BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ TAKİP SİSTEMİ PROJE YÜRÜTÜCÜLERİ KULLANICI KILAVUZU Ankara Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Koordinatörlüğü 2013
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ TAKİP SİSTEMİ PROJE YÜRÜTÜCÜLERİ KULLANICI KILAVUZU
Sisteme Giriş Proje yürütücüleri yeni proje girişi yapmak veya mevcut projelerini incelemek amacıyla bap.ankara.edu.tr adresinde bulunan online proje başvurusu linkine tıklayarak sisteme giriş yapacaklardır. Sisteme giriş yapmak için açılan ekrana Kullanıcı Adı ve Şifre kullanılarak giriş yapılabilecektir. Her kullanıcı için bir kullanıcı adı tanımlanmıştır. İlk giriş için Kullanıcı Adı Sicil Numarasıdır. Sisteme ilk defa giriş yapılıyor ise Şifre alanı boş bırakılacaktır. Eğer Kullanıcı Adı ve/veya Şifre sistemde kayıtlı bilgiler ile uyuşmuyorsa girilen bilgilerin yanlış olduğunu bildiren bir uyarı mesajı gelecektir. Bu durumda kullanıcı bilgileri kontrol edilerek yeniden giriş yapılır. Eğer hata mesajı almaya devam ederseniz Sisteme ilk girişinizde yeni Kullanıcı Adı ve yeni Şifre belirlemeniz için bir ekran açılacaktır. Bu ekran üzerinde bulunan alanlara gerekli bilgileri giriniz. Bu tanımlama bir defa yapılacaktır. Bu yüzden Kullanıcı Adınız ve Şifrenizi bir yere kaydetmeniz ve kimse ile paylaşmamanız önerilir. Bilgilerinizi girdikten sonra Kaydet butonuna basmayı unutmayınız. Sistem Ana Ekranı Sistem ana ekranın sol tarafında seçenekler mevcuttur. Sağ tarafta ise duyurular bölümü ve bu bölümün alt kısmında İş Listeniz bulunmaktadır. Sol tarafta bulunan seçeneklerden herhangi biri tıkladığında o seçeneğe ait ekran açılır. 1
Yeni Proje Başvurusu Ana ekranın sol tarafında bulunan seçeneklerden Projeler seçeneğinin alt seçeneği olan Yeni Proje Başvurusu seçeneği tıklanarak yeni proje girişi yapabilirsiniz. Proje bilgilerini sağ tarafta bulunan ekran üzerinden yapabilirsiniz. Sayfada üzerinde bulunan alanlardan kırmızı renkli giriş alanları zorunlu alanlar olup bu alanların boş geçilmemesi gerekmektedir. Bu bilgiler boş geçilip kaydetme işlemi yapılmaya çalışıldığında ekrana eksiz olan bilgilerin girilmesi gereken açıklama ekranı görünür. Öncelikle ekranın sağ üst tarafında Genel bilgiler, Yardımcılar, İş Planı, Gider Listesi, Ödenekler, Yayınlar ve Atıf Sayıları, Hakemler ve Dosyalar sekmelerinin bulunduğu ekran vardır. Bu sekmelerden hangisine tıklanırsa o sekmeye ait ekran açılacaktır. İlk sekme Genel Bilgiler sekmesidir. Bu sekme kendiliğinden açılır. Genel Bilgiler Sekmesi: Bu sekmede projeye ait genel bilgiler girilmektedir. Be sekme altında alt sekmeler mevcuttur. Bu sekmeler Proje Genel Bilgileri, Projeyi Destekleyen Kuruluş(varsa), Proje Özeti, Projenin Amacı, Projenin Önemi, Kullanılan Materyal ve Yöntem, Araştırma Olanakları, Çalışma Planı, B Planı, Yerli ve Yabancı Çalışmalar, Kaynak Listesi ve Önceki Projeler alt sekmeleri mevcuttur. Her bir Alt sekmenin başlığına tıklandığında o alt sekme