DİKKATİNİZE: BURADA SADECE ÖZETİN İLK ÜNİTESİ SİZE ÖRNEK OLARAK GÖSTERİLMİŞTİR. ÖZETİN TAMAMININ KAÇ SAYFA OLDUĞUNU ÜNİTELERİ İÇİNDEKİLER BÖLÜMÜNDEN GÖREBİLİRSİNİZ. MUHASEBEDE BİLGİ YÖNETİMİ (MUH208U) KISA ÖZET KOLAYAOF
2 İÇİNDEKİLER Kolayaof.com 0 362 2338723 Sayfa 2
1. ÜNİTE- İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİ..4 2. ÜNİTE- E-İŞLETME SİSTEMLERİ...8 3. ÜNİTE- MUHASEBE BİLGİ SİSTEMİNDE VERİ AKIŞ DİYAGRAMI...10 4. ÜNİTE-İŞ SÜREÇLERİ...12 5.ÜNİTE- MUHASEBE BİLGİ SİSTEMİ GÜVENLİĞİ...... 16 6. ÜNİTE- VERİTABANLARI.Error! Bookmark not defined. 7. ÜNİTE-RAPORLAMA SİSTEMİ... 23 8. ÜNİTE-SİSTEM GELİŞTİRME.25 3 Kolayaof.com 0 362 2338723 Sayfa 3
1. Ünite İşletmelerde Bilgi Sistemleri MUHASEBEDE BİLGİ YÖNETİMİ İşletme, bilgi sahibi girişimci tarafından, insan ihtiyaçlarını karşılayacak ekonomik değeri olan mal ve/veya hizmetleri üretip, bunları ihtiyaç duyanlara ulaştırarak, kâr elde etmek amacıyla doğal kaynakların, emek ve sermaye adı verilen üretim faktörlerinin bilinçli bir şekilde bir araya getirildiği sistemli ve organize şekilde faaliyette bulunan ekonomik kişiliktir. Günümüzde işletmeler hızla değişen bir işletmecilik ortamı içerisinde amaçlarını gerçekleştirmeye çalışmaktadır. İşletmelerin başarıya ulaşabilmesi için, içinde bulunduğu ortamı etkileyen faktörleri iyi değerlendirmesi ve ortaya çıkan tehdit ve fırsatlara en kısa sürede cevap vermesi gerekmektedir. o Bu faktörler; Sosyo-Politik Gelişmeler Küreselleşme Teknolojidir. Sistem Olarak işletme Tüm işletmeler değer yaratır. İşletmelerin yarattığı değer, müşterilerine sundukları ürün veya hizmetin bünyesinde somutlaşır. İster ürün veya hizmet üreten üretim işletmesi, isterse alım satım yapan ticaret işletmesi olsun bütün işletmeler birtakım girdileri arzu edilen niteliklerdeki çıktılara dönüştürürken bir dizi faaliyet gerçekleştirir. Bu faaliyetler dizisi işletme süreci veya iş süreci olarak adlandırılır. İşletmenin Fonksiyonları Günümüz işletmelerinde bulunan başlıca departmanlar (veya fonksiyonlar) ve bunların öne çıkan faaliyetleri verilmiştir: 4 Satın Alma ve Depolama Departmanı (Fonksiyonu): - Tedarikçilerin tespiti, - Tedarikçilerin seçimi, - Satın alma taleplerinin oluşturulması ve tedarikçilere gönderilmesi, - Tedarikçi performansının değerlendirilmesi, - Satın alınanların kontrolü ve teslim alınması. Üretim/ Operasyon Departmanı (Fonksiyonu): - Kapasitenin planlanması, - iş akışlarının şekillendirilmesi, - Üretimin planlanması, yürütülmesi ve kontrolü. Araştırma-Geliştirme Departmanı (Fonksiyonu): - iş ve/veya ürünle ilgili araştırmaların yapılması, - Üretimin geliştirilmesi ve/veya iyileştirilmesi, - Ürünün geliştirilmesi ve/veya iyileştirilmesi Pazarlama-Satış Departmanı (Fonksiyonu): - Müşterilerin tespiti, - Müşteri ilişkilerinin yönetimi, Kolayaof.com 0 362 2338723 Sayfa 4
- Ürün ve hizmetlerin geliştirilmesi, - Siparişlerin alınması, - Siparişlerin karşılanması için işlemlerin başlatılması, - Satış sonrası hizmetlerin yönetimi Muhasebe-Finansman Departmanı (Fonksiyonu): - Alacakların takibi, - Borçların takibi, - Banka hesaplarının takibi, - Nakit (tahsilâtlar ve ödemeler) yönetimi, - Hesapların takibi, - Dönem sonu işlemleri ve mali tabloların düzenlenmesi Bilgi Sistemi Departmanı (Fonksiyonu): - işlemlerin yürütülmesine destek, - ihtiyaç duyulan verilerin toplanması, - iş süreçlerinin izlenmesi için gerekli