ERP projelerinde en çok yapõlan 8 hata Hazõrlayan : Cengiz Pak diyalog Bilgisayar Üretim Sistemleri Yazõlõm ve Danõşmanlõk Ltd. Şti Büyükdere Caddesi No : 48 / 4 Mecidiyeköy İstanbul URL : www.diyalog.com Öneri ve eleştirileriniz için : cengiz@diyalog.com diyalog 2002 ERP projelerinde en çok yapılan 8 hata 1
1 Mevcut sistemi tamamen hatalõ veya yararsõz varsaymak - ERP projeleri zaman zaman büyük gürültüler çõkartõr; projenin sağlayacağõ faydalara dikkat çekebilmek için mevcut sistem ağõr bir şekilde suçlanabilir. Bu yaklaşõm sõfõrdan başlayan bir reengineering çalõşmasõna dönüşebilir. Unutulmamasõ gereken ise, başlamak üzere olunan projenin maliyetini mevcut sistemin ödeyeceğidir. Bunu ödeyebiliyor ise tamamen kötü olamaz. - Mevcut sistemin iyi ve başarõlõ taraflarõ geliştirilerek korunmalõ, israf yaratan kõsõmlarõ ise elimine edilmelidir. Bunun için mevcut sistem iyi anlaşõlmalõdõr. - Mevcut sistemin deşifre edilmesi için farklõ teknikler izlenebilir, örneğin : - Her süreci detaylõ gösteren iş akõş diagramlarõ hazõrlamak - StoryBoard tekniği - Sürecin içinde yürüme tekniği - Mevcut sistemi tamamen hatalõ varsaymak çalõşanlarõn üzerinde psikolojik olarak negatif etki yapacaktõr. Hiç kimse yaptõğõnõn yararsõz olduğunu öğrenmekten keyif duymaz. Yapõlmasõ gereken mevcut çalõşanlarõ eğiterek daha iyi çalõşan bir başka sistemi onlarla birlikte yaratmaktõr. diyalog 2002 ERP projelerinde en çok yapılan 8 hata 2
2 ERP nin karmaşõk işler için yaratõldõğõnõ düşünüp sistemi basitleştirmemek -ERP yazõlõmlarõnõn klasik yazõlõmlardan çok daha fonksiyonel olduğu gerçektir, ancak bu fonsiyonlarõn hepsini kullanmak zorunda olduğunuz anlamõna gelmez. - Basitleştirme adõmõ projenin başarõsõ için çok önemli bir aşamadõr. Ancak basitleştirme genellikle küçümsenir, çünkü geleneksel olarak karmaşõk ve komplike sistemler daha üstün olarak kabul edilir. - Bu yaklaşõm insan faktörünü ve gerçek hayatõn gerçek ihtiyaçlarõnõ genellikle göz ardõ eder. Mühendislik açõsõndan mükemmel görünen her sistem gerçek hayatta da mükemmel olarak çalõşacak varsayõmõ hatalõdõr. Sistem insanlarõn kolay anlayabileceği, doğal ve mantõklõ adõmlardan oluşmalõdõr. - Basitleştirme aynõ zamanda israfõn azaltõlmasõ sonucunu da yaratacağõ için firmaya kaynak sağlayan bir çalõşmadõr. -Yalõn Üretim Prensipleri ERP projeleri içinde kullanõldõğõnda hem proje süresi kõsalõr hem de elde edilen fayda artar. diyalog 2002 ERP projelerinde en çok yapılan 8 hata 3
3 Nasõl bir işe başlandõğõnõn yeterince farkõnda olmamak - Bir ERP projesine başladõğõnõzda iş sisteminiz çok ciddi, belki de son kez büyük bir değişim içine girecektir; gelecekteki değişimler bu platform üzerindeki iyileştirmeler olacaktõr. ERP ile kuracağõnõz platform ise büyük ihtimalle sabit kalacaktõr. - Bir ERP çözümüne yatõrõm yaptõğõnõzda o ürünün geleceği ile hem sõnõrlanõr hem de yeni yetenekler kazanõrsõnõz. Bu nedenle ürünün bugünkü maliyet ve fonksiyonlarõnõn yanõnda arkasõndaki grubun tecrübesi, vizyonu ve ürün için hedefledikleri gelecek çok önemlidir. - ERP uygulama projeleri firmanõzda çalõşan hemen hemen herkesi etkiler, iş yapma biçimini değiştirir. Bu nedenle firmanõzdaki her nokta dikkatle incelenmelidir. - ERP projeleri birer bilgisayar projesi değildir, sahibi üst yönetimdir. Bir çok ERP projesinin başarõsõz olmasõnõn en önemli nedeni budur. - ERP projeleri bazõ çalõşanlarõnõzõn boş vakitlerinde yürütebilecekleri bir iş değildir. Söz konusu olan iş süreçlerinizin değişmesidir. En tecrübeli çalõşanlarõnõzõn bilgi ve katõlõmõna ihtiyacõnõz vardõr. diyalog 2002 ERP projelerinde en çok yapılan 8 hata 4
