1. KONTROL ORTAMI STANDARTLARI Standart 1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Sorumlu veya 1.1 Đç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Bu standart için birim yöneticilerine iç denetim birimi tarafından gerekli eğitim verilmiştir. 1.1- Đlgili personele eğitim verilecektir. Yöneticileri Đç Denetim i Eğitilmiş Personel 30.11.2009 1.2 Đdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Bu standart için birim yöneticilerine iç denetim birimi tarafından gerekli eğitim verilmiştir. 1.2- Đlgili personele eğitim verilecektir. Yöneticileri Đç Denetim i Eğitilmiş Personel 30.11.2009 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Üniversitemiz etik kurulu kurulmuştur. 1.3- Üniversite etik yönergesi ve kamu görevlileri etik davranış ilkeleri başvuru usul ve esasları ile ilgili yönetmelik hakkında konferans düzenlenecektir. Üniversite Etik Kurulu Üniversite Etik Kurulu Etik Kurallar Konusunda Bilgilendirilmiş Personel 30.11.2009 1.4 1.5 1.6 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Đdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. Đdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Faaliyet raporları, stratejik plan ve performans programı, mali tablolar ile önemli mali karar ve işlemler belli dönemlerde internet sitemizde yayınlanmaktadır. Her bir hizmet için belirlenen kriterler objektif unsurlara dayanmaktadır. Varsa eksiklikler tespit edilecektir. Đç denetim birimi denetim faaliyetlerine başlamıştır. 1.4-1.5-1.6- Tüm akademik ve idari birimlerin bu standartla ilgili çalışmalarını kendi internet sitelerinde yayınlanması öngörülmüştür. Personel ve hizmet görenlere ilişkin memnuniyet anketleri düzenlenecektir. Her birim faaliyet ve işlemlerine ilişkin ilgili personeline eğitim verecektir. Rektörlük Đnternet Sitesi Yayını 31.10.2009 Personel Daire Başkanlığımızın faaliyet raporu web sayfamızda yayınlanmıştır. Rektörlük Anket Değerlendirme Raporu 31.10.2009 Personel ve hizmet görenlere ilişkin memnuniyet anketleri düzenlenmiş değerlendirme raporu web sayfamızda yayınlanmıştır. Rektörlük Eğitilmiş Personel 31.10.2009 Personel Daire Başkanlığımızda Müdürlüklerde görevli personellere birim içi çalışmaları kapsamında iş akış şemaları çıkarılarak eğitim verilmiş olup, internet sayfamızda yayınlanmıştır.
Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu veya 2 2.1 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: Đdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. Đdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Üniversitemiz birimlerinin misyonları 2.1- belirlenmiştir. Belirlenmiş misyonlar ilgili birimlerin internet sitesinde yayımlanarak, personelin benimsemesi sağlanacak ve birim amirleri gerekli gözetimleri yapacaklardır. Rektörlük Đnternet sitesinde yayımı /Bilgilendirme 30.09.2009 Personel Daire Başkanlığımızın Misyonu yazılı olarak belirlenmiş, web sayfamızda yayınlanmıştır. 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Đdari ve akademik birimlerin bir kısmının 2.2- görev tanımları mevcuttur. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanacak ve internet sitesinde yayımlanacaktır. Rektörlük Đnternet sitesinde yayımı 31.12.2009 Personel Daire Başkanlığımızca, imizin görev tanımları yazılı olarak yapılmış, web sayfamızda yayınlanmıştır. 2.3 Đdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. Görev tanımları yapılan birimlerden bir kısmının görev dağılım çizelgesi mevcuttur. 2.3- Üniversitemiz birimlerinde personelin görevleri ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulacak ve personele bildirilecektir. Rektörlük Görev dağılım çizelgeleri 31.12.2010 Personel Daire Başkanlığımızın, personelinin görevlere ilişkin yetki ve sorumlulukları belirlenmiş, görev dağılım çizelgeleri oluşturulup web sitesinde yayınlanmıştır. 2.4 Đdarenin ve birimlerinin örgüt Üniversitemiz ve şeması olmalı ve buna bağlı olarak birimlerinin örgüt fonksiyonel görev dağılımı şeması mevcuttur. belirlenmelidir. 