İŞ LİSTESİ Erişim Yolu : EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Ana Menü İşlevi : EBYS ye bağlanıldığında ilk gelen ekrandır. Kullanıcıların kendilerine gelen tüm evrakları gördükleri ve hızlı işlem yapabildikleri ekrandır.(işler altında görülen bölümler kullanıcıya verilen yetkiye göre geldiğinden kullanıcı bazında değişkenlik gösterir.) Genel Kullanımı : İşler altındaki İlgili Bölüm tıklanarak o bölümdeki evrakların ekranın sağ tarafında görülmesi sağlanır. Arama koşulu girerek ya da girmeden işlem yapılabilen ekrandır. İşlem Gören Evraklar bölümünde, İşler Bölümünde oturum açıldığında yapılan işlemler özet olarak görülür. Ekran 1: İş Listesi- İşler 1. İş Listesi ekranı İşler (Kişiye Gelen Evraklar, Birime Gelen Evraklar, İade Gelen Evraklar, İmzaya Gelen Evraklar, İmzadan dönen Evraklar, Diğer işler, Genel Evrak Merkezi, Birim Teslim alınanlar, Kişi Teslim alınanlar, Dış Kaynaklı Evraklar ) ve İşlem Gören Evraklar ile iki bölümden oluşur. Ekranın sol üstündeki Yenile tuşu ekranı güncellemek için kullanılır. 2. Ekranın sol tarafında İşler bölümünden işlem yapılacak bölüm tıklanır. Sağ tarafta o bölüme gelen evraklar görülür. Arama koşulu girilerek (referans no, Kurum kayıt no, evrak sayısı, Kurum kayıt tarihi, Evrak Tarihi) Filtrele tuşuna basılır ve istenen evraklar getirilip sadece o evraklar üzerinden işlem yapılabilir. Arama koşulu girilmesse o bölüme gelen tüm evraklar ekranda
görülür. İşler altında ki bölümlerde yapılan tüm işlemler İşlem Gören Evraklar bölümünde özet bilgi olarak görülür. Temizle tuşuna basılarak bu alanın boşalması sağlanabilir. Kişiye Gelen Evraklar: İşler bölümünden bu bölüm tıklanırsa ekranın sağ tarafında kişiye gelen evraklar listelenmiş olarak görülür..(ekran 2) Bu bölüme gelen evraklar, kullanıcının adına gönderilen evraklardır. İşlem yapılan her evrak bu listeden düşer. Bu bölümden işlem yapılan evraklar daha sonra Evrak>Yazışma >Yazışma Gelen listesinden sorgulanarak görülebilir. Ekran 2: İşler Kişiye Gelen Evraklar Yazı bölümünden evrakın kendisi, Bilgiler Bölümünden evrakın üst bilgisi, ekler bölümünden yazı eki varsa ekleri görülebilir. Yazının üstüne gelinerek önizleme yapılabilir. Evrak, detayı görülmek istenirse detayını görmek için referans no tıklanır. Bu bölümde kullanıcı aşağıda belirtilen işlemleri yapabilir: İade Et: Evrakın kişiye hatalı geldiği durumda kullanılır. Not bölümüne iade sebebi yazılıp (iade sebebi yazılmadan da bu işlem yapılabilir.) iade et tuşuna basılır. İşlem yapılan evrak listeden düşer. Evrak geldiği yere geri gönderilmiş olur. Evrak daha sonra Evrak >Yazışma>Yazışma Gelen Listesi sorgulanarak işlem durumu iade Edildi olarak görülebilir.
