Tokat Valiliği Tokat Milli Eğitim Müdürlüğü E-Yazışma Yönergesi 1

Tokat Valiliği Tokat Milli Eğitim Müdürlüğü E-Yazışma Yönergesi 2

T.C. TOKAT VALİLİĞİ TOKAT MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ E-YAZIŞMA YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak Gerekçe ve Tanımlar Amaç Madde 1- Bu Yönergenin amacı, Tokat ili merkez ilçe ve diğer ilçelerdeki Milli Eğitim Bakanlığımız ADSL İnternet Bağlantısı Projesi kapsamında bağlantısı yapılan her kurumdaki yazışmaların elektronik ortamda yapılmasına ilişkin esas ve usulleri düzenlemektir. Kapsam Madde 2- Bu Yönerge, Tokat ili merkez ilçe ve diğer ilçelerdeki milli eğitim bakanlığımız ADSL İnternet Bağlantısı Projesi kapsamında bağlantısı yapılan her kurumdaki yapılacak e-yazışmaların yapılmasıyla ilgili iş ve işlemleri ait hükümleri kapsar. Dayanak Madde 3- Bu Yönerge 3797 Sayılı Millî Eğitim Bakanlığının Teşkilât ve Görevleri Hakkında Kanun hükümleri, 5070 Sayılı Elektronik İmza kanunu hükümleri ile 02.12.2004 tarihli Resmi yazışmalarda uyulacak esas ve usuller hakkındaki yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. Gerekçe Madde 4- Yazışmaların e-mail ile yapılması ile; a) Kağıt kullanımında ve fotokopilerde toner tasarrufu sağlamak, b) Faks zinciri ve telefon zincirindeki kopmalar ve yanlış anlaşılmaları ortadan kaldırmak, c) Personel tasarrufu sağlamak, d) Yazıların okullara giderken kaybolma, ulaşamama tehlikesi ortadan kaldırmak, e) E-devlet uygulamasına geçişte kolaylık sağlamak, f) Pul, Zarf, Telefon gibi ulaşım ödeneklerinde tasarruf sağlamak. Tanımlar Madde 5- Bu Yönergede geçen: a) Valilik; Tokat Valilik Makamını, b) Müdürlük Makamı; Tokat Milli Eğitim Müdürlüğünü, c) E-Yazışma Müdürü; E-Yazışma iş ve işlemlerinden sorumlu olarak Milli Eğitim Müdürlüğü Bilgisayar ve Sınav Hizmetleri Bölümünden sorumlu Müdür Yardımcısını, d) E-Yazışma Birimi; Tokat Milli Eğitim Müdürlüğü Bilgisayar ve Sınav Hizmetleri Bölümünü e) Müdürlük; Kurum veya okul müdürlüğünü, Tokat Valiliği Tokat Milli Eğitim Müdürlüğü E-Yazışma Yönergesi 3