2.4- Görev dağılımı tespit edilmemiş birimlerimizde görev dağılımı belirlenecektir. Rektörlük Görev dağılım çizelgeleri 31.12.2009 Personel Daire Başkanlığımzın örgüt şemaları oluşturulmuş, fonksiyonel görev dağılımı tanımlanmış, web sitemizde yayınlanmıştır. 2.5 2.6 Đdarenin ve birimlerinin Đdarenin ve organizasyon yapısı, temel yetki ve birimlerinin örgüt sorumluluk dağılımı, hesap yapısı, temel yetki ve verebilirlik ve uygun raporlama sorumluluk dağılımı, ilişkisini gösterecek şekilde hesap verebilirlik ve olmalıdır. uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde kısmen yapılmıştır. Đdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. 2.5- Hassas görevlere ilişkin bir çalışma 2.6- kısmen bulunmaktadır. Đdarenin ve birimlerinin örgüt yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde geliştirilecektir. Üniversitemiz birim yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevleri ve bu görevlerde çalışan personelin listelerini çıkaracaklardır. Hassas görevlerdeki personel istihdamına ilişkin prosedürleri belirleyeceklerdir. Rektörlük Đnternet sitesinde yayımı 31.12.2009 Personel Daire Başkanlığımızda, yetki ve görev dağılımı, örgüt yapısı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde geliştirilmiştir. Rektörlük Doküman Çalışan personel listeleri güncel ve eksiksiz takip edilmektedir.
2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik kontrol mekanizmaları vardır. 2.7- Verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik iyileştirici kontrol mekanizmaları geliştirilecektir. Rektörlük Yönerge 2010 yılı raporumuzda açıklanmıştır.
3 Personelin yeterliliği ve performansı: Đdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu veya 3.1 Đnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. Đnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaktadır. 3.1- Đyileştirici faaliyetler devam edecektir. Personel Daire Başkanlığı Rektörlük Eğitim Programı 30.06.2011 Rektörlük ve Genel Sekreterliğimizin talimatları doğrultusunda yeni amaç ve hedefler kapsamında verilen talimatlar yerine getirilmektedir. 3.2 Đdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Üniversitemiz yönetici ve personeli, görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip kişiler arasından atanmasına özen gösterilmektedir. 3.2- Üniversitemiz yönetici ve personelinin görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olması, mesleki yeterliliğe ve gelişmelere ayak uydurabilmesi için eğitim verilecektir. Personel Daire Başkanlığı Eğitim programı 30.06.2011 3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Mesleki yeterliliğe önem verilerek, her 3.3- görev için uygun personel seçilmektedir. Mevcut durum iyileştirilecektir. Rektörlük Yönerge 30.06.2011 Rektörlük ve Genel Sekreterliğimizin talimatları doğrultusunda işlem yapılmaktadır. 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmaktadır. 3.4- E0 Üniversitemizde görev yapmakta olan personellerin görevde ilerlemeleri ve yükseltilmeleri, Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği, hükümleri uyarınca yapılmaktadır. 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Hizmet içi eğitimler kısmen yapılmaktadır. 3.5- Üniversitemiz yönetici ve personelinin görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olması için mesleki yeterliliğe önem verilerek, her görev için uygun personel seçilecek ve birimler tarafından gerekli eğitim ihtiyacı tespit edilerek, her yıl eğitim faaliyetleri planlanarak yürütülecektir Rektörlük Eğitim programları 30.06.2011 Personel Daire Başkanlığımızca, 2011 yılı içerinde yeni atanan personellere hizmet içi eğitimi düzenlenmiştir. Eğitici personel olarak birim yetkililerine Rektörlüğümüzce görev verilmiş olup, eğitim takvimi birimlerden istenerek hangi tarihlerde eğitim verildiği kayıt altına alınmıştır.