Dağıt: Gelen Evrak dağıtılmak isteniyorsa kullanılan tuştur. Tek evrak dağıtılacaksa bu tuşa basılır, gelen dağıtım ekranı kullanılarak dağıtım yapılır. Aynı yere Birden fazla evrak dağıtmak için Seç kutucukları işaretlenir. Ekranın Sol üst köşesinde bulunan Seçilenleri Dağıt tuşuna basılır. Gelen dağıtım ekranı aracılığı ile bu işlem yapılabilir. Birden fazla evrak bir seferde, ilgili yere dağıtılmış olur. Dağıtılan evraklar daha sonra Evrak>Yazışma>Yazışma gelen Listesi sorgulanarak işlem durumu dağıtım yapıldı olarak görülebilir. Teslim Al: Kişiye gelen evraklardan, kişinin kendisinde kalacak evraklar bu tuşla listeden düşürülür. Kişi daha sonra bu evrakları Evrak>Yazışma> Yazışma Gelen Listesinde, Teslim Alındı olarak görebilir ( Arşivleme, cevabi yazı, üst yazı ya da dağıtım işlemi yapabilir.) Dosyala: Kişiye gelen evraklar bu tuş ile bir dosyayla ilişkilendirebilir. Tuşa basılınca gelen dosya ekranından dosya seçilerek, evrak o dosyayla ilişkilendirmiş olur. Dosyalanan evraka üç şekilde işlem yapılır. 1-Dosyala=>arşivle: Evrak dosya ile ilişkilendirdikten sonra Arşivle tuşuna basılarak arşivlenmiş olur ve listeden düşer.( Bu evrak daha sonra Evrak>Yazışma Gelen Listesi sorgulandığında işlem durumu işlem tamamlandı olarak listede görülür. Dışarıdan kişiye gelen evrak, herhangi bir işlem yapılmadan, İş listesinden hızlı bir şekilde ilgili dosyasına konulup kaldırılmış olur.) 2-Dosyala=>Cevap yazısı: Evrak Dosya ile ilişkilendirildikten sonra Cevap Yazısı tuşuna basılırsa, Kişiye gelen yazı ilgi tutularak, cevabi yazı yazılabilecek yazışma ekranına geçer. Yazışma ekranından işleme devam edilir.(gelen yazı otomatik olarak ilgi tutulmuş olur. Gelen yazışma ekranında kayıt yapılırsa, gelen evraka cevabi yazı sistemde oluşturulmuş olur. Gelen Yazışma ekranında kayıt işlemi yapılmadan çıkılırsa, işlem yapılan evrak daha sonra Yazışma Gelen listesinde işlem durumu işlem tamamlandı ve arşivlendi olarak görülür.) 3-Dosyala=>Üst Yazı: Evrak Dosya ile ilişkilendirildikten sonra Üst Yazı tuşuna basılırsa, Yeni yazılacak yazıda kişiye gelen yazı ilgi tutulmuş ve gelen yazının kendisi ekler bölümünde otomatik atılarak yazışma ekranına geçer. Yazışma ekranından işleme devam edilir..(gelen yazı otomatik olarak ilgi tutulmuş ve yeni yazının ekine atılmış olur. Gelen yazışma ekranında kayıt yapılırsa, gelen evraka üst yazı sistemde oluşturulmuş olur. Gelen Yazışma ekranında kayıt işlemi yapılmadan çıkılırsa, işlem yapılan evrak daha sonra Yazışma Gelen listesinde işlem durumu işlem tamamlandı ve arşivlendi olarak görülür.)
Birime Gelen Evraklar: İşler bölümünden bu bölüm tıklanırsa ekranın sağ tarafında Birime gelen evraklar listelenmiş olarak görülür..(ekran 3) Bu bölüme gelen evraklar Birim Yetkilisi kullanıcının birimine dışarıdan gönderilen evraklardır. (Birim yetkilisi; genel Müdür, Genel Müdür Yrd, Daire Başkanı, Müdür ) İşlem yapılan her evrak bu listeden düşer. Bu bölümden işlem yapılan evraklar daha sonra Evrak>Birim Evrak> Gelen Evrak listesinden sorgulanarak görülebilir. Ekran 3: İşler Birime Gelen Evraklar Yazı bölümünden evrakın kendisi, Bilgiler Bölümünden evrakın üst bilgisi, ekler bölümünden yazı eki varsa ekleri görülebilir. Yazının üstüne gelinerek önizleme yapılabilir. Evrak, detayı görülmek istenirse detayını görmek için referans no tıklanır. Bu bölümde kullanıcı aşağıda belirtilen işlemleri yapabilir: İade Et: Evrakın Birime hatalı geldiği durumda kullanılır. Not bölümüne iade sebebi yazılıp (iade sebebi yazılmadan da bu işlem yapılabilir.) iade et tuşuna basılır. İşlem yapılan evrak listeden düşer. Evrak geldiği yere geri gönderilmiş olur. Evrak daha sonra Evrak>Birim Evrak> Gelen Evrak Listesi sorgulanarak işlem durumu iade Edildi olarak görülebilir. Dağıt: Gelen Evrak dağıtılmak isteniyorsa kullanılan tuştur. Tek evrak dağıtılacaksa bu tuşa basılır, gelen dağıtım ekranı kullanılarak dağıtım yapılır. Aynı yere Birden fazla evrak dağıtmak için Seç kutucukları işaretlenir. Ekranın Sol üst köşesinde
