SPONSORLUK DOSYASI 1
İÇİNDEKİLER İÇİNDEKİLER ÖNYAZI 2 KURULLAR 3 GENEL BİLGİLER 4 KAYIT BİLGİLERİ 5 KONAKLAMA & ULAŞIM BİLGİLERİ 6 SPONSORLUKLAR 7-9 GENEL KURALLAR 10-12 İÇİNDEKİLER
3. TIBBİ ONKOLOJİ KONGRESİ Değerli Endüstri Temsilcileri, Tıbbi Onkoloji Derneği nin ev sahipliği ile 24 28 Mart 2010 tarihleri arasında Antalya Cornelia Diamond Otel de gerçekleşecek olan III. Tıbbi Onkoloji Kongresi ne sizleri davet etmekten mutluluk duyuyoruz. Bilimsel içeriği dışında, kongrelerin bir özelliği de konu ile ilgili kişileri sosyal ortamda bir araya getirmesidir. Antalya nın olanakları kongreyi sosyal açıdan da ilginç kılmamıza yardımcı olacaktır. Kongre genel bilgileri ve sponsorluk aktiviteleri bu kitapçık içinde bilginize sunulmaktadır. Kongreye göstereceğiniz ilgi için şimdiden teşekkür ederiz. Saygılarımızla, Prof. Dr. Ahmet Demirkazık Tıbbi Onkoloji Derneği ve Kongre Başkanı 3. TIBBİ ONKOLOJİ KONGRESİ 2
KURULLAR TIBBİ ONKOLOJİ DERNEĞİ YÖNETİM KURULU Başkan Prof. Dr. Ahmet Demirkazık Başkan Yardımcısı Prof. Dr. Şuayib Yalçın Genel Sekreter Prof. Dr. Pınar Saip Sayman Doç. Dr. Gül Başaran Üyeler Prof. Dr. Ali Arıcan Doç. Dr. Mustafa Benekli Doç. Dr. Feyyaz Özdemir Doç. Dr. Mustafa Özdoğan Prof. Dr. İdris Yücel KURULLAR 3
GENEL BİLGİLER Kongre Tarihi ve Yeri 3. Tıbbi Onkoloji Kongresi 24-28 Mart 2010 tarihleri arasında Antalya Cornelia Diamond Otel de gerçekleştirilecektir. Konaklama Konaklamalar Kongre Oteli Cornelia Diamond Otel ve Cornelia De Luxe Resort Otel de gerçekleştirilecektir. Talebin artması durumunda çevredeki diğer oteller kullanılacaktır. Kredilendirme Kongrenin tüm oturumları Türk Tabipler Birliği Sürekli Tıp Eğitimi Kredilendirme Kurulu tarafından kredilendirilecektir. Kayıt ve Danışma Masaları Kongre Oteli nde misafirlerimiz SERENAS TURİZM çalışanları tarafından karşılanacaktır. Transfer Bilgileri 24-28 Mart 2010 tarihleri arasında transferlerini Serenas Turizm e bildirmiş olan tüm katılımcıların transferleri gidiş-dönüş (havaalanı-otel-havaalanı) 65 Euro + KDV karşılığında yapılacaktır. Bu fiyat kişibaşı toplu transferler için geçerli olan fiyattır.bu tarihler dışında talep edilen transferleriniz için lütfen Serenas Turizm ile bağlantıya geçiniz. Bilimsel Sekreterya Doç.. Dr. Mustafa Özdoğan Akdeniz Üniversitesi Tıp T p Fakültesi Tıbbi Onkoloji BD Tel : (242) 249 67 33 Faks : (242) 227 44 90 E Posta :ozdoganmd@yahoo.com Kongre Sekreteryası Serenas Turizm Kongre Org. ve Otelcilik A.Ş. Turan GüneG neş Bulvarı 5. Cadde No:13 06550 YıldY ldız, Çankaya-Ankara Tel : (312) 440 50 11 Fax : (312) 441 45 62 E - Posta : safiye.kayaci@serenas.com.tr www.serenas.com.tr GENEL BİLGİLER 4
