abstractmodule Bildiri Özeti (Abstract) Yönetim Sistemi

abstractmodule Bildiri Özeti (Abstract) Yönetim Sistemi 2009 Minduce TM

çindekiler I. ABSTRACTMODULE NED R? 1 I.1 TANIM VE TEMEL ÖZELL KLER 1 I.2 AVANTAJLARI 1 II. YETK LER 2 III. S STEME KAYIT VE G R 3 IV. B LD R ÖZET OLU TURMA, B L MSEL KURULA GÖNDERME, ZLEME 3 IV.1 B LD R ÖZET OLU TURMA 4 IV.2 B LD R Y KOM TEYE GÖNDERME 13 IV.3 B LD R LER ZLEME 15 V. HAKEM LEMLER 17 V.1 YEN GELEN B LD R LER GÖRME VE DE ERLEND RME 18 V.2 B LD R LER OFFL NE ZLEME 20 V.3 DE ERLEND R LM B LD R ÖZETLER N L STELEME 21 VI. BA HAKEM LEMLER 21 VI.1 UYGULAMADAK MET NLER N ÖZELLE T R LMES 21 VI.1.1 Giri Metni 21 VI.1.2 Sisteme Giri Yap ld ktan Sonraki Ho geldin Metni 22 VI.1.3 Bildiri Özeti Gönderiminden Önce K sa Bilgi 22 VI.1.4 Özet Toplanmas Bitti inde Belirecek Uyar Metni 23 VI.2 KULLANICI LEMLER 23 VI.2.1 Kullan c Listesine Göz Atma ve Statüsünü De i tirme (Hakem Atama ve De i tirme) 23 VI.2.2 Kullan c Bilgilerini De i tirme ve Hesab na Bo Bildiri Ekleme 25 VI.2.3 Kullan c Bulma 26 VI.3 B LD R LEMLER 26 VI.3.1 Bilimsel Komiteye Gelen Bildirileri Listeleme ve Hakemlere Gönderme 26 VI.3.2 De erlendirme A amas nda Olan Bildiri Özetleri 27 VI.3.3 De erlendirmesi Biten Bildiri Özetleri27 VI.3.4 Bildirileri Kabul Etme, Reddetme veya Yeniden De erlendirmeye Sokma 27 VI.3.5 Hatal Bildiriler 28 VI.3.6 Bildiriler Üzerinde Arama Yapma 28 VI.4 RAPORLAR 28 VI.4.1 Ba l k, Yazar ve Kurum Ad na Göre Rapor 29 VI.4.2 leti im Bilgilerini çeren Özet Raporu 29 VI.4.3 Bütün Ba l klar Raporu 29 VI.5 PUAN L STELER 29 VI.5.1 Hakem Puanlar na Toplu Bak 29 VI.5.2 Aç klamal Puan Listesi 29 VI.5.3 Hakem Puanlar 30 VII. ANKET LEMLER 30 VII.1 ANKET SORUSU G RME VE DE T RME 30 VII.2 ANKET STAT ST KLER N ZLEME 32 VII.3 DETAYLI ANKET SONUÇLARI 32 VIII. S STEM GER BESLEMELER 33 2009 Minduce TM

Bu belgedeki bilgiler, ekiller ve program i levi önceden haber verilmeksizin de i tirilebilir. Tersi belirtilmedikçe, burada örnek olarak ad geçen ki iler, adresler, kurumlar, kurulu lar, bildiri ba l klar ve içerikleri ile de erlendirmeler kurgusald r ve hiçbir gerçek ki i, kurum, kurulu, bilimsel çal ma ve olayla ilgili olarak kullan lmalar veya böyle bir sonuç ç kar lmas amaçlanmam t r. lgili tüm telif haklar yasalar na uymak okuyucunun sorumlulu undad r. Telif hakk kapsam ndaki haklara hiçbir s n rlama getirmeksizin, bu belgenin hiçbir bölümü, Minduce Bilgi leti im Teknolojileri Ltd nin izni al nmadan yeniden üretilemez. Burada sözü edilen gerçek irket ve ürün adlar, ilgili firmalar n ticari markalar olabilir. Bu belgeyi Adobe Acrobat Reader elektronik biçiminde temin etmek için me@minduce.com adresine e-posta gönderiniz. Copyright 2009 Minduce Bilgi leti im Teknolojileri, Dan manl k Hiz. ve D Tic. Ltd. ti. www.minduce.com stanbul 2009 Minduce TM

