T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI VEREM SAVAġI DAĠRESĠ BAġKANLIĞI ELEKTRONĠK TÜBERKÜLOZ YÖNETĠM SĠSTEMĠ KULLANIM KILAVUZU (Sağlık Personeli için) Ocak 2012 Ankara
GĠRĠġ: Ülkemizde uygulanan tüberküloz kontrol programında veri kalitesi ve tamlığını artırmak, programın izleme ve değerlendirmesinin anlık olmasını sağlamak amacıyla Başkanlığımızca Elektronik Tüberküloz Yönetim Sistemi (e-tys) kurulmuştur. Erken uyarı bileşeni de olacak bu sistem; tanı, tedavi, takip başarısını arttıracak, tedavisini terk eden hastaları anında belirleyerek enfeksiyonun yayılmasına engel olmaya yardımcı olacak ve sonuç olarak tüberküloz kontrol programının başarısını arttıracaktır. e-tys ye Verem Savaşı Dairesi Başkanlığı resmi web sitesi verem.saglik.gov.tr ana sayfasında bulunan erişim butonundan giriş yapılabilecektir. Bu rehber e-tys kullanıcılarına programın kullanılışı ile ilgili bilgi vermek amacıyla hazırlanmıştır. Kullanım sırasında yaşanabilecek sorunlar için Alpdata Bilgisayar Yazılım Donanım Sistemleri Ltd. Şti. tarafından oluşturulacak yardım ve destek merkezine başvurulabilecektir
ĠÇĠNDEKĠLER 1.Giriş Ekranı.1 2.Elektronik Tüberküloz Yönetim Sistemi (ETYS) 2 2.2. Kayıt Modülü.3-6 2.3-VSD Modülü.. 7-21 2.4-Bildirim Modülü..22-23 2.5-TB Hasta Modülü...23 2.6-ÇİD-TB Hasta Modülü..24 2.7-Tetkik Modülü.24 2.8-Tedavi Modülü.25-29 2.9-Temaslı Modülü 29 2.10-Koruma Modülü 30 2.11-TDT Modülü.31 2.12-BCG Modülü.32-33 2.13-Mobil Tarama Modülü..34-35 2.14-İlaç-Malzeme-Demirbaş Modülü...36-39 2.15-İstatistik Modülü..40 2.16-İş Listesi Modülü 41 2.17-DGT Takip Modülü 42
1.GĠRĠġ EKRANI: Ekranda kullanıcı adı ve 4 haneli rakam ya da harfle girilmesi gereken şifre bölümü doldurup GiriĢ butonu kullanılarak sisteme giriş yapılmaktadır. Sağlık personeli T:C kimlik no ile girildiğinde aşağıdaki modüller görülecektir. 1
2-ELEKTORNĠK TÜBERKÜLOZ YÖNETĠM SĠSTEMĠ(ETYS): Sisteme giriş yapan kullanıcılar için ana ekrandır. Bu ekranda çıkan modüller kullanıcıların yetkileri doğrultusunda kullanılır. 2
2.2- Kayıt Modülü: Dispansere başvuran hastanın ilk kaydının yapıldığı modüldür. Bu modülde TC kimlik numarasını 11 haneli girmediğimiz zaman Yeni Kayıt butonu aktif olmaz. -Eğer TC kimlik no su girilen hastanın yakın tarihte protokol kaydı varsa aşağıdaki uyarı mesajı karşımıza çıkar, eğer bu kayıtla devam etmek istersek Evet butonuna, yeni bir kayıt girilmesi isteniyorsa Hayır butonuna basarak işleme devem edilir. 3
-Hasta kayıtlı değil ise yeni kayıt girmemiz gerekir. Yeni kayıt ekranı aşağıdaki gibidir. Yeni kayıt eklemek istediğimizde ekrandan Yeni Kayıt butonuna bastığımızda, ilgili personel kayıtları doldurup Kaydet butonuna basarak işlem tamamlanır. TC kimlik no su girilip Mernis tıklandığında kimlik ve adres bilgileri otomatik olarak Mernisten gelir, otomatik dolmayan bilgilerin manuel olarak mutlaka doldurulması gerekmektedir. Mernisten gelen adres bilgisi hastaya sorularak doğrulanmalı, doğru değilse Ģu an burada ikamet etmiyor butonuna iģaret konulmalı ve iletiģim aktif bölümüne giriģ yapılmalıdır. (KiĢiden mernisteki adres bilgisini düzeltmesi istenmelidir) ÇalıĢıyorsa iģ adresi mutlaka girilmeli, hasta geçici olarak bir yakınında kalıyorsa yakınının adresi de mutlaka girilmelidir. 4