açılacaktır. Açılan her alt sekme için girilmesi gereken alanlar bu sekmelerde mevcuttur. Örneğin; Proje Genel Bilgileri alt sekmesinin içerisinde Proje yürütücüsü, Proje alanı, Proje Türü, Projenin ait olduğu birim, Başlangıç tarihi, önerilen bitirme süresi(ay), Proje Başlığı, İngilizce Başlık, Anahtar kelimeler alanları kırmızı renkli olup bu alanlara bilgi girilmesi zorunludur. Bu sekmenin alt tarafında Hızlandırılmış Projeler İçin Uygulama İlkeleri, Öğrenci odaklı Projeler İçin Uygulama İlkeleri, Lisansüstü Tez Projeleri İçin Uygulama İlkeleri linkleri bulunmaktadır. Bu linklere tıklandığında ilgili uygulama ilkesi dosyası açılır. 2
Yardımcılar Sekmesi: Projeye ait yardımcı tanımlamaları bu sekme içinden olmaktadır. Yardımcılar sekmesine tıklandığında aşağıdaki ekran açılacaktır. Proje yürütücüsü yardımcı seçerken mevcut kayıtlardan seçebilir veya elle bilgileri doldurmak suretiyle manuel giriş yapabilir. Yardımcılar birden fazla tanımlanabilir. Eğer kullanıcı mevcut kayıtlardan bir yardımcı seçecek ise veritabanından seç butonuna tıklamalıdır. Bu butonu tıklandığında aşağıdaki ekran açılacaktır. Bu ekranın sol alt köşesine Adı Soyadı yazmak suretiyle arama yapabilir. Arama Başlatmak için ad veya soyad veya birkaç harf girdikten sonra bul butonuna basılır. İlgili isim listesi çıkacaktır. İsim Listesinde aynı zamanda uzmanlık alanları da sol tarafta görünmektedir hangi isim seçilirse o isme ait uzmanlık alanı görünecektir. Personel belirlendikten sonra o satırda bulunan seç butonuna basılarak isim listeye eklenir. Proje yürütücüsü seçmiş olduğu listedeki kayıtlarda değişiklik yapabilir veya kaydı silebilir bu işlem için listede bulunan hangi personel değiştirilecek veya silinecekse o isim ve değiştir veya sil seçeneğine tıklanır. Bu seçimden sonra onay kutucuğu çıkar onay verilmesi durumunda ilgili işlem gerçekleşir. Kullanıcı veritabanından değil de ayrı bir kayıt girişi yapmak isterse be defa Ekle butonuna basmalıdır. Bu butona basıldığında yandaki ekran açılacaktır. Bu ekran üzerindeki alanlar kırmızı renkli olup bu alanların girilmesi zorunludur. İlgili alanlardan veya açılır listelerden uygun olanı seçerek yardımcı kaydı oluşturur. Bu işlemlerden sonra kaydet butonuna basılmalıdır. 3
İş Planı Sekmesi: Projeye ait işlerin planlaması bu sekme üzerinden yapılmaktadır. Proje Genel Bilgileri ekranında girilmiş olan Önerilen Proje süresi(ay) ne bağlı olarak liste kendiliğinden oluşur. Proje yürütücüsü takvime bağlı olarak hangi aylarda hangi işlerin yapılacağını bu ekran üzerinden girmelidir. Bu ekran üzerinde yapılacak iş yazılmalı ve hangi ay veya aylarda olacak ise o ay veya aylar tıklanmalıdır. Birden çok ay tıklamak için ilgili ayları tıklamak yeterli olacaktır. İlgili giriş yapıldıktan sonra sol tarafta bulunan Ekle butonuna basılmalıdır. Oluşan liste üzerinde istenilen aylarda ve ya iş planları açıklamalarında değişiklikler yapılabilir veya silinip yeniden oluşturulabilir. Gider Listesi Sekmesi: