Bilimsel Araştırma Projeleri Otomasyon Sistemi Kullanım Kılavuzu
Bu kılavuz, Bilimsel Araştırma Projelerini Otomasyon Sistemi üzerinden nasıl yönetebileceğiniz hakkında yönergeler içermektedir. Yeni otomasyon sisteminin temel amacı, öğretim elemanlarının Bilimsel Araştırma Projesi başvurularında zaman kazandırmak ve hataları en aza indirgemektir. Proje başvurularının takibini kolaylaştırmak açısından sistem bilgilendirme e-mailleri gönderecektir. Gönderilen e-mailleri dikkate almanız ve en az iki ayda bir sisteme girerek panelinizi kontrol etmeniz rica olunur. Herhangi bir sorun yaşamanız halinde BAP Koordinasyon Birimi ile iletişime geçiniz. Teknik problemler ile ilgili sorularınızı gsu@gsu.edu.tr adresine gönderebilirsiniz. İçindekiler: Otomasyon Sistemine Giriş 2 Yeni Proje Başvurusu Yapmak 3 Ara Rapor Göndermek 6 Panel İşaretleri 8 Yönetim Paneli (onay yetkisi olanlar için) 9 1
Otomasyon Sistemine Giriş Otomasyon sistemine aşağıdaki bağlantı üzerinden giriş yapılabilir. http://bap.gsu.edu.tr Karşınıza gelen ekranda kullanıcı bilgilerinizi (kullanıcı adı ve şifre) girmeniz istenmektedir. Kullanıcı bilgileriniz kişisel sayfalarınızı yönetirken giriş yaptığınız bilgilerinizdir. Kullanıcı adınız gsü e-mail adresiniz olup şifrenizi unutmanız halinde personel.gsu.edu.tr/admin adresinden hatırlatma yaptırabilirsiniz. Giriş yaptıktan sonra karşınıza otomasyon sisteminin paneli gelmektedir. Yukarıdaki örnekte henüz proje bulunmadığından dolayı boş görünmektedir. Proje başvurularınızı, raporlarınızı bu ekrandan göndererek onaya sunabilir ve yine bu ekrandan takibini yapabilirsiniz. Bu ekran, tüm proje ve raporlarınızın durumunun görüldüğü ana ekran görevi görmektedir. 2
Yeni Proje Başvurusu Yapmak Ana panelinizde Yeni Proje Ekle butonunu kullanarak proje başvurularınızı yapabilirsiniz. BAP Komisyonu toplantılarında alınan kararlar ile son başvuru tarihleri belirlenmektedir. Sistem, son başvuru tarihleri itibariyle 20 gün süre ile yeni proje alımlarına otomatik olarak kapanmaktadır. Böyle bir durumda proje başvurusu yapmak için sistemin tekrar açılmasını beklemeniz gerekmektedir. Yeni Proje Ekle butonuna tıkladıktan sonra karşınıza örnekteki ekran gelmektedir. Burada * ile belirtilenler girilmesi zorunlu alanlardır; bu alanlar doldurulmadan projenizi kaydedemez ve onaya gönderemezsiniz. Bu ekranda yer alan tüm alanları mümkün olduğu kadar açıklayıcı ve titizlikle doldurmanız rica olunur. Eksik bilgi içeren projelerin kabul edilmemesi olasıdır. 3
Yeni proje ekleme ekranında en alt bölümde iki adet button bulunmaktadır. Projeyi Kaydet butonu, projenizin başvurusuna daha sonra devam etmek ve onaya şimdilik göndermek istememeniz durumunda sistemin sizin yerinize projenizi kaydetmesini sağlar. Projeyi Onaya Sun butonuna ise başvurunuza başka bir ekleme yapmayacağınız ve onaya sunmak istediğiniz zaman son olarak tıklamanız gerekmektedir. Onaya sunduğunuz andan itibaren projeniz üçlü onay sürecine girmektedir. İlgili Bölüm Başkanı, Dekan ve BAP Komisyon Toplantısı neticesinde sıralı olarak onaylanması gerekmektedir. Bu süreçleri panelinizden gözlemleyebilirsiniz. Ayrıntılı bütçe tablosu: Bu tabloda bütçe hesaplamalarınızı otomatik olarak yapabilirsiniz. Kalemler için harcamaları