I. abstractmodule Nedir? I.1 Tan m ve Temel Özellikler abstractmodule temel olarak, (i) bildiri özetlerinin (abstract) olu turulup ba hakeme iletilmesini sa layan, (ii) bunlar n belirlenen hakemlerce de erlendirilmesine olanak tan yan, (iii) tüm i lemlerin yazarlar taraf ndan izlenebildi i, bir internet uygulamas d r. lemlerin kullan c dostu ve kolay anla l r ekranlar arac l ile yap lmas, bugüne dek binlerce bildiri özetinin k sa sürede, sorunsuz ve kolay bir ekilde toplanmas n, de erlendirilmesini ve bildiri kitapç n n k sa sürede haz rlanmas n olanakl k lm t r. lemlere, ifre korumal alana tek bir noktadan giri yap larak ba lan r. Önceden belirlenen yetkiler, kullan c lar n neler yapabilece ini s n rlar ve menüyü özelle tirerek kullan c ya sunar. Kullan c gruplar hiyerar ik olarak u ekildedir: a. Kullan c (kongre, organizasyon vs. kat l mc s, yazar) b. Hakem c. Ba hakem d. Kongre yöneticisi (organizasyon firmas ) e. Uygulama yöneticisi (Minduce ) Her grup, bir alt grubun yetkilerini de kapsar. Örnek olarak Hakem in bildiri de erlendirme yetkisi varken, normal bir kullan c gibi bildiri özetlerini de gönderebilir. Bildiri de erlendirme yetkisi sadece bildirinin gönderildi i hakem(ler)dedir. Bunun d nda sistem kimsenin bildiriyi de erlendirmesine olanak vermeyecektir. Bildiriler seçimli olarak Türkçe, ngilizce ya da her iki dilde toplanabilir. Türkçe girilen bir özetin ngilizcesinin de girilmesi zorunlu hale getirilebilir. Bunun d nda özetler belirlenmi konu gruplar alt nda da toplanabilir. Ba hakem yetkisindeki kullan c, gruplar belirleme, de i tirme ve silme hakk nda sahiptir (bkz. II. Yetkiler) I.2 Avantajlar Bildiri özetlerinin online formlar sayesinde olu turulmas, hakemlere ula mas ve de erlendirilmesi imdiye dek e i görülmemi bir biçimde süreci h zland r r ve zaman kazand r r. Tüm özetler genel ablon ve biçime sad k kalarak, yaz m kurallar na tam uyumluluk sa lar. Özetler ve kullan c lar alanlar nda arama yapabilme ve bilgileri görüntüleyebilme olana, organizasyon yetkililerine tam hakimiyet sa lar. Toplama ve de erlendirme süreci sonunda Bildiri Özeti Kitab an nda sistem taraf ndan olu turulabilir. Postada kaybolma, bozuk disket, e-mail ile ula amama gibi sorunlar n ortadan kalkmas ndan ba ka, di er tüm bu medyalardan çok daha güvenli bir ekilde bilgiyi ve gizlili ini korur. 2009 Minduce TM 1

II. Yetkiler Kullan c gruplar n n yapabilece i i lemler, a a daki listeden seçilmi tir: Normal kullan c (yazar) : 1, 2 Hakem : 1, 2, 3, 4, 11 Ba hakem : 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17 Kongre Yöneticisi : 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18 Uygulama yöneticisi : 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19, 20, 21 1. Bildiri özeti olu turma, düzeltme ve Bilimsel Kurula gönderme 2. Bildirilerin de erlendirme sürecini ve hakem puanlar n takip edebilme 3. Yeni gelen bildiriler listesi 4. Bildiri de erlendirme 5. Kullan c i lemleri (kullan c bulma ve listeleme, bilgilerini görebilme) 6. Kullan c lardan hakem belirleyebilme 7. Gelen bildirileri hakemlere gönderebilme 8. De erlendirilen ve de erlendirmede olan bildiriler listesi 9. De erlendirilmesi bitmi puan aç klamal bildiriler listesi 10. De erlendirilmesi bitmi bildirileri kabul etme ya da reddetme, yeniden de erlendirmeye gönderebilme. 11. Bildirileri offline izleme (yaz c ç kt s yada MS Word doküman için) 12. abstractmodule ekran ndaki kongre metinlerini düzenleyebilme 13. Bildiri gruplar olu turma, de i tirme 14. Bildiri bulma fonksiyonu 15. Ayr nt l bildiri liste raporlar 16. Aç klamal puan listeleri 17. Anket ekleme, soru ve istatistikleri izleme 18. Kongreye özel i lemler ve raporlar bölümü. 19. Ba hakem, kongre yöneticisi belirleme. 20. Kongre dilini, bir bildirinin gidece i hakem say s n, özet kabulü için son kabul tarihini (deadline) belirleme. Özetlerin gruplar alt nda toplan p toplanmayaca n belirleme. Sistemi ask ya alabilme. 21. Kullan c (yazar) lara bildiri statülerine göre özelle tirilmi e-posta mesajlar gönderebilme. 2009 Minduce TM 2

III. Sisteme Kay t ve Giri ekil 1: Sisteme giri ve kay t formu. Sisteme ilk kez giriliyorsa, Yeni Kullan c seçene ini izlenerek kay t i lemi tamamlanmal d r ( ekil 1). Bu i lem yakla k 1,5 dakika alacakt r. Kullan c n n belirledi i kullan c ad ve parola sistem taraf ndan kaydedilecek, ileride tüm giri lerde kullan c dan bunu girmesi istenecektir. Form alanlar, bilgilerin eksik ve yanl doldurulmas na kar korunmu tur. Kay t i lemi tamamland ktan sonra abstractmodule uygulamas kullan lmaya haz rd r. IV. Bildiri Özeti Olu turma, Bilimsel Kurula Gönderme, zleme abstractmodule uygulamas, bildiri özetlerinin kurallara uygun olarak internet üzerinde olu turulmas na, gerekti inde resim ve tablo eklenmesine olanak tan r. Bildiri özeti bilimsel kurula gönderilmeden önce üzerinde istenildi i kadar de i iklik yap labilir. (Burada kullan c, özeti uzaktaki bir bilgisayara kaydetti ini dü ünmelidir). 2009 Minduce TM 3

