İÇERİK İletişim Bilgileri Önsöz İstanbul Kongre Merkezi Sponsorluklar Fuar Alanı Stant Kiralama Formu ve Sözleşmesi Anlaşma Koşulları ve Sözleşme 3 4 5 6 12 13 14 2
İletişim Bilgileri KONGRE MERKEZİ TDB Türk Dişhekimleri Birliği Cumhuriyet Cad. Safir Apt. 203/1, Harbiye Istanbul Tel : 0212 219 6645 Faks : 0212 232 0560 Web : www.tdb.org.tr E-mail : kongre2015@tdb.org.tr SPONSORLUK ve STANT SEKRETARYASI K2 Kongre ve Etkinlik Hizmetleri Ltd. Şti. Ali Nazime Sokak No: 45 Koşuyolu Mah. Kadıkoy 34718 İstanbul İlgili Kişi: Alper Ergeç Tel : 0216 428 9551 Dahili: 117 Faks : 0216 428 9591 Web : www.k2-events.com E-mail : tdb2015@k2-events.com KONGRE MERKEZİ ICC İstanbul Kongre Merkezi Taşkışla Cad., Harbiye 34367 İstanbul Tel : 0212 373 9900 Faks : 0212 373 9943 Web : www.iccistanbul.com E-mail : info@iccistanbul.com 3
Sayın Yetkili, TDB 21. Uluslararası Dişhekimliği Kongresi, İstanbul da, 28-30 Mayıs 2015 tarihlerinde, İstanbul Dişhekimleri Odası nın organizasyonu ile gerçekleşecektir. 1992 yılında başlayan TDB kongreleri, siz değerli dişhekimliği bileşenlerinin de katkılarıyla bilimsel ve sosyal programı, fuarı ile ülkemizde alanındaki en büyük organizasyon haline gelmiştir. TDB Kongreleri nin yükselen ivmesi, 2013 yılında Dünya Dişhekimliği Kongresi nin (FDI) ülkemizde yapılması ile daha farklı bir noktaya ulaşmıştır. FDI kongresinin başarısı, ulusal ve uluslararası alanda gördüğü ilgi, hedeflerimize ulaşma yolunda önemli bir motivasyon kaynağı olmuştur. 2015 mayısında, TDB 21. Uluslararası Dişhekimliği Kongresi ni Odalarımızın, dişhekimliği fakültelerinin, bilimsel derneklerin, ağız ve diş sağlığı endüstrisinin ve Dişsiad ın katkılarıyla gerçekleştireceğiz. Ülkemizi, dünyadaki örneklerinde olduğu gibi bir dişhekimliği kongre ve fuar merkezi haline getirme çabalarımızı destekleyeceğiniz inancı ile, ekte bulunan sponsorluk dosyamızı değerlendirmenize sunuyorum. Saygılarımla, Prof. Dr. Taner Yücel Türk Dişhekimleri Birliği ve Kongre Başkanı 4
İstanbul Kongre Merkezi 2009 yılında açılan İstanbul Kongre Merkezi İstanbul Harbiye de Kongre Vadisi nin merkezinde yer almaktadır. Kongre Merkezi; otellerin yoğun olarak bulunduğu Taksim e 10 dakikalık yürüme mesafesindedir. Katılımcı firmalar ve sponsorlar, Kongre den önce araştırma yapmak ve detaylı bilgi almak için sponsor ve sergi sekreteryası ile (tdb2015@k2-events.com) iletişime geçebilirler. 5
Sponsorluklar KONGRE RESMİ SPONSORLUĞU EUR 25.000,- Kongre resmi sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Firma organizasyon dahilinde Resmi Sponsor olarak alınacaktır. Kongre program kitapçıkları ve web sitesinde, sponsorlar alanında firma logosu yer alacaktır. Stant alanında kongre resmi sponsorlarına özel alan ayrılacaktır. Fuar kitapçığında, bir sayfa ücretsiz reklam alanı ayrılacaktır. Kapanış seremonisinde teşekkür plaketi takdim edilecektir. KONGRE DESTEK SPONSORLUĞU 1. GRUP EUR 10.000,- Kongre destek sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Firma organizasyon dahilinde Destek Sponsor olarak alınacaktır. Kongre program kitapçıkları ve web sitesinde, sponsorlar alanında firma logosu resmi sponsorlardan daha küçük olarak yer alacaktır. Kongre kitapçığında bir sayfa ücretsiz reklam alanı ayrılacaktır. Stant alanında kongre destek sponsorlarına özel alan ayrılacaktır. Kapanış seremonisinde teşekkür plaketi takdim edilecektir. KONGRE DESTEK SPONSORLUĞU 2. GRUP EUR 5.000,- Kongre destek sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Firma organizasyon dahilinde Destek Sponsor olarak alınacaktır. Kongre program kitapçıkları ve web sitesinde, sponsorlar alanında firma logosu destek sponsorlar 1. Gruptan daha küçük olarak yer alacaktır. Stant alanında kongre destek sponsorlarına özel alan ayrılacaktır. Kapanış seremonisinde teşekkür plaketi takdim edilecektir. 6