- Göster butonuna bastığımızda veya kayıtlı hastanın üzerine gelip çift bastığımızda kayıtlı hastanın bütün genel bilgileri karşımıza çıkacaktır. TC kimlik numarasını girdikten sonra kayıtlı hastanın Kayıt Tarihi, Protokol No, TC Kimlik No, Ad Soyad ve diğer bilgileri çıkar. 5
-Eğer kayıtlı hastayı detaylı arama yapmak istersek detaylı aramaya bastığımız zaman aşağıdaki gibi arama yapabiliriz. 6
2.3- VSD Modülü: Kayıt Modülünde kaydettiğimiz hastalar bu modülde gelir. VSD hekimlerinin kullanacağı modüldür. Hekim bu ekrandan kayıtlı hastaların genel bilgilerini görebilir. 7
-Göster butonuna bastığımızda ekranda muayene ve tetkik kısımları yetkili kişi tarafından doldurulur. Muayene kısmındaki ilgili yerler aģağıdaki ekrandaki gibi görünmektedir: Hastanın muayene durumundaki gerekli bilgileri yetkili kişi tarafından doldurulup kaydedilir. - ÖzgeçmiĢ basıp ekle butonuna bastığımızda karşımıza çıkan ekranda yetkili personel gerekli kısımları doldurup Kaydet butonuna basar. 8
-Soy geçmiģe bastığımızda yakınlarından TB veya ÇİD var mı? Seçeneklerinden birine basılır. -Soy geçmiģe bastığımızda yakınlık derecesi olan biri varsa yakınlık derecesi, yıl, ÇİD-TB durumu var mı? Yok mu?, tedavi sonucu ekrandan girilip Ekle butonuna basılır ve Kaydet butonuna basılıp kaydedilir. -Sosyoekonomik Bilgilere bastığımızda karşımıza çıkan ekranda Ekle butonuna bastığımızda Sosyoekonomik Durum ekranı ilgili yerler doldurulur ve Kaydet butonuna basılır. ÇalıĢtığı sektörler bölümünde birden fazla seçenek iģaretlenebilir. 9
-Çevresel Bilgiler e bastığımızda karşımıza çıkan ekranda Ekle butonuna tıkladığımızda Çevresel Bilgiler ekranında ilgili yerler doldurulup Kaydet butonuna basılır. -Semptomlar a bastığımızda karşımıza çıkan ekranda Ekle butonuna tıkladığımızda Semptom ekranında ilgili yerler doldurulup Kaydet butonuna basılır. 10
-Fizik Muayene ye bastığımızda karşımıza çıkan ekranda Ekle butonuna tıkladığımızda Fizik Muayene ekranında ilgili yerler doldurulup Kaydet butonuna basılır. -Fiziksel Bilgiler e bastığımızda karşımıza çıkan ekranda Ekle butonuna tıkladığımızda Fiziksel Bilgiler ekranında ilgili yerler doldurulup Kaydet butonuna basılır. 11
-Hastalığın Yeri ne bastığımızda karşımıza çıkan ekranda Ekle butonuna tıkladığımızda Hastalığın Yeri ekranında ilgili yerler doldurulup Kaydet butonuna basılır. -Tanı ya bastığımızda karşımıza çıkan ekranda daha önceki tanısı varsa aşağıdaki ekrandaki gibi görünür. 12