Kaydedilen, fakat bilimsel kurula iletilmeyen bildiriler, ba hakem taraf ndan görülemez ve de erlendirmek üzere hakemlere gönderilemez. Gönderilmesi unutulan özetler için sistem taraf ndan uyar mesaj at lacakt r. Özetlerin son durumu da gene bu ekrandan takip edilebilir. Puanlama sürecinde hakemlerden al nan puanlar ayr nt l olarak görülebilir. (Hakemlerin isimleri görünmeyecektir. Benzer ekilde hakemler de yazar ve kurum bilgilerini göremeyeceklerdir) IV.1 Bildiri Özeti Olu turma ekil 2: Kullan c menüsü. Yazarlar için menüde 6 adet seçenek bulunur ( ekil 2). Giri seçene i ho geldin sayfas na dönü içindir. Bu sayfada yer alan giri metni, Kongre Yöneticisi taraf ndan de i tirilebilir ekildedir. Yeni Bildiri seçene i, bildiri özetini olu turacak ad mlar ba lat r. Aç lan k sa bir ön bilgiden sonra Online bildiri göndermek için t klay n z linkini t klamak gerekir. Bundan sonra ad m ad m bildiri özeti olu turulur ve kaydedilir: Ad m 1: Lütfen Bildiri Dilini Seçiniz Bu ad mda bildiri özetinin dili Türkçe ya da ngilizce olarak seçilebilir. Kongrenin türüne göre tüm özetler için ngilizce olma zorunlulu u getirilmi ise seçenekler sistem taraf ndan Türkçe+ ngilizce ve ngilizce eklinde verilecektir. Türkçe+ ngilizce seçene inde bildiri özetinin önce Türkçe si istenir, hemen ard ndan ngilizce özetin girilmesi gerekir. Aksi halde özet kaydedilmeyecektir. Bu alanda ayn zamanda sunu eklide belirtilir. Sözlü, poster vb. 2009 Minduce TM 4

Ad m 2:Kurum Bilgileri S ras ile yazarlara ait kurum bilgileri bir kere girilecek ekilde (s ras yla Üniversite, Departman, Kurum, ehir) girilmelidir. Yazar s ralamas na uygun bir ekilde yaz lmal d r. ( ekil 3) ekil 3: Yazar kurum bilgileri giri ekran. 2009 Minduce TM 5

Ad m3: Yazar Bilgileri Bildiride ad geçen yazarlar n ad (isim, göbek ad ve soyad olacak ekilde) girilmelidir. Sistem ilk yazar ve sorumlu yazar otomatik olarak bildiriyi kendi hesab ndan gönderen kullan c olarak tan mlar, fakat bu bilgi de i tirilebilir. ( ekil 4). Girilen kurum say s kadar yazar e le mesi yap lmadan sistem bir sonraki ad ma geçmeyecek ve uyar verecektir. Ayr ca isimler küçük harfle yâda tamam büyük halde yaz lsa bile sistem otomatik olarak ilk harf büyük olacak ekilde isimleri düzenler. Tüm isimler tamamland ktan sonra Kaydet ve Devam Et tu una basarak 4. ad ma geçilmelidir. ekil 4: Yazar Bilgileri Ekran 2009 Minduce TM 6

Ad m 4: Sunan Yazar leti im Ekran Bildiri ile ilgili tüm ya malar n yap ld ileti im bilgileri oldu undan do ru ve eksiksiz olarak tamamlanmal ve bir sonraki ad ma geçilmelidir. ( ekil 5) ekil 5: Sunan Yazar leti im Ekran 2009 Minduce TM 7

Ad m 5: Bildiri Ba l Bildirini ba l Sadece ilk kelimenin ilk harfi büyük olacak ekilde, sadece özel kelime ve k saltmalar n tamam büyük olacak ekilde girilmelidir. Bu kurula uygun olmayan giri lerde sistem uyar verecektir. ekil 6: Bildiri Ba l Ekran Ad m 6: Bildiri Özeti Bu alanda bildiri metni eklenmelidir. Bildiri metnini yazarken özel karakter kullanmak gerekiyorsa, metin kutucu unun üzerinde bulunanlara t klayarak metin içerisine eklenebilir. Metin kutucu u alt nda azalan say, kaç kelime daha yaz labilece ini gösterir. 2009 Minduce TM 8

ekil 7: Bildiri Özet Ekran Ad m 7: Anahtar Kelimeler Bu alanda bildiriye ait anahtar kelimeler alfabetik s rayla ve aralar na virgül konularak eklenir. 2009 Minduce TM 9

ekil 8: Anahtar Kelime Ekran Ad m 8: Resim ve Tablo Yükleme Ekran Bildiri ile ilgili tüm resim ve tablolar bu alandan yüklenir. Varsa limit belirlenir. Resim ekle veya de i tir: Bildiri özeti resim dosyas içeriyorsa, bu bölümden eklenebilir. Ekranda Gözat (Browse) tu una basarak resim dosyas bilgisayardan seçilmelidir. Daha sonra resmin ad ve aç klamas girilerek Upload tu una bas lmal d r. Bu esnada dosya kullan c bilgisayar ndan internete aktar laca ndan resmin boyutuna göre i lem birkaç dakika alabilir. Sonuçta özete eklenen tüm resimler bir liste halinde görülecektir. Gönderilen resimler GIF, JPEG ve BMP biçimlerinde olmal d r. Tablo ekle veya de i tir: lk olarak özete eklenecek tablonun sat r ve sütun say lar istenecektir. Devam tu u ile olu turulan tablonun doldurulabilir ekran na ula lacakt r. Hücrelere gereken bilgiler ve tablonun ad girildikten sonra Kaydet tu u ile tablo kaydedilmelidir. Bundan sonra beliren ekranda de i iklik yapma ve tabloyu silme seçenekleri ile eklenen di er tablolar n listesi görünecektir. ekil 9: Resim- Tablo yükle Ekran 2009 Minduce TM 10