f) Yetkili; Kurum veya okul müdürü tarafından e-mail okuma ve yazma işlemlerinden sorumlu olan biri asil biri yedek müdür yardımcısı veya memuru, g) Program; Outlook Express programını, h) E-mail imzası; e-mail yazışmasında sorumlu kişinin ad-soyad ve ünvanını, ı) E-mail ekleri; e-maile eklenerek gönderilecek olan her türdeki dosyayı/dosyaları, i) Ağ; kurum ya da okul içerisinde kurulan internet paylaşımı ve dosya paylaşımında kullanılan ve hali hazırda okullarda kurulumu yapılmış olan yerel ağını, j) Depo mail; e-maillerin depo edildiği klasörü, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Genel Esaslar E-Mail Yetkilisinin Tespiti Madde 6- Müdür, yetkilinin tayininin çıkması veya memurluktan istifa etmesi durumlarında yeni yetkili tespit ederek üst yazı ile e-yazışma birimine 5(beş) işgünü içerisinde bilgi verecektir. E-Mail Yetkilisi Madde 7- Kurumlar yetkili için 1(bir) asil 1(bir) yedek personel seçerek e-yazışma birimine bilgi verecektir. İzne Ayrılan Personele Vekalet Madde 8- İzin vermeye yetkili müdürler, asil yetkili izne ayrıldığında yedek yetkiliyi görevlendirmek zorundadır. Sorumluluk Madde 9- Asil E-Mail yetkilisi kullandığı iznin bitimini izleyen ilk çalışma gününde görevine başlamak zorundadır. Kurumunca kabul edilebilir özrü olmaksızın izin bitiminde görevine başlamayan, e-yazışmaların aksamasına neden olan yetkililer hakkında 1. derece sicil amirleri tarafından yasal işlem başlatılacaktır. Asil ve Yedek yetkililer programda kurulu olan şifrenin güvenliğini sağlamakla sorumludur. Okul veya kurumlardan veya müdürlük makamı bürolarından; müdürlük makamına, müdürlük makamı bürolarına, amirlerine, Milli Eğitim Bakanlığına, Bakanlık birimlerine, diğer bakanlıklara gönderilecek gereksiz, uygunsuz ve ahlak dışı e- maillerden asil veya yedek yetkili sorumludur. Okul ve kurumlar programın yüklü bulunduğu bilgisayarda, ADSL modemlerinde, telefon hatlarında meydana gelen arızaları e-yazışma birimine anında bildirmekle sorumludur. Sorumluluğunu yerine getirmeyenler hakkında birinci sicil amirince gerekli işlemler yapılacaktır. Okul ve kurum müdürlükleri e-yazışma iş ve işlemleri yürütülmesi esnasında oluşacak sorunlara karşı E-Yazışma Müdürüne karşı sorumludur. E-Yazışma Müdürü iş ve işlemleri aksatanlar hakkında yasal işlemleri başlatmakla yükümlüdür. E-Yazışma müdürü iş ve işlemlerden dolayı İl Milli Eğitim Müdürüne karşı sorumludur. Tokat Valiliği Tokat Milli Eğitim Müdürlüğü E-Yazışma Yönergesi 4

Hiyerarşi Madde 10- E-mailler yazışma kurallarında kullanılan hiyerarşik kademeler dikkate alınarak yapılacaktır. Müdürlük makamı ilgili birimi İlçe Milli Eğitime e-maili atarken ilgili kurum ve okulları da bilgilendirecektir. Ancak İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri, İl Milli Eğitim Müdürlüğünden gelen e-mailleri kurum veya okullara gönderdikten sonra kurum veya okullar yazışmayı işleme alacaktır. Okul veya kurum yazının cevabını hiyerarşik düzen içerisinde ilçe milli eğitim müdürlüklerine, ilçe milli eğitim müdürlükleri de il milli eğitim müdürlüğüne mail atacaktır. Ancak; bu hiyerarşi çok acele veya çok acil veya saatli konulu yazışmalarda aranmaz. Direkt yazışma il milli eğitim müdürlüğü ile ilgili okul ve kurum müdürlüklerinde yapılabilir. Daha sonra hiyerarşik yapıdaki tüm birimlere bilgilendirme yapılabilir. İKİNCİ BÖLÜM İşleyiş Programın açılması Madde11- E-Yazışma programı çalışma günleri içerisinde her sabah mesai başlangıcı ile açılır, mesai bitimi ile kapatılır. Program ayarları yapılarak en fazla 15 dakikada bir e-mail alması sağlanır. Programın açılmasından birinci derecede yetkililer, daha sonra da okul ve kurum müdürleri sorumludur. Programın açılmamamsından dolayı yazışmaların zamanında yapılamamasına neden olanlar hakkında gerekli yasal işlemler yapılır. E-Mail Adresi Alma Madde 12- Okul veya kurumlar MEB-İnternet Bağlantısı kapsamında bağlantı yapılmasını takip eden 5(beş) iş günü içerisinde @ttnet.net.tr adresli e-mail adresi alarak Müdürlük Makamı Bilgisayar Ve Sınav Hizmetleri Bölümüne bilgi vermekle sorumludurlar. Eğitim Madde 13- Okul ve kurumlar e-mail adreslerini aldıktan sonra E-Yazışma birimin planlayacağı tarihte hizmet içi eğitim seminerine katılmakla sorumludur. Seminere Okul veya kurum müdürleri, okulca tespit edilecek yetkililer katılacaktır. İl ve İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünde Madde 14- Yazı gerek orijinal yazıldığı haldeki gibi yada imzadan çıktıktan sonra resim formatında 100-150 dpi çözünürlükte scanner de tarandıktan sonra oluşturulacak postaya eklenerek 10. maddedeki hiyararşik yapıya göre gönderilecektir. Her büro göndereceği e-maili sorumlu olduğu amirine de programdaki bilgi kısmını kullanarak bilgi verecektir. Büro gönderilen her türdeki yazı için gerekli görüldüğü zamanlarda OKUNDU BİLGİSİ isteyecektir. Tokat Merkez Okul ya da Kurumlarda Madde 15- Yazışmada yazı ilgili bölüme gönderilirken programdaki bilgi kısmı aracılığı ile evrak60@meb.gov.tr ye de gönderilecektir. Böylece yazının İl Milli Eğitim Müdürlüğü evrak kayıt bürosuna kayıt için gönderilmesi sağlanacaktır. İlçe Okul ya da Kurumlarda Madde 16- Yazışmada yazı ilgili bölüme gönderilir. Yazı önem durumuna göre yazıcıdan alındıktan sonra evrakkayıt bölümünde kaşelenerek ilgili bölüme aktarılır. Okundu Bilgisi Madde 17- Milli Eğitim müdürlüğündeki her birim, her türdeki kurum ve okul kendilerinden istenen okundu bilgisini göndermekle birinci dereceden sorumludur. Okundu bilgisi istendiği halde göndermeyen yetkililer için birinci sicil amirlere tarafından gerekli yasal işlem yapılır. Tokat Valiliği Tokat Milli Eğitim Müdürlüğü E-Yazışma Yönergesi 5

