TİTCK/ DESTEK VE LABORATUVAR HİZMETLERİ BAŞKAN YARDIMCILIĞI/ ANALİZ VE KONTROL LABORATUVAR DAİRESİ BAŞKANLIĞI PR26/KYB
Sayfa No: 1/12 1. AMAÇ ve KAPSAM Bu prosedür, Tıbbi Biyolojik Ürünler Laboratuvarına serbest bırakma talebi ile gelen numunelerin kabul edilmesi ve dosya incelenmesinin ardından EU OCABR klavuzlarında yer alan analiz metotlarını baz alarak kalite kontrol testlerini yapmak ve seri serbest bırakma sertifikalarının düzenlenerek üye ülkelere satış izinleri için süreçleri tanımlamaktadır. Bu prosedür seri sürülüm sertifikasyonu talebi için gelen biyolojik ürünlerde uygulanmaktadır. 2. SORUMLULUKLAR Bu prosedür kapsamındaki; Gelen numunelerin, dosyaların eksiksiz ve numune kabul kurallarına uygun teslim alınmasından, ilgili laboratuvarlara ulaştırılmasından Numune kabul/soğuk oda birimi çalışanları, Dosyaların ön incelemesi, gerekli analiz süreçlerinin tariflenmesinden, kalite kontrol testlerinin yapılmasından, sonuçlarının değerlendirilmesinden, laboratuvara devamlılığı olan gelecek ve gelmiş aynı tip numune sonuçlarının düzenli izlenmesinden (kontrol kartı ile vs. izleme), kalite kontrol raporlarının hazırlanmasından ilgili laboratuvar çalışanları/analist, Analiz sonuçlarına göre Seri serbest bırakma sertifikasının düzenlenmesinden, sertifika kayıtlarının tutulmasından Büro çalışanı, Bu talimatın takibinden Birim Kalite Temsilcisi ve birim sorumlusu sorumludur. 3. TANIMLAR ve KISALTMALAR 3.1. Daire Başkanlığı: Analiz ve Kontrol Laboratuvarları Dairesi Başkanlığı 3.2. TBÜ: Tıbbi Biyolojik Ürnler Laboratuvar Birimi 3.3. VAMF: Aşı antijeni ana dosyası 3.4. Final Lot : Bitmiş, sürüme sunulacak Ürün 3.5. BKT:Birim Kalite Temsilcisi
Sayfa No: 2/12 4. UYGULAMA Yasal Kontrol Otoritesi Batch release sertifikasının düzenlenmesi için satış yetkilisinin hangi üye ülkelerde satış yapacağını belirleyerek Ek 1 de yer alan bilgilendirme mektubu ile otoriteye bilgi verir. Avrupa Birliği Batch relesase serififikası veren Yasal Kontrol Otoritelerinin sertifika örnekleri Ek 2 de ve satış bilgi formu da Ek 4 de verilmiştir. Bu formların doldurularak ürünün satış yapılacağı ülkelere gönderilmesi gerekmektedir. Ürünler OMCL network ünde yeralan laboratuvar tarafından EU OCABR klavuzunda yeralan metotlar baz alınarak test edilir. Avrupa Birliği Yasal Kontrol Otoritesi Batch release sertifikası düzenlenmesi için Üreticiye ait ürünün ve protokolün değerlendirilmesi Testlerin planlanması Faz 1 testler spesifikasyonunda yer alan ve hali hazırda OCABR da yer alan testlerdir. Ürününün niteliğine göre Faz 2 testlerin de yapılması gerekebilir. Faz 2 testler aşağıda ayrıntılı anlatılacaktır. Plazma havuzundan elde edilen viral markerların test edilmesi için ürünün spesifikasyonlarında belirtilmesi Seri serbest bırakma ürün dosyasının sonuçlandırılması protokole göre 8 hafta /60 günü geçmemelidir. OMCL laboratuvarlarında test edilen ürünlere Ek 2 de örnekleri verilen seri serbest bırakma sertifikaları düzenlenir. Batch release sertifikası OMCL in ulusal dilinde yazılmalı ve ilgilizceye çevrilmelidir. Analiz sonuçlarına göre bir batch uygun bulunmadığında, gizlilik korunarak ama olabildiğince hızlı sürede konu ile ilgili bütün kısımlara (OMCL, ilgili otoriteler, EMA, Avrupa Birliği Komisyonu, EDQM, DBO, Batch release bölümü, ve OCABR networkü) bildirilmelidir. Konu ilişkili yetkililer Ek 3 de verilmiştir. Faz II testlerini aşağıdaki durumlarda yapmak gerekir Üretim prosesinde belirgin bir değişiklik olduğunda, Üretim yeri değiştiğinde, Advers etkiler görüldüğünde, Üretim bandı ile uyuşmazlık olduğunda, Üreticinin test prosedürü değiştiğinde, OMCL veya üreticinin kalite kontrol testleri sırasında beklenmekdik bir durum ile karşılaşılırsa,
