ağızları kapatılacaktır. Posta gönderilerinde ağırlığı 5 KG a kadar olanlar posta olarak, 5 Kg üstü ise PTT kargosu olarak gönderilecektir. BEŞİNCİ BÖLÜM Son Hükümler Genel Kurallar: Madde 39- Bu Yönergede hakkında açıklama bulunmayan hususlarda 02.12.2004 tarihli ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümleri, konuya ilişkin Başkanlık Genelge ve yazıları ile kurumsal teamüller uygulanacaktır. 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkında Kanun çerçevesinde belediyemize yapılan başvurularla ilgili işlemler en kısa sürede sonuçlandırılarak başvuru sahiplerine mevzuatta belirtilen sürelerde mutlaka cevap/bilgi verilecektir. Başkanlık Makamı, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcıları tarafından imzalanmak veya havale edilmek üzere teslim edilen yazıların muhafazasından Özel Kalem Müdürü, protokol görevlileri ve ilgili amirlerin sekreterleri sorumludur. 17
Resmi evrak ve yazılar kayıt memurları ve sekreterler tarafından, zimmetle alınacak ve zimmetle teslim edilecektir. Evrakı teslim alan görevli, zimmet defterine adını soyadını yazıp, tarih atarak imzalayacaktır. Birimlerin evrak memurları (gizli olmasa bile) evrak ve işlemler hakkında yetkili olmayan kişilere bilgi veremez ve açıklamada bulunamazlar. Bilgi isteyenler birim başkanı veya yetki verdiği görevlilerden bilgi alabilirler. Aykırı davranan görevliler hakkında kanuni işlem yapılır. Birimlerin birbirlerinden bilgi ve belge talebine ilişkin, sürekli olmayan ve uygulanması geren genel kurallar içermeyen rutin yazıları bu tebliğ kapsamında değerlendirilmeyecektir. Yürürlük: Madde 40- İşbu Yönerge, Büyükşehir Belediye Başkanı tarafından onandıktan ve Belediye Web sayfasında yayımlandıktan sonra yürürlüğe girer. Yürütme: Madde 41- Toplam (41) maddeden oluşan bu Yönerge hükümleri, belediyemizin birim amirleri tarafından yürütülür. O N A Y../ 05 / 2014 Enver YILMAZ Büyükşehir Belediye Başkanı 18