4 Doğru kaynaklarõ projeye aktaramamak - Bir çok ERP projesi doğru insanlarõn atanmamasõ sonucu başarõsõz olur. Çalõşmada aktif yer alan kişiler firmanõn uygulamalarõ konusunda tecrübeli olmalõ ancak aynõ zamanda da yaratõcõ, çözüm bulucu, gerektiğinde ise statüskoya direnebilmelidir. - Proje takõmõnõn saygõnlõğõ diğer çalõşanlar tarafõndan kabul edilmiş olmalõdõr; aksi takdirde bu grubun aldõğõ kararlar uygulanamaz. - Proje takõmõ, yönetim kurulu tarafõndan hem gereken yetkiler ile donatõlmõş olmalõ hem de onlarõn güvenini kazanmõş olmalõdõr. Bu sayede daha hõzlõ hareket edebilirler. - ERP projesi firmanõzõn iş süreçlerini geliştirmek için çok iyi bir fõrsattõr, belki de böyle bir şansõ yõllar boyunca bir daha bulamayacaksõnõz. Bu nedenle proje takõmõnõzõn üyeleri firmanõzõn en parlak çalõşanlarõ arasõndan seçilmelidir. Eğer seçtiğiniz insanlarõn projeye ayõrdõklarõ zaman, firmanõzõn bazõ faaliyetlerini aksatmõyor ise muhtemelen hatalõ insanlar seçilmiştir. - Bu tip projelerin içinde aktif yer alan kişiler bir çok iş süreci hakkõnda derinlemesine bilgi sahibi olacak, vizyon ve yeteneklerinde önemli değişimler gerçekleşecektir. Kõsaca bu proje sayesinde firma içindeki değerleri artacaktõr. Bu durum, firmanõn insan kaynaklarõ alanõnda tespit ettiği standartlarõ zorlayabilir. diyalog 2002 ERP projelerinde en çok yapılan 8 hata 5
5 Değişimi etkin yönetmemek -Çoğu kez bir ERP projesinin çalõşanlar, organizasyon biçimi, iş yapma anlayõşõ gibi alanlardaki etkisi ciddiye alõnmaz. Herşeyin eskisi gibi, sadece biraz değişerek devam edeceği düşünülür. -Değişimin etkin yönetimi, çalõşanlarõnõzõn yeni koşullara hazõr, istekli ve yeterli olmasõnõ temin etmek için gereklidir. Çünkü belirli bir direnç yaşanacaktõr. - İzlenebilecek yollardan biri proje takõmõnda yer alan kişilerin 2 yönlü çalõşmasõdõr. Bu sayede hem proje takõmõnõn fikirleri diğer çalõşanlar hem de çalõşanlarõn tepkileri proje takõmõna aktarõlmõş olur. -Danõşmanlarõnõzõn rolünün yanõnda asõl önemlisi proje takõmõnõn ve liderinin firmanõz içinde algõlanõş biçimidir. Ne kadar saygõn ve sağlõklõ ilişkileri var ise başarõya o kadar yakõn olacaksõnõz. - Sistemin içinde yer alanlarõn sadece programlarõn kullanõm eğitimlerini almõş olmalarõ çoğu kez yeterli değildir. Eğitimler daha geniş bir perspektif taşõmalõdõr, çalõşanlarõnõz neyi niçin yapacaklarõnõ veya yapmayacaklarõnõ iyi anlamõş olmalõdõr. - ERP projeleri başlarken az bir kõsõm sonuna kadar savunur, buna karşõlõk ise az bir kõsõm ise kesinlikle karşõ çõkabilir. Asõl önemlisi sessiz çoğunluktur. Sessiz çoğunluk insan kaynaklarõnõzõn nerede ise % 90 õ olabilir. diyalog 2002 ERP projelerinde en çok yapılan 8 hata 6