3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından değerlendirilmektedir. 3.6- Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmesine yönelik sistem oluşturulacaktır. Rektörlük Performans Değerlendirme Çizelgesi 30.06.2011 Personel Daire Başkanlığımızca oluşturuluan persformans değerlendrime formu birim çalışanlarımız için düzdenlemiştir. Ayrıca üniversitemiz diğer birmlerinbde çalışan personeller için birim yöneticileri tarafından düzenlenmesi için Başkanlığımız veb sayfasında yayınlanmıştır. 3.7 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Performans değerlendirme kısmen yapılmaktadır. 3.7- Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınacak, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilecektir. Rektörlük Değerlendirme Raporu /Eğitim Programı 30.06.2011 Personel Daire Başkanlığımca oluşturulan Persformans Değerlendirme Formu Sonucunda, yüksek Persormans gösteren personellerin ödüllendirme ve başarılarının tüm çalışanlar tarafından bilinmesi ve örnek alınması için Başkanlığımız internet sayfasından yayınlanacaktır. 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, Halen mevzuata göre üst görevlere atanma, eğitim, işlem yapılmaktadır. performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. 3.8- Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenecek ve personele duyurulacaktır. Rektörlük Doküman 31.12.2010 2010 yılında Görevde Yükselme ve Unvan değişiklik sınavları yapılmış olup, kazanan memurların yeni unvanlarına atamaları yapılmıştır. Daire Başkanlığımız bünyesinde akademik ve idari insan kaynakları birimleri mevcuttur. Aday havuzları oluşturulmuştur. Đdari kadrolarda iş gerekleri doğrultusunda iş analizleri, görev tanımları yapılmış ve ihtiyaç duyulan norm kadro sayıları belirlenmiştir.
4 Yetki Devri: Đdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. Sorumlu veya 4.1 Đş akış süreçlerindeki imza ve onay Đmza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele mercileri kısmen duyurulmalıdır. belirlenmiştir. 4.1- Đş akış süreçleri hazırlanacak, bu süreçlerde imza ve onay mercileri belirlenecektir. Rektörlük Doküman 30.06.2011 Personel Daire Başkanlığımız tarafından hazırlanan işlemlerin imza takipleri, Başkanlığımız personel evrak birimi tarafından takip edilerek genel usul ve esaslar kapsamında yapılmaktadır. 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Yetki devri kullanımı ve yetki devri sınırları kısmen mevcuttur. 4.2- Yetki devri kullanımı ve yetki devri sınırları yönerge ile tespit edilip uygulamaya konulacaktır. Rektörlük Doküman 31.12.2010 Personel Daire Başkanlığımız tarafından yürütülmekte olan, rektörlük özel kalem, rektörlük diğer bölümler, rektörlük diğer merkezler maaş işlemleri için başkanlığımıza yetki verilmniştir. 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Yetki devri kısmen mevcuttur. 4.3- Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu hale getirilecektir. Rektörlük Doküman 31.12.2010 Personel Daire Başkanlığımız tarafından yürütülmekte olan, rektörlük özel kalem, rektörlük diğer bölümler, rektörlük diğer merkezler maaş işlemleri için başkanlığımıza yetki verilmniştir. 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahiptir. 4.4- Yetki devirlerinde standartta öngörülen şartlar iyileştirilecektir. Rektörlük Doküman 31.12.2010 Personel Daire Başkanlığımız tarafından yürütülmekte olan, rektörlük özel kalem, rektörlük diğer bölümler, rektörlük diğer merkezler maaş işlemleri için başkanlığımıza yetki verilmniştir. 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin Yetki devredilen kullanımına ilişkin olarak belli personel, yetkinin dönemlerde yetki devredene bilgi kullanımına ilişkin vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi olarak belli dönemlerde aramalıdır. yetki devredene bilgi vermekte, yetki devreden ise bu bilgiyi aramaktadır. 4.5- E0
