MALZEME YÖNETİMİ VE BİNA EĞİTİM-ÖĞRETİM SÜRECİ RİSK ANALİZİ No 1 2 3 Alanları Yüksek Lisans ve doktora programlarının açılabilmesi veya açık olan programların öğrenci alabilmesi için gerekli olan asgari öğretim üyesi sayısının birçok Bilim Dalı tarafından sağlanamaması. Öğretim üyelerinin lisans programları sebebiyle yoğun ders in Ortaya Çıkma Olasılığı (İhtimal) in Gerçekleşmesi Durumunda Yarattığı Etki (Şiddet) 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Skoru X X 20 programlarının dersin verimini etkilemesi. X X Öğretim üyelerinin danışmanlığında çok sayıda lisansüstü öğrencisinin olması. X X 4 Lisans ile birlikte kullanıldıklarından dersliklerdeki yoğunluk. X X 5 7 8 10 11 Eski dönemlerde yapılan öğrenci-danışman eşleştirmelerindeki belirsizlik. X X 8 Aday kabul sistemindeki yetersizliklerden dolayı alınan lisansüstü öğrenci kalitesinin düşmesi. X X Sınav belgelerinin ve yoklamaların düzenli bir şekilde arşivlenmesindeki yetersizlik. X X Eğitim Bilimleri Enstitüsünün iki enstitünün bazı Anabilim dallarını alarak oluşturulması sebebiyle Anabilim Dallarında içerikleri ve isimleri çakışan çok sayıda dersin olması. Öğrenci işleri tarafından öğrenci takip sisteminin kurulmamış olması. Daha önce tez yazma, bilimsel araştırma yapma gibi deneyimleri olmayan tezsiz yüksek lisanstan veya lisanstan doktoraya geçen öğrencilerin özgün bir konu bulma, özgün bir yöntem oluşturma gibi konulardaki yetersizlikleri. Anabilim Dallarındaki teçhizat eksikliğinden dolayı gizli kalması gereken belgelerin fotokopi gibi sebeplerle farklı birimlere gönderilmesi ve gizliliklerinin tehlikeye düşmesi. Enstitü Binasının kampusun kenarında ve bulunduğu binanın alt katında olması sebebiyle güvenlik zafiyeti. X X X X 10 X X X X X X
BİLGİ SİSTEMİ İLETİŞİM VE KOORDİNASYON PERSONEL YAPISI 13 Personel sayısının yetersizliği X X 14 15 Personelin ilk görev yerlerinin Enstitü olması nedeniyle iş akışını tam olarak kavrayamamaları. Anabilim Dallarına gidecek evrakları götürebilecek eleman olmaması. X X X X 4 1 Araştırma görevlisi sayısındaki yetersizlik X X 15 17 Birçok Anabilim Dalının yazıları son anda göndermesi ya da ilgili zaman dilimini geçirmesi. X X 18 Enstitünün ana kampusa uzaklığı nedeniyle yazıların enstitüye geç ulaşması X X 1 Web sayfasının sürekliliğinin dışarıdan kişilere bağlı olması. X X 8
in Değerlendirilmesi İçin Ölçek Skoru Katlanılamaz (25) Değerlendirme Belirlenen risk kabul edilebilir bir seviyeye düşürülünceye kadar iş başlatılmamalı eğer devam eden bir faaliyet varsa derhal durdurulmalıdır. Gerçekleştirilen faaliyetlere rağmen riski düşürmek mümkün olmuyorsa, faaliyet engellenmelidir. Önemli (15, 1, 20) Orta Düzeydeki (8,, 10, ) Katlanılabilir (2, 3, 4, ) Önemsiz (1) Belirlenen risk azaltılıncaya kadar iş başlatılmamalı eğer devam eden bir faaliyet varsa derhal durdurulmalıdır. işin devam etmesi ile ilgiliyse acil önlem alınmalı ve bu önlemler sonucunda faaliyetin devamına karar verilmelidir. Belirlenen riskleri düşürmek için faaliyetler başlatılmalıdır. Belirlenen riskleri ortadan kaldırmak için ilave kontrol çalışmalarına ihtiyaç olmayabilir. Ancak mevcut kontroller sürdürülmeli ve bu kontrollerin sürdürüldüğü denetlenmelidir. Belirlenen riskleri ortadan kaldırmak için kontrol çalışmasına planlamaya ve gerçekleştirilecek faaliyetlerin kayıtlarını saklamaya gerek olmayabilir.