FİRMA SEMPOZYUMU SPONSORLUĞU EUR 10.000,- Kongre katılımcılarına yeni ürünlerinizi ve firmanızın gelişmelerini duyurmanın en iyi yolu firma sempozyumlarıdır. Kongre katılımcılarını öğle yemeği sırasında düzenleyeceğiniz firma sempozyumuna davet edebilirsiniz. Firma sempozyumları ile ilgili tüm bilgiler, Kongre web sayfası ve kongre kitapçıklarında yer alacaktır. Firma Sempozyumu için öğle yemeğinde kullanılacak olan yemek fişleri sponsor firma tarafından hazırlanacaktır. Firma sempozyumu sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Standart ses / görsel ekipman Kongre çantasında sempozyum tanıtım broşürü (Sponsor firma tarafından 1 sayfa şeklinde hazırlanacak olup A4 boyutlarında veya daha küçük olması gerekmektedir.) Sempozyum duyurusu, program kitapçıkları, cep programı ve kongre web sayfasında duyurulacaktır. Toplantıda yer alacak, 2 sempozyum konuşmacısının kayıtları ücretsiz olarak gerçekleştirilecektir. Kongre program kitapçıkları, web sitesi ve sponsorlar panosunda firma logosu yer alacaktır. SUNUM KONTROL ODASI SPONSORLUĞU EUR 5.000,- Kongrenin bilimsel programında yer alan davetli konuşmacılar bu salonu sunumlarını düzenlemek için kullanacaktır. Sunum kontrol odası ağ bağlantı imkanlarının arttırıldığı bir salon olarak hazırlanacaktır. Salonda servis edilmesi istenen yiyecek-içecek hizmetleri ayrıca fiyatlandırılacaktır. Sunum kontrol odası sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Salon ismi Sponsor Firma Sunum Kontrol Odası şeklinde duyurulacaktır. Kongre program kitapçıkları, web sitesinde ve sponsorlar alanında firma logosu yer alacaktır. Sponsor firma sunum kontrol odasında promosyonel ürünler sergileyebilir. ( Bayrak, mouse pad, roll-up vb.) Kongre program kitapçıkları ve web sitesinde, sponsorlar alanında firma logosu yer alacaktır. BALON SPONSORLUĞU EUR 20.000,- Kongre merkezi girişinde yer alacak iki adet dev ışıklı balon ile kongreye damganızı vurun. Balon sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Web sitesinde sponsorlar bölümünde firma logosu kullanılacaktır Özet bildiri kitapçığında sponsorlara teşekkür bölümünde logo kullanımı İki adet balon kurulum maliyeti ZEPLİN SPONSORLUĞU EUR 20.000,- Kongre merkezinin etrafını logonuzun oldugu uzaktan kumandalı zeplin dolaşsın bütün gözler markanızın üzerine odaklansın. Zeplin sponsorluğana dahil olan hizmetler: Web sitesinde sponsorlar bölümünde firma logosu Özet bildiri kitapçığında sponsorlara teşekkür bölümünde logo kullanımı Zeplin kiralama bedeli GİRİŞ TAKLARI SPONSORLUĞU EUR 10.000,- Kongreye gelen konuklamızı ilk siz karşılayın, kongre merkezine giriş bölümünden itibaren üç adet şişme tak üzerinde firma logonuz yer alsın. Giriş takları sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Web sitesinde sponsorlar bölümünde firma logosu Özet bildiri kitapçığında sponsorlara teşekkür bölümünde logo kullanımı Üç adet şişme tak ü zeri logo ve kira bedelleri 7