Sayfa No: 3/12 İlaç denetçileri tarafından kritik bir değerlendirme raporu gelir ise Hızlı bilgilendirme sistemi ile ilgili form Ek 4 de sunulmuştur Biyolojik Ürünlerde seri serbest bırakma sertifikası düzenlenirken; ruhsatlandırma sürecinde onaylanmış olan üretici spesifikasyonları,.ürünün (bulk) ön çalışma sonuçları, Avrupa Farmakopesi (OCABR Kılavuzları), Dünya Sağlık Örgütü ilgili monografları değerlendirmede kullanılır. Kabul, analiz süreci, raporlandırma: Serbest bırakma talebinde bulunan kişi yada kurumlar, resmi yazı ile kuruma müracaatta bulunur. Talebi değerlendirilecek ürün için ürün protokolleri de laboratuvara teslim edilir. Teslim edilecekler aşağıdakileri içermelidir. 1. Seri Serbest bırakma talebi 2. Ruhsatlandırma ana dosyası 3. Varyasyon değişliklerine ait gerekli dokümanlar 4.Üreticiye ait her seri için seri serbest bırakma protokol dosyası 5. Dosya inceleme ve analiz sürecinde gerekli olması halinde üreticiden istenecek dokümanlar -sıcaklık izlemeleri-, 6. Ürün 7.Ödeme makbuzu. Numuneler TBÜ Numune Kabul ve Raporlandırma Çalışma Talimatına (ÇT01/TBÜ-9.1), Numune Kabul ve Taşınma Kriterleri Çalışma Talimatına (ÇT03/TBÜ-9.1) uygun olarak değerlendirilir, TBÜ Ürün Kabul formu (F01/TBÜ-9.1) ve doldurulur ve kabul edilir. Dosya ve diğer dokümanların değerlendirilmesi maksimum on gün (10 iş günü) içerisinde tamamlanmalıdır. Ürünlerde seri sürülüm analizlerinden hangilerinin yapılacağına birim sorumlusu ve ilgili laboratuvar analistleri (o ürüne ait testleri yapan ilgili laboratuvarlar) analiz test süreleri dikkate alınarak birlikte karar verir. Dosyada veya ürün ile ilgili eksiklik söz konusu ise Birim Sorumlusu tarafından ilgili üreticiyle irtibata geçilerek eksikliklerin giderilmesi sağlanır.
Sayfa No: 4/12 Analiz başlangıç tarihi olarak numunelerin gelmesi esas alınır. Analiz sürecinde en uygun test süreleri( *) dikkate alınır. Seri serbest bırakma ürün dosyasının sonuçlandırılması 8 hafta /60 günü geçmemelidir. Analizi yapan personel tarafından yapılan testlere ilişkin ham veriler ve cihaz çıktıları çalışma formlarına, analiz sonuçları kalite kontrol sonuç formuna (F03/TBÜ), laboratuvar defterine kaydedilir. Analizlerin tamamlanmasından sonra o ürüne ait final rapor hazırlanır. İlgili laboratuvar analistleri tarafından analiz sürecinin kontrolü, test sonuçlarının değerlendirilmesi ve onaylanması yapılır. Nihai rapor analiz sonuç formuna (F81/KYB) işlenir, ilgili laboratuvar sorumluları tarafından uygunluğu değerlendirildikten sonra onaylayarak ürün dosyasına kaldırılır. Final raporda ürün tüm testlerden geçmiş ise Serbest Bırakma Sertifikası düzenlenerek talep eden merciye gönderilir. Final raporun hazırlanması ve Seri sürülüm Sertifikası Numune Kabul ve Raporlandırma talimatına (ÇT01/TBÜ-9.1) göre yapılır. Ürün analiz sonuçları üretici sonuçları ile uyumlu değil ise, uygunsuz ürün raporu gerekleri /talimatı yerine getirilir, uygunsuzluk bildirim formu doldurulur Seri Serbest Bırakma dosyası en az aşağıdaki bilgileri içermelidir. İmzalanmış orijinal sertifika yada uygunsuzluk beyanı Seri serbest bırakma nihai rapor