2. RĐSK DEĞERLENDĐRME STANDARTLARI Standart RDS5 Planlama ve Programlama:Đdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu veya RDS 5.1 Đdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. Kocaeli Üniversitesi nin misyon, vizyon ve stratejik amaçları ve planları hazırlanarak yürürlüğe konulmuştur RDS 5.1- E0 RDS 5.2 Đdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. Üniversitemiz RDS performans hedef ve 5.2- göstergelerini içeren E0 performans programı yine bunların performans programını yürütülecek faaliyet ve projeleri ile kaynak ihtiyacına uygun olarak hazırlanmıştır. RDS 5.3 Đdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Üniversitemiz bütçelerini stratejik planlarına ve performans programına uygun olarak hazırlamıştır. RDS 5.3- E0 RDS 5.4 Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili Kısmen sağlanmıştır. mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere RDS 5.4- Yöneticilerin ve personelin stratejik plana ve performans programına uygun olarak çalışmalarının temini için gerekli bilgilendirme yapılacaktır. Rektörlük/ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Bilgilendirme 31.12.2010 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca yapılmalıdır. RDS 5.5 Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. Kısmen mevcuttur. RDS 5.5- Üniversitemiz idari ve akademik tüm birimlerinin yöneticileri, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirleyerek, personeline duyuracaklardır. Rektörlük/ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Program 31.12.2010 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca yapılmalıdır.
RDS 5.6 Đdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Kısmen mevcuttur. RDS 5.6- Üniversitemizin tüm birimlerinin hedefleri gözden geçirilerek spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli hale getirilecektir. Rektörlük/ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Program 31.12.2010 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca yapılmalıdır.
RDS6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: Đdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. Sorumlu veya RDS 6.1 RDS 6.2 RDS 6.3 Đdareler, her yıl sistemli bir şekilde Kısmen mevcuttur. amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. Kısmen mevcuttur. Kısmen mevcuttur. RDS 6.1- RDS 6.2- RDS 6.3- Üniversitemizin her birimi kanunla verilen görevlerini yerine getirmeye ve stratejik planlarında yer alan amaç ve hedeflerine ulaşmaya engel riskleri belirleyecektir. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda bir kez analiz edilecektir Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulacaktır. Rektörlük/ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Rektörlük/ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Rektörlük/ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Doküman Doküman Doküman 30.04.2011 Personel Daire Başkanlığımız, Kanunlarla verilmiş görev ve sorumlulklarını, Üniversitemizin stratejik amaç ve hedeflerine uygun olarak yerine getirmektedir. Eksiklikler tespit edildiğinde gerekli düzenlemeler 30.04.2011 yapılmaktadır. Personel Daire Başkanlığımızca oluşturulan iş analiz ve iş akış çizelgeleri ile muhtemel hataların önlenmesi sağlanmıştır. 30.06.2011 Personel Daire Başkanlığımızdan hizmet alan birim ve çalışanlarımızın memnuniyetlerinin ölçülmesi ve eksikliklerin giderilmesi için anket formu düzenlenmiş olup, anket sonucuna göre yeni düzenlemeler yapılmaktadır.