belirlediğinizide toplamlar sizin yerinize otomatik olarak hesaplanır (majör tarayıcılarda test edilmiştir). Hesaplama tamamlandıktan sonra toplam bütçe alanına genel toplam eklenir, bu alanın yan tarafındaki bölüme genel bütçeyi yazı ile yazmanız gerekmektedir. Hesap tablosunda harf, boşluk karakteri veya vigül gibi rakam olmayan karakterler kullanmanız hesap tablosunun hata vermesine sebep olur. Bu durumda başvurunuz iletilmez ve sistem sizden bu hatayı düzeltmenizi bekler. Dosya gönderme: Her proje başvurunuz ve raporunuz için 3 adet dosya gönderebilirsiniz. Projenizi kaydettikten sonra dosyalarınızı değiştirebilirsiniz. Bunun için tek yapmanız gereken zaten gönderilmiş olan bir dosyanın üzerine başka bir dosya göndermektir. Şu an için sadece MsWord ve PDF dökümanları gönderilebilmektedir. Not: Onaya sunulmamış olan proje başvuruları veya raporlar onay sürecine dahil olmazlar. Dolayısıyla da belirli bir tarihe kadar gönderilmesi gereken bir rapor son başvuru tarihine kadar onaya sunulmazsa, kaydedilmiş olsa bile sistem tarafından proje başvurunuzun otomatik olarak iptal edilmesine sebep olur. 4
Projeniz onay süreci tamamlandıktan sonra açılmış kabul edilir ve projeniz panelinizinde örnekteki gibi görünür. Örnekteki proje 12 ay için açıldığından dolayı bir özet raporu ve sonuç raporu görülmektedir. Bu ekrandan raporlarınızı hangi tarihler arasında göndermeniz gerektiğini takip edebilirsiniz. Ayrıca otomasyon sistemi, raporunuzun son gönderim tarihine 15 gün kala hatırlatma e-maili gönderecektir. Rapor tarihiniz geldiğinde iki buton aktif hale gelmektedir. Ara rapor ekle butonu raporunuzu göndermenizi sağlar. Sonuç raporu ekle butonu ise sonuç raporunuzu göndermenizi sağlar. Sonuç raporunuzu normal proje sürecinde en son vermeniz gerekmektedir ve sistem sizi bu şekilde yönlendirir. Ancak projenizi erken kapatmak istediğiniz durumlarda ara rapor yerine sonuç raporu göndererek projenizi kapatmak yönünde onaya sunabilirsiniz. Sonuç raporunuzu gönderdikten sonra sistem sizden tekrar rapor istemez. Not: Sonuç raporunuz projenizi kapatmanızı sağlayacağından, sadece kapatma onayı almak istediğiniz durumlarda kullanınız. Normal proje sürecinde sonuç raporunu sadece en son rapor olarak göndermeniz gerekmektedir. 5
Ara Rapor Göndermek Projenizin ara rapor tarihi geldiğinde projeniz, panelinizde yukarıdaki örnekteki gibi görünür. Buradan Ara rapor ekle butonunu kullanarak ara rapor gönderebilirsiniz. Proje ara raporu ekranında yine proje başvurusu yaparken kullandığınız ekrana benzeyen bir ekran karşınıza gelir. Burada yine * ile gösterilen alanlar zorunludur. Bu ekranda projenizin bilgileri üst bölümde görünmektedir. 6
Ara raporlarınızdaki bütçe hesap tablosunda rapor tarihine kadar yapılan harcamaları tutarlarını belirtmeniz istenmektedir. Dolayısıyla da bu tabloda sadece Harcama Tutarı bölümünü doldurmanız gerekmektedir. Toplam bütçe alanı proje açılışında onaylanmış olan ana bütçedir. Beyan edilen ise önceki raporlarınızda beyan ettiğiniz tutarlardır. İlk raporunuzu verirken beyan edilen ve harcama tutarı alanlarınız boş gelir. Burada dikkat edilmesi gereken husus, harcama tutarının toplam bütçeden fazla ve beyan edilenden az olamayacağıdır. Her zaman için beyan