T.C. MALİYE BAKANLIĞI MUHASEBAT GENEL MÜDÜRLÜĞÜ FAZLA ÇALIŞMA MODÜLÜ UYGULAMA KILAVUZU NİSAN-2009 BİM PERSONEL ÖDEMELERİ UYGULAMA DESTEK ŞUBESİ
Kamuda farklı kanunlara tabi olarak, -Memur -Kadro karşılığı sözleşmeli personel -Sözleşmeli personel (4/B ve 4/C ye tabi personel) -İşçi (kadrolu, geçici ve mevsimlik) Olarak istihdam edilen personele fazla çalışma karşılığı ödenen ücretlerin, ilgili harcama birimlerince kendi internet hattı olan bilgisayarları üzerinden hesaplanarak, bordrolarının ve buna bağlı olarak ödeme emri belgesinin hazırlanması ve elektronik ortamda muhasebe birimine aktarılmasına yönelik Kamu Hesapları Bilgi Sistemi üzerinde Fazla çalışma ödemeleri programsal çalışmaları tamamlanmış ve uygulamaya geçilmesine karar verilmiştir. KBS üzerinden fazla çalışma ödemelerinde esas alınacak saat puantaj verilerinin sisteme girişinin nasıl olacağına ilişkin açıklamalar aşağıda sırasıyla örnek resimler ile açıklanmıştır. 1-KAMU HESAPLARI BİLGİ SİSTEMİNE GİRİŞ KBS sistemine veri girişi yapacak olan personelin sisteme bağlanabilmesi için şifre ve yetkilendirme işlemleri tamamlandıktan sonra http://kbs.muhasebat.gov.tr/index.html linkinden sisteme girilmesi gerekmektedir. Açılan sayfada T.C. Kimlik No ve Şifre alanlarına bilgilerin girilmesi gerekmektedir.
Sistem girildiğinde ilgili personel Fazla Çalışma Ödemeleri bölümünden yetkilendirilmesi yapılmış tahakkuk birimi sayfası açılacaktır. 2-SAAT SINIRLARININ GİRİLMESİ Fazla Çalışma Ödemesinde ay içerisinde alınması mevcut saat sınırı İl ve İlçe nüfus sayısına göre belirlenmiş olan alınabilecek saat limitleri otomatik olarak sisteme gelecektir. Ayrıca Harcama yetkilisi tarafından alınmasına onay verilmiş ilave saat bilgisi ilgili kurum mutemedi tarafından sisteme girilmesi gerekmektedir. Bu işlem daha sonra günlük saat puantajları sisteme girilirken personel bazlı hafta içi, hafta sonu ve genel toplam olarak kontrolünün sistem tarafından yapılmasını sağlayacaktır. Saat sınırları butonuna basıldığında aşağıdaki sayfa açılacaktır. Bu sayfada ilgili kurumda çalışan personelin T.C. kimlik numarası, Adı ve Soyadı sıralı olarak ekrana gelecektir.bu listede isimlerin alfabetik olarak veya T.C. kimlik numarasının küçükten büyüğe ya da büyükten küçüğe doğru sıralanması mümkün olacaktır.. Bu sayfada her personel için mevcut saat onay sınırı otomatik olarak gelecektir. İlave saat sınırı her bir personel için ayrı ayrı girilebilecektir. Bu işlem sadece bir sefer yapılacak zaman içinde değişiklik oldukça yetkili personel bu sayfada hem saat sınırları hem de yeni personel ekleme işlemlerini yapabilecektir
3-SAAT BİLGİ GİRİŞİ Kamu Hesapları Bilgi Sistemine yapılacak saat bilgi girişlerinde farklı uygulamaların yapılmaması için ortak bir referans tablosu oluşturulmuştur. Tahakkuk birimleri sisteme veri girişi tablosunu dosya halinde girebilmesi için aşağıdaki Excel tablosunu (Aylık Fazla Çalışma İcmali) bilgisayarlarına indirmeleri gerekmektedir. Bu işlemden sonra veri girişini yapacak personel dosyayı istenilen formatta hazırlayacaktır. Eğer kurumlarda giriş çıkış bilgileri, turnike sisteminden otomatik olarak alınıyorsa bu işlemi yapan birime KBS dosya formatı sunularak bilgilerin bu formatta tahakkuk birimine gönderilmesi sağlanmalıdır. Bu tabloyu Raporlar menüsünün altından Aylık Fazla Çalışma İcmali ne girerek alabilirler. Kullanıcı bu dosyayı bilgisayarına kaydettikten sonra gerekli olan saat bilgilerini ya tek tek girecek ya da turnike sisteminden bu formata uygun gelen saat bilgilerini doğrudan bu tabloya kopyalayabilecektir.
