KOLAY ABONELİK KULLANICI DÖKÜMANI Proje adı: Kolay Abonelik Tarih: 02.03.2017 Hazırlayan: Yasemin ALEV - Ferhat AKTÜRK 1
1. AMAÇ Gazdaş Kolay Abonelik projesi kapsamında yetkili iç tesisat firmalarının ve müşteri temsilcilerinin portal sistemine giriş yapması sağlanacaktır. Portal sistemine giriş yapan kullanıcıların abonelik işlem tiplerinden birini seçip, ilgili başvuru formunu doldurarak müşteri temsilcisi iş listesi ekranına işlerin düşürülmesi sağlanacaktır. Müşteri temsilcileri iş listesi ekranına giriş yaparak ilgili abonelik başvurusunu manuel kontrol ederek onay ya da red işlemini gerçekleştirecektir. Eğer onay verilirse müşteri temsilcisinden bazı bilgileri doldurması istenmektedir. Bu bilgileri müşteri temsilcisi doldurduktan sonra sap sisteminde anaverilerin yaratılması sağlanacaktır Onay aşamalarının tamamlanmasından sonra abonenin ödeme süreci başlamaktadır. Ödeme işlemi gerçekleşen aboneler, ilgili firmaya veya abone merkezlerine giderek bina bağlantı anlaşmalarına göre bağlantı anlaşması ya da abonelik sözleşmesi imzalamaktadırlar. Sözleşme imzalama süreci Trakya bölgesinde abonenin adresinde de yapılabilecektir. Bu süreçte mobil cihazların kullanımı söz konusu olacaktır ve saha ekipleri randevularını cihazlar üzerinden takip edeceklerdir. Bu süreç sayesinde tüm iş akışlarının, onayların tek bir portal üzerinden takip edilmesi ve anaveri yaratımının otomatikleştirilmesi hedeflenmektedir. 2
2. SÜREÇ DİYAGRAMI 2.1. Abonelik Bağlantı Anlaşması Süreci Abonelik bağlantı anlaşması süreci aşağıdaki gibidir. İç tesisat firması talep oluştur ma ekranı İç tesisat firmaları kendilerine tanımlanmış olan kullanıcı adı ve şifresiyle portal ekranına giriş yapar. İşlem menüsünde Talep Oluştur sekmesine tıklayarak abone başvuru bilgilerini ve yüklemesi gereken evrakları sisteme attach edecektir. Müşteri Temsilc isi Ekranı Müşteri temsilcisi portale kendisine ait olan kullanıcı adı ve şifresi ile giriş yapar İş listesinde yetkisi dahilinde olan başvuru formunu ve dijital evrakları inceleyecektir. Bina ID si olmayan başvurular için harita uzmanına Bina ID bulunması/açılması sürecini başlatacaktır Bina ID si tanımlanmış olan ve de müşteri bilgi ve evrakları uygun olan başvurular için Onay işlemini verecektir. Uygun olmayanlar için Red işlemini verecektir. Harita Uzmanı Ekranı Harita uzmanı portale kendisine ait olan kullanıcı adı ve şifresi ile giriş yapar Yetkisi dâhilindeki başvuruya dair tüm verileri görüntüleyecek ve ardından Bina ID numarası (zorunlu) girerek onayla butonuna basarak müşteri temsilcisine gönderme işlemini gerçekleştirecektir. Ödeme Süreci Ödemenin gelip gelmediğine dair SAP de bir rapor üzerinden takip edilecektir. Bu rapor toplu olarak fatura çıktıları alınabileceği gibi bağlantı anlaşması çıktısı SAP den alınıp, faturası da SAP den tekli olarak alınabilecektir. Islak İmza Süreci Ödeme gerçekleştikten ve sistemde fatura çıktısı alındıktan sonra, iç tesisat firması veya müşteri temsilcisi portal ekranına bir görev düşecektir. Bu göreve göre iç tesisat firması veya müşteri temsilcisi müşteri ile yaptığı bağlantı anlaşmasının ıslak imzalı halini sisteme upload edebilecektir. 3