YÜRÜYEN MERDİVEN GİYDİRME SPONSORLUĞU EUR 10.000,- Toplantı salonlarına inişte kullanılacak yürüyen merdiven bantlarına görsel giydirme içerir. Yürüyen merdiven sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Web sitesinde sponsorlar bölümünde firma logosu Özet bildiri kitapçığında sponsorlara teşekkür bölümünde logo kullanımı Merdivenlerin giydirilmesi İÇ MEKAN 100x400 CM BANNER SPONSORLUĞU EUR 5.000,- Kongre merkezinde uygun yerlere firma logonuzun yer alacağı 4 adet banner asılacaktır. İç mekan sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Web sitesinde sponsorlar bölümünde firma logosu Özet bildiri kitapçığında sponsorlara teşekkür bölümünde logo kullanımı Banner üretim maliyeti KALEM ve BLOKNOT SPONSORLUĞU EUR 5.000,- Kalem ve bloknot sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Kalem ve bloknot ayrı ayrı değerlendirilir. Web sitesinde sponsorlar bölümünde firma logosu Özet bildiri kitapçığında sponsorlara teşekkür bölümünde logo kullanımı 2.500 er adet üretilecek ürünlerin maliyetinin firma tarafından karşılanması durumunda 1.000, Euro sponsorluk bedelinde indirim uygulanır. MOBİL KONGRE UYGULAMASI SPONSORLUĞU EUR 10.000,- Mobil kongre uygulaması kongre bilgileri ve kongre ajandasını içermektedir. Uygulama kongre ve oturumlarının bilgilerini, son haberleri barındıran ve sosyal medya üzerinden bilgi paylaşan interaktif bir araçtır. Bahsi geçen uygulamalar çeşitli akıllı telefonlarda ve tablet bilgisayarlarda işlev görebilecektir. Mobil kongre uygulaması sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Android ve Iphone uygulamaları için açılış ekranında sponsor logosu yer alacaktır. Uygulamanın her sayfasında sponsor logosu yer alacaktır. Genel e-posta listesine üç kez bilgilendirme e-mail gönderimi yapılacaktır. Kongre program kitapçıkları, web sitesi ve sponsorlar panosunda firma logosu yer alacaktır. KONGRE ÇANTASI SPONSORLUĞU EUR 25.000,- Tüm kayıtlı katılımcılara verilmek üzere kongre çantası hazırlanacaktır. Sponsorluklar arasında kongre çantası sponsorluğu en çok tercih edilenlerden biridir. Çantanın görünen yüzündeki sponsor logosu, sizi daha uzun süre hatırlanır kılacaktır. Kongre çantası sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Çanta kapağında (ön veya arka) sponsor logosu yer alacaktır. Sponsor firma tarafından hazırlanmış, kongre çantası içinde bir adet A4 boyutlu insert ekleme hakkı verilecektir. Kongre program kitapçıkları, web sitesi ve sponsorlar panosunda firma logosu yer alacaktır. KONGRE ÇANTASINA BROŞÜR/ÜRÜN SPONSORLUĞU EUR 2.000,- Çanta içinde A4 boyutunda, maksimum 4 sayfadan oluşabilecek insert eklenmesini içerir. (Insert sponsor firma tarafından hazırlanacaktır.) Katılımcıları kongre çantasına koyacağınız davetiyelerle, düzenlediğiniz özel etkinliklere veya stantınıza davet edebilirsiniz. Çantadaki insert A4 ebadında 4 sayfa ile sınırlıdır veya bunun yerine küçük hediye ve promosyonel ürünler de kullanılabilir. 8
İNTERNET CAFE SPONSORLUĞU EUR 5.000,- İnternet cafe, katılımcıların en çok uğrayacakları yerlerdendir. Toplantı salonlarının bulunduğu alanda bir adet internet cafe hazır bulunacaktır. İnternet cafe sponsorluğu, sponsorluklar arasında en yüksek görünürlüğe sahip olanlardandır. İnternet cafe sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Firma Adı internet Cafe şeklinde sponsorun adı yazılacaktır. Internet cafe dekorasyonunda sponsor logosuna yer verilecektir. İnternet cafe yönlendirmesinde sponsor firma logosuna yer verilecektir. Kongre program kitapçıkları, web sitesi ve sponsorlar panosunda firma logosu yer alacaktır. YAKA KARTI VE YAKA İPİ SPONSORLUĞU EUR 10.000,- Kongre yaka kartlarının ipine ve ön yüzüne sponsor logosunun basılması. Her katılımcı veya fuar yetkilisinin taşıyacağı yaka kartları ve yaka ipleri sponsorluk öğeleri arasında en fazla görünür olanlardandır. Yaka kartı ve yaka ipi sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Sponsor firmanın logosuna yaka kartı ve yaka