-Daha önce tanı yoksa Ekle butonuna bastığımızda Tanı ekranında tarih, kim yetkili ise onun ismi, tanı indikatörü, ÇİD-TB durumu ekrandaki şekilde eklenip, Kaydet butonuna basılır. - Hasta yatış bilgileri hastaneye yatış yaptığında hastane bildirim görevlisi ya da hastanedeki sorumlu hekim tarafından girilir. Hastanede yattığı sırada yapılan tetkikler de aynı şekilde programa işlenir. Yatış bilgileri hastaneden girilmemişse VSD hekimi de epikriz vb. bilgilerine göre girebilir. Diyetisyen, sosyal çalışmacı ve psikolog/psikiyatr konsültasyonu yapılmışsa bunların yapıldığı tarih işlenir. 13
-Kaydettikten sonra aşağıdaki ekranda göründüğü gibi kurum, giriş-çıkış tarihleri ve yatış nedeni aşağıdaki gibi görünür. - Hastanın tedavisi sonuçlandığında aşağıdaki ekrandaki gibi sonuç girilir. 14
-Olgu Tanımı na bastığımızda karşımıza çıkan ekranda Olgu Tanımı seçeneklerinden uygun olan seçilip Kaydet butonuna basılır. Aynı kiģi aynı yıl içerisinde Yeni olgu olarak tekrar kaydedilemez. Farklı olgu tanımı ile birden fazla kayıt olabilir. 15
-Nakil/Sevk Liste ye bastığımızda karşımıza çıkan ekranda Ekle butonuna tıkladığımızda Nakil ve Sevk Liste ekranında ilgili yerler doldurulup Kaydet butonuna basılır. Hasta baģka bir VSD ye gönderilmiģ ise Nakil, hastaneye gönderilmiģ ise Sevk butonu seçilmelidir. Tetkik kısmında aģağıdaki ekranlardaki bilgiler bulunmaktadır: Burada yetkili kişi muayene sonrasında laboratuvarda yapılması gereken işlemleri girecek. -Radyoloji: Bu kısımda yetkili kişiler tarafından radyoloji istem ve sonuç bilgileri girilir. Kontrollerde radyolojik değişimin var ya da yok oluşuna göre aşağıdaki ekrandaki gibi basıp Kaydet butonuna basarak kaydedilir. 16
-Radyoloji sonuç ekranı aşağıdaki ekrandaki gibi bulgular ve açıklama girilip kaydedilir. 17
-Bakteriyoloji: Yetkili kişi tarafından klinik örnek tipi, ilgili laboratuar, tarih seçilip Kaydet butonu ile kaydedilir. -Bakteriyoloji Sonuç ekranına geldiğimizde aşağıdaki şekilde yetkili kişi giriş yaparak kaydeder. ĠĢlem tarihi girildikten sonra 3 gün içinde Yayma sonucu girilmezse; kültür ekim tarihinden 6 hafta sonra kültür sonucu girilmezse ve kültür pozitif sonucu iģlendikten 6 hafta sonra ĠDT sonucu girilmezse sistem uyarı verecektir. 18
-Moleküler Test: Tetkikde moleküler test yapılacağı zaman test türü, ilgili laboratuar aşağıdaki gibi seçilir ve Kaydet butonuna basılır. -Moleküler Test sonucu aşağıdaki ekrandaki örnek gibi seçilip kaydedilir. -Histopatoloji: Yetkili kişi ilgili laboratuvarı listeden aşağıdaki şekilde seçip Kaydet butonuna basıp kaydeder. 19
-Sonuç butonuna basıldığında tarih, işlemi yapan doktor, incelenen doktor, sonuç var mı yok mu ve açıklama aşağıdaki gösterildiği şekilde girilir. -TDT: Tetkikde TDT yapılması gereken hasta için yetkili kişi tarafından aşağıdaki ekranda bulunan örnekteki gibi ilgili laboratuar listeden seçilip Kaydet butonuna basılıp kaydedilir. -TDT: Tetkik bölümünde TDT yapılması gereken hasta için yetkili kişi tarafından aşağıdaki ekranda bulunan örnekteki gibi ilgili kurum listeden seçilip Kaydet butonuna basılıp kaydedilir. 20
-TDT sonucu Sonuç butonuna tıklayarak aşağıdaki ekranda olduğu gibi yetkili kişi ilgili yerleri doldurur ve kaydeder. - Kaydedilen VSD işlemi bittiğinde aşağıdaki ekran karşımıza çıkacaktır. 21