2.2. İlk Abonelik Sözleşmesi Süreci İç tesisat firması talep oluştur ma ekranı İç tesisat firmaları kendilerine tanımlanmış olan kullanıcı adı ve şifresiyle portal ekranına giriş yapar. İşlem menüsünde Talep Oluştur sekmesine tıklayarak abone başvuru bilgilerini ve yüklemesi gereken evrakları sisteme attach edecektir. Müşteri Temsilci si Ekranı Müşteri temsilcisi portale kendisine ait olan kullanıcı adı ve şifresi ile giriş yapar İş listesinde yetkisi dahilinde olan başvuru formunu ve dijital evrakları inceleyecektir. üşteri bilgi ve evrakları uygun olan başvurular için Onay işlemini verecektir. Uygun olmayanlar için Red işlemini verecektir. Ödeme Süreci Ödemenin gelip gelmediğine dair SAP de bir rapor üzerinden takip edilecektir. Bu rapor toplu olarak fatura çıktıları alınabileceği gibi bağlantı anlaşması çıktısı SAP den alınıp, faturası da SAP den tekli olarak alınabilecektir. Randev usüreci Randevuyu vermek üzere saha ekip yöneticisine bir görev düşmesi sağlanacaktır.ödeme sonrası randevu talebi otomatik olarak randevu planlama havuzuna düşer. Buradan saha ekip uzmanı tarih, saat ve ekip numarası girerek randevuyu oluşturur. İlgili saha ekibine iş emri olarak randevu atanmış olur. Aynı anda müşteri iletişim bilgilerine randevu detayları sms olarak iletilir. Saha ekibi bu noktada müşteri sayacını müşteriye teslim ederek sistem tanımlamasını yapar. Islak İmza Süreci Müşteri temsilcisi abonelik sözleşmesinin ıslak imzalı halini sisteme upload edecektir. 4
3. SİSTEM VE KULLANICI BİLGİLERİ Portal linki: http://online.gazdas.com/kolayabone 4. EKRANLAR 4.1. TALEP OLUŞTURMA Talep oluşturma için iç tesisat firması talep oluştur butonuna tıklayarak süreç seçimi yapar. 5
Talep tipi alanından oluşturacağınız talep tipi seçimi yapılmaktadır. Bina ID ve Adres Bul butonlarını tıklayarak bina id ve adres bilgilerine ulaşılmaktadır. 6
Dosya seç butonuna basılarak ilgili dosyalar sisteme yüklenir. Ekranda belirtilen * işaretli dosyalar zorunlu olduğu için yükleme işlemi yapılmadan talep oluşturulamamaktadır. Dosyalar yüklendikten sonra talep gönder butonuna basılarak talep oluşturulmaktadır. İletilmesi istenen bilgilerin açıklama sekmesine yazılması gerekmektedir. İç tesisat firmasının yüklemesi zorunlu olan belgeleri PDF, JPEG, JPG, PNG dosya tiplerinde eklemesi gerekmektedir. 7
İç tesisat başvuru ekranında tüm alanlar doldurulduktan sonra talebi gönder butonuna basılarak talep oluşturulmaktadır. 4.2. İŞ LİSTESİ Müşteri temsilcisi ile ekrana giriş yapıldığında onayınızı bekleyen talepleri görmek için iş listesi sekmesine tıklayarak onayınızda listelenmiş taleplere ulaşabilirsiniz. 8
İşlem yapmak istediğiniz talep de göster butonuna tıklayarak talebin içeriğine ulaşabilirsiniz. Bağlantı anlaşmaları müşteri temsilcisi ekranlarında sap verilerini yaratmadan önce aşağıdaki alanların doldurulması gerekmektedir. Kırmızı olarak belirtilen alanlar zorunlu, yeşil olarak belirtilen alanlar isteğe bağlı doldurulması gereken alanlardır. 9
Eğer bina id bilinmiyorsa bina id numarası tespiti için talep harita uzmanına gönderilir. Harita uzmanı bina id alanını doldurarak talebi tekrar müşteri temsilcisine iletir. Sözleşme süreçlerinde müşteri temsilcisi ekranında onaycı verileri sekmesinde aşağıdaki alanların doldurulması gerekmektedir. SAP verilerini yarat butonuna basıldığında sistemde ana veriler oluşturulur. Sözleşme adımlarında sistemde var olan ana veriler otomatik olarak ekrana gelmektedir. 10
4.3. RAPORLAR 11
4.3.1.Talep Durum Raporu Oluşturulan talebin takibi için raporlar sekmesinde talep durum raporundan talebin kimde beklediği kontrol edilebilmektedir. 12
4.3.2.Akış Performans Raporu Kapanan taleplerin sürelerinin takibinin yapılacağı rapordur. Aşağıdaki kırılımlar bazında sorgu gerçekleştirilebilmektedir. 13
14
4.3.3.Tarihçe Raporu Talebin tüm işlemlerini ve isteğe bağlı sadece yapılan değişiklikleri takip etmeyi sağlayan rapordur. 4.4.4. Kullanıcı & Muhatap Raporu Yaratılmış olan aneverilerin takibinin yapıldığı rapordur. 15
16
4.4.5. Randevu Raporu Randevuya düşen taleplerin içeriğinin takibinin yapılabileceği rapordur. 17
18