6 Elde edilecek faydayõ yönetmemek - Bir çok ERP projesi son derece detaylõ tanõm ile başlar, ancak yatõrõm kararõ verildikten sonra nedense bunlar unutulur. Proje başladõğõnda zamanlama ve harcamalar için bir çok rapor hazõrlanõr fakat ulaşõlan veya ulaşõlamayan fayda pek göz önüne gelmez. - İş süreçleri proje süresince sorgulanmalõ, fayda üretimine yoğunlaşõlmalõdõr. Bunun yanõnda elbetteki ortaya çõkan harcama ve zaman kõsõtlarõ da dikkate alõnmalõdõr. - Projenin aşamalarõnda o ana kadar elde edilen ve ileride beklenen fayda gözden geçirilmelidir. Herhangi bir eylem fayda üretmiyor ise 2 kez sorgulanmalõdõr. - Bir ERP projesinin öngörülen süre ve bütçe içinde tamamlanmõş olmasõ en önemli performans kriteri değildir. Önemli olan umulan faydanõn elde edilebilmesidir. Bu nokta gözden kaçõrõldõğõnda projenizin aslõnda bitmez, sadece birileri tarafõndan yeniden başlatõlacak bir örnek çalõşma olur. diyalog 2002 ERP projelerinde en çok yapılan 8 hata 7
7 Entegrasyona istekli ve hazõr olmamak - Organizasyonunuz, ERP çalõşmasõ ile elde edilebilecek entegrasyona istekli ve açõk olmayabilir. Herkesin mevcut rolü sabit kaldõğõnda, ERP uygulamanõz mevcut verimsizliği daha hõzlõ verimsizlik üreten bir mekanizmaya dönüşmesi demektir. - Direnç veya isteksizliğin asõl sebebi bölümler arasõ sõnõrlarõn yok olmasõ ve bununla birlikte mevcut güç merkezlerinin kendi alanlarõnõ koruma isteğidir. Bu sorunu aşmanõn yolu ise eğitim ve motivasyondur. - İş süreçlerinin yenilenmesi mevcut organizasyon yapõsõnda doğal olarak değişimlere neden olacaktõr, olmayacağõnõ varsaymak mümkün değildir. Bunun için çalõşanlarõnõzõn farklõ alanlarda eğitilerek yeni düzene uyum sağlamalarõ hayati bir noktadõr. - İşini kaybetme korkusu bir çalõşan için en büyük endişe kaynağõdõr. Entegrasyon çalõşmalarõ hatalõ yönlendirildiğinde firmanõn içinde bu endişe büyür, çalõşanlarõn projeye katkõsõ azalõr. Bu aşamada hatalõ olarak yeni bir kadro çözüm gibi görünür. Asõl yapõlmasõ gereken ise mevcut kadrolarõnõzõn iş tanõmlarõnõ zenginleştirmek, çalõşanlarõnõza yeni yetenekler kazandõrmaya çalõşmaktõr. Çünkü taşõma su ile değirmen dönmez. diyalog 2002 ERP projelerinde en çok yapılan 8 hata 8
8 ERP çalõşmasõnõ başlayõp bitecek bir proje olarak görmek -ERP çalõşmalarõ, genellikle proje dönemi olarak adlandõrõlan bir süreçten geçerler. Yapõlan hata ERP çalõşmasõnõn sadece bu proje dönemini kapsadõğõnõ düşünmek, tamamlanmasõndan sonraki kõsmõ öngörüp, planlamamaktõr. Bu anlayõş şekli bir dizi probleme sebep olur : - Geleceğin planlanmasõ projenin akõşõnõ da etkileyebilir, gelecek öngörülmüyor ise yapõlanlar daha dar bir çerçevede kalacaktõr. - Proje ekibinde yer alan kişilerin bir kõsmõ daha sonra normal işlerine dönerler, bir kõsmõnõn ise kazandõğõ tecrübeye göre yeni alanlara kaydõrõlmasõ gerekebilir. Bu nokta öngörülmez ise çalõşma esnasõnda kopmalar yaşanõr. -Oluşturulan sistemin sürekli desteklenmesi, yeniliklerin devreye alõnabilmesi için firma içi destek ekibinin oluşturulmasõ önemli tasarruflar sağlayabilir. Proje döneminde bu görevi üstlenen bazõ kişiler daha sonrasõnda da bu çalõşmaya devam edebilirler. - ERP uygulamasõ firmalar için bir sõçrama tahtasõdõr. Uygulamanõn proje safhasõndan sonrasõnda sürekli iyileştirme gerekir. Zor olan proje anlayõşõndan sürekli iyileştirme anlayõşõna geçebilmektir. Asõl yapõlmasõ gereken ise ERP uygulamasõnõ sürekli iyileştirme çalõşmalarõnõn bir parçasõ olarak planlamanõzdõr. diyalog 2002 ERP projelerinde en çok yapılan 8 hata 9