Kullanıcı saat bilgilerini excel tablosuna girdikten sonra bu dosyayı bilgisayarına kaydedip, KBS deki saat bilgi girişi sayfasına girecektir.excel tablosunun formatı 9. Satırdan itibaren ; - B sütunu : TC Kimlik No - C sütunu : Adı ve Soyadı - D sütunu : Unvan - E sütunundan itibaren saat bilgileri içerecek şekilde ayarlanmalıdır.bahsedilen formata sahip Excel dosyasını raporlar menüsünün altında bulunan icmal butonuna basarak indirebilirsiniz (Farklı kaydet butonuna tıklayarak bilgisayarınıza kaydediniz).dosyaya veri girişlerinizi tamamladıktan sonra dosyayı kaydedip sisteme Saat bilgisi yükle butonuna basarak yükleyiniz. Not : Veri girişi yapılacak personel sayısı çok fazla değilse,excel dosyası kullanmadan kbs bilgi giriş sayfasından ilgili kişilere saat bilgileri girilip kaydet butonuna basılabilir.
4-SAAT PUANTAJ DOSYASININ KBS YE AKTARILMASI Kamu Hesapları Bilgi Sisteminde Bilgi Girişi sayfası açıldığında ilgili tahakkuk birimi çalışanlarının, T.C. kimlik numarası, Adı ve Soyadı otomatik olarak ekrana gelecektir. Bu sayfada Saat Bilgisi Yükle butonuna basıldığında aşağıdaki ara yüz açılacaktır. Ara yüz açıldıktan sonra Ekle butonuna basıldığında bilgisayarınıza kopyalamış olduğunuz Excel dosyasını sisteme aktarmanız için sayfa açılacaktır
Yüklenen dosyada yanlışlık yapıldığı takdirde sil butonu ile dosya silme işlemi yapılabilmektedir. Dosya yükleme işlemi başarıyla tamamlandıktan sonra eğer saat bilgi girişlerinde hatalı işlemleriniz varsa doğrudan hatalı kayıtlar formu açılacak ve bu kayıtlar kırmızı renkte gösterilecektir. Açılan bu sayfada sadece bilgileri hatalı olan kişiler ekrana getirilecektir. Ancak dosya yükleme işleminde hatalı kayıtlarınız yoksa hatalı kaydınız yoktur uyarısı ile bilgi girişi sayfasına yönlendirileceksiniz.
Hatalı kayıtların ekrana getirildiği sayfada onay alınan saat sınırları içinde her türlü düzeltme bu sayfadan yapılabilir. Ayrıca yine bilgi girişi sayfasından da tahakkuk biriminde çalışan tüm personelin saat bilgileri getirilerek bu sayfadan da düzeltme yapma imkanı sağlanmıştır
5- KESİNTİ EKLEME BUTONU Tahakkuk biriminde çalışan personelden herhangi birisinden icra, nafaka, taahütlü icra veya kişi borcu kesintisi yapılması gerektiğinde, Kesinti Ekle butonu yardımı ile ilgili personel T.C. kimlik numarası, adı veya soyadı ile sorgulanarak, kişinin dosya bilgileri açılacak olan ara yüz sayfasında getirilecektir İlgili personelin kesinti yapılması gereken tüm dosyaları ara yüze getirilecektir. Daha sonra tahakkuk birimi kesilmesi gereken dosyadan kesilmesi gereken miktarı hem oran olarak hem de istenilen miktar girilerek kesinti yapılması imkanı sağlanacaktır. Burada ilgili kişiye tahakkuk eden fazla çalışma net ücretinden fazla kesinti yapılmasına sistemde engel konulmuştur. Bu işlemlerden sonra kesinti yapılan personel alt tarafa Girilen Kesintiler tablosuna aktarılacaktır. Bu tabloda o kurumda kesintisi yapılmış tüm personel listesi ekrana getirilecektir. Yanlış yapılan bir kesinti var ise bu listeden Seçilen Kayıtları Sil butonuna basılarak silinme işlemini gerçekleştirebilirsiniz. Burada yapılan kesintinin türüne göre elektronik olarak oluşturulacak olan Ödeme Emrinde kesinti icra ise 333 03 01 ekonomik koduna, kesinti nafaka ise 333 03 02 ekonomik koduna, kesilen taahhütlü icra ise 333 03 03 ekonomik koduna ve kesilen kesinti kişi borcu ise 333 99 99 ekonomik koduna aktarılarak gösterilecektir.