KFS7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: Đdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Sorumlu veya KFS 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Her bir faaliyet ve risk için uygun kontrol strateji ve yöntemleri kısmen mevcuttur. KFS 7.1- Her bir faaliyet ve risk için uygun kontrol strateji ve yöntemleri tespit edilecek, ayrıca önleyici, tespit edici ve düzeltici kontrol noktaları belirlenerek süreçlere yerleştirilecektir. Đç Denetim i Doküman 30.06.2011 Personel Daire Başkanlığımızca oluşturulan iş analiz ve iş akış çizelgeleri ile muhtemel hataların önlenmesi sağlanmıştır. KFS 7.2 Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Kısmen mevcuttur. KFS 7.2- Kontrol stratejileri ve yöntemleri işlem öncesi, süreç ve işlem sonrasını kapsayacak şekilde hazırlanacaktır. Đç Denetim i Doküman 30.06.2011 Personel Daire Başkanlığımızca oluşturulan iş analiz ve iş akış çizelgeleri ile muhtemel hataların önlenmesi sağlanmıştır. KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğini sağlamaktadır. KFS 7.3- Varlıkların güvenliğini arttıracak önlemler alınacaktır. Đç Denetim i/ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Doküman 30.04.2011 Personel Daire Başkanlığımız sorumluluğunda olan belge dökümanların muhafazası ve güvenliğinin sağlanması için yeni ve güvenli arşivler oluşturulmuştur. KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Kısmen mevcuttur. KFS 7.4- Kontrol yöntemleri belirlenirken maliyet- fayda analizleri yapılacaktır. Đç Denetim i/ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Doküman 30.04.2011
3. ĐÇ KONTROL FAALĐYETLERĐ STANDARTLARI Standart Sorumlu veya KFS8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: Đdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. KFS 8.1 Đdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Kısmen mevcuttur. KFS 8.1- Üniversitenin faaliyetleri mali karar ve işlemleri hakkında prosedürler yazılı hale getirilecektir. Rektörlük Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı /ADEK Doküman 31.12.2010 Strateji Geliştirme Daire Başaknlığınca yapılmalıdır. KFS 8.2 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, Kısmen mevcuttur. faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. KFS 8.2- Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsayacak şekilde hazırlanacaktır. Rektörlük Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı/ ADEK Doküman 31.12.2010 Strateji Geliştirme Daire Başaknlığınca yapılmalıdır. KFS 8.3 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, Kısmen güncel, kapsamlı, mevzuata uygun bulunmaktadır. ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. KFS 8.3- Mevcut olan prosedür ve dokümanlar gözden geçirilerek, güncel kapsamlı, mevzuata uygun hale getirilecek ve mevcut olmayanlar da hazırlanarak Internet sitelerinde yayımlanacaktır. Rektörlük /ADEK Doküman 31.12.2010 Rektörlük ve Genel Sekreterlik makamınca yapılmaktadır.
KFS9 Görevler ayrılığı:hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Sorumlu veya KFS 9.1 Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. Mali karar ve işlemelerle ilgili görev ve yetkilerin sınırları açık olarak belirlenmiştir. KFS 9.1- Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve incelenmesinin farklı kişilerce yapılması sağlanacak ve böylece kontrol etkinliği oluşturulacaktır. Rektörlük Doküman 31.12.2010 Rektörlük ve Genel Sekreterlik makamınca yapılmaktadır. KFS 9.2 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Kısmen mevcuttur. KFS 9.2- Personel sayısının yetersiz olduğu durumlarda görevler ayrılığı ilkesi tam olarak uygulanamayacağı için yöneticiler, ortaya çıkabilecek riskler konusunda gerekli önlemleri alacaklardır. Rektörlük Doküman 31.12.2010 Rektörlük ve Genel Sekreterlik makamınca yapılmaktadır.
Sorumlu veya KFS10 Hiyerarşik kontroller:yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. KFS 10.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve Gerekli kontroller sürekli bir şekilde uygulanması önemli ölçüde için gerekli kontrolleri yapmalıdır. yapılmaktadır. KFS 10.1- Rektörlük Doküman 31.12.2010 Rektörlük ve Genel Sekreterlik makamınca yapılmaktadır. KFS 10.2 Yöneticiler, personelin iş ve Gerekli kontroller işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, önemli ölçüde hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi yapılmaktadır. için gerekli talimatları vermelidir. KFS10. 2- Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için, iş ve işlemlerin doğru yapılıp yapılmadığını örnekleme ve benzeri yöntemler yardımıyla kontrol ederek tespit ettikleri hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli önlemleri alacaklardır. Rektörlük Doküman 31.12.2010 Rektörlük ve Genel Sekreterlik makamınca yapılmaktadır.