KAYIT KONGRE KAYIT 1 Ocak 2010 öncesi 1 Ocak 2010 sonrası Uzman Araştırma Görevlisi Hemşire / Refaketçi Firma Temsilcisi 200 Euro 150 Euro 100 Euro 100 Euro 250 Euro 200 Euro 150 Euro 150 Euro Kongre Kayıt ve Kurs Kayıt Ücretlerinin Yatırılacağı Hesap Numarası: Tıbbi Onkoloji Derneği Türkiye İş Bankası İstanbul Tıp Fakültesi Şubesi TL Hesap No : 1200-3185836 EURO Hesap No : 1200-0144622 Kongre kayıt ücreti toplantı katılımları, kongre çantası, kongre kitabı ve kongre materyallerini kapsar. Kongre Oteli nde ve kongre konaklama otellerinde konaklamayan tüm katılımcılar için kayıt ücretine ilave olarak dış katılımcı farkı alınması gerekli olup bu fark kongre süresince alınan çay-kahve ikramlarını, öğle yemeklerini ve kongre otelinde 09:00-18:00 saatleri arasında tesisi kullanımını içermektedir. Serenas Turizm den alınmayan konaklamaların kongre kaydı kabul edilmeyecektir. KAYIT 5
KONAKLAMA & ULAŞIM CORNELIA DIAMOND HOTEL 1 Ocak 2010 öncesi 1 Ocak 2010 sonrası Tek kişilik oda Çift kişilik odada kişibaşı Tek kişilik oda Çift kişilik odada kişibaşı 4 GECELİK 690 Euro 455 Euro 730 Euro 495 Euro CORNELIA DE LUXE RESORT HOTEL 1 Ocak 2010 öncesi 1 Ocak 2010 sonrası Tek kişilik oda Çift kişilik odada kişibaşı Tek kişilik oda Çift kişilik odada kişibaşı 4 GECELİK 690 Euro 455 Euro 730 Euro 495 Euro KONAKLAMA BİLGB LGİLERİ Konaklama paketinde 24-28 Mart 2010 tarihleri arasında herşey dahil konaklama, toplantı aralarında servis edilecek olan çay-kahve ikramı dahil olup KDV hariçtir. 24-28 Mart 2010 tarihleri arasında transferlerini Serenas Turizm e bildirmiş olan tüm katılımcıların transferleri gidiş-dönüş (havaalanı-otel-havaalanı) 65 Euro + KDV karşılığında yapılacaktır. Bu fiyat kişibaşı toplu transferler için geçerli olan fiyattır.bu tarihler dışında talep edilen transferleriniz için lütfen Serenas Turizm ile bağlantıya geçiniz. Aktivite, Konaklama ve Transfer Ücretleri Hesap Numaraları: BANKA ADI : YAPI VE KREDİ BANKASI A.Ş. EFT BANKA KODU : 067 ŞUBE ADI : MEŞRUTİYET BULVAR ŞUBESİ SWIFT KODU : YAPITRIS ŞUBE ADRESİ : MEŞRUTİYET CAD. NO.18 KIZILAY / ANKARA TIBBİ ONK. TL HESAP NO : 84041631 TOK TL IBAN NO : TR940006701000000084041631 TIBBİ ONK. EUR HESAP NO : 84041634 TOK EUR IBAN NO : TR130006701000000084041634 KONAKLAMA & ULAŞIM 6
SPONSORLUKLAR STAND ALANI 5.000 + KDV Kongredeki tüm standlar stand alanında yer alacaktır. Her birim stand 3m x 2m (6m²) boyutundadır. Stand seçimleri, firmaların kongreye destekleri oranında sırayla yapılacaktır. BASILI MALZEME SPONSORLUĞU 30.000 + KDV 1. Duyuru A5 1 Sayfa Reklam 3000 Adet 1. Duyuru Postalama 3000 Adet 2. Duyuru A4 1 Sayfa Reklam 3000 Adet 2. Duyuru Postalama 3000 Adet Yaka Kartı 900 Adet El Programı 900 Adet Sertifika 900 Adet Bildiri Kitabı 900 Adet *Kongre çantası ve çanta içine konulacak olan bloknot ve kalem yukarıdaki sponsorluk ücretine dahil olmayıp Kongre Düzenleme Kurulu onayıyla sponsor firma tarafından temin edilecektir. UYDU SEMPOZYUM (Öğle)( 10.000 + KDV 25-26-27 Mart 2010 tarihlerinde öğle ve akşam saatlerinde uydu sempozyumlar yapılacaktır. Uydu sempozyum süresi 1 saattir. Öğle uydu sempozyumu gerçekleştirecek firma aynı günün öğle yemeğini de üstlenecektir. AKTİVİTE TE-BİLİŞİM M ALANI 7.500 + KDV Kongre Otelinde misafirleri ağırlamak ve çeşitli aktiviteler yapmak için dinlenme alanları oluşturulacaktır. Bu alanlarda talep edilmesi durumunda dekorasyon çalışmaları yapılarak onayınıza sunulacaktır. Yiyecek-içecek talepleriniz için Serenas Turizm ile bağlantıya geçebilirsiniz MESSAGE BOARD 10.000 + KDV Kongre merkezine koyulacak 4 adet plazma ekran aracılığı ile kongreye ilişkin yapılacak duyurular esnasında sponsor firmanın kısa reklam filmine yer verilecektir. SPONSORLUKLAR 7