bulunan Seçilenleri Dağıt tuşuna basılır. Gelen dağıtım ekranı aracılığı ile bu işlem yapılabilir. Birden fazla evrak bir seferde, ilgili yere dağıtılmış olur. Dağıtılan evraklar bu işlemle birimin kayıt no sunuda alır. Dağıtılan evraklar daha sonra Evrak>Birim Evrak>Gelen Evrak Listesi sorgulanarak işlem durumu Dağıtım yapıldı olarak görülebilir. Teslim Al: Birime gelen evraklardan, birimde kalacak (birim yetkilisinde kalacak) evraklar bu tuşla listeden düşürülür. Evrak teslim alma işlemi ile birimin kayıt no sunuda alır. Birim Yetkilisi daha sonra bu evrakları Evrak>Birim Evrak>Gelen Evrak Listesinde, Teslim Alındı olarak bulup arşivleme, cevabi yazı, üst yazı ya da dağıtım işlemi yapabilir. Dosyala: Birime gelen evrakları bu tuş ile bir dosyayla ilişkilendirebilir. Tuşa basılınca gelen dosya ekranından dosya seçilerek, evrak o dosyayla ilişkilendirmiş olur. Dosyalanan evraka üç şekilde işlem yapılır. 1- Dosyala=>arşivle: Evrak dosya ile ilişkilendirdikten sonra Arşivle tuşuna basılarak arşivlenmiş olur. Birim kayıt no yu almış olarak iş listesinden düşer.( Bu evrak daha sonra Evrak>Birim Evrak>Gelen Evrak Listesi sorgulandığında işlem durumu işlem tamamlandı olarak listede görülür. (Dışarıdan birime gelen evrak, herhangi bir işlem yapılmadan, ilgili dosyasına iş listesinden hızlı bir şekilde konulup kaldırılmış olur. ) 2- Dosyala=>Cevap yazısı: Evrak Dosya ile ilişkilendirildikten sonra Cevap Yazısı tuşuna basılırsa, Birime gelen yazı ilgi tutularak, cevabi yazı yazılabilecek yazışma ekranına geçer. Yazışma ekranından işleme devam edilir.(birim yetkilisi gelen yazıya kendisi bir cevap oluşturacağı durumda bu bölümü kullanır.) 3- Dosyala=>Üst Yazı: Evrak Dosya ile ilişkilendirildikten sonra Üst Yazı tuşuna basılırsa, Yeni yazılacak yazıda Birime gelen yazı ilgi tutulmuş ve gelen yazı kendisi ekler bölümünde otomatik olarak atılarak, yeni yazı yazılabilecek yazışma ekranına geçer. Yazışma ekranından işleme devam edilir..(birim yetkilisi gelen yazıya kendisi bir cevap oluşturacağı durumda bu bölümü kullanır.)
İade Gelen Evraklar: İşler bölümünden bu bölüm tıklanırsa ekranın sağ tarafında iade gelen evraklar listelenmiş olarak görülür..(ekran 4) Bu bölüme gelen evraklar birim Yetkilisi ya da kişinin daha önce dağıttığı evrakın, dağıtıldığı birim ya da kişi tarafından iade edilmesi ile geri gelen evraklardır. İade gelen evraklar ile ilgili işlemler aşağıda detaylı anlatılmıştır. İşlem yapılan her evrak bu listeden düşer. Bu bölümden işlem yapılan evraklar daha sonra Birim Evrak yetkilisi Evrak>Birim Evrak> Gelen Evrak listesinden, Normal kullanıcı ise Evrak>Yazışma >Yazışma Gelen listesinden sorgulanarak görülebilir. Ekran 4: İşler İade Gelen Evraklar Dağıt: İade gelen evrak tekrar dağıtılmak isteniyorsa kullanılan tuştur. Evrak dağıtılacaksa bu tuşa basılır, gelen dağıtım ekranı kullanılarak dağıtım yapılır. Aynı yere Birden fazla evrak dağıtmak için Seç kutucukları işaretlenir. Ekranın Sol üst köşesinde bulunan Seçilenleri Dağıt tuşuna basılır. Gelen dağıtım ekranı aracılığı ile bu işlem yapılabilir. Birden fazla evrak bir seferde, ilgili yere dağıtılmış olur. Cevap Yazısı, Üst Yazı Arşivle, Dosyala, Teslim al tuşları diğer bölümlerde anlatıldığı gibi kullanılır. ***Önemli Not: İade gelen evraklar bölümüne düşen evraklar eğer geldiği yere iade edilmek istenirse ( örneğin evrakın ilk gönderildiği birim Genel Evrak merkezi gibi ),Evrak referans no tıklanarak açılır, Teslim alınır ve Ekranın Sağ tarafında iade et tuşuna basılır. İade sebebinin yazılacağı Ekran görünür. İade sebebi yazılıp (yazılmadan da yapılabilir) tamam tuşuna basılır ve Evrak iade edilmiş olur.(bu işlemle evrak birimi ilgilendirmediği (ya da kişiyi) durumlarda birim ya da kişice ilk oluşturulduğu birime geri gönderilmiş yani iade edilmiş olur. İade işlemi dağıtım tuşuyla yapılmaz. iade Et tuşunun kullanılması gerekir.)