Proje bilgileri ana ekranı üzerinden Gider Listesi Sekmesine tıklanarak bütçe oluşturulabilir. Bu sekme tıklandığında aşağıdaki ekran açılır. Bu ekran üzerinden hangi ödenek türlerinin kullanılacağı açılır listeden seçilir. Proje süresine bağlı olarak hangi yıl veya yıllarda hangi ödenek türlerinden ne kadar para talep edileceği alt ekrandan aşağıda olduğu gibi girilir. Bu işlemden sonra sol tarafta bulunan ekle butonuna basılmalıdır. Bu ekran üzerinde Teklif edilen ve kabul edilen listesi mevcuttur. Teklif edilen Proje yürütücü tarafından girilecek olup Kabul edilen BAP koordinatörlüğü tarafından doldurulacaktır. 4
Gider Listesinin Aktarımı Eğer daha önceden kullanıcı tarafından bir Gider listesi EXCEL ile oluşturulmuş ise bu bilgiler Excelden Aktar butonuna basılarak aktarılabilir. Eğer Excel den bilgi aktaracak iseniz Excelden Aktar butonuna basınız aşağıdaki ekran açılacaktır. Açıklamaları takip ederek aktarma işlemi yapabilirsiniz. Ödenekler Sekmesi: Bu sekmede bir önceki sekmede girişi yapılan ödenekler toplam bütçe olarak görüntülenmektedir. Bu sekme üzerine Proje Bütçesi ve Ek Ödenekler ve Aktarmalar alt sekmeleri bulunur Bu ekran Proje yürütücüleri için sadece bilgi verme amaçlı olup bilgi girişi bulunmamaktadır. Yayınlar ve Atıf Sayıları Sekmesi: Bu sekme üzerinde, varsa daha önceki BAP projelerinizden üretilmiş yayınları ve bu yayınlara yapılmış atıf sayılarını giriniz. Sıra no, Yayının Adı ve Atıf sayısı girilerek solda bulunan ekle butonuna basılır birden çok yayın ve atıf sayıları girilebilir. Ekran aşağıda göründüğü gibidir. 5
Hakemler Sekmesi: Projeye ait önerilen veya önerilmeyen hakemler bu sekme içinden yapılmaktadır. Sistemde bir hakem havuzu mevcut olup bu listeden hakem veya hakemler seçilebileceği gibi manuel olarak hakem tanımlaması yapılabilir. Hakem sekmesi tıklandığında aşağıdaki ekran açılacaktır. Bu ekranda Yardımcılar ekranına benzer bir ekrandır. Proje Yürütücüsü tarafından önerilen hakemler sekmesinden hakem seçimi yapılır. Bu ekranın alt kısmında bulunan veritabanından seç butonuna basılarak listeden hakem tanımlaması yapılır. Proje Yürütücüsü tarafından önerilmeyen bir hakem var ise bu sekmeye girişi yapılır. Bu ekranın alt sekmesindeki Onaylanan hakem listesi PDG raportörü tarafından doldurulacaktır. Ekranın sol tarafında Onayla, Değiştir ve Sil butonları görünmektedir. Önerilen hakemlerin onay işlemleri hakemler kullanıcı ve PDG ve BAP kullanıcı ile olacaktır ve Her kullanıcı kendi bilgilerini görüp güncelleyebilecektir. Burada önerilen hakemlerin uygun bulunması ve onaylanması durumunda hakemlere sistem tarafından bir bilgi maili otomatik olarak gidecektir. Her hakem sadece kendi aday olduğu projeleri görüp değerlendirebilecektir. Dosyalar Sekmesi: Ana ekran üzerinde bulunan Dosyalar sekmesi tıklanarak giriş yapılacaktır. Bu tıklama sonucunda aşağıdaki ekran açılacaktır. Proje yürütücüsü Projeye ait resim grafik doküman gibi ayrı materyalleri bu ekran üzerinden yükleyecektir. Ekran üzerinde açıklama mevcut olup bu alana nelerin konulabileceği belirtilmiştir. Özgeçmiş dosyaları, Proformalar ve Diğer dosyalar olarak kategorilendirilmiştir. Ekranın alt tarafında bulunan göz at butonuna basarak materyal seçilir ve sisteme yüklemesi yapılır. Ekran yanda göründüğü gibidir. Yanlış yüklenmiş veya hatalı dosya yüklemeleri bu ekrandan silinebilir. 6