2.4- Bildirim Modülü: Doğrudan bildirim formu girişi yapılan modüldür. -Eğer daha önce bildirim yapılmamışsa Yeni Bildirim butonuna basarak yeni bildirim oluştururuz. Bilgiler doldurulduktan sonra Bildirim Formu yazdır butonuna basılarak Form 014 yazdırılır, bir nüshası kurumda saklanır, bir nüshası Ġl Sağlık Müdürlüğüne gönderilir. Bildirim modülüne kaydedilen hastalar için ilgili illerin (KiĢinin adres bilgilerindeki iller ve kurumun bulunduğu il) BulaĢıcı Hastalıklar ġube Müdürlüğüne uyarı gider (ĠĢ listesine). 22
-Eğer daha önce bildirim yapılmışsa ekranda hastanın bildirimini aşağıdaki gibi görebiliriz. 2.5- TB Hasta Modülü: Burada bütün TB hastalarını görmek mümkündür. VSD ye kayıt edilen hastalardan TB tanısı konanlar bu modüle aktarılır. TB li hastaların kayıtlı olduğu hasta bilgilerinden herhangi birini girerek yetkili kişi hastanın bilgilerini aşağıdaki ekran gibi görebilir. Yetkili sadece kapalı kayıtları isterse, VSD modülünde girilen hasta kaydını görmek isterse ya da hasta kimlik bilgilerini girmek isterse aşağıdaki ekranda gösterildiği gibi seçilir. 23
2.6- ÇĠD-TB Hasta Modülü: Hasta modülündeki hastalardan ÇİD-TB olduğu tespit edilenler (H ve R direnci) bu modüle aktarılır. Hasta bilgilerinden herhangi birini girerek yetkili kişi hastanın bilgilerini aşağıdaki ekran gibi görebilir. 2.7- Tetkik Modülü: Ara butonuna bastığımızda ekranda tetkik yapılacak hastaların listesi görülür. 24
2.8- Tedavi Modülü: DGT uygulanan hastalar için gözetmenlerin ve ilaç verilme işleminin takip edildiği modüldür. Aşağıdaki ekranda gösterilen butonlara basıldığında açıklandığı üzere; gözetmen tanımlama, gözetmen atama, tedavi şeması, tedavi takip ve hasta ara ekranları anlatılmaktadır. - Gözetmen Tanımlama ya bastığımızda Gözetmen Listesi aşağıdaki ekran karşımıza çıkacak, aşağıdaki örnekte olduğu gibi eski gözetmen kayıtlı ise Ara butonu ile aranır ve aşağıdaki şekilde karşımıza çıkar. 25
-Eğer yeni gözetmen eklemek istiyorsak; yukarıdaki ekrandan Ekle butonuna basarak aşağıdaki ekranda gözetmen hakkındaki bilgiler doldurularak Kaydet butonuna basılıp gözetmen kaydedilir. 26
-Daha sonra Hasta Ara Butonundan kayıtlı hasta yada hastaların listesini aşağıda ekranda anlatıldığı gibi seçiyoruz. -Daha sonra Gözetmen Atama butonundan Hasta Gözetmen Listesi Ekranından varolan gözetmen varsa değiştirip güncelleme yapıyoruz yoksa Ekle butonuna basarak gözetmen ataması yapabiliyoruz ve Kaydet butonuna basarak çıkıyoruz. 27
-Aşağıdaki ekrandaki örnekte olduğu gibi yetkili kişi ilgili bilgileri girerek Kaydet butonuna basarak kaydedilir. -Daha sonra Tedavi ġeması na bastığımızda Hasta Tedavi Tanım ekranından hangi tarihlerde gözetmenlik yapılacağını, Tedavi şema dan Minör ya da Major hangisi seçilirse ona göre ilaç kullanımı seçeceğimizi ekleyip kaydederiz. 28