bilginin sağlanması, - iş süreçlerine ilişkin sorunların tespiti için gerekli bilginin sağlanması, - Bilginin işlenmesi ve saklanması, - Veri, bilgi ve iletişim güvenliğinin sağlanması. İşletmede Karar Verme İşletmenin herhangi bir departmanındaki herhangi bir faaliyet, bir karar vericinin o faaliyetin başlatılması yönünde karar vermesi ile gerçekleşir. Karar verme, zihinsel süreçlerin sonucunda, çeşitli alternatişer arasından birinin seçilmesi sürecidir. Her karar verme süreci, nihai bir karar ile sonuçlanır. Görüldüğü üzere karar verme anlık bir eylem değil, belli aşamaları içeren bir süreçtir. 5 Karar verme süreci şu altı aşamayı içerir: 1- Amacı ve sonucu net bir biçimde belirlemek, 2- Mümkün olan tüm bilgileri toplamak, 3- Mümkün olan tüm alternatişeri oluşturmak, 4- Her bir alternatifin artı ve eksilerini oluşturmak, 5- Karar vermek, 6- Kararı uygulamak. İşletmecilik ortamında işletmenin başarısı; o İş süreçlerinin ve fonksiyonların yürütüldüğü departmanların günümüz işletmecilik ortamının gerçekleri olan sosyo-politik gelişmeler, küreselleşme ve teknoloji odaklı tasarımını ve faaliyetlerinde başarıyı, o Tasarım ve faaliyetlerde başarı iyi yönetimi, o İyi yönetim isabetli kararları, o İsabetli kararlar da bilgiyi gerektirmektedir. Kolayaof.com 0 362 2338723 Sayfa 5
Dolayısıyla işletmelerin faaliyetlerinde kullanılan bilgi sağlıklı kurulan ve çalıştırılan bilgi sistemleri ile elde edilebilmektedir. İŞLETMELERDE BiLGi SiSTEMLERi Sistem Veri, belirli bir olayı tanımlayan ham durumdaki gerçekler veya biçimlerdir. Bir başka ifade ile veri, bir şey dir. Bu şey bir olay, bir faaliyet, bir işlem, bir açıklama, bir rakam, bir harf, bir ses veya görüntü olabilir. Bilgi, belirli bir bütünlük içerisinde, belirli bir anlam ifade edecek ve fayda sağlayacak şekilde biçimlendirilmiş veya biçimlendirilmemiş veri veya verilerdir. Sistem, belirli bir veya birden çok amacı gerçekleştirmek için, uyumlu bir biçimde bir araya gelmiş veya getirilmiş, birbirleriyle etkileşen işlevsel parçaların oluşturduğu bir bütündür Sistemleri farklı açılardan sınıflandırmak mümkündür. Sistemler için en genel sınıflandırma sistemlerin oluşumuna göre yapılan sınıflandırmadır. Bu doğrultuda sistemler doğal sistemler ve yapay sistemler olmak üzere iki temel gruba ayrılır. Doğal sistemlerde sistemi oluşturan parçalar evrende insan müdahalesi olmadan bir araya gelir, dolayısıyla bu tür sistemler insan müdahalesi dışında oluşur. Evrende oluşmuş galaksiler, gezegenler, bitki, hayvan ve insan gibi tüm canlı yapılar doğal sistemlere örnek olarak verilebilir. Yapay sistemlerde sistemi oluşturan parçalar insanoğlu tarafından bir araya getirilmiştir, dolayısıyla bu tür sistemler insanoğlu tarafından oluşturulur. İnsan tarafı ndan oluşturulmuş makineler, tesisler, ekonomi yapay sistemlere örnek olarak verilebilir 6 Bilgi Sistemi Bilgi sistemi (BS), sistem için yapılan genel tanım doğrultusunda; herhangi bir organizasyonda karar vermede ihtiyaç duyulan bilgiyi sağlamak amacıyla, insanoğlu tarafından uyumlu bir biçimde bir araya getirilmiş, birbirleriyle etkileşen işlevsel parçaların oluşturduğu bir bütün şeklinde tanımlanabilir. Bilgi sisteminin özellikleri şu şekilde sıralanabilir: Bilgi sistemleri gereken bilgiyi, gerek duyan kişilere, gerektiği zamanda, gerektiğ i miktarda ve gerektiği şekilde sağlamak amacıyla oluşturulur. Bilgi sistemleri insanoğlu