SPONSORLUKLAR GALA YEMEĞİ 17.500 +KDV 27 Mart 2010 tarihinde düzenlenecek gala yemeği, limitsiz içki eşliğinde oturmalı düzende set menü tarzında düzenlenecektir. Sanatçı, dekor, süsleme ve ses ışık giderleri fiyata dahil değildir. AÇILIŞ KOKTEYLİ 15.000 + KDV 25 Mart 2010 tarihinde limitsiz içki eşliğinde düzenlenecektir. Sanatçı, dekor, süsleme ve ses ışık giderleri fiyata dahil değildir. KONGRE CD SPONSORLUĞU U (900 ADET) 12.000 + KDV Kongrenin tüm oturumu özel programlarla CD ye kaydedilip, sponsor firma reklamı ile çoğaltılacaktır. Çoğaltılan CD ler sponsor firma tarafından dağıtılacaktır. KONGRE GAZETESİ 3.000 + KDV / GÜN Kongre gazetesi 25-26-27-28 Mart 2010 tarihlerinde günlük 1200 adet basılacaktır. Kongre gazetesi arka tam sayfası sponsor firma reklamı için kullanılacaktır. Gazete sponsor firma standından, kayıt masasından ve kongre merkezi girişinden dağıtılacak olup en az iki günlük satışı gerçekleştirilecektir. KONGRE TV 3.000 + KDV / GÜN 25-26-27 Mart 2010 tarihlerinde günlük olarak hazırlanacak Kongre TV de sponsor firmanın reklamı ve özel röportajlar bulunacaktır. Kongre merkezi ve kongre otellerinin info kanallarından 24 saat yayınlanacak olup en az iki günlük satışı gerçekleştirilecektir. SPONSORLUKLAR 8
SPONSORLUKLAR YÖNLENDİRME SPONSORLUĞU 10.000 + KDV Kongre oteli içerisinde kullanılacak tüm yönlendirmelerde ve panolarda yönlendirme sponsorunun logosu bulunacaktır. UYDU SEMPOZYUM CD 5.000 + KDV Uydu Sempozyumu kaydedilerek daha sonra interaktif CD olarak sponsor firmaya kongre bitiminden 30 gün sonra teslim edilecektir. INTERNET KAFE Internet bağlantılı 5 adet bilgisayardan oluşan bir alan tarafınıza tahsis edilecektir. Kongre merkezinde birden fazla internet kafe imkanı yaratılabilir. SU SEBİLİ 1.000 + KDV / ADET Kongre süresince genel alanlarda yer alan su sebilleri sponsor firmanın görseli ile giydirilecektir. SPONSORLUKLAR 9
GENEL KURALLAR STAND KURULUMU Tüm stand alanları aşağıdaki standartlarda olmalı ve buna göre kurulmalıdır; Standlar 23-24 Mart 2010 tarihinde kurulacaktır. Bu tarihler ve daha sonra bildirilecek olan saatler dışında herhangi bir malzeme taşınması ve kurulum işlemine izin verilmeyecektir. Standlar kurulduktan sonra, tahsis edilen alanların dışına çıkılmaması, komşu stand alanların ihlal edilmeyecek şekilde düzenleme yapılması ve stand yüksekliğinin verilen ölçüleri geçmeyecek şekilde kurulmasını rica ederiz. Belirtilen şartlara uygun kurulum yapılmaması halinde, standın modifiye edilmesi, uygun hale getirilmesi ve/veya kurdurulmaması derneğin inisiyatifinde olacaktır. Standlar yan kısımları açık olarak kurulacak