Ad m 9: Önizle ve Bilim Kurulu na Not Bu a amada kaydedilen bildiri özeti önizleme yap larak muhtemel hatalar kontrol edilir ve gerekli düzeltmeler yap l r. Ayr ca bilimsel kurula iletilmek isten notlar varsa bu alanda kaydedilerek sonraki a amaya geçilir. ekil 10: Önizleme ekran 2009 Minduce TM 11

Ad m 10: Bilim Kuruluna Gönder Ekran lemlerin tamamland sonuç ekran d r. Bu ekranda bildiri özetine bir referans numaras (AbsRef) verildi i görülecektir ( ekil 11). Bu, yaz malarda ve yard m al rken kullan lacak olan sistem taraf ndan verilen tekil (benzersiz/unique) bir numarad r. ekil 11. Bilim kuruluna gönder ekran Ekranda görülen di er seçeneklerin i levleri ise a a da aç klanm t r: Bilim kuruluna gönder: Bildiri özetinde herhangi bir eklenti ve de i ikli e gerek duyulmuyorsa, de erlendirilmek üzere Bilimsel Kurul a buradan hemen gönderilebilir. Özet, Bilimsel Kurul a dilendi i zaman iletilebilir. Buna Bildirilerim seçene inden kolayl kla ula labilecektir. Önemli olan, Bilimsel Kurul a iletilen özetler üzerinde de i iklik yapma hakk n n yitirilece inin bilinmesidir. Bu bildiriyi önizle: Bildiri özetini biçimsel kurallara uygun ekilde ekranda gösterir. Bildiri üzerinde de i iklik/ekleme yap: Özet metin, ba l k, yazalar vb. gibi metin olarak girilen tüm alanlar tek bir formda görünür ve de i tirilebilir ekildedir. Bilimsel Kurul a gönderilmeden önce bu alanda istenildi i kadar de i iklik yap labilir. Bildiriyi tümüyle sil: Bildiri özeti tümüyle bu bölümden silinebilecektir. 2009 Minduce TM 12

IV.2 Bildiriyi Komiteye Gönderme Bildiri özeti, yukar da anlat lan yönergelere göre olu turulduktan sonra de erlendirilmek üzere komiteye iletilmelidir. Unutulmamal d r ki, komiteye gönderilmeyen bildiriler de erlendirmeye al nmaz. Ekran n sol taraf nda yer alan menüde Bildirilerim ba l alt nda olu turulan tüm bildirilerin listesine ula mak ve durumlar (statüleri) hakk nda bilgi almak mümkündür. Komiteye gönderilmeyen özetlerin statüsünde gönderinin yap lmad ve bunu gerçekle tirecek seçim hemen göze çarpacakt r ( ekil 12-a). Örnekte 0084 referans numaral (AbsRef) bildiri özeti bilimsel komiteye gönderilecektir. Seçimin t klanmas ( ekil 12-b) ile bildiri özeti olu turma a amalar n n sonuç ekran belirecektir ( ekil 12-c). 2009 Minduce TM 13

ekil 12: Bildiri özeti üzerinde yap labilecek i lemler. (A) Bilimsel kurula gönderilmek üzere seçimin t klanmas (B) ve sonuç ekran n n belirmesi (C). lemden sonra özetin statüsü, Ba Hakemde olarak görünecektir ( ekil 13). ekil 13: Bilim Kuruluna (Ba Hakeme) gönderilen bildiri özetinin yeni statüsü. 2009 Minduce TM 14

IV.3 Bildirileri zleme Bilimsel Kurula gönderilen özetlerin son durumu Bildirilerim seçene inden her zaman izlenebilir. Örnekteki bildiri özeti Ba Hakem taraf ndan hakemlere da t ld anda statü Hakemlerde eklinde de i mi tir ve tüm hakemler de erlendirmelerini bitirene dek bu ekilde kalacakt r ( ekil 9). ekil 14: De erlendirme sürecindeki bildirinin statüsü. Puanlaman n tüm hakemler taraf ndan yap lmas ile birlikte özetin statüsü sistem taraf ndan Puanland ya çevrilecektir. ekil 15: De erlendirmesi biten bildiri özetinin görünümü. Puanlamalar bittikten sonra bildiri özetleri son kez ba hakem taraf ndan de erlendirmeye al n r ve gerekirse yeniden hakemlere gönderilebilir; kabul edebilir ya da reddedilebilir. Ba hakem bu s rada ilgili özetin ald toplam puan görecektir. Bu son de erlendirmeden sonra kullan c bildirinin kabul ya da ret edildi ini gene buradan takip edebilecektir ( ekil 16). Bu esnada hakemlerden al nan puanlar da görülebilecektir. Hakemlerin isimleri yazara gösterilmez. ekil 16 daki örnek bildiriler iki hakem taraf ndan de erlendirilmi tir. 2009 Minduce TM 15

ekil 16: Ba hakem taraf ndan son karar verilen bildiri özetinin görünümü. Burada hakem puanlar da görülebilecektir. Ayr ca istatiksel grafik görüntüde elde edilir. 2009 Minduce TM 16

V. Hakem lemleri Bildiri özetlerinin de erlendirilmesi ancak Bilimsel Kurul taraf ndan hakem olarak atanan kullan c lar taraf ndan yap labilmektedir (bkz. VI. Ba Hakem lemleri). Hakemin görevi kendisine gönderilen bildiri özetini okumak ve 1 ile 10 aras ndan bir puanlama yaparak Bilimsel Kurula geri göndermektir. Bu i lemlerin yap lmas n sa layan Hakem giri ekran ekil 17 de görüldü ü gibidir. ekil 17: Hakem menüsü. 2009 Minduce TM 17