RİSKLERE KARŞI ALINMASI DÜŞÜNÜLEN ÖNLEMLER No Alanı 1 Yüksek Lisans ve doktora programlarının açılabilmesi veya açık olan programların öğrenci alabilmesi için gerekli olan asgari öğretim üyesi sayısının birçok Bilim Dalı tarafından sağlanamaması. 2 Öğretim üyelerinin lisans programları sebebiyle yoğun ders programlarının dersin verimini etkilemesi. 3 Öğretim üyelerinin danışmanlığında çok sayıda lisansüstü öğrencisinin olması. 4 Lisans ile birlikte kullanıldıklarından dersliklerdeki yoğunluk. 5 Eski dönemlerde yapılan öğrenci-danışman eşleştirmelerindeki belirsizlik. Skoru 20 8 Alınması Düşünülen Önlem Rektör, Rektör yardımcıları, Fakülte Dekanı ve Anabilim Dalı Başkanları ile görüşülerek Anabilim Dallarının öğretim üyesi kadrolarının güçlendirilmesine çalışılacak. Şartlar sağlanıncaya kadar ilgili programlara öğrenci alınmayacak. 1 numaralı risk kapsamında anabilim dallarının öğretim üyesi kadrolarının güçlendirilmesi çalışmaları yanında anabilim dalları öğretim üyeleri ile görüşmeler ve anketler yapılarak verimin artırılmasına yönelik çalışmalar yapılacak. Öğretim üyesi sayısının azlığından dolayı öğretim üyeleri üzerindeki danışmanlıklar oldukça fazladır. 1 nolu risk kapsamında alınacak önlemlerle bu sorunun giderilmesine çalışılacaktır. Bunun yanında; Enstitü kurulunda alınan bir öğretim üyesine en çok 10 danışmanlık hakkı kararı zorunlu durumlar dışında titizlikle uygulanacaktır. Anabilim dalları başkanları ile bu konuda görüşmeler yapılacak ve önerilerinde danışmanlık sayılarını dikkate almaları istenecektir. Öğretim üyesi başına düşen danışmanlık sayısının fazla olduğu anabilim dallarına ayrılan kontenjan sayısı düşürülecektir. Anabilim dalları ile görüşülerek lisansüstü ders programlarının lisans programlarından önce yapılması ve lisansüstü derslerin teknolojik olarak güçlü sınıflara verilmesi sağlanacaktır. Eğitim Bilimleri Enstitüsü, Fen ve Sosyal Bilimler Enstitüsünden transfer edilen anabilim dalları ile kurulduğu için önceki dönemlerde yapılan danışman eşleştirmeleri tarafımızdan net olarak bilinmemektedir. Bu kapsamda; Eğer mevcutsa Fen ve Sosyal Bilimlerden bu eşleştirmeler EYK kararları ile birlikte istenecek. Eğer Enstitülerde bu tür bir alt yapı yoksa Anabilim Sorumlu
Aday kabul sistemindeki yetersizliklerden dolayı alınan lisansüstü öğrenci kalitesinin düşmesi. 7 Sınav belgelerinin ve yoklamaların düzenli bir şekilde arşivlenmesindeki yetersizlik. 8 Eğitim Bilimleri Enstitüsünün iki enstitünün bazı Anabilim dallarını alarak oluşturulması sebebiyle Anabilim Dallarında içerikleri ve isimleri çakışan çok sayıda dersin olması. Öğrenci işleri tarafından öğrenci takip sisteminin kurulmamış olması. 10 Daha önce tez yazma, bilimsel araştırma yapma gibi deneyimleri olmayan tezsiz yüksek lisanstan veya lisanstan doğrudan doktoraya geçen öğrencilerin özgün bir konu bulma, özgün bir yöntem oluşturma gibi konulardaki yetersizlikleri. 11 Anabilim Dallarındaki teçhizat eksikliğinden dolayı gizli kalması gereken belgelerin fotokopi gibi sebeplerle farklı birimlere gönderilmesi ve gizliliklerinin tehlikeye düşmesi. Enstitü Binasının kampusun kenarında ve bulunduğu binanın alt katında olması sebebiyle güvenlik zafiyeti. 