iplerinin üzerinde yer verilecektir. (Boyut ve tasarım organizatör firma tarafından onaylanmalıdır.) Sponsor firma tarafından hazırlanmış, kongre çantası içinde bir adet A4 boyutlu insert koyma hakkı verilecektir. Kongre program kitapçıkları, web sitesi ve sponsorlar panosunda firma logosu yer alacaktır. GALA YEMEĞİ SPONSORLUĞU EUR 10.000,- 28 Mayıs 2015 Perşembe akşamı, kongre gala yemeği gerçekleştirilecektir. Gala yemeğinde canlı müzik de yer alacaktır. Gala yemeğine kongre düzenleme kurulları ve konuşmacılar davetli olarak katılacak olup, tüm kongre katılımcılarına davetiye satışı yapılacaktır. Gala yemeği sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Gala yemeği alanında sponsor firmanın flamaları yer alacaktır. Gala yemeği için sponsor logolu özel davetiye üretilecektir. Kongre program kitapçıkları ve web sitesinde, sponsorlar alanında firma logosu yer alacaktır. BOĞAZ TURU SPONSORLUĞU EUR 15.000,- 29 Mayıs 2015 Cuma akşamı, yemekli Boğaz Turu organizasyonu gerçekleştirilecektir. Tüm kongre katılımcılarına davetiye satışı yapılacaktır. Katılımcı sayısına göre tekne tipi ve sayısı değişkenlik gösterebilir. Boğaz turu sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Tekne veya tekneler, sponsor firmanın istekleri doğrultusunda ve kongre organizasyon komitesinin onayı ile süslenecektir. Boğaz turu için sponsor logolu özel davetiye üretilecektir. Kongre program kitapçıkları ve web sitesinde, sponsorlar alanında firma logosu yer alacaktır. VIP SALONU SPONSORLUĞU EUR 10.000,- Kongre merkezinde TDB misafirlerinin ağırlanacağı ve TDB yetkililerinin özel toplantılar düzenleyeceği bir VIP salonu bulunacaktır. Bu VIP salonunun dekorasyonu ve ikramlar için sponsorluk alınacaktır. VIP salonu sponsorluğuna dahil olan hizmetler: VIP salonunun firma logosu ve renkleri ile makul düzeyde dekore edilebilecektir. VIP salonunda firma ürünlerine ve ürün maketlerine yer verilebilecektir Kongre program kitapçıkları ve web sitesinde, sponsorlar alanında firma logosu yer alacaktır. 9
GİRİŞ YOLU SPONSORLUĞU EUR 5.000,- Kongre merkezi girişinde yer alacak 100 metrelik kırmızı VIP halıya firma logonuz ile damganızı vurabilirsiniz. Giriş yolu sponsorluğuna dahil olan hizmetler: -100 metrelik kırmızı VIP halısı ve halı üzerine tek renk baskı -Kongre program kitapçıkları, web sitesi ve sponsorlar panosunda firma logosu yer alacaktır. GİRİŞ DUVARI DEKORASYON SPONSORLUĞU EUR 7.500,- Kongre merkezi girişine sol tarafta bulunan duvara giydirme yapılarak kapatılacaktır. Kullanılacak görselde firma logonuz ve tanıtım görselleriniz yer alacaktır. Giriş duvarı dekorasyon sponsorluğuna dahil olan hizmetler: -50 metre*3 metre ölçülerinde dijital baskı dahildir. -Kongre program kitapçıkları, web sitesi ve sponsorlar panosunda firma logosu yer alacaktır. ASANSÖR KAPILARI REKLAM SPONSORLUĞU EUR 5.000,- Kongre merkezi giriş (B-0) ve fuar alanı katında (B-5) yer alan 16 asansörün kapılarına firma görselinin de yer aldığı görseller yerleştirilecektir. Asansör kapıları reklam sponsorluğuna dahil olan hizmetler: -16 asansör için yapılacak yaklaşık 2m*2m ölçülerinde dijital baskı -Kongre program kitapçıkları, web sitesi ve sponsorlar panosunda firma logosu yer alacaktır. ÖĞLE YEMEĞİ REKLAM SPONSORLUĞU EUR 7.500,- Öğle yemeği alanında yer alan 20 sütun dijital baskılı görsel ile kaplanacaktır. Sponsor firma bu alanlarda logo veya görsellerini kullanabilecektir. Öğle yemeği reklam alanı sponsorluğuna dahil olan hizmetler: -20 adet sütunun dört tarafı dijital baskılı görsel ile kaplanması -Kongre program kitapçıkları, web sitesi ve sponsorlar panosunda firma logosu yer alacaktır. 10