V.1 Yeni Gelen Bildirileri Görme ve De erlendirme Yeni Gelen Bildiriler seçene i ile hakem, kendisine iletilen tüm bildirilerin bir listesini görecektir ( ekil 18). Örnekte sadece bir bildiri gösterilmi tir. Listede bildiri özetinin referans numaras na (AbsRef) t klanarak özetin tamam okunabilecektir. De erlendirmek ise oldukça basittir. Önce listeden verilmek istenen puan seçilmeli ve Devam tu una bas lmal d r. ekil 18: Hakem taraf ndan bildirinin puanlanmas. Ard ndan iste e ba l olarak yorum girilebilir ( ekil 19). E er verilen puan 5 ve 5 in alt nda ise aç klama girmek zorunludur. 2009 Minduce TM 18

ekil 19: Puanlamayla birlikte yorum girilebilir. ekil 20: De erlendirme tamamlanmadan önce son kontrol ekran ekil 21: De erlendirme i lemi tamamlanan bildiri. 2009 Minduce TM 19

Gönder tu una bas lmas ile bildiri de erlendirilmi olur.( ekil 21) Özetin yaz c ç kt s n al p daha geni zamanda okuyarak, sonradan da de erlendirilmesi mümkündür. Bunun için Menüden Bildirileri Offline zleme seçene i kullan labilir. V.2 Bildirileri Offline zleme Bu seçenekle giri yapan hakeme gönderilen tüm bildirilerin listesi görünecektir. Daha sonra ba l klar n yan nda yer alan seçim kutucuklar ile offline (çevrim d ) olarak izlenmek istenen özetler seçilmeli ve Olu tur tu una bas lmal d r ( ekil 22). ekil 22: Offline izlenecek bildiri özetleri bu listeden seçilmelidir. Sonuç olarak olu turulan özetlerin görünümü ekil 23 dakine benzer ekildedir. Ekran n Print seçene i ile yaz c ç kt s al nabilece i gibi kopyaland ktan sonra MS Word benzeri bir kelime i lemci program na da yap t r labilir. Bu sayede özetler okunurken internete ba l kalma zorunlulu u ortadan kalkacakt r. ekil 23: Offline gösterim için olu turulan ekran ç kt s. 2009 Minduce TM 20

V.3 De erlendirilmi Bildiri Özetlerini Listeleme De erlendirilmesi yap lm bildirilerin listesi De erlendirilmi Bildiriler seçene i ile al nabilir ( ekil 24). Burada özetin ba l ve verilen puan görüntülenecektir. Örnek gösterim a a daki gibidir: ekil 24: Hakemler taraf ndan puanlanmas bitmi bildiri özetlerinin görünümü. VI. Ba Hakem lemleri Ba hakem, yazarlar n tüm yetkilerine ek olarak Yetkiler k sm nda belirtilen i lemleri yerine getirebilir. Bu i lemler genel olarak hakemlerin belirlenmesi, özetlerin hakemlere gönderilmesi ve izlenmesi ile çe itli rapor ç kt lar n n al nmas olarak özetlenebilir. lgili i lem menüsü, ba hakemin sisteme girmesi ile ek i lemler yapabilecek ekilde belirecektir. Ba hakem i lem menüleri, sistemde ngilizce olarak yer alm t r. VI.1 Uygulamadaki Metinlerin Özelle tirilmesi Genel Bilgiler ba l alt nda yer alan Kongre Bilgileri seçimi, kullan c lar n sistemi kullan rken kar la t klar metinleri de i tirip özelle tirebilmelerini sa lar. De i ikliklerin yap labilece i seçimler u ekildedir. VI.1.1 Giri Metni Entrance Text seçimi ile sistemin aç l metni de i tirilebilir ( ekil 25). Genel tercih, bu bölüme ilgili organizasyonun davet yaz s n n konmas d r. 2009 Minduce TM 21

ekil25: Uygulama giri metninin ba hakem taraf ndan de i tirilmesi. VI.1.2 Sisteme Giri Yap ld ktan Sonraki Ho geldin Metni Kullan c n n sisteme girmesinden sonra standart olarak beliren Ho geldiniz yaz s alt nda beliren metin de Logged Entrance Text seçimi ile de i tirilebilir durumdad r. Burada, sistemin yetenekleri ile ilgili k sa bir bilgi verilebilmektedir. VI.1.3 Bildiri Özeti Gönderiminden Önce K sa Bilgi Kullan c (yazar) n yeni özet olu turmak üzere Yeni Bildiri linkini t klamas ile beliren kapak metni de Abstract Submission Instructions Text ten gidilerek de i tirilebilir. 2009 Minduce TM 22