ve yandaki standı engellemeyecek şekilde olacaktır. Standların yan kısmının kurulması ve diğer standları engellemesi halinde sökülecektir. Standlar kurulduktan sonra, standlara ait malzemelerin standların arkasına konulmamasını rica ederiz. Stand malzemeleri ve diğer malzemeler Serenas Turizm tarafından firmalara tahsis edilecek olan depolarda saklanacaktır. Standlar kurulduktan sonra, kullanılmayan ve/veya arka kısımda kalan bölümlerin, genel görünümü bozmayacak şekilde kapatılması veya standın genel görseline uygun olarak kaplaması yapılacaktır. Standlarda gerekli düzenlemelerin yapılması ve bunun için gerekli malzemenin temini firmalara aittir. Standların kurulumu sırasında bu detaylara dikkat edilmesini önemle rica ederiz. Kurulacak standların zemine zarar vermesini engellemek amacıyla, tüm standların altına balonlu naylon vb. diğer kaplama malzemesi konulacaktır. Söz konusu kaplama malzemesinin temini firmaya ait olacaktır. Stand kurulumunda balonlu naylon vb. kaplama malzemesi olmadan stand kurulumuna izin verilmeyecektir. NAKLİYAT Göndereceğiniz stand ve/veya promosyon malzemeleri ile ilgili olarak malzemelerinizin daha sonra bildirilecek tarihlerde belirteceğimiz adreste olması gerekmektedir. Belirttiğimiz günde tarafımıza ulaşmayan malzemeler için sorumluluk kabul edilmeyecektir. FİRMA TEMSİLC LCİSİ KAYITLARI Firmalar tarafından alınan her birim stand için, 2 firma temsilcisine ücretsiz kayıt hakkı verilmektedir. Verilen isimler kongre boyunca geçerli olacaktır. İsim verdiğiniz kişiler yerine kongrenin diğer günleri başka isim verilmesi kabul edilmeyecek, yeni isimler için yeni kayıt yapılması gerekecektir. Lütfen firmanız tarafından kongreye ücretsiz katılacak olan firma temsilcilerinin isim listesini 8 Mart 2010 tarihine kadar tarafımıza gönderiniz. GENEL KURALLAR 10
GENEL KURALLAR ÇANTA VE PROMOSYON MALZEMELERİ Kongre çantalarının içerisine koyulacak ve düzenleme kurulu tarafından onay alan; davetiye, broşür, kalem, bloknot vb. malzeme listeleri en geç 1Mart 2010 tarihine kadar tarafımıza bildirilecektir. İlgili malzemeler 14 Mart 2010 tarihine kadar, tarafımıza iletilecek şekilde gönderilmelidir. Bu tarihte tarafımıza ulaştırılmayan malzemeler, çanta içerisinde yer alamayacaktır. Tarafımıza bildirilmeyen malzemelerin dağıtımına izin verilmeyecektir. STANDLAR Her stand için, elektrik bağlantısı sağlanacaktır. Ayrıca talep edilmesi durumunda tarafımızdan 1 ad. skirt lü masa ve 2 sandalye tahsis edilecektir. Standların kurulumu, Serenas Turizm personeli nezaretinde yapılacaktır. Stand alanları 25-26-27-28 Mart 2010 tarihlerinde, bilimsel programın başlamasından bir saat önce açılacaktır, bilimsel programın sona ermesiyle stand alanı kapatılacaktır. Stand alanının açık olduğu saatlerde, firma temsilcilerinin standlarda bulunmasını önemle rica ederiz. Stand alanında kullanılan sesli cihazların toplantı düzenini rahatsız edici tarzda olmaması ve yalnızca toplantı aralarında kullanılması zorunludur. Toplantılar sırasında