İşlem Süresi Madde 18- Müdürlük makamından veya müdürlük bürolarından veya ilçe milli eğitim müdürlüklerinden okullara gönderilen normal yazılara en geç 2 iş günü içerisinde cevap verilecektir. Acil-günlü-saatli yazılara ise gerekli dikkat ve titizlik gösterilerek istenilen sürede cevap verilecektir. Telefon Zinciri Fax Zinciri Madde 19- Yönerge yürürlüğü girdiği tarihten itibaren müdürlük makamından yada müdürlük makamı bürolarından duyurular, acil yazıların bildirilmesi gibi konularda hiçbir şekilde telefon zinciri veya faks zinciri kullanılmayacaktır. Telefon zinciri veya faks zincirini kullanan bürolar hakkında birinci sicil amirleri gerekli yasal işlemi başlatır. Yazışmaların Depo edilmesi Madde 20- Okul ve kurumlar ile Müdürlük makamı büroları e-yazışma dosyalarını, okundu bilgilerini, eklerini kesinlikle silmeyeceklerdir. Depo mail klasörü her ayın ilk pazartesi günü cd ortamına yedeklenerek muhafaza edilecektir. E-Yazışmaların silinmesinden mail yetkilileri sorumludur. İş ve işlemlerden birinci sicil amirleri sorumludur. Kapsam Dışı Yazışmalar Madde 21- Yazışmanın nasıl yapılacağı e-mail ile bildirilecektir. Ancak E-yazışma kapsamında olmayan yazışmalar; a- Sicil Raporları, b- Personel Sicil Dosyaları, c- Maaş ve ek ders ücret ödemeleri mutemetlik yazışmaları d- Yolluk ödemeleri mutemetlik yazışmaları e- Atama kararnameleri ve kararnamelere bağlı yolluk-yevmiye ödeme yazışmaları f- Soruşturma yazışmaları ve soruşturma tebligatları g- Bakanlık ve Müdürlük makamının özel yazışmaları h- Okullar arası işlemlerinde öğrenci dosyaları gönderme işlemleri şeklindedir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Diğer Hükümler Yürürlülük Madde 22- Bu yönerge Valilik Makamının onayından sonra 01.01.2006-28.02.2006 tarihleri arası geçiş dönemi olmak üzere 01.03.2006 tarihinden itibaren yürürlüğe girer. Yürütme Madde 23-Bu yönergenin hükümlerini İl Milli Eğitim Müdürü yürütür. Tokat Valiliği Tokat Milli Eğitim Müdürlüğü E-Yazışma Yönergesi 6