VI.1.4 Özet Toplanmas Bitti inde Belirecek Uyar Metni Abstract Submission Finished Text seçene i ile bildiri özetlerinin son kabul tarihinden sonra sisteme özet girmek isteyenler için belirecek uyar de i tirilebilir. VI.2 Kullan c lemleri VI.2.1 Kullan c Listesine Göz Atma ve Statüsünü De i tirme (Hakem Atama ve De i tirme) Menüde kullan c ba l alt ndan girilecek Tüm Kullan c lar seçene i ile ekildekine benzer ekilde tüm kullan c lar n listesine ula mak mümkündür ( ekil 26). Burada kullan c ad, parola, isim, (sisteme) kay t tarihi ve mevcut statüsünü (kullan c ya da hakem) görmek mümkündür: ekil 26: Kullan c listesi (örnekte test isimleri görünmektedir). Hakem olarak belirlenen kullan c lar n statülerini normal kullan c seviyesine getirilmek isteniyorsa referans numaras kolonun ba ndaki +/- tu una bas larak Modify User Status ekran nda Kullan c seçilmeli, ard ndan sayfada bulunana De i tir tu una bas lmal d r. ( ekil 27). 2009 Minduce TM 23

ekil 27: Kullan c listesinden, kullan c statülerinin seçilmesi. Benzer ekilde kullan c statüsü hakem olarak de i tirilmek istendi inde Kullan c olan statüsü Hakem ile de i tirilmelidir. Daha fazla bilgiye ula mak için UserRef numaras ile belirtilen numaran n üzerine t klamak yeterlidir ( ekil 28). 2009 Minduce TM 24

ekil 28: Kullan c detaylar n n görünü ü. Aç lan pencerede özlük bilgilerinin yan nda sistem üzerinden girilen bildiri özetlerinin de bir listesi gelecektir. Referans numaras üzerine t klayarak ilgili özeti okumak da mümkündür. Pencerenin sonunda üç seçenek bulunur: Modify this user s details Add a blank abstract to this user Modify Status Bu seçenekler kullan c ki isel bilgilerini, statü bilgilerini de i tirmek ve hesab na bo bildiri eklemek içindir (bkz. VI.2.2). VI.2.2 Kullan c Bilgilerini De i tirme ve Hesab na Bo Bildiri Ekleme VI.2.2.1 Kullan c Bilgilerini De i tirme Modify this user s details t klanarak eri ilen ekrandan kullan c ad ve parolas hariç (bunlar n de i imi için Minduce a bilgi verilmelidir) özlük bilgileri de i tirilebilir. 2009 Minduce TM 25

VI.2.2.2 Kullan c Hesab na Bo Bildiri ekleme Add a blank abstract to this user tu una t klanarak kullan c hesab na bo bir bildiri eklenebilir. Bu durum genellikle önemli mazeretler sonucu bildiri gönderim süresinde bildirilerini sisteme yükleyememi kullan c lar için uygulan r. VI.2.3 Kullan c Bulma Kullan c Bul seçene ine t klayarak çe itli kriterler kullanarak kullan c bulmak mümkündür. sim ve/veya soyisim, e-posta adresi, kullan c numaras, kurum, departman (bölüm) ya da kurumun bulundu u ehir alanlar nda arama yap labilir ( ekil 29). Örnek olarak Institue seçene i i aretlenir ve arama kutucu una Marmara yaz l r ise kurum ad nda Marmara kelimesi geçen tüm kullan c lar n listesi elde edilebilir. ekil 29: Kullan c bulma ekran. VI.3 Bildiri lemleri Bildiriler üzerinde i lem yap ld kça statü leri de i ecektir. Bunlar n kar l k saca u ekildedir: Ba hakemde : Bildiri yazar taraf ndan ba hakeme (bilimsel komiteye) gönderilmi tir. De erlendirilmek üzere hakemlere gönderilmeyi beklemektedir. Hakemde : Bildiri ba hakem taraf ndan hakemlere gönderilmi tir. Hakemlerin tümü puanlama yapmad sürece statü bu ekilde kalacakt r. Puanland : Bildiri özeti gönderilen tüm hakemler taraf ndan de erlendirilmi ve bilimsel komitenin son a amas n beklemektedir. Kabul: Bildiri özeti oral, poster veya bildirilen di er ekillerde kabul edilmi tir. Reddedildi: Bildiri özet bilimsel komite taraf ndan reddedilmi tir. Bunlar d nda herhangi bir a ama veya statü gerekli ise abstractmodule üzerinde de i ikliklerin yap lmas mümkündür. VI.3.1 Bilimsel Komiteye Gelen Bildirileri Listeleme ve Hakemlere Gönderme Yazarlar taraf ndan olu turulup Bilimsel Komiteye gönderilen bildiri özetleri, menüde Bildiri Özetleri ba l alt nda bulunan Yeni bildiriler k sm nda görüntülenebilir. Burada özetin referans numaras (AbsRef), ba l 2009 Minduce TM 26

