AKINSOFT Yardım Dosyası Doküman Versiyon : 1.01.01 Tarih : 20.01.2011 Sayfa-1
1- ÇALIŞMA ŞEKLİ HAKKINDA KISA BİLGİ Yerel ağlarda (ofis veya ev) veya internet üzerinden (E-Ofis programı entegrasyonu sayesinde) hızlı bir şekilde mesajlaşmak için geliştirilmiş programdır. Listedeki her kişiye aynı anda mesaj gönderebilir ve ofis içinde ve dışında duyuru yapabilirsiniz. Departman ayrımı yaparak belli bir gruba aynı mesajı aynı anda gönderebilirsiniz. Program içerisinde yapabileceğiniz işlemler kısaca şu şekildedir; A-) Kullanıcılar için; nickname, grup, ad, soy ad ve dahili no belirleyebilir, B-) Çevrimiçi olan tüm kullanıcılara veya seçtiğiniz kullanıcılara anında toplu olarak mesaj gönderebilir, C-) Çevrimiçi olan tüm kullanıcılara veya seçtiğiniz kullanıcılara anında toplu olarak dosya gönderebilir, E-) Kayıtlı kişilere resim ekleyebilir, F-) Bilgisayarınız belli bir süre hareketsiz kalındığında durumunu otomatik olarak "Dışarıda" gösterebilir, G-) Mesaj geldiğinde veya oturum açıldığında sesli ve görüntülü uyarı alabilir, H-) Temel mesaj şablonları belirleyerek hızlı bir şekilde mesaj gönderebilir, J-) Tema desteği sayesinde programı farklı temalarda kullanabilir, K-) Ofis içerisinde hızlı bir şekilde anket yayınlayıp sonuçlarını alabilir, L-) İstediğiniz programları belli saatlerde açıp kapatmak için program zamanlayıcısını kullanabilir, M-) Ana ekranda Özel WEB kısmına WEB sayfası tanımlayarak anında o sayfaya ulaşabilir, N-) Ana ekranda Özel WEB kısmında RSS beslemesi tanımlayarak haberleri ve duyuruları takip edebilirsiniz. Eofis Network Admin modülü ile entegrasyonlu çalışarak yapabileceğiniz işlemler kısaca şu şekildedir; A-) Tüm ekranı kilitleyen, kullanıcı giriş ekranı sayesinde şifresiz girişlerin önüne geçebilir, B-) Kullanıcılarda bulunan otomatik versiyon güncelleme özelliği sayesinde otomatik olarak versiyon güncellemesi yapılabilir, C-) Programın kullanıcı tarafından sonlandırılmasını engelleyebilir, D-) Ofis içi dosya paylaşım sistemi sayesinde dosya transferi yapabilir, E-) Ofis içi servis özelliğini kullanarak hizmetli personele çay, kahve v.b. sipariş verebilir, F-) WOLVOX İnsan Kaynakları programı ile entegrasyonlu kullanarak personel giriş ve çıkış işlemlerini yapabilirsiniz. E-Ofis programı Internet Mesaj modülü ile entegrasyonlu çalışarak yapabileceğiniz işlemler kısaca şu şekildedir; A-) İnternet üzerinden mesajlaşabilme özelliğinden faydalanabilir, B-) Kullanıcıları hiyerarşik ağaç şeklinde görüntüleyebilir, C-) Çevrimdışı durumdayken gelen iletileri alabilir, D-) Dosya alma ve gönderme işlemlerini yapabilir, E-) Merkezi duyuru sistemi sayesinde toplu olarak duyuru yapabilir, (RSS tabanlı) F-) Merkezden belirlenecek herhangi bir WEB sayfasını ana ekranda gösterebilirsiniz. Sayfa-2
2- AYARLAR programını E-Ofis veritabanlı kullanabileceğiniz gibi tek başına da kullanabilirsiniz. E-Ofis veri tabanlı kullanabilmeniz için; programın kurulumu esnasında ilave görev seçim ekranında, E-Ofis Server Tabanlı Çalışsın seçeneğinin işaretlenmesi gerekmektedir. 2-1- Dosya 2-1-1- Program Ayarları Program kullanımı esnasında gerekli olan bir takım ayarlamaları yaptığınız alandır. Kişisel Ayarlar alanından programın otomatik olarak dışarıda gösterme süresini kaydedebilir, diğer kişilerden gelen dosyalar için standart kaydedilecek dizini belirtebilir, chat penceresinde kısa geçmişin en son kaç satırlık görüşmenin kayıt olacağını ayarlayabilir, titreşim gönderilmemesi için ayarlamaları yapabilirsiniz. Sesli Uyarı sekmesinden mesaj geldiğinde, oturum açıldığında ve titreşim geldiğinde sesli uyarı alınıp alınmayacağını ve sesli uyarı için ses seçimi yapabilirsiniz. Görüntülü Uyarı sekmesinden mesaj geldiğinde ya da oturum açıldığında çıkacak olan uyarı penceresiyle ilgili ayarlamalar yapabilirsiniz. Mesaj Şablonları sekmesinden sık kullandığınız mesajları kaydederek yazışma Sayfa-3