KFS11 Faaliyetlerin sürekliliği: Đdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. Sorumlu veya KFS 11.1 Personel yetersizliği, geçici veya Kısmen sürekli olarak görevden ayrılma, yapılmaktadır. yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. KFS 11.1- Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini engelleyen nedenler için; görevlendirme usulleri ile faaliyetlerin sürekliliğini sağlayacak diğer tedbirler belirlenecektir. Rektörlük Doküman 31.12.2010 Rektörlük ve Genel Sekreterlik makamınca yapılmaktadır. KFS 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Üniversitemizin her KFS11. kademesindeki idari ve 2-E0 akademik personel için vekaleten görevlendirmeler yazılı ve prosedüre uygun olarak yapılmaktadır. KFS 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Muhasebe yetkilisi dışında görevden ayrılan personelin işlemlerinin devri yapılmamaktadır. KFS11.3- Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir raporun hazırlanması yöneticiler tarafından sağlanacaktır. Rektörlük Personel Daire Başkanlığı/ Đdari ve Akademik Doküman 31.12.2010 Üniversitemizden ayrılan ve atanan persoenl internet sayfamızda yayınlammaktadır.
KFS12 Bilgi sistemleri kontrolleri: Đdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. Sorumlu veya KFS 12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Kocaeli Üniversitesi bilgi sistemleri, sürekliliği ve güvenilirliği sağlayacak şekilde yapılandırılmış olup, bunlara erişimin sağlanması, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi gibi mekanizmalar uygulanmaktadır. KFS12.1-E0 KFS 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar mevcuttur. KFS12. 2-E0 KFS 12.3 Đdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. Kocaeli Üniversitesinin bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmaları mevcuttur. KFS12. 3-E0
4. BĐLGĐ VE ĐLETĐŞĐM STANDARTLARI Standart BĐS13 Bilgi ve iletişim: Đdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. Sorumlu veya BĐS 13.1 BĐS 13.2 BĐS 13.3 BĐS 13.4 Đdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Geliştirilmeye açık bilgi iletişim sistemimiz mevcuttur. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye kısmen ulaşabilmektedir. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilirdir. Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında ulaşmaktadır. BĐS13. 1- BĐS13. 2- BĐS13. 3-E0 BĐS13. 4-E0 Üniversitemizde var olan bilgi ve iletişim sistemi analiz edilerek, ulaşılacak analiz sonucuna göre yönetimin ihtiyaç duyduğu bilgileri ve raporları üretebilecek ve bu raporları analiz etme imkanı verecek şekilde sistemin yeniden tasarlanması için gerekli faaliyetlerde bulunulacaktır. Elektronik ortamda ve diğer iletişim araçları kullanılarak zamanında yeterli ve gerekli bilgiye ulaşım sağlanacaktır. Bilgi Đşlem Daire Başkanlığı Elektronik Bilgi Sistemleri Personel Daire Elektronik Bilgi Başkanlığı/ Bilgi Đşlem Sistemleri Daire Başkanlığı 31.12.2010 Bilgi işlem Daire Başkanlığınca yapılmalıdır. 31.12.2010 Başkanlığımız işlemlerini eletronik ortamda takip etmektedir. Ayrıca internet sayfamızda personellerin bilgilerine ulşımı için açılmıştır. BĐS 13.5 Yönetim bilgi sistemi, yönetimin Kısmen mevcuttur. ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. BĐS13. 5- Geliştirilmesi öngörülen bilgi ve iletişim sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu bilgileri ve raporları üretebilecek ve bunlardan gerekli analizleri yapabilecek şekilde tasarlanacaktır. Bilgi Đşlem Daire Başkanlığı Elektronik Bilgi Sistemleri 31.12.2010 Bilgi işlem Daire Başkanlığınca yapılmalıdır. BĐS 13.6 BĐS 13.7 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. Đdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Mevcuttur. Mevcuttur. BĐS13. 6-E0 BĐS13. 7-E0
BĐS14 Raporlama:Đdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. Sorumlu veya BĐS 14.1 BĐS 14.2 Đdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. Đdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Mevcuttur. Mevcuttur. BĐS14. 1-E0 BĐS14. 2-E0 BĐS 14.3 Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Mevcuttur. BĐS14. 3-E0 BĐS 14.4 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Mevcuttur. BĐS14. 4-E0