TV SPONSORLUĞU EUR 15.000,- B2 Katında yer alacak olan TV lerden kongre bilimsel programı, genel bilgiler, duyurular yayınlanacaktır. Bu TV lerde firma tarafından hazırlanacak olan bir görsel tüm kongre boyunca yayınlanabilecektir. TV sponsorluğuna dahil olan hizmetler: TV lerde firmanın hazırlayacağı ilan/görsel yayını Kongre program kitapçıkları ve web sitesinde, sponsorlar alanında firma logosu yer alacaktır. YÖNLENDİRME SPONSORLUĞU EUR 15.000,- Kongre merkezindeki yer alacak tüm yönlendirmelerin sponsorluğunu kapsamaktadır. Katılımcılar kongre alanında yönlendirmeleri takip edecektir. Sponsorların kongre alanındaki tüm merdivenlerde /asansörlerde görünürlüğü olacaktır. Tüm yönlendirmelerde sponsor logosuna yer verilecektir. Yönlendirme sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Tüm yönlendirmelerin üzerinde sponsor logosuna alan verilmesi Kongre program kitapçıkları, web sitesi ve sponsorlar panosunda firma logosu yer alacaktır. BASILI MALZEME REKLAMLARI SPONSORLUĞU Lütfen basılı materyal reklamları için aşağıdaki tabloya bakınız. Kongre Program Kitabı Fuar Kataloğu Ön kapak içi Renkli, tam sayfa ilan EUR 2.000,- İçinde herhangi bir yer Renkli, tam sayfa ilan EUR 1.000,- Arka kapak içi Renkli, tam sayfa ilan EUR 2.000,- Arka kapak Renkli, tam sayfa ilan EUR 3.000,- Ön kapak içi Renkli, tam sayfa ilan EUR 2.000,- İçinde herhangi bir yer Renkli, tam sayfa ilan EUR 1.000,- Arka kapak içi Renkli, tam sayfa ilan EUR 2.000,- Arka kapak Renkli, tam sayfa ilan EUR 3.000,- Kongre Cep Programı Arka sayfa kapağı Renkli ilan EUR 3.000,- Kitap Ayracı 5 x 21cm Renkli ilan, tüm yüzlerde EUR 2.000,- ÇAY / KAHVE İKRAM SPONSORLUĞU MSS DAHİL TÜM KAHVE MOLALARI (6 GÜN) EUR 8.000,- KAHVE MOLASI (1 GÜN) EUR 2.500,- Kongre boyunca 6 adet çay/kahve ikram sponsorluğu mevcuttur. Firmalar, çay/kahve ikramlarını tek mola olarak veya tamamını satın alabilir. Çay/kahve molası sponsorluğuna dahil olan hizmetler: Çay/kahve ikramı Kokteyl masaları ve çay/kahve istasyonlarında masa üstü sponsor bayrağı bulunacaktır. (Masa üstü bayraklar sponsor firma tarafından temin edilecektir.) Kongre program kitapçıkları, web sitesi ve sponsorlar panosunda firma logosu yer alacaktır. ÖZEL TASARIM SPONSORLUKLARI K2 İLE İLETİŞİME GEÇİNİZ Kongrede organizasyonunuzu temsil etmek ile ilgili başka özel talepleriniz var ise, lütfen sponsorluk ve sergi sekreteryası ile iletişime geçiniz. (tdb2015@k2-events.com) Lütfen sponsorluklar için sponsorluk ve sergi sekreteryası ( tdb2015@k2-events.com) ile temasa geçiniz. Belirtilen tüm fiyatlara % 18 KDV eklenecektir. 11
Fuar Alanı FUAR ALANI İLE İLGİLİ BİLGİLER Fuar, İstanbul Kongre Merkezi nin B5 katında gerçekleştirilecektir. Fuar, A, B ve C olmak üzere 3 alandan oluşmaktadır. A alanında izin verilen stant yüksekliği 5 metre, B ve C alanlarında ise 2.5 metredir. Aşağıda belirtilen stant kiralama ücretlerine, standart stant kurulumu dahildir. Ödemelerde, talep eden firmalara 3 taksit yapılacaktır. Ödemelerde / taksitlendirmelerde o günkü T.C. Merkez Bankası efektif döviz satış kuru geçerli olacaktır. Kongre ile ilgili tüm bilgilere www.tdbkongreleri.org adresinden ulaşılabilir. Tüm fiyatlara %18 KDV ilave edilecektir. STANT KİRALAMA ÜCRETLERİ A Alanı B Alanı C Alanı Yükseklik = 5m Yükseklik = 2,5m Yükseklik = 2,5m Stant Ücretleri (m 2 ) 220 EUR 175 EUR 150 EUR Herhangi bir sorunuz olması halinde Expodental 2015 Sponsorluk ve Sergi Sekretaryası ile iletişime geçebilirsiniz. (tdb2015@k2-events.com) 12