Bütün sekmeler ve alt bilgileri girildikten sonra Başvuru Dosyasını yazdırabilirsiniz. Ekranın alt kısmında bulunan Başvuru Dosyasını PDF Formatında Yazdır butonuna basarak proje dosyanızı yazdırabilirsiniz. Örnek çıktı aşağıdaki gibidir. Proje ile ilgili girişlerinizi tamamladıktan sonra Başvuru Dosyasını Koordinatörlüğe Havale Et butonuna basarak giriş işlemini tamamlamalısınız. Dosyanız Elektronik olarak BAP Koordinatörlüğüne iletilmiş olacaktır. Bu andan sonra Başvuru Dosyanızda herhangi bir değişiklik yapamazsınız. 7
Daha önce kayıt yaptığınız projeleri görmek için ekranın sol tarafında bulunan Projeler sekmesinin alt sekmesi olan Projelerim sekmesine basınız. Aşağıdaki ekran açılacaktır. Daha önceki projeleriniz başka aşamalarda olabilir. Tüm Projeler listesine tıklayarak hangi aşamalarda olan projelerinizi listelemek istiyorsanız bu listeden seçebilirsiniz. Daha önceki projeleriniz listelendikten sonra ilgili projenin sağında yer alan aç butonuna basarak proje bilgileriniz görebilirsiniz veya Yetkinize uygun işlemler yapabilirsiniz. Yanlış girdiğiniz dosyanızı bu ekran üzerinden aşamasına bağlı olarak silebilirsiniz. Listede yer alan projelerinizin durumunu görmek için Listenin sağında bulunan Durum alanına bakabilirsiniz burada projenizin durumu görünmektedir. Projenizin ilk aşaması kayıt aşamasıdır Daha sonra işlemlere göre durumları sistem tarafından otomatik olarak değiştirilmektedir. Herhangi bir işlem yaparken ana ekrana dönmek isterseniz ekranın sağ üst köşesinde bulunan Ana Sayfa linkine tıklayınız. Sistemden çıkmak istiyorsanız sağ üst köşede bulunan Güvenli çıkış butonuna tıklayınız. Sistem üzerinde belli bir zaman hiçbir işlem yapmazsanız otomatik olarak çıkış olur. Kullanıcı adınızı ve şifrenizi yazarak sisteme giriş yapmalısınız. Herhangi bir zaman içinde kullanıcı adınızı veya şifrenizi değiştirmek isterseniz. Ana ekranın sol listesinde yer alan Ayarlar sekmesindeki Kullanıcı Bilgileri alt sekmesine basılarak açılacak ekrandan bilgiler girilir ve kaydet butonuna basılarak işlem tamamlanır. Sistem üzerinde basit bir mesajlaşma modülü mevcuttur. Bu modül ile kullanıcıların birbirleri ile mesajlaşması öngörülmüştür. Bu modülün içinde yapacağınız mesajlaşma işlemlerinin Projeler ile bir ilgisi yoktur. Projeleriniz ile ilgili işlemler için Ana sayfa üzerinde bulunan İş Listenizi kontrol etmelisiniz. Belirlemiş olduğunuz hakemlere Proje bilgilerinin gönderilmesi PDG Kullanıcısının onayından sonra gerçekleşecektir. Online proje başvurusu yardım için bapproje@ankara.edu.tr adresine e-posta atabilirsiniz. 8