ve sunu ekli görüntülenecektir. Özetin tümü referans numaras na t klanarak aç lan pencereden görüntülenebilir. Bildiriyi hakemlere göndermek ise oldukça basittir. Bunun için her ba l n alt nda, bildiriyi de erlendirecek hakemleri listeden seçmek ve Gönder tu una basmak yeterlidir. Bu i lemden sonra ilgili hakemler kendi hesaplar ile bildiriyi de erlendirebilecek duruma geleceklerdir. Bir bildiriyi de erlendirecek hakem say s, önceden belirlenmelidir. Sözgelimi bildiri özetini 3 hakem de erlendirecek ise, her üç hakemin de oylamas bitmeden bildiri de erlendirilmi say lmaz. VI.3.2 De erlendirme A amas nda Olan Bildiri Özetleri De erlendirilmek üzere hakemlere gönderilen özetler, De erlendirilen Bildiriler seçene i ile listelenir. Bildirinin statüsü bu konumda Hakemlerde olacakt r. Ayr ca bildiri özetinin gönderildi i hakemlerin listesi ve oylamay yapan hakem(ler)in verdi i puan da buradan görüntülenebilecektir. VI.3.3 De erlendirmesi Biten Bildiri Özetleri Gönderilen tüm hakemler taraf ndan de erlendirmesi yap lan bildiri özetlerinin listesi De erlendirilmi Bildiriler ba l alt ndan izlenebilir. Burada bildirinin ba l, gönderilen hakemlerin isimleri ve verdikleri puanlar görünecektir. Bu durumda özetin statüsü Puanland olarak güncellenecektir. VI.3.4 Bildirileri Kabul Etme, Reddetme veya Yeniden De erlendirmeye Sokma Menüdeki Bildiri lemleri ba l alt nda Tüm Bildiriler seçene i ile sisteme ula an bütün bildiri özetleri görüntülenebilecektir. Liste s ralamas toplam puana göre, yüksek olandan dü ük olana do rudur. Özetin tüm metnine AbsRef numaras na t klayarak ula mak mümkündür. Listede özetin AbsRef numaras, sunu ekli, ald toplam skor ve o anki statüsü görüntülenir. New Status listesinden, özetin yeni statüsünü seçerek çe itli operasyonlar yapmak mümkündür: VI.3.4.1 Kabul Etme Statüsü Puanland olanlar, hakemler taraf ndan oylamas bitmi özetlerdir. New Status listesinden oral, poster ve belirtilen di er ekillerde kabul seçip Modify tu una basmak yeterlidir. Modify tu una tüm bildirilerde de i iklikler seçildikten sonra toplu olarak bir kez bas labilir. VI.3.4.2 Yeniden De erlendirmeye Alma E er özetin ayn hakemler taraf ndan yeniden de erlendirilmesine ihtiyaç duyuluyorsa, statüsü Hakemlerde olarak seçilmelidir. Bu seçimle hakemler, bildiriyi hiç de erlendirmemi gibi yeniden de erlendirmek durumunda kal rlar. E er, ba ka hakemlerin de erlendirmesine ihtiyaç duyuluyorsa Ba Hakemde seçilmelidir. Bu durumda ilgili özet Yeni Gelen Bildiriler alt nda görünecek, buradan yeniden hakemlere gönderilmeyi bekleyecektir. VI.3.4.3 Reddetme Hakemler taraf ndan de erlendirilmi özeti reddetmek gerekiyorsa, New Status Reddedildi olarak belirlenmelidir. 2009 Minduce TM 27

VI.3.5 Hatal Bildiriler Bu listede görüntülenen bildiri özetlerinin hata kayna k saca u ekillerdedir. lgili özet hakemlere gönderilmi, fakat hakemlerden biri ya da birkaç tekrar Kullan c statüsüne getirilmi tir [Bkz. VI.2.1 Kullan c Listesine Göz Atma ve Statüsünü De i tirme (Hakem Atama ve De i tirme)]. Bu durumda bildirinin de erlendirilmesi mümkün olamayaca ndan sistem taraf ndan Hatal listesine al nm t r. Bu durumda ya bildiri yeni hakemlere gönderilerek de erlendirilmeye al nmal ya da normal kullan c seviyesine getirilen de erlendirici, tekrar Hakem olarak atanmal d r. Bir ba ka neden, özetler hakemlere gönderildikten sonra bir bildiriyi de erlendirecek hakem say s n n art r lmas d r. Bu nedenle özetler hakemlere da t lmadan önce, bir bildiriyi de erlendirecek hakem say s net olarak belirlenmelidir. VI.3.6 Bildiriler Üzerinde Arama Yapma Sisteme al nm bildiri özetleri üzerinde çe itli kriterlerde arama yapabilmek mümkündür. Bunlar; sisteme kaydolan ki i ad, bildiri sunan yazar n ad, özet referans numaras (AbsRef), özetin toplam puan, ba l, yazar-kurum adlar, özet metinidir. Hangi alanda arama yap lmak isteniyorsa o seçilmeli, ard ndan arama kutucu una terim yaz l p Find tu una bas lmal d r ( ekil 23). Ayr ca bildiri özetleri gruplar alt nda toplanm ise, Bildiri Grubu ba l alt ndan istenen grubu seçip Find tu una basmak, o ba l k alt nda gelen özetleri listeler. ekil 30: Bildiri arama ekran. VI.4 Raporlar Raporlar, bildiri özetlerini çe itli özelle tirilmi kriterlere göre listeleyerek yaz c ç kt s al nmas na, MS Word ve MS Excel e veri aktar lmas na olanak tan r. 2009 Minduce TM 28

VI.4.1 Ba l k, Yazar ve Kurum Ad na Göre Rapor Rapor (Title+Institutes) seçene i ile komiteye gönderilen tüm bildiriler, AbsRef numaras, ba l, yazar ve kurum adlar ve sunu eklini içeren bir düzenle ekranda belirecektir. Listenin alt nda bulunan Print seçene i ile ekran n ç kt s al nabilece i gibi, liste kopyalanarak dilenen programa yap t r labilecektir. VI.4.2 leti im Bilgilerini çeren Özet Raporu Yaz ba l yan nda özeti giren kullan c n n ileti im bilgilerini de içeren ekran raporu Rapor (Title+Contact) seçene i ile görüntülenebilir durumdad r. VI.4.3 Bütün Ba l klar Raporu Sisteme girilen bütün özetlerin AbsRef numaras, ba l ve sunu ekli Rapor (Titles All) seçene i ile görüntülenebilecektir. Bu raporun di erlerinden fark, kullan c lar n haz rlay p komiteye (ba hakeme) göndermedi i raporlar n da bu listede ye il renkte görünür olmas d r. VI.5 Puan Listeleri Menüde Evaluation ba l alt ndan eri ilecek seçimler, bildirilerin ald puanlar, hakemler ve de erlendirmeler hakk nda detayl bilgi verir. ( ekil 31) ekil 31: De erlendirme Menüsü VI.5.1 Hakem Puanlar na Toplu Bak Puan Listesi seçene i, toplam skora göre s ralanan bildirilerin hangi a amada olduklar ve hakemlerin kaç puan verdikleri konusunda bilgi verir. Type, özetin yazar taraf ndan gönderilirken belirlenen sunu eklidir. Status ise özetin o anki satüsünü gösterir. Hakem puanlar Scores dan incelenebilir. Burada hekem ID numaras n n kar s nda 10 üzerinden verdi i puan görünecektir. Üzerine t kland nda -belirtilmi se- puana ili kin aç klama da okunabilir. VI.5.2 Aç klamal Puan Listesi Hakem puanlar n, girilen aç klamalar ile birlikte görüntülemek için bu seçenek kullan lmal d r ( ekil 32). Burada yaz n n ba l (Title) ve ilgili hakemin verdi i nota ili kin aç klamas (Explanation) da görünecektir. Ayr ca de erlendirmeyi tamamlamayan hakemlerde bu alanda görülebilir. 2009 Minduce TM 29