TÜRK DİŞHEKIMLERI BİRLİĞİ FUAR VE ORGANİZASYON LİMİTED ŞİRKETİ TDB Türk Dişhekimleri Birliği Kongre Merkezi Cumhuriyet Cad. Safir Apt. 203/1, Harbiye 34367 İst. Tel : 0212 219 6645 Faks : 0212 232 0560 Web : www.tdb.org.tr E-posta : kongre2015@tdb.org.tr Firma Adı: : Yetkili Kişi : Görevi : Telefon : GSM : Faks : E-mail : Fatura Bilgileri : STANT BİLGİLERİ Stant tipi : Standart Stant Özel Yapım Stant Stant no : Stant Alanı(m 2 ): ÖDEME BİLGİLERİ Sözleşmenin imzalandığı tarihte %30 luk peşinat kısmının aşağıda belirtilen banka hesap numaralarından herhangi birine yatırılması ve bakiyenin aşağıda belirtilen ödeme planına göre Türk Dişhekimleri Birliği Kongre Merkezi ne ulaştırılması gerekmektedir. Ödeme Planı Vade Tutar / EUR Peşinat EUR Vade 1 EUR Vade 2 EUR Kiralanan toplam m² Birim m² bedeli / EUR Toplam kiralama ücreti / EUR KDV (%18) / EUR Genel Toplam / EUR EUR EUR EUR EUR Banka Hesap Bilgileri Hesap : TÜRK DİŞHEKİMLERİ BİRLİĞİ FUAR VE ORGANİZASYON LİMİTED ŞİRKETİ Banka : TÜRK EKONOMİ BANKASI Şube : HARBİYE ŞUBESİ (380) IBAN TL : TR54 0003 2000 0000 0018 8860 13 IBAN EUR : TR32 0003 2000 0000 0018 8860 21 Ödeme tarihindeki T.C. Merkez Bankası döviz efektif döviz satış kuru baz alınacaktır. Zamanında yapılamayan ödemelerde, her ay için %10 vade farkı tahakkuk ettirilir. İMZA VE KAŞE TARİH 13
EXPODENTAL 2015 Anlaşma Koşulları ve Sözleşme MADDE 1 - Fuara katılmak için başvuru formunu imzalayan kuruluş (FİRMA) ve Türk Dişhekimleri Birliği Fuar ve Organizasyon Ltd. Şti. ve alt yüklenicisi Kaiki Kongre Yönetimi ve Turizm A.Ş. (TDB) olarak anılacaktır. Sözleşmenin geçerli olabilmesi, tarafların bütün katılma koşullarını aynen kabul etmelerine bağlıdır. MADDE 2 - Adı geçen fuarda firma olarak yer alabilmek için sözleşmenin eksiksiz doldurularak ve stant ücretinin % 30 peşinatının banka havalesi ya da nakit olarak TDB Fuar ve Organizasyon LTD. ŞTİ. hesabına yatırılması gerekmektedir. Sözleşmenin aslı; banka dekontu Cumhuriyet Cad. Safir Apt. No:203 K.1 D.1 Harbiye/İstanbul adresindeki Kongre Merkezine ulaştıktan sonra firmaya teslim edilir. MADDE 3 - Firma, mücbir sebepler dışında sözleşmede belirtilen taksitlerden birini ödemediği takdirde, kalan tüm borç muaccel olur ve alacaklı tarafından talep ve dava hakkı doğar ya da uyarıya gerek kalmaksızın Firmanın sözleşmesi iptal edilir ve o ana kadar ödenmiş olan taksitler TDB ye zararın kanıtlanması koşulu olmaksızın gelir kaydedilir. MADDE 10 - Kira tutarı dışında kalan ve ancak Firmanın talep etmesi durumunda ücret karşılığında yerine getirilecek hizmetler: - Telefon hattı bedeli. - Elektrik hat çekim bedeli. - İnternet bağlantısı - İkram hizmetleri (Fuar merkezine dışarıdan yiyecek-içecek maddesi sokmak yasaktır.) - Fuar kataloğu ilanı - Kongre Kitapçığı ilanı - Plazma reklam - Gazete ilanı - Broşür ilanı - Ek stant malzemeleri - Güvenlik - Host, Hostes MADDE 4 - Başvuru formunu imzalayan Firma, katılma koşullarına ve hazırlanan fuar takvimine aynen uymakla yükümlüdür. MADDE 5 - Firmanın yükümlülüğü, başvuru formunu imzalamasıyla başlar. Sözleşmenin imzalanmasından sonra fuara katılmayı reddetmesi, Firmayı yükümlülüklerinden kurtarmaz. MADDE 6 - TDB, kendi kuracağı stantlar için fuar alanını, stantlara bölünmüş, elektrik donanımı sağlanmış ve her 3m 2 için 100 Watt lık bir spot takılmış olarak kullanıma hazır hale getirecektir. Firmaya kiralanacak stant, fuar alanı krokisinde işaretlenecek, numarası, boyutları, fiyatı ve ödeme koşulları da başvuru formunda gösterilecektir. Firmanın adı, stanta tek tip yazı karakteriyle, ziyaretçilerin rahatlıkla görüp