Üretici, kurum, yada tüzel kişilerin Seri Serbest Bırakma Sertifika talebi Üretim protokolü ve üreticinin kontrolü İlgili diğer tüm belgeler yada ilgili seriyle ilgili dokümantasyon (*Numune Kabul ve Taşınma Kriterleri ÇT03/TBÜ-9.1) ve taşınma Tablo:2) Serbest Bırakma Sertifikasının Düzenlenmesi En az aşağıdaki bilgileri içerecek şekilde kurum antetli format üzerinde hazırlanan, sertifika kayıt defteri Formuna (F05/TBÜ-9.1) işlendiği protokol numarası SERTİFİKA NO olarak yazılarak raporlandırmadan sorumlu personel tarafından Seri Serbest Bırakma Sertifikası düzenlenir ve Daire Başkanı tarafından onaylanır. Seri Serbest bırakma sertifikası iki orijinal nüsha olarak hazırlanır. Ürünün ticari adı
Sayfa No: 5/12 Ürünün uluslararası geçerli ismi / Uluslar Arası Mülkiyet Hakkı Olmayan Adı/Avrupa Farmakopesi Adı (İçerdiği virüs/bakteri özellikleri) Seri numarası (primer ve sekonder ambalaj kodu) Ambalaj şekli Ambalajdaki doz sayısı Serideki Toplam Ürün Sayısı Geçerlilik başlangıç tarihi Son kullanma tarihi Ruhsat numarası Üreticinin adı ve adresi Hib içerikli ürünün dolum/liyofilizasyon/kapaklamasını yapan Firmanın Adı Adresi Bulk Olarak İthal Edilen DTacP-IPV(Tip 1,2,3) İçerikli Ürünün Dolumunu Yapan Firmanın Adı ve Adresi Sekonder Ambalaj Yapan Firmanın Adı Adresi Ruhsat Veren Kuruluşun Adı Sertifika Verildiği Tarih Onay ve Mühür Onaylanan yetkilinin adı ve ünvanı ve görevi Sertifikası numarası (sertifika kayıt defterindeki protokol no su) Birimin açık adresi ve iletişim bilgileri Seri analizlerinde geriye dönük yapılan değerlendirmede üreticiye ait uzun süreli analiz tutarlılığı değerlendirmelere ve alınacak karara binaen analiz yapılmadan da sertifika düzenlemesi yapılabilir. 5. İLGİLİ DÖKÜMANTASYON EK1: Yetkili otorite ile Pazarlama Yetkilisi arasında yasal mektup EK:2 Batch release sertifika örneği EK:3 Yetkili laboratuvar ve kişilerin iletişim bilgileri EK:4 Hızlı bilgilendirme sistemi Numune Kabul Prosedürü Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü
Sayfa No: 6/12 İç Tetkik Prosedürü DF Prosedürü ÖF Prosedürü Metotların Geçerli Kılınması Prosedürü Raporlandırma Prosedürü EKK Sonuçlarını Değerlendirme Talimatı Metot Validasyon Raporu Numune Takip ve analiz kayıt formu 6. KAYITLAR Uygulama bölümünde ifade edildiği yapılır. Bu değerlendirmeler dikkate alınarak hazırlanan Seri Serbest Bırakma Sertifikası Seri serbest bırakma kayıt defterine kaydedilir. Bu prosedürün uygulanması sonucu ortaya çıkan kayıtlar PR02 /KYB kodlu Kayıtların Kontrolü Prosedürü ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik gereklerine uygun olarak kayıt altına alınır. 7. REFERANS WHO önerileri ve Kılavuzları Avrupa Farmakopesi (EP) TS EN ISO/IEC 17025 EDQM EU Administrative Procedure For Official Control Authority Batch Release Firma spesifikasyonları KEK Kalite Kontrol Prosedürü PR17/KYB Kayıtların Kontrolü Prosedürü PR2/KYB Numune Kabul Prosedürü PR10/KYB Raporlandırma Prosedürü PR23/KYB Arşiv Çalışma Talimatına (ÇY09/KYB) TBÜ Numune Kabul ve Raporlandırma Çalışma Talimatına (ÇT01/TBÜ-9.1
Sayfa No: 7/12 Numune Kabul ve Taşınma Kriterleri Çalışma Talimatına (ÇT03/TBÜ-9.1) TBÜ Ürün Kabul formu (F01/TBÜ-9.1)
REVİZYON İZLEME FORMU Sayfa No: 1/1 KYB Doküman Kodu Dokümanın Adı İlk Yayım Tarihi Revizyon Sayısı PR26/KYB Batch Release Yeni Yayım Tarihi/No Revizyon Tarihi/No Değiştirilen Madde No Değişen /Çıkan/Eklenen Metin Form No: F22/ KYB/ 00