-Daha sonra Tedavi Takibe basarak Hasta Tedavi İlaç Listesinden Takip ederek yetkili kişi ilacın alınıp alınmadığına dair takipte bulunur. 2.9- Temaslı Modülü: Tüberküloz tanısı konmuş hastanın temaslı işlemlerinin yapıldığı alt modüldür. Temaslı Göster butonuna bastığımızda VSD ekranında kaydı yapılmış temaslı hastanın bilgileri gelir. 29
2.10- Koruma Modülü: Koruma tedavisi uygulanan kişilerin işlemlerinin yapıldığı ve izlendiği alt modüldür. Ekranda göründüğü gibi kimlik no, ad, soyad ile koruma listesinden arama yapabilir ve korumayı bir alttaki ekranda görebiliriz. -Koruma ekranı ekrandaki örnekte olduğu gibi şekilde görülür. Kimlik bilgileri ve işlemler buradan yapılır ve kaydedilir. 30
2.11- TDT Modülü: TDT yapılan kişilerin kayıt edildiği ve izlendiği modüldür. -Yeni eklemek istediğimizde yukarıdaki ekranda bulunan Yeni butonuna basıp aşağıdaki ekranda gelen kimlik bilgileri ve iletişim bilgileri ilgili kişi tarafından doldurulup kaydedilir. 31
2.12- BCG Modülü: BCG aşı takibinin yapıldığı modüldür. Kimlik bilgileri ve iletişim bilgileri girilir. Bir alttaki ekranda da BCG bilgileri girilen ekrandır. -BCG bilgileri butonuna bastığımızda sayfada bulunan Ekle butonuna basarak BCG Tanımlama ekranından tarih,işlemi yapan personel, işlemi yapan kurum ve seri no girilip Tamam butonuna bastıktan sonra kaydederiz. 32
33
2.13- Mobil Tarama Modülü: Mobil tarama işlemlerinin girildiği ve izlendiği modüldür. 4 tane alt modül bulunmaktadır; ekip, tarama planı, tarama ve masraf bulunmaktadır. Ekip modülü ekranı: Tarama Planı ekranı: Yeni tarama yapmak için Yeni butonu kullanılır; burada ekip, yıl, il, ilçe, kurum ve hedef kitle gibi kısımlar doldurulup kaydedilir. Taramayı görme ve düzeltme butonu Gör/Düzenle butonudur ve silme Sil butonudur. 34
Tarama: Ekranda anlatıldığı gibi gerekli kısımlar doldurulup ekranda girilip kaydedilir ve listeli biçimde ekranda çıkar. Masraf: Ekranda anlatıldığı gibi gerekli yerler doldurulup kaydedilir. Yeni maliyet girmek için Yeni butonuna basılır. Önceden maliyet varsa Göster butonuna basılır. Sil silme butonudur. 35
2.14- Ġlaç-Malzeme-DemirbaĢ Modülü: MKYS ile entegre tüm stok, demirbaş hareketlerinin girildiği ve izlendiği modülüdür. Bu modülde Stok Kullanıcı Girişi ekranda göründüğü şekilde doldurulup modülün alt birimlerine geçilir. 2.14.1-Stok-Hizmet: 36
2.14.2-Depo: 2.14.3-Talep: 37
2.14.4-Stok Hareket: 2.14.5-Muayene Komisyon: 38
2.14.6-Stok Kullanıcı: 39
2.15- Ġstatistik Modülü: İstatistik raporlarının, kayıt defterlerinin ve kullanıcıya özgü raporların tasarlandığı ve alındığı modüldür. Ekrandaki örnekte bulunan dispanser listesinin rapor ön izleme ekranıdır. 40
2.16- ĠĢ Listesi: Bu modülde iş verilen kişi listesi ve iş listesini görmek için ĠĢleme Git butonuna basarak Seçili Hasta Bilgileri sayfasını görmek mümkündür. 41
2.17- DGT Takip Modülü: DGT uygulanan hastaların günlük ilaç verilme işleminin yapıldığı alt modüldür. Ekranda görüldüğü gibi kimlik no girilince ekranda seçili hasta gelir ve ilaç alınıp alınmadığına dair Ġlaç Alındı ve Ġlaç Alınmadı butonlarında basılarak işaretleme yapılır. 42