ekil 32: Aç klamal puan listesi. VI.5.3 Hakem Puanlar Bu seçenek ile uygulamada hakem olarak belirlenen ki ilerin isimleri ve hakem ID numaralar ile verdikleri puanlar n ortalamas ve kaç adet bildiri özeti de erlendirdikleri bilgisi görünecektir ( ekil 33). Örnekteki uygulamada 12 adet halem bulunmaktad r ve her bildiriyi 3 hakemin de erlendirmesi istenmi tir. ekil 33: Hakem Puanlar VII. Anket lemleri abstractmodule, organizasyon süresince ve sonras nda olu turaca n z anketler ile uygulamay özelle tirmeyi de olanakl k lar. Bir veya bir kaç anket sorusu ile kullan c görü lerinin al nabilmesi mümkündür. Ayr ca her bildiri özeti girildi inde ek sorular ile seçenekler art r labilir. Sözgelimi gelen bildiriler aras ndan ödüle aday olacak bildirilerin belirlenmesi kullan c lar taraf ndan yap labilir. Anket ile ilgili i lemlere menüden Anket Bilgileri ba l alt ndan ula labilir. VII.1 Anket Sorusu Girme ve De i tirme Anket Sorular seçimi ile beliren ekrandan Add New seçene i belirecektir. T kland nda yeni soru olu turulacak form ekrana ç kacakt r ( ekil 34). Organizasyonda kullan lacak dil seçimine göre soru Türkçe, ngilizce ya da her iki dilde birden girilecektir. Her kullan c n n bir kez yan tlanmas istenen bir soru/görü ise Ask user once seçilmelidir. E er her bildiri özeti girilirken yan tlanacak/belirtilecek bir soru ise Ask for every abstract i aretlenmelidir. Verilecek yan t evet - hay r veya 10 üzerinden bir skor olabilir. Bir sonraki seçenek bunun içindir. 2009 Minduce TM 30

ekil 34: Anket sorusu girme ve de i tirme formu. Anketi aktif hale getirmek için Active in Evet olarak i aretlenmesi gereklidir. De i tirmek içinse beliren listeden ilgili sorunun özelliklerini gösteren tabloda Kaydet seçene ini t klamak yeterlidir ( ekil 35). ekil 35: Anket sorular listesi. 2009 Minduce TM 31

VII.2 Anket statistiklerini zleme Anket statistikleri seçene i ile örnektekine benzer bir gösterimle istatistik bilgisi görüntülenebilir ( ekil 36). Soru 10 üzerinden de erlendiriliyorsa ortalama skor ve oylayan say s görülecektir. ayet evet/hay r ile cevaplanan bir soru ise Avarage Score k sm nda cevap yüzdeleri belirecektir. ekil 36: Anket istatistikleri ekran. VII.3 Detayl Anket Sonuçlar Bu seçimle her kullan c n n verdi i yan tlar n yan s ra, o kullan c n n sistemde yer alan bildiri özetlerinin listesi de görüntülenecektir. Burada anket sorular kullan c lara bir defa sorulan (Questions asked to users once) ve her bildiri özeti giri inde sorulan (Questions asked for every abstract) ba l klar nda iki grup halinde verilecektir. ekil 37: Detayl Anket istatistikleri ekran. 2009 Minduce TM 32

VIII. Sistem Geri Beslemeleri abstractmodule ile ilgili herhangi bir konuda yard m istekleri, görü ve önerileri, destek@minduce.com adresine bildirilebilir. Bunun d na uygulama süresince pencerenin alt k sm nda bulunan ilgili seçimi izleyerek ç kan form arac l ile mesaj iletilebilir ( ekil 38). ekil 38: Görü ve öneri formu her zaman ula labilecek yerdedir. Online iletilen mesajlar hemen de erlendirmeye al n p, en k sa sürede kullan c ya geri dönülecektir. Ayr ca sistem, tüm kullan c lara veya statülerine göre kullan c gruplar na mesaj gönderebilir. Sözgelimi sözlü bildirileri kabul edilen yazarlar n tümüne hangi bildirilerinin sözlü bildiri olarak kabul edildi i bilgisi geçilebilir. Benzer ekilde bildiri özetini haz rlam, fakat bilimsel komiteye son tarihe kadar göndermemi kullan c lara hat rlat c mesaj gönderilebilir. 2009 Minduce TM 33