edilen bütçenize ek olarak rapor tarihine kadar yaptığınız harcamalarınızı eklemeniz gerekmektedir. Hesaplamada bir tutarsızlık olması durumunda raporu kaydedemez veya onaya sunamazsınız ve sistem hatalı olan tutarın etrafını kırmızıya boyayarak sizi uyarır. Tek yapmanız gereken hatayı düzelterek kaydetmeniz ve onaya sunmanızdır. Not: Raporlarınızın onay sürecine girmesi için Raporu Onaya Sun butonuna tıklamanız gerekmektedir. Bunu unutursanır panelinizden de ünlem işareti ile unuttuğunuz bir kısım olduğunu görebilirsiniz. Panelinizden tekrar raporunuza gelerek onaya sunabilirsiniz. 7
Panel İşaretleri Projelerinizin yönetimini kolaylaştırmak açısından sistem projelerinizin sağ tarafına bazı işaretler ekler. Bu işaretlerin anlamları aşağıda belirtilmiştir. Aynı zamanda da bu işaretlerin açıklamaları panelinizin alt kısmında bulunmaktadır. Bu işaret projeniz veya raporunuz için bir işlem yapmanız gerektiği anlamına gelir. Proje veya raporunuzu onaya sunmayı unutursanız, raporunuzun süresi gelmiş ancak henüz gönderilmemişse bu işaret görünür. Bu işaret iptal anlamına gelmektedir. Proje başvurunuz veya ara raporunuz kabul edilmezse başvurunuz iptal edilir. Panelinizde bu işaret ile iptal edilmiş başvuruları görebilirsiniz. Bu işaret devam eden anlamına gelmektedir. Proje başvurunuz onaylandığı ve devam ettiği zaman bu işaret görünür. Bir işlem yapmanız gerekmediği zamanlarda bu işareti görebilirsiniz. Onay sürecindeki proje başvuruları veya raporlarda da bu işaret görünür. Bu işaret tamamlandı anlamına gelmektedir. Projeniz sonuçlandığı zaman bu işaret aktif olur. Örnek: Buradaki örnekte projenin yanında ünlem işareti görünmektedir. Ara raporun onaya sunulmamış olmasından kaynaklanmaktadır. Ara rapor onaya sunulduktan sonra bu işaretin yerini aşağıdaki örnekteki devam eden işareti alır. 8
Yönetim Paneli (onay yetkisi olanlar için) Onaya sunulan projeler veya raporlar onay yetkisi olan öğretim elemanları tarafından yönetilmektedir. Bu ekran sadece başvuruyla ilgili Bölüm Başkanları ve Dekanlara açıktır. Eğer yetkiniz yok ise Yönetim Paneline tıkladığınızda hata mesajı alırsınız. Yönetim ekranına tıklandığında ve yetki sahibiyseniz aşağıdaki ekran karşınıza gelir. Bu ekranda onaya sunulmuş proje başvuruları veya raporlar kendi sekmeleri altında görülmektedir. Buradan proje hakkında bilgi alabilirsiniz. Proje başvurusu ve raporlar normal koşullarda sadece proje yöneticisi tarafından görülebilmesine karşın, onay yetkisine sahip öğretim elemanları başvurularını onayladıkları diğer öğretim elemanlarının da bilgilerini görebilir. Proje başvurusunu veya raporu okuduktan sonra Onayla veya Reddet butonuna tıklayarak kararınızı sunabilirsiniz. Bu butonlardan herhangi biri tıklandığı taktirde sistem 2 defa kararınızı onaylamanızı ister, bunun amacı da yanlışlıkla istemediğiniz bir kararı onaylamanız veya reddetmeniz ihtimalini ortadan kaldırmaktır. Onaylanan veya reddedilen proje başvuruları veya raporlar ekrandan kaybolurlar. Böylece ekranda çok fazla öğeyi görmek durumunda kalmaz ve sadece onayınıza sunulmuş başvuru ve/veya raporları görebilirsiniz. Aynı zamanda bu ekranda sadece ilgili olduğunuz bölüm/fakülte için açılmış proje başvuruları (ve raporları) karşınıza gelmektedir. 9