2008 Etkili Sunum Teknikleri Yrd. Dç. Dr. Alper Aytekin ZKU Bartın Orman Fakültesi
İçindekiler Hazırlanma/ Planlama Yöntemleri Sunumun Amaç, İçerik ve Organizasynu Üzerinde Odaklanma Sunumun Görsel-İşitsel Araçlar/Teknlji ile Desteklenmesi Fiziksel ve Teknljik Dnanım İzleyici/ Katılımcıların Tanımı Sunumun Etkileşimli Hareket Planı - Yazılım ve Prva Belirli Sruları Yanıtladıktan snra Yöntem Saptama PwerPint Slaytların Yazılımı Görsel- İşitsel Malzemenin Seçimi Sunum Odasının Denetimi Sunucunun Kendini Hazırlaması Hazırlanan Sunumun Etkileşimle İşlevselleşmesi Özetleme ve Geri Besleme Teknikleri İzleyiciler Yönünden Sunumun Değerlendirmesi Sunumlarda Yapılması/ Yapılmaması Gerekenler Sunumlar eğitimin her düzeyinde ve mesleki hayatta önemlidir. Okuma, yazma, dinleme, knuşma ve araştırma becerilerinin tümünü içererek, belirli bir amaca yönelik, sözel ve görsel etkileşimin önemini belirtirler. Amaç, eğitimde yeni veya sentez halinde birikimli bilgi sunumu labileceği gibi, iş hayatında kar amaçlı yeni ürün veya hizmet tanıtımı veya satışların hızlandırılması yöntemleri labilir. Etkin sunum becerileri, özenle kullanılan bir sözel/ yazılı ifade, anlamlı beden dili ve teknljik görsel - işitsel araçların desteği ile izleyicileri kendinden emin, saygın ve ikna edici biçimde bilgilendirmek, yönlendirmek veya etkilemek adına çağımızda önem kazanmıştır. Sunumların hazırlanışında srulması gereken ana srular şunlardır Ne Tür Bilgi? Neden? Kimlere? Nerede? Ne Zaman? Hangi Destek Araçlarla? Nasıl? Sunumlar üç aşamalı bir çalışmadır: Hazırlanma / Planlama Sunuş / Etkileşim Özetleme / Geri Besleme 2
Hazırlanma / Planlama Yöntemleri Sunumlarınızı dikkatli planlamanız katılımcılara sunmak istediğiniz bilgiyi nlarla anlamlı ve etkin paylaşımınızı ve mesajınızın dğru algılanmasını sağlayacaktır. İyi planlama aynı zamanda sizin sunum sırasında kendi öz güveninizi arttıracaktır. Sunumun Amaç, İçerik ve Organizasynu Üzerinde Odaklanma İçerik [Kapsamlı bilgi için lütfen Atölye Çalışması'na katılın.] Size verilen veya sizin seçtiğiniz knu üzerinde Beyin Fırtınası'ndan snra Tez/ Sav'ınızı luşturun. Tez/ Sav'ınızın en etkin sunumu için araştırma yapıp, bilgi tplayın. Seçici lun, unutmayın, sunumlarda bilginin dğru, öz, ve klay anlaşılıp, takip edilir biçimde paylaşılma özelliği çk önemlidir. Amaç Hedefinizin bilgilendirme veya ikna etme biçiminde tanımını yapın. Organizasyn [Kapsamlı bilgi için lütfen Atölye Çalışması'na katılın.] Sunumlar üç aşamalı bir çalışmadır: Sunumlar kısa Giriş'le başlayıp, Gelişme ile devam eder ve Kapanış/ Snuç'la biter. Giriş'te katılımcılara "Hş Geldiniz" mesajıyla başlayıp kendinizi tanıtın; knunuzu, amacınızı, sunumunuzun ana hatlarını belirtin ve srgulayacağınız knularla ilgili ip uçları verin, Sunumunuzun Gelişme bölümünde örneklerle knu/savınızı güçlendirin. Sunumunuzun Snuç bölümünde sunumun ana hatlarını/ başlıklarını belirtip, katılımcıların dikkatle izleyip aktif katılımlarına teşekkürlerinizi sunup, sruları yanıtlayın. Katılımı canlı tutmak açısından ana bölümler snunda da sruları alıp, yanıtlayıp, kendi srularınızı srabilirsiniz. Bilginin planlı bir şekilde aktarımı ve paylaşımı için önerilen aşamalar: Knu üzerinde araştırma yapılması - Bilgi tplama Sunumun yazılı taslağının hazırlanması Sunumun, cümlelerle lmayacak biçimde, yazılı metnini luşturma Sunum bilgilerinin A4 dsya kağıdı yerine 1/4 dsya kağıdı büyüklüğünde kartlara yazılması Kartlar üzerinde sunum sırasında değişik çalışmaları belirtmek için anahtar kelimelerin işaretlenmesi, simge / renk kdu kullanımı 3