tarafından oluşturulmuş yapay sistemlerdir. Bilgi sistemleri mekanik ve/veya bilgisayar destekli işlevsel parçalardan oluşur. İşletmelerde Kullanılan Bilgi Sistemleri Günümüzde işletmelerde kullanılan bilgi sistemleri donanım, yazılım, veritabanı, iletişim ağı, süreçler ve insandan oluşan altı temel unsuru bünyesinde barındırmaktadır. o Donanım: işlemci, ekran, klavye, yazıcı, tarayıcı gibi alet ve cihazlar ile disk, bunların hafıza kartları gibi yan parçalarının geneline verilen isimdir. Kolayaof.com 0 362 2338723 Sayfa 6
o Yazılım: Bilgisayar temelli cihazların kendilerine verilen görevleri gerçekleştirebilmeleri için gerekli programların genel ismidir. o İletişim Ağı: Bilgi sistemini oluşturan cihazları birbirlerine bağlayan ve bilginin transferine imkân veren yapının genel adıdır. o Veritabanı: ihtiyaç duyulduğunda kullanılacak organize veri topluluğudur. o Süreçler: Arzu edilen çıktıyı elde etmek için sistemi oluşturan donanım, yazılım, iletişim ağı ve veri tabanının nasıl kombine edileceğini açıklayan talimatlardır. İşletme Çalışanlarını Destekleyen Bilgi Sistemleri Bu sistemler; Büro Otomasyon Sistemleri -BOS, işletme istihbarat Sistemleri-iiS, Uzman Sistemler-US ve Gösterge Panelleri- GP olarak dört grupta toplanabilir. Büro Otomasyon Sistemleri-BOS: Bu sistemler büro çalışanları, alt ve orta kademe yöneticileri, belli konularda uzmanlaşmış personeli destekleyen kelime işlemci (MS Word gibi), tarayıcı, video konferans araçları gibi unsurlardan oluşan sistemlerdir. işletme istihbarat Sistemleri-iiS: Bu sistemler genellikle orta kademe yöneticilerle uzman personelin detaylı ve olağandışı kararlarını destekleyen, karar vericinin kendi başına veri analizi yapmasına imkân veren veri ambarları gibi unsurlardan oluşan sistemlerdir. 7 Uzman Sistemler-US: Bu sistemler özel bir alana odaklanarak, o alanda ortaya çıkan sorunları çözmek ve karar vermek için, o alanda uzmanlaşmış personelin davranış ve tutumu ile değerlendirme kabiliyetini taklit etmeyi amaçlayan yapay zekâ gibi unsurlardan oluşan sistemlerdir. Gösterge Panelleri-GP: İşletme organizasyonunun tüm kademelerinde yer alan yöneticileri destekleyen, genellikle özet/rapor şeklinde organize edilmiş önemli bilgilere hızlı ve doğrudan ulaşma imkânı tanıyan sistemlerdir. Muhasebe Bilgi Sistemi(MBS) Muhasebe, işletme organizasyonunun bir fonksiyonudur. Amacı, işletmeye ait, finansal olan veya olmayan ancak işletmenin finansal bilgilerini etkileyen işlemlere ilişkin verilerden elde edilen muhasebe bilgilerini işletme hakkında karar alma durumunda olan iç ve dış kullanıcılara sağlamaktır. Muhasebe Bilgi Sistemi (MBS) ise işletme hakkında karar verme durumunda olan iç ve dış kullanıcıların ihtiyaç duyduğu muhasebe bilgilerini sağlamak amacıyla, insanoğlu tarafından uyumlu bir biçimde bir araya getirilmiş, birbirleriyle etkileşen işlevsel parçaların oluşturduğu bütündür. Kolayaof.com 0 362 2338723 Sayfa 7
İşlem Süreçleme Sistemi (iss) iss, işletmede her zaman ortaya çıkan rutin işletme faaliyetleri üzerine odaklanır. MBS nin alt sistemi olarak iss, ekonomik olayların, finansal işlemlere dönüştürülmesine, finansal işlemlerin yevmiye ve büyük defter gibi muhasebe belgelerine kaydedilmesine ve elde edilen finansal bilgilerin günlük işletme faaliyetlerini desteklemek için işletme personeline iletilmesine imkân tanır. 8 Kolayaof.com 0 362 2338723 Sayfa 8