İmzaya Gelen Evraklar: İşler bölümünden bu bölüm tıklanırsa ekranın sağ tarafında Onaya gelen evraklar listelenmiş olarak görülür.(ekran 5) Bu bölüme İki türlü onay evrakı düşer. 1-Kişiye onaya gelen evraklar. Bu evraklarda imzala, Öncekine iade, Çıkarana iade tuşları görülür. İmzala: Tek evrak imzalanacaksa bu tuşa basılır. Birden fazla evrak bir seferde onaylanacaksa, onaylanacak evraklar işaretlenip, solt üst köşede Seçilenleri İmzala tuşuna basılarak onaylama işlemi yapılır. Aynı anda birden fazla evraka onay verilmiş olur. Bu bölümden onaylanan evraklar daha sonra Evrak>Yazışma >Yazışma Gelen listesinden sorgulanarak görülebilir. Ekran 5: İşler İmzaya Gelen Evraklar Onay veren kişi e-imza kullanıyorsa Seçilenleri İmzala tuşunun yerinde E-imza tuşu görülür. Bir ya da daha fazla evrakı onaylamak için, evraklar seçilip E-İmza tuşuna basılır. E-imza işleminin yapıldığı ekranların geldiği görülür. Gelen Ekranda İmzalanacak dosyalar işaretli olarak görülür. İmzala tuşuna basılarak, Kişinin şifre gireceği ekran gelir. Şifre girildikten sonra imzala tuşuna basılıp, kaydet işlemi yapılır. (Ekran 6,Ekran7) Onaya gelen evraklar e-imza ile imzalanmış olur. Onaylanan evraklar daha sonra Evrak>Yazışma >Yazışma Gelen listesinden sorgulanarak görülebilir.
Ekran 6: İşler İmzaya Gelen Evraklar(E-imza atacak kişi ) Ekran 7: E-imza Ekranı Öncekine İade: Onaya gelen evrak, onaylanmandan ve bir önce onay veren kişinin de bilgisi dâhilinde geri gitsin istendiği durumda kullanılan tuştur.
Çıkarana iade: Onaya gelen Evrak, onaylanmadan yazıyı hazırlayana direk gönderilmek istendiği durumda kullanılan tuştur. 2-Kişinin daha önce onaylayıp, bir sonra onaylayacak tarafından onaylanmayıp geri gönderilen evraklarda bu bölüme düşer. Sadece Öncekine İade ve Çıkaran iade tuşları görülür. Bu evraklar sadece, daha önceden kişinin onayladığı evrakın, bir üst yönetici tarafından onaylanmadığı durumda düşen evraklardır. Bu tür evraklar çıkaran iade ya da öncekine iade tuşları kullanılarak onaylanmadan geri gönderilir. Bu bölümden işlem yapılan evraklar daha sonra Evrak>Yazışma >Yazışma Gelen listesinden sorgulanarak görülebilir. (İşlem Durumu onaylanmadı olarak görülür.) ( Ekran 8) Ekran 8: İşler- İmzaya Gelen Evraklar
İmzadan Dönen Evraklar: Yazıyı hazırlayan Kullanıcının, Onay sürecinden onaylanarak ya da onaylanmadan dönen evrakların düştüğü bölümdür.(ekran9) 1- Onaylandı olarak geri dönen evraklar da Teslim Al, Arşivle, Üst Yazı ve Dağıt tuşları görülür.(ekran 9) Ekran 9: İşler- İmzadan Dönen Evraklar Teslim Al: Onaylandı olarak yazan kişiye geri dönen evraklar da bu tuşa basıldığında kayıt no alır.