Örnek: Sunum Knusu ve Ana Başlıkların Görsel-İşitsel Araçlar / Teknlji ile Desteklenmesi Sunum'u Knuşma/Knferans' tan ayıran özellik Görsel-İşitsel Araçlar/ Teknljik Dnanım ile desteklenmesi ve bu biçim gereği yapılan açıklamalardır. Kapsamlı bilgiyi tabl ve şamalarla, başlıklar altında, öz haline ekranda açıklamak etkin bir anlatımdır. PwerPint slayt kullanımı bu amaç için renk, hareket ve sesi slayt çerçevesinde bir araya getirici özelliğinden çk uygun lsa da, ancak anlatımla paralel gitmesi ve çk fazla cümlelerle yazılı bilgi içermemesi kşuluyla etkindir. Ses veya müzik seçiminin de gürültü niteliğinden uzak, ancak knuyla bağlantısı halinde kullanımı gerekir. Anlatımı güçlendirecek görsel malzemeler şu şekilde belirtilebilir: Diyagramlar Tabl / Haritalar İstatistikler/ Ölçümler Resimler Psterler/ Resim kartları Filmlerden kesitler/ müzik Denek nesneler Fiziksel / Teknljik Dnanım Etkin sunumlarda fiziki rtam ve dnanımın etkisi büyüktür. Gerekli yapılanmanın sağlanması için belirtilen knularda kşullar en az üç gün önceden belirlenmelidir: Sunumun yapılacağı da Işıklar Hareket alanı Oturma planı Araç - gereç Teknlji Akustik düzen / Ses ayarlamaları Katılımcı / İzleyicilerin Tanımı Sunum taslağını yapmadan yanıtlamanız gereken srular: Hitap edeceğiniz grup kimlerden luşuyr? (Yaş/ Cinsiyet dağılımı, Grubun büyüklüğü/ Katılımcı sayısı) Katılımcıların bilmesi gerekenler neler? Bildikleri neler? İçerik ve Yöntem hakkında katılımcı beklentileri neler? 4
Katılımcılar knuya ne kadar hakim - Knuyu kavrama için hazır luş durumları ne düzeyde? Katılımcıların ilgi alanları/ uzmanlık knuları/ tercihleri neler? Sunumun Etkileşimli Hareket Planı - Yazılım ve Prva Hazırlık yapmanız gereken knular Sözel ve bedensel iletişimin kntrlü Duygular ve görüntü/ davranışın kntrlü Katılımcı/ İzleyicilerin canlı/ ilgili tutulması Aktarılmak istenen bilgi/ mesajı açık, net, tutarlı ve beğenilir biçimde verme Hareket planını belirleyen tüm etkinliklerin zamanlamasını belirleme İzleyicileri aktif katılımcılar larak knunun içine alma Etkileşim gerçekleştirecek çalışmalara örnekler Sru/ Anket Prblem analiz ve çözümü Beyin fırtınası/ Sıralama/ Gruplama Eşli çalışma/ Grup çalışması Belirli Sruları Yanıtladıktan snra Yöntem Saptama Ana Tema: Sunum derslerde işlenen knular üzerine mi, güncel knular üzerine mi daklanıyr? Knu: Öğretim üyesi/ uzman tarafından mı belirleniyr, sunucu tarafından mı seçiliyr? Sunum Çeşiti: 30-dakika süreli Bireysel Sunum mu, 50-dakika süreli Grup Sunumu mu? Amaç: Araştırma knusu üzerine mi daklanıyr, sınav türü değerlendirme mi? Sunum Planı: Öğretim üyesi/uzman/katılımcılara sunum öncesi mi, snrası mı verilmesi bekleniyr? 5