okuyabilecekleri şekilde TDB tarafından yazılacaktır. MADDE 7 - Firma, kiraladığı stantın varsa özel dekorasyon projesi için TDB nin onayını almak zorundadır. TDB projeyi denetlemek ve uygunluğunu sağlamak için gerekli düzenlemeyi yapmaya yetkilidir. Kiraladıkları alanı özel stant yaptıracak olan firmalar; bu stantlarının planlarını ve hangi stant firması ile çalıştıklarını TDB Kongre Organizasyon Komitesine 30 Mart 2015 tarihine kadar bildirmek zorundadırlar. MADDE 8 - TDB, fuar alanı sahiplerinin talebi üzerine veya herhangi geçerli bir sebepten dolayı stant alanının planını yeniden düzenleme ve stantın yerini değiştirme hakkına sahiptir. MADDE 9 - Fuar kira ücretlerinin hesaplanmasında, 1 m 2 birim olarak alınacaktır. Ücret, TDB tarafından yerine getirilecek şu hizmetleri de içerir: - TDB tarafından kurulacak standart stantlarda; 1 adet masa, 2 adet sandalye, her 3 m 2 ye 1 adet 100 watt lık spot, standart vinil kesim, firma adının standa yazılması, - Danışma bürosu hizmetlerinin sağlanması, - Fuar alanı içinde güvenliğin sağlanması ve genel alanların temizlik hizmetlerinin yerine getirilmesi. (Stant içlerinin temizliği firmaya aittir.) - Fuar kataloğunun bastırılması ve ilgili yerlere dağıtılması, - Fuar kataloğunda 100 kelimelik firma tanıtım yazısı (Türkçe) MADDE 11 - Stantın iç dekorasyonunu Firma, masraflarını karşılayarak kendisi yaptırır. Fuarın açılışından kapanışına kadar kendi stantında teknik ve ticari bilgi verebilecek nitelikli bir eleman bulundurmak da Firmanın yükümlülükleri arasındadır. MADDE 12 - Stantlarını kendi kuracak olan firmalar, fuar alanına hazırlık için 26 Mayıs 2015 Salı günü saat 09:00 dan itibaren giriş yapabilirler. Stant kurulum hizmeti TDB tarafından sağlanan firmalar ise 27 Mayıs 2015 Çarşamba günü saat 09:00 dan itibaren stant düzenlemelerini yapabilirler. 27 Mayıs 2015 Çarşamba günü saat 20:00 ye kadar tüm yerleşim tamamlanır. Fuar 28-29- 30 Mayıs 2015 tarihlerinde saat 09:00 18:30 arası açık kalacaktır. Fuar süresince sergilenecek ürünlerin üstü kapatılmamalı ve fuar görevlileri stantında bulunmalıdırlar. Sergilenen ürünler 30 Mayıs 2015 Cumartesi günü saat 16:30 dan sonra kaldırılabilir. MADDE 13 - Fuarın son günü 30 Mayıs 2015 Cumartesi bütün stantlar saat 24:00 e kadar boşaltılmış olacaktır. Bu süre içerisinde boşaltılmayan mallar ve malzemeler TDB görevlileri tarafından fuar alanı dışına çıkarılacaktır. Bunun için önceden Firmaya uyarıda bulunulmayacaktır. Doğacak zararlar firmaya ait olduğu gibi yapılacak masrafların ödeme yükümlülüğü de firmaya aittir. MADDE 14 - TDB tarafından üstlenilen fuar organizasyonunun tamamı veya bir bölümü; mücbir sebepler, hükümet ve resmi makamların muameleleri, mülk haklarının kullanılamaması hali, harp, grev, lokavt, salgın hastalık, karantina, terör vb. gibi sebeplerden birinin meydana gelmesi durumunda TDB hiçbir sorumluluk yüklenmeyecektir. Bunların dışında TDB tarafından gerçekleşecek bir iptal durumu oluşması durumunda ücret iade edilecektir. MADDE 15 - Sözleşme imzalandıktan sonra Firmanın sözleşmeyi feshetmesi, kendisine ayrılmış olan stant alanını küçültme talebinde bulunması ve stant alanını başka bir firmaya devretmesi, birlikte kullanması ve satması mümkün değildir. İptal koşulları; 2 Şubat 2015 tarihinden önce yapılan iptallerde, kira bedelinin %90 ı iade edilir. 2 Şubat 2015 ile 1 Nisan 2015 tarihleri arası yapılan iptallerde, kira bedelinin %50 si iade edilir. 1 Nisan 2015 tarihinden sonra yapılan iptallerde iade yapılmaz. Tüm iptaller TDB ye yazılı olarak yapılmalı ve iptalin onaylandığı bilgisi yazılı olarak alınmalıdır. Aksi halde iptaller geçerli sayılmaz. 14