(ilgili birimin giden defter no su)evrak İş listesinden düşer. Daha sonra bu evrak Evrak>Yazışma>Yazışma Giden Listesi sorgulanırsa İşlem Durumu Onaylandı olarak görülür. Arşivle: Onaylanmış evrak herhangi bir yere dağıtılmadan arşivlenecekse kullanılan tuştur. Tuşa basıldığında evrak birim no alır ve iş listesinden düşer. Daha sonra evrak bulunmak istenirse Evrak >Yazışma>Yazışma Giden Listesi sorgulanarak bulunabilir. Evrakın durumu listeden sorgulandığında işlem Tamamlandı durumunda görülür. Dağıt: Onaylanan Evrak, dağıtılacaksa bu tuşa basılarak ilgili bölüme dağıtımı yapılır. Bu işlem sırasında evrak kayıt no (birim giden no) alır ve iş listesinden düşer. Daha sonra evrak bulunmak istenirse Evrak >Yazışma>Yazışma Giden Listesi sorgulanarak bulunabilir. Evrakın durumu listeden sorgulandığında Dağıtım yapıldı olarak görülür. 2- Onaylanmadı olarak geri dönen evraklar da Teslim Al ve İptal tuşları görülür. (Ekran 9)
Teslim Al: Onaylanmadı olarak yazan kişiye geri dönen evrak bu tuşa basıldığında iş listesinden düşer. Evraka düzeltme işlemi yapmak ve yeniden imzaya çıkartmak için buradan teslim alınması gerekir. Daha sonra bu evrak, Evrak>Yazışma>Yazışma giden listesi sorgulanırsa durumu Onaylanmadı olarak görülüp işlemine devam edilir. İptal: Onaylanmadı olarak geri dönen evrak bu şekilde kaldırılacaksa bu tuşa basılır. Tuşa basıldığında evrak birimin kayıt no sunu alır( giden defter no).iş listesinden düşer. Daha sonra bu evrak Evrak>Yazışma>Yazışma Giden Listesinden sorgulandığında Durumu işlem Tamamlandı olarak görülür. (onaylanmadı konumundaki evrak kayıt no su alınarak tekrar düzeltilip imzaya çıkarılmadan -onaya gönderilmeden- arşivlenmiş olur.) Genel Evrak Merkezi: İş listesi işler kısmındaki bu bölüm, genel evrak yetkisi olan kullanıcılarda görülür. Kurum dışına gidecek onaylı evrakların düştüğü bölümdür. Genel Evrak kullanıcısı referans nodan evrakı açıp, teslim alma işlemi yapar. Teslim alma ile evraka sistem otomatik kurum çıkış kayıt no yu verir. Posta bilgileri girilip evrak postalandı konumuna getirilerek onaylı evrakın son işlemi yapılmış olur. Teslim alınan evrak iş listesinden düşer. Evrak Daha sonra Evrak>Genel Evrak>Giden Evrak listesi sorgulanarak görülebilir. (Ekran 10) Ekran 10: İşler- Genel Evrak Merkezi
Birim Teslim Alınanlar: Birim Yetkilisinin güncel olarak son teslim aldığı (Birime Gelen Evraklar bölümünden) evrakların listelendiği bölümdür. Birim Yetkisi olan kullanıcılarda bu bölüm görünür. Menüden bakmak yerine son teslim alınan evraklar bu bölümden hızlı bir şekilde görülebilir. Kişi Teslim Alınanlar: Kişinin Son teslim aldığı evrakların (Kişiye Gelen Evraklar bölümünden ) listelendiği bölümdür. Menüden bakmak yerine son teslim alınan evraklar bu bölümden hızlı bir şekilde görülebilir. Dış Kaynaklı Evraklar: Kurumun dış kullanıcılarının (Firmalar) gönderdiği evrakların düştüğü bölümdür. Sadece Genel Evrak yetkisi olan kullanıcılarda görünen bölümdür. Genel Evrak kullanıcısı bu bölüme düşen evrakları açıp teslim alır. Evrak Kurum (giriş) kayıt no alır ve iş listesinden düşer. Daha sonra bu evraklar Evrak>Genel Evrak Merkezi>Gelen Evrak Listesi sorgulanarak görülebilir.(kuruma dışarıdan gönderilen evrakların kabul ve kayda alınmasının sağlandığı bölümdür.) (Ekran 11) Ekran 11: İşler- Dış Kaynaklı Evraklar