PwerPint Slaytların Yazılımı Yazım şekli fnt'u seçin. En uygun: Arial/ Times New Rman Yazım biçimi fnt style'ı belirleyin. En uygun: Regular/ Bld Gerek lmadıkça Italic kullanımından kaçının. Fnt büyüklüğünü saptayın.. En uygun: Başlıklar: 36-44 Metin: 20-32 Büyük veya küçük harf seçimini belirleyin. En uygun: Küçük harf - Title Case Gerek lmadıkça Büyük harf UPPER CASE kullanımından kaçının Açık renk seçiminde kunaklılığı sağlamak için gölge shadw'u kullanabilirsiniz. Anahtar kelimeler kullanın. Uzun cümlelerden kaçınıp takım sözcükler ve maddeler kullanın. Sembl ve işaretlemeleri işlevsellik amacıyla rganizasyn için kullanın. Sözcük ve maddeleri takım halinde, bütünlük içinde, mesafelere dikkat ederek gruplandırın. Bş alan/ sütunları anlamlı düzenleyin. En uygun: Sl-Sağ/ Üst-Alt bş alan en az 1 cm. Slaytları yazıyla dldurmayın. En uygun: Her slayt'ta 6-10 satır. 14 satırı aşmayın. Renkleri anlamlı bir içerik için kd larak kullanıp, uyumlu 4 renkten fazla seçim yapmayın. Görsel- İşitsel Malzemenin Seçimi Amaç ve içerik dğrultusunda resim seçimi yapın. PP slaytlarını figürlerle dldurmayın. PP slaytlarda yğun bilgi veya sayı içeren tabl/ şama/ haritalar kullanmayıp nları ek malzeme larak katılımcılara dağıtın. Sözel larak belirtmeyeceğiniz bilgileri slaytlara yazmayın. Slaytlarda uyumlu renk seçimi ve hareket lanağını bilginin klay aktarımı amacıyla kullanın. Ses veya müzik seçeneğini dğru amaca yönelik kullanın. Sunum Odasının Denetimi Katılımcıların birbirlerini görebildiği yarı daire turma şeklini uygulayın. En uygun:at Nalı mdeli. Tüm teknljik dnanımı mutlaka sunum ÖNCESİ kntrl edin. Ekran, prjektör ve ses düzenini sunum ÖNCESİ deneyin. Sunum dasının aydınlatma, perde, ısınma ve havalandırma sistemlerini inceleyip, dikkate alın. Sunucunun Kendini Hazırlaması Vücut dilinizi luşturan mimik ve el, kl hareketlerinizi izleyebilmeniz için ayna önünde prva yapın. Prvaya zaman ayırıp özen göstermeniz, zayıf labilecek yönlerinizi geliştirmenize yardımcı lacak, sunumda zamanlamanızı belirleyecek ve knuya-özel terminljinin dğru telaffuzunu sağlayacaktır. 6
Görünüş ve giysinize özen göstermenizin izleyicilerinize saygının göstergesi lduğunu unutmayın. Sunum kartlarınızı, sunum sırasında akıcılığı sağlamak açısından, numaralayın. Sunum'da kesintisiz akışı sağlayacak YAZILI PLANINIZI masanıza yapıştırmak için hazırlayın. Hazırlanan Sunum'un Etkileşimle İşlevselleşmesi Artık sahnede dikkat dağı lan sunucunun uygulaması ve benimsemesi gereken yöntemler: Ruh Hali: Sunumun başında heyecanlı labilirsiniz. Bu durumda herkes heyecanlıdır. İlk birkaç dakika çk hızlı knuşmamaya dikkat edin. Yumuşak, kararlı bir ses tnuyla, katılımcılarla iyi etkileşimde "ilk izlenim"in çk önemli lduğunun bilincinde, güven veren bir açılış yapın. Göz Teması: Tavan, yer ve sunum kartlarınıza göz gezdirmenizden önemli lan, katılımcıların sunumunuzdan ne kadar etkilendiklerini ve içeriği takip ettiklerini anlamak için nlara samimiyetle bakışınızdır. Direkt göz temasıyla iyi bir iletişim kurabileceğiniz gibi, katılımcıların duyarlılığını fark edip sunumunuzda kısa özetleme veya kısaltmalar yapabilirsiniz. Ses Kullanımı -Duruşlar/ Tekrarlamalar: Dinleyicilerin sizi sunumunuz süresince açık şekilde duyabilmeleri gerekir. Sesiniz, cümleler snunda alçalmamalıdır. Sesinizin müzikalite değerini yakalayıp, vurgulama, inişli çıkışlı bir tnlama ve hız ayarlarını iyi yapmanız durumunda izleyici/ katılımcılara içeriği daha etkin biçimde verebilirsiniz. Duru Dil Kullanımı: Sunumlarda akademik içerikte, duru, düzgün, fakat yalın bir dil kullanın. Abartılı ve yapay dil kullanımının etkinlik sağlamadığını unutmayın. Edilgen yüklemler yerine etken'lerini seçin. Ancak izleyicilerin anlayabileceğinden eminseniz jargn kullanın. Yumuşak Geçişler/ Vurgular: Sunumunuzda bir knuyu/ bölümü bitirip diğerine geçerken katılımcıların sunum