6-KURUM DIŞI PERSONEL EKLEME Eğer tahakkuk biriminde geçici görevle çalıştırılan ve adına fazla çalışma ödemesi tahakkuk etmiş personel varsa, bu kişilerin saat sınırları sayfasına tanımlanması gerekmektedir. Çünkü KBS de sadece kadrosu o kurumda olan personel listelenmektedir. Geçici görevle gelen personel bir kez olmak üzere Kurum Dışı Personel Ekleme butonu ile tanımlanacak ve o kurumda görevi bitene kadar listeye otomatik getirilecektir. Görev süresi biten kişi Personel Sil butonu tahakkuk biriminden silinebilecektir. Açılan sayfada T.C. kimlik numarası girilecek ve adı soyadı otomatik getirilecek, banka bilgileri ise yetkili personel tarafından sisteme girilecektir. Bu işlemler sadece bir defa yapılacaktır Personel Sil butonu ile bu kişiler silinmediği takdirde kurum dışı personel bu tabloda sıralı olarak ekrana getirilecektir. İstenilen tüm bilgiler girildikten sonra Kaydet butonu ile yapılan işlemler kaydedilecektir.
7-BORDRO HESAPLAMA Tüm işlemlerden sonra herhangi bir hatalı işlem kalmadığı takdirde Bordro Hesaplama butununa basılarak fazla çalışma ücretleri hesaplanacaktır ve Bordro icmal ekrana getirilecektir. Bu işlemden sonra Bordro Hesaplama butonu pasif hale gelecektir. 8-ÖDEME EMRİ OLUŞTURMA VE MUHASEBE BİRİMİNE GÖNDERME İŞLEMLERİ Bordro İcmal alındıktan sonra sırasıyla Ödeme Emri Al butonuna basılacak ve oluşturulan ödeme emri belgesi kontrol edilecektir. Doğruluğu saptandıktan sonra muhasebe birimine gönderme işlemi yapılacaktır. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli husus, işlemlerin tamamen doğruluğunun saptanmış olması gerekiyor. Eğer hatalı bir işlem varsa, Muhasebe Birimine Gönder yapılmamalıdır; çünkü bu butona basıldığı takdirde artık KBS de fazla çalışma modülü tahakkuk birimine kapatılacaktır. Sistemi tekrar açtırmak için muhasebe birimi ile irtibata geçilerek yeniden işlem yapılabilmesi için, iade işleminin yapılması istenecektir. İade işleminden sonra tekrar bütün butonlar kullanıma açılacaktır.
9-RAPORLAR Raporlar menüsünün altında; *Ödeme emri belgesi *Bordro İcmal *Banka listesi *Kesinti listesi *Aylık Fazla Çalışma İcmali *Fazla Çalışma Kişi bordrosu oluşturulacak ve yapılan tüm işlemler bu raporları kullanılarak kontrol edilecektir. 10-MUHASEBE BİRİMİNCE YAPILACAK İŞLEMLER Muhasebe Birimi kendisine elektronik olarak gelen ödeme emri ve ekli belgeler ile tahakkuk birimince elden getirilen, ıslak imzalı ödeme emri ve ekli belgeleri karşılıklı kontrol ettikten sonra doğruluğu saptandıktan sonra muhasebeleştirme işlemini yapacaklardır herhangi bir hatalı işlem tespit edilirse tahakkuk birimi ile irtibata geçerek işlemin hatalı olduğu tekrar tahakkuk birimine İADE işlemi ile geri göndereceğini bildirmelidir.
İADE ET butonu muhasebe biriminde 505 yetki seviyesine sahip personelde bulunmaktadır.ilgili personel say2000i sistemine kendi şifresi ile bağlandığı takdirde iade et butonu aktif hale gelecektir.