BĐS15 Kayıt ve dosyalama sistemi:đdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Sorumlu veya BĐS 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. Mevcuttur. BĐS15. 1-E0 BĐS 15.2 Kayıt ve dosyalama sistemi Kısmen mevcuttur BĐS15. Üniversitemiz kayıt ve dosyalama kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. 2- sistemi analiz edilerek standartlara uygun hale getirilecektir. Rektörlük Doküman 31.12.2010 Personel daire Başkanlığımızın sorumluluğunda bulunan dökümanların arşivlenmesi için yeni ve güvenli arşivler oluşturulmuştur. Genel Arşivleme Rektörlük ve Genel Sekreterlik makamının direktifleri doürultusunda ilgili sorumlularca yapılmalıdır. BĐS 15.3 Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel Mevcuttur. BĐS15 verilerin güvenliğini ve.3-e0 korunmasını sağlamalıdır. BĐS 15.4 BĐS 15.5 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. Kısmen mevcuttur BĐS15. 4- Mevcuttur. BĐS15. 5-E0 Üniversitemiz kayıt ve dosyalama sistemi analiz edilerek standartlara uygun hale getirilecektir. Rektörlük Doküman 31.12.2010 Personel daire Başkanlığımızın sorumluluğunda bulunan dökümanların arşivlenmesi için yeni ve güvenli arşivler oluşturulmuştur. BĐS 15.6 Đdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. Kısmen mevcuttur BĐS15. 6- Üniversite kayıt ve dosyalama sistemi tümüyle analiz edilerek kayıt, dosyalama ve arşivlemenin standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması, dosyalanması ve arşiv sisteminde muhafaza edilmesi sağlanarak kurumsal arşiv genel standartlara göre yapılandırılacaktır. Rektörlük Doküman 31.12.2010 Personel Daire Başkanlığımız arşiv kayıt işlemleri, Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı, kapsamında yapılmaktadır.
BĐS16 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi:đdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. Sorumlu veya BĐS 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Kısmen mevcuttur. BĐS 16.1- Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri idarece belirlenecektir Rektörlük Doküman 30.06.2011 Rektörlük ve Genel Sekreterlik makamınca yapılmaktadır. BĐS 16.2 Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmaktadır. BĐS 16.2- E0 BĐS 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamaktadır. BĐS 16.3- E0
5. ĐZLEME STANDARTLARI Standart ĐS17 Đç kontrolün değerlendirilmesi:đdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. Sorumlu veya ĐS 17.1 Đç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. ĐS17.1- Đç kontrol sisteminin değerlendirilmesi, sürekli izleme ve özel bir değerlendirme ( Đç ve dış denetim vb... ) yöntemleri ile yapılacaktır. Đç Denetim i /Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Doküman 30.06.2011 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca yapılmalıdır. ĐS 17.2 Đç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenecektir. ĐS17.2- tespit ettikleri sorunları, yöneticilerin görüşleri kişi ve/veya idarelerin talep ve şikayetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporları da dikkate alarak çözecekler, çözemedikleri hususları da üniversite üst yönetimine iletmeyi sağlayacak yöntemler belirleyeceklerdir. Đç Denetim i Doküman 30.06.2011Đç Denetim i ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca yapılmalıdır. ĐS 17.3 Đç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. ĐS17.3- Đç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanacaktır. Rektörlük Doküman 30.06.2011Đç Denetim i ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca yapılmalıdır. ĐS 17.4 Đç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. ĐS17.4- Đç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikayetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınacaktır. Rektörlük Rapor 30.06.2011Đç Denetim i ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca yapılmalıdır. ĐS 17.5 Đç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. ĐS17.5-Đç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenecek ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanacaktır. Rektörlük Rapor 30.06.2011Đç Denetim i ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca yapılmalıdır.
ĐS18 Đç denetim: Đdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. Sorumlu veya ĐS 18.1 Đç denetim faaliyeti Đç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. Mevcuttur. ĐS18.1- E0 ĐS 18.2 Đç denetim sonucunda idare Mevcuttur. tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. ĐS18.2- E0