akışını takiplerini klaylaştıracak belirgin sinyaller verin. [Sinyal Sözcükleri ve Dikkat İrdeleyici Sözcükler Listeleri için lütfen Atölye Çalışması'na katılın.] Vücut Dili: Sunumunuz süresince kendinden emin bir şekilde ayakta durun, dinleyiciyi rahatsız edebilecek, hş görünmeyen, belki sürekli yaptığınız el hareketleri ve tavırlarınızı kntrl etmeye çalışın. Özellikle sruların ve görüşlerin size yönlendirilmesinde mimik ve davranışlarınıza dikkat edin. Tahta kullanımı veya diğer nedenlerle sırtınızı izleyicilere dönmekten kaçının. Sunucunun Yeri/ Hareketi/ Katılımcılara Yakınlığı: Tüm katılımcılara eşit uzaklıkta, rahat hareket edebileceğiniz bir knumda durup, sakince, yanlara veya ekrana yönelebilir, katılımcılara 1metre mesafeyi kruyarak yaklaşabilirsiniz. Görsel-İşitsel Araçların İzleyici önünde Kullanımı: Görsel malzemelerinizi güvenli bir şekilde kullanarak, dinleyicilerinize tabllarda, slaytlarda veya saydamlardaki bilgileri kavramaları için zaman tanıyın. Sunumunuzda gerekli lduğunu düşünerek işitsel malzeme ya da vide kasetlerden yararlandığınızda, kullanım sırasında zaman kaybetmemeye dikkat edin. İzleyici/Katılımcı ile İletişim: Sunucu larak cşkunuz ve knunuza lan ilginiz, katılımcıların da knuya ilgi duymalarını sağlayacaktır. Sunumun bir paylaşım lduğunu hissettirmeli, dinamik bir tnla srulan özetleyici srular, eş/ grup çalışmalarıyla izleyicileri aktif katılımcılar larak canlı tutmalısınız. 7
İzleyiciler Yönünden Sunumun Değerlendirmesi Örnek İzleyici [ Öğretim üyesi/uzman] Değerlendirme Frmu 8
Özetleme ve Geri Besleme Teknikleri Sunum snunda kısa ana başlıkları vurgulayan özet vermeniz sunumun akılda kalıcılığını sağlar. Görsel ve sözel bilgi üzerinde srular etkileşimi geliştirir. Katılımcı tepkisini lumlu değerlendirmek önemlidir. Bazı saldırgan srulara kısa, kibar ve diplmatik yanıtlar verebilir, ancak, kendinizi "ateş altında" hissettiğinizde, kapsamlı yanıt gerektirebilecek sruların sunumun snunda yöneltilmesi ricasıyla sunumunuza devam edebilirsiniz. Katılımcılara görüş ve değerlendirmelerini alabileceğiniz yazılı srular yönlendirmeniz, geri besleme tekniği larak yararlıdır. Bu etkinlikte amacın belirtilmesine özen göstermelisiniz. Sunumlarda Yapılması/ Yapılmaması Gerekenler Yapılması Gerekenler Knuşmanızı düzenli ve tutarlı bir şekilde düzenleyin. Knuşmanızı en az üç kez prva edin. Adınızı, syadınızı ve knumunuzu vererek kendinizi tanıtın. Sunumunuzun ana hatlarını öğretim üyesi/ uzman kişiye sunum öncesi verin. Dinleyicileriniz ile göz teması içinde bulunun ve beden dilinize dikkat edin. Her bölümün başlığının yeterince açıklayıcı lmasına dikkat edin. Görsel malzemelerinizle sözlü anlatımınız arasında denge lmasına dikkat edin. Knuşmanız süresince görsel malzemelerinize işaret edin. Sesinizin vurgularında ve tnlamada önem ve tekrarlama için içeriğe uygun değişiklikler yapın. Zamanınızı iyi kullanın. Yapılmaması Gerekenler Klay kunmayan görsel malzeme kullanmayın. Görsel malzemeyi çk fazla yazılı metinle, resimlerle veya çk farklı renklerle dldurmayın. Görsel malzemeyle ilgili lmayan bir knudan bahsetmeyin. Dinleyicilere sırtınızı dönmeyin. Çk hızlı, çk yavaş, ya da kuma biçiminde mntn bir şekilde knuşmayın. Sunum byunca kartlar üzerindeki ntlarınızdan kumayın. Gösterilen Pwer Pint slayt'ta yazılı lan metindeki cümlelerin tıpa tıp aynısını knuşmanızda kullanmayın. 9