penceresinde bulunan Şablonlar alanından istediğiniz şablonu seçim yapabilirsiniz. Görünüm Ayarları sekmesinden yerel mesaj ve internet mesaj için görüntü resmi ekleyebilirsiniz. Diğer Ayarlar sekmesinde bulunan Hızlı Erişim IP'si alanından Ctrl + Alt + C kısa yolunu kullanarak erişeceğiniz kişinin bulunduğu bilgisayar IP numarasını yazmanız gerekmektedir. Bu alanı boş bırakırsanız Ctrl + Alt + C kısa yoluna bastığınız zaman direkt olarak OfficeMesenger ana penceresi açılacaktır. Diğer ayarlar alanından bilgisayarınızın otomatik kapanması için saat belirtebilirsiniz. Dışarıda durumundayken size mesaj bırakanlar için otomatik ileti kaydedebilirsiniz. Toplu mesajları almak istemiyorsanız Toplu Mesajları Alma seçeneğini işaretlemeniz, serverda versiyon güncellemesi yapılması durumunda programın otomatik güncelleme yapabilmesi için ise Serverde Yayınlanan Güncellemeleri Otomatik Olarak Yükle seçeneğini işaretlemeniz gerekmektedir. Yedek Servisi sekmesinden AKINSOFT Yedek Servisi programı ile entegrasyonlu bir şekilde verilerinizin yedeklenmesini sağlayabilirsiniz. Bunun için yedek servisi ekranında belirtilen ayarlamaların yapılması gerekmektedir. Paylaşım Dizini alanından diğer kullanıcılar ile paylaşacağınız dosyaları seçebilirsiniz. Yetkiler alanından paylaştığınız dosyalar için kullanıcıları yetkilendirebilirsiniz. Tema Ayarları sekmesinden kullanmak istediğiniz temayı seçim yapabilirsiniz. WOLVOX Kapı Ekranı sekmesinden WOLVOX İnsan Kaynakları programının kurulu olduğu dizini seçerek Mesajların Gönderileceği IP Adresi alanına belirteceğiniz IP numarasının bulunduğu bilgisayara programın otomatik olarak giriş ve çıkış hareketlerinin uyarı şeklinde gitmesini sağlayabilirsiniz. Toplu Mesaj Grupları sekmesinden toplu mesaj gönderimi için grup kaydı oluşturarak bu gruplar içerisinde yer alan kişileri seçim yapabilirsiniz. Sayfa-4
2-2- Sipariş Gönder OfficeMesenger programı sayesinde hizmetli personelin ekranına sipariş gönderimi yapabilirsiniz. Bu alanı kullanabilmeniz için programınızın E-Ofis tabanlı çalışması ve Ofis İçi Servis modülünüzün olması gerekmektedir. 2-3- Özel WEB Ayarları Sık kullandığınız WEB sitelerini bu alana kaydederek program içerisinde ana menüde başlık şeklinde görünmesini sağlayabilirsiniz. Dilerseniz RSS beslemesi olarak kaydedip kaydettiğiniz sitede güncellenen RSS uyarılarının gelmesini sağlayabilirsiniz. Sayfa-5
2-4- İşlemler 2-4-1- Anketlerim Şirket bünyenizde yapmak istediğiniz anketleri bu alandan kaydedebilirsiniz. Düzenlediğiniz anketleri kaydederek yazışma ekranlarında bulunan Anket Gönder butonuna basarak kullanıcılara ulaştırabilirsiniz. 2-4-2- Görev Zamanlayıcı Belirtilen günlerde, belirtilen saatlerde ve belirtilen programın otomatik olarak açılmasını, kapanmasını sağlayabilirsiniz. Görev zamanlayıcı alanına gelerek Ekle butonuna basınız. Daha sonra işlem yapmak istediğiniz programı gün ve saat ayarı yaptıktan sonra kaydediniz. 2-4-3- Engellenen Kişi Listesi Kişi listesi içerisinde görmek istemediğiniz veya sizi görmesini istemediğiniz kişileri seçim yaparak engelleme listesi oluşturabilirsiniz. 2-5- İnternet Mesaj Internet mesaj özelliğini kullanabilmeniz için OfficeMesenger programınızın E-Ofis tabanlı çalışması ve İnternet Mesaj modülünüzün olması gerekmektedir. İnternet mesaj kullanıcılarını E- Ofis programı içerisinden kaydetmeniz gerekmektedir. OfficeMesenger programınız içerisinde internet mesaj alanına gelerek server olarak kullanılan E-Ofis programının static IP numarasını server bilgileri alanına yazmanız gerekmektedir. E-Ofis programının çalışma portunu E-Ofis Server Port alanına yazınız. Giriş Bilgileri sekmesine E-Ofis programına kaydettiğiniz kullanıcı bilgilerini girmeniz gerekmektedir. Sayfa-6
2-5-1- Toplu Mesaj Internet mesaj alanında bulunan tüm kişilere toplu olarak mesaj göndermenize yarayan alandır. 2-5-2- Görünüm Internet mesaj kişi listesini dilerseniz ağaç şeklinde, dilerseniz sadece online olan kişileri gösterecek şekilde düzenleyebilirsiniz. Sayfa-7