10 dalları ile iletişim kurularak eski EYK kararı ile bu çalışmayı yapmaları istenecektir. KTÜ Lisansüstü eğitim yönetmeliğinin güncellenmesi çalışmaları kapsamında kaliteyi artırıcı önlemler komisyon üyeleri ile tartışılacaktır. Anabilim dalları ile görüşülerek sınav belgelerini düzenli bir şekilde arşivlemeleri böyle bir olanağın olmaması durumunda ise sınav belgelerini Enstitüye göndermeleri ve arşivlemenin burada yapılması istenecektir. Anabilim Dallarından içerikleri ve isimleri lisans derslerine benzeyen dersleri kapatmaları istenecek. Tüm dersler anabilim dallarına gönderilerek çakışan dersleri kapatmaları istenecek. Hâlihazırda kullanılan öğrenci işleri sistemi birçok boyutu ile lisansüstü öğrencilerin ihtiyaçlarına cevap verememektedir (örneğin doktora öğrencisi tez önerisini ne zaman sunabilir, tez izleme çalışmasının son günü gibi). Bu kapsamda; Diğer Enstitülerle birlikte hareket edilerek taslak bir sistem belirlenecek ve belirlenen bu sistem öğrenci işleri ve bilgi işlem ile iletişim kurularak hayata geçirilmeye çalışılacaktır. Anabilim Dallarındaki öğretim üyeleri ile ilişki kurularak dersler dışında lisansüstü öğrencileri için seminer programları düzenlenecek. Gerekirse uzaktan eğitim müdürlüğü ile iletişim kurularak farklı üniversitelerdeki öğretim üyelerinden de bu konuda destek alınacaktır. Bu kapsamdaki öğrencilerin kontenjanları sınırlandırılacak Enstitümüzün Anabilim Dallarına alınacak teçhizatların ilgili Dekanlık ile iletişim kurularak buna çözüm getirilmeye çalışılacaktır. Birim Dekanlık güvenlik görevlilerince sürekli denetlenecektir. Güvenlik kamera sistemi kurulacak ve kayıtların tutulması sağlanacaktır.
13 Personel sayısının yetersizliği 14 Personelin ilk görev yerlerinin Enstitü olması nedeniyle iş akışını tam olarak kavrayamamaları. 15 Anabilim Dallarına gidecek evrakları götürebilecek eleman olmaması. 1 Araştırma görevlisi sayısındaki yetersizlik 17 Birçok Anabilim Dalının yazıları son anda göndermesi ya da ilgili zaman dilimini geçirmesi. 18 Enstitünün ana kampusa uzaklığı nedeniyle yazıların enstitüye geç ulaşması 1 Web sayfasının sürekliliğinin dışarıdan kişilere bağlı olması. 4 15 8 Özellikle Enstitüdeki belgelerin elektronik kayıtlarının tutulması ve bilgi-işlem desteği için gerekli görülen personel rektörlükten talep edilecektir. Bu risk yarı zamanlı öğrenci ile de çözülebileceğinden personel olmaması durumunda yarı zamanlı çalışacak öğrenci talep edilecektir. Personelin Enstitü iş akışını öğrenmesi amacıyla personele periyodik olarak iş akışları ile ilgili bilgilendirme yapılacaktır. Yarı zamanlı çalışanlar ve hizmetli yardımıyla bu sorun giderilmeye çalışılmaktadır. Anabilim Dallarının sınav yükü, online işlemler, öğretim üyelerine yardım gibi görevlerin içerisinde araştırma görevlileri aktif olarak görev almaktadır. Araştırma görevlisi sayısının azalması eğitim-öğretimin niteliğini doğrudan etkileyecektir. Bu kapsamda; Rektörlük makamından Anabilim dallarının durumuna göre araştırma görevlisi tahsisi yapılması talep edilecektir. Yazışmalarla ilgili Anabilim Dalları ile görüşülecek. İletişimin hızlandırılması konusunda gerekli görüşmeler yapılacaktır. 13 nolu risk kapsamında giderilecektir.