MADDE 16 - Fuar başvuru formunu TDB ye ulaştıran her Firma bu sözleşme maddelerini hepsini peşinen kabul eder. Bu maddelerde yer almayan durumlar için TDB ek kararlar alabilir. Firma bu ek kararlara uymak zorundadır. Tarafların anlaşmazlığı halinde İstanbul Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir. Bu konuda TDB Ticari Defter ve kayıtları ile müstenidi her türlü evrak kesin delil olarak kabul edilir. MADDE 17 - Ödeme planına göre zamanında yapılamayan ödemelerde, her geçen ay için %10 vade farkı tahakkuku ettirilir. Firma, kiraladığı alanın ebadına göre kredi kartı ile taksitli ödeme imkanından yararlanabilecektir. Kredi kartı ile ödemelerde 20 m² ye kadar 2 taksit, 20-60 m² arası 3 taksit, 60 m² üzeri 4 taksit imkanı tanınacaktır. Banka havalesi ile yapılan ödemelerde, her bir ödemenin yapılacağı günkü T.C. Merkez Bankası efektif döviz satış kuru geçerlidir. MADDE 18 - İşbu sözleşme ve eki notlarda belirtilen koşullardan herhangi birine uyulmaması halinde TDB ihlal eden davranışı tutanağa bağlayarak, Firmanın fuara girişini men edebilir veya fuardan çıkartabilir. Firma, bu sebeple, mali yükümlülüklerini yerine getirmekten kaçınamaz ve/veya ödediği bedelin iadesini talep edemez. Katılma koşulları iş bu 18 (on sekiz) maddeden oluşmaktadır. Hasar TDB, Firmalara stant ve aksesuarlarını sağlam şekilde teslim eder. Firmanın, stant malzemelerinde ya da fuar alanında sebep olduğu herhangi bir tahribat veya bozulma halinde zarar katımcıya aittir. Stant üzerinde kesinlikle boya yapılamaz, çivi çakılamaz. Böyle bir durumda stant maliyeti firmadan tahsil edilir. Stant maliyet bedeli birim panel adedi için 100 Euro + KDV dir. Sorumluluk ve Sigorta TDB pavyon ve açık alanları sigortalamakta olup, ayrıca üçüncü şahıs mali mesuliyet sigortasını da yaptırmaktadır. TDB, sergi malzemelerinin kaybolmasında ya da hasar görmesinden hiçbir şekilde sorumlu olmayacaktır. Fuara katılacak firmalar ürünlerini ve elektronik ekipmanlarını kendileri sigortalatmak durumundadırlar. Yangın Önlemleri Firmalar stantlarında fuar döneminde çalışacak görevlilerin, yangın söndürücülerinin kullanımını ve acil çıkış işlemi konusunda bilgilendirmelerini sağlamakla yükümlüdür. Sergiledikleri ürünlerin doğal yapısı itibariyle yangına karşı özel korunma ekipmanlarına ihtiyaç duyan firmalar, gerekli önlemleri almakla yükümlüdürler. Fuar alanı acil çıkışları Firmalar tarafından hiçbir şekilde kapatılamaz. ÖNEMLİ NOTLAR Stant Aktivasyonları Stantlar tam teçhizatlı ve fuar görevlileri nezaretinde olmalıdır. Ziyaretçileri ve diğer firmaları rahatsız edebilecek faaliyetlerden kaçınılmalıdır. Ses ve görüntü sistemleri bu koşulla uygun yerleştirilmeli ve düşük bir ses düzeyine sahip olmalıdır. Ayrıca yapılacak olan faaliyetler firmaya ayrılan stant sınırlarının dışına taşırılmamalıdır. Yasaklar Aşağıdaki faaliyetler yasaklanmıştır; - Fuara katılmayan firmaların reklam ve ürünlerinin sergilenmesi, ayrıca yine bu firmalara ait logo, tanıtıcı amblem, bayrak vs. simgelerin kullanılması - Yanıcı ve patlayıcı malzemelerin fuar alanına sokulması - TDB den onay alınmaksızın, fotoğraf çekimi ve her türlü görsel/ işitsel kayıt işlemleri - İstanbul Kongre Merkezi ne dışarıdan yiyecek-içecek maddelerin sokulması - İstanbul Kongre Merkezi ne dışarıdan görsel/ses ve teknik ekipman sokulması İş bu Katılım Formu Sözleşme Koşullarını okudum ve kabul ediyorum. Sözleşme Tarihi: / /.. Firma Yetkilisi İMZA / KAŞE Türk Dişhekimleri Birliği Fuar ve Organizasyonu Ltd. Şti. İMZA / KAŞE 15