sesli cihaz kullanımına izin verilmeyecektir. Promosyon dağıtımı ve stand aktivitelerinin bilimsel program aralarında yapılması gerekmektedir. Dağıtılacak her türlü promosyon malzemesi dernek yönetim kurulunun onayına tabidir. Firmalara ait promosyon malzemeleri, Serenas Turizm deposunda firmalar için ayrılan yerlerde saklanacaktır. Depodan alınacak malzemeler için Serenas Turizm personeli size yardımcı olacaktır. Serenas Turizm, stand alanlarında oluşacak kayıp, çalıntı vb. durumunda sorumluluk kabul etmeyecektir. Kongre merkezine dışarıdan yiyecek-içecek maddesi getirilmesi yasaktır. Lütfen servis edilmesini istediğiniz yiyecek ve içecekler için Serenas Turizm ile irtibat kurunuz. Kongre merkezinin duvarlarına herhangi birşey asılması, yapıştırılması yasak olup, aksi durumda meydana gelecek zararlar ile ilgili olarak, firma kongre merkezine karşı direkt sorumlu kabul edilecektir. Asılacak materyallerin Serenas Turizm tarafından temin edilecek panolara asılması rica olunur. Standların temizliğinden Serenas Turizm ve otel personeli hiçbir şekilde sorumlu olmayacaktır. Standların temizliği, firmaların sorumluluğundadır. GENEL KURALLAR 11
GENEL KURALLAR YİYECEK YECEK VE İÇECEK HİZMETLERH ZMETLERİ Kongre merkezinde konuklarınıza sunmak istediğiniz yiyecek içecek hizmeti için, talepleriniz yazılı olarak Serenas Turizm e iletilmelidir. Kongre merkezinde servis edilecek olan yiyecek ve içeceklerle birlikte firma logolu bardak ve peçeteler kullanılabilecektir. Tüm yiyecek ve içecek siparişleri, Serenas Turizm tarafından alınacaktır. Lütfen konuklarınıza sunmayı istediğiniz yiyecek içecekler için, Serenas Turizm ile irtibata geçebilirsiniz. STAND ALANLARINA GİRİŞG İŞLER Tüm firma temsilcileri, stand alanları açılmadan 1 saat öncesinde stand alanlarına girebilirler. Tüm stand görevlileri ve firma temsilcilerinin, yaka kartlarını takmaları mecburidir. Hiçbir firma temsilcisi veya stand görevlisi, yaka kartını takmadan stand alanlarına giremeyecektir. Stand alanları açılış saatlerinden önce, kongre katılımcıları stand alanlarına alınmayacaktır. YANGIN TALİMATI Kongre merkezinde kullanılacak tüm malzemeler tutuşmaz malzemelerden hazırlanmalıdır. Stand alanında firmaların yerleşimi; yangın alarmı, yangın uyarı sistem araçları ve yangın söndürme araçlarını engellemeyecek şekilde olacaktır. GÜVENLİK Serenas Turizm, kongre sonuna kadar kongre merkezinin ve malzemelerin korunmasını sağlayacaktır. Bu durum, Serenas Turizm i herhangi bir kayıp veya çalıntı durumuna karşı sorumluluk altında tutmayacaktır. Kayıp, çalıntı, hasar vb. durumlar için, firmaların malzemelerini sigortalatması önerilir. ÖZEL İSTEKLER Lütfen özel talepleriniz ve kongreyle ilgili her konuda bizlerle irtibat kurunuz. Safiye KAYACI Proje Sorumlusu Serenas Turizm Kongre ve Organizasyon ve Otelcilik AŞ Turan Güneş Bul. 5. Cad. No:13 Yıldız Çankaya 06550 Ankara -Türkiye Tel : +90 312 440 50 11 Faks : +90 312 441 45 62 E-posta : safiye.kayaci@serenas.com.tr GENEL KURALLAR 12